Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng xuất khẩu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng

đơn. Nợ TK ... ...số tiền thực thu của khách hàng Nợ TK ... ...số chiết khấu giàng cho khách hàng Có TK ... ...các khoản phải thu Đối với các khoản thuế, mỗi Bang đều có luật thuế doanh thu hàng bán lẻ riêng. Theo luật thuế này thì chỉ thu một lần vào hàng bán lẻ chứ không thu ở các khâu trước nên cũng không bị tính trùng (Mỹ không sử dụng Thuế GTGT nhưng nó có tính chất tương tự thuế GTGT ở nước ta). 2. Kế toán Pháp: 2.1 Các khái niệm cơ bản: Khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán sẽ lập hoá đơn bán hàng trên đó có ghi giá bán thành phẩm. Giá bán thực tế dùng để hạch toán là giá trị ghi trên hoá đơn trừ phần giảm giá, bớt giá đã chấp nhận cho khách hàng. Phần chiết khấu giành cho khách hàng, mặc dù đã trừ vào tổng số tiền trên hoá đơn nhưng vẫn được tính vào giá bán hàng và được hạch toán như một khoản chi phí tài chính. Chế độ kế toán Pháp quy định áp dụng TVA theo đó trên mỗi hoá đơn bán hàng doanh nghiệp sẽ thu thêm một khoản thuế theo quy định của Nhà nước theo doanh số bán. Thuế này không được hạch toán vào giá bán mà doanh nghiệp thu hộ Nhà nước sau này sẽ phải thanh toán. Kế toán sử dụng hình thức Nhất Ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ. 2.2 Phương pháp hạch toán. Để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng kế toán sử dụng chứng từ là hoá đơn, báo Nợ, báo Có, các TK loại 7, TK 411, TK 418, TK 4457, TK 655 và một số TK có liên quan. Căn cứ vào chứng từ kế toán hạch toán: - Bán hàng cho khách đã có hoá đơn: Nợ TK 530, 512, 514 bán hàng thu bằng tiền (tổng giá đã có thuế) Nợ TK 411 Bán hàng chưa thu tiền (tổng giá có thuế) Có TK 70 (701 - 707) Giá không thuế Có TK 4457 TVA thu hộ Nhà nước - Hàng đã bán bị khách hàng trả lại: Nợ TK (101 - 107) giá chưa có thuế của hàng bị trả lại Nợ TK 4457 thuế của hàng bị trả lại Có TK 530, 512, 514 giá có thuế của hàng bị trả lại - Bán hàng có chiết khấu cho khách hàng. Chiết khấu ngay trên hoá đơn bán hàng: Nợ TK 665 phần chiết khấu giàng cho khách hàng Nợ TK 530, 512, 411 Số tiền còn phải thu Có TK 70 (701 - 707) Giá bán chưa có thuế Có TK 4457 TVA thu hộ Nhà nước Chiết khấu sau hoá đơn: Nợ TK 665 Phần chiết khấu Nợ TK 4457 Thuế của phần chiết khấu Có TK 411 Ghi giảm số Nợ phải thu của khách hàng - Bán hàng có giảm giá bớt giá cho khách hàng Nợ TK 709: giảm giá bớt giá mà doanh nghiệp chấp nhận Nợ TK 4457: Thuế của giảm giá bớt giá Có TK 530, 512, 514, 411... ... - Bán hàng đã giao nhưng hoá đơn chưa lập: Nợ TK 418 Phải thu của khách hàng hoá đơn chưa lập Có TK 70 (701-709) giá bán chưa có thuế Có TK 4457 Thuế thu hộ Nhà nước Qua việc nghiên cứu kế toán các nước, ta thấy, kế toán Việt Nam cũng có những cải tiến khá phù hợp, tương đồng với kế toán quốc tế. Về cơ bản, việc hạch toán như trên tương đối giống với kế toán quốc tế. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các khoản doanh thu được ghi nhận, kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời trên các sổ kế toán. Các biện pháp khuyến khích khách hàng như chiết khấu, giảm giá cũng được áp dụng ở tất cả các doanh nghiệp, các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi cũng được lập để làm giảm bớt rủi ro cho doanh nghiệp. Riêng đối với khoản chiết khấu bán hàng, kế toán quốc tế coi là khoản chi phí tài chính. Hiện nay, ở Việt Nam theo thông tư số 120/1999 TT-BTC ban hành ngày 7/10/1999 thì khoản chiết khấu thanh toán được đưa vào chi phí tài chính. Đây là một sửa đổi hợp lý của kinh tế Việt Nam và điều này cũng phù hợp với thông lệ kế toán quốc tế. Tuy nhiên, khi tiến hành chiết khấu thì chúng ta sẽ không ghi giảm số thuế phải nộp nhưng kế toán quốc tế thì có. Từ năm 1999, Việt Nam đã áp dụng loại thuế mới : thuế GTGT để thay thế cho thuế doanh thu, nhằm tránh trùng lặp trong việc tính thuế và phù hợp với thông lệ quốc tế. chương ii: thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng xuất khẩu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải phòng ------- ² ------- I. quá trình hình thành và phát triển Công ty thương mại dịch vụ và xuất - nhập khẩu hải phòng (TRADIMEXCO HAI PHONG ) 1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng là một doanh nghiệp Nhà nước, tiền thân là một Liên hiệp hợp tác xã mua bán Hải Phòng được thành lập theo quyết định số 427/QĐ - TCCQ ngày 24 tháng 4 năm 1984 của UBND. Ngoài nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh, doanh nghiệp còn có chức năng quản lý, hướng dẫn hoạt động kinh doanh của 198 hợp tác xã mua bán cơ sở cấp phường. Trước sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường bắt buộc phải có sự thay đổi về cơ chế hoạt động và quản lý trong kinh doanh mô hình hợp tác xã không còn phù hợp nữa. Do đó, dưới sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo năm 1992, Liên hiệp hợp tác xã mua bán Hải Phòng chuyển hướng kinh doanh và đổi tên thành Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng (Theo quyết định số 1560/ QĐ - TCCQ ngày 22 tháng 12 năm 1992). Tên giao dịch tiếng Anh : Hai phong trading import - export and services - corporation Tên viết tắt : TRADIMEXCO - HAI PHONG. Trụ sở giao dịch : số 19 Ký con - quận Hồng Bàng - Hải Phòng Công ty được Bộ Thương mại cấp giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp, là loại doanh nghiệp Nhà nước, chính thức đi vào hoạt động theo quyết định số 1609/QĐ - TCCQ ngày 31 tháng 12 năm 1992. Từ khi thay đổi tổ chức, công ty bước vào thực hiện chỉ tiêu kế hoạch năm (theo quy định của UBND thành phố Hải Phòng). Trong điều kiện chung của doanh nghiệp còn nhiều khó khăn, song với uy tín ngày càng mở rộng, cùng với sự năng động, sáng tạo, nhạy bén trong điều hành của tập thể lãnh đạo công ty. Đồng thời có đội ngũ cán bộ trẻ được đào tạo cơ bản, tinh thông về nghiệp vụ, đặc biệt, có sự chỉ đạo sao sát của Thành uỷ UBND thành phố, Bộ thương mại và sự giúp đỡ, tạo điều kiện của các ngành Trung ương, địa phương, cùng sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên. Từ năm 1993 đến nay, công ty vừa tăng nộp ngân sách Nhà nước, vừa hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kinh tế do thành phố và Bộ Thương mại giao cho, đóng góp một phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước, phát triển nền kinh tế quốc dân. Trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, Công ty đã từng bước hoàn thiện và ngày càng khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Với những chuyển biến tốt đẹp đó, hàng năm Công ty luôn được tặng bằng khen danh hiệu đơn vị xuất sắc. Điều đó khẳng định sự thành công lớn của công ty trong những năm qua và tiếp tục khẳng định sự tồn tại và phát triển của đơn vị mình ngày càng vững chắc . 2. Đặc điểm hoạt động , chức năng, nhiệm vụ và qui mô của công ty a. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty: Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở thương mại Hải Phòng, là đơn vị sản xuất kinh doanh .....có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập quy trình công nghệ giản đơn. Đặc điểm chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là thực hiện theo mô hình sản xuất kinh doanh dịch vụ tổng hợp, đầu tư có trọng điểm, đa dạng hoá các ngành nghề, nhằm tạo hiệu quả để tái đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. *Hoạt động nhập khẩu: Đây là một hoạt động kinh doanh của công ty. Trước đây, khi chưa có tự do thương mại, hoạt động này bị hạn chế, hàng hoá trong nước vô cùng khan hiếm, thì bất kỳ một lô hàng nào nhập về công ty cũng đều có lãi. Nhưng hiện nay, trong cơ chế thị trường tự do thương mại, hàng hoá trên thị trường ngày càng phong phú, đa dạng. Vì thế, không chỉ Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng mà bất kỳ một công ty xuất - nhập khẩu nào cũng phải hết sức thận trọng trong việc nghiên cứu nhu cầu trong nước, nguồn cung ứng nước ngoài, giá cả, chi phí. Nhận hàng Làm thủ tục hải quan Mua bảo hiểm hh (nếu có) Thuê tàu Kiểm tra hàng Giao hàng cho đ/vị đặt hàng Làm thủ tục thanh toán Khiếu nại về hh (nếu có) Ký kết hợp đồng NK. Xin giấy phép NK Mở LC khi bên bán yêu cầu Đôn đốc bên bán giao hàng Quá trình thực hiện nhập khẩu (NK) hàng hoá (hh) tại công ty như sau: *Hoạt động xuất khẩu: Tại Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng, hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá chủ yếu thực hiện theo hai phương thức: xuất khẩu theo hiệp định, nghị định thư Chính Phủ ký kết, giao cho doanh nghiệp thực hiện hoặc theo phương thức tự cân đối tức là doanh nghiệp hoàn toàn chủ động tổ chức mọi hoạt động, từ: tìm bạn hàng, nguồn hàng, ký kết hợp đồng xuất khẩu và thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Thông thường quy trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu (XK) hàng hoá (hh) được thực hiện như sau: Nhận thông báo thư tín dụng Xin giấy phép XK Chuẩn bị hàng XK Kiểm dịch hàng hoá Giao hàng lên tàu Làm thủ tục hải quan Mua bảo hiểm hh (nếu có) Uỷ thác thuê tàu Làm thủ tục thanh toán Giải quyết tranh chấp (nếu có) b. Về chức năng và nhiệm vụ : w Chức năng: - Về xuất khẩu: Xuất nhập khẩu trực tiếp, cùng với việc đẩy mạnh, khai thác hàng hoá trong thành phố, cả tỉnh ngoài để xuất khẩu. Công ty tổ chức để mở rộng hàng gia công may mặc, hàng công nghệ tiêu dùng, thực phẩm công nghệ, hàng nông sản chế biến để xuất khẩu sang thị trường Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản và các nước Đông Âu. - Về nhập khẩu: công ty nhập khẩu một số mặt hàng phục vụ sản xuất trong nước, hàng tiêu dùng thiết yếu trong nhân dân như: - Xe máy - Ô tô - Thiết bị máy móc, phụ tùng - Vật tư -Nguyên liệu - Hàng hoá tiêu dùng khác. ....... Công ty thường nhập khẩu những mặt hàng có nguồn gốc từ Trung Quốc, Mỹ, Nhật, Hồng Kông, EU. w Nhiệm vụ: - Công ty xác định nhiệm vụ tiếp tục xây dựng và mở rộng, hoàn chỉnh mô hình kinh doanh, dịch vụ sản xuất, tổng hợp và đa dạng trên cơ sở nhiệm vụ ngành nghề được giao. Công ty kinh doanh dịch vụ hàng hoá trong nước và ngoài nước, kinh doanh hàng nguyên liệu cho sản xuất và tiêu dùng trong nhân dân, thu mua hàng phục vụ xuất khẩu... ...theo đúng pháp luật và hướng dẫn của Bộ thương mại. Đồng thời, hạch toán xây dựng các phương án và triển khai thực hiện theo đúng kế hoạch, mục tiêu đặt ra của công ty. - Tổ chức nghiên cứu và nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp với thị hiếu của khách hàng. - Thực hiện các chế độ chính sách quản lý và sử dụng tiền vốn, vật tư, tài sản, nguồn lực, hạch toán kinh tế, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo pháp luật, theo chính sách của Nhà nước và sự phân cấp của Bộ để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. - Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với các tổ chức trong và ngoài nước. - Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an ninh chính trị và an toàn xã hội theo quy định của pháp luật thuộc phạm vi quản lý của công ty. c. Về quy mô: Công ty TRADIMEXCO HAI PHONG là một đơn vị kinh tế độc lập trong lĩnh vực kinh doanh thương mại xuất - nhập khẩu. Do đó, nguồn vốn dùng trong kinh doanh là rất lớn, nhất là vốn lưu động của công ty. Vì vậy, công ty đã huy động từ nhiều nguồn vốn khác nhau để đáp ứng nhu cầu về vốn trong kinh doanh. Nguồn vốn chủ yếu của công ty là vốn do ngân sách Nhà nước cấp ngoài ra công ty còn sử dụng các nguồn sau: - Nguồn vay ngân hàng. - Nguồn vay của các công ty tài chính, vay huy động của cán bộ công nhân viên trong công ty và các doanh nghiệp bạn. - Nguồn vốn từ các quỹ trích lập theo chế độ nhưng chưa sử dụng, lợi nhuận chưa phân phối hoặc các khoản phải trả chưa đến hạn phải trả cho từng vụ cụ thể. Đặc điểm chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là thực hiện theo mô hình sản xuất kinh doanh dịch vụ tổng hợp, đầu tư có trọng điểm, đa dạng hoá các ngành nghề nhằm tạo hiệu quả để tái đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Công ty mở các tài khoản tiền Việt Nam - tiền ngoại tệ tại các ngân hàng: - Ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải Hải Phòng - Ngân hàng thương mại á Châu - Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Phòng - Ngân hàng Công thương Hải Phòng Vốn kinh doanh hiện có : 51.756.776.188 ND Trong đó : Vốn lưu động(NS cấp) : 21.255.000.000 VNĐ Vốn cố định (tự bổ sung) : 26.200.000.000 VNĐ Vốn liên doanh : 4.121.776.188 VNĐ Từ số liệu của bảng cân đối kế toán năm 2001 của công ty ta lập được biểu sau (đơn vị : đồng): Chỉ tiêu Số đầu kỳ Số cuối kỳ Chênh lệch Số tiền (đồng) TT (%) Số tiền (đồng) TT (%) Số tiền (đồng) Tỷ lệ% Tổng tài sản 270.444.173.329 100 281.106.744.597 100 +1.291.729.626 4.18 TSLĐ & ĐT n.hạn 213.006.859.363 78.76 225.617.521.657 80.26 +2.610.662.294 5.92 TSCĐ & ĐT d.hạn 57.437.355.966 21.24 55.485.222.940 19.47 -1.952.133.026 -3.4 Tổng N /Vốn 270.444.173.329 100 281.106.744.597 100 +1.291.729.626 4.18 Nợ phải trả 214.915.002.268 7.47 219.716.173.433 78.16 +4.801.171.165 2.23 Vốn chủ sở hữu 55.529.171.061 20.53 61.390.571.164 21.84 +5.861.400.103 10.55 Nhận xét : Qua bảng trên ta thấy tình hình tài chính tại công ty TRANDIMEXCO Hải Phòng trong năm 2001 như sau: Tổng tài sản cuối kỳ so với đầu kỳ tăng thêm +1.291.729.626 đồng với tỉ lệ tăng 4,18% ( Số tiền chêch lêch/ số tiền đầu năm) cho thấy, doanh nghiệp có nhiều cố gắng trong việc huy động vốn trong kỳ. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng sản xuất, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật. * Cơ cấu tài sản : Về TSLĐ và ĐT ngắn hạn tăng +2.610.662.294 đồng, tương ứng với 5,92%. Điều này chứng tỏ, sự phân bố cơ cấu tài sản của công ty là hợp lý vì đặc thù kinh doanh của công ty là thu mua hàng trong nước và ngoài nước để bán lại, do đó cần lượng vốn lưu động lớn. Bên cạnh đó, TSCĐ và ĐT dài hạn cuối kỳ lại giảm so với đầu kỳ về số tuyệt đối (-1.952.133.026 đ); số tương đối (-3,4%). Sự lưu chuyển của TSCĐ và ĐT dài hạn này sẽ giúp cho đơn vị nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn.. * Cơ cấu nguồn vốn : Ta thấy, nợ phải trả của đơn vị tăng thêm +4.801.171.165 đồng; tương đương 2,23% so với đầu năm. Điều đó chứng tỏ, đơn vị đã tăng cường đi chiếm dụng vốn. Hơn nữa, nguồn vốn chủ sở hữu cuối kỳ tăng hơn so với đầu kỳ là +5.861.400.103 đồng; tương ứng với tăng 10,55%. Bảng tổng hợp Chỉ tiêu Năm thực hiện 1999 2000 2001 Vốn (đồng) 40.624.932.640 42.166.588.022 51.756.776.188 Doanh thu (đồng) 629.031.605.483 832.048.940.780 1.003.038.446.030 Lao động (người) 280 320 500 Nộp ngân sách (đồng) 44.003.247.960 90.982.287.141 51.901.133.393 Thu nhập b/quân (đ/người/tháng) 935.000 950.000 980.000 NX: Qua bảng kết quả kinh doanh trên ta thấy, trong ba năm 1999 - 2000 công ty đã đạt được một số thành công nhất định, tổng mức doanh thu năm sau cao hơn năm trước rất nhiều (Năm 2000/1999 đạt 132,3%; Năm 2001/2000 đạt 120,6%) Thu nhập bình quân đầu người giữ ở mức cao so với mặt bằng thành phố, đời sống cán bộ công nhân viên được đảm bảo. 3. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty : Vì công ty là một doanh nghiệp Nhà nước nên hoạt động và quản lý điều hành công ty theo mô hình của doanh nghiệp Nhà nước - theo hình thức trực tuyến chức năng. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty gồm: Ban giám đốc gồm 03 người, 01 Giám đốc và 02 phó giám đốc cùng tổ chức điều hành toàn bộ công ty. Kế toán trưởng và bộ máy giúp việc các phòng ban nghiệp vụ và các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc. Phụ trách các xưởng các chi nhánh là các quản đốcc, giám đốc, phó giám đốc chi nhánh. Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 500 người * Ban giám đốc: - Giám đốc công ty: là người có quyền lực cao nhất trong công ty, chịu mọi trách nhiệm với Nhà nước cũng như cán bộ công nhân viên trong lĩnh vực kinh doanh. Giám đốc phụ trách chung toàn bộ công ty, giám sát, điều hành, các hoạt động sản xuất kinh doanh. Quyết định của giám đốc là quyết định cuối cùng trong công việc của công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, nắm bắt nhanh chóng, kịp thời những nhu cầu cần thiết của người tiêu dùng, những nguồn hàng phục vụ tiêu dùng. Từ đó, xây dựng lên những phương án kinh doanh chính xác, kịp thời đảm bảo hiệu quả kinh tế. Ngoài ra, giám đốc kinh doanh còn theo dõi các hoạt động kinh doanh, giải quết những yêu cầu kinh doanh hàng ngày. Đồng thời, còn đề xuất những ý kiến biện pháp thúc đẩy kinh doanh phát triển mạnh, nâng cao lợi nhuận cho công ty. - Phó giám đốc thường trực: Cung cấp những thông tin giúp giám đốc theo dõi và điều hành các chi nhánh. * Khối phòng ban diều hành của công ty: - Phòng tổ chức hành chính : Nhiệm vụ chính của phòng tổ chức hành chính là giúp ban giám đốc tổ chức quản lý toàn bộ số cán bộ công nhân viên trong công ty. Chăm lo về mặt đời sống tinh thần cho cán bộ nhân viên trong công ty, giúp ban giám đốc sắp xếp vị trí công việc của các bộ phận, phòng ban sao cho hợp lý và có hiệu quả nhất để toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty phát huy được hết năng lực trình độ của mỗi người. Lập chương trình, tổ chức đào tạo, nâng cao nghiệp vụ và phát triển lớp cán bộ kế cận cho công ty. - Phòng kế toán tài vụ : có nhiệm vụ giúp ban giám đốc lập kế hoạch kinh doanh cho năm tới và theo dõi các mặt hoạt động kinh doanh, ghi chép sổ sách kế toán một cách trung thực và đầy đủ nhất, lập báo cáo tài chính về tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty. Phân tích, so sánh các chỉ tiêu thực hiện với các chỉ tiêu kế hoạch, tìm ra những hạn chế để khắc phục, nâng cao những mặt mạnh để củng cố và phát triển. Đồng thời, còn có nhiệm vụ kiểm soát, quản lý các thủ tục thanh toán. - Phòng kế hoạch nghiệp vụ : có nhiệm vụ cùng ban giám đốc, phòng kế toán tài vụ lập kế hoạch kinh doanh cho năm tài chính sau; cùng phòng tổ chức hành chính xây dựng kế hoạch, chiến lược con người của công ty, phân bổ, giám sát việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các bộ phận trong công ty. Thống kê các chỉ tiêu quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty. - Ngoài ra còn có các phòng ban khác như : phòng kinh doanh vận tải, phòng thị trường, phòng khinh doanh xuất nhập khẩu, phòng đầu tư, chi nhánh tại thành phố Hồ chí Minh, chi nhánh Móng cái.... Giám đốc `Sơ đồ tổ chức bộ máy củacông ty Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc nội chính Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán Phòng kinh doanh đầu tư Phòng kinh doanh XNK Phòng thị trường và CH xe máy Phòng Kế hoạch nghiệp vụ Phòng kinh doanh vận tải Trung tâm TM số 32 Trần Phú Phòng kinh doanh kho ngoại quan Các chi nhánh tại Quảng Ninh , HCM Trung tâm dịch vụ hậu cần nghề cá ii. Những đặc điểm cơ bản của tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán công ty TRADIMEXCO HAI PHONG 1. Mô hình tổ chức hạch toán kế toán của công ty: Phòng kế toán của công ty gồm: 11 người - Đứng đầu là kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức và kiểm tra công tác hạch toán ở đơn vị, chỉ đạo hạch toán các khâu, các bộ phận kế toán. Kế toán trưởng có nhiệm vụ quan trọng trong việc thiết kế phương án tự chủ tài chính đảm bảo khai thác và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn của công ty, như: việc tính toán chính xác mức vốn cần thiết, tìm ra biện pháp tăng nhanh vòng quay vốn, tăng lợi nhuận cho công ty. - Kế toán tổng hợp (phó phòng kế toán): cùng kế toán trưởng chỉ đạo hạch toán ở bộ phận kế toán, tập trung các phần hành kế toán riêng của từng kế toán chi tiết lên sổ tổng hợp, sau đó đối chiếu và tập hợp báo cáo tổng hợp, lên báo cáo quyết toán. Mở sổ theo dõi các quỹ xí nghiệp. - Kế toán tiền mặt và ngoại tệ (1 người): Có trách nhiệm mở sổ kế toán "quỹ tiền mặt" hàng ngày ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn quỹ tiền mặt. Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi và lập báo cáo về tình hình tăng giảm tiền mặt cũng như ngoại tệ của công ty. - Kế toán theo dõi tiền vay ngân hàng (2 người): Mở sổ theo dõi chi tiết đối với từng loại tiền. Chịu trách nhiệm theo dõi lập báo cáo TGNH. - Kế toán tiền lương, bảo hiểm (1người): quản lý, theo dõi lao động về mặt số lượng. Lập bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội căn cứ vào khung bậc lương và kết quả lương cho từng người. - Kế toán TSCĐ và công cụ lao động (1 người): theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn tài sản cố định, công cụ lao động, phân bổ công cụ lao động và trích khấu hao TSCĐ theo quy định của Nhà nước . - Kế toán theo dõi hàng hoá (1 người): theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình nhập - xuất - tồn của hàng hoá. - Kế toán công nợ (1 người): Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả cho từng đối tượng. Thường xuyên đối chiếu, đôn đốc viêc thanh toán được kịp thời. Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tê, kế toán cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo Việt Nam đồng. - Kế toán thuế (1 người): hàng ngày phải thu thập chứng từ hoá đơn GTGT hợp lý đầu vào, đầu ra để kê khai thuế. Hàng tháng, nộp về cục thuế. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT nhập khẩu đến hạn. Chịu trách nhiệm theo dõi về thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước. - Thủ quỹ (1 người): Thực hiện tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến việc thu chi tiền mặt, căn cứ vào các bản chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Thu chi tiền mặt, báo cáo hàng ngày cho kế toán theo dõi. Phòng kế toán công ty thực hiện việc hạch toán tập trung, tổng hợp chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh do các phòng kinh doanh chuyển tới, thực hiện việc ghi chép, thu thập tính toán một cách đầy đủ, có hệ thống, chính xác, liên tục. Tính toán hiệu quả kinh doanh và theo dõi các khoản thanh toán của các phòng kinh doanh trong công ty. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung . - ở các phòng kinh doanh thuộc công ty các cán bộ nghiệp vụ trực tiếp kinh doanh, sau khi hoàn thành các lô hàng thì thu thập chứng từ, kiểm tra và sử lý sơ bộ chứng từ, cuối tháng gửi về phòng kế toán Công ty . - Phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn công ty . Sơ đồ phòng kế toán Công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt và ngoại tệ Kế toán công nợ Kế toán theo dõi hàng hoá Kế toán thuế Kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ, công cụ lao động Kế toán tiền lương và bảo hiểm Thủ quỹ Niên độ kế toán của công ty bắt đầu vào ngày 01/ 01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm . Hàng ngày, kế toán tại các bộ phận sẽ lập các bảng kê vào sổ chi tiết có liên quan đến tài khoản theo dõi tình hình hoạt động của công ty. Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng là một đơn vị có qui mô tương đối lớn, với lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối nhiều, nên công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ. Đây là hình thức kế toán được kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, công việc thực hiện ở các khâu và trong kỳ kế toán. Vì vậy, nó đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời. Là một đơn vị kinh doanh xuất - nhập khẩu, thực hiện hạch toán độc lập, do vậy việc phản ánh chính xác kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng trong thị trường hiện nay. Để phát huy chức năng và vai trò quan trọng của kế toán trong quản lý hoạt động kinh doanh xuất - nhập khẩu, công ty thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán. 2. Hệ thống sổ sách kế toán áp dụng: Công ty sử dụng các sổ chứng từ sau: + Sổ nhật ký chứng từ: Sổ này được mở hàng tháng cho một hoặc một số TK có nội dung kinh tế giống nhau và liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp cân đối. Nhật ký chứng từ được mở thep số phát sinh bên có của TK đối ứng với TK Nợ liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian, theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích. + Sổ cái: Mở cho từng TK tổng hợp và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ. Sổ cái được ghi theo số phát sinh bên Nợ của TK có liên quan, còn số phát sinh bên Có của từng TK chỉ ghi tổng số tiền trên cơ sở tổng hợp số liệu nhật ký chứng từ có liên quan. + Bảng kê: Được sử dụng cho một đối tượng cần bổ xung chi tiết như bảng kê ghi Nợ TK 111, TK 112, bảng kê theo dõi hàng gửi bán, bảng kê chi phí theo phân xưởng... ...Trên cơ sở các số liệu phản ánh ở bảng kê, cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan. + Bảng phân bổ: Sử dụng với những khoản chi phí phát sinh thường xuyên, có liên quan đến nhiều đối tượng cần phân bổ (tiền lương, vật liệu khấu hao... ...) Các chứng từ gốc trước hết tập trung vào bảng phân bổ, cuối tháng dựa vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. + Sổ chi tiết: Dùng theo dõi các đối tượng hạch toán cần hạch toán chi tiết. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và áp dụng thuế VAT theo phương pháp khấu trừ.  Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong công ty : Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu và kiểm tra iii. thực trạng hạch toán doanh