Chuyên đề Hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc

ng tại Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc 2.1. Đặc điểm chung của Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Vận tải là mộtngành sản xuất vật chất hết sức quan trọng trong đời sống xã hội nói chung và nền kinh tế nói riêng. Kinh tế càng phát triển thì vận tải càng khẳng định vai trò quan trọng của mình. Với xu hướng kinh doanh như hiện nay, các doanh nghiệp không chỉ mong muốn chiếm được ưu thế trong thị trường nội địa mà luôn muốn vươn ra thế giới. Vận tải trở thành một phương thức vận chuyển được lựa chọn với nhiều ưu điểm nổi bật: an toàn, nhanh chóng Do đó, cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội nói chung ngành vận tải biển ngày nay cũng phát triển không ngừng ở qui mô mang tính toàn cầu, ở mức độ hiện đại hoá và ở hiệu quả kinh tế cao. Căn cứ vào nhu cầu phát triển đó của ngành hàng hải và căn cứ vào Nghị định số 239/HĐBT ngày 29/6/1992 qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hàng hải Việt Nam ngày 9/2/1995 Cục trưởng Cục Hàng hải Việt Nam ra quyết định thành lập "Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc" trực thuộc đại lý hàng hải Việt Nam. - Tên tiếng Anh để giao dịch: Northein Freight Company - Tên để giao dịch tín hiệu: North Freight - Điện thoại: 031 551 501 - Fax: 031 551 502 Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc là công ty trực thuộc đại lý vận tải Việt Nam có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán kinh tế theo phân cấp của Tổng giám đốc đại lý hàng hải Việt Nam, được mở tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng. Công ty có trụ sở chính đặt tại 24 Điện Biên Phủ, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng. Sau gần một năm hoạt động kinh doanh với tư cách là một công ty đại lý vận tải. North Freight đã tìm được chỗ đứng ở thị trường đại lý vận tải miền Bắc: Công ty đã đảm nhận đại lý cho hãng tàu NYK (NIPPON YUSEN KAISHA) là hãng vận tải biển lớn nhất của Nhật Bản - một trong năm hãng tàu biển lớn nhất thế giới thường xuyên có doanh thu cao nhất. NYKline được thành lập ngày 1/10/1885, là tổ chức hợp thành từ 2 hãng vận tải nhỏ. Ngoài ra, công ty đã có hợp đồng đại lý với một số công ty đại lý vận tải quốc tế ở nước ngoài. Công ty đã thực hiện vận chuyển được một khối lượng hàng hoá tương đối lớn mang lại hiệu quả doanh thu tốt. Đội ngũ cán bộ và bộ máy quản lý đã được bố trí ổn định ở Hải Phòng và Hà Nội đáp ứng được yêu cầu kinh doanh. Giám đốc VOSA Hải Phòng, sau khi đã bàn bạc với ban chỉ huy và được chỉ huy đồng tình thấy: 1. Northi Freight đã kinh doanh đại lý vận tải một cách thực thu, có khách hàng, có tín nhiệm ở miền Bắc Việt Nam và quốc tế, có doanh thu ổn định đủ trang trải và có lãi. 2. Bộ máy đã được bố trí thích hợp và vận hành tốt. Vì vậy mà không cần phụ thuộc vào VOSA Hải Phòng nữa mà cần cho North Freight tách ra khỏi kinh doanh của VOSA Hải Phòng hạch toán riêng trực thuộc tổng VOSA. Cũng sau khi North Freight tách ra thì công việc đại lý vận tải của bản thân VOSA Hải Phòng mới tự thấy cần phải vươn lên trong thị trường. Tổng Giám đốc quyết định cho North Freight bắt đầu hạch toán riêng trực thuộc tổng VOSA từ ngày 1/1/1996. 2.1.2. Đặc điểm về tổ chức quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc hiện nay trực thuộc Tổng VOSA, chịu sự quản lý chung của VOSA. Nhưng đó chỉ là quản lý về mặt hành chính (về mặt Nhà nước) chứ không phải quản lý về mặt kinh tế. Điều này có nghĩa là công ty phải kinh doanh tự chủ, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình, lãi được hưởng, lỗ phải chịu. Công ty kinh doanh độc lập và được tự do trong công việc kinh doanh của mình về tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng và những hoạt động khác. Tuy nhiên ở một chừng mực nào đó North Freight cũng phải hoàn thành những chỉ tiêu chung của toàn ngành (Tổng công ty VOSA). Nói tóm lại, mặc dù chịu sự quản lý của Tổng VOSA - Tổng Đại lý Hàng hải Việt Nam nhưng North Freight vẫn là một công ty kinh doanh độc lập như các doanh nghiệp độc lập khác. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Hành chính Phòng Tài chính Kế toán Phòng Đại lý NYK Phòng Đại lý vận tải Văn phòng tại Hà Nội Văn phòng tại TP HCM Marketing Đại lý Khai thác Dịch vụ hải quan và tài liệu Kế toán Marketing Vận tải biển Vận tải hàng không Khai thác hàng Dịch vụ Kho Dịch vụ hải quan Đội phục vụ hàng không Đội phục vụ hàng biển Đội phục vụ hàng không Đội phục vụ hàng biển 1. Ban giám đốc: 3 người - Một giám đốc điều hành chung - Một phó giám đốc phụ trách về sản xuất kinh doanh - Một phó giám đốc đại diện văn phòng tại Hà Nội Giám đốc điều hành chung có trách nhiệm giám sát, bao quát hết các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ về các hoạt động của công ty. Nhận vốn, tài sản và các nguồn lực do Nhà nước giao để quản lý, sử dụng và phát triển vốn, tổ chức điều hành hoạt động của công ty. Phó giám đốc sản xuất kinh doanh: Giám sát bao quát toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh dưới sự chỉ đạo của giám đốc, giúp giám đốc điều hành công ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được Giám đốc phân công và uỷ quyền, ký các văn bản theo chức năng và nhiệm vụ của mình. Phó Giám đốc đại diện văn phòng tại Hà Nội: Giúp giám đốc trong việc chỉ đạo toàn bộ vấn đề kinh doanh tại văn phòng Hà Nội của công ty. 2. Phòng NYK Là phòng chuyên về lĩnh vực đại lý cho hãng tàu NYK (hãng tàu lớn nhất Nhật Bản), phục vụ công việc và quyền lợi chủ tàu, phòng được chia ra thành các bộ phận chuyên trách. - Bộ phận marketing - Bộ phận khai thác - Bộ phận tài liệu - Bộ phận kế toán - Bộ phận đại lý Nhiệm vụ của NYK a) Làm đại lý tàu: Làm thủ tục cho tàu ra vào cảng. b) Làm đại lý giao nhận hàng nhập khẩu tại cửa khẩu Hải Phòng. c) Vận chuyển hàng từ cảng đến người tiêu dùng trong trường hợp những lô hàng mà điều khoản ký kết trong hợp đồng vận tải giữa chủ hàng và chủ tàu là "Door to door" hay nằm dưới hình thức nào khác của vận tải đa phương thức. Hoặc ký kết các hợp đồng vân tải nội địa với các hãng tàu hoặc chủ hàng. Trong cả hai trường hợp thì đại lý không trực tiếp là người vận tải mà đóng vai trò bên chính để thuê hay uỷ thác. d) Ký kết các hợp đồng thuê tàu hoặc lưu khoang với chủ hàng. Trong trường hợp này đại lý đại diện cho chủ tàu để ký kết. e) Tìm nguồn hàng xuất khẩu để bán dịch vụ vận tải. g) Thay mặt chủ tàu kiểm tra, bảo quản container xuất nhập khẩu, kiểm soát công tác trông nom và tính phí lưu kho của cảng. 3. Phòng đại lý vận tải Hình thành để làm đại lý vận tải cho các hãng vận tải đa phương thức với các hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng lẻ. Phòng được chia làm các bộ phận chuyên trách sau: - Bộ phận đại lý vận tải - Bộ phận đại lý giao nhận (giao nhận hàng biển và hàng không) - Bộ phận khai thác hàng chung chủ - Bộ phận tài liệu. * Nhiệm vụ của phòng đại lý vận tải. a) Bộ phận đại lý vận tải Là bộ phận đem lại lợi nhuận lớn nhất cho công ty. Nhiệm vụ chính được thể hiện qua các hoạt động cơ bản sau: - Tiếp thị nguồn hàng, ký kết hợp đồng đại lý vận tải. - Thu xếp làm thủ tục hải quan - thủ tục giao nhận. - Thu xếp uỷ thác hay thuê vận chuyển đưa hàng về kho của người nhận hàng. - Thanh toán với cảng, người uỷ thác vận tải và với chủ hàng. - Với hàng xuất: Đi tìm nguồn hàng, thay mặt cho hàng ký kết hợp đồng vận tải đa phương thức hay vận tải nội địa từ kho chủ hàng đến cảng, làm thủ tục xuất hàng, phát hành vận đơn. - Với hàng container trường hợp LCL/FCL hay FCL/LCL có trách nhiệm gom hàng đóng container làm thủ tục xuất hay khai thác giao cho từng chủ hàng lẻ. b) Bộ phận tài liệu Làm công tác giao nhận tại cửa khẩu Hải Phòng có các hoạt động là: - Lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu Feeder - Thông báo hàng đến cho người nhận - Phát lệnh giao hàng cho chủ hàng hoặc cho người do chủ hàng uỷ thác. - Thanh toán với hãng tàu Feeder và với chủ hàng về các hoạt động đại lý giao nhận và các chi phí liên quan phatsinh. 4. Phòng Hành chính * Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm - Quản lý nhân sự, lập kế hoạch dài hạn về công tác bồi dưỡng đào tạo lực lượng lao động. Quản lý, kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thời gian và hiệu quả lao động toàn công ty. Triển khai thực hiện các công văn chỉ thị của Tổng VOSA, quản lý và thực hiện các nhiệm vụ về hành chính, văn thư lưu trữ, bảo mật theo quy định hiện hành. Fax và gửi các chứng từ cần thiết cho công việc giao hàng tại công ty và các dịch vụ khác. Tổng hợp các báo cáo sản xuất kinh doanh. Làm công tác tổ chức công đoàn trong công ty: Tổ chức các cuộc đi thăm quan, nghỉ mát cho cán bộ công nhân viên, thăm nom 5. Văn phòng đại diện tại Hà Nội Còn được gọi là Northfreight Hà Nội Bộ phận NYK Hà Nội: - Làm công tác tiếp thị có nhiệm vụ tiếp cận thị trường để quảng cáo và chào bán dịch vụ vận tải của hãng NYK tại khu vực Hà Nội và các vùng lân cận. - Làm công việc tài liệu như: Phát hành vận đơn, manifest cho chủ hàng, thống kê quản lý tình hình xuất nhập khẩu ở Hà Nội, làm đại diện các thông tin liên lạc khác Bộ phận NYK Hà Nội chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng NYK. - Bộ phận đại lý vận tải: Làm công tác giao nhận và tìm nguồn hàng tại khu vực Hà Nội, cùng phối hợp công việc với phòng đại lý vận tải. - Bộ phận hàng không: Làm thủ tục hàng đường không cũng như thu xếp thủ tục và vận chuyển bằng hàng không trong những trường hợp chủ hàng yêu cầu. 6. Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh Làm các công việc giao nhận hàng hoá tại đầu thành phố Hồ Chí Minh. Văn phòng đại diện này được thành lập vào năm 2002 chịu sự chỉ đạo trục tiếp của phòng đại lý vận tải. 7. Bộ phận quản lý kho, quản lý hàng hoá khai thác chung chủ, hàng container về trực tiếp tại công ty. Làm công tác giao hàng cho khách hàng, đóng hàng vào container cho các lô hàng xuất. 8. Phòng Tàichính - kế toán Quản lý chung về tình hình tài chính kế toán của công ty bao gồm: - Phản ánh, ghi chép đầy đủ, trung thực, đúng thời hạn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng các quy định Nhà nước đã ban hành. - Tiếp cận các hoá đơn, chứng từ của các hợp đồng và tiến hành giải quyết mọi vấn đề tài chính liên quan đến thanh toán hợp đồng. - Sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả, quản lý thu, chi, cân đối, điều tiết luân chuyển tiền tệ cho các hoạt động kinh doanh. - Kết hợp với các phòng nghiệp vụ, mở thư tín dụng, tiếp nhận chứng từ giao hàng, thanh toán, chuyển tiền lịch trình thanh toán trong thư tín dụng và hợp đồng nhập khẩu cho các đối tác kinh doanh. - Lập các báo cáo tài chính đúng với các quy định của Nhà nước và tổng công ty. 2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty * Công ty có các chức năng sau: - Kinh doanh dịch vụ, gửi nhận hàng hoá, đại lý vận tải cho các hãng tàu biển nước ngoài. - Nhận uỷ thác XNK ngoài ngành nhằm hỗ trợ cho công tác XNK của tổng công ty và ngành hàng hải Việt Nam. - Kinh doanh XNK các mặt hàng của Việt Nam theo đơn đặt hàng. - Thực hiện liên kết với các công ty đại lý vận tải khác (trong và ngoài nước) để tạo nguồn kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trường, cùng nhau phát triển. * Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty - Tổ chức thực hiện đại lý vận tải nhận sự uỷ thác của chủ hàng và các công ty đại lý nước ngoài làm công việc đại lý vận tải đưa hàng từ cửa đến cửa, trong đó có những công việc kế tiếp của vận tải đa phương. - Nhận sự uỷ thác của chủ tàu chuyên chở hàng container theo tuyến làm đại lý theo yêu cầu của chủ tàu trong đó chủ yếu là tìm được nhiều hàng xuất khẩu từ Việt Nam. - Tổ chức thực hiện các dịch vụ hàng hải. - Làm đại lý vận tải hàng quá cảnh Việt Nam - Thực hiện việc kinh doanh xuất nhập khẩu theo sự uỷ quyền của Tổng giám đốc đại lý hàng hải Việt Nam. - Thực hiện các lĩnh vực kinh doanh khác khi cần thiết và được cơ quan có thẩm quyền cho phép. North Freight chủ yếu làm đại lý cho hãng tàu NYK line của Nhật Bản với các việc là: Đại lý tàu biển, đại lý giao nhận, đại lý vận tải và đại diện cho các hãng tàu đi gom hàng, ký kết các hợp đồng thuê tàu, lưu khoang với các chủ hàng Việt Nam có hàng xuất đi các nước trên thế giới chủ yếu trong lĩnh vực vận tải container, chào bán các dịch vụ vận tải đa phương của hãng. 2.1.2.3. Đặc điểm kinh doanh của công ty a) Đặc điểm về vốn Mọi hoạt động của doanh nghiệp đòi hỏi phải có vốn. Với mỗi ngành nghề kinh doanh sẽ cần một lượng vốn tương ứng nhất định. Vốn kinh doanh là nhu cầu thường xuyên mà doanh nghiệp cần phải có để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được tiến hành liên tục. Do vậy, việc khai thác và tạo lập vốn cho doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng và cần thiết. Nói đến tổng vốn kinh doanh của doanh nghiệp cũng có nghĩa là ta đề cập đến quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ phụ thuộc vào tổng vốn kinh doanh của doanh nghiệp đó nhiều hay ít. Tổng vốn kinh doanh của Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc tính đến ngày 31/12 các năm như sau: Bảng 2.1.: Cơ cấu vốn kinh doanh của Công ty North Freight (tính đến thời đểm cuối năm) Đơn vị: 1000đ Chỉ tiêu 2004 2005 So sánh 2005/2004 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) VCĐ 31.625.757 63,62 35.638.206 58 +4012449 12,69 VLđ 18.087.288 36,38 26.043.641 42 +7956353 43,99 Tổng vốn kinh doanh 49.713.045 100 61.681.847 100 +11968802 24,1 (Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán) Qua bảng trên ta thấy, quy mô kinh doanh của công ty có nhiều hướng mở rộng, thể hiện qua tổng số Vốn kinh doanh ngày một tăng. Tổng vốn kinh doanh của công ty năm 2005 tăng so với năm 2004 là 4.012.449.000đ với tỷ lệ tăng tương ứng là: 12,69%. Trong tổng số vốn kinh doanh của công ty thì vốn cố định chiếm một tỷ lệ đáng kể (63,62%) năm 2004, 58% năm 2005. Do vậy, quá trình sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả như thế nào cũng phụ thuộc rất lớn vào hiệu qủa sử dụng vốn cố định. Đánh giá năng lực quản trị vốn cố định không thể tách rời với năng lực quản trị vốn nói chung. Vì vậy trước hết ta phải xem xét tính hợp lý về cơ cấu nguồn vốn của công ty, đảm bảo cho doanh nghiệp có thể tiến hành sản xuất kinh doanh thuận lợi là: Tài sản thường xuyên phải được đáp ứng bằng nguồn vốn cố định, tức là toàn bộ TSCĐ và tài sản lưu động thường xuyên phải được tài trợ bằng nguồn vốn dài hạn b. Đặc điểm khách hàng Đối với một doanh nghiệp làm đại lý như công ty Đại lý vận tải quốc tế phía bắc thì khách hàng chủ yếu của công ty là các hãng tàu, các chủ hàng có hàng cần vận chuyển trong nội địa và ra nước ngoài tại những chi nhánh mà công ty có văn phòng đại diện hoặc tới những nơi mà cảng đó công ty đã có mối quan hệ đối với các đại lý mà không hề có bất kỳ một phương tiện nào như tàu hay ô tô như những công ty vận tải khác có thêm phòng đạil ý. Do vậy mà hàng hoá và số tàu mà đại lý có thể nhận phục vụ là rất quan trọng, nó tỷ lệ thuận với số tiền hoa hồng mà đại lý có thể nhận được khi hoàn thành tốt nhiệm vụ đại lý của mình mang lại doanh thu cho công ty. Khách hàng lớn nhất của công ty từ khi thành lập đến nay YUSEN KAISHA (hãng tàu lớn nhất Nhật Bản). Hiện nay, đã có rất nhiều số lượng tàu có trọng tải hàng hoá lớn của hãng công ty phục vụ.Ngoài ra, công ty còn có rất nhiều các khách hàng khác (đó là các công ty có nhu cầu) với các loại hàng phục vụ rất phong phú nhưng ta có thể chia thành 3 loại sau: Hàng sắt thép, hàng container và hàng khác. Ta thấy rằng, doanh thu của công ty cao hay thấp phụ thuộc rất nhiều vào số lượng hàng hoá và số lượng tàu mà công ty phục vụ. Vì vậy, công ty không ngừng tìm kiếm khách hàng, nguồn hàng, đến nay công ty đã có một khối lượng khách hàng truyền thống lớn và rất nhiều bạn hàng mới. Do đó doanh thu trong những năm gần đây của công ty không ngừng tăng lên, đóng góp một khoản lớn vàô ngân sách của Nhà nước. Và công ty cũng ngày càng khẳng định đựơc vị thế uy tín của mình trên thị trường trong nước và quốc tế. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Phòng Tài chính - Kế toán là nơi tập trung quản lý tài chính của toàn công ty. Mọi hợp động kinh tế, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài chính kế toán đều phải chuyển tới phòng Tài chính - kế toán để nhân viên kế toán có trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách, lưu trữ vào máy tính và lập báo cáo tài chính trình lên giám đốc. Nhờ đó Ban giám đốc nắm được chi tiết tình hình hoạt động của công ty và từ đó có những quyết định tới hoạt động và sự phát triển của toàn công ty. Đây là công việc mà phòng kế toán phải tiến hành liên tục, là tiếp nhau tạo thành chu kỳ kế toán. Công tác kế toán cần đựơc tổ chức khoa học, hợp lý đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình và đáp ứng được yêu cầu của cơ chế quản lý, kinh tế thị trường. 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay công ty là một đơn vị hạch toán độc lập. Hình thức công tác kế toán mà công ty áp dụng là hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại văn phòng công ty. Ngoài ra còn hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở đơn vị trực thuộc không có tổ chức bộ máy kế toán riêng, đồng thời tiếp nhận các báo cáo ở đơn vị trực thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng để tập hợp thành báo cáo chung của toàn công ty. Các đơn vị trực thuộc không có tổ chức bộ máy kế toán riêng, chỉ thu thập chứng từ gửi về phòng kế toán của công ty để xử lý. Các đơn vị trực thuộc có bộ máy kế toán riêng phải kiểm tra thu thập xử lý chứng từ ban đầu để tiến hành hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết và định kỳ gửi báo cáo và bảng cân đối phát sinh theo tháng của mình về phòng tài chính - kế toán để thế bộ phận kế toán tập hợp số liệu cho cả công ty. Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp KTTSCĐ kiêm KT thanh toán Kế toán phí KTTM kiêm thủ quỹ KTXNK kiêm KT TG ngân hàng Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty về hoạt động tài chính của công ty; chịu trách nhiệm toàn diện về công tác kế toán tài chính toàn công ty trước giám đốc công ty, Nhà nước và phát luật; điều hành công tác thu chi theo lệnh giám đốc, lập kế hoạch thu chi tài chính, kế toán thu nộp ngân sách về các loại thuế, khấu hao cơ bản đảm bảo đúng định hướng hoạt động của công ty qua từng thời kỳ. Tham gia xây dựng, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy chế quản lý tài chính kế toán công ty. Đồng thời kế toán trưởng cùng là người chịu trách nhiệm chủ trì thanh quyết toán từng hợp đồng ký kết với các đối tác. - Kế toán tổng hợp: Trực tiếp hướng dẫn và thực hiện công tác công tác kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, kiểm duyệt, cập nhật các chứng từ gốc, xem xét việc định khoản của từng phần hành kế toán có đúng với tài khoản và số tiền hợp pháp hay chưa sau đó vào sổ cái tổng hợp kế toán tổng hợp cũng là người theo dõi chi tiết lập báo cáo hàng tháng các khoản phát sinh về doanh thu, thuế, các khoản thu nghiệp vụ tài chính, thu nhập bất thường, chiết khấu hàng bán, khấu hao cơ bản, tình hình biến động tăng giảm vốn và tài sản. Sau khi tổng hợp các số liệu trên sổ cái thì lên bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối (kế toán ngân hàng, thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương. Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các khoản tiền vay, tiền gửi ngân hàng của công ty và làm nhiệm vụ quản lý quỹ). - Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng:Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ thu, chi tiền mặt. Các chứng từ đều phải có chữ ký của giám đốc công ty và kế toán trưởng. Sau khi đã kiểm tra chứng từ hợp lệ thì chuyển cho thuỷ quỹ tiến hành thu hoặc chi. Cuối ngày, căn cứ vào các chứng từ để ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ. Khi nhận được giấy báo nợ, có của ngân hàng, kế toán cân đối chiếu với chứng từ gốc đính kèm thông báo của ngân hàng với sổ sách theo dõi tiền gửi của công ty để ghi sổ và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch nếu có. - Kế toán phí: Theo dõi chi tiết các tài khoản chi phí theo từng khoản mục chi. - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phụ trách việc tính lương, phân bổ lương và các khoản trích theo lương; chịu trách nhiệm về trích và thu nộp BHXH, BHYT, KPCĐ đúng quy định, việc sử dụng thu chi các quỹ của công ty đúng với chế độ. - Kế toán xuất nhập khẩu kiêm kế toán lưu giữ và theo dõi diễn biến hợp đồng: theo dõi công nợ của các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu song song với việc theo dõi tiến trình hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu, theo dõi tiến trình hoàn thiện các hợp đồng cùng việc giao dịch với các đối tác. - Kế toán TSCĐ kiêm kế toán thanh toán: có nhiệm vụ căn cứ vào chứng từ gốc đã được giám đốc duỵêt để viết phiếu thu, phiếu chi, phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vốn công ty, theo dõi tài khoản tạm ứng và lập quỹ khấu hao TSCĐ của công ty. 2.1.3.2. Hình thức kế toán của công ty Công ty North Fieight hiện đang áp dụng chế độ hạch toán kế toán theo hình thức kế oán "Chứng từ ghi sổ". Đặc trưng của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán tổng hợp, chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong cả năm (theo số thứ tự trên sổ đăng ký chứng từ) và có chứng từ gốc đính kèm đã được kế toán trưởng phê duyệt trước khi ghi sổ. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty đang sử dụng bao gồm: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh. - Sổ cái: Là sổ kế tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ thẻ kế toán chi tiết dùng để lập báo cáo tài chính. - Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp chi tiết về tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập chứng từ ghi sổ. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết. Sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ rồi được chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt và chuyển lại cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để ghi vào sổ cái. Cuối tháng kế toán tiến hành khoá sổ tính ra tổng số các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái thông qua bảng cân đối sổ phát sinh. Các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu cùng bảng cân đối phát sinh được dùng làm căn cứ để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ của công ty. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kê toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ gốc Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu kiểm tra 2.1.3.3.Chứng từ, hệ thống tài khoản và các loại báo cáo kế toán a. Chứng từ kế toán Cũng như các doanh nghiệp lớn khác, công ty NorthFreight đã và đang áp dụng 1 số chứng từ sau: + Biên bản bàn giao, thanh lý nhượng bán TSCĐ + Phiếu thu + Phiếu chi + Giấy báo nợ + Giấy báo có + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương +Hoá đơn mua hàng + Phiếu xuất kho + Phiếu nhập kho +Giấy báo làm thêm giờ + Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi + Séc + Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng b. Hệ thống tài khoản Công ty NorthFreight đã và đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141 TCQĐ ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính và những thông tư sửa đổi của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán ở công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Tuy nhiên do yêu cầu quản lý và đặc điểm của ngành hàng hải công ty sử dụng một vài tài khoản và áp dụng một số tài khoản riêng cho ngành hàng hải để tiện theo dõi, quản lý và hạch toán. c) Các báo cáo kế toán của công ty. Công ty phải lập và gửi báo cáo năm theo đúng quy định của Bộ Tài chính cácloại báo cáo mà công ty phải gửi đi là: Bảng cân đối kế toán, kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính). 2.2. Thực trạng tổ chức kế toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc. 2.2.1. Hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. 2.2.1.1. Hạch toán số lượng lao động Nguồn nhân lực là điều kiện thuận lợi cho quá trình phát triển ngành, thực hiện CNH - HĐH đất nước. Điều đó bắt nguồn từ vai trò của con người trong sự phát triển của xã hội, con người vừa là độn