Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán doanh thu và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc

Ngoài ra, công ty còn có Showroom để quảng cáo hàng hoá và bán lẻ nếu có yêu cầu. Nếu khách hàng có nhu cầu mua thì nhân viên trực giới thiệu sản phẩm tại đó sẽ cung cấp danh sách các hàng hoá kèm theo và bảng giá đã được cập nhật thường xuyên để khách hàng tự lựa chọn món hàng thích hợp. Nhân viên trực tại đây cũng sẽ lập hoá đơn nếu cần Doanh thu cung cấp dịch vụ: Đối với loại hình này, doanh nghiệp chỉ thực hiện khi có nhu cầu. Khi có đơn đặt hàn gửi đến phòng dịch vụ, công ty sẽ cho đội kỹ thuật (đội này kiêm cả kiểm định chất lượng hàng hoá) đến tận nơi khách hàng yêu cầu để thực hiện lắp đặt. Khi lắp đặt xong, khách hàng chấp nhận là yêu cầu đã được thoả mãn thì ghi nhận doanh thu và giá vốn, lập hoá đơn (nếu khách hàng yêu cầu). Để nhận những đơn đặt hàng thuộc loại hình dịch vụ này, phòng thị trường phải tính toán rất kỹ lưỡng mức hiệu quả giữa chi phí bỏ ra và doanh thu thu lại vì công ty chỉ có một đội chuyên lắp đặt, còn chi nhánh của công ty lại có ở 64 tỉnh thành trong cả nước. Đây cũng là một hạn chế của công ty Phương thức thanh toán: Đối với hầu hết các khách lẻ, doanh nghiệp áp dụng hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt để tránh rủi ro và thuận tiện cho việc kiểm soát. Những khách hàng có quan hệ từ lâu năm, doanh nghiệp có thể cho trả chậm nhưng với số lượng thấp. Để thu hút khách hàng, đối với những người tiêu dùng mua lẻ hàng hoá với số lượng đáng kể, doanh nghiệp sẽ áp dụng hình thức khuyến mại hoặc bốc thăm trúng thưởng tuỳ theo chiến lược của đơn vị Đối với những khách hàng là đại lý bán buôn, đơn vị áp dụng phương thức thanh toán trả chậm có chiết khấu thanh toán. Điều đó có nghĩa là, doanh nghiệp sẽ áp dụng chiết khấu thanh toán cho những khách hàng trả tiền sớm và trong thời hạn cho phép thường là 10 ngày kể từ ngày mua hàng. Những khách này khi trả tiền hàng sẽ thanh toán bằng chuyển khoản qua các ngân hàng thương mại để tránh tình trạng rủi ro mất tiền cũng như hiện tượng bỏ sót trong công tác kế toán Đối với những khách hàng vừa là người tiêu dùng (có thể là những người bán lẻ hoặc các nhà đại lý) đồng thời cũng là người cung cấp hàng hoá cho doanh nghiệp, công ty có thể áp dụng hình thức bù trừ công nợ nếu cả hai bên đều tán thành thông qua biên bản bù trừ công nợ. Số tiền hàng khách hàng còn nợ lại sẽ được thanh toán theo như hình thức của các nhà đại lý bán buôn Dù khách hàng có thanh toán ngay bằng tiền mặt hay không, công ty vẫn sẽ hạch toán qua TK 131 để cho dễ kiểm soát Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng sẽ được minh hoạ bằng sơ đồ sau SƠ ĐỒ: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN CỦA PHẦN HÀNH DOANH THU TK511 TK 531 TK 131, 111, 112 (3) (1) TK 3331 (2) Hạch toán chi tiết: Đối với hình thức bán buôn: Đối với hoạt động bán hàng, phòng thị trường sẽ chịu trách nhiệm kinh doanh hàng hoá. Do vậy, khi có khách hàng yêu cầu mua hàng, phòng này có trách nhiệm viết hoá đơn GTGT và đưa một liên cho giám đốc phê duyệt và đưa ra lệnh xuất bán. Sau đó gửi lệnh này cho phòng kế toán để tiến hành lập phiếu xuất kho. Thủ kho xuất hàng tại kho của doanh nghiệp với số lượng theo hợp đồng đã ký kết. Cuối cùng, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng của nghiệp vụ này vào các chứng từ cần thiết và chia sẻ thông tin cho bộ phận kế hoạch để xây dựng kế hoạch bán hàng. Theo đó, thủ kho sẽ ghi số lượng hàng hoá, chủng loại trong phiếu xuất kho, còn kế toán (cụ thể là kế toán bán hàng) sẽ ghi nhận đơn giá và tính thành tiền. Đồng thời với quá trình trên, giám đốc công ty chỉ đạo bộ phận vận tải chuyển hàng đến cho khách hàng. Do doanh nghiệp là đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi viết hoá đơn bán hàng, công ty chỉ sử dụng hoá đơn GTGT. Hoá đơn này gồm ba liên Liên 1 (màu tím) : Lưu ở sổ gốc Liên 2 ( màu đỏ) :Giao cho khách hàng Liên 3 (màu xanh) : Giao cho bộ phận kho làm thủ tục cấp hàng Ví dụ 1 Ngày 25 tháng 12 năm 2007, công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc bán một số mặt hàng là các thiết bị điện với số lượng lớn. Sau khi đàm phán, hai bên đi đến thoả thuận và thống nhất với nhau các điều khoản trong hợp đồng như sau: Loại hàng: Đèn huỳnh quang CLVS 240, đèn Exit Clex 103A, đèn Exit 1 mặt Số lượng, đơn giá, tổng giá trị: sẽ được ghi cụ thể trong hoá đơn GTGT (được trình bày ở trang bên) Phương thức thanh toán: Thanh toán chậm nhất là 35 ngày kể từ ngày giao hàng. Nếu doanh nghiệp thanh toán trước 10 ngày sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 0,05% trên tổng số mặt hàng đã giao. Hình thức thanh toán: Thanh toán qua ngân hàng BIDV HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 22 tháng 12 năm 2007 Mẫu số:01 GTKT-3LL KP/2007B 0029449 Đơn vị bán hàng : Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc Địa chỉ : Lô 2 – 8B Cụm TT công nghiệp Hai Bà Trưng - Hoàng Mai – Hà Nội Điện thoại : MS : 0101334552 Họ và tên người mua hàng : Phòng kinh doanh Tên đơn vị : Tổng công ty Thương mại Hà Nội - Công ty Bách Hoá Hà Nội Địa chỉ : 45 Hàng Bồ - Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : Tiền mặt MS : 0100101273 STT T ên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Đèn huỳnh quang CLVS 240 Bộ 30 120.000 3.600.000 2 Đèn Exit Clex 103A Bộ 02 310.000 620.000 3 Đèn Exit 1 mặt Bộ 16 262.000 4.192.000 Cộng tiền hàng: 8.412.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 841.200 Tổng cộng tiền thanh toán: 9.253.200 Số tiền bằng chữ: Chín triệu hai trăm năm mươi ba nghìn hai trăm Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Kế toán căn cứ vào nhu cầu tại phòng kinh doanh và lệnh xuất kho của ban giám đốc mà tiến hành lập phiếu xuất kho. Trong đó kế toán chỉ ghi đơn giá. Phiếu này sẽ được gửi cho thủ kho ghi số lượng hàng hoá theo đúng hợp đồng và hàng được xuất để giao cho khách hàng. Sau đó, kế toán sẽ hoàn thiện giao dịch này bằng cách tính thành tiền trên phiếu xuất kho và cùng với hoá đơn GTGT ghi nhận giá vốn và doanh thu vào các chứng từ và sổ sách liên quan. Trong đó hoá đơn là căn cứ để ghi nhận doanh thu cung cấp hàng hoá và dịch vụ, còn phiếu xuất kho là cơ sở để ghi nhận giá vốn hàng bán. Cuối cùng trưởng phòng phòng Thị trường sẽ cử người thực hiện dịch vụ lắp đặt miễn phí (nếu khách hàng có yêu cầu) được ký kết trong hợp đồng. Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên Liên 1: Lưu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán Liên 3: Dùng để hạch toán nội bộ PHIẾU XUẤT KHO Ngày 12 tháng 12 năm 2007 Mẫu số 02– VT Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 cuả bộ trưởng BTC Nợ: Có: Họ và tên người nhận hàng: Anh Bình Nguyên Xuất tại kho: Kho của công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Y êu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bóng đèn Compact S3U 15 BONG058 Cái 200.000 200.000 8.000 1.600.000 2 Đèn Downlight phi 90 DEN0043 Cái 32.000 32.000 29.400 940.800 3 Chấn lưu ASBN 18 CHANLUU11 Cái 5.000.000 5.000.000 13.000 65.000.000 Cộng 5.232.000 5.232.000 67.540.800 Xuất, ngày 10 tháng 12 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Phòng kế hoạch và phòng kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT để lập Báo cáo dự trù doanh số bán hàng cho tháng sau và sổ chi tiết doanh thu. Trong đó báo cáo dự trù của phòng kế toán chỉ mang tính chất tham mưu cho các bộ phận khác. Báo cáo này được lập định kỳ 1 tháng 1 lần. Đồng thời với quá trình này, phòng Thị trường sẽ lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng. Báo cáo tổng hợp được lập định kỳ 2 lần trong một tháng vào các ngày 15 và 30 cuối tháng. Sau đó, cuối tháng sẽ được chuyển cho phòng kế toán của công ty. Kế toán trưởng sẽ kiểm tra lại tính đúng đắn tránh nhầm lẫn bỏ sót và gửi cho kế toán bán hàng để làm cơ sở ghi vào các sổ liên quan: sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết doanh thu…. CÔNG TY CP THIẾT BỊ VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC SỔ CHI TIẾT DOANH THU Mặt hàng : Quạt thông gió đáy 30 Năm: 2007 Đơn vị: Nghìn đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Khoản giảm trừ (TK 531) Số hiệu Ngày, tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền 31/12 HĐ546 Bán hàng cho Cty Minh Quang M&E 13122 20.000 213 4.260.000 31/12 HĐ556 Bán hàng cho Hoà Hiệp–Hoàng Quốc Việt 13151 1.000 213 213.000 1.065.000 31/12 HĐ345 Bán hàng cho Minh Khoa Bắc Giang 13152 15.000 213 3.195.000 31/12 HĐ444 Bán hàng cho Hồng Hạnh - Lào Cai 13153 1.000 213 213.000 …........ Cộng phát sinh Doanh thu thuần 10.650.000 Giá vốn hàng bán 5.000.000. Lợi nhuận gộp 5.650.000 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC SỔ CHI TIẾT PH ẢI THU KH ÁCH H ÀNG (Trích) Khách hàng: C ông ty ACE Năm: 2007 Đơn vị: Nghìn đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Sô phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.635.951 31/12 HĐ546 Thu tiền hàng 111 1.500.000 31/12 HĐ556 Bán hàng 511313331 1.295.400 129.540 31/12 HĐ345 Thu tiền hàng 111 275.000 31/12 HĐ444 Bán hàng cho 511313331 213.000 21.300 ……… ………… ………… Cộng phát sinh 3.180.340 3.735.946 Số dư cuối kỳ 1.080.345 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC BÁO CÁO TỔNG HỢP DOANH SỐ BÁN HÀNG (TRÍCH) Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 15/12/2007 Đơn vị: Đồng Hoá đơn chứng từ Khách hàng Giá mua Thuế GTGT Tổng tiền Số hiệu Ngày, tháng 0030834 05/12 Khách lẻ - Trần Thu Trang 2.156.800 215.680 2.372.480 0030838 09/12 Công ty CP Khải Toàn 184.000.000 18.400.000 202.400.000 0030839 10/12 Tổng công ty Thương mại Hà Nội 35.821.000 3.582.100 39.403.100 003846 12/12 Hiếu – Hà Đông 6.454.600 645.460 7.100.060 0030850 13/12 Công ty TNHH Tân Hải 180.000.000 18.000.000 198.000.000 0048394 14/12 Công ty điện tử DEWOO 20.000.000 2.000.000 22.000.000 Tổng cộng 428.432.400 42.843.240 471.275.640 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên) Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng: Trong trường hợp này, hàng được mua về từ nhà cung cấp sẽ chuyển thẳng cho khách hàng theo như hợp đồng cam kết. Hình thức này chỉ được sử dụng khi lượng hàng trong kho không đáp ứng đủ hợp đồng đã ký trong một thời gian ngắn. Tuy nhiên, công ty vẫn hạch toán giống như phương thức bán buôn qua kho. Tức là, doanh nghiệp khi giao hàng cho khách hàng không qua kho nhưng đơn vị vẫn lập phiếu xuất kho, phiếu lập kho, dựa vào đó kế toán vào thẻ kho. Điều này cho thấy, không có sự tách biệt rạch ròi giữa hai hình thức trên. Phương thức bán lẻ hàng hoá: Công ty có tổ chức các cửa hàng bán lẻ ở các thành phố lớn như: Hà Nội, Đà Nẵng, Hải Phòng,…. Thậm chí ở năm thành phố lớn: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh doanh nghiệp tổ chức 2-3 cửa hàng bán lẻ, một Showroom ở Hà Nội để quảng cáo và bán lẻ. Tất cả các cửa hàng này đều do các bộ phận trong công ty nghiên cứu và tự xây dựng cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Khi có nghiệp vụ phát sinh, các nhân viên sẽ lập hoá đơn bán lẻ theo mẫu của đơn vị. Sau đó sẽ được tập hợp trên bảng kê bán lẻ theo từng mặt hàng, chủng loại (trừ khi có yêu cầu của khách hàng, nhân viên ở đây sẽ lập hoá đơn GTGT). Bên cạnh đó, nhân viên bán hàng sẽ lập Thẻ quầy hàng cho từng mặt hàng. Thẻ này được đóng thành quyển (mỗi mặt hàng được lập thành một quyển) để tạo cơ sở chia sẻ thông tin cho các phòng khác như: phòng kế toán, phòng thị trường…. Mỗi quyển này được đánh dấu theo một trình tự nhất định để dễ kiểm soát. Quyển này dầy hay mỏng, nhiều hay ít còn tuỳ thuộc vào doanh thu của mặt hàng ấy Đặc điểm của thẻ này là trình bày chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn của từng mặt hàng. Hàng ngày, khi xuất hàng hoá của công ty từ kho của công ty, nhân viên bán hàng sẽ ghi vào cột nhập hàng hoá. Cuối ca, nhân viên bán hàng tiến hành kiểm kê hàng hoá và ghi nhận vào cột tồn số lượng hàng còn lại và nộp tiền bán hàng. Từ các nghiệp vụ trên, nhân viên bán hàng sẽ tính toán được số lượng hàng tồn, nhân với đơn giá sẽ cho ra kết quả doanh thu của từng mặt hàng bán ra trong ngày. Cuối mỗi ngày, các nhân viên của từng cửa hàng này sẽ báo cáo lại doanh thu của từng mặt hàng cho Ban dự án bán lẻ. Ban này sẽ báo cáo lại cho phòng Thị trường, phòng Kế hoạch theo định kỳ mà ở đây là 15 ngày. Cuối cùng, phòng Thị trường gửi lại các thông tin, chứng từ cho phòng Kế toán làm cơ sở ghi nhận doanh thu vào các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp. Căn cứ vào thẻ quầy hàng, hóa đơn bán lẻ, nhân viên bán hàng sẽ tổng hợp lại doanh thu của từng mặt hàng trong báo cáo bán hàng. Báo cáo này sẽ tổng hợp thông tin theo từng mặt hàng và được trình lên Ban dự án bán lẻ và phòng Thị trường. Để thuận tiện cho việc theo dõi, các chứng từ được cập nhật vào hệ thống máy tính và gửi thẳng lên Ban dự án bán lẻ vào cuối mỗi ngày. Mỗi cửa hàng có một mã riêng để đảm bảo tính bảo mật thông tin. Báo cáo này sẽ được từng cửa hàng tự thiết kế cho phù hợp với đặc điểm hoạt động. BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ Ngày 31/12/2007 Tên cơ sở kinh doanh: Cửa hàng bán lẻ - Hải Phòng Địa chỉ : 200 - Hoàng Quốc Việt - Hải Phòng Họ tên người bán hàng: Vũ Quỳnh Liên Đơn vị: Đồng STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1*2 1 Dây điện thoại 4 lõi Mét 600.000 2.159 1.295.400.000 2 Ổ cắm đa năng Á12UM Chiếc 1.000 34.400 34.400.000 3 Bóng tuýp 0,6 M Cái 2.000 15.500 31.000.000 4 Đèn 1,2 M Cái 8.000 47.600 380.800.000 5 Máng đèn 0,6 đơn Cái 4.000 45.500 182.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.923.600.000 Số tiền bằng chữ: Một tỷ, chín trăm hai mươi ba triệu, sáu trăm ngàn đồng Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC THẺ QUẦY HÀNG Ngày 15/12/2007 Cửa hàng: Bán lẻ - Hải Phòng Tên hàng: Bóng tuýp 1,2 M Giá mua: 10.000 Ký, mã hiệu: BONG006 Đơn vị tính: Cái Ngày điều chỉnh: Giá đơn vị: 14.300 Giá bán lẻ: 16.500 STT Tên người bán Tồn đầu ca Nhập từ kho Nhập khác Cộng tồn và nhập trong ca Tồn cuối ca Xuất bán Xuất khác Lượng Tiền (đồng) 1 Lan 800.000 800.000 500.000 300.000 4.950.000.000 2 Mai 100.000 200.000 300.000 195.000 105.000 1.732.500.000 3 Liên 50.000 100.000 150.000 100.000 50.000 825.000.000 Cộng 950.000 300.000 1.250.000 795.000 455.000 7.507.500.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2005 Người lập biểu (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY Số: 5 CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC BÁO CÁO BÁN HÀNG Ngày 01 tháng 12 năm 2007 Cửa hàng: Bán lẻ - Hải Phòng Đơn vị: Đồng Số thẻ Số tiền Ghi chú Số thẻ Số tiền Ghi chú 01 7.507.500.000 04 6.454.600 Bán chịu 02 800.112.500 05 291.343.187 03 550.000.000 06 504.121.554 Cộng tiền bán hàng: 9.659.531.841 Tiền nộp: 9.653.077.241 Thừa: Người lập biểu Thiếu: 6.454.600 (Ký, ghi họ tên) Trên cơ sở Báo cáo bán hàng, các nhân viên bán hàng này tiến hành lập Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng. Báo cáo này sẽ được gửi lên Bandự án bán lẻ để ban này lên kế hoạch bán hàng gửi lên phòng Kế hoạch và có đề xuất trong khâu bán hàng mẫu mã… lên phòng Thị trường. Ban này cũng gửi một bản lên phòng kế toán để lấy căn cứ để tổng hợp thông tin. Kế toán căn cứ vào đó để lập các sổ sách kế toán cần thiết. CÔNG TY CP THIẾT BỊ VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC BÁO CÁO TỔNG HỢP DOANH SỐ BÁN HÀNG (TRÍCH) Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 15/12/2007 Đơn vị: Đồng Số thẻ Cửa hàng Tổng tiền Số Ngày, tháng 01 01/12 Bán lẻ - Hải Phòng 9.659.531.841 02 09/12 Bán lẻ - Hà Tây 184.000.000 03 10/12 Bán lẻ - Đà Nẵng 35.821.000 04 12/12 Bán lẻ - Hà Nội 966.454.600 05 13/12 Bán lẻ - Quảng Ninh 180.000.000 06 14/12 Bán lẻ - Hưng Yên 20.000.000 Tổng cộng 11.045.807.441 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên) Doanh thu cung cấp dịch vụ: Doanh thu này được tập hợp trên một cuốn sổ chi tiết theo từng loại hình lắp đặt ở từng cửa hàng và theo công ty. Cuối mỗi tháng nó sẽ được chuyển về cho Ban dự án bán lẻ. Vì loại hình này công ty mới phát triển nên doanh thu chưa nhiều, chưa được chú ý đúng mức với vai trò quan trọng của nó Hạch toán tổng hợp TK sử dụng TK được sử dụng tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc để ghi nhận doanh thu là TK 511,131, 3331, 111,112…. Về nguyên tắc, TK 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” được sử dụng tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc được xác định và ghi nhận từ các giao dịch và các nghiêp vụ sau: Bán hàng: Mua hàng hoá là các thiết bị điện, chiếu sáng từ nhà cung cấp chính và bán cho những khách hàng có nhu cầu thông qua hoạt động buôn bán thương mại (có đi kèm với lắp đặt đến tận chân công trình) Cung cấp dịch vụ: Thực hiện lắp đặt các thiết bị nói trên theo đúng như hợp đồng được thoả thuận giữa các bên (thường các hợp đồng này được thực hiện trong một kỳ kế toán). Vì doanh thu của loại hình này không nhiều nên doanh nghiệp không tách riêng mà hạch toán vào TK cấp 3, coi đó như lá doanh thu bán một mặt hàng nào đó. TK này được chi tiết theo tên của các loại hàng hoá gồm các tiểu khoản sau: Số hiệu Tên tài khoản 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hóa 51111 Doanh thu bán nhãn hàng AC 51111 Doanh thu hàng Công tắc AC – B12 51112 Doanh thu hàng Công tắc Series AC 51113 Doanh thu hàng ống và phụ kiện AC 51114 Doanh thu hàng đèn pha Công nghiệp AC 51115 Doanh thu hàng chấn lưu, tắc te AC 51116 Doanh thu hàng đèn AC phản quang 51117 Doanh thu hàng đèn AC Tán quang 51118 Doanh thu hàng đèn AC sân vườn 51119 Doanh thu hàng đèn AC Huỳnh quang 5112 Doanh thu bán nhãn hàng Comet 51121 Doanh thu hàng đèn Downlight Comet 51122 Doanh thu hàng đèn Huỳnh quang Comet 51123 Doanh thu hàng đèn Tán quang Comet 51124 Doanh thu hàng đèn Exit Comet 51125 Doanh thu hàng đèn Compac Comet 51126 Doanh thu hàng tắc te Comet 51127 Doanh thu hàng ống luồn Comet 51128 Doanh thu hàng tủ điện Comet 51129 Doanh thu hàng đèn hàng Át Comet 5113 Doanh thu nhãn hàng khác 51131 Doanh thu hàng quạt GNN 51132 Doanh thu hàng dây cáp Hàn 51133 Doanh thu hàng dây Seoul 51134 Doanh thu hàng Hager 51135 Doanh thu cung cấp dịch vụ Giống như TK 511, TK 131 “phải thu khách hàng” được chi tiết theo tên các khách hàng Số hiệu Tên tài khoản 1311 Phải thu của khách hàng bán lẻ 13111 Trần Thu Trang 13112 Nguyễn Thị Mùi 13113 Bảo Linh 13114 Vũ Đăng Thắng 13115 Hoàng Việt Triều 13116 Hùng Huệ 13117 Lan Giang 13118 Cao Văn Cường 13119 Việt Quang 1312 Phải thu của khách hàng đại lý (đại lý là các công ty thông thường) 13121 Công ty COFICO 13122 Công ty Minh Quang M&E 13123 Khách sạn Foura 13124 Công ty ACE 13125 Công ty xây lắp 12 13126 TBĐ Đông Nam Á 13127 Công ty lắp máy điện nước 13128 Chi nhánh vật liệu xây dựng Đức Anh-Hà Giang 13129 Công ty xăng dầu Hưng Yên 1313 Phải thu của khách hàng đại lý (đại lý là các công ty TNHH) 13131 Công ty TNHH TM Trường Phúc 13132 Công ty TNHH vật tư kỹ thuật Tân Hải Linh 13133 Công ty TNHH TM Tổng hợp Việt Đức 13134 Công ty TNHH Trường An A 13135 Công ty TNHH TM Nguyễn Lê 13136 Công ty TNHH SX-TM điện cơ Campumyz 1314 Phải thu của khách hàng đại lý (đại lý là các VPP và NPP chính) 13141 VPP Khải Toàn 13142 NPP AC- Thu Lâm 13143 NPP Bốn phương- Hà Tây 13144 NPP Cúc Mai- Hải Dương 13145 NPP Dũng Hà- Quảng Ninh 13146 NPP Huy Phượng- Quảng Ninh 13147 NPP Oanh Thọ- Phủ Lý 13148 NPP Thiết bị điện Lộc Nga- Hà Nội 13149 NPP Trần Xuân Thành- Hà Tĩnh 131410 NPP Tuấn Thu- Tuyên Quang 1315 Phải thu của khách hàng đại lý (đại lý là các cá nhân) 13151 Hòa Hiệp- Hoàng Quốc Việt 13152 Minh Khoa- Bắc Giang 13153 Hồng Hạnh- Lào Cai 13154 Hòa Hiếu- Quảng Trị 13155 Hoàn Anh- Sơn Tây 13156 Hùng Soa- Hà Tĩnh 13157 Tiến Ngoan- Quảng Ninh 13158 Thắng Thuận- Hạ Long 13159 Tuấn Anh- Việt Trì TK 3331 “VAT đầu ra” không sử dụng tiều khoản Phương pháp ghi sổ kế toán Đối với phần hành doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, trình tự ghi sổ kế toán của công ty cổ phần thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc như sau: (được khái quát theo sơ đồ dưới đây) Hàng ngày, kế toán trưởng kiểm tra tính pháp lý các thông tin trên các chứng từ gốc và Bảng tổng hợp kế toán cùng loại được lập và luân chuyển từ các phòng, ban trong đơn vị như: hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, bảng kê, thẻ quầy hàng, phiếu thu…. Căn cứ vào các chứng từ gốc và Bảng tổng hợp kế toán cùng loại đã được kiểm tra, kế toán bán hàng tiếp tục kiểm tra tính pháp lý của các chứng từ gốc. Sau đó, cập nhật các dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu, các chứng từ được thiết kế sẵn trên phần mềm, nếu không thấy có gì sai sót. Nếu có sai sót phải điều tra rõ nguyên nhân và báo cáo lại với kế toán trưởng Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp, các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan đến quá trình bán hàng như sổ cái TK 511…. Cuối tháng, kế toán bán hàng chuyển các thông tin cần thiết cho kế toán tổng hợp nhằm mục đích chia sẻ thông tin. Việc theo dõi, so sánh, đối chiếu các thông tin kế toán giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được máy tự động thực hiện và đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập vào máy trong kỳ. Sau đó, kế toán từng bán hàng lập các báo cáo quản trị hoạch định các định mức cho tương lai theo phạm vi trách nhiệm của mình. Ví dụ: báo cáo bán hàng cho kỳ kế tiếp. Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra lại tính trung thực, hợp lý của các báo cáo quản trị đó, điều chỉnh lại nếu thấy cần thiết, và trình phó giám đốc tài chính phê duyệt. Quá trình ghi sổ của công ty được khái quát thành sơ đồ Sơ đồ : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁO CÁO KẾ TOÁN Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI Ghi Chú Kế toán cập nhật các thông tin kế toán hàng ngày Định kỳ, kế toán lên sổ và các báo cáo cần thiết (có thể là cuối tuần, cuối tháng, cuối kỳ (cuối năm) tuỳ theo yêu cầu Hệ thống sổ chi tiết Các sổ chi tiết đặc trưng cho phần hành này đã được trình bày trong phần hạch toán chi tiết ở trên Hệ thống sổ tổng hợp: Định kỳ (khoảng 15 ngày một lần), kế toán bán hàng căn cứ vào báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng của từng cửa hàng, của Ban dự án bán lẻ và của phòng Thị trường của công ty để lập ra bảng tổng hợp kiểm soát mức doanh thu bán ra và mức thuế suất GTGT đầu ra của doanh nghiệp. Vì doanh nghiệp sử dụng hệ thống máy vi tính trong công tác kế toán, nên máy sẽ tự động nhập các dữ liệu cần thiết liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký bán hàng, nhật ký chung, sổ cái TK 511, 3331 các tài khoản khác liên quan. Đây là thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy. Từ đó kế toán bán hàng sẽ vào sổ chi tiết bán hàng theo sản phẩm (sổ này kế toán tự thiết kế để theo dõi được các thông tin phục vụ cho mục đích quản trị). Các sổ này có mẫu như sau: CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU S ÁNG HỒNG PHÚC NHẬT KÝ BÁN HÀNG (Trích) Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua ( ghi nợ) Ghi có các TK SH Ngày, tháng Doanh thu hàng hoá Doanh thu dịch vụ VAT phải nộp Cộng trang trước chuyển sang 635.951.097 578.137.361 305.000.088 57.813.736 01 31/12 Bán lẻ - Trần Thu Trang 231.445.000 210.404.545 21.040.455 02 31/12 Bán lẻ - Nguyễn Thị Mùi 512.158.241 465.598.401 46.559.840 03 31/12 Bán lẻ - Bảo Linh 811.005.040 737.277.309 73.727.731 04 31/12 Bán lẻ - Lan Giang 116.566.691 105.969.719 10.596.972 05 31/12 Bán lẻ - Hoàng Việt Triều 232.525.270 211.386.609 21.138.661 Tổng cộng 2.539.651.339 2.308.773.944 305.000.088 230.877.395 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC NHẬT KÝ BÁN HÀNG (Trích) PHÒNG TH Ị TR Ư ỜNG Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua ( ghi nợ) Ghi có các TK SH Ngày, tháng Doanh thu hàng hoá Doanh thu dịch vụ VAT phải nộp Cộng trang trước chuyển sang 1.110.000.000 1.000.000.000 100.000.000 110.000.000 834 05/12 Cty COFICO 759.000.000 690.000.000 69.000.000 838 09/12 Cty Minh Quang M&E 258.500.000 235.000.000 23.500.000 839 10/12 Khách sạn Foura 1.320.000.000 1.200.000.000 120.000.000 846 12/12 Cty ACE 200.200.000 182.000.000 18.200.000 850 13/12 Cty xây lắp 12 2.695.000.000 2.450.000.000 245.000.000 394 14/12 Cty TBĐ Đông Nam Á 374.000.000 340.000.000 34.000.000 Tổng cộng 5.717.800.000 4.576.000.000 622.000.000 519.800.000 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên) CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN V