Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty xây dựng và vật tư vận tải - Tổng công ty xây dựng Bạch Đằng Hải Phòng

ho nên Công ty luôn sử dụng nhiều yếu tố chi phí phục vụ cho quá trình sản xuất, thi công. Toàn bộ chi phí của Công ty bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm toàn bộ giá trị vật liệu cần thiết để tạo ra sản phẩm hoàn thành ( vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu…). Tuy nhiên, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không bao gồm chi phí phục vụ cho máy thi công. Chi phí nhân công trực tiếp: Là khoản chi trả cho người lao động bao gồm tiền lương trả cho công nhân viên trong biên chế, tiền công trả cho lao động thuê ngoài và các khoản phụ cấp của những lao động này. Tuy nhiên khoản chi phí nhân công trực tiếp không bao gồm các khoản phải trả cho công nhân điều khiển máy thi công. Chi phí sử dụng máy thi công: Là những khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng máy để hoàn thành sản phẩm của Công ty, bao gồm: Chi phí nhiên liệu, động lực phục vụ cho xe máy, tiền lương công nhân vận hành máy, chi phí thuê ngoài…nhưng không bao gồm các khoản trích theo lương của công nhân vận hành máy và chi phí máy thi công thuê ngoài. Chi phí sản xuất chung: Là chi phí phục vụ cho sản xuất nhưng không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, cấu tạo nên thực thể sản phẩm . Chi phí sản xuất chung của Công ty bao gồm: chi phí tiền lương, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, bảo hiểm công trình, khấu hao máy móc, chi phí dịch vụ thuê ngoài và một số chi phí khác bằng tiền như điện, nước, tiếp khách. Tuy nhiên chi phí sản xuất chung không bao gồm các khoản trích theo lương của công nhân sản xuất và nhân viên quản lý mà những khoản này được hạch toán vào TK642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”. III.3. Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải. 1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty bao gồm chi phí các vật liệu cần thiết để tạo nên thực thể sản phẩm, đó là giá trị thực tế của vật liệu chính (xi măng, sắt, thép, cát vàng, cát đen, gạch…), vật liệu phụ (cọc tre, que hàn, đinh…) và nhiên liệu (xăng, dầu điezen) cần thiết cho việc thực hiện và hoàn thành công trình. Vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở để tạo ra sản phẩm, đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất của Công ty và bao gồm nhiều chủng loại, có tính năng công dụng khác nhau. Việc quản lý vật liệu tiết kiệm hay lãng phí có ảnh hưởng rất lớn đến sự biến động của giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. Do vậy, việc tổ chức thu mua, xuất dùng và hạch toán nguyên vật liệu phải gắn chặt với nhau, đồng thời công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đòi hỏi có độ chính xác cao. Các nguồn cung cấp nguyên vật liệu của Công ty bao gồm: Nguyên vật liệu xuất từ kho công ty, nguyên vật liệu các đội tự mua ngoài và nguyên vật liệu tự sản xuất. Hàng tháng, phòng kỹ thuật vật tư, thiết bị căn cứ vào dự toán đã lập và tiến độ thi công từng công trình lên kế hoạch cung ứng vật tư và giao nhiệm vụ sản xuất thi công cho các đội công trình. Dựa vào nhiệm vụ sản xuất thi công, kế hoạch cung ứng vật tư của Công ty cho từng công trình và nhu cầu vật liệu cho từng giai đoạn thi công cụ thể, đội trưởng đội thi công lập giấy xin cấp vật tư. Nếu vật tư có sẵn trong kho dự trữ của công ty thì sẽ được xuất kho và chuyển đến công trình. Nếu không có công ty sẽ uỷ quyền cho đội trưởng chủ động mua nguyên vật liệu bên ngoài. Để tiến hành mua nguyên vật liệu bên ngoài, đội trưởng đội thi công viết giấy đề nghị tạm ứng. Sau khi giấy đề nghị tạm ứng được Giám đốc và Kế toán trưởng xét duyệt, đội trưởng nhận tiền tạm ứng và chủ động mua nguyên vật liệu chuyển tới công trình. Bảng 2.1 Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 02 tháng 12 năm 2004 Kính gửi: Phòng Tài chính Kế toán Tên tôi là: Nguyễn Đức Mạnh Địa chỉ: Đội xây lắp 5 Đề nghị tạm ứng số tiền: 95.000.000 (viết bằng chữ): Chín lăm triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Mua vật tư cho công trình Nút Giao thông Nam Cầu Bính. TT đơn vị Kế toán trưởng Người đề nghị tạm ứng Tại các đội xây dựng, thủ kho tiến hành nhập kho vật tư và lập phiếu nhập kho. Giá thực tế vật tư nhập kho chính bằng giá mua ghi trên hoá đơn còn chi phí thu mua tính vào chi phí dịch vụ mua ngoài và được hạch toán vào TK627. Khi có nhu cầu sử dụng vật tư thủ kho lập tiến hành xuất kho và lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: liên 1 thủ kho dùng để ghi thẻ kho và liên 2 gửi về phòng kế toán trung tâm làm căn cứ ghi sổ. Phiếu xuất kho phải ghi đủ số lượng, khối lượng thực xuất. Giá vật liệu xuất kho được tính theo giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô nguyên vật liệu đó. Điều này phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty vì hầu hết nguyên vật liệu sử dụng để thi công công trình đều do các Đội tự mua chuyển thẳng đến công trình, không qua kho của Công ty. Định kỳ từ 5 đến 10 ngày, kế toán đội sản xuất tiến hành phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ gửi về phòng kế toán Công ty kèm theo các chứng từ gốc. Bảng 2.2: Trích Đơn vị: Đội xây lắp 5 Phiếu xuất kho Địa chỉ: Ngày 04 tháng 12 năm 2004 Số: 74 Họ tên người nhận hàng: Vũ Văn Huy Nợ: 621 Địa chỉ: Đội xây lắp 5 Có: 152 Lý do xuất: CT Nút Giao thông Nam Cầu Bính. Xuất tại kho: Đ/c Thảo. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư. Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Thép F 10 Kg 1200 4.277 5.123.400 2 Xi măng PC 40 Kg 5000 824 4.120.000 3 Gạch đặc Viên 10.000 525 5.250.000 4 Cát vàng m 3 100 50.000 5.000.000 … … … … … … Cộng x x x 27.194.800 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ): Hai bảy triệu một trăm chín tư tám trăm đồng. Xuất, ngày 03 tháng 12 năm 2004 Tại công ty, sau khi nhận được chứng từ kế toán sẽ lập bảng phân bổvật liệu, công cụ dụng cụ (bảng phân bổ số 2) cho các công trình. Bảng phân bổ này dùng để phản ánh giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng theo giá thực tế và phân bổ giá trị cho từng công trình, hạng mục công trình. Bảng 2.3: Trích Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 12 năm 2004 Đối tượng sử dụng Ghi Có các TK 152 153 - TK 621 597.306.400 + Nhà xe Hải Quân 264.893.688 + Văn phòng Công ty Cửu Long 39.109.659 …………… …………. + Đường Nam Sách - Hải Dương 4.176.995 + Nút Giao thông Nam Cầu Bính 97.570.000 - TK 627 10.886.780 9.218.320 + Nhà xe Hải Quân 3.099.800 1.395.133 + Văn phòng Công ty Cửu Long 304.688 163.380 …………… ………….. ………… + Đường Nam Sách - Hải Dương - - + Nút Giao thông Nam Cầu Bính - 3.254.400 - TK 623 3.485.680 1.074.600 - TK 642 2.382.400 Cộng 611.678.860 12.675.320 Trên cơ sở của bảng phân bổ số 2 và các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5 kế toán giá thành sẽ tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình và lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” tài khoản 621. Bảng này được lập theo mẫu riêng của Công ty (với chức năng tương tự sổ chi phí sản xuất kinh doanh TK621 của Bộ quy định). Bảng 2.4 Bảng tổng hợp chi tiết Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – TK 621 Tháng 12 năm 2004 STT Tên công trình Ghi Nợ TK 621 - đối ứng Có các TK Tổng cộng 152 141 111 331 1 Nhà xe Hải Quân 264.893.688 11.424.068 276.317.756 2 Văn phòng Công ty Cửu Long 39.109.659 39.109.659 … ….. …….. …… …….. …… ….. 7 Đường Nam Sách - Hải Dương 4.176.995 2.614.500 6.791.495 8 Nút Giao thông Nam Cầu Bính 97.570.000 22.688.200 9.626.000 119.884.200 Tổng cộng 597.306.400 49.873.950 9.928.500 76.028.850 733.137.700 Số liệu của bảng tổng hợp chi tiết TK 621 được dùng làm căn cứ để ghi vào “Bảng tổng hợp chi tiết” TK 154 đồng thời là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với Nhật ký chứng từ số 7 và sổ cái TK 621. Bảng 2.5: Trích Sổ cái TK621 Năm 2004 Ghi Nợ TK 621 Ghi Có các TK Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 11 Tháng 12 Cộng + TK 152 597.306.400 + TK 141 49.873.950 + TK 111 9.928.500 + TK 331 76.028.850 Cộng PS Nợ 733.137.700 Cộng PS Có 733.137.700 Số dư cuối kỳ Nợ 0 Có 0 2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí nhân công trực tiếp là khoản chi trả cho công nhân trực tiếp tạo ra sản phẩm xây lắp, bao gồm: tiền lương của công nhân trực tiếp tham gia sản xuất xây lắp, phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, các khoản phụ cấp có tính chất lương như: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp đội trưởng, phụ cấp độc hại và các khoản tiền thưởng, lương phụ như tiền lương phép. Tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải, chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn thứ hai (sau chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) trong tổng giá thành xây lắp. Do vậy, việc hạch toán đúng, đủ chi phí nhân công không chỉ có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm mà còn có ý nghĩa quan trọng trong việc thanh toán tiền lương, tiền công thoả đáng, kịp thời cho người lao động, góp phần quản lý tốt thời gian lao động và quỹ lương của Công ty. Hiện nay Công ty đang áp dụng hai hình thức trả lương cho người lao động đó là hình thức trả lương theo thời gian và trả lương theo hình thức khoán sản phẩm. Hình thức trả lương khoán sản phẩm được sử dụng đối với công nhân trực tiếp sản xuất. Theo hình thức này thì: Tiền lương phải trả cho công nhân = Khối lượng công việc giao khoán hoàn thành x Đơn giá khoán Đơn giá khoán là đơn giá nội bộ công ty do phòng kế hoạch lập dựa trên cơ sở quy định của Nhà Nước, sự biến động của thị trường hay điều kiện thi công của từng công trình cụ thể. Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK622: phản ánh chi phí lao động trực tiếp tham gia vào quá trình thi công. TK 334: phản ánh số còn phải trả công nhân xây lắp, TK334 được chi tiết thành 2 tiểu khoản: TK 3341 tiền lương công nhân trong biên chế TK 3342 tiền lương công nhân thuê ngoài. TK 1411: tạm ứng lương cho công nhân. Quy trình hạch toán chi phí NCTT tại Công ty được thực hiện như sau: Khi nhận thi công một công trình, hạng mục công trình nào đó, đội trưởng cùng phụ trách công trình tiến hành lập hợp đồng giao khoán. Hợp đồng giao khoán được ký theo từng phần công việc, tổ hợp công việc hay quy mô công việc trong đó ghi rõ thời gian thực hiện hợp đồng, khối lượng công việc được giao, yêu cầu kỹ thuật và đơn giá khoán. Dựa vào công việc nhận khoán, đội trưởng tiến hành giao công việc cho từng tổ trong đội và đôn đốc lao động trong đội thực hiện thi công phần việc được giao, đảm bảo đúng tiến độ và đúng yêu cầu kỹ thuật, đồng thời theo dõi tình hình lao động của từng công nhân viên. Kết thúc tháng sản xuất nhân viên kỹ thuật cùng đội trưởng công trình tiến hành kiểm tra khối lượng công việc và lập phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành cho từng tổ (Bảng 2.7). Khi công trình, hạng mục công trình hoàn thành đội trưởng đội thi công cùng với đại diện công trình tiến hành kiểm tra, đánh giá công trình và lập biên bản thanh lý hợp đồng. Tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải ngoài số công nhân trong biên chế của Công ty thì trong một số trường hợp như các công trình ở xa, điều kiện di chuyển phức tạp hoặc công trình bước vào giai đoạn nước rút, Công ty phải tiến hành thuê mướn lao động bên ngoài (chủ yếu là lao động tại các địa phương có công trình). Việc thuê công nhân từ bên ngoài làm giảm chi phí di chuyển lao động, hạn chế những khó khăn về sinh hoạt của công nhân. Tuy nhiên, từ đó lại nảy sinh một số khó khăn về chất lượng và giá cả lao động, vì lao động tại các địa phương mang tính thời vụ, tự phát và không qua các khoá đào tạo chính quy. Đối với lực lượng lao động này Công ty giao cho các Đội trưởng công trình quản lý và trả lương theo hình thức khoán việc. Chứng từ hạch toán chi phí công nhân thuê ngoài là hợp đồng thuê mướn công nhân, các phiếu giao khoán, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành. Bảng 2.6: Trích Công ty XDCTHN Đội xây lắp 5 Bảng chấm công tính lương Công trình: Nút Giao thông Nam Cầu Bính Tổ: Nề - Họ và tên tổ trưởng: Hoàng Văn Dũng STT Họ tên Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 3 4 … 30 31 Công hưởng lương Công hưởng BHXH Nghỉ hưởng BHXH Nghỉ việc riêng 1 Hoàng Văn Dũng x x x x …. x x 31 2 Đỗ Huy Công x x 0 x ….. x x 30 3 Vũ Hùng Cường 0 0 x x …... x x 26 … …… … … … … …... … … … 9 Phạm văn Sáng x x x x …... 0 x 29 Cộng 252 Bảng 2.7: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Đội xây lắp 5 – Tổ nề STT Tên sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Dải thảm m 2 1350 4900 6.615.000 Cộng x x X 6.615.000 Trên cơ sở phiếu xác nhận công việc hoàn thành, bảng chấm công do các tổ gửi đến kế toán đội tiến hành tính lương cho từng người và lập bảng thanh toán lương cho toàn đội (bảng thanh toán lương được lập riêng cho công nhân trong biên chế và công nhân thuê ngoài), sau đó gửi bảng thanh toán lương về phòng kế toán trung tâm. Việc tính lương cho từng công nhân được thực hiện theo công thức sau: Tiền công phải trả cho công nhân A = Số ngày công thực hiện của công nhân A x Đơn giá tiền công Đơn giá tiền công = Tổng số tiền được thanh toán Tổng số công thực hiện Căn cứ vào công thức tính lương ở trên việc tính lương cho một công nhân được thực hiện như sau:( Ví dụ tính lương cho công nhân Hoàng Văn Dũng – tổ nề). Đơn giá tiền công = 6.615.000 = 26.250 đồng 252 Tiền lương của công nhân Hoàng Văn Dũng = 26.250 x 31 = 813.750 đồng Bảng 2.8: Trích Đội xây lắp 5 Bảng thanh toán tiền lương Công trình: Nút Giao thông Nam Cầu Bính (Dùng cho công nhân trong biên chế) Tháng 12 năm 2004 STT Họ tên Đơn vị Lương sản phẩm Lương thời gian Tổng Đã tạm ứng Còn lĩnh SC ST SC ST 1 Hoàng Văn Dũng Tổ nề 31 813.750 813.750 - 813.750 2 Đỗ Huy Công - 30 787.500 787.500 - 787.500 3 Vũ Hùng Cường - 26 682.500 682.500 - 682.500 …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. Tổng 31.550.300 14908500 46458800 4598700 41860100 Phòng kế toán trung tâm căn cứ vào bảng lương do các đội gửi lên để vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Bảng này cũng được lập riêng cho công nhân trong biên chế và công nhân thuê ngoài nhưng cách lập tương tự nhau. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp cho các đối tượng sử dụng lao động. ở Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải, BHXH, BHYT, KPCĐ được trích 19% tính vào chi phí và được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642). Bảng 2.9: Trích Bảng phân bổ tiền lương và BHXH ( Nhân viên thuộc biên chế Công ty ) Tháng 12 năm 2004 Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 3341 – Phải trả công nhân viên TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Cộng Lương Các khoản phụ cấp Các khoản khác Cộng Có TK 3341 KPCĐ BHXH BHYT Cộng Có TK 338 1. TK 622 166.435.700 166.435.700 166.435.700 + Nhà xe Hải Quân 41.278.400 41.278.400 41.278.400 + Văn phòng Công ty Cửu Long 12.762.000 12.762.000 12.762.000 …. …. …. …. …. …. + Đường Nam Sách - Hải Dương 2.987.400 2.987.400 2.987.400 + Nút Giao thông Nam Cầu Bính 28.402.000 28.402.000 28.402.000 2. TK 623 6.027.000 6.027.000 6.027.000 3. TK 627 (chi tiết từng công trình) 59.939.950 3.564.300 63.504.250 63.504.250 4. TK 642 78.673.150 9.891.350 88.564.500 7.266.399 33.107.580 4.414.334 44.788.313 44.788.313 5. TK 334 x x x x x 11.035.835 2.207.167 13.243.002 13.243.002 Cộng 311.075.800 13.455.650 324.531.450 7.266.399 44.143.415 6.621.501 58.031.315 382.562.765 Số liệu của bảng phân bổ tiền lương và BHXH được dùng để ghi vào bảng kê số 4 (phần TK 622), Nhật ký chứng từ số 7 và bảng tổng hợp chi tiết TK 622 theo định khoản (Ví dụ đối với công trình Nút Giao thông Nam Cầu Bính): Nợ TK 622 (Nút Giao thông Nam Cầu Bính): 28.402.000 Có TK 3341: 28.402.000 Bảng tổng hợp chi tiết này dùng để theo dõi chi phí nhân công trực tiếp phát sinh cho từng công trình nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý và lập báo cáo. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết TK 622 được dùng làm căn cứ để ghi vào bảng tổng hợp chi tiết TK154, kiểm tra đối chiếu với Nhật ký chứng từ số 7 và sổ cái TK 622. Bảng 2.10: Trích Bảng tổng hợp chi tiết TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp Tháng 12 năm 2004. STT Tên công trình Ghi Nợ TK 622, đối ứng Có các TK Cộng 3341 3342 1411 1 Nhà xe Hải Quân 41.278.400 12.421.600 4.280.700 57.980.700 2 Văn phòng Công ty Cửu Long 9.762.000 6.734.200 16.496.200 … … … … … … 7 Đường Nam Sách - Hải Dương 2.987.400 2.987.400 8 Nút Giao thông Nam Cầu Bính 28.402.000 1.287.000 3.148.300 32.837.300 Cộng 166.435.700 26.968.400 12.082.900 205.487.000 Bảng 2.11: Trích Sổ cái TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp Năm 2004 Ghi Nợ TK 622 Ghi Có các TK Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 3341 166.435.700 TK 3342 26.968.400 TK 1411 12.082.900 Cộng PS Nợ 205.487.000 Cộng PS Có 205.487.000 Dư cuối kỳ Nợ 0 Có 0 3. Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công. Trong sản xuất xây lắp khối lượng công việc rất lớn và diễn ra với cường độ cao. Do đó sức lao động của con người đôi khi không đáp ứng được đòi hỏi của công việc. Xuất phát từ thực tế đó, việc sử dụng máy thi công trong quá trình sản xuất là điều cần thiết và có ý nghĩa kinh tế cao, nó không chỉ hỗ trợ đắc lực làm giảm lao động mà còn góp phần đẩy nhanh tiến độ thi công, hạ giá thành sản phẩm. Máy thi công ở Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải khá đa dạng, phong phú về chủng loại như: máy trộn bê tông, máy đầm, máy khoan, máy phát điện…. Công ty không tổ chức một đội máy thi công riêng mà đối với các Xí nghiệp phụ thuộc có tổ chức hạch toán độc lập thì Công ty tiến hành giao một số máy thi công cho các Xí nghiệp đó tự quản lý. Số máy thi công còn lại để phục vụ cho việc thi công của các Đội xây dựng đều do phòng kỹ thuật, vật tư, thiết bị quản lý. Phòng này tiến hành theo dõi hoạt động cũng như việc điều hành xe, máy cho các công trình. Mặc dù Công ty đã có một số lượng không nhỏ máy thi công nhưng do yêu cầu thực tế trong quá trình thi công nếu thiếu hoặc không có loại máy phù hợp thì các Đội, các Xí nghiệp có thể đi thuê ngoài. Tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải, chi phí sử dụng máy thi công gồm: Tiền lương chính, lương phụ trả cho công nhân điều khiển máy; chi phí vật liệu như xăng, dầu, mỡ…phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công; chi phí về dụng cụ lao động liên quan đến hoạt động của máy thi công; chi phí khấu hao máy thi công; chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động của máy thi công như điện, nước, bảo hiểm xe, máy… và các chi phí bằng tiền khác. Để hạch toán khoản mục chi phí này kế toán sử dụng tài khoản 623 ”chi phí sử dụng máy thi công”. Tài khoản này được Công ty mở thành 6 tiểu khoản theo quy định. Quá trình hạch toán được thực hiện như sau: * Đối với máy thi công của Công ty. Các đội thi công khi có nhu cầu về máy thi công sẽ làm đơn xin điều động máy gửi cho phòng thiết bị, vật tư, kỹ thuật. Nếu có máy phù hợp với yêu cầu phòng kỹ thuật, vật tư sẽ viết lệnh điều động máy cho từng công trình. Toàn bộ hoạt động của máy thi công được phòng theo dõi thông qua “phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công”. Phiếu này được lập riêng cho từng loại máy. Bảng 2.12. Trích Phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công Tên máy: Máy trộn bê tông Tháng 12 năm 2004 Ngày Người điều khiển Công trình 1/12 Nguyễn Văn Trung Nút Giao thông Nam Cầu Bính 2/12 Nguyễn Văn Trung Nút Giao thông Nam Cầu Bính … …… ….. 22/ 12 Nguyễn Văn Trung Đường Nam Sách - Hải Dương …. ….. …. 28/12 Nguyễn Văn Trung Đường Nam Sách - Hải Dương Máy móc thi công của Công ty được theo dõi cả về mặt hiện vật và gía trị tại phòng kỹ thuật, vật tư, thiết bị và Phòng Tài chính Kế toán. Hàng tháng kế toán tài sản cố định trích khấu hao máy móc theo quyết định 166/1999/ QĐ - BTC ngày 30 – 12 – 1999. Phương pháp khấu hao là phương pháp đường thẳng. Tuy nhiên việc tính khấu hao chỉ được thực hiện đối với số máy thi công mà Công ty trực tiếp quản lý, các TSCĐ phục vụ cho các Đội thi công và phục vụ cho hoạt động quản lý chung của Công ty. Số khấu hao này sẽ được kế toán ghi vào “ bảng tính và phân bổ khấu hao”. Còn đối với các TSCĐ Công ty giao cho các Xí nghiệp quản lý thì các Xí nghiệp phải tự trích khấu hao tính vào chi phí và cuối tháng gửi báo cáo lên Công ty. Bảng 2.13: Trích Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Tháng 12 năm 2004 Tên TSCĐ Tỷ lệ khấu hao (%) Nơi sử dụng Toàn doanh nghiệp TK 623 TK 627 TK 642 Nguyên giá Mức hao mòn I Số khấu hao trích tháng trước 865.109.210 34.251.810 13.821.500 755.030 19.675.280 II. Số khấu hao của tài sản tăng trong tháng - - - - - III. Số khấu hao của tài sản giảm trong tháng - - - - - IV. Số khấu hao phải trích tháng này 865.109.210 35.251.810 13.821.500 755.030 19.675.280 1. Máy trộn bê tông 7,5 55.000.000 4.125.000 4.125.000 2. Đầm cóc 6.5 43.000.000 2.795.000 2.795.000 3. Máy khoan bê tông 5 26.500.000 1.325.000 1.325.000 ……. … …… …… ……. …… …….. 11. Máy phô to 5 14.800.000 740.000 740.000 Tổng cộng 865.109.210 34.251.810 13.821.500 755.030 19.675.280 Các chi phí liên quan đến sử dụng máy thi công trong tháng được thể hiện thông qua các chứng từ như: phiếu chi, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, bảng tính lương… sẽ được kế toán tập hợp vào các bảng phân bổ 1, 2, 3 và các Nhật ký chứng từ 1, 2, 5. Cuối tháng căn cứ vào các bảng phân bổ, các Nhật ký chứng từ có liên quan và “phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công” do phòng kỹ thuật gửi đến, kế toán lập “bảng kê chi tiết máy thi công”. Bảng này được lập riêng cho từng loại máy hoạt động trong tháng. Bảng 2.14: Trích Bảng kê chi tiết máy thi công Tên máy: Máy trộn bê tông Tháng 12 năm 2004 Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 623, ghi Có các TK Tổng cộng SH NT 111 152 153 214 331 334 21 6 Tiền điện 279.600 279.600 16 11 Vật liệu xuất dùng 568.700 568.700 …. …. …. …. …. …. …. …. …. BPBS1 31 Tiền lương 720.000 720.000 BPBS2 31 Trích khấu hao 4.125.000 4.125.000 Tổng 452.400 568.700 224.300 4.125.000 327.200 720.000 6.417.600 Cuối tháng đối với những máy thi công trong tháng phục vụ cho nhiều công trình khác nhau thì kế toán tiến hành phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho từng công trình. Tiêu thức phân bổ là chi phí nhân công trực tiếp. Ví dụ: Máy trộn bê tông ở trên trong tháng phục vụ cho 2 công trình là: Sửa chữa Đường Nam Sách - Hải Dương và Nút Giao thông Nam Cầu Bính. Tổng CPNCTT của công trình Đường Nam Sách - Hải Dương là: 2.987.400 đồng. Tổng CPNCTT của công trình Nút Giao thông Nam Cầu Bínhlà: 32.837.300 đồng. Tổng chi phí sử dụng máy trộn bê tông trong tháng là: 6.417.600 đồng. Như vậy, chi phí sử dụng máy trộn bê tông phân bổ cho công trình Đường Nam Sách - Hải Dương là: đồng Chi phí sử dụng máy trộn bê tông phân bổ cho công trình Nút Giao thông Nam Cầu Bínhlà: 6.147.600 – 535.160 = 5.612.440 đồng Sau khi phân bổ song kế toán lập “bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công” cho các công trình. Bảng 2.15: Trích Bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công. Tháng 12 năm 2004 STT Diễn giải Nơi sử dụng Số tiền 1 Máy trộn bê tông 6.417.600 + Đường Nam Sách - Hải Dương XNXDCT 1 535.160 + Nút Giao thông Nam Cầu Bính Đội XL 5 5.612.440 2 Đầm cóc 3.221.400 ….. ….. ….. ….. Cộng 29.089.910 Trên cơ sở “ bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công” kế toán lập “bảng tổng hợp chi tiết” TK 623. Cũng giống như các bảng tổng hợp chi tiết khác, bảng tổng hợp chi tiết TK 623 được sử dụng để ghi vào “bảng tổng hợp chi tiết” TK 154, kiểm tra đối chiếu với Nhật ký chứng từ số 7 và sổ cái TK 623. Bảng 2.16: Trích Bảng tổng hợp chi tiết Chi phí sử dụng máy thi công – TK 623. Tháng 12 năm 2002. STT Tên công trình Số tiền 1 Nhà xe Hải Quân 9.286.300 2 Văn phòng Công ty Cửu Long 1.128.032 …. …. …. 7 Đường Nam Sách - Hải Dương 621.385 8 Nút Giao thông Nam Cầu Bính 7.673.428 Cộng 29.089.910  Bảng 2.17: Sổ cái TK 623 “chi phí sử dụng máy thi công” Năm 2004 Ghi Nợ TK 623 Ghi Có các TK Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 11 Tháng 12 Tổng cộng - TK 111 2.741.400 - TK 152 3.485.680 _ TK 153 1.074.600 - TK 214 13.821.500 - TK 331 1.939.730 _ TK 334 6.027.000 Tổng PS Nợ 29.089.910 Tổng PS Có 29.089.910 Dư cuối kỳ Nợ 0 Có 0 * Đối với máy thi công thuê ngoài. Trong trường hợp không có máy phù hợp cho thi công, Đội xây dựng phải chủ động thuê máy ngoài Công ty. Thông thường phương thức thuê ngoài là thuê toàn bộ, bao gồm cả nhiên liệu và công nhân điều hành máy. Theo phương thức này cả bên cho thuê và bên đi thuê phải xác định rõ trong hợp đồng khối lượng công việc và tổng số tiền bên đi thuê phải trả. Máy thi công thuê ngoài phục vụ cho công trình nào thì kế toán hạch toán chi phí thuê máy cho đối tượng đó. Cơ sở để hạch toán là hợp đồng thuê máy, biên bản thanh lý hợp đồng thuê máy, biên bản nghiệm thu và hoá đơn GTGT (do bên cho thuê lập). Bảng 2.18. Hợp đồng thuê máy thi công Ngày 4 tháng 1