Chuyên đề Hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực tại nhà máy bia Đông Nam Á

án bộ, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên. Điều hành quản lý các phòng nhân sự, Thư ký, bộ phận Lái xe, Phòng Bảo vệ, Nhà ăn, Bộ phận vệ sinh nhà máy. Giám đốc Tài chính Có chức năng tham mưu, giúp việc cho Phó Tổng giám đốc và Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trướcTổng giám đốc về các vấn đề tài chính của công ty, phối hợp với các bộ phận khác để thực hiên các hoạt động kinh doanh của Nhà máy. Các phòng ban do giám đốc hành chính điều hành - Phòng tài chính kết toán: Gồm 8 người chia làm 2 bộ phận máy tính và tài chính kế toán bộ phận máy tính phục vụ cho bộ phận kế toán thực hiện tốt công việc và lưu trữ báo cáo về tình hình chính cho cấp trên và liên hệ với các bộ phận khác, có chức năng chuẩn bị và quản lý nguồn tài chính phục vụ cho sản xuất kinh doanh và các khoản lương cho CBCNV. Quản lý và cung cấp các thông tin về kết quả SXKD, về tài sản của doanh nghiệp trong từng kỳ, trong từng năm. Đồng thời có nhiệm vụ hạch toán chi phí tính giá thành sản phẩm, thực hiện chế độ kế toán hiện hành của Nhà Nước. Tổ chức theo dõi, trực tiếp quản lý tiền bán hàng, tham gia với các phòng KHSX, phòng Kỹ thuật đối với các hợp đồng kinh tế, các hợp đồng thương mại khi quyết toán và thanh lý hợp đồng. Tổ chức kiểm kê định kỳ, đánh giá lại tài sản hàng hoá. - Tổ bảo vệ: gồm 20 người, chịu sự điều hành của nhà máy được quản lý trực tiếp bởi giám đốc hành chính. Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản, trang thiết bị, nguyên vật liệu, sản phẩm của nhà máy khỏi bị mất mát cả trong giờ làm việc cũng như ngoài giờ làm việc. -Tổ lái xe: gồm 19 người chịu sự điều hành trực tiếp của giám đốc hành chính. Có nhiệm vụ chuyên trở hàng hoá nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, bán hàng của công ty đồng thời chuyên trở cán bộ công nhân viên của nhà may đi công tác, thực hiện nhiệm vụ cho nhà máy. -Phòng Thư ký: gồm 2 người chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc làm nhiệm vụ tiếp khách giao dịch, đối nội, bố trí làm việc với lãnh đạo, tổ chức các hoạt động phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt cho người lao động, chuẩn bị tài liệu cho các giao dịch, ký kết hợp đồng. -Nhà ăn :để phục vụ cho cán bộ công nhân viên của nhà máy các bữa ăn bồi dưỡng trong thời gian làm việc, chuẩn bị cho các bữa liên hoan tiếp khách của nhà máy. -Tổ vệ sinh: làm nhiêm vụ quét dọn vệ sinh trong toàn nhà máy trong các phòng ban, cũng như trong toàn nhà máy đảm bảo vệ sinh cho nhà máy trong và ngoài giờ làm việc. -Phòng nhân sự: gồm 4 người có trách nhiêm trợ giúp cho cán bộ quản lý và lãnh đạo thực hiện các hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong các bộ phận của mình. Phòng nhân lực xây dựng các mẫu phiếu để giúp những người quản lý đo lường được sự thực hiện công việc của những người dưới quyền,còn việc đánh giá thì được thực hiện bởi chính người quản lý đó. Các hoạt động của phòng nhân sự thực hiện ba vai trò là: + Vai trò tư vấn :đó là giúp và hướng dẫn đối với những người quản lý khác để giải quyết các vấn đề nguồn nhân lực trong tổ chức. +vai trò phục vụ: Phục vụ trực tiếp cho các cán bộ quản lý trực tuyến hay các bộ phận chức năng khác trong tổ chức ví dụ như tuyển mộ,đào tạo định hướng, ghi chép hồ sơ , thực hiện các báo cáo về nhân sự… +vai trò kiểm tra: phòng nhân sự xây dựng các chính sách và thủ tục đồng thời giám sát thực hiện chúng, vai trò này càng trở nên quan trọng trong các lĩnh vực như an toàn, tuyển dụng,quan hệ lao động và thù lao lao động. Các phòng ban do giám đốc kỹ thuật điều hành Bộ phận phụ trợ quá trình sản xuất: Gồm 44 người, có các nhiệm vụ như chuẩn bị các điều kiện về máy móc thiết bị và phụ tùng thay thế cho sản xuất. Quản lý và cung cấp năng lượng, điện nước cho các đơn vị sản xuất của công ty. Xây dựng kế hoạch dự phòng thiết bị, chi tiết thay thế,và một số nguyên vật liệu cần sơ chế như gạo men, cồn….Đồng thời cung cấp kịp thời các công cụ phục vụ cho quá trình sản xuất. Phòng công nghệ: Là phòng quan trọng nhất của toàn nhà máy nó liên quan trực tiếp đến sản phẩm của nhà máy, chất lượng của sản phẩm đựơc quyết định tại phòng này, ảnh hưởng rất lớn đến kết sản xuất của toàn nhà máy, phòng này được trang bị các thiết bị hiện đại, dây truyền khép kín do vậy các khâu chuẩn bi cho quá trình này cần thực hiện chu đáo để quá trình sản xuất không bị gián đoạn, do vây phòng này không cần nhiều người lao động làm việc mà chỉ cần rất ít người chỉ có 25 người để theo dõi quá trình công nghệ và điều khiển máy còn các bộ phận khác phục vụ cho phòng này lại phải cần nhiều người hơn. -Phòng đóng gói: đây là phòng thực hiện nhiệm vụ cuối cùng của quá trình sản xuất cho ra sản phẩm cuối cùng tại phòng này thực hiện công việc đóng các sản phẩm vào lon và chai đây là khâu quyết định đến mẫu mã và bảo quản sản phẩm do phòng này thực hiện các công việc thủ công nhiều hơn máy móc do vậy cần nhiều lao đông hơn các bộ phận khác nên số lao động lên hơn 100 người. - Phòng KCS: Gồm có 10 người Phòng KCS dưới sự điều hành trực tiếp của Giám đốc điều hành kỹ thuật. Phòng có nhiệm vụ phải xây dựng các phương án quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm chi phí trong sản xuất, tiến hành kiểm tra nguyên phụ liệu trước khi nhập kho, kiểm tra chất lượng hàng may mặc trước khi giao cho khách hàng. Phòng cũng có sự phối hợp với các đơn vị trong công ty để thực hiện các biện pháp đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm. - Phòng kho: Gồm 20 người có nhiệm vụ tiếp nhận nguyên phụ liệu, kiểm định hàng hoá đảm bảo những nguyên tắc và những quy định của công ty. Bảo quản và quản lý chặt chẽ hàng hoá, hàng tồn kho và có biện pháp bảo quản tốt chất lượng hàng hoá, nguyên phụ liệu. Đó chính là chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban của nhà máy có trụ sở tại 167B Minh Khai_Hà nội, để thực hiện nhiệm vụ sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng của công ty kinh doanh sản phẩm bia của nhà máy. Đặc điểm của sản phẩm và nhiệm vụ của nhà máy bia Đông Nam á Nhiêm vụ của nhà máy bia là sản xuất các sản phẩm bia Halida và Carlsberg cung cấp cho công ty kinh doanh bia Halida và Carlsberg đáp ứng nhu cầu thị trường đồng thời đem lại lợi nhuận cho chủ đầu tư và đóng góp tiền vào ngân sách nhà nước. 3.Đặc điểm của sản phẩm và quy trình sản xuất Liên doanh Nhà máy bia Đông Nam á sản xuất 2 loại sản phẩm bia halida và carlsberg, đây là các sản phẩm đồ uống có ga, giải khát là mặt hàng thực phẩm do đó yêu cầu về vệ sinh an toàn thực phẩm cao, bảo quản sản phẩm là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng. Đây là sản phẩm giải khát do đó mang tính chất mùa vụ sản phẩm sẽ được tiêu thụ mạnh vao mùa hè và ít vào mùa đông. Tuy nhiên với công nghệ bảo quản sản phẩm hiện đại sản phẩm có thể sử dụng trong thời gian dài do vậy sản phẩm vẫn được sản xuất liên tục không phụ thuộc vào mùa vụ, đồng thời sản phẩm của nhà máy do bảo quản tốt nên có thể vận chuyển đến mọi môi trường khí hậu mà chất lượng vẫn đảm bảo nên sản phẩm được tiêu thụ mạnh ở cả thị trường trong nước và quốc tế . Đây là sản phẩm từ dây truyền công nghệ hiện đại, khép kín nên chất lương tốt đạt tiêu chuẩn quốc tế được khách hàng đánh giá cao, tiêu thụ mạnh. Cụ thể dây truyền công nghệ sản xuất sản phẩm có thể biểu diễn trên sơ đồ công nghệ sau: Sơ đồ 2: Quy Trình Công Nghệ Sản Xuất Bia (nguồn: tài liêu lưu hành phòng công nghệ nhà máy bia Đông Nam Á ) Nghiền Bột (gạo, malt) Nấu đường hoá Lọc Trong Chiết bom Nấu Hoa Làm lạnh Lên men Lọc bã Bão hoà CO2 Bia tươi Tách bã hoa nắng Máy lạnh Nấm men Nén CO2 Rửa Nước Công nghệ Phụ gia (enzym) Nước nóng Hơi Bã malt húp lon hơi Nước làm lạnh Nước làm lạnh Bã hoa Nước nóng cho hạ t0 rồi tuần Nước hoàn cồn làm lạnh Nước cồn tuần hoàn Trợ lọc Cặn lọc Bom Bia rơi vãi 4.Thực trạng các đối thủ cạnh tranh Thị trường tiêu thụ của sản phẩm hiện nay chủ yếu là thị trường trong nước sản phẩm được tiêu thụ trên cả 3 miền Bắc, Trung, Nam, trong cả các nhà hàng khách sạn sang trọng lẫn các quán cơm bình dân Thị trường Quốc tế: sản phẩm của công ty tuy được tiêu thụ mạnh nhưng sản lượng tiêu thụ chưa nhiều so với sản lượng tiêu thụ trong nước trong thời gian tới công ty sẽ tăng cường khai thác thị trường nước ngoài. Với thị trường tiêu thụ sản phẩm như vậy thì nhà máy phải đối mặt với rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Đối với thị trường trong nước sản phẩm của nhà máy phải cạnh tranh với rất nhiều sản phẩm như các sản phẩm bia ở địa phương các tỉnh giá thành rẻ phù hợp với thu nhập của người tiêu dùng ở các địa phương . Nhưng với đà phát triển kinh tế xã hội nước ta hiện nay thì đời sống nhân dân ngày càng được nâng cao do đó nhu cầu tiêu dùng các sản phẩm bia có chất lượng ngày càng tăng do vậy các đối thủ này thật sự không đáng ngại cho nhà máy. Các đối thủ thật sự đáng lo ngại là các sản phẩm bia có chất lượng tốt như bia Hà nôi, Heiniken, tiger, bia Sài Gòn hiện tại có thị phần đáng kể trên thị trường. Đặc biệt sản phẩm cạnh tranh đáng ngại nhất là sản phẩm bia Hà nội, vì thị trường tiêu thụ chính của bia Hà nội là miền Bắc cũng là thị trường chính của bia Đông Nam á, mà chất lượng và giá thành thực sự không có sự khác biệt nhiều. Bên cạnh đó nhà máy bia rượu Hà Nội ra đời sớm nên có nhiều khách hàng truyền thống. Còn các đối thủ Heiniken, tiger thì giá thành của họ là tương đối cao so với phần lớn thị hiếu của người Viêt Nam nên chưa đáng lo ngại, nhưng cũng cần đề phòng các đối thủ này vì đây là những hãng bia quốc tế họ thực sự có tiềm năng về tài chính và các nguồn lực khác. Ở thị trường miền nam thì bia Đông nam á thực sự vẫn chưa là đối thủ mạnh của sản phẩm bia Sài Gòn do bia SaiGòn đã chiếm được thị phần lớn trong thị trường bia miền Nam và họ có truyền thống lâu năm hơn mà sản phẩm bia Đông Nam á còn xa lạ với khách hàng miềm nam. Do vậy để cạnh tranh với đối thủ này ở thị trường này cần thời gian lâu dài. Đối với thị trường quốc tế, sản lượng bia tiêu thụ còn ít, hiện nay nhà máy chưa chú trọng đến thị trường này, nhà máy mới xuất khẩu ở dạng giới thiệu sản phẩm và quảng cáo thương hiệu. Do đó trong thời gian tới cần chú trọng hơn để có thể mở rộng thị trường và có thị phần đáng kể ở nước ngoài vì thị trường này chính là sân chơi lớn của nhà máy. Với các đối thủ cạnh tranh như trên thì nhà máy phải không ngừng nâng cao chất lượng, giảm giá thành sản phẩm của nhà máy để ngày càng nhiều khách hàng tin dùng. Bên cạnh đó nhà máy cần phối hợp chặt chẽ với công ty kinh doanh sản phẩm bia Đông Nam á tìm hiểu nhu cầu và thị hiếu của khách hàng thay đổi như thế nào để có kế hoạch sản xuất cho phù hợp với thị trường để sản phẩm bia Đông Nam á luôn duy trì và phát huy được thế mạnh của mình. 5.Đặc điểm đội ngũ lao động của nhà máy. Tổng số lao động nhà máy khi đã tách ra là 262 người, trong đó lao động gián tiếp là 27 người chiếm 10,3%, lao động sản xuất trực tiếp là 235 người chiếm 89,7%. Số lao động nữ là 126 người chiếm 48%, số lao động nam là 136 người chiếm 52%. Tỷ lệ lao động nam và nữ chiếm gần như tương đương nhau, có thể lý giải là lao động của nhà máy đa phần là làm công việc phục vụ cho dây truyền sản xuất nên lao động lại không mang những đặc thù riêng chuyên sâu lên yêu cầu lao động ở mức độ sức khoẻ trung bình và các kỹ năng không cần cao, ngoại trừ bộ phận công nghệ là bộ phận đòi hỏi đội ngũ lao động có trình độ cao do phải điều khiển máy móc và thiết bị hiện đại, còn các bộ phận phục vụ khác ngoài những vị trí quản lý, điều khiển máy móc thì chỉ cần lao động phổ thông. Bảng 1: Phần chia lao động theo trình độ, thời hạn của hợp đồng. Chỉ tiêu Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Trong đó: Nam Nữ Tổng số: 2003 2004 2005 2003 2004 2005 110 100 114 106 136 126 52,38 47,62 51,81 48,19 52 48 210 220 262 100 100 100 Trình độ Đại học, cao đẳng Trung cấp Công nhân kỹ thuật. Lao động phổ thông 65 40 64 41 70 41 65 44 94 41 72 55 30,95 19,04 30,47 19,54 31,82 18,64 29,54 20 35,9 15,6 27,5 21 Tính chất hợp đồng. HĐ không thời hạn HĐ từ 1 – 3 năm 178 32 180 40 185 77 84,76 15,24 81,82 18,18 70,6 29,4 (Nguôn:thống kê lao động của nhà máy bia Đông Nam á năm 2005) Như vậy đa số lao động trong nhà máy làm việc theo hợp đồng không xác định thời hạn, đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất ổn định trong các năm tới. Do nhà máy là nhà máy sản xuất nên đây là điều kiện thuận lợi giúp cho nhà máy đảm bảo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của mình. Nhưng đông thời nhà máy luôn phải lo đủ việc làm cho số lao động này, nhưng với tình hình sản xuất của nhà máy đang trên đà phát triển thì công việc này không đáng lo ngại. Phân theo trình độ thì đội ngũ cán bộ lao động của nhà máy thì lao động của nhà máy có trình độ cao. Tỷ lệ lao động có trình độ lao động và trung cấp chiếm 51,1%, lao động công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông chiếm 48,9%. Đây là những lao động làm việc tại những bộ phận phục vụ chuẩn bị cho sản xuất theo kế hoạch. 6.Kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy trong 3 năm qua. Bảng 2: Chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh qua các năm. Các chỉ tiêu đơn vị tính 2003 2004 2005 %tăng trung bình Sản lượng bia Bia Halida Lon Chai Bia carlsberg Lon Chai HL 473.000 440.000 270.000 170.000 33.000 26.000 7.000 520.000 480.000 290.000 190.000 40.000 27.000 13.000 645.000 590.000 350.000 240.000 55.000 35.000 20.000 Tổng doanh thu Trđ 400.000 450.000 580.000 15,15% Các khoản nộp ngân sách Trđ 108.000 110.000 120.000 Lợi nhuận sau thuế Trđ 38.000 40.000 47.000 11,35% Tổng số lao động Người 210 220 262 12,5% Tổng quỹ lương Trđ 4.158 4.488 5.659 4,4% Thu nhập bình quân Ngđ/t 1. 650 1.700 1.800 4,4% (Nguôn: báo cáo kết quả kinh doanh của nhà máy bia Đông Nam á) Từ bảng số liệu trên ta thấy từ năm 2003 đến 2005 các chỉ tiêu đều tăng sản lượng bia của nhà máy ngày càng tăng. Đặc biệt năm 2005 sản lượng bia tăng mạnh. Ta thấy sản lượng các sản phẩm đều tăng trong mỗi năm và tốc độ tăng của năm sau cao hơn năm trước. Sản lượng bia carlsberg tăng nhanh hơn bia Halida. Nhưng số lượng bia nhà máy so với số lượng bia sản xuất ra thì bia halida vẫn chiếm vị trí chủ chốt gấp hơn 10 lần sản lượng bia carlsberg. Qua bảng số liệu trên ta còn thấy sản lượng bia lon nhiều hơn bia chai chứng tỏ rằng bia lon tiêu thụ mạnh hơn và là mặt hàng chủ yếu của công ty. Tốc độ tăng doanh thu ngày càng cao năm 2004 tốc độ tăng là 12,5%; 2005 tốc độ tăng là 17,5% tính trung bình thì từ 2003 đến 2005 tốc độ tăng là 15,15%. Các khoản nộp ngân sách cũng theo đó tăng lên. Lợi nhuận sau thuế năm 2004 tăng nên được 5,2% năm 2005 tăng 12,7 % Số lượng lao động được sử dụng ngày càng nhiều. Đặc biệt năm 2005 số lượng lao động của nhà máy tăng 42 người. Nhìn chung, tình hình sản xuất kinh doanh của nhà máy đang trên đà phát triển và tăng trưởng không ngừng. Qua kết quả sản xuất kinh doanh ta thấy rằng năng suất lao động của nhà máy không ngừng tăng cụ thể như sau W2003ngưòi = 1904,76 triệu đồng W2004ngưòi = 2045 triệu đồng. W2005ngưòi = 2213,7 triệu đồng Tốc độ tăng năng suất lao động ( r ) r2004 = 7,36% r2005 = 8,2% Tốc độ tăng tiền lương.( rl) rl2004 = 3% rl2005 = 5,8% Qua tính toán trên ta thấy tốc độ tăng tiền lương luôn được đảm bảo < tốc độ tăng năng suất lao động. Chứng tỏ nhà máy sử dụng nhân lực có hiệu quả. Bảng 3 : Cơ cấu lao động theo thâm niên công tác và tuổi đời năm 2005. Thâm niên công tác Só người Tỷ lệ % Tuổi Số người Tỷ lệ % < 2 năm Từ 2 năm – 5 năm Từ 5 – 10 năm Trên 10 năm 52 62 114 44 20 23,7 43,5 12,8 < 30 30 – 50 > 50 tuổi 62 176 24 23,7 67,2 9,1 (nguồn: thống kê lao động nhà máy bia Đông Nam á năm 2005) Qua bảng số liệu trên ta thấy tỉ lệ cấn bộ về lao động theo thâm niên có những đặc điểm sau : Tỷ lệ cán bộ thâm niên dưới 2 năm chiếm 20%. Chủ yếu những lao động này là mới được công ty tuyển dụng do yêu cầu mở rộng sản xuất của nhà máy trong 2 năm gần đây. Những người có thâm niên từ 2 – 10 năm chiếm tỷ lệ lớn(chiếm 67,2%). Còn lao động có thâm niên trên 10 năm là ít chiếm 12,8%. Với cơ cấu lao động theo thâm niên này cho thấy rằng lực lượng lao động trong nhà máy có tính chất ổn định và người lao động có thể phát huy được năng lực của mình trong công cuộc phát triển của nhà máy trong thời gian tới. Cơ cấu lao động theo tuổi của công ty có tỷ lệ lao động theo tỷ lệ trẻ : trung niên : già là 2 : 7 : 1. Cơ cấu này khẳng định lại cho ta thấy rằng lực lượng lao động công ty rất ổn định và trong thời gian tới sẽ có ít biến động do số lượng lao động đến tuổi nghỉ hưu ít. II.Thực trạng công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực nhà máy bia Đông Nam Á. 1. Các cơ sở của tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực của nhà máy. 1.1 Dựa vào kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Căn cứ vào dự kiến tiêu thụ sản phẩm của công ty kinh doanh sản phẩm bia Đông Nam Á, nhà máy lên kế hoạch sản xuất sản phẩm cho năm tới và các năm tiếp theo, từ đó nhà máy hoạch định các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất. Trong đó yếu tố về nguồn nhân lực là rất quan trọng, cụ thể nhà máy kế hoạch hoá nguồn nhân lực như sau: Vào đầu mỗi năm dựa vào kế hoạch sản xuất sản phẩm nhà máy sẽ đưa ra yêu cầu về khối lượng công việc xuống các phòng, các bộ phận và các phân xưởng của nhà máy. Trưởng các đơn vị này có trách nhiệm lên kế hoạch giải quyết các công việc, từ đó xác định được nhu cầu nhân lực cho đơn vị mình, căn cứ vào số lượng nhân lực hiện có để đưa ra con số nhân lực còn thiếu và đưa ra các giải pháp khắc phục, một trong các giải pháp đó là tuyển thêm người vào đơn vị mình. Sau khi xác định được số người cần tuyển thêm thì người trưởng đơn vị này đưa ra bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc đối với các vị trí cần tuyển. Sau khi đã hoàn thành các công việc trên các đơn vị có trách nhiệm báo cáo lên giám đốc tờ trình về tình hình nhu cầu nhân lực của đơn vị mình, Sau khi giám đốc xem xét sẽ phê duyệt và đưa ra được danh sách số lượng người sẽ được tuyển vào trong nhà máy. Giám đốc sẽ giao cho phòng nhân sự phối hợp với các phòng ban chịu trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức tuyển mộ tuyển chọn người lao động vào nhà máy 1.2 Dựa vào phân tích công việc. Sau khi phòng nhân sự nhận được bảng danh sách số luợng lao động các vị trí cần tuyển vào nhà máy, phòng nhân sự sẽ phối hợp với các đơn vị cần tuyển người xác định ra bản mô tả công việc và yêu cầu công việc đối với người thực hiện đối với các vị trí cần tuyển. Qua phân tích tìm hiểu phòng nhân sự sẽ đưa ra các yêu cầu đối với các ứng viên khi tuyển mộ, tuyển chọn vào từng vị trí cần tuyển thêm người như trình độ, chuyên môn, kinh nghiệm. Đây chính là cơ sở cho quá trình tuyển mộ tuyển chọn . 2. Vai trò phòng nhân sự trong tuyển mộ ,tuyển chọn nhân lực của nhà máy. + Chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc chuẩn bị và lập kế hoạch tuyển mộ, tuyển chọn lao động cho nhà máy. + Soạn ra bản thông báo tuyển mộ, tuyển chọn lao động cho nhà máy +Có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên và quản lý các hồ sơ này trong suốt quá trình tuyển mộ tuyển chọn của nhà máy. +Có trách nhiệm tổ chức, thực hiện quá trình tuyển chọn cho đến khi quá trình tuyển chọn kết thúc. 3. Quá trình tuyển mộ của nhà máy 3.1. Lập kế hoạch và ra thông báo tuyển mộ, tuyển chọn lao động Trưởng phòng nhân sự Vương Đồ Hải là người chịu trách nhiệm chính trước giám đốc về việc lập kế hoạch tuyển mộ, tuyển chọn trên cơ sở tổng hợp, và xét theo đề nghị của các phòng ban đã được giám đốc phê duyệt. Văn bản kế hoạch tuyển lao động do giám đốc phê duyệt sẽ được gửi tới các phong ban đơn vị. Kế hoạch tuyển mộ tuyển chọn gồm những nội dung chủ yếu sau: + Thông báo tuyển lao động (ghi rõ ngày tháng năm) + Tiếp nhận hồ sơ và lựa chọn sơ tuyển + Phỏng vấn tuyển chọn lao động (ghi rõ ngày, giờ cũng như người tham gia phỏng vấn) + Lập báo cáo trình giám đốc phê duyệt danh sách trúng tuyển. Sau khi đã lập kế hoạch tuyển mộ,tuyển chọn, văn phòng sẽ phải chuẩn bị một số diều kiện vật chất như: phòng ốc,các thiết bị cần thiết... cho quá trình tuyển mộ, tuyển chọn. Nhà máy xác định nguồn tuyển mộ là cả nguồn bên trong và bên ngoài. Do đó sau khi soạn thảo thông báo, nhà máy sẽ phải soạn hai bản, một bản sẽ được dán trên bảng tin trong Nhà máy, một bản sẽ gửi quảng cáo trên báo chí mà cụ thể là báo lao động và trên truyền hình Hà nội. Thông báo gồm những nội dung như sau: +Các vị trí cần tuyển của Nhà máy. +Số lượng người cần tuyển +Mức thù lao và các quền lợi được hưởng ở từng vị trí tuyển dụng +Yêu cầu đối với các ứng viên khi tham gia dự tuyển vào các vị trí +Địa điểm nộp hồ sơ, địa chỉ và số điện thoại liên hệ. +Thời hạn nộp hồ sơ. Cụ thể nhà máy soạn thông báo như mẫu: 1,2 ở phần phụ lục 3.2 Tiếp nhận và quản lý hồ sơ các ứng viên. Sau khi đã thông báo tuyển mộ, tuyển chọn lao động lên các phương tiện thông tin đại chúng, phòng nhân sự của nhà máy chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên và ghi tên các ứng viên vào sổ xin việc. Đồng thời phòng nhân sự phải quản lý hồ sơ của các ứng viên trong suốt quá trình tuyển mộ, tuyển chọn. Qua trình tuyển mộ kết thúc khi thời gian tiếp nhận hồ sơ đã hết . 4. Quy trình tuyển chọn của nhà máy. 4.1. Tuyển kỹ sư và nhân viên kỹ thuật Bước1: lựa chọn sơ tuyển các ứng viên. Kết thúc quá trình tuyển mộ, cán bộ quản trị nhân sự của nhà máy tiến hành kiểm tra lựa chọn sơ tuyển các ứng viên thông qua hồ sơ của họ. Việc sơ tuyển do cán bộ nhân sự và một cán bộ nghiệp vụ khác cùng tiến hành, kiểm tra, sơ tuyển căn cứ vào một số yếu tố như: +Giấy tờ có đủ không + Chữ viết, chữ ký + Các kỹ năng cần thiết cho công việc + Các thông tin trong lý lịch, bảng điểm... Sự kiểm tra này giúp Công ty đánh giá được một phần tính cách của ứng viên như: Có cẩn thận chu đáo không, có khả năng gì đặc biệt nổi trội? Những ứng viên bị loại thông qua sơ tuyển là những người không phù hợp với công việc. Sau khi kiểm tra, lựa chọn sơ tuyển xong cán bộ tuyển chọn sẽ tổng hợp danh sách các ứng viên được tham gia phỏng vấn. Trong bản tổng hợp này cũng ghi rõ ngày giờ và địa điểm phỏng vấn cũng như những người tham gia. Đồng thời trong bước này cần xác định những điểm còn chưa rõ đối với từng ứng viên cần phải tìm hiểu trong qua trình tuyển chọn tiếp theo. Bước2: Phỏng vấn tuyển chọn Do muốn tiết kiệm thời gian tiền bạc nên Nhà máy chỉ thực hiện phỏng vấn một lần. Chính vì lần phỏng vấn này sẽ quyết định ứng viên nào được chọn. Vì vậy, đây là một khâu rất quan trọng trong quy trình tuyển chọn lao động nên được tiến hành một cách rất cẩn thận, kỹ càng. Tham gia vào phỏng vấn có 3 người: Trưởng phòng nhân sự, cán bộ nhân sự và vị quản lý trực tiếp của các vị trí tuyển chọn. Để thuận tiện trong phỏng vấn Nhà máy sử dụng mẫu phỏng vấn được soạn sẵn nhưng trong trường hợp các cán bộ phỏng vấn cũng linh hoạt sử dụng các câu hỏi để kiểm tra ứng viên kỹ hơn. Nội dung phỏng vấn cũng không chỉ bó gọn ở kiến thức chuyên môn mà còn ở cả kiến thức về xã hội, các kỹ năng khác như ngoại ngữ, tin học cũng đều được kiểm tra. Điều đó cho thấy nhà máy không những cần những nhân viên giỏi về chuyên môn mà cần họ phải có hiểu biết nhất định về xã hội về tính cách quan điểm để có thể hoà đồng ngay vào môi trường mới. Dưới đây là một số câu hỏi hay sử dụng trong quá trình phỏng vấn của nhà máy: - Vì sao bạn lại nộp đơn xin việc vào Nhà máy? - Điều gì thích thú nhất tại vị trí mà bạn muốn xin làm? - Theo bạn công việc này có những yêu cầu đòi hỏi gì? - Khi gặp những công việc khó bạn giải quyết như thế nào?- Các câu hỏi có liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ mà ứng viên đã được đào tạo( tuỳ vào từng vị trí). - Bạn thích và không thích những môn học nào nhất? Vì sao - Bạn có những đánh giá như thế nào về hiệu quả giáo dục đại học (giáo dục nghề) hiện nay. -Trong thời gian học bạn có đi làm thêm không? - Bạn đã làm gì ở đâu chưa? (Nếu làm rồi) bạn hãy kể về công việc mà bạn đã làm? tại sao bạn không làm ở đó nữa? - Bạn đã tìm hiểu về Nhà máy chúng tôi chưa? Bạn biết gì về nhiệm vụ của công việc đó. - Bạn có sẵn sàng đi công tác xa không? - Bạn muốn làm việc trong môi trường như thế nào? Vì sao? - Mức lương nào bạn cho là phù hợp đối với bạn khi thực hiện công việc này? - Các câu hỏi liên quan đến khả năng, chuyên môn khác như ngoại ngữ, tin học (word, excel). Đặc biệt khả năng về ngoại ngữ luôn được nhà máy coi trọng đặc biệt đối với các vị trí phải tiếp xúc với công nghệ tiên tiến và người nước ngoài thì khả năng này buộc phải có. Trong quá trình phỏng vấn, để tiết kiệm thời gian mỗi người tham gia phỏng vấn sẽ phỏng vấn trực tiếp một ứng viên sau đó sẽ chuyển qua 2 người còn lại. Hình thức này có thể giảm bớt căng thẳng cho ứng viên trong quá trình phỏng vấn. Sau khi phỏng vấn xong cán bộ phỏng vấn sẽ thảo luận với nhau để đưa ra kết luận về các ứng viên. Như vậy, phỏng vấn được tiến hành thực hiện một cách cẩn thận, chi tiết. Ứng viên không chỉ được phỏng vấn về kiến thức chuyên môn mà còn được phỏng vấn về nhiều vấn đề khác có liên quan. Sự cẩn thận trong phỏng vấn cho thấy Nhà máy đánh giá khâu này rất quan trọng . Kết thúc phỏng vấn, những người tham gia phỏng vấn đánh giá các ứng viên và cán bộ nhân sự là người chịu trách nhiệm tuyển chọn lao động sẽ phải tổng hợp kết quả tuy