Chuyên đề Hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tai công ty cổ phần tin học Vân Thanh

ổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại Điều lệ công ty; d) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm; đ) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại; e) Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty; f) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty; g) Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty. 2.2 Hội đồng quản trị: 2.2.1 Khái quát: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. 2.2.2 Quyền và nhiệm vụ: a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty; b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; c) Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác; d) Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty; đ) Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật doanh nghiệp; e) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật doanh nghiệp hoặc Điều lệ công ty; f) Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; g) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác; h) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định; i) Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông; 2.3 Ban kiểm soát: 2.3.1 Khái quát: 1. Ban kiểm soát có từ ba đến năm thành viên nếu Điều lệ công ty không có quy định khác; nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá năm năm; thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. 2. Các thành viên Ban kiểm soát bầu một người trong số họ làm Trưởng ban kiểm soát. Quyền và nhiệm vụ của Trưởng ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định. 3. Trong trường hợp vào thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Ban kiểm soát đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nhiệm vụ cho đến khi Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ. 2.3.2 Quyền và nhiệm vụ: 1. Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao. 2. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. 3. Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị. Trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh hằng năm của công ty và báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên. 4. Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 79 của Luật doanh nghiệp. 5. Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. 6. Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty quy định tại Điều 119 của Luật doanh nghiệp thì phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả. 2.4 Giám đốc: 2.4.1 Khái quát: Giám đốc công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình. 2.4.2 Quyền và nhiệm vụ: a) Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên; b) Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty; c) Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; d) Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty; đ) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên; e) Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên; g) Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty; h) Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên; i) Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh; k) Tuyển dụng lao động; l) Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc ký với công ty theo quyết định của Hội đồng thành viên. 2.5 Phòng kế toán – ngân quỹ: 2.5.1 Bộ phận kế toán: 2.5.1.1 Chức năng nhiệm vụ: Thu thập, xử lý, ghi chép phản ánh thông tin trên chứng từ kế toán của nghiệp vụ phát sinh theo các quy định tài chính hiện hành. Tập hợp các số liệu. thông tin kế toán, lập báo cáo kế toán và cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp. Thu thập, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin về tài sản và sự biến động của tài sản tại công ty cổ phần Tin học Vân Thanh, theo dõi và ghi chép tình xuất nhập sản phẩm. Kế toán cung cấp thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh cho các đối tượng sử dụng: các khoản công nợ phải thu, phải trả, các khoản phải nộp khác, các khoản Doanh Thu, Chi Phí , Lỗ Lãi. Lập báo cáo cho tình hình sản xuất kinh doanh theo yêu cầu quản lý. 2.5.1.2 Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước pháp luật, hội đồng quản trị, giám đốc về mọi số liệu cung cấp. - Cung cấp thông tin và số liệu kế toán một cách trung thực. các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan, đúng với thực tế, bản chất nội dung, giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Kịp thời: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời không bị bỏ sót. 2.5.1.3 Quyền hạn: Kế toán được yêu cầu kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu các sổ sách ghi chép của các bộ phận ngân quỹ, đầu tư tại công ty. Được yêu cầu cung cấp đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các bằng chứng kế toán, các chứng từ kế toán. Yêu cầu cung cấp chứng từ, sổ sách, công cụ, dụng cụ, trang thiết bị phục vụ công tác kế toán. 2.5.2 Bộ phận ngân quỹ: 2.5.2.1 Chức năng - nhiệm vụ: Lưu giữ và cấp phát tiền và các giấy tờ có giá trị. Thực hiện các nghiệp vụ Thu – Chi căn cứ vào các chứng từ phát sinh có đầy đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị , kế toán và những người có liên quan. Cung cấp thông tin về tình hình tài chính cho nhà quản trị doanh nghiệp một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác về số tiền hiện có tại quỹ tiền mặt của công ty. Cuối kỳ báo cáo thu chi cung cấp cho nhà quản trị kinh doanh và các đối tượng liên quan , đối chiêu với bộ phận kế toán. 2.5.2.2 Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước pháp luật, hội đồng quản trị, giám đốc của công ty về nhiệm vụ thủ quỹ của mình. Tuân thủ theo đúng chế độ tài chính hiện hành. 2.5.2.3 Quyền hạn: Yêu cầu được cung cấp thiết bị phục vụ công tác đếm kiểm soát, bảo quản và lưu giữ tiền. Yêu cầu được cung cấp chứng từ, sổ sách, phục vụ công tác ngân quỹ. 2.6 Phòng kinh doanh : 2.6.1 Chức năng - nhiệm vụ: Tìm hiểu thị trường: các phần mềm đang bán chạy, nhu cầu của khách hàng về các chức năng, giao diện của phần mềm, Quảng cáo thông qua các kênh thông tin đại chúng Tìm kiếm khách hàng Phận đoạn khách hàng Tìm kiếm đối tác Giới thiệu sản phẩm cho khách hàng Quản lý khách hàng như thanh toán, thời hạn bảo hành, hợp đồng bảo trì. 2.6.2 Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước pháp luật, hội đồng quản trị, giám đốc về về các kế hoạch phát triển thị trường, thông tin quảng cáo. Bảo mật về thông tin khách hàng cũng như các đối tác trừ khi trường hợp các cơ quan pháp luật yêu cầu cung cấp thông tin. 2.6.3 Quyền hạn: Được quyền yêu cầu các phòng khác cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm. Được yêu cầu cung cấp đầy đủ các thiết bị phục vụ cho công việc kinh doanh như máy tính, máy in, Internet. Được yêu cầu công ty chi trả các khoản công tác phí cho nhân viên của phòng kinh doanh, 2.7 Phòng dự án: 2.7.1 Chức năng - nhiệm vụ: Xác lập dự án Khảo sát hệ thống thông tin của khách hàng Tư vấn cho khách hàng về chức năng của phần mềm. Xác định tiến trình của dự án và lập dự toán cho từng tiến trình của dự án. 2.7.2 Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước pháp luật, hội đồng quản trị, giám đốc của công ty về dự án. Chịu trách nhiệm về tiến độ của dự án Phán ánh chính xác yêu cầu của khách hàng, Chịu trách nhiệm về báo cáo đánh giá kết quả dự án. 2.7.3 Quyền hạn: Được yêu cầu cung cấp đầy đủ các thiết bị phục vụ cho triển khai dự án như máy tính, máy in, Internet, máy chiếu. Được yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin về hệ thống quản lý như bán hàng, nhân sự, tiền lương,, cơ sở dữ liệu của khách hàng. Toàn quyền điều động về mặt nhân sự tham gia dự án, yêu cầu các bộ phận khác báo cáo về tiến độ công việc. Phòng kỹ thuật: 2.8.1Chức năng - nhiệm vụ: Trực tiếp triển khai kế hoạch của bộ phận dự án: Phân tích các yêu cầu của khách hàng để lập các mô hình (Phần này được trình bày chi tiết ở mục công nghệ sản xuât). Phân bài toán quản lý ra thành các Module nhỏ. Tổ chức thiết kế chương trình Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database) Thiết kế giao diện (Interface) Lập trình (Programming) 2.8.2 Trách nhiệm: Thực hiện đúng tiến độ mà phòng dự án đề ra. Báo cáo về mặt tiến độ làm phần mềm. Bảo mật về dữ liệu của khách hàng. Đảm bảo về mặt chất lượng của phần mềm Lập trình đúng các nghiệp vụ khách hàng đề ra Về cơ bản. chương trình phải chạy được (Tuyệt đối không cho phép phát sinh lỗi vật lý, hạn chế lỗi về thuật toán). Đảm bảo tính bảo mật của chương trình. Giao diện chương trình thân thiện với người sử dụng, đảm bảo tính thẩm mỹ. 2.8.3 Quyền hạn: Yêu cầu bộ phận dự án cung cấp đầy đủ thông tin về yêu cầu của khách hàng, nghiệp vụ chuyên môn. Được phép liên hệ trực tiếp với khách hàng để tìm hiểu thêm về mặt nghiệp vụ nếu thông tin của phòng dự án cung cấp là chưa đủ. 2.9 Phòng chất lượng: 2.9.1 Chức năng - nhiệm vụ: Nhập dữ liệu để chạy thử thường lấy mẫu khoảng 200 bản ghi. Chạy thử toàn bộ phần mềm. Đỗi chiếu nghiệp vụ quản lý của khách hàng với lại chức năng của phần mềm. Kiểm tra lỗi phần mềm sau khi chuyển giao 2.9.2 Trách nhiệm: Nắm vững nghiệp vụ quản lý của khách hàng Kiểm tra chất lượng phải khách quan Phải cẩn thận, tỷ mỉ để bắt lỗi phần mềm Đưa ra phương án khắc phục sự cố do phần mềm hoặc do khách hàng. 2.9.3 Quyền hạn: Yêu cầu bộ phận dự án cung cấp đầy đủ thông tin về yêu cầu của khách hàng, nghiệp vụ chuyên môn. Được phép liên hệ trực tiếp với khách hàng để tìm hiểu thêm về mặt nghiệp vụ nếu thông tin của phòng dự án cung cấp là chưa đủ. Được yêu cầu cung cấp đầy đủ các thiết bị phục vụ cho kiểm tra chất lượng sảu phẩm như máy tính , máy in, Internet, Trao đổi với người lập trình phần mềm. Được yêu cầu đào tạo để nâng cao trình độ. 2.10 Phòng chuyển giao: 2.10.1 Chức năng - nhiệm vụ: Cài đặt phần mềm cho khách hàng Tư vấn và hướng dẫn sử dụng sản phẩm phần mềm Ghi nhận yêu cầu của khách hàng Đối với khách hàng ký hợp đồng bảo trì thì hàng tháng đến sao lưu dữ liệu và ghi nhận lỗi phát sinh. Được yêu cầu đào tạo đẻ nâng cao trình độ. 2.10.2 Trách nhiệm: Nắm vững nghiệp vụ quản lý của khách hàng Sử dụng thành thạo hệ thống chương trình phần mềm Khách hàng có thể sử dụng được sau khi đào tạo. Hỗ trợ khách hàng khi gặp sự cố chương trình. 2.10.3 Quyền hạn: Yêu cầu bộ phận dự án cung cấp đầy đủ thông tin về yêu cầu của khách hàng, nghiệp vụ chuyên môn. Được yêu cầu cung cấp đầy đủ các thiết bị như máy tính xách tay , Internet, Trao đổi với người lập trình phần mềm và người kiểm tra sản phẩm để biết cách sử dụng phần mềm. Yêu cầu bộ phận chất lượng kiểm tra sản phẩm khi khách hàng gặp lỗi phần mềm. PHẦN II: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VÂN THANH I. Vấn đề tuyển dụng nhân sự tại công ty cổ phần tin học Vân Thanh: 1. Những cơ sở để tuyển dụng nhân sự: 1.1 Phân tích công việc: 1.1.1 Sự cần thiết phải phân tích công việc: Phân tích công việc là một quá trình xác định các loại công việc phải thực hiện, tính chất của mỗi loại công việc, quyền hạn, trách nhiệm và kỹ năng thực hiện theo yêu cầu công việc. Như vậy thực chất của phân tích công việc là việc xác định nhu cầu về lao động của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ nhất định cả về số lượng, chất lượng, cơ cấu. Từ đó cung cấp những thông tin về yêu cầu đặc điểm công việc nhằm xây dựng bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc. Trên cơ sở dùng làm cho việc tuyền chọn và đào tạo nhân viên, đánh giá thực hiện công việc và trả lương. Việc phân tích công việc để xác định mức lương hợp lý mà hệ thống sẽ tạo điều kiện khuyến khích người lao động gắn bó tích cực với công việc của mình, góp phần giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu lao động. Phân tích công việc giúp cho công tác đào tạo cán bộ nhân viên của doanh nghiệp phát triển đúng hướng, giúp nhà quản trị đề ra các điều kiện, tiêu chuẩn đối với công việc tìm ra các biện pháp nhằm tăng năng suất lao động, giảm những hao phí lao động không cần thiết từ đó sẽ làm tăng hiệu quả và lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp. Phân tích công việc cho thấy là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch lao động và các kế hoạch kinh doanh khác. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc. 1.1.2 Thông tin để thực hiện phân tích công việc: Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây: a) Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Các thông tin được thu thập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc. b) Thông tin về yêu cầu nhân sự: Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân. c) Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc. d) Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên. e) Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục... 1.1.3 Trình tự thực hiện phân tích công việc: Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ việc xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất. Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có). Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau. Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi. Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó. Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. 1.2 Định mức lao động: Định mức lao động là xác định mức hao phí thời gian lao động cần thiết để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc một khối lượng công việc đúng tiêu chuẩn, chất lượng trong những điều kiện tổ chức nhất định. Định mức lao động có 2 loại: + Mức thời gian: Đây là lượng thời gian cần thiết xác định để một hoặc một nhóm người lao động hoàn thành một đơn vị sản phẩm theo đúng yêu cầu kỹ thuật phù hợp với nghề nghiệp, trình độ lành nghề trong những điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định. + Mức sản phẩm: Là số lượng đơn vị sản phẩm hoặc khối lượng công việc theo đúng yêu cầu kỹ thuật được quy định cho một hoặc một nhóm người lao động có nghề nghiệp và có trình độ tương ứng phải thực hiện trong một đơn vị thời gian và trong những điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định. Định mức lao động chủ yếu cho phép: + Xác định chính xác nhu cầu lao động ở các bộ phận doanh nghiệp. + Thực hiện việc phân công quyền hạn, trách nhiệm của mỗi người trong tổ chức. + Đánh giá khách quan và chính xác thái độ, ý thức trách nhiệm của mỗi người trong tổ chức. + Đánh giá trình độ lành nghề của người lao động, mức độ đóng góp của mỗi thành viên vào kết quả lao động chung của tổ chức từ đó có biện pháp kịp thời kích thích người lao động cả về vật chất lẫn tinh thần. 2. Nhu cầu tuyển dụng của công ty cổ phần tin học Vân Thanh: Tuyển dụng nhân sự là quá trình thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng kí nộp đơn tìm việc làm. THỐNG KÊ VỀ LAO ĐỘNG NĂM CHỈ TIÊU 2003 2004 2005 2006 2007 Số lao động bình quân (ngưòi) 13 11 14 16 16 Thu nhập bình quân (VNĐ/tháng) 750.000 1.100.000 1.152.000 1.222.000 1.585.000 Theo bảng thống kê về lao động thì ta thấy số lượng lao động bình quân của công ty những năm vừa qua còn thấp do quy mô của công ty còn nhỏ.Trong những năm gần đây, do nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất, thay thế vị trí khuyết thiếu do thực tế cơ chế phát sinh, do thay thế những người nghỉ hưu, thuyên chuyển hoặc bị thôi việc nên công ty vẫn tiến hành tuyển dụng thêm nhân sự. Để đáp ứng được những yêu cầu đó công ty đã có những kế hoạch tuyển dụng trong những năm tới, cụ thể là: + Trong năm 2008, công ty sẽ tuyển thêm 4 nhân sự gồm có: 2 nhân viên phòng kinh doanh và 2 kỹ sư lập trình. + Trong năm 2009, công ty dự kiến tuyển dụng thêm 7 nhân sự trong đó có 3 nhân viên kinh doanh, 3 kỹ sư lập trình và 1 cán bộ quản lý. 3. Phương pháp và quá trình tuyển dụng: Để nắm được nhu cầu về nhân sự, trước tiên công ty cần cân nhắc các yếu tố sau: + Xác định loại kỹ năng doanh nghiệp cần. + Xác định doanh nghiệp sẽ cần bao nhiêu loại kỹ năng khác nhau. + Xác định các cách khác nhau để đáp ứng được các kỹ năng đó. + Xác định loại nhiệm vụ cần làm. Tiếp theo công ty Vân Thanh tiến hành công tác tuyển dụng qua 6 bước như sau: 3.1 Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng: Bước chuẩn bị tổ chức tuyển dụng cần xác định được: - Các loại văn bản, qui định về tuyển dụng cần tuân theo. - Số lượng nhân viên cần tuyển. - Tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển. - Số lượng, thành phần hội đồng tuyển dụng. - Quyền hạn, trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng. 3.2. Thông báo tuyển dụng: Có thể áp dụng các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây: - Thông qua văn phòng dịch vụ lao động - Quảng cáo trên báo chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình. - Niêm yết trước cổng doanh nghiệp. Yêu cầu thông báo nên ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho các ứng viên về tuổi tác, sức khoẻ, trình độ. Càng có nhiều ứng viên cho một chỗ làm việc càng có điều kiện để tuyển chọn nhân viên phù hợp. 3.3. Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ: a. Thu nhận hồ sơ: Tất cả mọi hồ sơ xin việc đều phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết cho tiện sử dụng sau này. Nên lập hồ sơ cho từng ứng viên. Mỗi hồ sơ gồm có: - Đơn xin việc: ứng viên tự điền vào. Đơn xin việc là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá các ứng viên. Biểu mẫu xin việc làm cung cấp các thông tin về trình độ học vấn, các thành tích đã đạt được trước đây, những điểm mạnh và những điểm yếu của từng ứng viên. Trong thực tế các công ty thường sử dụng nhiều biểu mẫu xin việc làm khác nhau đối với từng đối tượng như: các chức vụ quản trị, chuyên gia kỹ thuật, lao động chuyên môn... Đối với các biểu mẫu xin việc làm, yêu cầu trả lời các câu hỏi chi tiết về trình độ học vấn, giáo dục... Đối với các công nhân làm việc theo giờ, biểu mẫu xin việc làm lại tập trung vào các vấn đề: trang bị dụng cụ mà ứng viên có thể sử dụng, và mức độ thành thạo, kinh nghiệm làm việc thực tế. Tham khảo biểu mẫu xin việc làm đối với các ứng viên vào các chức vụ quản trị, cán bộ kỹ thuật, chuyên môn. - Các văn bằng chứng chỉ tốt nghiệp. - Sơ yếu lý lịch cá nhân: Tĩm tắt lý lịch, hoàn cảnh cá nhân và gia đình. Ngoài ra sau khi kiểm tra phỏng vấn và khám bệnh sẽ bổ sung thêm vào hồ sơ bảng kết quả phỏng vấn, tìm hiểu về tính tình, sở thích, năng khiếu, tri thức.... và kết quả khám bệnh của ứng viên. b- Nghiên cứu hồ sơ: Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thơng tin chủ yếu về ứng viên bao gồm: - Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác. - Khả năng tri thức, mức độ tinh thần. - Sức khoẻ. - Trình độ tay nghề. - Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng. Trong giai đoạn này có thể loại bớt một số ứng viên không thích hợp với công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng. 3.4. Kiểm tra, sát hạch, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên: Đây là bước khó khăn nhất đối với ứng viên nhằm chọn ra các ứng viên phù hợp nhất. Áp dụng hình thức kiểm tra, sát hạch để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành hay trình độ lành nghề... dưới dạng bài thi, bài tập thực hành, làm thử một mẫu công việc như đánh máy, sử dụng máy vi tính, thư ký... Áp dụng hình thức trắc nghiệm để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay. Phỏng vấn để đánh giá ứng viên về phương diện cá nhân như các đặc điểm về tính cách, khí chất, diện mạo. Trong cuộc phỏng vấn cần: - Khẳng định và xác định các thông tin mà họ đưa ra về trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm; - Cung cấp thêm thơng tin cho các ứng cử viên về công việc cần làm và tiêu chuẩn yêu cầu khi thực hiện công việc; - Khám phá những khả năng khác có ở ứng cử viên mà doanh nghiệp có thể sử dụng; - Đưa ra mức lương và điều kiện làm việc để xác minh xem đối tượng phỏng vấn có chấp nhận việc hay không. - Doanh nghiệp nên kiểm tra lại các bản nhận xét về quá trình làm việc trước đây của các ứng cử viên. 3.5. Kiểm tra sức khoẻ: Sức khỏe là yếu tố rất quan trọng đối với tất cả các loại lao động, cho nên trước khi tuyển dụng cần thiết phải kiểm tra sức khoẻ. Kiểm tra sức khoẻ là nhằm xác định được sức khoẻ của người dự tuyển, mà cũng có thể phát hiện ra bệnh tật bẩm sinh của họ làm tiền đề việc quyết định tuyển dụng. 3.6. Quyết định tuyển dụng: - Doanh nghiệp nên tránh để bị rơi vào các tình huống chủ quan trong việc chọn lựa nhân viên theo ý thích mà khơng liên quan đến nhu cầu công việc. Ở Việt Nam, người ta thường cho rằng người nhà và họ hàng có thể làm việc tốt hơn, nhưng đôi khi những người này lại gây ra những rắc rối khác. - Thông thường Trưởng phòng nhân sự đề nghị, giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động . Trong quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động cần ghi rõ về chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc, khế ước. - Các nhân viên mới được doanh nghiệp phổ biến về lịch sử hình thành và phát triển, các cơ sở hoạt động, các chính sách và nội qui chung, các yếu tố về điều kiện làm việc, thời gian làm việc, ngày nghỉ, các chế độ khen thưởng, kỷ luật, an toàn lao động. Nhân viên mới được giới thiệu với người phụ trách, ban lãnh đạo cơ sở và những người cĩ quan hệ công tác sau này. - Bước đầu của một nhân viên mới nhận việc thường có cảm giác lo lắng, hồi hộp, ngại ngần không muốn tham gia thảo luận các vấn đề với viên giám thị và các đồng nghiệp là do: 1. Công việc mới kéo theo sự thay đổi quan hệ con người, máy móc, thiết bị, giờ giấc, thói quen sinh hoạt. Càng nhiều sự thay đổi thì nhân viên càng kío quen với công việc mới. 2. Một số nhân viên mới thường có những mong muốn không thực tế, mong muốn của họ thườn