Chuyên đề Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Đại La

móc là yếu tố chính quyết định đến số lượng sản phẩm sản xuất ra. Con người chỉ có chức năng làm tối đa hay tối thiểu quá trình đó. Căn cứ vào sự biến động giá cả thị trường. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng để xác định chi phí và doanh thu. Mức tăng doanh thu hay tốc độ tăng trưởng của lợi nhuận ít nhất phải bằng với lạm phát thì mới đảm bảo tăng trưởng bền vững và có cơ hội mở rộng sản xuất trong tương lai, đảm bảo thu nhập cho người lao động. Căn cứ vào thị trường bao gồm sự tăng trưởng của thị trường, nhu cầu,… là một yếu tố quan trọng đặc biệt trong phát triển sản phẩm mới. 3.2. Phương pháp xác định chỉ tiêu kế hoạch. Các mục tiêu có thể là mục tiêu định lượng hoặc định tính nhưng khi xây dựng mục tiêu nhất thiết phải đảm bảo khả năng đo lường, đánh giá được. Mục tiêu được lượng hoá thông qua hệ thống các chỉ tiêu và chỉ số. Trong bản kế hoạch sản xuất, công ty cổ phần Đại La xác định các chỉ tiêu kế hoạch là : Định mức nguyên vật liệu, định mức các sản phẩm sản xuất, tổng sản phẩm qui đổi, doanh thu…Các chỉ tiêu được cụ thể cho từng xí nghiệp, từng quí và theo phẩm cấp sản phẩm.( Xem Bản kế hoạch của công ty ở phần Phụ lục). 3.2.1.Xây dựng kế hoạch cho từng sản phẩm cụ thể. Để xây dựng kế hoạch sản xuất tổng thể trước hết công ty xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch cho từng sản phẩm cụ thể. 3.2.1.1. Đối với các sản phẩm gạch 2 lỗ, gạch đặc, gạch 4 lỗ ngang. Xây dựng chỉ tiêu dựa trên phương pháp cân đối : Giữa công suất của dây chuyền công nghệ các yếu tố nguyên vật liệu đầu vào, giữa kết quả sản xuất của năm hiện hành và khả năng phát triển của năm kế hoạch. Do dây chuyền lò nung tuynel hoạt động liên tục 24/24 nên luôn cần có nguyên liệu phục vụ cho quá trình đốt cháy tạo năng lượng. Công suất của lò phụ thuộc rất lớn vào nguyên liệu cung ứng và nhân công duy trì vận hành dây chuyền. Nên trước hết sẽ xác định mức cung nguyên liệu/ ngày dựa vào kết quả thống kê của các năm trước đó , sau đó xác định công suất dựa vào mức tiêu hao nguyên vật liệu và công suất thiết kế (công suất thực tế thường nhỏ hơn công suất thiết kế). Sau đó xác định lượng sản phẩm qui đổi sẽ tạo ra ứng với mỗi mức công suất khác nhau. Tổng hợp lại sẽ đựơc một con số. Con số này sẽ được cân đối với con số thực hiện năm trước, bằng cách điều chỉnh số liệu thống kê kỳ trước với tốc độ tăng trưởng dự tính (khoảng 5%) ta sẽ được con số kế hoạch. 3.2.1.2. Các sản phẩm gạch 6 lỗ, gạch tuynel cao cấp, gạch lát. Đây là những sản phẩm bị chi phối nhiều bởi thị trường, do đó trong công tác lập kế hoạch cũng có chú ý nhiều hơn tới vấn đề này. Việc xây dựng các chỉ tiêu chủ yếu dựa vào các đơn hàng và cân đối với khả năng đáp ứng của doanh nghiệp. Phòng KHTH tổng hợp các đơn hàng và những phản hồi từ khách hàng để dự báo nhu cầu cho kỳ kế hoạch. Có thể dựa vào những thông tin khác như khả năng tham gia đấu thầu và thắng thầu của công ty…Đối với những sản phẩm này hoặc một số sản phẩm cao cấp khác thường được điều chỉnh hoặc thêm các hạng mục nếu có biến động hoặc có sản phẩm mới trong kỳ thực hiện kế hoạch. Khả năng của doanh nghiệp là khả năng cung ứng về vật tư, nhân lực, kĩ thuật…Khả năng của doanh nghiệp thường được đánh giá kỹ khi công ty nhận những yêu cầu về sản phẩm mới. 3.2.1.3. Doanh thu. Doanh thu thể hiện về mặt giá trị của kết quả sản xuất kinh doanh do đó được xác định sau cùng. Doanh thu = tổng sản phẩm qui đổi × giá bán. Trong đó giá bán được xác định dựa trên những thông tin về giá của các yếu tố đầu vào sản xuất (than, điện, đất, nước,…) và các yếu tố làm tăng chi phí vận chuyển như : độ dài của quãng đường từ nơi cung nguyên vật liệu, từ chân công trình đến công ty, độ bằng phẳng của quãng đường, sự manh mún của vùng nguyên liệu, phương tiện vận chuyển…Việc xác định tăng hay giảm giá là công việc khá phức tạp. Xác định giá không chỉ phục vụ cho việc xác định chi phí, doanh thu mà còn là cơ sở quan trọng để xác định lợi nhuận và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp. Tóm lại với từng loại sản phẩm để xác định chỉ tiêu dựa vào phương pháp thống kê và cân đối giữa khả năng và nhu cầu, dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức sản lượng sản xuất…dự báo khả năng tăng trưởng trong kỳ kế hoạch để xác định tỷ lệ chênh lệch thích hợp giữa kỳ kế hoạch và kỳ đang xét. Nói chung phương pháp xác định là đơn giản, không có sự hỗ trợ của phần mềm tính toán mà chủ yếu dựa trên thống kê và xử lý số liệu thủ công. Phương pháp lập kế hoạch theo kinh nghiệm là chính. 3.2.2. Xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch tổng thể. 3.2.2.1. Chỉ tiêu tổng sản phẩm qui đổi. Chỉ tiêu tổng sản phẩm qui đổi được tổng hợp từ chỉ tiêu tương ứng của từng sản phẩm ở từng xí nghiệp. Các sản phẩm có đặc tính kĩ thuật khác nhau và được qui đổi theo định mức để tổng hợp lại thành một chỉ tiêu duy nhất là tổng sản phẩm qui đổi để thể hiện tổng năng suất cuối cùng của toàn công ty. 3.2.2.2. Chỉ tiêu doanh thu. Ngoài doanh thu từ hoạt động tiêu thụ sản phẩm công ty còn có những hoạt động kinh doanh khác : Liên doanh xây lắp, gia công, cho thuê…Cần tập hợp các nguồn thu để xây dựng chỉ tiêu này. 4. Triển khai thực hiện kế hoạch. Việc triển khai thực hiện kế hoạch được đề xuất trong các cuộc họp hàng tháng của công ty. Gồm những nội dung: - Hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp: Tiếp tục đẩy mạnh sản xuất, nâng cao năng suất lao động, phối hợp các công đoạn sản xuất một cách nhịp nhàng, giảm thiểu tỉ lệ phế phẩm. - Công tác đảm bảo cơ sở vật chất, kĩ thuật: Tiếp tục bảo trì máy móc, thiết bị, đảm bảo máy móc vận hành liên tục. - Công tác bán hàng: Giao hàng đúng tiến độ và yêu cầu của khách hàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm. - Cung ứng nguyên vật liệu: Đảm bảo đủ về số lượng và đảm bảo về chất lượng. - Phân công trách nhiệm: Các xí nghiệp kiểm soát được tiến độ sản xuất, hoàn thành các sổ nhật ký theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo đảm báo cáo đúng thời hạn. Phòng KHTH và phòng kinh tế phải đảm bảo vai trò phụ trách chung và hoàn thành nhiệm vụ riêng. Ban giám đốc phải luôn quan tâm chỉ đạo tình hình SXKD của doanh nghiệp. 5. Nhận xét về công tác kế hoạch hóa của công ty cổ phần Đại La. Kế hoạch hóa là một công cụ quản lý được doanh nghiệp sử dụng ngay từ khi thành lập. Qui trình kế hoạch hóa gồm những bước rất đầy đủ ở mọi cấp quản lý. Tuy nhiên trong công tác kế hoạch còn có một số hạn chế như sau: Việc lập kế hoạch còn mang tính kinh nghiệm. Cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu chủ yếu dựa vào kết quả SXKD năm trước và định mức, còn khả năng dự báo còn hạn chế, chưa chú trọng tới các yếu tố bên ngoài như pháp luật, kinh tế, thị trường…Do đó các mục tiêu chưa trở thành cơ sở và hướng phấn đấu của doanh nghiệp. Nội dung của các mục tiêu mới chỉ chú trọng tới những kết quả về doanh thu, sản lượng, lượng bán…Các nội dung chỉ nêu lên hướng phát triển của doanh nghiệp vì mục đích lợi nhuận còn chưa thực sự quan tâm tới các vấn đề về bảo vệ môi trường; bảo dưỡng và thường xuyên cải tiến máy móc, thiết bị; đảm bảo các yêu cầu, nhu cầu và phát triển nguồn nhân lực…Mà đây mới chính là những mục tiêu đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Các biện pháp và phân công trách nhiệm thực hiện kế hoạch cũng được nêu cùng với bản kế hoạch nhưng những biện pháp đó còn chung chung, còn mang tính chất hình thức bởi hầu hết các biện pháp không có nhiều đổi mới qua các năm kế hoạch. Các biện pháp chưa thể hiện được tính bước ngoặt, sự đổi mới, cải tiến…giữa các năm kế hoạch. Tổ chức triển khai hiện kế hoạch là bước hiện thực hóa bản kế hoạch. Trong bước này có rất nhiều các hoạt động như : Đầu tư, phân bổ ngân sách, triển khai các hoạt động, bán hàng,…Các hoạt động này đều góp phần hoàn thành các mục tiêu kế hoạch. Các hoạt động chủ yếu được triển khai theo từng tháng bởi mỗi xí nghiệp và các phòng chức năng, sau đó sẽ báo cáo tình hình thực hiện. Công ty chỉ quan tâm tới kết quả thực hiện cuối cùng còn làm như thế nào để đạt được những kết quả đó là nhiệm vụ của các phòng ban, xí nghiệp. Công ty quản lý theo đầu ra là một phương thức quản lý phù hợp, tuy nhiên cần phải có một hệ thống theo dõi, đánh giá khá hoàn thiện mới có thể phát huy được hiệu quả. III. Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La 1. Đặc điểm của công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty Cổ phần Đại La. Có thể được nhìn nhận dưới những góc độ khác nhau, tồn tại dưới những hình thức khác nhau nhưng bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng đều có sự kiểm tra, kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức đó. Nói cách khác đó cũng chính là sự theo dõi, đánh giá. Đối với Công ty cổ phần Đại La, là công ty đã Cổ phần hóa và hoạt động chủ yếu là sản xuất hàng loạt nên công tác theo dõi, đánh giá có những đặc trưng riêng. Là công ty đã cổ phần hóa 100%, công ty đã trở thành đơn vị hạch toán độc lập và mọi hoạt động cũng như lựa chọn con đường phát triển không bị chi phối bởi các cơ quan Nhà nước như trước, ban đầu là Sở Xây dựng Hà Nội, sau là Tổng công ty đầu tư phát triển hạ tầng đô thị. Do đó nói là theo dõi, kiểm tra hay kiểm soát nhưng chủ yếu được thực hiện trong nội bộ công ty. Đây không phải là hoạt động mang tính chất kiểm tra, đánh giá của các cơ quan chức năng, không mang tính chất là sự đánh giá của bên thứ ba mà ở đây là theo dõi hoạt động một cách thường xuyên của chính doanh nghiệp nhằm phát hiện ra những ưu và nhược điểm trong quá trình phát triển của chính mình, từ đó định hướng và tái định hướng hành động để đạt được mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Là một công ty sản xuất hàng loạt, tạo ra những sản phẩm cụ thể, có thể nhận biết một cách dễ dàng do đó đối với sản phẩm sản xuất được theo dõi thường xuyên và tập hợp theo những mẫu có sẵn. Đây là hoạt động được duy trì từ khi công ty thành lập đến nay. Việc theo dõi sản phấm sản xuất giúp cho doanh nghiệp chủ động được công suất và quản lý tốt nguyên liệu và sản lượng sản xuất. Công ty sản xuất dựa vào dây chuyền công nghệ đồng bộ và lò nung hiện đại, do đó để tạo ra những sản phẩm đạt tiêu chuẩn thì sản xuất phải đảm bảo tuân thủ đúng qui trình kĩ thuật. Theo đó theo dõi qui trình sản xuất cũng là một hoạt động được duy trì của công ty. Từ là công ty Nhà nước, hình thành và phát triển được hơn 30 năm và nay đã cổ phần hóa được 5 năm, công ty đang trên đà phát triển mạnh mẽ và đã khẳng định được thương hiệu, được thị trường chấp nhận. Tuy đã có những chuyển biến mạnh mẽ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và trong quản lý nhưng không thể tránh khỏi còn những ảnh hưởng của cơ chế cũ. Quản lý chủ yếu theo cơ chế từ trên xuống, cơ chế theo dõi, báo cáo cũng theo đó mà thực hiện. Nguồn thông tin chủ yếu được chia sẻ theo chiều dọc. Hệ thống biểu mẫu theo dõi, đánh giá vẫn còn có nhiều hạn chế. Sau những lần chuyển đổi hình thức hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức, công ty cũng đồng thời tiến hành thay đổi, sửa chữa, thêm bớt các khoản mục, chi tiết cho phù hợp nhưng hầu như không có thay đổi đáng kể về phương pháp hay có những cải biến mang tính chuyên nghiệp. Mục đích của theo dõi, đánh giá chủ yếu xác định kết quả kinh doanh, phục vụ cho các nghiệp vụ chi trả lương cho công nhân, xác định thuế, là cơ sở cho việc ký kết hợp đồng với nhà cung ứng, tham gia đấu thầu… 2. Qui trình theo dõi, đánh giá. Các bước tổ chức công tác theo dõi, đánh giá của doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2-4: Qui trình theo dõi, đánh giá của Công ty cổ phần Đại La Kế hoạch SXKD hàng năm Phân chia công việc, nhiệm vụ Theo dõi, tập hợp dữ liệu Báo cáo định kỳ Đánh giá, xác định nguyên nhân. Quyết định (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Kế hoạch SXKD chính là cơ sở để doanh nghiệp tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá. Các mục tiêu trong bản kế hoạch chính là nội dung của sự kiểm soát. Để thực hiện theo dõi, đánh giá, công ty đã có sự phân công trách nhiệm rõ ràng ai sẽ là người theo dõi, ai sẽ là người đánh giá. Cấp dưới sẽ theo dõi, tập hợp dữ liệu và báo cáo cho cấp trên. Từ các thông tin đó cấp nhận báo cáo sẽ tiến hành phân tích và sẽ báo cáo lên cấp cao hơn, đồng thời có những thông tin phản hồi cho cấp dưới. Các phân tích và các dữ liệu đó sẽ là cơ sở cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý. 3. Nội dung và phương pháp theo dõi, đánh giá. 3.1. Nội dung theo dõi, đánh giá. Nội dung theo dõi, đánh giá là xác định những vấn đề mà doanh nghiệp cần đạt được trong sự kiểm soát. Là cơ sở để biết được phải theo dõi, đánh giá cái gì, khi nào và ở đâu. Và tất cả những điều đó đều phải xác định trước khi bước vào một chu kỳ kinh doanh mới tương ứng với việc thực hiện một kế hoạch mới. Mỗi một cấp trong cơ cấu tổ chức của công ty đều có nhiệm vụ phải theo dõi và nắm được tình hình, trực trạng của những vấn đề mà cấp đó đang đảm nhiệm để có thể xử lý tốt các tình huống bất ngờ có thể xảy ra đồng thời làm nhiệm vụ báo cáo định kỳ cho các cấp liên quan khi có yêu cầu. Ban giám đốc cũng đã phân cấp nhiệm vụ rõ ràng cho mỗi chức năng trên cơ sở mục tiêu ưu tiên của doanh nghiệp trong giới hạn về nguồn lực. Công tác theo dõi, đánh giá tại công ty gồm những nội dung sau: 3.1.1. Xác định mục tiêu cụ thể trong từng lĩnh vực kinh doanh. Các mục tiêu có thể là mục tiêu định lượng hoặc định tính . Thường thì các mục tiêu này đã được nêu ra trong bản kế hoạch kinh doanh. (Xem Bản kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Đại La ở phần Phụ lục). Các mục tiêu của công ty chủ yếu là các mục tiêu định lượng, thường là mục tiêu về sản lượng, doanh số bán hàng; số lượng, qui mô công trình xây lắp… Các mục tiêu định tính thì thường ít hơn, thường chỉ là các chỉ tiêu về đảm bảo chất lượng sản phẩm, mối quan hệ với khách hàng, thương hiệu… Các mục tiêu này được chi tiết cho từng sản phẩm, chi tiết cho từng xí nghiệp, phòng ban, và cho toàn công ty. Đây chính là những mục tiêu mà mỗi xí nghiệp, phòng ban hay công ty cần phấn đấu đạt được và đảm bảo trong khoảng thời gian thực hiện các mục tiêu đó họ phải luôn kiểm soát được thực trạng và bất cứ khi nào được yêu cầu họ đều có thể báo cáo được tình hình. 3.1.2. Xác định các chỉ tiêu. Các chỉ tiêu là cơ sở cho công tác kiểm tra, kiểm soát của doanh nghiệp. Công ty thường lập chỉ tiêu liên quan đến kết quả sản xuất kinh doanh, các thông số liên quan đến mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu được xây dựng cũng là những chỉ tiêu cuối cùng cần đạt được trong năm kế hoạch. Nghĩa là chỉ cần cuối năm đạt được các chỉ tiêu đó là đã hoàn thành kế hoạch, đồng nghĩa với việc mục tiêu đã được thực hiện. Chỉ tiêu được nêu chi tiết cho từng mặt hàng kinh doanh, từng xí nghiệp…tương ứng với cấp mục tiêu cuối cùng của năm kế hoạch. Bảng 2-4: Một số chỉ tiêu của Công ty Đại La năm 2007. STT Khoản mục Đơn vị tính Năm 2007 1 Gạch đặc 1.000v 9.500 2 Gạch 2 lỗ 1.000v 24.300 3 Cung ứng than cám Tấn 3.850 4 Tiêu thụ sản phẩm 1.000v 40.000 5 Thu tiền bán hàng Tr.đ 15.000 6 Doanh thu Tr.đ 15.000 (Nguồn: Phòng kế hoạch tổng hợp) 3.1.3. Bảng phân chia công việc. Việc theo dõi, đánh giá được phân chia rõ ràng tại mỗi xí nghiệp và các phòng chức năng. Tại xí nghiệp nhiệm vụ theo dõi thường xuyên được giao cho các tổ trưởng và trưởng ca sản xuất, giám đốc và phó giám đốc xí nghiệp chịu trách nhiệm giám sát tổng thể và kiểm soát tiến độ thực hiện sản xuất. Các chức năng về lưu kho, bán hàng, quan hệ khách hàng chịu sự giám sát của phòng kế hoạch. Chức năng về nhân sự chịu sự giám sát chủ yếu của phòng tổ chức hành chính…Sau khi đã tổng hợp được số liệu, việc đánh giá thường do phòng kế hoạch đảm nhiệm, các số liệu đã qua phân tích đó sẽ được chuyển lên cho ban giám đốc xem xét tại mỗi đợt báo cáo hoặc khi có yêu cầu. Mỗi mục tiêu đều được cụ thể hóa thành nội dung công việc và với mỗi công việc đó đều chi tiết theo người thực hiện, thời gian hoàn thành, người kiểm tra, kết quả. Bảng phân chia công việc qui định mỗi hoạt động được thực hiện và chịu sự quản lý của chức năng, cá nhân nào. Ví dụ: Mục tiêu chất lượng năm 2007 là: Tiếp tục nâng cao uy tín và khẳng định vị thế thương hiệu “Đại La” với khách hàng và trên thị trường. Để triển khai thực hiện mục tiêu chất lượng đó công ty phân chia công việc và nhiệm vụ như sau: Bảng 2-5: Phân chia công việc nhằm đạt mục tiêu chất lượng năm 2007. STT Nội dung công việc Người thực hiện Thời gian hoàn thành Người kiểm tra Kết quả 1 Thực hiện tốt công tác nhận nguyên liệu đảm bảo chất lượng P.KHTH Thường xuyên QRM 2 Thực hiện tốt qui trình tại các công đoạn sản xuất từ tạo hình đến bốc xếp sản phẩm XN1,XN2, P.KHTH P.TCHC Thường xuyên QRM 3 Tăng cường kiểm tra, xử lý sản phẩm không phù hợp XN1,XN2, P.KHTH P.TCHC Thường xuyên QRM 4 Tăng cường kiểm tra, thực hiên đúng qui trình, hướng dẫn toàn công ty. P.KHTH Thường xuyên QRM 5 Tăng cường chất lượng và công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm. Phòng ngừa những lỗi mang tính hệ thống P.KHTH XN1, XN2 Thường xuyên QRM 6 Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng P.KHTH Thường xuyên QRM 7 Thực hiện tốt công tác quản lý thương hiệu, điều tra, giới thiệu, quảng bá sản phẩm trên thị trường P.KHTH Thường xuyên QRM (Nguồn: Phòng kế hoạch tổng hợp) Bảng phân chia công việc này nhằm xác định nhiệm vụ của các cán bộ phụ trách công tác theo dõi, đánh giá. Nhưng trên thực tế khi sử dụng lại chủ yếu là xác định cơ quan thực hiện các hoạt động và người chịu trách nhiệm và tiến độ thực hiện các hoạt động. Nghĩa là chỉ mang tính chất thực hiện, ghi chép và báo cáo. 3.2. Phương pháp theo dõi, đánh giá. Phương pháp theo dõi, đánh giá của công ty chủ yếu thực hiện theo chiều từ dưới lên trên, có nghĩa là bên dưới thì theo dõi còn bên trên thì đánh giá. Nói như vậy không có nghĩa là bên dưới chỉ theo dõi còn trên thì chỉ đánh giá mà hiểu theo nghĩa là cấp trên ít khi có sự kiểm tra lại và xác minh những thông tin ở cơ sở. Thường thì cấp dưới sẽ theo dõi và nộp báo cáo kèm theo một số thông tin về những kết quả đạt được, những vấn đề chưa đạt được và nêu một số nguyên nhân. Cấp trên sẽ làm nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo và nhận định tình hình chung. 4. Tổ chức theo dõi, đánh giá. 4.1 Theo dõi thực hiện kế hoạch. Các số liệu được tập hợp thường xuyên theo một mẫu có sẵn đã được thiết kế sẵn và được sử dụng trong tất cả các năm thực hiện kế hoạch và chỉ được bổ sung khi công ty có danh mục kinh doanh mới, phát sinh các khoản mục mới… Các xí nghiệp theo dõi tiến độ sản xuất thông qua các bảng theo dõi lượng nhập, xuất gạch mộc, lượng gạch ra lò, gạch thanh lý…Theo dõi thu, chi ngân sách thông qua việc theo dõi lượng sản phẩm bán, số bị trả lại, bị khiếu nại; theo dõi chi phí nhân công bằng bảng chấm công; theo dõi chi phí bảo vệ thương hiệu và phát triển thị trường từ những khoản chi vào quảng cáo, tiếp thị, chăm sóc khách hàng… Còn ai sẽ theo dõi và chịu trách nhiệm đã được nêu trong bảng phân chia công việc trước đó. Công ty áp dụng biện pháp theo dõi, đánh giá khá đơn giản. Việc theo dõi chủ yếu là tập hợp, ghi chép số liệu một cách thủ công. Một số biện pháp mà công ty sử dụng là: - Quan sát : Các trưởng ca xí nghiệp trên cơ sở các nội dung yêu cầu theo dõi đã được nêu trong sổ nhật ký sản xuất của tổ sẽ quan sát và ghi chép. Việc quan sát phải sử dụng đến rất nhiều giác quan như thị giác, xúc giác, đôi khi cả cảm giác và kinh nghiệm. Phương pháp quan sát được sử dụng để xác định lượng gạch mộc, gạch thanh lý, phế phẩm, gạch xuất kho,…chủ yếu liên quan tới các sản phẩm tạo thành. - Kiểm tra : Thường là kiểm tra thường xuyên, mang tính chất định kỳ. Việc kiểm tra của cấp trên đối với cấp dưới thường theo kế hoạch, được báo trước, hoặc khi công ty xảy ra sự cố cần phải có sự chỉ đạo từ trên xuống. - Khảo sát thực địa : Phương pháp này mang tính chất kĩ thuật do đó công ty chỉ sử dụng khi cần phải xác định chính xác các nguồn thông tin như : tình trạng của máy móc thiết bị, chất lượng của nguồn vật tư, công suất của máy điện áp…Đây cũng không phải là phương pháp được sử dụng thường xuyên mà chỉ thực hiện khi có sự cố hoặc cần đánh giá nguyên nhân sản phẩm kém chất lượng, tỷ lệ phế phẩm lớn. Các số liệu theo dõi sản xuất thường được các xí nghiệp tập hợp và báo cáo theo từng tháng. Các hoạt động khác thì sẽ được các phòng chức năng tập hợp khi phát sinh hoạt động đó như: Quảng cáo; chuyển giao công nghệ; sửa chữa, lắp đặt trang thiết bị ; đào tạo nhân lực… Công tác theo dõi tình hình sản xuất sản phẩm tại công ty cổ phần Đại La, được tiến hành tại mỗi xí nghiệp sau đó sẽ được tổng hợp lại thành kết quả của toàn công ty. Việc theo dõi của các tổ trưởng và các trưởng ca được thực hiện hàng ngày, gồm các nội dung như sau (Xem các bảng theo dõi của XN1 ở phần Phụ lục) - Theo dõi gạch mộc sản xuất tại từng tổ sản xuất ở mỗi tổ trong xí nghiệp, sau đó tập hợp các tổ lại thành tổng lượng gạch mộc sản xuất của xí nghiệp. Trên cơ sở đó theo dõi lượng mộc sản xuất, mộc vào lò. - Theo dõi gạch nhập hàng tháng và theo dõi lượng gạch thanh lý sẽ được kết quả là lượng gạch sản xuất đạt chuẩn (tính bằng Nhập trừ Thanh lý.) - Theo dõi sản phẩm ra lò. Trên cơ sở đó theo dõi lượng bán và lượng tồn kho. 4.2 Đánh giá thực hiện kế hoạch. Công tác đánh giá chủ yếu là đánh giá thực hiện kế hoạch, với mỗi chỉ tiêu đạt được bao nhiêu phần trăm kế hoạch . Thông thường các chỉ tiêu về sản lượng sản xuất được đánh giá theo quí, về chi phí được đánh giá 2 lần vào giữa kỳ (tháng 6 hàng năm) hoặc đánh giá khi có biến động tăng vọt về chi phí khi các xí nghiệp phát hiện và báo lên. Một số chỉ tiêu đánh giá: - Phần trăm thực hiện kế hoạch = Thực hiện/kế hoạch * 100 (%) - Lợi nhuận so với doanh thu = Lợi nhuận bình quân/ doanh thu bình quân - Lợi nhuận so với vốn cố định = Lợi nhuận/ tổng vốn cố định 5. Tổ chức thực hiện và báo cáo. Người lập kế hoạch đồng thời là người chủ trì đôn đốc việc kiểm tra thực hiện để đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng yêu cầu đã đề ra, sau đó báo cáo với giám đốc về kết quả thực hiện các mục tiêu. Báo cáo bằng văn bản thường được lập theo tháng, quí. Nếu có kiến nghị hoặc yêu cầu phát sinh có thể gặp trực tiếp giám đốc hoặc những người có liên quan để đề đạt mà không nhất thiết cần phải thông qua văn bản. Nói chung cơ chế báo cáo và thủ tục, giấy tờ của công ty khá gọn nhẹ và không có những yêu cầu khắt khe. Cơ chế khá linh động nhưng đôi khi cũng gây ra sự chồng chéo, thiếu thống nhất và bị động cho cấp dưới. Tại các xí nghiệp, người trực tiếp giám sát các hoạt động là các trưởng ca và các tổ trưởng. Họ theo dõi thực hiện sản xuất, cập nhật sản lượng thực hiện hàng ngày vào sổ nhật trình của tổ, tình hình về nhân lực, sản lượng, chủng loại sản phẩm, bán sản phẩm của từng tổ vào sổ tổng hợp của Xí nghiệp. Các tình hình khác trong ca sản xuất (sự cố, tình trạng thiết bị máy móc…) kể cả các ý kiến chỉ đạo của giám đốc XN và lãnh đạo của công ty (nếu có) được thực hiện trong tổ giao ca Xí Nghiệp. Các xí nghiệp sẽ tổng hợp số liệu của xí nghiệp mình vào sổ theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Dựa vào những nội dung yêu cầu báo cáo của của các phòng ban trong công ty (Phòng kế hoạch, Phòng tổ chức, Phòng kinh tế) các xí nghiệp sẽ lập báo cáo theo từng tháng. Hàng tháng xí nghiệp1 lập báo cáo với phòng kế hoạch về sản phẩm ra lò của xí nghiệp sản xuất được theo mẫu như sau: Bảng 2-6: Tổng hợp sản phẩm ra lò tháng 1 năm 2007 STT Nội dung Gạch 2 lỗ Đặc máy 3 lỗ công nghiệp A1X X1H A2X A2H A1X A1H A1X A1H 1 Nhập – Thanh lý 2 Số treo (âm) 3 Sản phẩm qui đổi 4 Tỷ lệ A/M (Nguồn: Xí nghiệp 1- Công ty cổ phần Đại La) Hàng tháng, quí các phòng ban sẽ nộp báo cáo cho ban giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của các xí nghiệp và tình hình hoạt động của công ty. Sau đó sẽ có một cuộc họp nhằm đánh giá những mặt tốt và yếu kém cần phải khắc phục trong thời gian tới nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ kế hoạch đã đặt ra. Trong cuộc họp có ban giám đốc, các trưởng phòng, phó phòng, ban giám đốc xí nghiệp. 6. Nhận xét về công tác theo dõi, đánh giá. Công tác theo dõi, đánh giá của Công ty cổ phần Đại La có những ưu điểm có thể tiếp tục phát huy trong những năm tiếp theo đó là sự phân công trách nhiệm khá rõ ràng giữa các cấp và các chức năng trong doanh nghiệp. Công tác theo dõi cũng được chuyên môn hóa bởi những cán bộ chuyên trách như tổ trưởng, trưởng ca…Việc theo dõi thường xuyên giúp công việc không bị tồn đọng và chủ động được các nguồn nguyên liệu, số lượng sản phẩm và lượng bán. Theo dõi và đánh giá là những công việc được thực hiện thường xuyên của công ty nhưng đây chưa thực sự là công tác được nhìn nhận toàn diện với vai trò và chức năng của nó. Chưa thực sự coi đây là một công cụ trợ giúp đắc lực trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình ra quyết định. Việc theo dõi chủ yếu nhằm thực hiện nhiệm vụ báo cáo và thống kê các khoản thu chi. Các số liệu được thu thập qua các năm và qua những lần thay đổi nhân sự không hẳn đã thống nhất vì công ty chỉ có mẫu cơ bản để báo cáo còn qui trình và phương pháp thu thập và tổng hợp số liệu không có sự đồng bộ. Còn đánh giá được coi là nhiệm vụ của riêng các nhà lãnh đạo, đó có thể chỉ là những đánh giá trong đầu họ còn không chắc những người khác đã cần biết. Công vi