Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc

…. Thậm chí ở năm thành phố lớn: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh doanh nghiệp tổ chức 2-3 cửa hàng bán lẻ, một Showroom ở Hà Nội để quảng cáo và bán lẻ. Tất cả các cửa hàng này đều do các bộ phận trong công ty nghiên cứu và tự xây dựng cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Khi có nghiệp vụ phát sinh, các nhân viên sẽ lập hoá đơn bán lẻ theo mẫu của đơn vị. Sau đó sẽ được tập hợp trên bảng kê bán lẻ theo từng mặt hàng, chủng loại (trừ khi có yêu cầu của khách hàng, nhân viên ở đây sẽ lập hoá đơn GTGT). Bên cạnh đó, nhân viên bán hàng sẽ lập Thẻ quầy hàng cho từng mặt hàng. Thẻ này được đóng thành quyển (mỗi mặt hàng được lập thành một quyển) để tạo cơ sở chia sẻ thông tin cho các phòng khác như: phòng kế toán, phòng thị trường…. Mỗi quyển này được đánh dấu theo một trình tự nhất định để dễ kiểm soát. Quyển này dầy hay mỏng, nhiều hay ít còn tuỳ thuộc vào doanh thu của mặt hàng ấy Đặc điểm của thẻ này là trình bày chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn của từng mặt hàng. Hàng ngày, khi xuất hàng hoá của công ty từ kho của công ty, nhân viên bán hàng sẽ ghi vào cột nhập hàng hoá. Cuối ca, nhân viên bán hàng tiến hành kiểm kê hàng hoá và ghi nhận vào cột tồn số lượng hàng còn lại và nộp tiền bán hàng. Từ các nghiệp vụ trên, nhân viên bán hàng sẽ tính toán được số lượng hàng tồn, nhân với đơn giá sẽ cho ra kết quả doanh thu của từng mặt hàng bán ra trong ngày. Cuối mỗi ngày, các nhân viên của từng cửa hàng này sẽ báo cáo lại doanh thu của từng mặt hàng cho Ban dự án bán lẻ. Ban này sẽ báo cáo lại cho phòng Thị trường, phòng Kế hoạch theo định kỳ mà ở đây là 15 ngày. Cuối cùng, phòng Thị trường gửi lại các thông tin, chứng từ cho phòng Kế toán làm cơ sở ghi nhận doanh thu vào các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp. Căn cứ vào thẻ quầy hàng, hóa đơn bán lẻ, nhân viên bán hàng sẽ tổng hợp lại doanh thu của từng mặt hàng trong báo cáo bán hàng. Báo cáo này sẽ tổng hợp thông tin theo từng mặt hàng và được trình lên Ban dự án bán lẻ và phòng Thị trường. Để thuận tiện cho việc theo dõi, các chứng từ được cập nhật vào hệ thống máy tính và gửi thẳng lên Ban dự án bán lẻ vào cuối mỗi ngày. Mỗi cửa hàng có một mã riêng để đảm bảo tính bảo mật thông tin. Báo cáo này sẽ được từng cửa hàng tự thiết kế cho phù hợp với đặc điểm hoạt động. BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ Tháng 12 năm 2007 Tên cơ sở kinh doanh: Cửa hàng bán lẻ - Hải Phòng Địa chỉ : 200 - Hoàng Quốc Việt - Hải Phòng Họ tên người bán hàng: Vũ Quỳnh Liên Đơn vị: Đồng STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1*2 1 Dây điện thoại 4 lõi Mét 60.000 2.159 129.540.000 2 Ổ cắm đa năng Á12UM Chiếc 1.000 34.400 34.400.000 3 Bóng tuýp 0,6 M Cái 2.000 15.500 31.000.000 4 Bóng tuýp 1,2 M Cái 36.050 16.500 594.825.000 5 Máng đèn 0,6 đơn Cái 4.000 45.500 182.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 971.765.000 Số tiền bằng chữ: Một tỷ, chín trăm hai mươi ba triệu, sáu trăm ngàn đồng Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC THẺ QUẦY HÀNG Tháng 12 năm 2007 Cửa hàng: Bán lẻ - Hải Phòng Tên hàng: Bóng tuýp 1,2M Giá mua: 10.000 Ký, mã hiệu: BONG006 Đơn vị tính: Cái Ngày điều chỉnh: Giá đơn vị: 14.300 Giá bán lẻ: 16.500 STT Tên người bán Tồn đầu ca Nhập từ kho Nhập khác Cộng tồn và nhập trong ca Tồn cuối ca Xuất bán Xuất khác Lượng Tiền (đồng) 1 Lan 80.000 80.000 50.000 300.000 495.000.000 2 Mai 1.000 2.000 3.000 1950 105.000 17.325.000 3 Liên 5.000 10.000 15.000 10.000 5.000 82.500.000 Cộng 86.000 12.000 98.000 61.950 36.050 594.825.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2005 Người lập biểu (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY Số: 5 CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC BÁO CÁO BÁN HÀNG Tháng 12 năm 2007 Cửa hàng: Bán lẻ - Hải Phòng Đơn vị: Đồng Số thẻ Số tiền Ghi chú Số thẻ Số tiền Ghi chú 01 495.000.000 04 9.600.000 Bán chịu 02 17.325.000 05 302.843.187 03 82.500.000 06 800.105.000 Cộng tiền bán hàng: 1.707.373.187 Tiền nộp: 1.697.773.187 Thừa: Người lập biểu Thiếu: 9.600.000 (Ký, ghi họ tên) Trên cơ sở Báo cáo bán hàng, các nhân viên bán hàng này tiến hành lập Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng. Báo cáo này sẽ được gửi lên Ban dự án bán lẻ để ban này lên kế hoạch bán hàng gửi lên phòng Kế hoạch và có đề xuất trong khâu bán hàng mẫu mã… lên phòng Thị trường. Ban này cũng gửi một bản lên phòng kế toán để lấy căn cứ để tổng hợp thông tin. Kế toán căn cứ vào đó để lập sổ sách kế toán cần thiết. CÔNG TY CP THIẾT BỊ VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC BÁO CÁO TỔNG HỢP DOANH SỐ BÁN HÀNG (TRÍCH) Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Đơn vị: Đồng Số thẻ Cửa hàng Tổng tiền Số Ngày, tháng 01 01/12 Bán lẻ - Hải Phòng 1.707.373.187 02 09/12 Bán lẻ - Hà Tây 101.100.000 03 10/12 Bán lẻ - Đà Nẵng 32.031.000 04 12/12 Bán lẻ - Hà Nội 340.729.000 05 13/12 Bán lẻ - Quảng Ninh 80.000.000 06 14/12 Bán lẻ - Hưng Yên 15.099.000 ….. ……. ………….. ………… Tổng cộng 4.396.235.187 Kế toán trưởng Người lập biểu Doanh thu cung cấp dịch vụ: Doanh thu này được tập hợp trên một cuốn sổ chi tiết theo từng loại hình lắp đặt ở từng cửa hàng và theo công ty. Cuối mỗi tháng nó sẽ được chuyển về cho Ban dự án bán lẻ. Vì loại hình này công ty mới phát triển nên doanh thu chưa nhiều, chưa được chú ý đúng mức với vai trò quan trọng của nó Hạch toán tổng hợp TK sử dụng TK được sử dụng tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc để ghi nhận doanh thu là TK 511,131, 3331, 111,112…. Về nguyên tắc, TK 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” được sử dụng tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc được xác định và ghi nhận từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau: Bán hàng: Mua hàng hoá là các thiết bị điện, chiếu sáng từ nhà cung cấp chính và bán cho những khách hàng có nhu cầu thông qua hoạt động buôn bán thương mại (có đi kèm với lắp đặt đến tận chân công trình). Cung cấp dịch vụ: Thực hiện lắp đặt các thiết bị nói trên theo đúng như hợp đồng được thoả thuận giữa các bên (thường các hợp đồng này được thực hiện trong một kỳ kế toán). Vì doanh thu của loại hình này không nhiều nên doanh nghiệp không tách riêng mà hạch toán vào TK cấp 3, coi đó như là doanh thu bán một mặt hàng nào đó. TK này được chi tiết theo tên của các loại hàng hoá gồm các tiểu khoản được chi tiết trong phụ lục 2 trang 101 Giống như TK 511, TK 131 “phải thu khách hàng” được chi tiết theo tên các khách hàng như trong phụ lục 3 trang 103 TK 3331 “VAT đầu ra” không sử dụng các tài khoản cấp 2 Hệ thống sổ tổng hợp: Định kỳ (khoảng 15 ngày một lần), kế toán bán hàng căn cứ vào báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng của từng cửa hàng, của Ban dự án bán lẻ và của phòng Thị trường của công ty để lập ra bảng tổng hợp kiểm soát mức doanh thu bán ra và mức thuế suất GTGT đầu ra của doanh nghiệp. Vì doanh nghiệp sử dụng hệ thống máy vi tính trong công tác kế toán, nên máy sẽ tự động nhập các dữ liệu cần thiết liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký bán hàng, nhật ký chung, sổ cái TK 511, 3331 các tài khoản khác liên quan. Đây là thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy. Từ đó kế toán bán hàng sẽ vào sổ chi tiết bán hàng theo sản phẩm (sổ này kế toán tự thiết kế để theo dõi được các thông tin phục vụ cho mục đích quản trị). Các sổ này có mẫu như sau: CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC NHẬT KÝ BÁN HÀNG (Trích) Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua ( ghi Nợ) Ghi Có các TK SH Ngày, tháng Doanh thu hàng hoá Doanh thu dịch vụ VAT phải nộp Cộng trang trước chuyển sang 12.281.021.294 10.859.564.725 305.000.088 1.116.456.481 01 31/12 Bán lẻ - Trần Thu Trang 231.445.000 210.404.545 21.040.455 02 31/12 Bán lẻ - Nguyễn Thị Mùi 512.158.241 465.598.401 46.559.840 03 31/12 Bán lẻ - Bảo Linh 811.005.040 737.277.309 73.727.731 04 31/12 Bán lẻ - Lan Giang 116.566.691 105.969.719 10.596.972 05 31/12 Bán lẻ - Hoàng Việt Triều 232.525.270 211.386.609 21.138.661 … ….. ………… ………… ………….. …………. ………….. Tổng cộng 17.116.880.000 15.255.799.912 305.000.088 1.556.080.000 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC NHẬT KÝ BÁN HÀNG (Trích) PHÒNG THỊ TRƯỜNG Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua ( ghi Nợ) Ghi Có các TK SH Ngày, tháng Doanh thu hàng hoá Doanh thu dịch vụ VAT phải nộp Cộng trang trước chuyển sang 5.734.947.842 5.113.588.947 100.000.000 521.358.895 834 05/12 Cty COFICO 759.000.000 690.000.000 69.000.000 838 09/12 Cty Minh Quang M&E 258.500.000 235.000.000 23.500.000 839 10/12 Khách sạn Foura 1.320.000.000 1.200.000.000 120.000.000 846 12/12 Cty ACE 200.200.000 182.000.000 18.200.000 850 13/12 Cty xây lắp 12 2.695.000.000 2.450.000.000 245.000.000 394 14/12 Cty TBĐ Đông Nam Á 374.000.000 340.000.000 34.000.000 … ….. ………… …………. ………… …………. …………. Tổng cộng 9.994.360.142 8.463.781.947 622.000.000 908.578.195 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC NHẬT KÝ THU TIỀN (Trích) Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 111 Ghi Có các TK Số hiệu Ngày, tháng 131 5111 33311 Cộng trang trước chuyển sang 2.530.000.000 1.650.000.000 800.000.000 80.000.000 PT4 10/12 Thu tiền Cty COFICO 759.000.000 759.000.000 PT14 31/12 Thu tiền Cty Minh Quang M&E 258.500.000 235.000.000 23.500.000 PT18HB 31/12 Thu tiền bán lẻ - Nguyễn Thị Mùi 512.158.241 512.158.241 PT18HB 31/12 Thu tiền bán lẻ - Bảo Linh 811.005.040 737.277.309 73.727.731 Cộng chuyển sang trang sau 3.801.000.000 3.990.663.281 1.772.277.309 177.227.731 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC SỔ CÁI TÀI KHOẢN (Trích) Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Đơn vị: Đồng Số Dư đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đã ghi NKC Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/12 01 Bán lẻ - Trần Thu Trang 13111 10 210.404.545 31/12 02 Bán lẻ - Nguyễn Thị Mùi 13111 10 465.598.401 31/12 03 Bán lẻ - Bảo Linh 13111 10 737.277.309 31/12 04 Bán lẻ - Lan Giang 13111 10 105.969.719 31/12 05 Bán lẻ - Hoàng Việt Triều 13111 10 211.386.609 31/12 NKC Kết chuyển hàng bán bị trả lại 5311à5111 5311 10 3.248.013 ……….. ……….. ………… 31/12 NKC Kết chuyển doanh thu 5111à 911 911 31 25.165.333.937 Tổng phát sinh nợ: 25.168.581.947 Tổng phát sinh có: 25.168.581.947 Số dư cuối kỳ: Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC SỔ CÁI TÀI KHOẢN (Trích) Tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Đơn vị: Đồng Số Dư đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đã ghi NKC Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/12 NKC Thuế GTGT của hàng bán ra 131 18 2.516.858.195 31/12 NKC Khấu trừ thuế GTGT 133 31 2.516.858.195 Tổng phát sinh nợ: 2.516.858.195 Tổng phát sinh có: 2.516.858.195 Số dư cuối kỳ: Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC SỔ CÁI TÀI KHOẢN (Trích) Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Đơn vị: Đồng Số Dư đầu kỳ: 4.622.424.861 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đã ghi NKC Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Trang trước chuyển sang 18.144.669.038 9.679.231.462 31/12 PT13 Bán lẻ - Trần Thu Trang 5111 15 210.404.545 31/12 PT14 Bán lẻ - Nguyễn Thị Mùi 5111 15 465.598.401 31/12 PT TTCL Bán lẻ - Bảo Linh 5111 15 737.277.309 31/12 NKBH-PKD Bán lẻ - Lan Giang 5111 15 105.969.719 31/12 NKBH-PKD Bán lẻ - Hoàng Việt Triều 5111 15 211.386.609 31/12 PT4 Thu tiền Cty COFICO 111 15 759.000.000 31/12 PT14 Thu tiền Cty Minh Quang M&E 111 15 258.500.000 31/12 PT18HB Thu tiền bán lẻ - Nguyễn Thị Mùi 111 15 512.158.241 31/12 PHT 12 Thuế GTGT đầu ra 3331 31 2.516.858.195 ………….. ……….. ……….. Tổng phát sinh nợ: 27.685.440.141 Tổng phát sinh có: 23.669.894.743 Số dư cuối kỳ: 8.637.970.259 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) Tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc, không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, vì bộ phận kế hoạch của doanh nghiệp lập kế hoạch về tiêu thụ và thu mua hàng hoá khá hiệu quả, nên hàng tồn trong kho chỉ vừa đủ để phục vụ cho các khách hàng đột xuất với số lượng trung bình. Mặt khác trong quá trình kinh doanh giá các mặt hàng mà công ty bán ra không gặp phải trường hợp giảm giá nào đáng kể. Đối với các khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng, doanh nghiệp hạch toán vào TK 635 chi phí tài chính trong kỳ. Cuối kỳ kết chuyển vào TK 911. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Chiết khấu thương mại: Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc không áp dụng hình thức chiết khấu thương mại cho khách hàng. Giảm giá hàng bán: Công ty không phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán. Hàng bán bị trả lại: Doanh nghiệp sử dụng sổ cái TK 531 và bảng kê hàng bán bị trả lại. Khi phát sinh trường hợp khách hàng yêu cầu trả lại hàng bán, doanh nghiệp và người tiêu dùng sẽ đàm phán để lập ra biên bản giảm giá hàng bán. Khi hai bên nhất trí về số lượng hàng bị trả lại, tìm ra phương thức giải quyết có lợi nhất thì khách hàng sẽ trả lại số hàng theo đúng thỏa thuận trong biên bản. Sau đó, bảo vệ sẽ kiểm đếm lại hàng và khi đã đủ hàng thủ kho lập phiếu nhập kho (phiếu này có ghi rõ hàng bán bị trả lại đã kiểm định). Kế toán bán hàng nhận phiếu nhập kho này sẽ cập nhật các thông tin vào máy, máy tự động chạy chương trình. Cuối tháng, kế toán sẽ lập bảng kê hàng bán bị trả lại và kiểm các thông tin trên sổ cái. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 22 tháng 12 năm 2007 Mẫu số 03– VT Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 cuả bộ trưởng BTC Nợ: Có: Họ và tên người nhận hàng: Anh Hòa Bình Nhập tại kho: Kho của công ty Đơn vị tính: đồng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đèn huỳnh quang CLVS CLVS Bộ 05 05 80.000 400.000 2 Đèn Exit Clex 103A CLEX Bộ 02 02 290.000 580.000 Ghi chú: Hàng bán bị trả lại đã qua kiểm định Cộng 07 07 980.000 Nhập, ngày 20 tháng 12 năm 2007 Phụ trách kiểm kê Người giao hàng Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) BẢNG KÊ HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Tháng 12 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Tên hàng Mã số Số lượng Giá mua Giá bán Giá vốn hàng bị trả lại Doanh thu hàng bị trả lại Ngày Số Trang trước chuyển sang 1.250.000 1.736.013 21/12 PNK 14 Đèn huỳnh quang CLVS CLVS 05 bộ 80.000 120.000 400.000 600.000 28/12 PKT 20 Đèn Exit Clex 103A CLEX 02 bộ 290.000 310.000 580.000 620.000 10/12 PKT 08 Dây điện thoại 4 lõi D4LOI 02 bộ 34.400 50.000 68.800 100.000 …… …… ……….. ……. ….. ……. …….. ………. ………. Tổng cộng 2.330.000 3.248.013 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC SỔ CÁI TÀI KHOẢN (Trích) Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Đơn vị: Đồng Số Dư đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đã ghi NKC Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/12 NKC Trị giá tiền hàng bán bị trả lại 13111 10 3.248.013 31/12 NKC Kết chuyển hàng bán bị trả lại 5311à5111 5111 31 3.248.013 Tổng phát sinh Nợ: 6.496.026 Tổng phát sinh Có: 6.496.026 Số dư cuối kỳ: Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) Hạch toán giá vốn hàng bán Phương thức ghi nhận giá vốn hàng bán Giá vốn của các loại hàng hóa bán ra tại phòng kinh doanh được tính theo phương pháp bình quân theo tháng và dựa vào Phiếu xuất kho. Theo phương pháp này thì giá vốn sẽ được tính theo tháng. Hàng tháng (thường là cuối tháng), kế toán bán hàng sẽ dựa vào các thông tin kế toán về số lượng hàng tồn trong kho, số lượng hàng đã mua trong kỳ để tính giá vốn hàng bán theo công thức sau: Giá vốn hàng bán = số lượng hàng bán ra * giá đơn vị bình quân tháng Giá đơn vị bình Giá mua của HTK đầu kỳ + Giá hàng mua vào trong kỳ Bình quân tháng = Số lượng HTK tồn đầu kỳ + số lượng hàng mua vào trong kỳ Vì doanh nghiệp hầu chỉ mua hàng của một nhà cung cấp chính đó là công ty Khải Toàn chi nhánh tại Miền Nam, nên mỗi lần mua sẽ mua với một số lượng lớn và nhà cung cấp sẽ chịu 60% chi phí thu mua nên chi phí thu mua phát sinh trong kỳ không nhiều. Do đó, doanh nghiệp không hạch toán chi phí thu mua vào sổ sách riêng. Chi phí thu mua của kỳ này là bao nhiêu sẽ được phân bổ hết vào giá vốn mà không cần quan tâm là hàng hóa mua về của kỳ này đã bán hết hay chưa. Hạch toán chi tiết: Phần hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán cũng giống như trình tự của phần hành của doanh thu, cùng chung chứng từ sử dụng chỉ khác hệ thống sổ chi tiết sẽ được trình bày ở phần hạch toán tổng hợp. Hạch toán tổng hợp: 2.2.3.1. Tài khoản sử dụng TK được sử dụng tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc để ghi nhận giá vốn là TK 632 và TK 1561, TK 1562. Về nguyên tắc, TK 632 “giá vốn hàng bán” được sử dụng tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc được xác định và ghi nhận từ các giao dịch và các nghiêp vụ sau: Bán hàng: Giá vốn hàng hoá bán ra là giá mua và chi phí thu mua của các thiết bị điện, chiếu sáng. Cung cấp dịch vụ: Giá vốn của loại hình này là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện lắp đặt khi có đơn đặt hàng.sVì giá vốn của loại hình này không nhiều nên doanh nghiệp không tách riêng mà hạch toán vào TK cấp 3, coi đó như là giá vốn khi bán một mặt hàng nào đó. TK này được chi tiết theo tên của các loại hàng hoá gồm các tiểu khoản được chi tiết ở phụ lục 4 trang 105 TK 1561 “giá mua hàng hoá” không chi tiết theo từng loại hàng hóa mà công ty mua vào. TK 1562 “chi phí thu mua” không chi tiết thành các tài khoản cấp II. Phương pháp ghi sổ kế toán: Về phần hành giá vốn hàng bán do kế toán bán hàng đảm nhiệm, phương pháp ghi sổ giống như phần hành doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ nên ở đây không phản ánh nữa. Hệ thống sổ chi tiết: Về phần hành giá vốn hàng bán chủ yếu dùng hệ thống sổ chi tiết sau: Sổ chi tiết các tài khoản 632 và các TK chi tiết của nó, bảng ghi nhớ những mặt hàng đã bán bị trả lại (hay còn gọi là bảng kê hàng hóa bị trả lại) đã trình bày trong phần hạch toán doanh thu bán hàng. CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN Mặt hàng : Đèn huỳnh quang CLVS 240 Tháng 12 năm 2007 Đơn vị: Nghìn đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Sô phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 31/12 HĐ546 Giá vốn Cty Minh Quang M&E 1561 160.000 31/12 HĐ556 Giá vốn Hoà Hiệp–Hoàng Quốc Việt 1561 2.400 31/12 HĐ345 Giá vốn Minh Khoa Bắc Giang 1561 120.000 31/12 HĐ444 Giá vốn Hồng Hạnh - Lào Cai 1561 8.000 31/12 PKT12 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 2.000.000 …........ Cộng phát sinh 2.000.000 2.000.000 Số dư cuối kỳ Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên) 2.2.3.4 Hệ thống sổ tổng hợp: Các số liệu về giá vốn hàng bán được tổng hợp trong báo cáo tổng hợp giá vốn hàng bán. Để phục vụ cho việc cung cấp các thông tin quản trị nhanh chóng, hiệu quả, báo cáo này sẽ được thực hiện hai lần một tháng vào các ngày 15 và 30. Báo cáo này được thực hiện tại phần mềm kế toán và trên Excell để thuận tiện cho việc cung cấp thông tin vì do tự kế toán bán hàng thiết kế. Hàng ngày, kế toán cập nhật các nghiệp vụ vào trong hệ thống kế toán máy, sau đó máy sẽ chạy chương trình được cài đặt sẵn và cập nhật vào các sổ kế toán liên quan: sổ nhật ký chung, sổ cái, báo cáo giá vốn hàng bán lũy kế, giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng. Đối giá vốn hàng bán tại các cửa hàng bán lẻ được ghi nhận như sau: hàng ngày kế toán cập nhật các thông tin cần thiết liên quan đến các giao dịch bán hàng tại cửa hàng của mình vào hệ thống máy vi tính. Cuối mỗi ngày các nhân viên bán hàng sẽ lập ra báo cáo tồn quầy. Báo cáo tồn quầy sẽ được lập cho mọi chủng loại hàng hoá đã bán ra trong ngày. Cuối mỗi tuần, trưởng bộ phận bán hàng ở mỗi cửa hàng sẽ lập báo cáo giá vốn cho từng mặt hàng đã bán ra trong kỳ cũng như các báo cáo về chất lượng hàng hoá tồn trong kho. Tất cả các dữ liệu liên quan đến các giao dịch sẽ được gửi về Ban dự án bán lẻ của công ty thông qua trang Web nội bộ bằng hệ thống email của từng cửa hàng theo nguyên tắc cập nhật thường xuyên. Ban dự án bán lẻ sẽ tổng hợp giá vốn hàng bán của từng mặt hàng đã bán ở các cửa hàng bán lẻ và bản chất lượng của các mặt hàng tồn theo kho. Ban này sẽ đưa ra kế hoạch về xử lý hàng hoá lỗi thời, kém phẩm chất, cũng như kế hoạch về nhu cầu thu mua hàng hoá cho tháng tới. Bản kế hoạch này chỉ mang tính tham mưu cho phòng Thị trường và phòng Kế hoạch. Cuối mỗi tuần, các thông tin trên sẽ được gửi lên phòng Thị trường và phòng Kế hoạch, phòng Kế toán để phục vụ mục đích quản trị và xử lý thông tin. CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC BÁO CÁO TỔNG HỢP GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tháng 12 năm 2007 Chứng từ Mặt hàng Số lượng (Cái) Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) Số hiệu Ngày, tháng 14D 12/12 Tắc te Comet 9.000 45.500 409.500.000 14D 12/12 Quạt APB 25 B2 16.000 213.000 3.408.000.000 14D 12/12 Quạt ốp trần 25*25 1.000 235.000 235.000.000 ….. ….. …… ….. ….. ….. Tổng cộng 7.103.438.075 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC BÁO CÁO TỒN QUẦY Ngày 10 tháng 12 năm 2007 Đơn vị: Đồng Mặt hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Tắc te Comet 50.000 45.500 227.500.000 Quạt APB 25 B2 800 213.000 170.400.000 Quạt ốp trần 25*25 2.000 235.000 470.000.000 ….. ….. ….. ….. ….. Tổng cộng 3.499.000.000 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC NHẬT KÝ CHUNG (Trích) Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đã ghi Sổ Cái Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 12/12 14D Giá vốn tắc te Comet 63226 1561 11 409.500.000 409.500.000 12/12 14D Giá vốn quạt APB 25 B2 63231 1561 11 3.408.000.000 3.408.000.000 12/12 14D Giá vốn quạt ốp trần 25*25 63231 1561 11 235.000.000 235.000.000 31/12 04 Giá vốn nhãn hàng AC 6321 1561 11 105.969.719 105.969.719 31/12 05 Chi phí thu mua 6324 1561 11 912.757.081 912.757.081 31/12 PKT Hàng bán bị trả lại 1561 63231 11 2.330.000 2.330.000 ……….. ……….. ………… 31/12 PKT Kết chuyển Giá vốn 632à 911 911 632 32 23.061.161.540 23.061.161.540 Tổng phát sinh nợ: 46.126.983.080 Tổng phát sinh có: 46.126.983.080 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC SỔ CÁI TÀI KHOẢN (Trích) Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Đơn vị: Đồng Số Dư đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đã ghi NKC Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 12/12 14D Giá vốn tắc te Comet 1561 12 409.500.000 12/12 14D Giá vốn quạt APB 25 B2 1561 12 3.408.000.000 12/12 14D Giá vốn quạt ốp trần 25*25 1561 12 235.000.000 31/12 04 Giá vốn nhãn hàng AC 1561 12 105.969.719 31/12 05 Chi phí thu mua 1562 12 912.757.081 31/12 PKT Hàng bán bị trả lại 5311 12 2.330.000 ……….. ……….. ………… 31/12 PKT Kết chuyển giá vốn 632à 911 911 31 23.061.161.540 Tổng phát sinh nợ: 23.063.491.540 Tổng phát sinh có: 23.063.491.540 Số dư cuối kỳ : Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) Đơn vị không hạch toán chi phí bán hàng Mọi chi phí liên quan đến chi phí bán hàng hay liên quan đến việc thay đổi quy cách mẫu mã, chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp đều hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ sử dụng Bảng thanh toán lương Bảng tính trích khấu hao tài sản cố định Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ, điện nước, … Phiếu xuất kho Phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng đối với phần hành này là TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này không sử dụng tài khoản cấp 2 Phương pháp hạch toán Việc tính lương, trích BHXH, BHYT, khấu hao TSCĐ, chi phí bằng tiền và chi phí dịch vụ