Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt

ộng tiền thanh toán: 2.426.865 Số tiền bằng chữ: Hai triệu bốn trăm hai sáu nghìn tám trăm sáu năm đồng Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số: 01-1/GTGT (Ban hành theo Thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/6/2007 của BTC Biểu số 2-2: Bảng kê hoá đơn, chứng từ dịch vụ cung cấp CT VTQT NHẬT VIỆT BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN. CHỨNG TỪ DỊCH VỤ CUNG CẤP MST: (Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT) Kỳ tính thuế: Tháng 03 năm 2009 STT Hoá đơn, chứng từ bán Tên người mua Mã số thuế người mua Mặt hàng Doanh số bán (chưa có thuế) Thuế suất (%) Thuế GTGT Ký hiệu hoá đơn Số HĐ Ngày tháng 1. Hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT: Không phát sinh 2. Hàng hoá, dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT 0%: Không phát sinh 3. Hàng hoá, dịch vụ thuế suất GTGT 5%: … … … … ... … … … … … 4 DT/2009C 3104 03/03/09 Cty Đại Toàn Cước vận chuyển 2.000.000 5% 100.000 … … … … … … … … … … 25 DT/2009C 3154 23/03/09 Cty Mai Liên 0300745043 Cước vận chuyển 2.311.300 5% 115.565 … … … … ... … … … … … Tổng 850.367.824 42.518.391 4. Hàng hoá, dịch vụ thuế suất GTGT 10% … … … … ... … … … … … 23 DT/2009C 3152 23/03/09 Cty Mai Liên 0300745043 Khai thuê hải quan 750.000 10% 75.000 … … … … ... … … … … … Tổng 10.897.136 1.089.714 Tổng doanh thu hàng hoá, dịch vụ bán ra: 856.926.570 Tổng thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ bán ra: 43.608.105 Hà Nội, ngày 17 tháng 03 năm 2009 Người lập Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế hợp pháp Biểu số 2-3: Sổ chi tiết TK 5111- “Doanh thu dịch vụ vận tải” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 5111 (Tháng 03 năm 2009) Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… ……. ………. 23/03 0353 Công ty Tiến Đạt Cước vận chuyển 1318 3.675.000 23/03 0354 Công ty Mai Liên Cước vận chuyển 1318 2.311.300 …. ….. …………. …………….. …… ………. 28/03 0383 Công ty Toàn Hải Cước vận chuyển 111 1.870.000 … …….. ………….. ……………… ……. …. 28/03 Kết chuyển 511 à 911 911 756.926.570 Cộng 756.926.570 756.926.570 Đơn vị: Đồng Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2.2.2 Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng Cùng với việc hạch toán chi tiết, công ty cũng thực hiện hạch toán tổng hợp. Quá trình hạch toán tổng hợp được thực hiện trên máy vi tính. Định kỳ 15 ngày, các kế toán viên sẽ cập nhật chứng từ vào máy, máy tính tự động tổng hợp số liệu vào các sổ tổng hợp của công ty. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các tài khoản 511- “Doanh thu bán hàng”: phản ánh doanh thu và doanh thu thuần khối lượng dịch vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác định là tiêu thụ. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán doanh thu, doanh nghiệp còn sử dụng các tài khoản: TK 131- “Phải thu khách hàng”, TK 3331- “Thuế giá trị gia tăng phải nộp”, TK 111- “Tiền mặt”, TK 121- “Tiền gửi ngân hàng”, TK 3387- “Doanh thu chưa thực hiện”,… Nguyên tắc Kế toán tổng hợp Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để vào Sổ cái theo tài khoản kế toán phù hợp. Cuối kỳ, cộng số liệu trên Sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Trình tự hạch toán tổng hợp Dưới đây là trình tự ghi sổ doanh thu bán hàng theo hình thức Nhật Ký Chung ở công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt. Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu các dịch vụ sau: Kinh doanh kho bãi, Dịch vụ giao nhận, Đại lý tàu biển, Vận chuyển hàng hoá, Vận chuyển lắp đặt thiết bị và máy móc tại các công trình... nên doanh thu của công ty chỉ từ hoạt động cung cấp dịch vụ. Phương pháp xác định doanh thu: Doanh thu bán hàng = Đơn giá * Số lượng dịch vụ cung cấp Đối với mỗi loại dịch vụ, công ty áp dụng một mức giá chung cho tất cả các đối tượng khách hàng. Sơ đồ số 2-1: Trình tự kế toán doanh thu bán hàng Nhập số liệu vào máy Sổ chi tiết TK 511 Báo cáo cung cấp dịch vụ chi tiết theo từng loại dịch vụ Báo cáo cung cấp dịch vụ tổng hợp Sổ cái TK 511 Nhật ký chung Bảng kê chứng từ TK 511 Chứng từ gốc Báo cáo kết quả kinh doanh Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Sau khi cập nhật số liệu cho “Hoá đơn cung cấp dịch vụ” thì đến cuối tháng, máy sẽ tự động nhập số liệu trên sổ Nhật ký chung. Biểu số 2-4: Sổ Nhật ký bán hàng (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Nợ TK Có Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng …. …… ……… ………. ….. …… …….. 0300 03/03 Công ty Đại Toàn Cước vận chuyển 1318 511 2.000.000 …. …… ……… ………. ….. …… …….. 0352 23/03 Công ty Mai Liên Khai thuê hải quan 1311 511 750.000 0353 23/03 Công ty Tiến Đạt Cước vận chuyển 1318 511 3.675.000 0354 23/03 Công ty Mai Liên Cước vận chuyển 1318 511 2.311.300 …. …… ……… ………. ….. …… …….. Cộng ……….. Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi chuyển số liệu lên Nhật ký chung thì đồng thời máy vi tính cũng chuy ển số liệu lên các bảng kê chứng từ TK 511. Điều này cho phép doanh nghiệp theo dõi doanh thu của các dịch vụ cung cấp trong kỳ. Cuối quý, từ các số liệu trên Sổ nhật ký chung và Bảng kê chứng từ tài khoản 511, kế toán lên Sổ Cái TK 511. Số liệu ở đây mang tính chất tổng hợp tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong qúy 1 năm 2009. Biểu số 2-5: Sổ Cái TK 511 “Doanh thu bán hàng” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 (Tháng 03 năm 2009) Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… ……. ………. 23/03 0352 Công ty Mai Liên Khai thuê hải quan 1311 750.000 23/03 0353 Công ty Tiến Đạt Cước vận chuyển 1318 3.675.000 23/03 0354 Công ty Mai Liên Cước vận chuyển 1318 2.311.300 …. ….. …………. …………….. …… ………. 28/03 0383 Công ty Toàn Hải Cước vận chuyển 111 1.870.000 … …….. ………….. ……………… ……. …. 28/03 Kết chuyển 911 817.181.556 Tổng 817.181.556 817.181.556 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2.3 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính 2.2.3.1 Kế toán chi tiết doanh thu hoạt động tài chính Kế toán viên căn cứ vào Giấy báo Có định kỳ của ngân hàng (Biểu số 2.5) về số lãi tiền gửi ngân hàng và đối chiếu với số lãi theo tính toán được dựa trên tỷ lệ lãi và số tiền gốc để cập nhật dữ liệu vào Phiếu thu tiền gửi ngân hàng. Sau đó, máy tính sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”, Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 515. Dưới đây là một số mẫu chứng từ thường được sử dụng trong hạch toán chi tiết kế toán doanh thu hoạt động tài chính. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Chi nhánh Hải Phòng GIẤY BÁO CÓ Số chứng từ: 482/NTD-KV/2009 Ngày, giờ nhận: 11h ngày 25/03/2009 Số chuyển tiền: Số giao dịch: TK ghi Nợ: TK 11212 Người trả tiền: Công ty TNHH Mai Liên Số tài khoản: Địa chỉ: Số 103 Hoàng Hoa Thám, Hải Phòng. Người hưởng: Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt Số tài khoản: Địa chỉ: Cảng Chùa Vẽ, đường Ngô Quyền, Hải Phòng. Số tiền: 152.250 USD Bằng chữ: Một trăm năm mươi hai ngàn hai trăm năm mươi đô la mỹ chẵn Nội dung: Thanh toán tiền bán hàng nhập khẩu Giao dịch viên Liên 2 Phòng nghiệp vụ Biểu số 2-6: Giấy báo Có ngân hàng Biểu số 2-7: Phiếu thu tiền gửi ngân hàng CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT Số phiếu: CQT 03/010 Tài khoản Nợ: 11212 PHIẾU THU TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người nộp tiền: Đơn vị: NHNT – Ngân hàng Ngoại thương Địa chỉ: VCB – Chi nhánh Hải Phòng Về khoản: Thu lãi tiền gửi ngân hàng VietcomBank nhập vốn T03/09 Nội dung Tài khoản Số tiền Thu lãi tiền gửi ngân hàng VCB nhập vốn 5151- Lãi tiền cho vay, tiền gửi ngân hàng 247.474 Tổng cộng số tiền: 247.474 Hai trăm bảy mươi bốn trăm bảy mươi bốn đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngày … tháng … năm … THỦ QUỸ (Ký, họ tên) 2.2.3.2 K ế toán tổng hợp doanh thu hoạt động tài chính Quá trình kế toán tổng hợp doanh thu hoạt động tài chính cũng được thực hiện tương tự như đối với doanh thu bán hàng. Tài khoản sử dụng Tài khoản 515- “Doanh thu hoạt động tài chính”: phản ánh những khoản thu do hoạt động đầu tư tài chính hoặc kinh doanh về vốn mang lại. Trình tự kế toán Sơ đồ số 2-2: Trình tự kế toán doanh thu hoạt động tài chính Nhập số liệu vào máy Sổ chi tiết TK 515 Sổ cái TK 515 Nhật ký chung Bảng kê chứng từ TK 515 Chứng từ gốc Báo cáo kết quả kinh doanh Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Cuối quý, từ các số liệu trên Sổ nhật ký chung và Bảng kê chứng từ tài khoản 515, kế toán lên Sổ Cái TK 515. Số liệu ở đây mang tính chất tổng hợp tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong qúy 1 năm 2009. Biểu số 2-8: Sổ Cái TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CÁI TÀI KHOẢN 515 (Tháng 03 năm 2009) Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… ……. … 25/03 CAC03/009 Ngân hàng Á Châu Thu lãi tiền gửi NH ACB 11214 24.500 … …….. ………….. ……………… ……. … 28/03 CNT03/ 009 Ngân hàng Ngoại thương Thu lãi tiền gửi NH VCB 11212 247.474 28/03 CQT03/ 009 Ngân hàng Quốc tế Thu lãi tiền gửi NH VIBank 11213 57.435 …. ….. …………. …………….. …… … 28/03 Kết chuyển 515 à 911 911 59.336.225 Cộng 59.336.225 59.336.225 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.3 Kế toán chi phí tại công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt 2.3.1 Hệ thống chứng từ Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt là công ty có quy mô tương đối lớn nên các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ cũng không phải là một con số nhỏ. Do đó, các chi phí này cần phải được tổ chức chặt chẽ, đặc biệt ở khâu chứng từ ban đầu. Vì công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực vận tải nên chi phí cho hoạt động cung cấp dịch vụ cũng là khoản chi phí phát sinh chủ yếu. Chi phí phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ bao gồm: Chứng từ sử dụng Chi phí dịch vụ vận chuyển Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Hoá đơn mua hàng; Hoá đơn phí đường bộ, đường thuỷ; Hoá đơn phí bến bãi, cầu phà; Phiếu mua xăng dầu; Bảng ghi nhận hoạt động của tàu xe hàng ngày. Chi phí nhân công trực tiếp: Giấy đề nghị tạm ứng; Bảng chấm công; Bảng tính doanh thu lái xe; Bảng tính tiền lương nhân viên lái xe; Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội. Chi phí sản xuất chung: Hoá đơn điện thoại, Hoá đơn sửa xe do lái xe chi, Hoá đơn mua vật tư (xuất dùng để thay thế hay bảo dưỡng xe); Phiếu xuất kho; Bảng kê chứng từ xuất kho; Bảng ghi nhận hoạt động xe hàng ngày; Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. Chi phí hoạt động tài chính Hoá đơn thu phí của ngân hàng. Hợp đồng vay nợ. Phiếu chi tiền gửi ngân hàng. Quy trình luân chuyển chứng từ Nhân viên điều hành chuyển “Bảng theo dõi hoạt động phương tiện vận tải” cho phụ trách từng đội xe. Người phụ trách sẽ chuyển cho nhân viên lái xe. Sau đó, nhân viên lái tàu xe phải lập “Bảng theo dõi hoạt động hàng ngày” nộp cùng chứng từ gốc (Hoá đơn mua xăng dầu; phí cầu phà, bến bãi…) cho phụ trách đội xe. Phụ trách xe sẽ chuyển lên phòng kế toán để kế toán viên kiểm tra, đối chiếu và cập nhật vào Nhật ký chung, Sổ chi tiết các tài khoản chi phí, lưu trữ chứng từ và cuối tháng vào Bảng cân đối số phát sinh để lập Báo cáo tài chính. 2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí Trên cơ sở các chứng từ phản ánh chi phí phát sinh trong kỳ cũng như thanh toán với người bán, kế toán chi phí sẽ thực hiện theo dõi các khoản chi phí trên Sổ chi tiết của tài khoản chi phí (TK 621, 622, 627, 635, 642) cũng như trên Sổ Nhật ký chung. Việc theo dõi này được thực hiện bằng máy vi tính, kế toán sẽ nhập số liệu vào máy và máy sẽ tự xử lý số liệu. Nguyên tắc kế toán chi tiết Dựa trên hệ thống chứng từ phản ánh chi phí phát sinh trong hoạt động cung cấp dịch vụ, kế toán phải thực hiện theo dõi chi phí phát sinh cho từng loại dịch vụ cũng như từng lần phát sinh chi phí và thanh toán. Kế toán phải mở đủ số chi tiết chi phí để theo dõi được tất cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ. Sổ chi tiết chi phí (Tài khoản 621, 622, 627, 632, 635, 642) của công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt được mở chi tiết theo từng loại dịch vụ cung cấp. Sau khi nhận chứng từ phản ánh chi tiết các chi phí cung cấp dịch vụ cũng như chi phí của hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ, kế toán vật tư sẽ chuyển cho kế toán chi phí…Mỗi khi nhận được chứng từ về chi phí phát sinh, kế toán chi phí sẽ thực hiện cập nhật chứng từ để máy tính tự động vào các Sổ chi tiết chi phí. Cuối tháng, máy tính sẽ thực hiện tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết chi phí, lấy số liệu tổng phát sinh để kết chuyển vào tài khoản 911- “Xác định kết quả kinh doanh”. Các khoản chi phí sẽ được lập chi tiết cho hoạt động cung cấp dịch vụ và hoạt động tài chính. Kế toán chi phí sẽ đối chiếu với số liệu trên Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp Tài khoản 111, 112, 331. 2.3.2.1 Trình tự kế toán chi phí dịch vụ vận tải Hàng ngày, dựa trên các chứng từ gốc, kế toán đối chiếu với “Bảng ghi nhận hoạt động hàng ngày” (Biểu số 2.9) để thực hiện việc ghi chép tập hợp nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vào Nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản 621 (Biểu số 2.10, 2.11, 2.12) và Sổ cái tài khoản 621 (Biểu số 2.21). Cuối kỳ, máy tính sẽ tự động kết chuyển nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng vào Sổ chi tiết và Sổ cái tài khoản 154- “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Các chi phí xăng dầu được tính trực tiếp cho từng phương tiện vận tải (Công ty quy định tài xế phải đổ đầy bình nhiên liệu vào ngày cuối cùng của tháng), nên kế toán viên không cần theo dõi số nguyên vật liệu còn lại chưa sử dụng hết và giá trị phế liệu thu hồi. Để thấy rõ hơn quá trình kế toán chi tiết chi phí dịch vụ vận tải, chúng ta sẽ đi vào thực tế cụ thể một số chứng từ cụ thể sử dụng như sau: Biểu số 2-9: Bảng ghi nhận hoạt động hàng ngày BẢNG GHI NHẬN HOẠT ĐỘNG HÀNG NGÀY XDB03/009 Tên lái xe: Nguyễn Bảo Nam Số xe: 16H2351 Từ 05/03/09 đến 05/03/09 Phần nội dung thực hiện trong ngày: STT Tên khách hàng Mã khách hàng Nội dung thực hiện Km Thời gian Thành tiền Tuyến đường Phát sinh Hỗ trợ Bắt đầu Kết thúc 1 2 3 Khách lẻ Ông Tú HP-HN-HP 18h 3.600.000 Km bắt đầu: 22456 Km kết thúc: 22689 Tổng số Km: 243 Phần chi phí xe trong ngày STT Xăng dầu Cầu phà Bến bãi Sửa chữa Khác Cộng chi Tạm ứng Ghi chú Lít Trực tiếp Đơn giá Cộng 1 30 43.540 496.200 30.000 8.000 534.200 2 Cộng 30 43.540 496.200 30.000 8.000 534.200 Chữ ký lái xe Điều hành Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2-10: Sổ chi tiết Tài khoản 6211- “Chi phí xăng dầu” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6211 (Tháng 03 năm 2009) Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… …….. ………. 05/03 XDP03/012 Công ty XD Petrolimex Chi phí xăng dầu 3313 496.200 06/03 PMC03/024 Trung tâm xăng dầu Chi phí xăng dầu 33412 200.000 … …….. ………….. ………………… …….. …. 28/03 Kết chuyển 6211 à 154 100.430.500 Cộng 100.430.500 100.430.500 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 2-11: Sổ chi tiết Tài khoản 6212- “Chi phí cầu phà” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6212 (Tháng 03 năm 2009) Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… …….. ………. 05/03 XDB05/009 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phí hoạt động lái xe chi 33412 30.000 … …….. ………….. ………………… …….. …. 28/03 Kết chuyển 6212 à 154 34.280.000 Cộng 34.280.000 34.280.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 2-12: Sổ chi tiết Tài khoản 6213- “Chi phí bễn bãi” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6213 (Tháng 03 năm 2009) Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… …….. ………. 05/03 XDB05/009 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phí hoạt động lái xe chi 33412 8.000 … …….. ………….. ………………… …….. …. 28/03 Kết chuyển 6213 à 154 18.320.000 Cộng 18.320.000 18.320.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 2-13: Sổ chi tiết Tài khoản 6222- “Chi phí lương nhân viên lái xe” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6222 (Tháng 03 năm 2009) Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… …….. ………. 28/03 XDB03/009 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phí lương 3341 3.675.000 28/03 XDB03/009 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phí BHXH 3383 500.000 28/03 XDB03/009 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phí BHYT 3384 740.000 28/03 XDB03/009 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phí KPCĐ 3382 250.000 … …….. ………….. ………………… …….. …. 28/03 Kết chuyển 6222 à 154 87.850.770 Cộng 87.850.770 87.850.770 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 2-14: Sổ chi tiết TK 6271-“Chi phí sản xuất chung- lái xe” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6271 (Tháng 03 năm 2009) Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… ……. ………. 03/03 XDB03/009 Lái xe- Phạm Hữu Toàn Xuất dùng dầu mobile 1523 250.000 04/03 XDB03/009 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Xuất dùng vật tư xe Kalmaz 1524 330.000 06/03 PKT03/ 010 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phí điện thoại 111 400.000 …. ….. …………. …………….. …… ………. 43/03 PKT03/ 067 Lái xe- Trần Thế Cường Chi phí rửa xe 111 90.000 … …….. ………….. ……………… ……. …. 28/03 Kết chuyển 6271 à 154 15.289.000 Cộng 15.289.000 15.289.000 Đơn vị: Đồng Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 2-15: Sổ chi tiết TK 6272 “Chi phí sản xuất chung- đội xe” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6272 (Tháng 03 năm 2009) Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… ……. ………. 23/03 PKT03/ 095 Đội xe mooc Thanh toán tiền điện nước sinh hoạt của đội 111 560.000 …. ….. …………. …………….. …… ………. 28/03 Kết chuyển 6272 à 154 5.033.000 Cộng 5.033.000 5.033.000 Đơn vị: Đồng Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 2-16: Sổ chi tiết TK 6273 “Chi phí hoạt động” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6273 (Tháng 03 năm 2009) Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… ……. ………. 04/03 PKT03/ 009 Công ty may Đức Giang Thanh toán tiền may đồng phục 3318 850.000 …. ….. …………. …………….. …… ………. 28/03 XDB03/043 Khấu hao xe Chi phí khấu hao xe 2141 430.273.915 28/03 Kết chuyển 6273 à 154 433.273.915 Cộng 433.273.915 433.273.915 Đơn vị: Đồng Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.3.2.2 Trình tự kế toán chi phí hoạt động tài chính Chi phí hoạt động tài chính của công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt chủ yếu là các khoản chi phí chuyển tiền ngân hàng và lỗ do chênh lệch tỷ giá. Căn cứ vào chứng từ gốc như Hoá đơn thu phí của ngân hàng (Biểu số 2-17), kế toán lập Phiếu chi tiền gửi ngân hàng (Biểu số 2-18) để cập nhật vào Nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản 635 (Biểu số 2.21) và Sổ cái tài khoản 635. Biểu số 2-17: Hoá đơn thu phí ngân hàng VIBank HOÁ ĐƠN THU PHÍ Số (No.) 0050934784613 NGÂN HÀNG QUỐC TẾ VAT RECEPIT Ngày (Date) 21/03/2009 Giờ (Time) Chi nhánh (Branch name): Chi nhánh Hai Phong Mã số thuế (Branch VAT code): 0100456877 Mã số khách hàng: 00047828 CTY VAN TAI QUOC TE NHAT VIET Client No. Số TK/Tên TK: 00560809005043 CTY VAN TAI QUOC TE NHAT VIET RB A/C No/A/C Name Loại phí: 1. DN_CT RA NGOAI HE THONG_CK_CUNGDB Service charge type Số tiền tính phí: 400.000.000 VND (Base amount to calculate charge) Nội dung: Narrative Số tiền bằng chữ: Credit amount in words Bốn ngàn bốn trăm đồng Phí dịch vụ: 8.000 VND (Charge amount) VAT (Tỷ lệ thuế GTGT): 800 VND 10% (VAT amount & rate) GIAO DỊCH VIÊN/ NV NGHIỆP VỤ KIỂM SOÁT User ID Override user ID GDVC 25672 KSV 21893 Số tiền (Debit amount in figures): 4.400 VND Biểu số 2-18: Phiếu chi tiền gửi ngân hàng CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT Liên số: 1 Số phiếu: CQT 03/007 Tài khoản Nợ: 11212 PHIẾU CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Ngày 28 tháng 03 năm 2009 Người nộp tiền: Đơn vị: NHNT – Ngân hàng Ngoại thương Địa chỉ: VCB – Chi nhánh Hải Phòng Về khoản: Thanh toán phí kiểm đếm 400.000.000 chuyển khoản sang NH Nông nghiệp. Nội dung Tài khoản Số tiền Thanh toán phí kiểm đếm 400.000.000 chuyển khoản sang NH Nông nghiệp 6354- Phí chuyển khoản 8.800 Tổng cộng số tiền: 8.800 Tổng số tiền (Bằng chữ): Tám nghìn tám trăm đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngày … tháng … năm … THỦ QUỸ (Ký, họ tên) 2.3.2.3 Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty bao gồm các chi phí liên quan đến toàn bộ hoạt động của cả công ty mà không được tách riêng cho bất cứ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp thường bao gồm: Chi phí lương và các khoản trích theo lương của nhân viên văn phòng và cán bộ quản lý: được tính dựa trên mức lương thoả thuận ghi trên Hợp đồng lao động và số ngày công thực tế, theo công thức sau: Lương nhân viên 1 tháng = Đơn giá 1 ngày công * Số ngày công 1 tháng Đơn giá 1 ngày công 8h + Số giờ làm thêm * __________________ * 1,3 Đơn giá 1 ngày công Lương thoả thuận 24 ngày = _________________________ Các khoản trích theo lương được tính theo phần trăm lương thoả thuận. Cuối tháng, căn cứ vào Bảng chấm công và Bảng theo dõi số giờ làm thêm, kế toán lập Bảng tính lương nhân viên văn phòng và Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Chi phí tiện ích: gồm các chi phí điện nước sinh hoạt, phí nối mạng… Chi phí đồ dùng văn phòng: Giá đồ dùng văn phòng được xuất dùng tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ trước, tương tự như trường hợp xuất vật tư để thay thế và bảo dưỡng xe. Chi phí bảo trì, sửa chữa, khấu hao TSCĐ. Chi phí khác bằng tiền. Biểu số 2-19: Bảng tính lương nhân viên văn phòng Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng STT Tên nhân viên Lương thoả thuận Số ngày công thực tế Số giờ làm thêm Lương thực tế Tổng khoản trích theo lương Tổng lương và các khoản trích theo lương (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) = (3) * 19% (8) = (6) + (7) … … … … … … … … 2 Đặng Văn Công 3.500.000 24 0 3.500.000 665.000 4.435.000 3 Trịnh Hoài An 2.200.000 24 0 2.200.000 418.000 2.618.000 4 Ngô Tài Đạt 4.200.000 24 0 4.200.000 798.000 4.038.000 … … … … … … … … Cộng 83.640.000 … … 83.640.000 15.884.000 99.524.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí 2.3.3.1 Tài khoản sử dụng Tài khoản 621- “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”: phản ánh các chi phí nguyên, nhiên liệu phục vụ cho hoạt động vận chuyển. Tài khoản 621 được chi tiết thành: TK 6211: Phí xăng dầu gồm: TK 62111: Nhà cung cấp thường xuyên. TK 62112: Nhà cung cấp lẻ. TK 6212: Phí cầu phà. TK 6213: Phí bến bãi. Tài khoản 622- “Chi phí nhân công trực tiếp”: phản ánh chi phí nhân công trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh dịch vụ vận chuyển. Tài khoản 622 được chi tiết thành: TK 6221: Chi phí nhân công sửa chữa. TK 6222: Chi phí lương lái xe. Tài khoản 627- “Chi phí sản xuất chung”: phản ánh chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh phát sinh trong quá trình cung ứng dịch vụ vận chuyển. Tài khoản 627 được chi tiết thành: Tài khoản 6271- “Chi phí lái xe” được chi tiết theo chi phí sửa chữa xe (do lái xe chi); chi phí điện thoại di động; công tác phí của lái xe; chi phí vật tư thay thế; chi phí bảo dưỡng xe và các chi phí bằng tiền khác. Tài khoản 6272- “Chi phí đội xe” được chi tiết theo tiền thuê bãi đỗ