Chuyên đề Hoàn thiện công tác tổ chức hoạt động giao nhận vận tải quốc tế tại chi nhánh Công ty cổ phần Kho Vận Miền Nam tại Hà Nội

rt Co, Piomeer Express, Gateway Epress… đây đều là các hãng hàng không lớn, có tiếng tăm trên thị trường giao nhận. Vì thề mà giá cả cũng phải chăng, thời gian giao nhận hàng cũng nhanh chóng, an toàn. Cũng từ những năm đó nhà nước ta đầu tư vào lĩnh vực hàng không rất nhiều. Nhiều sân bay được xây dựng lên ở các tỉnh trực thuộc trung ương và một số tỉnh có nền kinh tế phát triển. Tăng cường các chuyến bay, Nhập về những máy bay chịu được trọng tải nhiều hơn… Chính vì vậy mà ngành hàng không bắt đầu được lên ngôi. Hơn thế nữa yêu cầu về thời gian giao hàng nhanh chóng thuận tiện ngày càng cao, nên sự lựa chọn giao hàng bằng đường không là rất tiết kiệm. Do thế mà lượng hàng giao nhận bằng đường không càng tăng cao năm 2003 là 17620 tấn và năm 2007 là 21065 tấn. Cũng từ đây mối quan hệ của Chi nhánh và Hãng hàng không càng thắt chặt chẽ hơn. Nguồn hàng uỷ thác giao nhận từ các hãng hàng không không những được duy trì mà ngày càng lớn. Sotrans Hà nội có thể cung cấp dịch vụ bay thẳng tới các vùng hàng không trên thế giới mà không cần phải qua trạm trung chuyển nảo, dịch vụ kết hợp vận chuyển đường biển - đường hàng không qua cảng, sân bay Singapore, Hồng Kông, Ấn Độ, Dubai… Sotrans Hà nội liên tục phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng không quốc tế với sự trợ giúp của các hãng hàng không quốc tế trên thế giới như: AF, VN, TG, JL, BR, CI, OZ, SU… 3.3. Hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế theo vai trò của người giao nhận Để hoạt động giao nhận diễn ra được một cách bình thường nhanh chóng thì đòi hỏi phải có người giao nhận. Người giao nhận có vai trò hết sức lớn lao trong việc giao nhận hàng. Với vai trò đại lý Đây là hoạt động then chốt của Sotrans Hà nội bởi nó đã đem lại doanh thu và lợi nhuận khá cao trong những hoạt động giao nhận hàng hoá, nhất là trong thời gian gần đây. Bảng 11: Kết quả giao nhận với vai trò đại lý ĐVT: Triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 I. Doanh thu (T) 3.942 3.998 4.466 4.753 5.545 Đại lý GNĐB 2.420 2.510 2.890 3.102 3.872 Đại lý GNHK 720 690 725 765 781 Đại lý GNVTĐPT 802 798 851 886 892 II. Lợi nhuận (P) 364 361 353 455 219 Đại lý GNĐB 192 199 201 276 298 Đại lý GNHK 82 76 70 85 90 Đại lý GNVTĐPT 90 86 82 94 100 III. Tỷ suất P/T 9.2 9.1 7.9 9.6 3.9 Đại lý GNĐB 7.9 7.9 7 8.9 7.7 Đại lý GNHK 11.4 11 9.7 11.1 11.5 Đại lý GNVTĐPT 11.2 10.8 9.6 10.6 11.2 (Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động của Sotrans Hà nội) Biểu đồ 3: Doanh thu hoạt động giao nhận với vai trò đại lý Qua sơ đồ trên ta thấy hoạt động với vai trò là đại lý vẫn tập trung vào phương thức giao nhận bằng đường biển. Doanh thu từ hoạt động chiếm hơn 80% tồng doanh thu của hoạt động đại lý. Nhưng gần đây con số này có chiều hướng đi xuống nhường chỗ cho giao nhận bằng đường hàng không và đường VTĐPT, nhưng đường biển vẫn chiếm ưu thế. Sau nhiều năm cán bộ công nhân viên tại Chi nhánh Hà nội đã nỗ lực hết mình trong việc tạo các mối quan hê. Sotrans Hà nội đã trở thành đại lý chính thức của nhiều hàng vận tải hàng không như là Việt Nam Airline, Parcetic Airline. Thành công nhất là đã trở thành hội viên của tổ chức IATA ( Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế). 3.4 Với vai trò là người gom hàng Trong việc chuyên chở hàng hoá bằng Container, dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được. Gom hàng là việc tập hợp những lô hàng lẻ từ nhiều người gửi cùng một nơi đi, thành những lô hàng nguyên để gửi và giao cho người nhận ở cùng một nơi đến. Hàng lẻ là những lô hàng nhỏ, không đủ để đóng gói trong một container hoặc là những lô hàng lớn nhưng có nhiều người gửi và nhiều người nhận. Hàng nguyên là những lô hàng lớn hơn, đủ để đóng trong một hoặc nhiều container và thường có một người gửi một người nhận. Nghiệp vụ gom hàng là một trong những điểm nổi bật của Sotrans Hà nội, đặc biệt trong chuyên chở hàng hoá bằng container dịch vụ gom hàng là không thể không có mặt được nhằm biến những lô hàng nhỏ lẻ thành những lô hàng nguyên, lớn. Trong hoạt động này Sotrans Hà nội mua buôn khoang chứa hàng của người chuyên chở thực tế để bán lẻ cho từng khách hàng. Sotrans được hưởng phần chênh lệch giữa tổng số tiền cước thu được của người gửi hàng về những lô hàng lẻ trừ đi số tiền cước phải trả cho người chuyên chở. Bảng 12: Khối lượng hàng hoá giao nhận với vai trò người gom hàng ĐVT: Tấn Năm Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 Số tuyệt đối 29.540 32.672 39.824 45.760 58.982 Mức tăng tuyệt đối - 3.132 7.152 5.936 13.222 Tốc độ tăng(%) 10.6 21.9 14.9 28.9 (Nguồn: Báo cáo tổng hợp Sotrans) Nhận thấy rằng vai trò của người gom hàng đang ngày càng được nâng cao hơn. Đặc biệt trong năm 2007 lượng hàng hoá giao nhận với người gom hàng tăng lên một cách chóng mặt 28.9%. Hi vọng trong năm nay con số này sẽ còn lớn mạnh hơn nữa. 3.5. Với vai trò là người chuyên chở Ngành giao nhận vận tải phát triển tất yếu kéo theo sự phát triển hệ thống kết cấu hạ tầng cơ sỡ, đặc biệt là các công trình kết cấu hạ tầng trực tiếp phục vụ cho giao nhận vận tải như: bến cảng, hệ thống đường giao thông…Cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế và tiến bộ kỹ thuật trong ngành vận tải mà dịch vụ giao nhận cũng được mở rộng hơn. Người giao nhận đóng vai trò rất quan trọng trong thương mại và vận tải quốc tế. Người giao nhận không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc thuê tàu mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hoá. Ở Sotrans Hà nội người giao nhận chỉ đóng vai trò là người thầu chuyên chở chứ không phải là người chuyên chở thực tế bởi Chi nhánh không sở hữu đội tàu hay đội xe. Việc không sỡ hữu các phương tiện chuyên chở có thể được xem là một trong những hạn chế của Chi nhánh. Nhưng không vì thế mà hoạt động giao nhận của Sotrans Hà nội bị gián đoạn. Mà ngược lại chi nhánh vẫn thực hiện rất tốt vai trò này của người giao nhận. Mối quan hệ của Chi nhánh với các hãng vận tải ngày càng được củng cố và phát triển. 3.6. Khách hàng của dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế tại Sotrans Hà nội Khách hàng luôn là đối tượng quan trọng nhất đối với tất cả các doanh nghiệp. Một doanh nghiệp được gọi là thành công khi doanh nghiệp đó đáp ứng được những nhu cầu của khách hàng. Khách hàng luôn có toàn quyền lựa chọn doanh nghiệp có khả năng cung cấp cho mình sản phẩm dịch vụ với chất lượng tốt nhất. Nắm bắt được điều này ngay từ những năm thành lập Sotrans Hà nội đã chú trọng vào những chiến lược chăm sóc khách hàng. Tuy tuổi đời còn non trẻ, nhưng Sotrans Hà nội đã chiếm được một vị thế có thể nói là quan trọng trong lòng khách hàng. Với lượng khách hàng khá đông. Khoảng 150 khách hàng thường xuyên và đáng tin cậy là những công ty tên tuổi lừng danh như: IBM, FPT, Ford, công ty may 10… và khoảng 250 bạn hàng là những công ty có tên tuổi trên thị trường như: Phú Thái, Mediphar Co… Bảng 13: Doanh thu hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế theo khách hàng ĐVT: Triệu đồng Khách hàng Năm 2006 Năm 2007 STT TT(%) STT TT(%) Công ty thang máy Schindler 498 6.1 438 5 Cty thang máy và XD tài nguyên 520 6.4 490 5.5 Cty vật liệu XD Thái Nguyên 329 4 560 6.3 Cty TNHH Thạch Bàn - TBC 480 6 621 7 Tổng công ty Than Việt Nam 499 6.2 520 5.8 Petrolimex 568 7 550 6.2 Cargill Việt Nam 530 6.6 491 5.5 Công ty may 10 610 7.5 598 6.7 Cty dệt may Hà Nội - Hanosimex 342 4.2 491 5.6 FPT 430 5.3 520 5.9 Orion Hanel 420 5.2 490 5.5 Bitis’ 329 4 597 6.7 Công ty giày Thượng Đình 356 4.4 582 6.6 Công ty giày Đông Anh 432 5.4 510 5.8 Công ty TNHH Tân Hoàng Minh 420 5.2 420 4.8 Các Công ty khác 1296 16.5 1535 11.1 Tổng 8059 100 8831 100 (Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động của Sotrans Hà Nội) Ngay trong những năm đầu hoạt động, nâng cao khả năng cạnh tranh, quảng bá thương hiệu Sotrans trên thị trường miền bắc đã xuyên suốt cả chặng đường hình thành và phát triển của Sotrans Hà Nội. Chi nhánh đã nhận được sự ủng hộ rất nhiệt tình của công ty, đặc biệt hơn bề dày uy tín của công ty đã làm tiền đề cho sự phát triển của chi nhánh. Tận dụng được những ưu thế về mối quan hệ, về mạng lưới, về lực lượng cán bộ công nhân…Sotrans Hà nội ngày càng tạo được nhiều mối quan hệ làm ăn tin cậy kể cả trong nước và ngoài nước. Mặc dù đã có nhiều mối quan hệ rộng rãi và thắt chặt với nhiều công ty trên thị trường song mở rộng quan hệ với nhiều bạn hàng hơn nữa vẫn luôn được Sotrans Hà nội xem là cần thiết quan trọng. 3.7. Hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế theo thị trường 3.7.1. Thị trường nội địa Nói đến Sotrans hẳn các doanh nghiệp được coi là đối thủ với Sotrans cũng phải khiếp sợ. Bởi uy tín của Sotrans trên thị trường là quá lớn. Một trong những ưu thế lớn đó là mạng lưới văn phòng đại diện, chi nhánh phủ rộng khắp toàn quốc. Với trụ sở chính đặt ở Tp. Hồ Chí Minh. Sotrans có 6 đơn vị trực thuộc kinh doanh lĩnh vực giao nhận – kho vận - xếp dỡ. Gồm các trạm giao nhận tại hầu hết các ga, cảng và sân bay trên toàn quốc như: Trạm giao nhận Hải Phòng, Trạm giao nhận hàng không sân bay Tân Sơn Nhất, Trạm giao nhận Bình Dương. Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng, Chi nhánh giao nhận và vận tải hàng hoá tại Đồng Nai cho khu công nghiệp Biên Hoà , Cảng thông quan nội địa Phước Long…Vì thế mà bất cứ lô hàng xuất nhập khẩu nào cũng được Sotrans thực hiện giao nhận một cách nhanh chóng an toàn và hiệu quả. Sotrans Hà nội về bề dày lịch sử thì có phần còn non nớt, trang thiết bị cơ sỡ vật chất kỹ thuật cũng kém hơn các đơn vị trực thuộc khác của công ty. Với chiến lược mở rộng thị trường đưa thương hiệu của Sotrans rộng khắp cả nước, Sotrans Hà nội là mũi tên trọng điểm cho chiến lược này. Hoạt động giao nhận của Sotrans Hà nội chủ yếu tập trung ở các ga, cảng, sân bay của miền Bắc. Được sự hỗ trợ của công ty nên Sotrans Hà nội luôn hoàn thành tốt hoạt động giao nhận của mình. Luôn đảm bảo hàng hoá được giao nhận an toàn, với thời gian nhanh nhất, chi phí hợp lý. Với sự nỗ lực của toàn cán bộ nhân viên tại Sotrans Hà nội, đến nay chi nhánh đã có chỗ đứng trên thị trường miền Bắc, tạo thương hiệu mạnh, có uy tín với khách hàng. Trong tương lai Sotrans Hà nội sẽ phát triển hơn nữa, vươn xa hơn nữa. 3.7.2. Thị trường quốc tế Không chỉ dừng lại ở thị trường trong nước Sotrans còn vươn ra xa hơn nữa, phủ rộng khắp toàn cầu. Minh chứng cho điều này là Sotrans đã ký kết hiệp định là đại lý giao nhận với rất nhiều công ty giao nhận vận tải quốc tế như: Đại lý hãng tàu container Hapag Lloyd, hãng Zim Lines, hãng Lloyd Triestino, các đại lý giao nhận như: Kulme và Nagel, Panalpina, Jardine, LEP… ở tất cả các nước trên thế giới như: Thụy Sĩ, Đức, Hàn Quốc, Hồng Kông, Trung Quốc, Nhật, Singapore… do đó mà hoạt động của Sotrans luôn luôn phong phú, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Đó chính là lợi thế của Sotrans, kế thừa điều đó Sotrans Hà nội đã có được rất nhiều thuận lợi từ ưu thế này. Thị trường giao nhận hàng hoá quốc tế của Sotrans Hà nội bao gồm: Khối ASEAN Khu vực Đông Bắc Á có Trung Quốc, Hồng Kông, Nhật Bản, Đài Loan và Hàn Quốc. EU có Pháp, Đức, Thuỵ Điển, Đan Mạch, Hà Lan, Ý, Bỉ… Châu Mỹ có Hoa Kỳ, Canada, Mexico và một số nước Châu Mỹ Latinh Thị trường khác Biểu đồ 4: Tỉ trọng khối lượng hàng hóa giao nhận theo thị trường ĐVT: % (Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động của Sotrans Hà nội) Khối EU Là một trong những thị trường béo bở nhất trong việc xuất nhập khẩu hàng hoá của Việt Nam trong nhiều năm trở lại đây, hoạt động giao nhận của Sotrans Hà nội với thị trường này chiếm 32% doanh thu của chi nhánh. Con số này đang có chiều hướng gia tăng khi mà Việt Nam gia nhập WTO thì hàng hoá của các nước EU tham gia vào thị trường Việt Nam sẽ nhiều hơn. Cũng dễ hiểu bởi thủ tục nhập cảng cũng dễ dàng hơn, không bị đánh thuế, không phân biệt, được bình đẳng tự do. Do đó thị trường EU trở thành thị trường buôn bán hấp dẫn đối với các doanh nghiệp Việt Nam, kim ngạch xuất nhập khẩu ngày càng tăng. Hàng hoá được Chi nhánh giao nhận tại thị trường này theo cơ cấu mặt hàng đối với hàng nhập khẩu chủ yếu là sắt thép, phân bón, xăng dầu, máy móc thiết bị phụ tùng… hàng xuất khẩu chủ yếu là dệt may, giày dép, các sản phẩm bằng da, đồ gỗ, đồ chơi trẻ em, điện tử, các phụ kiện linh kiện đi kèm… Tuy nhiên cùng với những mặt tích cực thì tồn tại song song mặt hạn chế, đó là hoạt động giao nhận của Chi nhánh với thị trường EU gặp phải khó khăn do khoảng cách về thời gian địa lý khá xa so với các thị trường khác, do đó thời gian vận chuyển thường lâu hơn và các rủi ro xảy ra xác suất cũng cao hơn. Một điều nữa là thị hiếu tiêu dùng, văn hoá, sở thích, nhu cầu của người dân Việt Nam với các nước EU có sự khác biệt rất lớn… Nhưng dù sao thì đây vẫn là thị trường đóng vai trò quan trọng đối với Chi nhánh. Khối ASEAN ASEAN luôn là một thi trường trung thành, thân thiết với Việt Nam. Có kim ngạch buôn bán thuộc vào TOP trong những năm gần đây. Kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam sang các nước thuộc khối ASEAN năm 2006 là 1980 triệu USD, năm 2007 la 2403 triệu USD. Kim ngạch nhập khẩu của Việt Nam từ thị trường ASEAN tăng từ 5480 triệu USD năm 2006 lên đên 6730 triệu USD năm 2007. Sở dĩ có được điều này bởi lẽ, khi kinh doanh trong khốí ASEAN các doanh nghiệp Việt Nam có được những thuận lợi sau: Trước hết, phải nói đến vấn đề văn hoá. Do là những nước hàng xóm làng giềng nên có tương đồng về văn hoá. Những phong tục tập quán, sở thích, cách ăn mặc… không có sự khác biệt quá xa. Nên đó là điều kiện thuận lợi cho quan hệ giao dịch buôn bán giữa các nước với nhau. ASEAN đã áp dụng mức thuế ưu đãi đối với hàng hoá xuất nhập khẩu trong khối. Lợi thế về mặt địa lý là một trong những ưu thế cho việc kinh doanh buôn bán giữa các nước trong khối với nhau… Đó chính là những lý do thị trường ASEAN luôn là bạn hàng thân thiết nhất của Việt Nam. Khu vực Đông Bắc Á Đây cũng là một thị trường không kém phần quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hoá của Sotrans Hà nội. Đặc biệt là Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc. Đó là 3 quốc gia có tỉ trọng hàng hoá được giao nhận cao hơn cả. Khu vực Châu Mỹ Bạn hàng thân thiết trung thành nhất trong hoạt động giao nhận của Sotrans Hà nội với thị trường này chủ yếu là Mỹ. Từ lâu Mỹ vẫn được đánh giá là thị trường tiềm năng trong nhiều năm gần đây. Đặc biệt từ khi Hiệp định thương mại Việt Mỹ được ký kết và có hiệu lực, kim ngạch buôn bán hai chiều Mỹ và Việt Nam đã đạt trên 3 tỷ USD. Và trong giai đoạn hiện nay Chi nhánh vẫn cố gắng đưa ra những chiến lược để tăng cường hơn nữa mối quan hệ này. Đối với các nước khác trong khu vực Châu Mỹ, hoạt động giao nhận của Chi nhánh đang còn hạn chế rất nhiều. Do trình độ cán bộ công nhân viên còn hạn chế, phương tiện vận chuyển chưa tân tiến hiện đại, nền văn hoá còn khác nhau quá nhiều. Hi vọng trong thời gian tới đây Sotrans Hà nội sẽ phát triển mở rộng hơn nữa. 2. Kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế Hoạt động dưới hình thức đại lý giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế là chủ lực của Sotrans Hà Nội. Chính vì thế hoạt động này mang lại cho Chi nhánh tới 75-85% tổng doanh thu và lợi nhuận. Kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế đang có chiều hướng tăng cao theo các năm. Đáng vui mừng nhất là lợi nhuận có tốc độ tăng rất nhanh, mức tăng của doanh thu không thể đuổi kịp được. Cụ thể : Bảng 14: Kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế ĐVT: Triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 Doanh thu (T) Thực hiện 7.543 7.980 7.120 8.453 9.879 So với năm trước Mức tăng tuyệt đối - 437 -860 1333 1426 Tốc độ tăng (%) - 5.8 -10.7 18.7 16.8 Lợi nhuận (P) Thực hiện 478 432 598 612 678 So với năm trước Mức tăng tuyệt đối - -46 166 14 66 Tốc độ tăng (%) - -9.8 38.4 2.3 10.8 Tỷ suất P/T(%) 6.3 5.4 8.4 7.2 6.9 (Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh thời kỳ 2003-2007) Nhận thấy rằng tốc độ tăng lợi nhuận chậm hơn so với tốc độ tăng của doanh thu. Lợi nhuận năm 2007 đạt mức cao nhất trong 5 năm trở lại đây (678). Có được điều đó bởi lẽ trong năm 2007 chi nhánh biết cách chi hơn, lượng hàng hoá xuất nhập khẩu nhiều hơn, do xoá bỏ hạn ngạch với một số nước. Chính vì thế mà hiệu quả kinh doanh của chi nhánh ngày càng có triển vọng, khả quan hơn, thể hiện ở tỉ suất lợi nhuận/ doanh thu tăng và năm 2005 đạt cao nhất là 8.4% ( xem hình dưới). Biểu đồ 5: Tỉ suất lợi nhuận/ doanh thu của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế ĐVT: % (Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh thời kỳ 2003- 2007) II. QUẢN LÝ GIAO NHẬN XUẤT NHẬP KHẨU 1. Nhiệm vụ các bên liên quan trong quá trình giao nhận hàng hoá quốc tế Để hoàn thành một qúa trình giao nhận hàng hoá quốc tế có sự có mặt của nhiều bên. Song đều dựa trên mối quan hệ giữa người giao nhận và người gửi hàng. 1.1. Nhiệm vụ người giao nhận Ký kết hợp đồng giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hoá của chủ hàng. Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu. Quyết toán với tàu về việc giao nhận hàng hoá và lập các chứng từ cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho chủ hàng ngoại thương. Tiến hành bốc dỡ, vận chuyển bảo quản lưu kho hàng hoá trong khu vực cảng. Chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hoá do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển bốc dỡ. Hàng hoá lưu kho bãi của người giao nhận bị hư hỏng tổn thất thì người giao nhận phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ. 1.2. Chủ hàng ngoại thương có nhiệm vụ Ký kết hợp đồng uỷ thác giao nhận với người giao nhận trong trường hợp hàng qua cảng. Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hoá với người giao nhận. Cung cấp cho người giao nhận các thông tin về hàng hoá. Cung cấp các chứng từ cần thiết cho người giao nhận để giao nhận hàng hoá. Cụ thê: Đối với hàng nhập: - Chủ hàng phải cung cấp các chứng từ sơ đồ xếp hàng, chi tiết hầm tàu, vận đơn đường biển 24h trước khi tàu về đến vị trí hoa tiêu. Đối với hàng xuất: - Chủ hàng phải cung cấp các chứng từ như lược khai hàng hoá (24h trước khi tàu về đến vị trí hoa tiêu), sơ đồ xếp hàng( 8h trước khi bốc dỡ hàng xuống). - Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết những vấn đề phát sinh - Lập các chứng từ cần thiết cho quá trình giao nhận để có thể có cơ sỡ khiếu nại cho bên liên quan. - Thanh toán các loại chi phí cho người giao nhận - Ngoài ra quá trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu còn có nhiều bên liên quan tham gia như: Hải quan, đại lý tàu biển, chủ tàu nội bộ... có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau... 2. Quy trình quản lý và luân chuyển chứng từ 2.1. Quy trình hàng nhập khẩu - Nhận yêu cầu của khách về hàng nhập khẩu, kiểm tra tính hợp pháp, khả thi phù hợp với khả năng của bộ phận giao nhận.(công việc A) - Chào giá, thương thảo và ký kết hợp đồng.(Công việc B) - Lựa chọn các nhà cung cấp, thương thảo và ký kết hợp đồng với các nhà thầu phụ như: Cảng xếp dỡ, công ty bảo hiểm, đơn vị vận chuyển, cơ quan giám định...(Công việc C) - Nhận hồ sơ nhập khẩu từ người bán gửi, kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ thông qua khách hàng hay ngân hàng chỉ định.(Công việc D) - Liên hệ với đại lý hãng tàu để xác định thời gian tàu cập cảng( nghiên cứu tính chất, đặc điểm của từng loại hàng và sơ đồ hầm tàu, phiếu đóng gói...) để có phương án sắp xếp phù hợp, an toàn tuân thủ các quy định trong vận chuyển. Nếu nhiều chủ hàng để thống nhất cơ sỡ phân chia tổn thất(nếu có).(Công việc E) - Yêu cầu khách hàng thông báo thời gian, địa điểm giao hàng gửi các chứng từ, hồ sơ để khai hải quan: Hợp đồng ngoại thương, vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, giấy phép nhập khẩu, giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, giấy uỷ quyền nhận hàng, hoá đơn cước, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận hun trùng, kiểm dịch, giấy phân tích, giấy ưu đãi đầu tư, giấy phép tạm nhập tái xuất, bảng định mức nguyên phụ liệu, giấy chứng nhận trọng lượng, bảng chi tiết đóng hàng, bảng vẽ kỹ thuật, chứng từ nộp thuế...(Công việc F) - Nhận, kiểm tra chứng từ, hồ sơ mở tờ khai nhập khẩu và thực hiện các bước theo thủ tục hải quan. Thông báo thuế (nếu có) cho khách hàng khi trả tiền ngay và hoàn tất thủ tục hải quan.(Công việc G) - Kiểm tra quá trình bốc dỡ hàng, giao nhận hàng tại cảng vận chuyển hàng tới địa điểm giao hàng theo các phương tiện, theo từng loại hàng mà đơn vị đã thoả thuận với các đơn vị bốc dỡ. Những trường hợp hàng hoá đặc biệt phải có những quy định riêng, phù hợp.(Công việc H) - Lập biên bản giao nhận hàng hoá.(Công việc I) - Tập hợp hồ sơ chứng từ, lập bảng kê thanh toán và ký xác nhận với khách hàng về tình hình thực hiện lô hàng tiến hành thanh lý hợp đồng.(Công việc K) - Trên cơ sỡ thanh lý hợp đồng, bảng kê thanh toán kế toán phát hành hoá đơn thu tiền của khách hàng và thanh toán với các nhà thầu phụ ( nếu có).(Công việc L) Quá trình trên được chi tiết cụ thể như sau: Bảng 15: Thời gian thực hiện các công việc trong hàng nhập khẩu Công việc Công việc hoàn thành trước Thời gian thực hiện(giờ) A - 1 B A 4 C B 5 D B 2 E D 4 F D 2 G F 7 H G 3 I H 1 K I 2 L K 1 (Nguồn: phòng kinh doanh chi nhánh Sotrans Hà nội) Quy trình thực hiện hàng nhập khẩu được biểu diễn qua sơ đồ ngang – Sơ đồ Gant Sơ đồ 3: Gant cho hàng nhập khẩu 1h 4h 5h 2h 4h 2h 7h 3h 1hhhh 2h 1h B A C D E F G H IA K L 23 Giờ Nhận xét: - Tổng thời gian hoàn thành một quy trình hàng nhập khẩu là 23 giờ( tương đương với 4 ngày). - Công việc được coi là quan trọng là ở công việc A, B, D, F, G, H, K, L Do vậy các công việc này ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ trong việc hoàn thành một quy trình nhập khẩu. Nếu các bước này không được thực hiện nhanh chóng, triệt để thì sẽ kéo theo cả quy trình chậm tiến độ, gây tổn thất cho doanh nghiệp về mặt chi phí cũng như thời gian. - Tổng thời gian dự trữ 6 giờ trong đó Công việc C có thời gian dự trữ là 1 giờ, công việc E có thời gian dự trữ là 5 giờ. Công việc C và E có thể được làm chậm lại không nhất thiết phải thực hiện ngay, ví dụ như công việc C có thể được làm chậm lại khoảng 1giờ, công việc E làm chậm được 5 giờ. Việc làm chậm này không hề ảnh hưởng đến tiến độ của cả quy trình. Do đó có thể tranh thủ được những thời gian đó đi làm việc khác mà không cần gấp rút. Để cho quy trình hàng nhập khẩu có thể diễn ra nhanh hơn nữa, tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc thì ta cần rút ngắn ở các công việc A, B, D, F, G, H, I, K, L. Rút ngắn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của công việc. 2.2. Quy trình hàng xuất - Nhận yêu cầu của khách hàng về hàng xuất hàng, kiểm tra tính hợp pháp, khả thi phù hợp với khả năng của bộ phận giao nhận. - Chào giá, thương thảo và ký kết hợp đồng. - Lựa chọn các nhà cung cấp, thương thảo và ký kết hợp đồng với các nhà thầu phụ như: cảng xếp dỡ, công ty bảo hiểm, đơn vị vận chuyển, cơ quan giám đinh... - Nhận hồ sơ xuất khẩu từ người mua gửi, kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ thông qua khách hàng hay ngân hàng chỉ định. - Liên hệ với đại lý hãng tàu để xác định thời gian tàu cập cảng( nghiên cứu tính chất, đặc điểm của từng loại hàng và sơ đồ hầm tàu. phiếu đóng gói...) để có phương án sắp xếp phù hợp, an toàn tuân thủ cá quy định trong vận chuyển. Nếu nhiều khách hàng xuất cùng tham gia 1 chuyến tàu phải phối hợp với cảng, đại lý tàu và các chủ hàng để thống nhất cơ sỡ phân chia tổn thất( nếu có). - Yêu cầu khách hàng thông báo thời gian, địa điểm giao hàng, gửi các chứng từ, hồ sơ để khai hải quan: Hợp đồng ngoại thương, vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, giấy phép xuất khẩu, giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, giấy uỷ quyền xuất hàng, hoá đơn cước, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận hun trùng, kiểm dịch, giấy phân tích, giấy chứng nhận trọng lượng, bảng chi tiết đóng hàng, bảng vẽ kỹ thuật, chứng từ nộp thuế... - Nhận, kiểm tra chứng từ, hồ sơ mở tờ khai xuất khẩu và thực hiện các bước theo thủ tục hải quan. Thông báo thuế( nếu có) cho khách hàng khi trả tiền ngay và hoàn tất thủ tục hải quan. - Kiểm tra quá trình bốc dỡ hàng, giao nhận hàng tại cảng, địa điểm giao hàng, vận chuyển hàng theo các phương tiên, theo từng loại hàng mà đơn vị đã thoả thuận với cá đơn vị bốc dỡ. Những trường hợp hàng hoá đặc biệt phải có những quy định riêng, phù hợp. - Lập biên bản giao nhận hàng hoá. - Tập hợp hồ sơ chứng từ, lập bảng kê thanh toán và ký xác nhận với khách hàng về tình hình thực hiện lô hàng tiến hành thanh lý hợp đồng. - Trên cơ sỡ thanh lý hợp đồng, bảng kê thanh toán kế toán phát hành hoá đơn thu tiền của khách hàng và thanh toán với các nhà thầu phụ ( nếu có). 2.2.1. Quy trình làm hàng xuất biển 2.1.1.1. Hàng chỉ định Nguồn thông tin: Đối với một lô hàng xuất chỉ định, ta sẽ có hai nguồn thông tin: Thông tin từ đại lý Thông tin từ khách hàng( người xuất hàng) Sau khi nhận được thông tin về lô hàng xuất, mở File hàng sea xuất, lấy số file. Xử lý thông tin: Thông tin nhận được từ đại lý: Nhận được thông tin của đại lý, liên hệ với khách hàng để biểt lịch xếp hàng, ngày xuất, chi tiết cụ thể của hàng hoá( lượng hàng: số PCS/PRS, P.O Number, order number) rồi thông báo lại cho đại lý. Thông tin nhận được từ khách hàng: Khi nhận được thông báo về lô hàng từ khách hàng, làm điện thông báo cho đại lý chi tiết lô hàng( tên consignee/ ngày xon