Chuyên đề Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty xây lắp 665 xí nghiệp xây dựng và giao thông 37 - Bộ Quốc phòng

sản xuất kinh doanh,công cụ dụng cụ được chia thành: +Công cụ dụng cụ loại phân bổ 100%: là những côngcụ dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn,khi xuất dùng công cụ dụng cụ loại phân bổ 100%,kế toán tính một lần toàn bộ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí của bộ phận sử dụng. +Công cụ dụng cụ loại phân bổ nhiều lần :là những công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng dài và có giá trị lớn, khi xuất dùng công cụ dụng cụ loại phân bổ nhiều lần ,kế toán phải tính toán để phân bổ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí cua bộ phận sử dụng. 3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu,công cụ và dụng cụ. - Nguyên vật liệu,công cụ và dụng cụ trong doanh nghiệp được gọi chung là “Vật tư “.Xuất phát từ vai trò và đặc điểm cuả các loại vật tư trong quá trình sản xuất kinh doanh ,đòi hỏi phải quản lý chạt chẽ ở tất cả các khâu thu mua,dự trữ và sử dụng… + Dự toán nhu cầu vật tư, của doanh nghiệp, tìm kiếm các nguồn cung cấp NVL, có chất lượng tốt và có sản lượng ổn định. + Thực hiện cung ứng cho doanh nghiệp những vật tư, cần thiết với chữ lượng tốt nhất. + Tổ chức hệ thống kho bãi để bảo quản vật tư, khỏi mất mát, thiếu hụt, giảm phẩm chất để bảo toàn tài sản cho doanh nghiệp. + Cấp phát vật tư, cho các bộ phận sử dụng, kiểm tra tình hình chấp hành định mức vật tư nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư. + Thực hiện hạch toán kế toán về vật tư, để cung cấp các thông tin tổng hợp và chi tiết về tình hình luân chuyển vật tư, trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Bên cạnh đó, để vừa duy trì sản xuất vừa đảm bảo cạnh tranh với các doanh nghiệp khác buộc các nhà quản lý phải tập trung quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. + Ở khâu thu mua: Việc thu mua muốn có quan hệ đòi hỏi phải quản lý đủ về số lượng, đúng chủng loại, tốt về chất lượng. Giá cả phải hợp lý, đồng thời phải quan tâm đến chi phí thu mua, địa điểm thu mua (phải chọn phương tiện vận tải hợp lý, địa điểm thu mua càng gần nơi sản xuất thì chi phí càng ít). Ngoài ra, cũng phải quan tâm đến hoá đơn chứng từ liên quan đến thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. Từ đó hạ thấp được chi phí vật liệu, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. + Ở khâu bảo quản: Phải bảo quản theo đúng chế độ quy định,tổ chức hệ thống kho hợp lý để vật liệu không bị thất thoát, hư hỏng, kém chất lượng ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. + Ở khâu dự trữ: Cần bảo quản một lượng dự trữ nhất định để quá trình sản xuất tối đa, không nhỏ hơn mức tối thiểu để sản xuất được liên tục bình thường. + Ở khâu sử dụng: Cần sử dụng hợp lý, triệt để tiết kiệm tuỳ theo các định mức tiêu hao đã đề ra. Do công tác quản lý vật tư, có tầm quan trọng như vậy nên việc tăng cường quản lý vật tư là rất cần thiết, cần phải cải tiến hành công tác quản lý vật liệu cho phù hợp với thực tế sản xuất. 4 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vật tư. 4.1.Vai trò của kế toán vật tư. - Bản chất của hạch toán vật tư là dùng đồng tiền làm thước đo ghi chép, giám sát và cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết về toàn bộ quá trình luân chuyển NVL trong doanh nghiệp. + Có công tác hạch toán NVL, doanh nghiệp sẽ biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng vốn lưu động của doanh nghiệp. +Mặt khác tính chính xác, kịp thời của công tác hạch toán vật liệu, có ảnh hưởng lớn đến công tác hạch toán giá thành, chọn để đảm bảo hạch toán giá thành chính xác thì khâu đầu tiên cũng phải hạch toán vật liệu, chính xác và khoa học. 4.2. Nhiệm vụ của kế toán vật tư. Để thực hiện tốt chức năng của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp. Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật tư như sau: - Thực hiện việc phân loại đánh giá vật tư phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về tình hình thu mua vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập kho, xuất kho và tồn kho vật tư, tình giá thành thực tế của vật tư đã thu mua và nhập kho doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình thu mua vật tư, về các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, lập chứng từ, luân chuyển chứng từ mở các sổ (thẻ) kế toán chi tiết thực hiện hạch toán vật tư, theo đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán. - Tham gia vào việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu, trong quá trình sản xuất kinh doanh. -Tổ chức kế toán tổng hợp ,kế toán chi tiết vật tư phù hợp với phương pháp kế toấn hàng tồn kho được áp dụng ;cung cấp thông tin phục vụ việc phân tích hoạt động kinh tế và lập báo cáo tài chính. II.Thực trạng công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ. 1.Phương pháp tính giá thành nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ. 1.1.Khái niệm và nguyên tắc đánh giá vật tư. Đánh giá vật tư “là xác định trị giá thực tế (trị giá vốn ) của các loại vật tư tong các trường hợp nhập kho và xuất kho,theo các chuẩn mực,nguyên tắc và phương pháp kế toán quy định”. Nội dung đánh giá vật tư trong doanh nghiệp gồm: - Xác định trị giá thực tế của các loại vật tư hình thành từ các nguồn khác nhau trong các trường hợp xuất dùng vật tư. -Xác định trị giá thực tế của các loại vật tư trong các trường hợp xuất dùng vật tư . Khi đánh giá vật tư kế toán phải tuân thủ nguyên tắc ” Giá vốn” .” trong mọi trường hợp khi xuất nhập vật tư kế toán phải sử dụng giá trị thực tế(Giá vốn) để tính toán và ghi sổ”.Giá vốn của vật tư là toán bộ những chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra để có được các loại vật tư đó về tới doanh nghiệp. 1.2.Các phương pháp tính giá. Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Tính giá có chính xác thì mới đảm bảo cho biệc quản lý NVL chặt chẽ và có hiệu quả. Về nguyên tắc, NVL là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lưu động nên được đánh theo giá thực tế đã được mua sắm, gia công chế biến tức là giá trị của NVL được phản ánh trên sổ kế toán. Tuỳ theo việc áp dụng các phương pháp tính thuế GTGT của từng doanh nghiệp mà trong giá trị thực tế có thể có VAT(nếu tính VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có VAT (nếu tính VAT theo phương pháp khấu trừ). 1.2.1. Tính giá vật tư nhập kho. Trên thực tế, NVL có thể được nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá vốn thực tế cũng được đánh giá khác nhau: - Đối với NVL mua ngoài: +Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp: Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá trị hàng mua theo hoá đơn (cả VAT) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ: Giá thực tế của = Giá mua ghi trên hoá + Chi phí thu + Thuế nhập Hàng nhập kho đơn(không có VAT) mua thực tế khẩu(nếu có) -Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế của = Giá thực tế của hàng + Chi phí thuê + Chi phí liên Hàng nhập kho xuất kho chế biến ngoài chế biến Quan khác - Đối với vật tư tự gia côn chế biến Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá thực tế của hàng xuất kho chế biến + Chi phí chế biến thực tế - Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của hàng nhập kho (giá trị vốn) = Giá thoả thuận giữa các bên liên doanh + Chi phí liên quan (nếu có) - Đối với NVL được tặng thưởng viện trợ .. Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá mua của vật liệu đang bán trên thị trường - Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng, tài sản định thanh lý thì giá nhập kho là giá có thể sử dụng, giá có thể bán được hoặc ước tính. 1.2.2. Đối với vật tư xuất kho. a. Tính theo giá thực tế: Mỗi một doanh nghiệp sản xuất, khi xuất dùng vật tư cũng đều phải tính toán chính xác thực tế hàng xuất kho cho các nhu cầu và đối tượng khác nhau. Tuỳ vào đặc điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán mà có thể áp dụng các cách tính khác nhau như sau: -Phương pháp tính giá thực tế đích danh. Trong trường hợp có thể nhận diện được từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại vật tư với từng lần nhập kho và giá thực tế của nó thì có thể định giá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là, NVL nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá ấy. - Phương pháp nhập trước-xuất trước(FIFO). Phương pháp này vật tư được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy vật tư xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.. Với phương pháp này, việc tính toán đơn giản, dễ làm và tương đối hợp lý. Song khối lượng công việc hạch toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả trên thị trường. Như vậy, phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm vật tư. - Phương pháp nhập sau xuất trước(LIFO). Phương pháp này vật tư được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của vật tư được làm ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư nhưng số lần nhập , xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này , căn cứ vào giá thực tế của vật tư tồn đầu kỳvà nhập trong kỳ kế toán xác định được giá bình quân của 1 đơn vị vật tư.Căn cứ vào lượng vật tư xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá thực tế NVLxuất dùng = Số lượng NVLxuất dùng X Giá đơn vị bình quân Giá thực tế bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Như vậy, giá trị thực tế của vật tư phụ thuộc vào số nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ. Chúng ta chỉ tính được giá này ở thời điểm cuối kỳ. Do đó, trong kỳ vật tư sẽ được ghi theo giá tạm tính và cuối kỳ điều chỉnh. Phương pháp này tương đối chính xác. Tuy nhiên, do chỉ tiến hành vào cuối kỳ nên công việc bị dồn dập, ảnh hưởng đến quyết toán cuối kỳ, lại không phản ánh được sự biến động của giá cả. Phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm vật tư, tần suất nhập-xuất lớn. - Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: Giá bình quân sau mỗi lần nhập = Giá tồn trước khi nhập + Giá thực tế nhập kho Số lượng tồn trước khi nhập + Số lượng nhập kho Với phương pháp này khi xuất kho đã biết giá trị của NVL do vậy cuối kỳ không phải điều chỉnh. Độ chính xác cao, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. Song lại mất nhiều công sức, thời gian. Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vật liệu ít. - Phương pháp bình quân cuối kỳ trước. Giá bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế tồn kho cuối kỳ trước ( đầu kỳ này ) Lượng tồn kho cuối kỳ trước (đầu kỳ này ) Đây là phương pháp dễ làm, đơn giản nhưng độ chính xác không cao và không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này. -Phương pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối. Với các phương pháp kể trên, để tính được giá NVL thì phải căn cứ vào chứng từ xuất. Tuy nhiên, có nnhững doanh nghiệp do có nnhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau nên không có đièu kiện kiểm tra từng nghiệp vụ xuất kho hoặc với các doanh nghiệp áp dụng kiểm kê định kỳ. Do đó tiến hành tính theo phương pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối. Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ = Số lượng NVL tồn cuối kỳ x Đơn giá NVL nhập lần cuối b. Tính theo giá hạch toán. Thực tế cho thấy rằng, gía cả NVL luôn biến động nên việc tính giá NVL theo giá thực tế là rất phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức. Do vậy, người ta sử dụng giá hạch toán. Đây là loại giá ổn định được xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán dựa trên giá thực tế của kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ này. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh sang giá thực tế bằng công thức: Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá hạch toán NVL xuất dùng X Hệ số giá NVL Hệ số giá NVL = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại hay nhóm NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý hay trình độ nghiệp vụ kế toán. Mỗi một phương pháp tính giá có ưu, nhược điểm riêng, trên cơ sở đặc điểm hoạt động của mình mà mỗi doanh nghiệp nên chọn cho mình một phương pháp tính giá thích hợp nhất để đem lại hiệu quả kinh tế cao. 2.Công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ. 2.1.1. Tổ chức hạch toán chi tiết. Hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lượng lớn, nó đòi hỏi phải phản ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng, chất lượng và giá trị theo chủng loại và theo từng kho. Công tác kế toán thực tế ở nước ta hiện nay đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật tư: phương pháp thẻ song song; phương pháp số đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, trình độ kế toán và quản lýmà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp hạch toán cho phù hợp. 2.1.1 Phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp thường được áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư và phần lớn được lưu chuyển qua kho, mật độ nhập-xuất dày đặc, có hệ thống kho tàng tập trung, thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra. Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL để tiến hành ghi thẻ kho (Mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập xuất vào “ Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất- tồn vật liệu” theo từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Phương pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùng lặp nên tốn nhiều công sức. Ta có sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như sau ( Sơ đồ 1.1 ) Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp thẻ song song. Chứng từ xuất Sổ tổng hợp Tổng hợp chi tiết vật tư Sổ thẻ chi tiết vật tư Thẻ kho Chứng từ nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Tại kho: Theo phương pháp này, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng loại danh điểm NVL như phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: Để tiện cho việc theo dõi, kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật tư, mỗi thứ chỉ được ghi một dòng sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hơn so với phương pháp thẻ song song. Tuy thế, việc ghi chép còn trùng lặp, công việc đều dồn về cuối tháng nên việc cung cấp thông tin chậm. Nó thích ứng với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư phong phú, mật độ nhập-xuất lớn, hệ thống kho tàng phân tán, quản lý tổng hợp, không đối chiếu thường xuyên. Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập kho Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.1.3. Phương pháp sổ số dư. Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép ở phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về số lượng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị vật tư tạo điều kiện đối chiếu thường xuyên, xoá bỏ sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Công việc được tiến hành cụ thể như sau: - Tại kho: Vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng vật tư nhập kho, xuất kho vvà tồn kho giống như các phương pháp trên. Theo định kỳ, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm vật tư và lập phiếu giao nhận chứng từ, rồi nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc. - Tại phòng kế toán:Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá trị, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ đó, kế toán tiến hành ghi vào “Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật tư ”. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ và mỗi danh điểm vật tư được ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng số tiền của từng loại vật tư trên bảng luỹ kế. Số tồn kho này được dùng để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Sơ dồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.2. Tổ chức hạch toán tổng hợp tình hình tăng giảm nguyên vật liệu. Trong hệ thống kế toán hiện hành, NVL thuộc nhóm hàng tồn kho. Do đó, chúng ddược hạch toán theo một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho sau: 2.2.1. Phương pháp kê khai thường xuyên. Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm NVL một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản kế toán. Vì vậy, tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng xác định được giá trị NVL.Tuy hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép nhiều sổ sách nhưng phương pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Và thường áp dụng phương pháp này cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao... a. Tài khoản sử dụng. Để theo dõi tổng quát tình hình biến động NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 151 “Hàng mua đi đường”: Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã thu mua hay chấp nhận mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Kết cấu tài khoản : Bên Nợ : Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên Có : Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ : Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho ( đầu kỳ và cuối kỳ ). Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”. Kết cấu tài khoản : Tài khoản này sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm trong kho theo giá thực tế. Bên Nợ : + Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận cấp.... + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. +Đánh giá tăng giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho. Bên Có : + Trị giá thực tế của NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, góp vốn liên doanh .... + Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê. +Đánh giá giảm trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. Số dư bên Nợ : Trị giá thực tế của NVL tồn kho. Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2. Tuy vậy, theo yêu cầu quản lý và phân loại NVL của từng doanh nghiệp, có thể quy định tài khoản chi tiết cho từng tài khoản theo từng nhóm, từng thứ NVL... -Tài khoản 153”Công cụ dụng cụ”. Tài khoản này sử dụng để phản ánh tình hình nhập,xuất và tồn kho của các loại công cụ dụng cụ. Kết cấu tài khoản : Bên Nợ : + Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận cấp.... + Trị giá công cụ dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê. + Trị giá công cụ dụng cụ cho thuê nhập lại kho. +Đánh giá tăng trị giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho. Bên Có: + Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ; + Trị giá công cụ dụng cụ thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. +Đánh giá giảm trị giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho. Số dư bên Nợ:+Trị giá thực tế công cụ dụng cụ hiện có tại kho. -Tài khoản 142 “Chi phí trả trước”dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh tính vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này mà phải phân bổ vào chi phí của các kỳ sau và phản ánh các chi phí chờ kết chuyển. -Tài khoản 242 “Chi phí trả trước dài hạn”dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinảntong kỳ nhưng chưa tính vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này mà phải phân bổ vào chi phí sản xuât kinh doanh của các kỳ sau(thời gian phân bổ lớn hơn một kỳ kế toán năm). Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 142,242: Bên Nợ : + Các khoản chi phí trả trước phát sinh trong kỳ. Bên Có: +Phân bổ chi phí trả trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Số dư bên Nợ:+ Chi phí trả trước chưa phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. b. Phương pháp hạch toán. Sự biến động của NVL được tổng hợp thông qua sơ đồ 1.4 và sơ đồ 1.5. Các sơ đồ này phản ánh sự tăng, giảm của NVL và thể hiện rõ nguyên nhân của các sự biến động đó. Sơ đồ hạch toán tăng NVL ( Theo phương pháp KKTX ) TK 111,112 TK 152 Trị giá nhập kho Tổng giá thanh toán TK 133 VAT đầu vào TK 331 TK 151 Trả tiền Hàng mua đang đi đường Hàng đi đường tháng trước về nhập kho TK 154 Chi phí gia công chế biến TK 152 NVL xuất để chế biến NVL chế biến nhập kho TK 411 Nhập kho NVL do nhận góp vốn liên doanh, viện trợ... TK 154,621 NVL không dùng hết nhập lại kho TK 128,222 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 3381 Phát hiện thừa khi kiểm kê Chênh lệch do đánh giá tăng TK3333 Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán giảm NVL ( Theo phương pháp KKTX ) TK 152 TK 621 Xuất kho chế tạo sản phẩm TK 627, 641, 642 Xuất dùng cho quản lý PX, BH và QLDN NVL thiếu không xác định rõ nguyên nhân TK 821 TK632 NVL xuất đem đi bán Dùng cho xây dựng cơ bản và sửa chữa TSCĐ TK241 TK154 NVL xuất để gia công chế biến TK154 Đánh giá giảm NVL TK138 Cho vay NVL hay NVL thiếu chờ xử lý TK128,222 Tham gia góp vốn liên doanh, đầu tư... 2.2.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ. Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản annhs từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật tư cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị đã xuất dùng trong kỳ: Giá trị NVL xuất trong kỳ = Tổng giá trị NVL nhập + - Chênh lệch trị giá tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ Theo phương pháp này, mọi biến động vâtạ tư không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho; giá trị vật tư mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng( TK 611- Tài khoản mua hàng ). Do đó, độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép. Và nó chỉ thích hợp với các đơn vịi kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng hay xuất bán. a/ Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 611 “Mua hàng”. Bên Nợ: + Trị giá NVLtồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê). + Trị giá NVL mua vào trong kỳ. Bên Có: + Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá. + Trị giá NVL tồn cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê). + Trị giá NVL đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ. Tài khoản này không có số dư và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2. TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu... TK 6112: Mua hàng hoá. Theo phương pháp này, NVL được hạch toán như sau (sơ đồ 1.6). Sơ đồ 1.6. Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp KKĐK TK151,152 TK611 TK151,152 Gía trị NVL tồn đầu kỳ Gía trị NVL tồn cuối kỳ TK111,112,331 TK111,112,331 Giá trị NVL mua trong kỳ Giảm giá được hưởng vàgiá trị hàng trả lại TK133 VAT đầu vào TK411 TK621,627,641,642 Nhận vốn liên doanh được cấp phát,tặng thưởng… Giá trị NVL nhỏ xuất dùng TK412 trong kỳ TK1421 Đánh giá tăng NVL Giá trị phân bổ dần xuất dùng lớn 2.3.Kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ. 2.3.1.Kế toán tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CÔNG CỤ DỤNG CỤ TK111,112,141, 311,331 TK153 TK627 Giá trị CCDC mua trong Xuất dùng CCDC loại phân bổ một lần TK133 kỳ cho PXSX VATđầu vào TK154 TK641,642 Giá trị CCDC nhập kho Xuất dùng CCDC loại phân bổ một Trong kỳ lần cho bộ phận bán hàng,QLDN. Tính giá trịCCDCphân bổ một lần TK211 TK142,242 TK214 Chuyển TSCĐHH chưa dùng Thành CCDC xuất kho CCDC loại phân bổ nhiều lần Chuyển TSCĐHH đã sử dụng sang CCDC kết chuyển GTHMLK… Giá trị một lần phân bổ vào chi phí = Giá trị thực tế CCDC xuất dùng Số lần phân bổ vào chi phí theo kế hoạch -Khi báo hỏng CCDC,kế toán xác định giá trị phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ báo hỏng: Giá trị tính vào Chi phí kỳ báo hỏng = Trị giá thực tế của CCDC -(trị giá đã phân bổ vào chi phí +giá trị thu hồi ph