Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Viện máy và dụng cụ công nghiệp

p chi phí tương tự như phương pháp KKTX. Tuy nhiên, cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào TK 631 theo từng đối tượng : Nợ Tk 631 : Chi tiết đối tượng Có TK 622 : chi phí nhân công trực tiếp 3. Chi phí sản xuất chung Toàn bộ chi phí sản xuất chung đều được tập hợp vào TK 627 chi tiết theo từng đối tượng, tương tự như doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp KKTX. TK 627 cũng được mở chi tiết thành các tiểu khoản. Cuối kỳ, chi phí sản xuất chung sẽ được phẩn bổ (kết chuyển) vào TK 631, chi tiết theo từng đối tượng tính giá thành như sau : Nợ TK 631: Chi tiết đối tượng Có TK 627 : chi phí sản xuất chung 4. Tập hợp chi phí sản xuất, kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang a/ Tập hợp chi phí sản xuất TK 631 - Gía thành sản phẩm - được dùng để tập hợp chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm. TK này được hạch toán chi tiết theo từng địa điểm phát sinh chi phí và theo nhóm, loại sản phẩm, lao vụ tương tự như TK 154. TK 631 có kết cấu như sau : - Bên Nợ : Phản ánh giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ và các chi phí sản xuất liên quan tới việc chế tạo sản phẩm hay thực hiện lao vụ, dịch vụ. - Bên Có : + Kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ + Tổng giá thành, sản phẩm, lao vụ hoàn thành + Giá trị thu hồi ghi giảm từ chi phí sản xuất Tk 631 không có số dư cuối kỳ Phương pháp hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất theo phương pháp KKĐK tiến hành như sau: - Đầu kỳ, kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang : Nợ TK 631: Chi tiết đối tượng Có TK 154: Chi tiết đối tượng - Cuối kỳ, kết chuyển các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ theo từng loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ : + Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Nợ TK 631 Có TK 621 + Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 631 Có TK 622 + Kết chuyển chi phí sản xuất chung : Nợ TK 631 Có TK 627 - Các khoản thu hồi ghi giảm chi phí (nếu có) : Nợ TK 111, 112, 138, ... Có TK 631 - Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê & đánh giá sản phẩm dở dang, kế toán ghi bút toán kết chuyển : Nợ TK 154 Có TK 631 - Tổng giá thành sản phẩm, lao vụ hoàn thành : Nợ TK 632 Có TK 631 b/ Kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang Việc kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang cung được tiến hành tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ 6 Kết chuyển giá trị sản phẩm dở Chi phí NVL trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung dở dang cuối kỳ Tổng giá thành sản phẩm dang đầu kỳ Kết chuyển giá trị sản phẩm lao vụ hoàn thành TK 154 TK 621 TK 622 TK 627 TK 631 TK 154 TK 632 Sơ đồ hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp KKĐK V Đặc điểm hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại một số nước trên thế giới Trong cách phân loại chi phí sản xuất theo chức năng của chế dộ kế toán Việt Nam có sự trùng hợp với trường phái kế toán Anh, Mỹ. Kế toán Anh, Mỹ coi chi phí là một khoản hao phí bỏ ra để thu được của cải vật chất và dịch vụ.Theo đó, chi phí sản xuất tập hợp vào giá thành gồm 3 khoản mục: -Nguyên vật liệu trực tiếp -Lao động trực tiếp -Chi phí sản xuất chung Các bước tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của kế toán Anh, Mỹ giống trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong hệ thống kế toán Việt Nam. Nhưng nếu ta đem so sánh với hệ thống kế toán Pháp thì lại thấy rõ sự khác biệt. ở kế toán Pháp, chi phí sản xuất là số tiền bỏ ra để mua các yếu tố cần thiết cho hoạt động sản xuất và tạo ra sản phẩm mang lại cho xí nghiệp, sẽ không được coi là chi phí những khoản tiền xuất ra dùng vào việc đầu tư sinh lời, làm tăng tài sản. Do vậy giá thành sản phẩm bao gồm cả những khoản chi phí không mang tính sản xuất. Ta có thể tóm tắt trình tự hạch toán của kế toán Pháp như sau: Bước 1: Tính giá nguyên vật liệu mua vào (Bằng giá mua + chi phí thu mua). Bước 2: Tính giá phí sản xuất bao gồm giá phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất và chi phí nhân công, khấu hao,... Bước 3: Tính giá phí tiêu thụ bao gồm chi phí bỏ ra để tiêu thụ sản phẩm như chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Bước 4 : Tính giá thành sản phẩm theo công thức sau : = Giá phí phân phối Giá phí sản xuất Giá thành sản phẩm + Như vậy, bản chất & nội dung giữa kế toán Việt Nam & kế toán Pháp là tương đồng nhưng khác nhau về phạm vi tính toán giá thành. Trong kế toán Pháp, giá thành sản phẩm bao gồm giá phí sản xuất & giá phí tiêu thụ. Còn ở Việt Nam, giá thành sản phẩm chính là giá phí sản xuất. Tóm lại,trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thàn sản phẩm về cơ bản không có sự khác biệt đáng kể giữa các nước. Do quan điểm khác nhau về bản chất và chức năng của chỉ tiêu giá thành mà dẫn tới sự khác biệt ttrong tính toán, xác định phạm vi của giá thành. Ta có thể xem xét trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của kế toán Mỹ để thấy rõ điều này: Sơ đồ 8 Sơ đồ hạch toán chi phí theo phương pháp KKTX của Mỹ TK kiểm soát tồn kho NVL TK kiểm soát sản phẩm dở dang TK kiểm soát thành phẩm TK lương phải trả CNSX TK chi phí SXC Vật liệu đưa vào sản xuất Kết chuyển chi phí tiền lương Chi phí sản xuất chung phân bổ cho sản xuất Giá trị sản phẩm hoàn thành trong kỳ Phần II : thực trạng hạch toán chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm tại viện máy & dụng cụ công nghiệp I. Đặc điểm kinh tế, kỹ thuật & tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại viện có ảnh hưởng tới hạch toán chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Viện máy & dụng cụ công nghiệp là đơn vị sự nghiệp khoa học công nghiệp lấy thu bù chi của nhà nước, trực thuộc Tổng công ty máy & thiết bị công nghiệp – Bộ Công nghiệp. Viện có trụ sở chính tại 46 – Láng Hạ , Đống Đa, Hà Nội. Tháng 5/1973, Bộ Cơ khí & Luyện kim quyết định thành lập Phân viện thiết kế máy & công cụ – tiền thân của Viện máy & dụng cụ công nghiệp hiện nay. Trước đây, chức năng chính của Viện là nghiên cứu khoa học. Từ năm 1991, trong tình hình khó khăn của ngành cơ khí, Viện chuyển sang cơ chế tự hạch toán và trở thành đơn vị vững mạnh với đầy đủ mô hình nghiên cứu, thiết kế – sản xuất kinh doanh - đào tạo & thực hiện các hợp đồng kinh tế, kết hợp mô hình khoa học công nghệ mới trên cơ sở tiếp nhận & chuyển giao công nghệ từ các hãng trên thế giới. Cho đến nay, Viện phát triển lớn mạnh với trên 310 cán bộ công nhân viên, trong đó : 280 cán bộ tại viện & 30 cán bộ công nhân viên thuộc Phân viện tại thành phố Hồ Chí Minh. Hiện nay, Viện có những chức năng sau : - Thực hiện các đề tài nghiên cứu; triển khai, thiết kế chế tạo máy & dụng cụ công nghiệp, hệ thống tự động hoá thuộc cấp nhà nước, cấp Bộ & cấp cơ sở. - Thiết kế, chế tạo các sản phẩm máy & dụng cụ công nghiệp như dụng cụ khuôn mãu, cân công nghiệp,... cho các cơ sở trong nước. - Dịch vụ tư vấn thiết bị kỹ thuật, trang thiết bị công nghiệp & chuyển giao công nghệ cho các cơ sở trong và ngoài nước. - Đào tạo chuyên gia trong lĩnh vực tự động hoá & công nghệ cao. - Thực hiện hợp tác khoa học công nghệ, liên doanh liên kết ( thuộc lĩnh vực chế tạo máy & thiết bị công nghiệp, thiết bị bảo vệ môi trường ) trong sản xuất kinh doanh với các tổ chức trong & ngoài nước. Trải qua 29 năm tồn tại & phát triển, Viện gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, nhờ sự nhạy bén & tầm nhìn sâu sắc của các nhà quản lý, Viện đã thoát khỏi bế tắc và dần khẳng định được mình bằng việc lấy sản xuất kinh doanh tạo ra nguồn thu chủ yếu, bên cạnh công tác nghiên cứu & thiết kế - đặc thù của một Viện nghiên cứu. Với đội ngũ chuyên gia nghiên cứu lâu năm cùng với đội ngũ công nhân tay nghề cao, sản phẩm của Viện đã chiếm lĩnh được thị phần đáng kể trong thị trường máy & dụng cụ công nghiệp ở nước ta. Trong đó, Viện có một số sản phẩm cơ khí kỹ thuật cao duy nhất trên thị trường như : máy công cụ điều khiển CNC, cân tàu hoả điện tử tự động. Là một đơn vị hạch toán độc lập theo phương thức hạch toán tập trung, có tư cách pháp nhân, Viện hoàn toàn chủ động trong việc liên hệ, ký kết các hợp đồng kinh tế với khách hàng, thực hiện các khoản thu nộp ngân sách nhà nước. Do đặc điểm là đơn vị nghiên cứu nên ngân sách nhà nước cấp cho Viện là để nghiên cứu các công trình khoa học thuộc cấp Bộ & cấp nhà nước. Bởi vậy, để có thể sản xuất được, nguồn vốn kinh doanh của Viện chủ yếu là nguồn vốn vay từ ngân hàng. Do đó, mối quan hệ giữa Viện với các ngân hàng rất khăng khít. Chính sự linh hoạt trong quá trình kinh doanh của mình, Viện đã tận dụng hết cũng như phát huy được trình độ, khả năng sáng tạo của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Viện. Từ đó, hoạt động sản xuất kinh doanh của Viện ngày càng mở rộng & phát triển, đời sống công nhân viên nâng cao. Một số chỉ tiêu kinh tế của Viện rất khả quan, được thể hiện qua bảng sau : Biểu số 1 Một số chỉ tiêu kinh tế của Viện Đơn vị : triệu đồng Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Dự kiến 2002 Doanh thu % tăng so với năm trước Nộp thuế các loại % tăng so với năm trước 35.500 14% 705 8% 42.000 14.7% 1.260 78% 49.000 16,7% 1.404 11,4% 55.000 12,24% 1.603 14,17% 65.000 Có được những thành tựu trên là do Viện đã nămg động trong việc tìm kiếm những hợp đồng kinh tế, mạnh dạn đấu thầu trên cơ sở đảm bảo có lãi để tái sản xuất & giải quyết thoả đáng, hài hoà lợi ích của người lao động, của Viện, của nhà nước Mục tiêu của Viện trong những năm tiếp theo là ký kết được những hợp đồng kinh tế lớn, đưa doanh thu của Viện lên trên 70 tỷ đồng đồng thời, hoàn thành tốt các công trình khoa học theo sự phân công của Bộ & Nhà nước. 2. Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Viện máy & dụng cụ công nghiệp Viện sản xuất theo đơn đặt hàng, mỗi đơn đặt hàng có thể đặt một sản phẩm hoạc chi tiết các sản phẩm khác nhau. Sản phẩm thường có giá trị cao, kích thước lớn, được đặt mua trước khi sản xuất thông qua đấu thầu. Sản phẩm của Viện rất đa dạng, phong phú nên Viện không có dây chuyền sản xuất hàng loạt cho một sản phẩm cụ thể. Để minh hoạ, ta xét đến qui trình sản xuất của ‘Trạm trộn bê tông tự động’ – một sản phẩm tiêu biểu của Viện có hệ thống điều khiển bằng máy tính. Qui trình sản xuất này được thể hiện qua sơ đồ sau : Sơ đồ 8 : Qui trình sản xuất Trạm trộn bê tông tự động Công suất 80m3 /giờ Chuẩn bị các thiết bị chính Thiết kế trạm trộn Chế tạo trạm trộn Lắp đặt hệ thống 1 2 3 Kiểm tra, hiệu đính, chạy thử Hướng dẫn điều hành 4 5 6 1 – Chuẩn bị vít tải cứng, lò xo cối trộn, động cơ 3 pha, động cơ 11 kw 2 – Thiết kế các môdun cơ khí chi tiết, hệ thống định lượng, hệ thống khí nén thuỷ lực,... 3 – Chuẩn bị vật tư ( phôi ), thiết bị khác, tám lót cối trơn, thiết bị tự động hoá, thiết bị điện tử. - Chế tạo các bộ phận 4 – Lắp đặt hoàn chỉnh từ việc ghép các bộ phận 6 – Lắp đặt quá trình vận hành, quá tình bảo dưỡng, kiểm tra thiết bị 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, nghiên cứu, Viện máy & dụng cụ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất tập trung, thống nhất theo cơ cấu trực tuyến. Viện trưởng là người có vị trí, thẩm quyền cao nhất Viện; chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng công ty về mọi hoạt động của Viện; trực tiếp lãnh đạo Viện trong mọi hoạt động : nghiên cứu, sản xuất, tài chính, ... Giúp việc cho Viện trưởng là các Phó viện trưởng. Phó viện trưởng giúp Viện trưởng điều hành một số lĩnh vực, chịu trách nhiệm trước Viện trưởng & pháp luật về nhiệm vụ được phân công & uỷ quyền. Cụ thể: Phó viện trưởng(PVT) phụ trách công tác nghiên cứu khoa học; PVT phụ trách công tác nội chính, sản xuất, lao động tiền lương, xây dựng cơ bản PVT phụ trách công tác sản xuất kinh doanh; PVT phụ trách công tác cổ phần hoá & phát triển các công ty cổ phần; PVT phụ trách việc thực hiện chiến lược phát triển ngành máy & công cụ của Viện; PVT phụ trách phân viện phía nam. Phòng tài chính kế toán : thực hiện các chức năng tài chính, kế toán cụ thể, tham mưu cho Viện trưởng về việc lập dự toán trong các công tác đấu thầu, và điều hành kế hoạch thu chi tài chính, theo dõi chi tiết & tổng hợp tình hình biến động tài sản của Viện. Cuối niên độ kế toán, phòng tiến hành lập các Báo cáo tài chính để phục vụ báo cáo cấp trên. Phòng tổng hợp : Phòng này bao gồm bộ phận kế hoạch, tổ chức, hành chính, văn phòng, giúp cho ban lãnh đạo Viện trong công tác sắp xếp, tổ chức cải thiến sản xuất quản lý, đào tạo, bồi dưỡng & tuyển dụng, điều phối, sử dụng hợp lý, tổ chức thực hiện dúng đắn các chế độ, chính sách của nhà nước đối với cán bộ công nhân viên, và các nhiệm vụ có liên quan đến công tác hành chính, văn phòng Các trung tâm nghiên cứu sản xuất bao gồm các trung tâm sau : -Trung tâm thiết bị công nghiệp - Trung tâm khuôn mẫu & CNC - Trung tâm Chuyển giao công nghệ - Trung tâm gia công áp lực - Trung tâm công nghệ cao - Trung tâm hoá nhiệt môi trường Các trung tâm vừa tiến hành nghiên cứu , vừa sản xuất các loại sản phẩm đặc thù của mình theo đơn đặt hàng tại xưởng lớn của Viện như : Trung tâm gia công áp lực chuyên nghiên cứu, thiết kế, chế tạo các thiết bị gia công áp lực, các máy rèn dập, ép thuỷ lực,.... Sản phẩm của Trung tâm công nghệ cao là hệ thống tự động hoá các thiết bị công nghiệp, máy cắt kim loại. Các trung tâm chịu trách nhiệm về kỹ thuật, chất lượng, tiến độ thực hiện các hợp đồng được giao. Viện quản lý các trung tâm theo phương thức khoán chi phí và điều hành cấp đội theo quy chế, quy định của viên. Viện trực tiếp tham gia đấu thầu sau đó giao cho các trung tâm tổ chức thực hiện. Ngoài ra, Viện còn có một Trung tâm thể thao, TT đào tạo và thực hành CAD/CAM, thực hiện chức năng như tên gọi của nó và một phân viện máy & dụng nghiệp tại thành phố Hồ Chí Minh. Chức năng của Phân viện này tương tự như của Viện, chịu sự quản lý của Viện. Theo định kỳ, phân viện chịu trách nhiệm gửi báo cáo tài chính ra trụ sở chính để Viện tính kết quả kinh doanh cho toàn Viện & nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cho Nhà nước. Viện máy & dụng cụ công nghiệp tham gia Hội đồng quản trị với tư cách là cổ đông lớn của Công ty cổ phần cân & điều khiển tự động, Công ty cổ phần khuôn mẫu & nhựa kỹ thuật ( PTP ), Công ty cổ phần xây dựng & thiết kế công nghiệp ( CIE ), Công ty phát triển kỹ thuật & đầu tư (ITD ). Các công ty hạch toán độc lập & có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo đề nghị của Viện. Cơ cấu tổ chức quản lý của Viện được tổ chức linh hoạt, phù hợp với đặc điểm của Viện. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý trong Viện được thể hiện trong Sơ đồ 9 II . Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán & hệ thống sổ kế toán tại Viện máy & dụng cụ công nghiệp 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị mình, phù hợp với yêu cầu quản lý đối với công tác thông tin kế toán, Viện máy & dụng cụ công nghiệp đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của Viện. Các Trung tâm trực thuộc ( B1 – B8 ) không tổ chức hệ thống kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê làm nhiệm vụ ghi chép, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ & lập kế hoạch định kỳ gửi về phòng kế toán. Bộ máy kế toán của Viện bao gồm 7 nhân viên kế toán, Kế toán trưởng : Giúp Viện trưởng thực hiện công tác kế toán, thống kê của Viện, đồng thời; có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát kinh tế, tài chính của Viện. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Viện trưởng & có trách nhiệm, quyền hạn theo qui định của pháp luật. Kế toán tổng hợp : Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công tác kế toán được giao với nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ để từ đó, ghi vào sổ kế toán tổng hợp; giám sát & kiểm tra công tác hạch toán của các nhan viên kế toán khác; theo dõi các công trình nghiên cứu khoa học của Viện về mặt kế toán; tổng hợp giá thành toàn Viện; xác định kết quả kinh doanh, phân phối lợi nhuận & trích lập các quĩ theo chế độ kế toán hiện hành. Kế toán tiền mặt , ngân hàng : Chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ liên uan đến tình hình biến động tiền mặt, giao dịch với ngân hàng & theo dõi các khoản vay, trả ngân hàng. Kế toán tiền lương, doanh thu : Căn cứ vào Bảng chấm công, kế toán sẽ tính lương phải trả cho từng Trung tâm, lập Bảng tổng hợp thanh toán lương, BHXH, trích lập các khoản trích theo lương, theo dõi doanh thu của các hợp đồng kinh tế. Kế toán TSCĐ, công nợ, vật tư kiêm thủ quĩ : Theo dõi tình hình biến động vật tư hàng ngày, tình hình công nợ của toàn viện, theo dõi TSCĐ của Viện qua Sổ TSCĐ. Tiến hành tính & phân bổ khấu hao TSCĐ. Bên cạnh đó, còn chịu trách nhiệm giữ tiền mặt cho Viện, xuất nhập tiền mặt căn cứ vào Phiếu thu, chi hợp lệ. 2 kế toán chi phí sản xuất, giá thành : Có nhiệm vụ tập hợp, theo dõi chi phí phát sinh của từng hợp đồng kinh tế tại mỗi trung tâm một cách chi tiết trên Sổ chi phí sản xuất kinh doanh, tính giá thành để xác định kết quả theo từng hợp đồng. Nhân viên thống kê trung tâm : Là người giúp cho kế toán của Viện hạch toán chính xác các chi phí liên quan đến sản xuất thông qua số liệu như : số lượng vật tư xuất thực tế, số giờ công lao động. Bên cạnh đó, nhân viên cung cấp các số liệu có liên quan đến chi phí sản xuất chung như : số điện tiêu hao của từng máy, cách phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng hợp đồng kinh tế sao cho chính xác & hợp lý nhất. Sơ đồ 10 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Nhân viên thống kê các trung tâm Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ, công nợ, vật tư Kế toán tiền mặt, ngân hàng Kế toán CPSX, giá thành phụ trách B2, B3, B6, B8 Kế toán CPSX, giá thành phụ trách B1, B4, B5, B7 Kế toán tiền lương, doanh thu Kế toán trưởng 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại Viện máy & dụng cụ công nghiệp. Tổ chức & ghi sổ kế toán là vận dụng phương pháp tài khoản & ghi kép vào thực tế công tác kế toán. Thực chất, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán là thiết lập cho mỗi đơn vị một bộ sổ tổng hợp & chi tiết có nội dung, hình thức, kết cấu phù hợp với đặc thù của mỗi đơn vị. Tại Viện máy & dụng cụ công nghiệp, kế toán vận dụng ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Các mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết đã được kế toán vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với đặc điểm của Viện. Căn cứ để ghi số kế toán chi tiết là các chứng từ gốc. Các chứng từ này cũng là căn cứ lập Chứng từ ghi sổ & ghi Sổ kế toán tổng hợp. Qui trình luân chuyển chứng từ liên quan đến việc tập hợp chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm ở Viện được tổ chức như sau : Khi nhận được các chứng từ về vật liệu, kế toán tiến hành kiểm tra tính pháp lý, tính đầy đủ của chứng từ. Sau đó, kế toán lập Bảng tổng hợp xuất, nhập nguyên vật liệu. Từ chứng từ gốc, kế toán lên Chứng từ ghi sổ TK 152, 621, ... Đồng thời kế toán ghi sổ chi phí sản xuất kinh doanh mục nguyên vật liệu. Khi nhận được Bảng chấm công, Hợp đồng làm khoán, kế toán tiền lương tiến hành tính lương & lập Bảng tính lương cho từng trung tâm. Kế toán chi phí sản xuất lập Bảng tính lương cho từng hợp đồng. Căn cứ trên Chứng từ gốc, kế toán vào Chứng từ ghi sổ (CTGS) & Sổ cái TK 622, 627, 334, 338, ... đồng thời ghi Sổ chi phí sản xuất kinh doanh mục lương. Đối với chi phí sản xuất chung, cũng từ chứng từ gốc như bảng phân bổ khấu hao, bảng phân bổ điện, điện thoại, hoá đơn bán hàng,...kế toán ghi sổ chi tiết, vào chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản 627,214,331,...Định kỳ căn cứ vào các chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp lên sổ đăng ký CTGS. Kế toán tại Viện máy & dụng cụ công nghiệp xác định giá trị & tính giá thành theo quí. Cuối quí, kế toán xác định giá trị sản phẩm dở dang để tính giá thành cho từng hợp đồng dựa trên các Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Cũng vào thời điểm này, kế toán tổng hợp tiến hành tính giá thành sản xuất, kết chuyển chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ sang Bên Nợ TK 154. Từ Bảng cân đối số phát sinh và các Sổ chi tiết, kế toán lập Bảng cân đối kế toán & các Báo cáo kế toán khác. Đây chính là căn cứ để ban lãnh đạo xem xét tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ để từ đó, đưa ra các quyết định hợp lý. Sơ đồ 11 Sơ đồ hạch toán chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Viện máy & dụng cụ công nghiệp Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Bảng kê giá trị hợp đồng dở dang, bảng kê giá trị hợp đồng hoàn thành Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 621, 622, 627, 154 Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú : : Ghi trong kỳ : Ghi cuối kỳ : Đối chiếu III. Hạch toán chi phí sản xuất tại Viện máy & dụng cụ công nghiệp 1. Đối tượng & phương pháp hạch toán chi phí sản xuất tại Viện Sản phẩm sản xuất ở Viện có tính đơn chiếc, kích thước lớn, quá trình sản xuất diễn ra trong thời gian dài. Hoạt động sản xuất được thực hiện trên có sở các hợp đồng kinh tế ký kết, các đơn đặt hàng; do đó, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất được xác định dựa trên từng hợp đồng kinh tế, từng đơn đặt hàng. Để giành được một hợp đồng kinh tế, Viện phải tham gia đấu thầu với giá thầu do chính Viện dự toán. Nếu trúng thầu, Viện sẽ giao cho một Trung tâm thực hiện hợp đồng đó. Mỗi hợp đồng kinh tế từ khi làm dự toán đến khi thực hiện, bàn giao được theo dõi chi tiết trên Sổ chi phí sản xuất kinh doanh của từng trung tâm. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, các tờ kê khai chi tiết chi phí sản xuất do nhân viên thống kê các trung tâm lập, kế toán ghi Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Cuối quí, sổ này là căn cứ để kế toán chi phí tính giá thành sản phẩm trong quí & lập Bảng kê chi tiết các hợp đồng còn dở dang trong kỳ. Tại Viện, kế toán tiến hành phân loại chi phí sản xuất & tính giá thành hợp đồng theo khoản mục chi phí, đồng thời áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán chi phí sản xuất. Các TK kế toán sử dụng để hạch toán chi phí sản xuất bao gồm: TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK này được chi tiết theo từng hợp đồng & có kết cấu như sau : -Bên Nợ : Tập hợp chi phí vật liệu xuất dùng để thực hiện hợp đồng. -Bên Có : - Trị giá nguyên vật liệu dùng không hết nhập lại kho - Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp về TK 154 TK 621 cuối kỳ không có số dư. TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp (chi tiết theo từng hợp đồng kinh tế). -Bên Nợ : Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thực hiện hợp đồng. -Bên Có : Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp về TK 154 TK 627 : Chi phí sản xuất chung -Bên Nợ : Tập hợp chi phí dùng thực hiện hợp đồng như : lương nhân viên thống kê, nhân viên vận tải, khấu hao nhà xưởng dùng cho trung tâm, chi phí dịch vụ mua ngoài & chi phí khác bằng tiền mặt . -Bên Có : Kết chuyển sang TK 154 TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. TK này được chi tiết theo từng hợp đồng và có kết cấu như sau : -Bên Nợ : Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ -Bên Có : Kết chuyển sang TK xác định giá vốn hàng tiêu thụ. Dư Nợ : Giá trị hợp đồng dở dang cuối kỳ 2. Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất tại Viện a/ Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm. Do đó, việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí vật tư có ảnh hưởng đến quy mô giá thành. Trong một niên độ kế toán, số lượng các hợp đồng kinh tế thực hiện tại viện rất lớn với nhiều sản phẩm khác nhau : Hợp đồng chế tạo trạm bê tông, Hợp đồng cung cấp cân ô tô, Hợp đồng cung cấp & lắp đặt đầu đo cân điện tử, ... Vì vậy, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất tại Viện đa dạng, phong phú, gồm nhiều chủng loại khác nhau như : thiết bị tự động hoá, thiết bị điện tử, các loại động cơ khác nhau và có giá trị lớn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho quả trình sản xuất được tiến hành liên tục, Viện tổ chức quản lý nguyên vật liệu theo từng Trung tâm. Phương thức quản lý này giúp các Trung tâm chủ động sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất. Theo mô hình sản xuất tại Viện, sau khi ký kết các hợp đồng kinh tế, Viện giao cho một trung tâm cụ thể thực hiện dựa trên tổng chi phí dự toán đã được duyệt. Trung tâm tiến hành nghiên cứu, thiết kế kỹ thuật & sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của hợp đồng trên. Khi có nhu cầu nguyên vật liệu đặc chủng như thiết bị đo lực, lò xo cối trộn,... Trung tâm sẽ làm giấy đề nghị cấp vật tư. Căn cứ vào giấy đề nghị đã được phê duyệt, kế toán vật tư lập Phiếu xuất kho thành 2 liên : 1 liên giao cho người lĩnh vật tư, 1 liên giao cho thủ kho thực hiện xuất kho vật tư, sau đó chuyển lên phòng kế toán lưu trữ & ghi sổ. Viện máy & DCCN TT khuôn mẫu CNC Biểu số 2 Giấy đề nghị Kính gửi : Ông Viện trưởng Viện máy & dụng cụ công nghiệp Bà Kế toán trưởng Trung tâm CGCN đề nghị Viện cho xuất nguyên vật liệu, dụng cụ phục vụ cho các hợp đồng sau : Mã hợp đồng Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá VAT Thành tiền HĐ B102/2001 HĐB110/2001 Thiết bị đo lực D500NB Thiết bị tự động hoá Chiếc Chiếc 01 02 7.768.256 6.906.000 5% 5% 8.156.670 14.502.600 22.659.270 Số 94/01 Nợ TK 621 Có TK 152 Viện trưởng Kế toán trưởng Giám đốc trung tâm Biểu số 3 Phiếu xuất kho Ngày 31-12-2001 Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Đức Minh – Bộ phận Trung tâm CGCN Lý do xuất : Theo giấy đề nghị của Trung tâm khuôn mẫu Xuất Tại kho : TT khuôn