Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác đinh kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm

, xuất, tồn kho hàng hoá Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ 2- Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Kế toán tổng hợp Bảng kê xuất 3. Phương pháp sổ số dư Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Sổ số dư Bảng kê nhập, xuất, tồn kho hàng hoá Kế toán tổng hợp V. Hạch toán các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và phải thu khó đòi 1. Một số vấn đề cơ bản về dự phòng : - Dự phòng giảm giá tài sản là ghi nhận trước một khoản chi phí chưa thực chi vào chi phí kinh doanh, chi phí đầu tư tài chính của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể sẽ xảy ra trong niên độ liền sau 2. Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi 2.1. Phương pháp xác định mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập. Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng khó đòi và lập dự phòng phải thu khó đòi trên cơ sở số (%) có khả năng mất: Mức dự phòng phải thu khó đòi = Số nợ phải thu khó đòi x Số (%) có khả năng mất 2.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán dự phòng phải thu khó đòi, Kế toán sử dụng TK 139- dự phòng phải thu khó đòi, tài khoản này có kết cấu ngược với kết cấu của TK 131 2.3. Phương pháp hạch toán. - Cuối niên độ Kế toán, căn cứ vào bảng kê dự phòng phải thu khó đòi, Kế toán ghi: Nợ TK 642 (6426): Chi phí dự phòng Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi - Cuối niên độ Kế toán sau: Tính số dự phòng phải thu khó đòi của năm nay, so sánh với số dự phòng năm trước đã lập: + Nếu số dự phòng không thay đổi thì không cần lập thêm mức dự phòng mới. + Nếu số dự phòng phải thu khó đòi năm nay cần lập cao hơn số đã lập năm trước thì lập thêm dự phòng theo số chênh lệch: Nợ TK 642(6426) Chênh lệch tăng Có TK 139 + Nếu số dự phòng phải thu khó đòi năm nay ít hơn số đã lập thì hoàn nhập theo số chênh lệch: Nợ TK 139 Chênh lệch giảm Có TK 642 - Xử lý nợ phải thu khó đòi thực sự phát sinh: + Xoá nợ phải thu khó đòi không thu hồi được: Nợ TK 139: Số nợ đã lập dự phòng Nợ TK 642: Số nợ chưa lập dự phòng Có TK 131: Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý (Theo dõi ít nhất 5 năm tiếp theo) + Nếu nợ phải thu khó đòi đã xoá sau đó lại thu hồi được: Nợ TK 111, 112 Có TK 711 Đồng thời ghi đơn bên Có 004: Nợ khó đòi đã xử lý 3. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 3.1. Phương pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối năm bằng cách so sánh giá vật tư, hàng hoá ghi trên sổ Kế toán với giá thị trường vào ngày cuối năm. Nếu giá thị trường nhỏ hơn thì lập dự phòng giảm giá thep giá chênh lệch: Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng vật tư, hàng hoá tồn kho x (Giá trị ghi trên sổ kế toán - Giá thị trường vào ngày 31/12) 3.2. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho, Kế toán sử dụng TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tài khoản này có kết cấu ngược với kết cấu của TK 156 3.3. Trình tự hạch toán - Cuối niên độ Kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá số lượng tồn kho thực tế của từng hàng hoá, xác định mức trích lập dự phòng cho niên độ Kế toán sau: Nợ TK 632 Có TK 159. - Cuối niên độ Kế toán năm sau, tính số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm nay so sánh với số dự phòng năm trước đã lập: + Nếu số dự phòng không thay đổi thì không cần lập thêm mức dự phòng mới. + Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay cần lập lớn hơn số đã lập thì lập thêm dự phòng theo số chênh lệch: Nợ TK 632 ( chênh lệch tăng) Có TK 159 + Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay ít hơn số đã lập thì hoàn nhập theo số chênh lệch: Nợ TK 159 (chênh lệch giảm) Có TK 632 VI. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá 1. Kế toán chi phí bán hàng Để hạch toán các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh, Kế toán sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng. Trình tự hạch toán Trong kỳ chi phí bán hàng phát sinh được tập hợp vào bên Nợ TK 641 đối ứng với bên Có của các TK 111, 112, 152, 214, 334... Cuối kỳ, chi phí bán hàng được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh Sơ đồ 4- Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng TK 334, 338 Chi phí nhân viên bán hàng TK 641 TK 111,112,1388 Ghi giảm chi phí bán hàng TK 152,153,... Chi phí vật liệu, dụng cụ TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 335 Trích trước chi phí phải trả vào chi phí bán hàng TK 111,112,331 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 911 Kết chuyển chi phí bán hàng TK 1422 Chi phí chờ kết chuyển Kết chuyển chi phí của kỳ trước TK 133 Thuế GTGT đầu vào 2. Chi phí quản lý doanh nghiệp Để phản ánh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh, Kế toán sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Trình tự hạch toán Quá trình tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý có thể khái quát qua sơ đồ sau: TK 334, 338 Chi phí nhân viên quản lý TK 641 TK 111,112,1388 Ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp TK 152,153,611 Chi phí vật liệu, dụng cụ TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 335, 1421 Chi phí theo dự toán TK 111,112,331 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 911 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 1422 Chi phí chờ kết chuyển Kết chuyển chi phí của kỳ trước TK 133 Thuế GTGT đầu vào TK 139 Chi phí dự phòng TK 333 Thuế, phí và lệ phí phải nộp Sơ đồ 5- Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 3. Kế toán xác định kết quả Kết quả hoạt động kinh doanh thương mại được phản ánh và xác định qua các chỉ tiêu: Lợi nhuận gộp bán hàng = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Lợi nhuận trước thuế = Lợi nhuận gộp bán hàng - CPBH và CPQLDN+Lợi nhuận hoạt đồn tài chính + Lợi nhuận từ hoạt động khác Lợi nhuận sau thuế = Lợi nhuận trước thuế - Thuế thu nhập doanh nghiệp Để hạch toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ, Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 911- xác định kết quả kinh doanh. - TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối. Trình tự hạch toán xác định kết quả có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 6 - Sơ đồ hạch toán kết quả tiêu thụ. TK 632 Kết chuyển giá vốn hàng bán tiêu thụ trong kỳ TK 911 TK 511, 512 K/c giảm giá hàng bán TK 532 TK 641, 642 Kết chuyển trừ vào thu nhập trong kỳ (số trong kỳ) TK 1422 Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển K/c hàng bán bị trả lại TK 531 Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ Kết chuyển lỗ về tiêu thụ TK 421 Kết chuyển lãi về tiêu thụ VII. Các hình thức sổ kế toán áp dụng 1.Hình thức sổ nhật ký chung Hệ thống sổ áp dụng: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 111,112,331, 131, 156, 511, 632, 641, 642, 911... sổ thẻ chi tiết 156, 131, 331... 2.Nhật ký – Sổ cái: Hệ thống sổ: Sổ Nhật ký – Sổ cái, sổ chi tiết TK 156, 131, 331... 3.Chứng từ – Ghi sổ: Hệ thống sổ áp dụng: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 111, 112, 331, 156, 331, 511, 632, 641, 642, 911 ... sổ chi tiết TK 156, 131, 331... 4.Nhật ký- chứng từ: Hệ thống sổ: NKCT1, BK1, NKCT2, BK2, NKCT5, NKCT6, BK5, NKCT8, BK8, BK11 ... sổ cái TK 111, 112, 131, 331, 156, 511, 632, 641, 642, 911 .. sổ chi tiết TK 156, 131, 331..... Phần II: Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm I/Đặc điểm chung về công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty trách nhiệm hữu hạn Dược phẩm Phú Lâm Công ty trách nhiệm hữu hạn(TNHH) Dược phẩm Phú Lâm thành lập từ tháng 4 năm 2000 theo giấy phép kinh doanh 1010145678 của Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực dược phẩm và thiết bị, dụng cụ y tế theo giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề dược số 217 của Bộ Y Tế do hai thành viên góp vốn là Bác sĩ Nguyễn Tùng Lâm và Dược sĩ Tô Văn Xuân. Tên gọi viết bằng tiếng Việt: Công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: Phu Lam Pharmaceutical company limited Tên công ty viết tắt: PHULA PHAMRCO.,LTD Trụ sở công ty: P3 – Q15B – Nguyễn An Ninh – Hà Nội Điện thoại: 04 – 8642320 Fax: 04 – 8642321 Với số vốn điều lệ ban đầu là: 2.000.000.000 đồng ( Hai tỷ đồng) Do hai cổ đông góp vốn với tỷ lệ: STT Họ tên cổ đông % vốn góp Số tiền 1 Tô Văn Xuân 60% 1.200.000.000 VNĐ 2 Nguyễn Tùng Lâm 40% 800.000.000 VNĐ Tổng cộng: 100% 2.000.000.000 VNĐ Mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các loại dược phẩm của ấn Độ, Nga, Hungary và thiết bị y tế chủ yếu của hãng Olympus của Nhật. Bảng cân đối kế toán của công ty trong năm 2002, 2004 và 2004 như sau: Các chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 I/Tổng tài sản 4.518.740.417 4.695.385.331 5.381.458.026 1/Tài sản lưu động 2.905.129.459 3.141.629.345 3.635.021.260 2/Tài sản cố định 1.613.610.958 1.553.755.986 1.746.436.766 II/Nguồn vốn 4.518.740.417 4.695.385.331 5381.458.026 1/Nợ phải trả 1.581.957.619 1.702.691.489 2.200.776.886 2/Nguồn vốn chủ sở hữu 2.936.782.798 2.992.693.842 3.180.681.140 2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, ngành nghề chính của công ty là: Kinh doanh dược phẩm Kinh doanh trang thiết bị y tế./ 3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm 3.1/ Mô hình tổ chức quản lý: Sơ đồ tổ chức: Hành chính Nhân sự Giám đốc Hội đồng thành viên Kinh doanh Kế toán Tổ chức chuyên môn Kế hoạch 3.2/ Chức năng của từng bộ phận 1/Chủ tịch hội đồng thành viên: Do ông Tô Văn Xuân đảm nhiệm chức vụ này 2/Hội đồng thành viên: Gồm ông Tô Văn Xuân và ông Nguyễn Tùng Lâm có chức năng và nhiệm vụ như sau: Quyết định các vấn đề lớn của công ty, quyết định phương hướng kinh doanh cơ bản của doanh nghiệp, quyết định cơ cấu tổ chức công ty 3/Giám đốc công ty đại diện trước pháp luật có chức năng và nhiệm vụ: Do ông Nguyễn Tùng Lâm đảm nhiệm chức vụ này: Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động chung của công ty trước toàn thể nhân viên công ty và hội đồng thành viên 4/Bộ phận hành chính có chức năng và nhiệm vụ như sau: chịu trách nhiệm về các nhu cầu thiết yếu của công ty nhằm làm cho hoạt động kinh doanh được thông suốt nhịp nhàng 5/Bộ phận nhân sự có chức năng và nhiệm vụ sau: Tuyển dụng và theo dõi chất lượng công việc của các nhân viên nhằm phát huy hết khả năng của nhân viên và bố trí công việc phù hợp với khả năng, học vấn, kinh nghiệm. Đào tạo cán bộ kế cận, quy hoạch cán bộ, bổ sung lý lịch, thực hiện các chế độ, quyền lợi cho nhân viên công ty 6/Bộ phận kinh doanh có chức năng và nhiệm vụ sau: Xúc tiến và đẩy mạnh các kênh phân phối, khai thác các khách hàng tiềm năng 7/Bộ phận kế toán có chức năng nhiệm vụ sau: Chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của công ty 8/Bộ phận Tổ chức chuyên môn có chức năng và nhiệm vụ sau: Kiểm tra về mặt chuyên môn các mặt hàng sẽ được nhập và phân phối trên thi trường. 9/Bộ phận Kế hoạch có chức năng và nhiệm vụ sau: Theo dõi tình hình hàng nhập và tiến độ tiêu thụ của từng mặt hàng nhằm có kế hoạch nhập hàng cho phù hợp 4.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty TNHH dược phẩm phú lâm 4.1/ Đặc điểm bộ máy kế toán 4.1.1/Tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán tổng hợp Thủ kho Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Phòng kế toán 4.1.2/ Chức năng các bộ phận trong bộ máy kế toán: 1/Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của công ty, phân tích tài chính và có kiến nghị với giám đốc về phương hướng hoạt động kinh doanh trong thời gian tới 2/Kế toán tổng hợp: Theo dõi tổng hợp về tình hình tài chính của công ty 3/Kế toán tiền mặt và thanh toán: Theo dõi các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến tiền mặt, ngân hàng, thanh toán để ghi sổ quỹ, bảng kê 4/Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình nợ phải thu từ khách hàng, nợ phải trả cho các nhà cung cấp 5/Kế toán vật tư hàng hoá và bán hàng: Theo dõi các hoạt động bán hàng và vật tư hàng hoá nhập xuất 6/Thủ kho: Chịu trách nhiệm về hàng hoá tồn trong kho 4.3/Tổ chức sổ kế toán tại công ty 4.3.1/Hình thức sổ Căn cứ vào chế độ kế toán hiện hành và yêu cầu của công tác quản lý kinh tế của công ty, đặc điểm kinh doanh về mặt hàng dược phẩm và thiết bị y tế có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh trong một ngày, khối lượng hàng hoá phải quản lý rất lớn, đơn vị sản phẩm cũng có rất nhiều loại do vậy đơn vị áp dụng hình thức sổ Nhật ký – Chứng từ. Hình thức này đòi hỏi kế toán phải có trình độ cao, công việc được thực hiện đều ở các khâu. Hình thức này gồm các loại sổ sau: Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhật ký – Chứng từ Sổ cái Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ là: + Tập hợp và hệ thống hoá các ngiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng bên Nợ + Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) + Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép + Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chi tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính 4.3.2/Trình tự ghi sổ kế toán: Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết Bảng phân bổ Nhật ký – Chứng từ Bảng kê Chứng từ gốc Sổ cái tài khoản Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày, kế toán vật tư hàng hoá và bán hàng, kế toán công nợ, kế toán tiền mặt và thanh toán căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, lấy số liệu ghi vào bảng phân bổ, từ số liệu trên và số liệu trong bảng phân bổ ghi trực tiếp vào các bảng kê, sổ chi tiết có liên quan tuỳ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cuối tháng, kế toán các bộ phận gửi bảng kê, sổ kế toán chi tiết về kiểm tra và kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu sau đó chuyển số liệu tổng cộng bảng kê, số chi tiết vào nhật ký chứng từ. Cuối tháng, kế toán tổng hợp của công ty khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các bảng kê, sổ kế toán chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chúng từ ghi vào sổ cái Sau khi đã hoàn tất các sổ sách trên, kế toán tổng hợp lấy số liệu trên sổ cái, các chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ và bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính II/ Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm Hạch toán quá trình lưu chuyển hàng hoá, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên (đối với hạch toán tổng hợp), sử dụng phương pháp ghi thẻ song song và xác định trị giá vống hàng xuất kho là phương pháp nhập trước xuất trước (đối với hạch toán chi tiết). 1/Hạch toán quá trình mua hàng Trong khâu kinh doanh hàng hoá thì mua hàng do bộ phận Kế hoạch của công ty đảm nhiệm. Hiện nay, công ty mua hàng chủ yếu theo phương thức chuyển hàng. Theo thoả thuận trong hợp đồng, hàng sẽ được công ty cung cấp vận chuyển đến kho của công ty, công ty cử cán bộ phòng kinh doanh đến tại kho để kiểm nhận và nhập hàng. Cán bộ nhận hàng kiểm tra, đối chiếu số hàng nhận với số ghi trong hợp đồng về mặt số lượng và quy cách, phẩm chất sau đó chuyển thủ kho nhập kho. 1.1. Hạch toán chi tiết quá trình mua hàng. Khi hàng về, căn cứ vào phiếu nhập kho (do cán bộ mua hàng viết) thủ kho ghi vào thẻ kho theo số lượng của loại hàng tồn kho có liên quan; cuối ngày tính số tồn kho trên thẻ kho. Phiếu nhập kho được viết thành 2 liên: - Người mua hàng 1 liên. - Thủ kho 1 liên. Ví dụ 1: Xét một nghiệp vụ mua hàng của công ty ngày 14 tháng 12 năm 2004 với công ty Dược phẩm Phú Xuân. Sau khi hợp đồng được kí kết , hàng hoá được công ty Phú Xuân vận chuyển tới kho tại Hà Nội của công ty có kèm theo Đơn đặt hàng kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 1) Mẫu số 1 Công ty DP Phú Xuân 14 Tân Châu – P08 – Tân Bình- TP HCM ĐT: 08.9712.113/Fax: 08.9712.114 Đơn đặt hàng kiêm phiếu xuất kho Ngày 14 tháng12 năm 2004 Liên 2 (giao cho khách hàng) Số 006.653 Mã số: 20134266653394 Họ tên người giao hàng: Huỳnh Xuân Phước Khách hàng: Công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm Địa chỉ: P3Q15B Nguyễn An Ninh – Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền Mặt STT Tên hàng hoá ĐVtính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Azicure - 250 Hộp/30v 100 250.000 25.000.000 Cộng 25.000.000 Thành tiền bằng chữ: Hai mưới lăm triệu đồng chẵn./ PKD BGĐ Thủ kho Người giao Người nhận Căn cứ vào đơn đặt hàng kiêm phiếu xuất kho trên, khi hàng về nhập kho thì phiếu nhập kho được lập như sau (mẫu số 2). Đối với mặt hàng dược phẩm và thiết bị y tế thì mức thuế VAT là 5%, giá trên là giá đã có thuế. Mẫu số 2 Công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm Kho: Công ty Phiếu nhập kho Ngày 14 tháng 12 năm 2004 Họ tên người giao hàng : Huỳnh xuân Phước Theo PXK số 006.653 ngày 14 tháng 12 năm 2004 của công ty DP Phú Xuân. Nhập tại kho: Công ty STT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập 1 Azicure - 250 A01 Hộp/30v 100 100 238.095 23.809.500 Cộng 23.809.500 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho vào thẻ kho theo số lượng, cuối ngày tính ra số tiền trên thẻ kho. Thẻ kho được lập như sau Biểu số 1 Công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm Kho công ty Thẻ kho Ngày lập thẻ: 1/12/2004 Tên hàng hoá: Azicure - 250 Đơn vị tính: Hộp/30v Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn 2/12 Tồn đầu tháng 230 3/12 Xuất bán 2/12 50 180 3/12 Nhập kho 3/12 100 280 7/12 Xuất bán 5/12 70 210 ... 14/12 Xuất bán 14/12 20 415 ... Cộng phát sinh 2.300 2.405 Tồn cuối tháng 307 Sau khi thủ kho vào thẻ kho xong, chuyển phiếu nhập kho luôn cho kế toán vật tư(cùng ngày). kế toán vật tư căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho, viết phiếu chi tiền cho người giao hàng (kế toán thanh toán). kế toán vật tư tính và ghi đơn giá tính thành tiền cho phiếu nhập kho, sau đó vào sổ chi tiết hàng hoá theo dõi cả số lượng và giá trị tiền. Sổ chi tiết hàng hoá được lập cho từng mặt hàng, sau đó cuối tháng gửi cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp căn cứ vào sổ chi tiết từng hàng hoá, lấy số liệu dòng tổng cộng để ghi vào bảng cân đối hàng hoá hàng tháng của toàn công ty. Số liệu tổng cộng trên bảng cân đối hàng hoá là cơ sở để đối chiéu với số liệu trên sổ cái TK 1561. Biểu số 2 Công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm Sổ chi tiết hàng hoá- tháng 12/2004 Tên hàng: Azicure - 250 Đơn vị tính: Hộp/30v Chứng từ Diến giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất bán Xuất nội bộ Xuất khác Tổng xuất Tồn SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Tồn đầu kỳ 238.095 230 54.761.850 2/12 Xuất bán 632 238.095 50 11.904.750 50 11.904750 180 42.857.100 3/12 Mua nhập kho 1561 238.095 100 23.809.500 280 66.666.600 7/12 Xuất bán 632 238.095 70 16.666.650 70 16.666.650 210 49.999.950 ... 14/12 Xuất bán 632 238.095 20 4.761.900 20 4.761.900 415 98.809.425 ... Cộng phát sinh 2.300 547.618.500 1.905 453.570.975 5 1.190.475 1.910 454.761.450 Tồn cuối kỳ 507 120.714.165 Biểu số 3 Công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm Bảng cân đối hàng hoá tháng 12/2004 Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập mua Nhập nội bộ Tổng nhập Xuất bán Xuất nội bộ Xuất khác Tổng xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT Hộp/30v 230 54.761.850 2.300 547.618.500 2.300 547.618.500 1.905 453.570.975 5 1.190.475 1.910 454.761.450 507 120.714.165 1.2. Hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng Sau khi phiếu nhập kho được thủ kho ghi xong vào thẻ kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và chứng từ kèm theo (hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, đơn đặt hàng kiêm phiếu xuất kho của bên bán) để ghi sổ. Ví dụ 1: Căn cứ vào hoá đơn GTGT và đơn đặt hàng kiêm phiếu xuất kho ngày 14/12/2004 khi mua hàng hoá của công ty Dược phẩm Phú Xuân kế toán định khoản như sau: Nợ TK 156 (1561): 23.809.500 Nợ TK 133 (1331): 1.190.500 Có TK 111: 25.000.000 Kế toán vật tư vào sổ chi tiết hàng hoá của từng chủng loại mặt hàng chi tiết thành hai mảng dươc phẩm và thiết bị y tế, cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết hàng hoá để ghi vào bảng kê số 8- TK 1561. Căn cứ vào dòng tổng cộng trên các nhật ký chứng từ có liên quan của TK 111, 331...(phần đối ứng với Nợ TK 1561), kế toán ghi vào sổ cái TK 1561 Biểu số 5 Sổ cái TK 1561- Giá mua hàng hoá Năm 2004 Số dư đầu năm Nợ Có 230.467.359 Ghi có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 ... Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng 111 204.481.565 163.748.930 201.167.335 112 401.524.178 477.100.300 631.902.100 331 556.909.270 663.851.180 730.212.504 Tổng phát sinh Nợ 1.162.915.013 1.304.700.410 1563.281.939 Tổng phát sinh Có 998.537.262 1.022.831.719 1.651.903.216 Số dư cuối tháng Nợ Có 238.927.605 403.305.356 685.174.047 596.552.770 Công ty TNHH Dươc phẩm Phú Lâm Biểu số 6 Bảng kê số 8 (TK 1561)- hàng hoá Tháng 12 năm 2004 Diễn giải Dư đầu kỳ Ghi Nợ TK 1561, ghi Có các TK Ghi Có TK 1561, ghi Nợ các TK Dư cuối kỳ 111 112 331 Tổng Nợ 632 Tổng Có Dược phẩm 285.514.763 133.099.711 350.400.500 278.491.904 761.992.115 799.703.206 799.703.206 247.803.672 Thiết bị y tế 399.659.284 68.067.624 281.501.600 451.720.600 801.289.824 852.200.010 852.200.010 348.749.098 Cộng 685.174.047 201.167.335 631.902.100 730.212.504 1.563.281.939 1.651.903.216 1.651.903.216 596.552.770 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán Hàng hoá đã về nhập kho là nghiệp vụ mua hàng hoàn tất nhưng kế toán quá trình mua hàng chỉ kết thúc khi tiền hàng đã được thanh toán hết cho người bán. Trong quá trình mua hàng, nếu công ty mới chấp nhận thanh toán (chưa trả tiền người bán) thì kế toán công nợ theo dõi trên sổ chi tiết TK 331: Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết TK 331, sau đó vào nhật ký chứng từ và sau đó vào sổ cái TK 331. Ví dụ 4: Sổ chi tiết phải trả người bán là công ty Dươc phẩm Phú Xuân tháng 12 năm 2004 như sau: Biểu số 7 Công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm Sổ chi tiết TK 331 Công ty Dược phẩm Phú Xuân Tháng 12 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 121.552.000 4/12 Mua hàng về nhập kho 1561 23.278.000 1331 1.163.900 8/12 Mua hàng về nhập kho 1561 58.629.600 1331 2.931.480 9/12 Thanh toán 112 37.245.799 ... Cộng phát sinh 37.245.799 97.003.000 Số dư cuối kỳ 181.309.201 Biểu số 8 Công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm Dược phẩm Nhật ký chứng từ số 5- Tháng 12/2004 Ghi Có TK 331- Phải trả người bán Tên nhà cung cấp Dư đầu Ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK khác Ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK Số dư cuối kỳ Nợ Có 1561 1331 Cộng Có 111 112 Tổng Nợ Nợ Có Công ty Dươc jphẩm Phú Xuân 121.552.000 92.383.810 4.619.190 97.003.000 37.245.779 37.245.779 181.309.201 Công ty Dươc jphẩm TWI 71.950.000 67.924.552 3.396.228 71.320.780 20.000.000 20.000.000 123.270.780 ... Cộng 317.829.534 278.491.904 13.924.595 292.416.499 30.000.000 188.233.700 218.233.700 392.012.333 Biểu số 9 Công ty TNHH Dược phẩm Phú Lâm Nhật ký chứng từ số 5- Tháng 12/2004 Ghi Có TK 331- Phải trả người bán Loại hàng hoá Dư đầu Ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK khác Ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK Số dư cuối kỳ Nợ Có 156 1331 Cộng Có 111 112 Tổng Nợ Nợ Có Dược phẩm 317.829.534 278.491.904 13.924.595 292.416.499 30.000.000 188.233.700 218.233.700 392.012.333 TBYT 181.200.790 451.720.600 22.586.030 474.306.630 79.000.000 446.524.752 525.524.752 129.982.668 Cộng 499.030.234 730.212.504 36.510.625 766.723.129 109.000.000 634.758.452 743.758.452 521.995.001 Biểu số 10 Sổ Cái TK 331- Phải trả người bán Năm 2004 Só dư đầu năm Nợ Có 258.383.000 68.020.000 Ghi có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 ... Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng 111 109.000.000 112 634.758.452 311 Tổng phát sinh Nợ 743.758.452 Tổng phát sinh Có 766.723.129 Số dư cuối tháng Nợ Có 499.030.234 521.995.021 2/Hạch toán quá trình bán hàng Mặt hàng kinh doanh của công ty gồm nhiều chủng loại. Để đảm bảo khâu tiêu thụ hàng hoá được nhanh chóng, bán được khối lượng lớn, đem lại lợi nhuận cao, công ty đã áp dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau, hình thức thanh toán đa dạng. Hiện nay, công ty đang thi công hai phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn (gồm cả bán buôn qua kho và phương thức bán lẻ; khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm. Phương thức bán buôn giúp công ty tiêu thụ được hàng với khối lượng lớn thu hồi vốn nhanh và đem lại lợi nhuận quan trọng cho công ty. Vì vậy để kh