Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán cách nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH Hồ Long

tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh thuận lợi. Trong thực tế, luôn tồn tại tình trạng doanh nghiệp vừa chiếm dụng vốn của người khác vừa bị chiếm dụng vốn, điều này xuất phát từ phương thức thanh toán trả chậm đã được các bên thoả thuận khi mua bán vật tư, hàng hoá. Tuy nhiên, nếu phần vốn đi chiếm dụng nhiều hơn số bị chiếm dụng thì doanh nghiệp có thêm nguồn vốn lưu động để sản xuất kinh doanh, ngược lại nếu phần bị chiếm dụng nhiều hơn thì vốn lưu động sẽ bị giảm dẫn tới làm giảm hiệu quả kinh doanh. Phân tích khả năng thanh toán sẽ cho biết tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua việc đánh giá, so sánh các chỉ tiêu sau : ( 1 ) Hệ số thanh toán hiện hành. Hệ số thanh toán hiện hành = Tổng tài sản lưu động Nợ ngắn hạn Hệ số này cho thấy khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh. Hệ số này càng cao thì khả năng thanh toán nợ càng lớn. Thông thường hệ số này lớn hơn hoặc bằng 1 thì doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán nợ ngắn hạn và tình hình tài chính là bình thường hay khả quan. (2) Hệ số thanh toán nhanh Hệ số thanh toán nhanh = Vốn bằng tiền Nợ ngắn hạn Nếu hệ số thanh toán nhanh của doanh nghiệp lớn hơn hoặc bằng 0, 5 thì doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán, tình hình tài chính khả quan, nếu nhỏ hơn 0, 5 thì doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thanh toán. Mặc dù vậy, nếu hệ số này quá cao thì cũng không tốt vì vốn bằng tiền quá nhiều dẫn tới hiệu quả sử dụng vốn giảm. (3 ) Hệ số thanh toán của vốn lưu động. Hệ số thanh toán của vốn lưu động = Vốn bằng tiền Tổng tài sản lưu động Chỉ tiêu này phản ánh khả năng chuyển đổi thành tiền của tài sản lưu động. Thực tế cho thấy nếu chỉ tiêu này lớn hơn 0, 5 hoặc nhỏ hơn 0, 1 đều không tốt vì nếu lớn hơn 0, 5 thì gây ứ đọng vốn, còn nếu nhỏ hơn 0, 1 thì thiếu tiền để thanh toán. Bên cạnh các chỉ tiêu về khả năng thanh toán, cần phải xem xét các chỉ tiêu sau : - Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả (hoặc tỷ lệ các khoản phải trả so với các khoản phải thu). Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả = Tổng số nợ phải thu x 100% Tổng số nợ phải trả Tỷ lệ này càng lớn thì chứng tỏ đơn vị bị chiếm dụng vốn càng nhiều và ngược lại. Nếu tỷ lệ này lớn hơn 100% chứng tỏ doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và nếu nhỏ hơn 100% thì doanh nghiệp đang đi chiếm dụng vốn. - Số vòng quay các khoản phải thu. Số vòng quay các khoản phải thu = Tổng số tiền hàng bán chịu trong kỳ Nợ phải thu bình quân Chỉ tiêu này thể hiện tốc độ chu chuyển các khoản phải thu thành tiền, số vòng quay càng lớn chứng tỏ doanh nghiệp có thể thu hồi nhanh các khoản nợ. Tuy nhiên, nếu chỉ số này quá cao nghĩa là điều kiện thanh toán quá chặt chẽ, chủ yếu thu bằng tiền mặt, ít trả chậm, điều này có thể làm hạn chế khối lượng hàng hoá tiêu thụ. - Thời gian một vòng quay các khoản phải thu. Thời gian một vòng quay các khoản phải thu = Thời gian kỳ phân tích Số vòng quay các khoản phải thu Chỉ tiêu này cho biết để quay được một vòng các khoản phải thu mất mấy ngày. Thời gian càng lớn thì tốc độ quay càng chậm. - Số vòng quay các khoản phải trả. Số vòng quay các khoản phải trả = Tổng số tiền hàng mua chịu trong kỳ Nợ phải trả bình quân Chỉ tiêu này phản ánh tốc độ thanh toán các khoản phải trả. Chỉ tiêu này càng lớn thì doanh nghiệp phải thanh toán tiền hàng mua càng nhanh, có nghĩa là chỉ tiêu này càng lớn doanh nghiệp càng không có lợi. - Thời gian một vòng quay các khoản phải trả. Thời gian một vòng quay các khoản phải trả = Thời gian kỳ phân tích Số vòng quay các khoản phải trả Chỉ tiêu này cho biết để quay được một vòng, các khoản phải trả phải mất mấy ngày. Để đánh giá khả năng thanh toán cần xem xét sự biến động về cơ cấu các khoản phải thu, phải trả và so sánh số đầu kỳ với số cuối kỳ thông qua việc lập bảng phân tích các khoản phải thu, phải trả. BẢNG PHÂN TÍCH CÁC KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ. Chỉ tiêu Số đầu kỳ Số cuối kỳ Cuối kỳ so với đầu kỳ Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Chênh lệch Tỷ lệ I- Các khoản phải thu 1. Phải thu khách hàng 2. Trả trước cho người bán 3. VAT được khấu trừ 4. Phải thu nội bộ 5. Phải thu khác II- Các khoản phải trả 1. Phải trả cho người bán 2. Người mua trả tiền trước 3. Thuế &các khoản phải Nộp nhà nước 4. Phải trả công nhân viên 5. Phải trả nội bộ 6. Phải trả phải nộp khác Tuy nhiên, để có nhận xét sát thực về tình hình thanh toán của doanh nghiệp cũng cần phải kết hợp các chỉ tiêu trên với các tài liệu hạch toán hàng ngày và các tài liệu khác. 2- Phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán. Để có cơ sở đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trước mắt và triển vọng trong thời gian tới, cần phải đi sâu phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Dựa vào tài liệu kế toán để lập bảng sau : BẢNG PHÂN TÍCH NHU CẦU VÀ KHẢ NĂNG THANH TOÁN Nhu cầu Số tiền Khả năng Số tiền I - Các khoản phải thanh toán ngay : I- Các khoản có thể thanh toán ngay 1. Các khoản nợ quá hạn 1. Tiền mặt Nhà nước 2. Tiền gửi ngân hàng Nhà cung cấp 3. Các khoản tương đương tiền … 2. Các khoản nợ đến hạn II - Các khoản phải thanh toán trong thời gian tới II- Các khoản có thể thanh toán trong thời gian tới 1. Tháng tới 1. Tháng tới Ngân sách Khoản phải thu Ngân hàng Hàng gửi bán … … 2. Quý tới 2. Quý tới 3. Hai quý tới 3. Hai quý tới … … Cộng Cộng Trên cơ sở bảng phân tích ta tính chỉ tiêu : Hệ số khả năng thanh toán hiện thời = Tiền và tương đương tiền Các khoản nợ quá hạn và đến hạn Hệ số khả năng thanh toán trong thời gian tới = Các khoản có thể thanh toán trong thời gian tới Các khoản phải thanh toán trong thời gian tới Nếu các chỉ tiêu này lớn hơn hoặc bằng 1 chứng tỏ doanh nghiệp có khả năng thanh toán và tình hình tài chính bình thường hoặc khả quan. Nếu chỉ tiêu này nhỏ hơn 1 chứng tỏ doanh nghiệp không có khả năng thanh toán và nếu chỉ tiêu này gần bằng 0 thì doanh nghiệp bị phá sản, không còn khả năng thanh toán. PHẦN II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC HỒ LONG. I - TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DƯỢC HỒ LONG. 1. Sự hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Dược Hồ Long là một loại hình doanh nghiệp tư nhân được thành lập vào ngày 01 tháng 06 năm 2001 theo quyết đinh: 0102002697, trụ sở chính đặt tại số 53,phố Lãn Ông, phường Hàng Bồ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Là một công ty tư nhân được thành lập vào những năm đầu của thời kỳ đổi mới ở nước ta, chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN. Cũng như nhiều công ty tư nhân khác ở Việt Nam những năm đầu mới thành lập công ty TNHH Dược Hồ Long đã gặp phải không ít những khó khăn và thử thách cho các doanh nghiệp non trẻ trong cơ chế mới của nền kinh tế. Nhưng với quyết tâm vượt khó để đứng vững trong cơ chế thị trường đang ngày càng phát triển ở Viêt nam, công ty đã mạnh dạn đầu tư trang thiết bị máy móc cũng như đầu tư về mặt con người để không ngừng mở rộng thị trường đa dạng hoá sản phẩm, nhằm tạo được niềm tin vững trắc trên thị trường để tạo tiền đề phát triển cho những năm tới. Từ một công ty khi thành lập chỉ vẻn vẹn có 1đại học dược, 2nhânviên kế toán, 3 nhân viên kỹ thuật trang thiết bị y tế và 5 trung cấp dược, sản phẩm chủ yếu của công ty chỉ là những máy trang thiết bị y tế được nhân viên lắp đặt và hướng dẫn để bán cho các khách hàng là bệnh viện và phòng khám…. Mới thành lập được hơn 5 năm tuổi đời còn ít nhưng đến nay công ty đã tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thương trườngvà thị trường trang thiết bị y tế. Công ty đã tạo dựng mối quan hệ ổn định với nhiều khác hàng lớn trong và ngoài nước. Các sản phẩm của công ty luôn tạo được uy tín và được khách hàng ưa chuộng. Tên giao dịch quốc tế của công ty TNHH Dược Hồ Long là “Ho Long Pharmaceutical Products Company Limitted ” và trụ sở chính của công ty đặt tại 53 Lãn Ông, Phường Hàng Bồ, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Đến nay tổng số nhân viên là 18 người trong đó số đại học Dược là 02 người, cử nhân kinh tế là 05 người, kỹ thuật viên trang thiết bị y tế là 04 người và trung cấp dược là 7 người . Quá trình phát triển của công ty được chia làm hai giai đoạn: 2001- 2003 và 2003 đến nay. Giai đoạn 1: 2001 - 2003 Nhiệm vụ : nghiên cứu khoa học ,nghiên cứu thị trườngvà thực hiện các hợp đồng kinh tế. Công ty kinh doanh theo hướng lắp đặp và hướng dẫn trang thiết bị y tế theo cách thủ công,tìm kiếm khách hàng, tạo chữ tín. Giai đoạn 2: Từ năm 2003đến nay. Công ty phát triển với tốc độ nhanh chóng và trở thành công ty khá mạnh, có uy tín về lĩnh vực trang thiết bị y tế ở Việt Nam, có quan hệ rộng rãi với các hãng trang thiết y tế lớn trên Thế giới , giúp cho hàng loạt các bệnh viện, trung tâm phòng khám ứng dụng các loại trang thiết bị mới hiện đại tại Việt Nam, bước đầu xâm nhập thị trường Thế giới. Công ty hoạt động theo hướng chủ đạo là trag thiết bị y tế , dịch vụ sau bán hàng và đạt được những thành tựu to lớn góp phần nhỏ vào công cuộc đổi mới của đất nước .Và ngày càng khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực công nghệ trang thiết bị y tế . Các chỉ tiêu phản ánh sự phát triển của công ty trong 3 năm 2003, 2004, 2005  Bảng hệ thống các chỉ tiêu Đơn vị tính: VNĐ STT Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Tổng doanh thu 3,526,489,568 4,926,416,895 5,789,324,819 6156789389 2 Các khoản giảm trừ 39,856,732 65,497,654 95,746,387 120648759 3 Doanh thu thuần 3,486,632,836 4,860,919,241 5,693,578,432 6036140630 4 Giá vốn hàng bán 3,359,823,245 4,539,815,682 4,997,808,032 5169258580 5 Lợi nhuận gộp 126,809,591 321,103,559 695,770,400 866822050 6 Chi phí bán hàng 13,796,542 69,894,235 125,409,125 146702030 7 Chi phí QLDN 27,645,836 71,524,615 72,047,321 92544320 8 LN thuần từ HĐKD 85,367,213 179,684,709 498,313,954 627575700 a. Thu nhập HĐTC 9,824,750 14,356,719 25,643,057 37452324 b. Chi phí HĐTC 11,964,423 15,978,213 29,145,789 39896272 9 LN từ hoạt động TC -2,139,673 -1,621,494 -3,502,732 -2443948 a. Thu nhập khác 2,561,389 1,321,943 65,561,389 84462488 b. Chi phí khác 2,415,623 3,170,562 25,415,623 32988642 10 LN từ HĐ khác 145,766 -1,848,619 40,145,766 51653846 11 Tổng LN trước thuế 83,373,306 176,214,596 534,956,988 573477906 12 Thuế TNDN 26,679,458 56,388,671 149,787,956 160,573,813 13 Lợi nhuận sau thuế 56,693,848 119,825,925 385,169,032 412,904,093 14 Tỉ suất LN/ doanh thu 0.016 0.024 0.067 15 Tỉ lệ doanh thu / giá vốn 1.050 1.085 1.158 16 Tỉ lệ lợi nhuận / vốn 0.019 0.024 0.071 17 Tỉ lệ doanh thu / vốn 1.199 0.989 1.130 Doanh thu thuần của cả công ty tăng từ 3.486.632.836 VND năm 2002 lên 4.860.919.241 VND năm 2003 (tương đương với 139%) và năm 2004 là 5.693.578.432 VND (so với năm 2003 là 117%).và năm 2005 là 6.036.140.630 VND (so với năm 2004 là106%) Tuy nhiên, do chi phí bán hàng năm 2003 là 69.89.235 VND , năm 2004 là 125.409.125 VND và năm 2004 là 146702030 cao hơn rất nhiều so với năm 2002 chỉ có 13.796.542VND. Bên cạnh đó, lỗ từ hoạt động tài chính tăng lên, từ âm 2.139.673 VND năm 2002 lên tới âm 1.621.494 VND năm 2003 , âm 3.502.732 VND năm 2004, và âm 2443948.năm 2005 Đó là những nguyên nhân chủ yếu làm cho lợi nhuận sau thuế năm 2003 chỉ đạt 19.825.925 VND (tăng lên 63.132.077 VND so với năm 2002 tương đương với 111,35%) và năm 2004 đạt 363.770.752 VND (tăng lên 307.076.904VND so với năm 2002 tương đương với đạt 203.58% và tăng lên 243.944.827 VND, đạt 84.4% so với năm 2003).Và năm 2005đạt 389964976VND Số nhân viên của công ty liên tục tăng, từ 11 người năm 2001 lên 13 người năm 2002, 14 người năm 2003 và 16 người năm 2004.Và hiện nay là 18 người 2- Nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Công ty TNHH Dược Hồ Long là một đơn vị hoạch toán kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch. Công ty được quyền tự chủ về tài chính và hoạt động kinh doanh theo pháp luật của nhà nước Việt Nam. Công ty có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, với cấp trên và đối với người lao động trong doanh nghiệp. Công ty tổ chức và thực hiện phạm vi quyền hạn của mình đối với các hoạt động: Buôn bán dược phẩm , dược liệu ; Nuôi trồng con, cây dược liệu ; Buôn bán trang thiết bị y tế ; Huấn luyện, đào tạo, lắp đặt bảo hành bảo trì và các dịch vụ khác; Buôn bán hoá chất (trừ hoá chất Nhà nước cấm) ; Dịch vụ ăn uống và giải khát./. 3- Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Là công ty TNHH, nên công ty đã chọn mô hình tổ chức theo cơ cấu trực tuyến như sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN Ban Trợ lý Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Tài vụ Phòng Hành Chính quản trị Nhân Sự PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH TÀI CHÍNH GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng, các trung tâm phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty do Hội đồng Thành viên phê duyệt,đứng đầu là Giám đốc điều hành công ty. Giám đốc điều hành là đại diện pháp nhân của công ty có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bảo toàn và phát triển vốn của công ty. Giúp việc cho Giám đốc điều hành có 2 phó giám đốc chuyên trách được phân công quản lý các trung tâm và văn phòng, cụ thể là: + Phó giám đốc phụ trách kinh doanh + Phó giám đốc phụ trách tài chính - Các phó giám đốc trực tiếp điều hành các trung tâm và văn phòng mà mình phụ trách, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao và hoạt động của các trung tâm, phòng ban trong công việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kịp thời của Giám đốc. Mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng ban đều có mối liên hệ mật thiết với nhau thể hiện từ việc cung cấp thông tin giao dịch, ký kết, thực hiện hợp đồng đến khâu thanh lý hợp đồng kinh doanh theo quyết định của Giám đốc, mỗi phòng ban có chức năng cụ thể sau: - Ban trợ lý- có nhiệm vụ trợ giúp cho Tổng giám đốc trong việc quản lý và thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt như đi đầu trong việc triển khai các nhiệm vụ kinh doanh mới. - Phòng kế hoạch kinh doanh : Nghiên cứu thị trường trang thiết bị y tế trong nước và quốc tế nhằm tìm kiếm đối tác và thực hiện các hợp đồng theo kế hoạch kinh doanh. Chuyển giao công nghệ trang thiết bị y tế tiên tiến trên thế giới và Việt Nam thông qua các hợp đồng kinh tế. Quản lý và đề xuất chính sách giá, điều kiện để các sản phẩm trang thiết bị y tế, quản lý và phân phối kho hàng công nghệ trang thiết bị y tế. Xây dựng chính sách và tổ chức triển khai các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm quảng cáo cho công ty. - Phòng xuất nhập khẩu : Triển khai các thủ tục xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hoá cho công ty và hàng hoá nhận uỷ thác. Thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu theo qui định của pháp luật. Tìm kiếm thị trường và khách hàng uỷ thác xuất nhập khẩu. - Phòng tài vụ : Quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản lý của Nhà nước và công ty được thực hiện thông qua các chế độ báo cáo. Cung cấp đầy đủ chính sách kịp thời về các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính của công ty.giúp cho ban giám đốc đưa ra quyết định đúng lúc , kịp thời, đạt hiệu quả cao. Đảm bảo các công việc phục vụ kinh doanh của công ty cùng ban giám đốc đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động kinh doanh. - Phòng hành chính : Thực hiện chức năng văn phòng của công ty, thực hiện các hoạt động giao dịch đối nội và đối ngoại về thủ tục hành chính. Quản lý các trụ sở khoa học, các trang thiết bị, các phương tiện vận tải. Tổ chức quản trị cải thiện điều kiện sinh hoạt cho các cán bộ công nhân viên trong nơi làm việc. Thực hiện các thủ tục về hợp tác quốc tế, các thủ tục cho cán bộ đi công tác, các trung tâm là các đơn vị kinh tế, hoạt động theo hình thức báo số chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của các phó giám đốc. - Phòng nhân sự : làm nhiệm vụ quản lý nhân sự trong công ty, đưa ra các kế hoạch nhân sự, tổ chức tuyển nhân viên theo đề nghị của các bộ phận đồng thời định kỳ tiến hành kiểm tra chất lượng của nhân viên trong công ty. 4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán . 4. 1-Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của doanh nghiệp theo mô hình tập trung. TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG Nhóm vật tư Nhóm phân tích Nhóm kế toán Tổ hàng hoá Tổ phải thu Tổ phải trả Tổ tiền Tổ tổng hợp - Trưởng phòng tài vụ kiêm kế toán trưởng : có nhiệm vụ lãnh đạo chung về công tác kế toán, kí duyệt thu, chi, trình duyệt kế hoạch tài chính, tổ chức và kiểm tra công tác kế toán tại văn phòng công ty. - Phó phòng tài vụ kiêm kiểm soát Tài chính : thực hiện các công việc do trưởng phòng giao, trực tiếp giải quyết một số công việc như: sắp xếp nhân sự trong phòng kế toán (có sự thông qua của kế toán trởng), phân phối công việc, có thể giải quyết một số công việc khi trưởng phòng đi vắng trong phạm vi được giao. - Nhóm vật tư : làm việc tại các kho hàng, phòng bảo hành.. - Nhóm phân tích tài chính : bao gồm một người làm công tác phân tích tài chính giúp trưởng phòng đưa ra các kế hoạch tài chính, các chỉ tiêu tài chính, và kiểm soát viên do phó phòng kiêm nhiệm có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra tình hình thực hiện công việc của các nhân viên kế toán. - Nhóm kế toán : làm công tác kế toán tại công ty, do phó phòng trực tiếp quản lý, được chia ra thành các tổ: tổ hàng hoá, tổ phải trả, tổ phải thu, tổ tiền và tổ tổng hợp. + Tổ hàng hoá : thực hiện công tác kế toán liên quan đến nhập, xuất kho, vào phiếu kế toán ,thẻ kho, sổ kho cho tài khoản 156, 511, 632. + Tổ phải trả : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải trả như phải trả nhà cung cấp, khách hàng, công nhân viên, các tổ chức tài chính, Nhà nước...(vào phiếu kế toán cho các tài khoản đầu 3 bao gồm 333, 331, 334, 336, 338...) + Tổ phải thu : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải thu như: phải thu khách hàng, phải thu của công nhân viên,doanh thu bán hàng , doanh thu bán hàng ,chiết khấu,giảm giá , phải thu khác ...( vào phiếu kế toán cho các tài khoản 131, 141, 138...) + Tổ tiền : bao gồm một thủ quỹ và hai nhân viên làm kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt TK 111 và tiền gửi ngân hàng TK 112 như: thu tiền từ khách hàng, các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải thu chuyển sang, trả tiền thuế cho Nhà nước khi tới hạn nộp, trả tiền cho khách hàng khi tới hạn thanh toán... các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải trả chuyển sang. + Tổ tổng hợp : bao gồm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định: Kế toán TSCĐ thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu vào máy cho các nghiệp vụ liên quan tới TSCĐ như: nhập mua TSCĐ, tính khấu hao, thanh lý, nhượng bán TSCĐ... Kế toán tổng hợp : tổng hợp số liệu cuối ngày , cuối tuấn , cuối tháng , cuôí kỳ, thực hiện phân bổ và lập báo cáo tổng hợp cuối kỳ. Tổ hàng hoá Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền ( 1 )b ( 4 ) ( 3 ) ( 2 ) (1a) Sự kết hợp giữa các tổ được thực hiện theo sơ đồ sau: Hàng hoá mua về nhập kho do tổ hàng hoá theo dõi, các chứng từ về mua hàng sẽ được chuyển cho tổ phải trả để theo dõi thanh toán với nhà cung cấp và Nhà nước. (1a) Khi mua hàng hoá, bán hàng hoá thanh toán ngay, tổ hàng hoá chuyển chứng từ cho tổ tiền . (1b) Khi mua hàng hoá chưa thanh toán, tổ hàng hoá chuyển chứng từ cho tổ phải trả. (2) Khi đến hạn thanh toán, tổ phải trả phải làm thủ tục cần thiết để yêu cầu tổ tiền thanh toán . (3) Khi bán hàng hoá chưa thu tiền, tổ hàng hoá chuyển chứng từ cho tổ phải thu . (4) Khi đến hạn thanh toán, tổ phải thu làm thủ tục cần thiết để chuyển cho tổ tiền . 4. 2- Hệ thống chứng từ sử dụng : Chứng từ về tiền Phiếu thu Bảng kê nộp tiền mặt Phiếu chi Biên bản kiểm kê quỹ Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Bảng kê nộp séc Giấy báo Nợ, giấy báo Có Chứng từ vật tư, hàng hoá Phiếu nhập kho Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu kê mua hàng Hoá đơn GTGT Chứng từ lao động tiền lương Hợp đồng lao động Bảng thanh toán lương Giấy đi đường Bảng kê thanh toán Lệnh điều xe Chứng từ TSCĐ Hoá đơn mua tài sản Biên bản thanh lý TSCĐ Bảng kê khấu hao TSCĐ Phiếu xuất kho tài sản (*) Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ (*): TSCĐ mua về đều được nhập kho sau đó mới xuất kho để sử dụng. 4. 3- Hệ hống tài khoản sử dụng : Hệ thống tài khoản kế toán do doanh nghiệp sử dụng dựa trên QĐ số 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính và thông tư số 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997 của Bộ Tài chính hướng dẫn bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp. Nhưng do công ty sử dụng phần mềm kế toán Mỹ – dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên công ty Dược Hồ Long chỉ sử dụng một số tài khoản cần thiết phù hợp với công tác kế toán của mình. Đồng thời công ty cũng sử dụng những tài khoản mang tính chất trung gian để tiện cho việc phân công công việc, cụ thể là những TK 641, 642, 156… 4. 4- Tổ chức sổ kế toán. Việc hạch toán của công ty được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức sổ sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Nhưng thực tế trong quy trình ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, kế toán đã bỏ qua công tác ghi Nhật ký và tiến hành ghi luôn vào Sổ chi tiết, Sổ Cái tài khoản. Các loại sổ sử dụng : Sổ tổng hợp : Sổ Cái của các TK cấp 1. Sổ, thẻ kế toán chi tiết : - Thẻ kho. - Sổ chi tiết TK được mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm : Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng loại mặt hàng. Sổ chi tiết thanh toán với người bán, với người mua, với Ngân sách Nhà nước. . . Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay. ... Sơ đồ trình tự thực hiện việc ghi sổ như sau : Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết Chứng từ gốc Báo cáo kế toán Nhật ký chung Sổ cái (1) Hàng ngày các chứng từ gốc phát sinh từ các bộ phận được chuyển trực tiếp cho kế toán, kế toán kiểm tra lại các chứng từ sau đó nhập dữ liệu vào máy bằng cách lập phiếu kế toán. (2) Sau khi nhận được các thông tin do kế toán nhập vào, máy tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết, sổ Cái và lên các bảng tổng hợp, các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu của các sổ cái kế toán tiến hành lập các Báo cáo tài chính. 4. 5- Hệ thống báo cáo kế toán : Các Báo cáo theo qui định chung của Nhà nước : Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng kê khai mức lương của công ty Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp Tờ khai thuế GTGT Bảng cân đối tài khoản Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán Các Báo cáo dùng cho quản trị nội bộ : Báo cáo bán hàng(số lượng , giá cả, chủng loại …) Báo cáo các khoản phải thu Báo cáo tổng lợi nhuận Báo cáo các khoản phải trả Báo cáo chi phí Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo về sử dụng vốn Báo cáo quĩ Báo cáo về nhân lực Báo cáo doanh thu II- HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY DƯỢC HỒ LONG. 1 - Đặc điểm tổ chức các nghiệp vụ thanh toán. Do công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có ý nghĩa quan trọng. Các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng và với Nhà nước là các nghiệp vụ thường xuyên diễn ra đòi hỏi có sự tổ chức công tác một cách hợp lý và có hiệu quả. Chính vì vậy số lượng kế toán viên làm công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chiếm tỷ trọng lớn và được chia làm hai tổ : tổ phải thu (AR) và tổ phải trả (AP). Các khách hàng được quản lý theo vùng, theo loại hình kinh doanh. Tất cả các đối tượng : khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan hải quan đều được mã hoá để ghi chép và quản lý. 2-Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Mặc dù các nhà cung cấp của công ty bao gồm cả nhà cung cấp trong nước và nước ngoài nhưng đối với mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu tính bằng ngoại tệ và ngoại tệ chủ yếu là USD, côngty hạch toán theo tỷ giá thực tế. Các chứng từ sử dụng để thanh toán bao gồm : Hoá đơn VAT , hoá đơn bán hàng. Vận đơn Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt , séc chuyển khoản,uỷ nhiệm chi ) Phiếu Chi Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, kế toán sử dụng tài khoản : TK 331- Phải trả người bán. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 : - TK 3311 : Phải trả người bán - TK 3312 : Đặt trước cho người bán Các tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán, cả những nhà cung cấp thường xuyên và nhà cung cấp nhỏ, lẻ. Tất cả các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp của công ty đều được hạch toán qua TK 331 bao gồm cả trường hợp thanh toán ngay bằng tiền. VD1 : Ngày 15/01/2006 Công ty TNHH Dược Hồ Long mua hàng của Công ty Dịch vụ EUROP CONTINENTS Việt Nam, một chiếc Máy siêu âm màu 4D. Giá trị hàng mua : 1939,6 USD, thuế suất VAT 5%. Tỷ giá trong ngày : 15. 475VND/USD. Thời hạn thanh toán theo thoả thuận : ngày 30/01/2006 .Thời hạn thanh toán là sau 15 ngày kể từ ngày mua. Ngày