Chuyên đề Hoàn thiện công tác xuất nhập khẩu ở công ty cổ phần hoá chất nhựa ( plaschem)

và giám sát doanh nghiệp nhập khẩu phải biết rằng doanh nghiệp xuất khẩu chắc chắn sẽ có hàng để giao theo hợp đồng. Đồng thời doanh nghiệp nhập khẩu mở L/C còn là hoạt động mang tính chất tiền đề cho hoạt động giao hàng của người xuất khẩu. Căn cứ để mở L/C là hợp đồng thương mại quốc tế mà hai bên đã ký kết. Để tiến hành mở L/C người nhập khẩu phải đến Ngân hàng làm đơn xin mở L/C( đơn theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng). Đơn xin mở L/C là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp ( nếu có) giữa Ngân hàng mở L/C và người mở L/C, đồng thời cũng là cơ sở để Ngân hàng mở L/C cho bên xuất khẩu. Vì vậy doanh nghiệp nhập khẩu phải hết sức chú ý trong vấn đề lập đơn sao cho chính xác, đúng mẫu đơn và phù hợp với nội dung mình mong muốn. Cần cân nhắc các điều kiện ràng buộc bên xuất khẩu sao cho vừa chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi của mình, vừa phải tôn trọngcác điều khoản của hợp đồng, tránh mâu thuẫn, khiến cho bên xuất khẩu chấp nhận được. Ngoài việc mở L/C cùng với các chứng từ khác thì doanh nghiệp nhập khẩu đồng thời phải tiến hành ký quỹ (số tiền để thanh toán L/C, số tiền ký quỹ phải phụ thuộc vào từng mặt hàng, mối quan hệ giữa khách hàng và ngân hàng....) để ngân hàng tiến hành mở L/C cho người xuất khẩu theo yêu cầu đã ghi trong đơn xin mở L/C của doanh nghiệp nhập khẩu. Sau khi mở L/C được nhà xuất khẩu chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời gửi bộ chứng từ đến cho người nhập khẩu. Người nhập khẩu phải tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng. Có như vậy người nhập khẩu mới nhận được chứng từ để đi nhận hàng. a. Thanh toán bằng phương thức nhờ thu Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán bằng phưong thức nhờ thu, thì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng doanh nghiệp nhập khẩu phải kiểm tra các chứng từ. Nếu chứng từ phù hợp theo hợp đồng hai bên đã ký thì chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền để nhận chứng từ nhận hàng. Nếu chứng từ không phù hợp theo quy định của hợp đồng thì doanh nghiệp nhập khẩu có thể từ chối thanh toán. Việc vi phạm hợp đồng của người xuất khẩu sẽ được hai bên trực tiếp giải quyết. c. Thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền Nếu trong hợp đồng nhập khẩu hàng hoá quy định thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền. Thì đến ký hạn thanh toán doanh nghiệp nhập khẩu đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu thực hiện dịch vụ CAD hặc COD ký một bản ghi nhớ, đồng thời thực hiện ký quỹ 100% giá trị của thương vụ để lập tài khoản ký thác. Và sau khi ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ do người xuất khẩu gửi đến nếu thấy phù hợp thì ngân hàng chấp nhận chứng từ và thanh toán cho bên xuất khẩu đồng thời chuyển chứng từ đó đến cho doanh nghiệp nhập khẩu để tiến hành nhận hàng. d. Phương thức chuyển tiền Đối với doanh nghiệp nhập khẩu khi nhận được bộ chứng từ do người xuất khẩu chuyển đến, tiến hành kiểm tra, nếu thấy phù hợp thì viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền (bằng điện T/T hoặc bằng thư M/T) để trả tiền cho người xuất khẩu. 2.4.6 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp mang tính pháp lý thoả mãn hay không thoả mãn các yêu cầu của bên khiếu nại. Trong quá trình thực hiện hợp đồng rất dễ xảy ra tranh chấp, khiếu nại sẽ giúp các bên hiểu rõ về tranh chấp, dễ dàng giải quyết nhằm thoả mãn nhu cầu của nhau. Đồng thời thông qua khiếu nại các tranh chấp được giải quyết, đảm bảo quyền lợi của các bên mà không làm mất uy tín của nhau cũng như chi phí của mỗi bên. Trong quá trình thực hiện hợp đồng thường có các trường hợp khiếu nại như sau: a. Người mua khiếu nại người bán hoặc người bán khiếu nại người mua Người mua khiếu nại người bán trong các trường hợp như sau: + Giao hàng không đúng về số lượng, quy cách + Hàng không đúng phẩm chất, nguồn gốc như hợp đồng quy định. + Bao bì, mã hiệu sai quy cách không phù hợp với điều kiện vận chuyển, Bảo quản hàng hoá để bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. + Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai so với thoả thuận giữa hai bên như: chuyển tải hàng hoá, giao hàng từng phần. Trong nhiều trường hợp người bán có quyền khiếu nại người mua sau khi người mua vi phạm các điều khoản quy định trong hợp đồng như: thanh thoán chậm, thanh toán không đúng lịch trình. Không chỉ định phương tiện đến nhận hàng hoặc đến chậm, đơn phương huỷ bỏ hợp đồng... Để khiếu nại người khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại, bằng chứng sự vi phạm và các chứng từ khác có liên quan. b. Người bán hoặc người mua khiếu nại người chuyên chở và bảo hiểm Người bán và người mua khiếu nại người chuyên chở trong trường hợp người chuyên chở vi phạm hợp đồng chuyên chở, cụ thể: Khi người chuyên chở đưa hàng đến cảng bốc hàng không đúng quy định của hợp đồng chuyên chở. Hàng bị mất, thất lạc trong quá trình vận chuyển,... Hồ sơ khiếu nại bao gồm đơn khiếu nại, các chứng từ kèm theo gửi trực tiếp đến người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở trong thời gian ngắn nhất. Người bán hoặc người mua có thế khiếu nại người bảo hiểm khi hàng hoá bị tổn thất do các rủi ro đã được mua bảo hiểm gây nên. Đơn khiếu nại phải kèm những bằng chứng về việc gây tổn thất cùng các chứng từ khác có liên quan gửi đến công ty bảo hiểm trong thời gian ngắn nhất. CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HOÁ CHẤT NHỰA I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. - Tên gọi: Công ty cổ phần Hoá chất Nhựa - Tên gọi giao dịch quốc tế: PLASCHEM ( Plastic Chemicals Joint Stock Company) - Địa chỉ: 214 Nguyễn Văn Cừ- Long Biên- Hà Nội - Giấy phép kinh doanh số: 055619 ngày 04 tháng 10 năm 1999 Công ty cổ phần hoá chất nhựa trước đây là phòng kinh doanh các mặt hàng hạt nhựa của Công ty Thương Mại và dịch vụ ( TRASERCO) thuộc Bộ thương mại nhưng do những nhu cầu ngày càng cao về các loại hạt nhựa trong nước nên cần phải nhập thêm hạt nhựa nước ngoài nhằm ổn định thị trường. Cho nên sau khi căn cứ vào: - Giấy phép kinh doanh số: 055619 ngày 04 tháng 10 năm 1999 Công ty cổ phần hoá chất nhựa đã được thành lập, tên giao dịch quốc tế là PLASCHEM. Công ty có trụ sở đặt tại số 214 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội. Công ty bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 04/10/1999 là một đơn vị kinh tế tư nhân, có tư cách pháp nhân, và có con dấu riêng theo mẫu quy định. Công ty có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và Ngân hàng Công Thương chi nhánh Ba Đình, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn. Năm 2000: Xây dựng nhà máy sản xuất bao bì bạt nhựa Tú Phương Tarpaulin. Với máy móc, dây chuyền được nhập khẩu chính hãng từ áo. Năm 2003: Mở rộng sả xuất đầu tư dây chuyền 02 sản xuất bạt nhựa có công suất 2600tấn sp/năm Năm 2005: Xây dựng phân xưởng dép EVA với máy móc thiết bị được nhập khẩu chính hãng từ Đài Loan Năm 2006: Tiếp tục đầu tư dây chuyền 03 sản xuất bạt nhựa Khi thành lập công ty có tổng số vốn là : 10.000.000.000 đ đến nay tổng số vốn đăng ký đã tăng lên: 145.000.000.000 đ 2. Chức năng - nhiệm vụ và mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Hoá chất Nhựa: 2.1.Chức năng và nhiệm vụ của cty CP Hoá chất Nhựa: - Nghiên cứu điều tra tìm hiểu thị trường trong nước và ngoài nước để xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu hàng năm và dài hạn nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất kinh doanh và tiêu thụ của các đơn vị sản xuất. - Tìm hiểu xu hướng phát triển ngành nhựa của các nước trên thế giới, khả năng hợp tác đầu tư với nước ngoài, khả năng nhập khẩu vật tư phụ tùng thiết bị lẻ chuyên ngành và khả năng xuất nhập khẩu sản phẩm ra thị trường thế giới. - Chịu trách nhiệm quản lý quỹ ngoại tệ để thanh toán và sử dụng có hiệu quả. Tuân thủ đúng các chế độ chính sách về quản lý kinh tế, tài chính, xuất nhập khẩu. Được vay vốn tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam, Ngân Hàng Công Thương- Ba Đình, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn Chi Nhánh Long Biên. - Thực hiện cam kết trong hợp tác quốc tế thông qua hợp đồng thương mại. Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước. - Công ty được thực hiện các nghiệp vụ kinh tế đối ngoại và kinh doanh xuất khẩu trực tiếp mặt hàng sản xuất từ nguyên liệu nhựa. - Được trực tiếp quan hệ với các tổ chức kinh tế và thương nhân nước ngoài để ký kết hợp đồng mua bán, hợp tác đầu tư. Được cử cán bộ tham gia hội thảo, hội chợ. 2.2. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty: Công ty cổ phần hoá chất nhựa là Công ty chuyên nhập khẩu các loại mặt hàng hạt nhựa để kinh doanh trong nước và phục vụ sản xuất tại 4 nhà máy trực thuộc quyền quản lý của Công ty: + Nhà máy sản xuất túi xốp tại Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội. + 02 Nhà máy sản xuất bao bì và bạt nhựa tại Xã Dương Xá, Gia Lâm. + Nhà máy sản xuất dép siêu nhẹ. + Cung cấp nguyên liệu nhựa cho các công ty sản xuất các sản phẩm từ nguyên liệu Nhựa của toàn miền Bắc Việt Nam cũng như một số Nhà máy sản xuất các tỉnh Miền Trung và Miền Nam. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Phòng hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Hành chính Phòng Kinh doanh Quầy 1 Phó Giám đốc SX Nhà máy 3 Phó Giám đốc SX Nhà máy 2 Phó Giám đốc SX Nhà máy 1 Phòng kế toán Phòng nghiệp vụ XNK Phòng kinh doanh Chi nhánh Hải Phòng Phó Giám đốc Thương mại Quầy 2 Quầy 3 Phòng kế toán Phòng Hành chính Phòng kế toán Phòng Hành chính Phòng Kinh doanh Phòng kế toán GIÁM ĐỐC Phó Giám đốc Tài chính Diến giải cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần Hoá chất Nhựa: Ø Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của một công ty, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm: + Khối văn phòng. + Các Nhà máy sản xuất + Chi nhánh + Các cửa hàng phân phối Ø Phó Giám đốc phụ trách thương mại - giúp Giám đốc trong công tác quản lý về mảng thương mại của công ty - có trách nhiệm chỉ đạo cho các phòng ban chức năng dưới quyền hoàn thành các công việc về thương mại gồm: + Phòng hành chính + Phòng XNK + Chi nhánh tại Hải Phòng + Các cửa hàng phân phối Ø Phó giám đốc tài chính: là người giúp Giám đốc quản lý và thực hiện các vấn đề về tài chính của công ty, theo sát số liệu của phòng kế toán. Ø Phòng kế toán: thông qua các pháp lệnh kế toán thống kê và tổ chức kế toán của Nhà nước trong hoạt động kinh doanh để áp dụng trong hoạt động kế toán tài chính của đơn vị. + Theo dõi các số liệu kinh doanh mua bán + Tổng kết số liệu kế toán từ chi nhánh và các Nhà máy sản xuất + Thực hiện các giao dịch với ngân hàng: mua ngoại tệ để thanh toán nhập khẩu, chuyển tiền, nộp tiền… + Thực hiện chi trả tiền lương, bảo hiểm và các khoản thu nhập khác cho cán bộ công nhân viên của Công ty. + Quản lý và theo dõi hạch toán kế toán tài sản cố định, công cụ lao động, kho ấn chỉ, chi tiêu nội bộ. Kết hợp với phòng hành chính lập kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị và bảo trì bảo dưỡng tài sản cố định. + Lập kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. Ø Phòng kinh doanh: là phòng thực hiện công việc bán hàng cho các đơn vị sản xuất kinh doanh khác. + Phát triển mạng lưới bán hàng, giúp cho việc tăng doanh số của Công ty. + Chỉ đạo điều phối lượng hàng hoá cho các cửa hàng phân phối. + Điều hành xe chở hàng trực tiếp tới cho khách hàng. Ø Phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu: là phòng phụ trách đầu vào của Công ty. + Tìm kiếm, thảo luận, nhất trí để đi đến ký kết hợp đồng nhập khẩu các nguyên liệu Nhựa phù hợp. + Chuẩn bị các chứng từ nhập khẩu các loại nguyên liệu nhựa từ các công ty nước ngoài. + Thuê tàu vận chuyển, các thủ tục về bảo hiểm hàng hoá. + Làm thủ tục hàng xuất cho các mặt hàng thành phẩm của các Nhà máy. Ø Phòng hành chính: là phòng phụ trách các công việc hành chính của Công ty. Đây là phòng làm các công tác gửi công văn đến và đi cho các cơ quan, đơn vị là đối tác cũng như có mối quan hệ hợp tác với công ty. Ø Chi nhánh tại Hải Phòng. Chi nhánh có các chức năng và nhiệm vụ như sau: + Khi có giấy báo nhập hàng và giấy phép nhập khẩu của các lô hàng, chi nhánh Hải phòng cần quan hệ với các cơ quan chức năng để làm thủ tục nhập khẩu, kiểm tra hàng hoá và thủ tục nhập hàng. + Phối hợp với khách hàng và giấy phép nhập khẩu của các lô hàng chi nhánh Hải Phòng cần quan hệ với các ơ quan chức năng để làm thủ tục nhập khẩu, kiểm tra hàng hoá và thủ tục nhập hàng. + Bố trí phương tiện bốc dỡ vận chuyển và làm thủ tục giao nhận hàng hoá bao gồm số lượng, chất lượng và trọng lượng. + Tổ chức điều hành bốc dỡ, đảm bảo đủ hàng bốc dỡ nhanh an toàn, đúng hợp đồng quy định. Trường hợp có tổn thất xảy ra trong quá trình vận chuyển bốc dỡ, được thay mặt công ty làm biên bản với các bên có liên quan để lập hồ sơ khiếu nại. + Kịp thời báo cáo Công ty và các khách hàng về những vấn đề phát sinh trong giao nhận để phối hợp giải quyết. Ø Phó giám đốc Nhà máy 1: Nhà máy bao bì bạt nhựa Tú Phương – chịu trách nhiệm điều hành các phòng ban chức năng trong việc sản xuất, kinh doanh sản phẩm tấm bạt nhựa Tarpaulin bao gồm: Phòng Kế toán, phòng Hành chính và phòng Kinh doanh Ø Phó giám đốc Nhà máy 2: Nhà máy sản xuất túi xốp Tú Phương – chịu trách nhiệm điều hành các phòng ban chức năng Phòng Kế toán, phòng Hành chính và phòng Kinh doanh trong việc sản xuất, kinh doanh sản phẩm các loại túi xốp, túi bao bì siêu thị …từ nguyên liệu nhựa. Ø Phó giám đốc Nhà máy 3: Nhà máy sản xuất dép nhựa siêu nhẹ EVA – chịu trách nhiệm điều hành các phòng ban chức năng Phòng Kế toán, phòng Hành chính và phòng Kinh doanh trong việc sản xuất, kinh doanh sản phẩm dép nhựa EVA. 3. Những mặt hàng kinh doanh của Công ty: + Công ty Cổ phần Hoá chất Nhựa chuyên kinh doanh thương mại các loại nguyên liệu và hoá chất ngành Nhựa. Với nhiều chủng loại Nhựa được nhập khẩu chính hãng từ Nhật, Singapore, Qatar, Trung Đông… công ty Cổ phần Hoá chất Nhựa có nguồn hàng rất phong phú và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của rất nhiều công ty, nhà máy sản xuất các mặt hàng từ nguyên liệu Nhựa trong nước. Mặt hàng hạt nhựa là loại vật liệu dùng để sản xuất đồ gia dụng và rất nhiều mặt hàng liên quan đến đời sống cũng như lao động. Ví dụ như hạt HDPE dùng để sản xuất túi ni lông, một mặt hàng được dùng rất nhiều trong đời sống hàng ngày, hoặc sản xuất ra các loại bạt che phủ dùng trong xây dựng và trong nuôi trồng thuỷ hải sản, loại hạt nhựa PP dùng để sản xuất các loại bao bì xi măng, bao container, hạt nhựa EVA để làm dép nhựa siêu nhẹ.... + Song song với việc kinh doanh thương mại nguyên liệu và hoá chất ngành Nhựa, Công ty còn nhập khẩu dây chuyền thiết bị đồng bộ để sản xuất Bao bì bạt nhựa, sản xuất túi siêu thị, dây chuyền làm dép nhựa siêu nhẹ tại Nhà máy trực thuộc Công ty... Do vậy, ngoài nguyên liệu nhựa thì công ty cũng cung cấp các sản phẩm làm từ nguyên liệu nhựa như bao bì bạt nhựa, túi xốp dùng trong siêu thị, dép nhựa siêu nhẹ. + Tấm bạt nhựa Tarpaulin được ứng dụng đem lại hiệu quả lớn trong các ngành: - Trong ngành nông nghiệp: sử dụng làm tấm chống chuột, che sương muối, mưa tuyết, mưa đá, làm tấm trải thu hoạch(lúa gạo, cà phê, hoa quả), làm bao bì các sản phẩm nông nghiệp, sử dụng làm tấm lót đầm nuôi trồng thuỷ sản. - Trong công nghiệp xây dựng: sử dụng làm tấm trải chống trôi cát, đất bùn của ngành xây dựng cầu đường, làm tấm lót sàn, chắn bụi và phế thải cho công trình xây dựng nhà cao tầng. - Trong ngành vận chuyển: sử dụng để sản xuất bao container cỡ lớn cho việc vận chuyển hàng hoá qua đường biển, hàng không. - Trong các công tác xã hội, cứu trợ: sử dụng làm lều trại, cứu hộ. + Túi xốp siêu thị, phục vụ làm công cụ chứa đựng hàng hoá cho các ngành thương mại. + Các loại dép nhựa với mẫu mã đa dạng, phù hợp thẩm mỹ người tiêu dùng. 4. Thị trường hoạt động của Công ty: Do đặc thù về mặt hàng kinh doanh của mình nên trong những năm qua Công ty đã xây dựng được mối quan hệ bạn hàng truyền thống, tin cậy trong và ngoài nước giúp tạo thế ổn định tương đối về nguồn hàng phục vụ sản xuất. Các khách hàng trong nước của Công ty thường là các Công ty chuyên sản xuất mặt hàng tiêu dùng bằng nhựa: + Hợp tác xã Song Long, Nhựa Việt Nhật: với các sản phẩm đồ gia dụng, nhà bếp, bàn ghế ... + Công ty United Motor, Công ty Lifan, công ty Honda Việt Nam chuyên sản xuất vỏ xe máy, ôtô, các phụ tùng bằng nhựa của xe cơ giới ... + Công ty Bao bì Xi Măng Bút Sơn, Xi Măng Hải Phòng, Xi măng Hoàng Thạch: nhựa được ứng dụng để sản xuất lớp tráng màng lót bên trong bao xi măng… + Các công ty chuyên sản xuất điều hoà, tủ lạnh như Hoà Phát… II. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY: 1. Thực trạng quy trình nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa tại Công ty 1.1 Chuẩn bị giao dịch 1.1.1 Nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường trong nước nhằm tìm hiểu xu hướng phát triển của ngành nhựa, tìm kiếm khả năng hợp tác đầu tư với nước ngoài cùng với sự phân tích những thông tin cần thiết để giải quyết các vấn đề Marketing. Đối với hoạt động nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa thì điều quan trọng khi nghiên cứu thị trường là phải xác định được nhu cầu nhập khẩu và số lượng nhập là bao nhiêu. Điều này có ý nghĩa cực kỳ quan trọng và có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả kinh doanh nhập khẩu của Công ty. Công ty cổ phần hoá chất nhựa là một doanh nghiệp đã có rất nhiều kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu hạt nhựa. Bên cạnh đó Công ty cũng đã xây dựng được nhiều mối quan hệ bạn hàng để cung cấp mặt hàng này. Do đó Công ty có nhiều thuận lợi hơn đối với việc nhận các đơn đặt hàng từ các đơn vị sản xuất trong ngành nhựa. Đối với mặt hàng hạt nhựa là một mặt hàng có tính đặc thù là tan chảy dưới nhiệt độ cao nên Công ty căn cứ vào số lượng tăng trưởng hàng năm, căn cứ vào việc nghiên cứu nhu cầu thị trường của đội ngũ cán bộ thị trường Phòng Kinh doanh đồng thời căn cứ vào sự phán đoán của nhà quản lý về sự lên xuống giá của thị trường để đặt hàng. Bên cạnh đó các Nhà máy căn cứ vào số lượng tồn kho, nhu cầu sử dụng hàng năm để từ đó lập các đơn đặt hàng gửi tới Công ty. Qua đó Công ty có thể xác định được khối lượng hạt nhựa cần nhập. Do đặc tính kỹ thuật của mặt hàng này nên việc lựa chọn đối tác cung cấp cũng là vấn đề mà Công ty quan tâm trong qua trình nghiên cứu thị trường. Căn cứ vào chất lượng của mặt hàng, mối quan hệ hợp tác và buôn bán lâu dài thì thị trường nhập khẩu truyền thống của Công ty là các nước Trung Đông như Iran, ả Rập Xê út, Qatar... các nước Đông Nam á như Singapore, Malaysia, ...các nước Châu á như Hàn Quốc, Nhật Bản... 1.1.2. Lập phương án kinh doanh Dựa vào kết quả nghiên cứu thị trường và các đơn đặt hàng Công ty xác định được khối lượng hạt nhựa cần nhập trong năm. Đồng thời cũng căn cứ vào khả năng phán đoán thị trường giá cả để nhập khẩu với mục đích tích trữ để sản xuất và kinh doanh bán lẻ. Đây là bước đầu tiên trong quá trĩnh xây dựng phương án kinh doanh. Bước tiếp theo là Công ty phải xác định được các mục tiêu cụ thể cần đạt được, đó là các mục tiêu về doanh số, lợi nhuận và các mục tiêu khác. Từ đó phác thảo ra phương án kinh doanh, tiến hành phân tích đánh giá để lựa chọn ra phương án kinh doanh tối ưu nhất. Đối với mặt hàng hạt nhựa, căn cứ vào các đơn đặt hàng và thị trường nhập từ đó phòng nghiệp vụ sẽ lập ra phương án kinh doanh cụ thể sau đó sẽ trình lên Ban giám đốc xem xét và phê duyệt. Để có cơ sở đàm phán sau này thì ngay trong quá trình lập phương án kinh doanh thì phòng nghiệp vụ của Công ty phải lập phương án giá. Phương án giá được lập theo các nội dung cơ bản như sau: + Tên hàng/ Tên đơn vị đặt hàng + Số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất/ chỉ tiêu kỹ thuật. + Thị trường, xuất xứ hàng hoá. Phân tích giá: + Giá dự toán của gói thầu, giá uỷ thác, giá mua của đơn vị đặt hàng( nếu có) + Giá chào cho đơn đặt hàng + Giá tham khảo: gồm các thông tin về giá như giá niêm yết, giá các hợp đồng đã ký( nếu có). + Giá so sánh của các hồ sơ dự thầu, chào hàng đã nhập được. + Phân tích tình hình thị trường giá cả: Phân tích các điều kiện và các yếu tố làm ảnh hưởng đến giá cả như tình hình tài chính, xu hướng biến động giá trên thị trường thế giới. Tình hình biến động giá của đồng tiền chào hàng. Sau đó trên cơ sở kết quả chào hàng, kết quả mở thầu các phòng nghiệp vụ của Công ty có nhiệm vụ thông báo, chuyển giao hồ sơ liên quan cho các Công ty đặt hàng và phối hợp giá lựa chọn nhà cung cấp theo phạm vi chức trách của mình. 1.2. Đàm phán và ký kết hợp đồng 1.2.1 Giao dịch đàm phán: Sau khi căn cứ vào số lượng hàng mà các Công ty đặt mua và các Nhà máy căn cứ vào số lượng hàng tồn kho, lựa chọn nhà cung cấp và hoạch định phương án kinh doanh đối với mặt hàng hạt nhựa. Do mặt hàng hạt nhựa có những đặc tính riêng nên Công ty sử dụng hình thức gửi thư chào hàng theo hình thức chào thầu hạn chế cho các nhà cung cấp. Trên kết quả chào thầu của nhà cung cấp Công ty gửi thư chào thầu cho các Nhà máy xác nhận. Nhà máy phải xác nhận rõ: tên hàng, số lượng, chủng loại, đơn giá, trị giá, xuất xứ, đối tác cung cấp, quy cách chất lượng, thời gian chào hàng, hình thức thanh toán và các điều kiện khác... Sau khi được Nhà máy xác nhận Công ty tiến hành giao dịch với đối tác cung cấp. Trên cơ sở kết quả của quá trình giao dịch, Công ty sẽ tiến hành đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng. Vì là một công ty có kinh nghiệm nhiều năm trong hoạt động thương mại quốc tế, xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với nhiều bạn hàng trên thế giới, đặc biệt là ở các nước khu vực Châu á như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Singapore, Malaysia,...và một số nước Trung Đông có nguồn hàng dồi dào như Qatar, ả rập...Nên Công ty có một hệ thống các nhà cung cấp ổn định có uy tín và hiểu rõ về nhau. Do đó, trong quá trình đàm phán với nhau về giá và các điều cơ bản của hợp đồng thường sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp, thư tín, EMS, hoặc fax. Trong quá trình đàm phán để đảm bảo được mức giá hợp lý nhất trước khi đàm phán thống nhất về nội dung hợp đồng thì các phòng nghiệp vụ của Công ty tiến hành đàm phán giá và yêu cầu đối tác cung cấp làm rõ, bổ sung bản chào hàng sao cho phù hợp với yêu cầu theo đơn đặt hàng của các Nhà máy. Trong trường hợp đàm phán trả giá cho từ hai đối tác cung cấp trở lên thì Công ty phải có thời hạn trả lời như nhau để đảm bảo tính khách quan và bình đẳng cạnh tranh cho các đối tác cung cấp. Khi có kết quả đàm phán thì Công ty phải có trách nhiệm thông báo kịp thời cho các đơn vị đặt hàng biết và yêu cầu có ý kiến xác nhận để triển khai đơn hàng sớm. Sau khi nhà máy xác nhận đồng ý với kết quả đàm phán, Công ty sẽ phê duyệt và cho ký hợp đồng nhập khẩu với nội dung như trong đàm phán. Để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về mặt hàng hạt nhựa của đơn vị đặt hàng thì trong quá trình đàm phán cần phải có sự tham gia của cán bộ có thẩm quyền của đơn vị đặt hàng để trực tiếp đàm phán, cùng ký hợp đồng và cùng chịu trách nhiệm về chủng loại, quy cách chất lượng của loại hạt nhựa thuộc hợp đồng đó. Trên cơ sở kết quả đàm phán cuối cùng đạt được phù hợp với mức phương án giá đã được duyệt thì phòng nghiệp vụ thông báo cho đơn vị đặt hàng xác nhận lần cuối về đối tác cung cấp, mức đơn giá, tổng trị giá và toàn bộ nội dung đơn hàng làm cơ sở tiến hành các bước tiếp theo. Nếu xét thấy việc đàm phán với nhà thầu thứ nhất không đạt kết quả như phương án kinh doanh thì có thể kết hợp với đơn vị đặt hàng căn cứ theo quy chế hiện hành chọn nhà thầu kế tiếp và đàm phán để có cơ sở so sánh và lựa chọn thích hợp nhất. 1.2.2. Ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa Sau khi đạt được những thoả thuận nhất định, các bên tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu. Hợp đồng nhập khẩu được chính thức ký kết phải đảm bảo các điều kiện( như hợp đồng mẫu nêu trên): + Xác nhận của đơn vị đặt hàng phải đầy đủ các nội dung cơ bản để căn cứ làm hợp đồng nhập khẩu như: số lượng, chủng loại, chất lượng, quy cách kỹ thuật, xuất xứ, nhà sản xuất, thời gian giao hàng... đã được công ty ký với đơn vị đặt hàng. + Sau khi thoả thuận các điều kiện và điều khoản, Bên Bán sẽ thảo hợp đồng và ký xác nhận trước, sau đó fax cho bên Mua để bên Mua kịp thời thu xếp mở tín dụng thư vì trong hợp đồng có nêu hợp đồng ký qua fax được chấp nhận. Đối với việc ký kết hợp đồng hạt nhựa thì Công ty cổ phần hoá chất nhựa thường ký kết nhập theo điều kiện CIF, CFR nghĩa là giá hàng bao gồm cả tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí vận tải tới nơi đến quy định là Cảng Hải Phòng, do đó phía đối tác nước ngoài phải: + Ký kết hợp đồng chuyên chở đường biển và trả cước để chuyển hàng đến cảng đích + Nộp thuế, lệ phí xuất khẩu và giao hàng lên tàu + Cung cấp cho bên mua hoá đơn, vận đơn đường biển hoàn hảo + Ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá CIF + 10% và cung cấp cho người mua đơn bảo hiểm + Trả chi phí bốc hàng lên tàu, chi phí dỡ hàng nếu chi phí này nằm trong tiền cước Vì thế phòng nghiệp vụ XNK của Công ty luôn chú ý đến những điều khoản như: + Giá trong hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa phải ghi đầy đủ giá đơn vị, đồng tiền thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng, tổng giá trị hợp đồng cũng như các điều kiện th