Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng

xuyên biến động do đó cũng làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 3. Tài khoản sử dụng: Công ty chọn phương pháp hạch toán là phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty sử dụng tài khoản + TK 152 – Nguyên liệu vật liệu, TK này dùng để ghi chép số nguyên vật liệu hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: Giá thực tế của vật liệu nhập kho do mua ngoài. Bên có: Giá thực tế vật liệu xuất kho để sản xuất, bán Tài khoản này được mở thành 4 tài khoản cấp 2: TK 152 (1): Nguyên vật liệu chính TK 152 (2): Nguyên vật liệu phụ Tk 152 (3): Nhiên liệu TK 152 (4): Phụ tùng Ngoài ra trong quá trình hạch toán công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan: TK 133, TK 141, TK 331, TK 111, TK 112.. II. Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu của công ty: 1. Trình tự hạch toán: - Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là bộ phận quan trọng trong công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Đối với công ty có khối lượng và nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối lớn, có nhiều chủng loại lên việc tổ chức hạch toán chi tiết cũng rất phức tạp. được tiến hành ở hai nơi là kho và phòng kế toán, căn cứ để ghi sổ là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn và các chứng từ khác có liên quan. a) Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: + Thủ tục nhập kho: Căn cứ kế hoạch sản xuất từng tháng, phòng kế hoạch phối hợp cử người đi mua nguyên vật liệu, khi nguyên vật liệu mua về theo đúng yêu cầu và chủng loại, kích cỡ, số lượng và được cán bộ phòng kỹ thuật kiểm tra. Sau khi kiểm tra thấy đảm bảo các yếu tố, cho tiến hành làm thủ tục nhập kho. Phòng kế hoạch căn cứ hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kho. Ngưới lập phiếu phải ghi đầy đủ ngày tháng năm, họ tên người nhập, số hoá đơn vào phiếu nhập. Phiếu nhập kho được ghi thành 03 liên sau khi đăng ký vào cả 03 liên, phòng kế toán sẽ chuyển hết chứng từ cho thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu nhập và số lượng thực nhập, ghi vào sổ thực nhập rồi ký vào cả 03 liên phiếu nhập, sau đó vào thẻ kho. Phiếu nhập kho còn được kế toán trưởng và giám đốc ký. Liên 01: Do bộ phận phòng kế toán giữ. Liên 01: Do thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết. Liên 03: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Biểu số 01 Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 10 năm 2006 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Văn A Theo hoá đơn số: 25676 ngày 09 tháng 10 năm 2006 của Công ty kinh doanh thiết bị điện Nhập tại kho: Công Ty CPTM và DVKT Cao Thắng Đơn vị tính: Đồng STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C. từ Thực nhập 1 Dây điện M 05 05 210.000 1.050.000 2 Tủ chống tổn thất Tủ 02 02 1.150.000 2.300.000 3 Tủ điện Cái 02 02 2.000.000 4.000.000 Cộng 7.350.000 Số tiền bằng chữ: Bảy triệu ba trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./. Ngày 10 tháng 10 năm 2006 Người viết phiếu thủ kho người giao kế toán trưởng giám đốc + Thủ tục xuất kho: Khi có kế hoạch sản xuất được giám đốc phê duyệt, các đội căn cứ định mức đã xây dựng để viết phiếu yêu cầu gửi lên phòng kế hoạch. Sau khi kiểm tra tính hợp lý của phiếu yêu cầu còn tồn kho, phòng kế hoạch làm thủ tục xuất kho, phiếu xuất kho cũng lập thành 03 liên: Liên 01: Do phòng kế hoạch giữ Liên 02: Thủ kho dùng để ghi thẻ kho Liên 03: Lưu giữ ở bộ phận vật tư Biểu số 02 Phiếu xuất kho Ngày 11 tháng 10 năm 2006 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Văn B Địa chỉ: Đội xây lắp Lý do xuất: Xây lắp nhà xưởng Đơn vị tính: Đồng STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Sắt tấm kg 30 30 9.000 270.000 2 Sắt vuông kg 40 40 12.000 480.000 3 Que hàn kg 25 25 15.000 375.000 Cộng 1.125.000 Số tiền bằng chữ: Một triệu một trăm hai mươi năm ngàn đồng. Ngày 11 tháng 10 năm 2006 Người viết phiếu thủ kho người nhận kế toán trưởng giám đốc 2. phương pháp ghi thẻ: Nguyên vật liệu trong công ty có nhiều chủng loại khác biệt, nếu thiếu một loại nào đó có thể ảnh hưởng đến việc sản xuất. Hạch toán chi tiết là việc ghi chép, theo dõi về giá trị, chất lượng của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách. Hiện nay phương pháp ghi sổ chi tiết vật liệu áp dụng tại công ty là: Phương pháp ghi thẻ song song. + Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tại kho thủ kho mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng lẫn giá trị. Cụ thể: a) Tại kho Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi số lượng nguyên vật liệu nhập , xuất kho theo từng chứng từ vào thẻ kho, thẻ kho được mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Cuối kỳ thủ kho phải tính ra lượng nguyên vật liệu nhập, xuất kho trong kỳ, tính số tồn kho cuối kỳ theo từng danh điểm vật liệu. b) Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật liệu để phản ánh tình hình biến động của nguyên vật liệu ở từng kho theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị của nguyên vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán ghi lại các nghiệp vụ nhập - xuất kho vào thẻ kế toán vật liệu liên quan giống như trình tự ghi trên thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kế toán chi tiết với thẻ kho tương ứng, đồng thời từ thẻ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu làm căn cứ đối chiếu với phần kế toán tổng hợp. ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu số lượng, theo dõi tình hình biến động về số hiện có của từng vật liệu theo số lượng và giá trị. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn có trùng lặp về chỉ tiêu số lượng; khối lượng công việc ghi chép lớn, việc kiểm tra chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Phương pháp thẻ song song được áp dụng thích hợp trong công ty vì công ty có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất ít. Thẻ kho Sơ đồ 5 Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu xuất Phiếu nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng kê nhập-xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; + Phương pháp hạch toán ghi thẻ: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế hoạch nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị... ở Công ty rất phức tạp, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng. Nội dung phương pháp ghi thẻ song song được thực hiện ở công ty: + ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ phiếu nhập, xuất nguyên vật liệu, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý – thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho trên mỗi thẻ kho của từng thứ nguyên vật liệu và chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất đã được sắp xếp theo từng loại nguyên vật liệu. + Cơ sở ghi: - Căn cứ phiếu xuất kho vật tư được tập hơp riêng cho từng loại đối tượng và chi tiết cho từng loại vật liệu để ghi cột hạch toán của vật liệu đã xuất kho trong tháng. - Căn cứ giá hạch toán xuất kho và hệ số chệnh lệch giá nguyên vật liệu xuất kho theo công thức. Giá thực tế vật liệu = Xuất dùng Giá hạch toán vật liệu x xuất dùng Hệ số chênh lệch giá vật liệu trong tháng +.Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn, của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Hàng ngày từ các phiếu nhập, xuất vật liệu sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho của các vật liệu liên quan cuối ngày tính ra số tồn, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho và khối lượng thực nhập mà thủ kho cân, đong, đếm được ghi số thực nhập và ký vào cả 03 liên phiếu nhập kho và nhập kho số… Nguyên vật liệu đó. Phiếu nhập kho còn được kế toán trưởng và giám đốc ký. Liên 1 : Phòng kế hoạch vật tư giữ Liên 2 :Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho và định kỳ 15 ngày chuyển giao cho kế toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết Liên3 : Người mua giữ hoá đơn mua hàng giao cho phòng kế toán để làm cơ sở thanh toán VD : Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 11 ngày 12/10/2006 cùng với số thép 10 ly được chuyển đến. Cán bộ kỹ thuật kiểm nghiệm thấy đạt tiêu chuẩn đồng ý cho làm thủ tục nhập số thép 10 ly đó với khối lượng 280 đơn giá 4000đ/kg thành tiền 1.120.000đ và viết phiếu nhập kho. Biểu số : 03 Mẫu số: 02.BH Số: 11 hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Ngày 12 tháng 10 năm 2006 Họ tên người mua : Trần Văn Tiến Địa chỉ : CTy cổ phần thương mại và dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng Xuất tại kho : Số 01 Hình thức thanh toán : Tiền mặt Stt Tên quy cách sản phẩm hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép tấm 10 ly kg 280 4.000 1.120.000 Cộng 1.120.000 Số tiền bằng chữ : Một triệu một trăm hai mươi nghìn đồng chẵn Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đv (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Biểu số : 04 Mẫu Số :01 – VT Số: 38 phiếu nhập kho Ngày 13 tháng 10 năm 2006 Tên người nhập : Nguyễn Văn Tùng Nhập vào kho : VLC STT Tên quy cách vật tư sản phẩm ĐVT Số Lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực Nhập Thép tấm10 ly Cộng đ 280 280 4.000 1.120.000 1.120.000 Số tiền bằng chữ : Một triệu một trăm hai mươi nghìn đồng chẵn Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đv (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) +Thủ tục xuất kho : Phòng kế hoạch xây dựng kế hoạch sản xuất cho từng tháng , qúy , năm . Khi các phân xưởng, các tổ sản xuất theo kế hoạch đề ra, có nhu cầu NVL lên phòng kế hoạch xin lĩnh vật tư. Phòng kế hoạch căn cứ vào định mức và kế hoạch sản xuất cùng với số lượng NVL đang còn trong kho cung cấp cho bộ phận sản xuất rồi ký duyệt phiếu xin lĩnh vật tư do các tổ đưa lên. Sau đó lập phiếu xuất kho và gửi cho thủ kho Tại kho khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất NVL cho các tổ sản xuất, căn cứ vào sổ thực xuất để ghi vào cột thực xuất trong phiếu xuất kho, phiếu xuất kho gồm 03 liên Liên 1 : Phòng kế hoạch giữ Liên 2 : Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho, định kỳ 15 ngày chuyển cho kế toán để ghi vào sổ chi tiết NVL, Liên 3 : lưu giữ ở bộ phận sử dụng vật tư VD : Ngày 14/10/2006, Anh Duy Khánh gửi phiếu xin lĩnh vật tư lên phòng kế hoạch xin lĩnh 100 kg thép 10 ly, bộ phận theo dõi vật tư của phòng kế hoạch căn cứ vào kho sản xuất và định mức loại vật liệu này để sửa chữa tầu cỡ nhỏ theo kế hoạch sản xuất của tháng 01 lập phiếu xuất kho . phiếu xuất kho Mẫu Số :02 – VT Ngày 14 tháng 10 năm 2006 Số: 12 Tên người nhập : Duy Khánh Nhập vào kho : VLC STT Tên quy cách vật tư sản phẩm ĐVT Số Lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực Nhập Thép 10 ly Cộng đ đ 100 100 Số tiền bằng chữ:…………………………………………………….. Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đv (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Căn cứ vào chứng từ nhập xuất Thép tấm 10 ly trong tháng 10, thủ kho ghi vào thẻ kho: Mẫu thẻ kho được sử dụng tại công ty như sau : Mẫu 06- VT THẻ KHO Ngày lập thẻ: 20/10/2006 Tờ số : 01 -Tên , nhãn hiệu , quy cách vật tư : Thép tấm 10 ly - Đơn vị tính : Kg - Mã số :… Ngày nhập xuất Chứng Từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn N X Tồn đầu tháng 30 1/10 Nguyễn văn Thái 20 13/10 38 Nguyễn Văn Tùng 280 12/10 11 Trần Văn Tiến 280 17/10 12 Duy Khánh 100 10/10 Phạm duy Hưng 150 14/10 Nguyễn V Khánh 10 Cộng phát sinh 430 410 Tồn cuối tháng 50 + Tại phòng kế toán : Định kỳ 15 ngày kế toán NVL xuống kho lấy chứng từ nhập xuất kho để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết , mỗi tờ sổ phản ánh việc nhập xuất trong tháng và tình trạng lượng tồn cuối tháng của từng loại NVL cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ chi tiết có dạng tương tự như thẻ kho nhưng chỉ khác có thêm cột thành tiền,Đồng thời căn cứ vào chứng từ ghi vào sổ chi tiết Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết của từng thứ vật liệu, khi tính được giá đơn vị bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ tính được chỉ tiêu giá trị xuất kho của từng thứ VL, ghi vào sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu, mỗi số liệu ở dòng phát sinh cột số tiền phần suất trên một dòng sổ tổng hợp nhập xuất tồn được mở cho từng nhóm VL, kế toán VL tiến hành cộng sổ tính ra số nhập, xuất , tồn của toàn bộ VL, ngoài ra kế toán công ty còn sử dụng sổ tổng hợp xuất vật tư để phản ánh việc xuất VL cho quản lý sản xuất, quản lý công ty. III. Kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu của công ty: 1- Hạch toán tăng nguyên vật liệu: Hàng năm cùng với việc lập kế hoạch sản xuất công ty tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu trên cơ sở cân đối giữa nhu cầu và khả năng, chủ yếu là những loại vật liệu dùng làm phối liệu để sản xuất nhà xưởng…, tổ chức thu mua nguyên vật liệu được thực hiện ở phòng kế hoạch . Vật liệu của công ty hầu hết được mua trong nước, trong đó nguyên vật liệu chính được khai thác từ nhiều nguồn khác nhau, chỉ một số ít vật liệu phải nhập khẩu từ nước ngoài (Italia, Tây Ban Nha...) dưới hai hình thức nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác qua công ty. Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó vào sổ cái tài khoản 152 và các sổ chi tiết liên quan tuỳ theo từng hình thức thanh toán. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu thường liên quan gắn liền với hạch toán thanh toán (phải trả, phải tạm ứng, nội bộ...) hạch toán tiền gửi ngân hàng, tiền mặt. Tuỳ theo từng nguồn nhập và hình thức thanh toán mà việc hạch toán tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện theo các cách khác nhau. a- Nguyên vật liệu mua trong nước: Hầu hết nguyên vật liệu của công ty được mua trong nước từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguyên vật liệu chính của công ty đa số mua theo hình thức hợp đồng với các nhà cùng cấp từ các Tỉnh trong nước. Đối với các loại vật liệu này hình thức thanh toán chủ yếu là mua trả chậm hoặc trả bằng tiền gửi ngân hàng. + Trường hợp vật liệu mua ngoài chưa thanh toán, khi vật liệu về nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT chưa thanh toán của người bán, phiếu nhập kho kế toán ghi vào các sổ liên quan theo định khoản sau: Nợ TK152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán Việc thanh toán cho người bán được thanh toán trên sổ chi tiết thanh toán với người bán.. Sổ này được lập riêng cho từng người bán. VD : Nghiệp vụ nhập nguyên liệu căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 2021 ngày 05/ 10/2006, phiếu nhập kho số 03 ngày 06/ 10/2006, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản sau: Nợ TK 152 (1): 66.750.000 Nợ TK 133: 6.675.000 Có TK 331: 73.425.000 Kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán như sau: Biểu 5: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 15/10/2006 Công ty sản xuất thép LG Loại tiền: VNĐ Dư có định kỳ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Ngày Số 06/ 10 2021 Nhập thép cuộn 152 (1) 66.750.000 133 (1) 6.675.000 09/ 10 1120 Nhập thép lá 152 (1) 50.000.000 133 (1) 5.000.000 15/10 1085 Thanh toán cho người bán (HĐ 2021) 112 120.000.000 Phát sinh nợ 120.000.000 Phát sinh có 128.425.000 Dư cuối kỳ 8.425.000 + Trường hợp mua nguyên vật liệu trả bằng tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào giấy báo nợ hoá đơn giá trị giá tăng và phiếu nhập kho kế toán hạch toán theo định khoản sau: Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 112: Tổng giá thanh toán. VD : Ngày 15/ 10/ 2006, công ty nhập cuộn dây cáp thép, theo hoá đơn 274 của công ty vật tư X thanh toán bằng chuyển khoản theo giấy báo nợ số 238 , vật liệu nhập kho, theo phiếu nhập kho số 31, kế toán định khoản và ghi vào sổ như sau: Nợ TK 152: 25.000.000 Nợ TK 133: 2.500.000 Có TK 112: 27.500.000 Khi nhận được hoá đơn trên và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu, kế toán lập phiếu nhập kho. Tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ là: 1USD = 16.000 VNĐ; tỷ giá hạch toán trong kỳ là: 1USD =16.500 VNĐ. Chi phí vận chuyển vào giá thực tế vật liệu nhập kho của số hàng trên là: 200.000. Giá thực tế vật liệu nhập kho là: 20.000 x 16.000 + 200.000 = 320.200.000 VNĐ Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho số 24 ngày 16/ 10/2006, ghi sổ như sau: Nợ TK152 (1): 320.200.000 Có TK 331: 150.200.000 Có TK 111: 200.000 Có TK 413: 169.800.000 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT theo định khoản sau: Nợ TK 133: 16.603.480 Có TK3331 (33312): 16.603.480 Ngoài số vật liệu nhập khẩu trực tiếp như trên, có một số vật liệu của công ty nhập khẩu dưới hình thức uỷ thác qua công ty M, với hình thức thanh toán bằng tiền VNĐ trên cơ sở tỷ giá thực tế khi giao hàng. Giá thực tế vật liệu trong trường hợp này được tính tương tự như nhập khẩu trực tiếp chỉ khác là có thêm phí uỷ thác nhập khẩu. Khi đó: Giá thực tế vật liệu nhập kho Giá mua ghi = trên hoá đơn x thuế GTGT Thuế + nhập khẩu CP vận + chuyển, bốc dỡ Phí uỷ + thác nhập khẩu Chi phí vận chuyển, bốc dỡ = chi phí nhận hàng tại cảng + chi phí vận chuyển từ cảng về kho Công ty. Khi xuất kho vật liệu cho các đội công ty lập hoá đơn GTGT kèm theo là phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác (giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá, tờ khai hàng hoá xuất nhập khẩu...) Giá vật liệu xuất kho ghi trên phiếu xuất kho do công ty lập bao gồm giá mua quy đổi theo tỷ giá thực tế, thuế nhập khẩu và chi phí vận chuyển bốc dỡ. Hoá đơn GTGT được lập căn cứ vào phiếu xuất kho và phí uỷ thác nhập khẩu. Khi có đủ các chứng từ trên, kế toán vật liệu lập phiếu nhập kho và ghi sổ: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán phải trả VD : Khi nhận được số vật liệu uỷ thác nhập khẩu từ công ty, đội thi công nhận được hoá đơn GTGT số 11 ngày 17/ 10/2006 và phiếu xuất kho sau: Công ty cổ phần Thương mại dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng Phiếu xuất kho Ngày 17/ 10/2006 Người giao dịch: Trần Văn B Đơn vị : Công ty cổ phần TMDVKTCT Diễn giải : Xuất trả vật liệu uỷ thác nhập khẩu Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy mài Cái 20.000 8500 170.000.000 2 Máy cắt Cái 6.000 15.000 90.000.000 Tổng cộng 260.000.000 Số CT: 10 Ngoài việc theo dõi trên các sổ chi tiết. Sổ nhật ký chung sẽ tiếp tục là căn cứ để vào sổ cái TK 152 (biểu), cũng như các sổ cái của các khoản có liên quan: TK 111, TK 112, TK 113, TK 141, Tk 331,... Với thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT, cuối kỳ kế sẽ lập bảng kê tổng hợp hoá đơn, chứng từ , hàng hoá, dịch vụ mua vào cùng với bảng kê hoá đơn, chứng từ, hàng hoá, dịch vụ bán ra để lập tờ khai thuế GTGT. 2- Hạch toán giảm nguyên vật liệu Là một doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệuxuất kho chủ yếu do nhu cầu sản xuất sản phẩm ở phân xưởng sản xuất. Ngoài ra vật liệu xuất cho phân xưởng cơ điện (chủ yếu là nhiên liệu phụ tùng,...), xuất cho bộ phận quản lý, bán hàng, các phòng ban và có thể bán ra ngoài. Phiếu xuất kho là căn cứ để kế toán hạch toán và ghi sổ. Trình tự hạch toán tổng hợp và ghi sổ với các trường hợp giảm vật liệu tại công ty cụ thể như sau: * Xuất vật liệu cho sản phẩm Khi xuất vật liệu trực tiếp cho ssản xuất sản phẩm, căn cứ vào lượng vật liệu xuất dùng cho từng loại sản phẩm kế toán hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng loại sản phẩm: gạch 200 x 200, gạch 300 x 300, gạch 400 x 400, gạch 500 x 500 và được tập hợp trên bảng kê chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Căn cứ vào phiếu xuất kho và bảng kê chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 621 (1): Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 200 x 200 Nợ TK 621 (2): Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 300 x 300 Nợ TK 621 (3): Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 400 x 400 Nợ TK 621 (4): Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 500 x 500 Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá trị xuất vật liệu xuất kho. * Xuất vật liệu cho sản xuất chung: Vật liệu cho nhu cầu sản xuất chung ở các phân xưởng là các vật liệu phụ ( dầu, xăng,...) nhiên liệu (dầu Diezen, dầu hoả, dầu Jet A1,...); phụ tùng bông thuỷ tinh, ống kẽm,...). Vật liệu xuất cho sản xuất chung không chi tiết theo từng loại sản phẩm mà được tập hợp đến cuối kỳ phân bổ cho từng loại sản phẩm mà được tập hợp đến cuối kỳ phân bổ cho từng loại sản phẩm. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản và ghi vào sổ: Nợ TK 6272: Chi phí vật liệu cho sản xuất chung Có TK 152: (chi phí vật liệu): Giá trị vật liệu nhập kho VD: Ngày 20/10/2006 xuất nhiên vật liệu cho xe nâng hàng KOMAT'SU số 2, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho số 01 ghi: Nợ TK 627 (2): 748.946 Có TK 152 (3): 748.946 * Xuất vật liệu cho nhu cầu quản lý Ngoài phục vụ cho sản xuất, vật liệu còn được xuất kho khi có như cầu dùng vật liệu trong quản lý kinh doanh trên phạm vị toàn công ty đến các phân xưởng, phòng ban. Khi đó kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 6422: Chi phí vật liệu cho quản lý doanh nghiệp Có TK 152 (chi phí vật liệu): Giá vật liệu xuất kho * Xuất vật liệu phục vụ bán hàng: Khi bộ phận bán hàng có nhu cầu sử dụng vật liệu, viết phiếu yêu cầu, được duyệt, phòng kế toán lập phiếu xuất kho và ghi sổ như sau: Nợ TK 6412: Chi phí vật liệu cho bán hàng Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Giá thực tế vật liệu nhập kho * Xuất vật liệu bán ra bên ngoài Khi có nhu cầu xuất bán vật liệu, phòng kinh doanh viết phiếu yêu cầu đưa lên giáp đốc duyệt, ssau đó chuyển xuống phòng kế toán viết hoá đơn (GTGT) và phiếu xuất kho. Bút toán 1: Nợ TK 632: Giá vốn bán hàng Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho Bút toán 2: Nợ TK 131, 111, 112,... Có TK 511 (5112): Doanh thu bán vật liệu Có TK 3331: Thuế GTGT VD: Ngày 21/10/2006 công ty xuất vật liệu bán cho công ty xây dựng….. Kế toán viết phiếu hoá đơn (GTGT) sau: Biểu 6: N0: 730 Nợ TK 131 Có TK 5112, 333 Hoá đơn (GTGT) Liên 3 (Dùng để thanh toán) Ngày 21/10/2006 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần TMDVKT Cao Thắng Địa chỉ: Hải Phòng Họ tên người mua: …… Đơn vị: Công ty xây dựng…… Mã số: 10 00107243 --1 Stt Tên hàng hoá, Dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Dây thép Xi măng Kg Kg 2000 1000 384 905 768.000 905.000 Cộng tiền hàng: 1.673.000 Thuế suất GTGT: 10% Thuế GTGT: 176.300 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.840.300 Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hoá đơn (GTGT) có đủ chữ ký, kế toán viết xuất kho Biểu 18: kế toán hạch toán nghiệp vụ trên như sau: Bút toán 1: Nợ TK 632: 1.673.000 Có TK 152 (3): 1.673.000 Bút toán 2: Nợ TK 131: 1.840.300 Có TK 152 (3): 1.673.000 3331: 167.300 Phiếu xuất kho Ngày 22 tháng 10 năm 2006 Người giao dịch: ….. Đơn vị: CTCP TMDVKT Cao Thắng Địa chỉ: Hải Phòng Diễn giải: Bán vật liệu hoá đơn 120 Xuất tại kho: Kho vật tư nghĩa xá TT Tên vật tư TK vt Mã vật tư Đ. vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Dây thép Xi măng 152.3 152.3 NL 1026 NL 1011 Kg Kg 2000 1000 384 905 768.000 905.000 Cộng tiền hàng: 1.673.000 Người nhận Thủ kho PTrách vật tư KTT Thủ trưởng đơn vị Vật liệu xuất dùng cuối kỳ không sử dụng hết, theo quy định tại công ty, bộ phận sử dụng phải lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ . Phiếu này có thể lập cho một hoặc nhiều loại vật liệu. Sau đó phiếu được chuyển lên phòng kế toán, kế toán ghi giảm chi phí vật liệu của bộ phận tương ứng (tính theo giá xuất gần nhất của loại vật liệu này): Nợ TK 152 Có TK 621 Đầu kỳ hạch toán sau kế toán ghi bút toán ngược với bút toán trên. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ có mẫu như sau: Biểu 7: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Ngày 30/10/2006 Bộ phận sử dụng: Phân xưởng sản xuất Stt Danh điểm Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đv tính Số lượng Lý do sử dụng 1 PTL 1084 Sứ thuỷ tinh kg 1900 * Kiểm kê nguyên vật liệu: Định kỳ một quý một lần, công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện sử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn kho ghi trên sổ sách khi có chênh lệch phòng kế toán lập biên bản kiểm kê. Biên bản này lập cho tất cả các loại vật liệu có chênh lệch khi kiểm kê và được dùng làm chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê. Kết quả kiểm được xử lý như sau: - Trường hợp nếu thiếu so với sổ sách: + Nếu thiếu trong định mức kế toán lập phiếu xuất kho và coi giá trị nguyên vật liệu xuất kho tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642: Giá trị nguyên vật liệu thiếu trong định mức. Có TK 152: (chi tiết vật liệu) + Nếu thiếu ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này: Nợ TK 138 (1388) Số thiéu hụt ngoài