Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Granite Tiên Sơn-Viglacera

kiện chuyên môn hoá, nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán đảm bảo sự giám sát tập trung của kế toán trưởng đối với việc quản lý các hoạt động kế toán trong việc phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong toàn bộ công ty. - Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại công ty Granite Tiên Sơn trên phần mềm kế toán past. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán fast Chứng từ gốc Kế toán kiểm tra và phân loại chứng từ Kế toán nhập chứng từ vào máy Cung cấp thông tin đầu ra Máy xử lý thông tin và đưa ra các sản phẩm Sổ (thẻ chi tiết) Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán e. Hệ thống báo cáo kế toán - Hệ thống báo cáo kế toán của công ty gồm có 2 loại: hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước, hệ thống báo cáo quản trị phục vụ cho mục đích quản trị theo nội bộ tại đơn vị. - Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm các loại: Bảng cân đối kế toán hệ thống báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thuyết minh báo cáo tài chính. - Hệ thống báo cáo quản trị bao gồm các loại báo cáo: Bảng kê nhập xuất tồn vật tư nguyên liệu, bản đối chiếu công nợ với khách hàng, bảng cân đối phát sinh các tiểu khoản, bảng kê các loại chi phí, báo cáo tồn kho, báo cáo kết quả tiêu thụ, báo cáo về tình hình bán hàng bị trả lại, báo cáo về tình hình chiết khấu cho khách hàng, báo cáo về chính sách bán hàng, chinhs ách giá cả của công ty, báo cáo về tình hình xuất khẩu hàng hoá của công ty, bảng kê tình hình tạm ứng cho công nhân viên, báo cáo về tình hình hao phí nguyên vật liệu trong sản xuất. 1.2. Tình hình thực hiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Granite Tiên Sơn 1.2.1. Đặc điểm, tình hình quản lý và phân loại nguyên vật liệu tại công ty Granite Tiên Sơn 1.2.1.1. Đặc điểm phân loại nguyên vật liệu Công ty Granite Tiên Sơn là một công ty kinh doanh và sử dụng rất nhiều loại vật liệu với khối lượng lớn. Những nguyên vật liệu có tính chất hóa học và sử dụng trong các quy trình và công dụng khác nhau cho nên vấn đề quản lý nguyên vật liệu sao cho khoa học, chặt chẽ vế số lượng, giá trị cũng như việc theo dõi và phân loại. Để việc theo dõi hiệu quả tình hình sử dụng nguyên vật liệu thì công ty tiến hành mã hóa trên máy tính như sau: Mã vật tư Tên Vật tư NL Nhóm Nguyên liệu chính ME Nhóm men MA Nhóm màu DG Nhóm nhiên liệu (gồm dầu và gas) VLP Nhóm vật liệu phụ PT Nhóm phụ tùng khác Để thuận tiện cho việc quản lý, công ty còn phân loại nguyên vật liệu như sau: - Nguyên liệu chính: cao lanh, đất sét - Nguyên liệu phụ: men, màu - Nhiên liệu: điện, dầu, gas - Phụ tùng: Môdun, ống kẽm, bi sứ Để quản lý vật tư vừa đảm bảo cho yêu cầu tiếp nhận vật tư nhanh chóng, chính xác, đảm bảo cho việc xuất dùng đầy đủ, kịp thời. Nhà máy đã tổ chức bộ phận tiếp nhận vật tư theo đúng quy định, đảm bảo nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, giảm chi phí. Hơn thế nữa việc bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu cũng rất chú trọng. Về việc hạch toán nguyên vật liệu nhà máy thực hiện đầy đủ các quy định về chứng từ, sổ sách thủ tục nhập xuất. Về chi phí nguyên vật liệu nhà máy quản lý theo định mức tiêu hao phòng vật tư, phòng kế hoạch căn cứ vào nhu cầu sản xuất để xây dựng định mức về vật tư cho từng sản phẩm. 1.2.2. Đặc điểm tính giá nguyên vật liệu Việc tính giá nguyên vật liệu, công ty thực hiện theo nguyên tắc giá vốn thực tế vì vậy công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế của nguyên vật liệu ngoài là giá không bao gồm thuế GTGT> Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho thì công ty tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Việc tính toán thì được thực hiện trên máy tính như sau: Đến cuối tháng dựa trên số lượng và giá trị tồn đầu tháng, số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập trong tháng đó, từ đó máy tính sẽ tự động tính ra đơn giá bình quân của nguyên vật liệu xuất ra trong tháng. Tính theo phương pháp này cho phép xác định chính xác giá trị vật liệu xuất kho. 1.2.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào cho các quá trình sản xuất kinh doanh. Cho nên vấn đề bảo quản tốt nguyên vật liệu, giảm thiểu hao hụt, mất mát thì công ty xây dựng hệ thống kho và bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật.Có sự sắp xếp, bố trí nhân viên thủ kho và thực hiện các nghiệp vụ xuất kho. 1.2.2.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại công ty được áp dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. 1.2.2.1. Chứng từ sử dụng Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Theo phương pháp này các chứng từ mà công ty đang áp dụng để hạch toán chi tiết. - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho - Phiều xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biên bản kiểm kê vật tư - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Hóa đơn giá trị gia tăng Căn cứ vào các chứng từ kế toán lập bảng kê, các sổ sách 1.2.2.2. Nội dung hạch toán a) Tại kho Hiện nay, nguyên vật liệu mua về được bảo quản trong các kho khác nhau tùy theo từng loại. Tại mỗi kho thủ kho dùng các thẻ kho để theo dõi tình hình, nhập, xuất tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng doanh điểm vật tư ở từng kho. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ xảy ra thì thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập, thực xuất với số lượng ghi trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi thẻ kho vật liệu liên quan, cuối ngày tính ra số tồn và ghi vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho cộng tổng nhập, tổng xuất vật liệu trong tháng và số tồn cuối tháng của từng doanh điểm vật liệu để đôn đốc đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn do kế toán lập. Ta có thẻ kho vào tháng 1 năm 2006 như sau: Biểu 01: Thẻ kho Ngày lập thẻ: Tháng 1 năm 2006 Tờ số: Tên, nhãn, quy cách vật tư: Bột xương cao lanh Đơn vị tính: kg Mã số: NL 1001 STT Chứng từ Trích yếu Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận KT SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 30.000 03 4/1 Nhập vật tư 5/1 40.000 70.000 04 4/1 Xuất vật tư cho PXSX 6/1 20.000 50.000 05 7/1 Xuất vật tư cho PXSX 7/1 20.000 30.000 08 8/1 Nhập vật tư của công ty KYSB 10/1 100.000 130.000 12 13/1 Xuất vật tư cho PXSX 13/1 10.000 120.000 25 17/1 Xuất vật tư cho PXSX 10.000 110.000 29 27/1 Xuất vật tư cho PXSX 27/1 25.000 85.000 Tổng cộng 140.000 85.000 85.000 Tại phòng Nguyên vật liệu được hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và mở sổ kế toán theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất kho tì kế toán nguyên vật liệu nhập các phiếu xuất kho, nhập kho và ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Kế toán nguyên vật liệu dựa trên các phiếu nhập kho, xuất kho làm nên các bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho. Các bảng kê được lập theo trình tự thời gian và riêng cho từng loại nguyên vật liệu.Từ các bảng kê này kế toán có thể tổng hợp được giá trị vật liệu xuất để đối chiếu so sánh với bảng kê tổng hợp nhập xuất tốn, đối chiếu với sổ cái tài khoản 152. Từ các phiếu nhập kho, xuất kho ta có bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho trong Tháng 1/2006 như sau: Biểu 02: Bảng kê phiếu nhập Từ ngày 01/01/2006 đến 31/01/2006 Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 01/01 01 Nhập men màu 1) Fsit FAT 2161 Kg 50.000 11.000 550.000.000 2) Fsit SBT 0003 Kg 3.000 2.700 8.100.000 Cộng 558.100.000 03/1 05 Nhập Modun PSKD 1432 Modun-C200HSCPV21E Bộ 1 34.000.000 34.000 PSKD 1487 Modun CMV3-2350T Bộ 1 67.000.000 67.000.000 Cộng 101.000.000 10/1 12 Nhập bột cao lanh Xương của công ty KSYB NL 1001-Bột cao lanh xương Kg 1.00.000 605 605.000.000 Cộng 605.000.000 Tổng cộng 1.264.000.000 Biểu 03: Bảng kê phiếu xuất Từ ngày 1/01/2006 đến 31/01/2006 Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 02/01 PX01 Xuất dầu cho xe nâng KOMATSU DG1001-Dầu Diezen lít 200 7.500 1.500.000 Cộng 1.500.000 03/1 PX02 Xuất vật liệu cho sản xuất NL 1003-Đất sét Trúc Trộn NL 1005-Feld par Văn Bàn kg kg 20.000 5.000 500 525 10.000.000 2.625.000 Cộng 12.625.000 10/1 PX15 Xuất vật liệu cho sản xuất NL 1001 - Bột cao lanh Xưởng Kg 15000 605 9.075.000 Cộng 9.075.000 Tổng cộng 23.200.000 Ngoài hai bảng kê trên, thì cuối kỳ kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập xuất tốn. Việc lập bảng kê được tiến hành như sau: Tháng đầu tiên của năm, kế toán vật liệu vào các số dư đầu kỳ với tất cả các loại vật liệu,tháng sau máy sẽ tự chuyển từ số dư tháng trước sang. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất phát sinh thì số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho của từng danh điểm vật tư sẽ được lưu vào máy tính: Cuối kỳ, thì nhập mã vật liệu ta sẽ có số liệu về tổng số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho trong kỳ của loại vật liệu đó. Từ các nhập kho, phiếu xuất kho phát sinh ta có bảng tổng hợp nhập xuất tồn cuối tháng như sau: Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn STT Mã VT Tên vật tư Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Nhóm NL chính 9450857520 4120456000 4689457000 8881856520 1 NL1001 Cao lanh xương Kg 31.00 18.755.000 100.000 60500000 70000 42350000 6.1000 36905000 2 NL1002 Đolomt Thanh Hóa Kg 9.800 5.233.200 12.000 6408000 15.000 8.010.000 6800 3631200 3 NL1003 Đất sét Trúc Thôn Kg 120.000 57.120.00 500.000 238000000 400.000 1.90400000 220000 104720000 4 NL1004 Bi sứ nội Kg 10.929 551.530 110.032 52781500 116748 55012300 4213 3284580 ME Nhóm men Kg 1 ME 1001 Nhóm Men 302/243 Kg 98.270 1.235.869.000 98270 1235869000 2 ME 1003 Men 391/7/Co Kg 48.900 26003000 10000 4317600 2.000 10635170 38900 20689030 3 ME 1004 Fsit I603 Kg 53.808 4280070 42760 3399420 11048 880650 4 ME 1037 Fsit G1229 Kg 8700 2319379 10000 2760000 18700 5079379 Cộng tháng 18426379149 9120789000 11926721000 15620447149 Như vậy việc hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại Công ty Granite Tiên Sơn được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty gạch Granite Tiên Sơn Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp Nhập, xuất, tồn Phiếu xuất kho Thẻ kho Kế toán tổng hợp Bảng kê phiếu nhập kho Bảng kê phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán công ty còn sử dụng chi tiết để theo dõi nguyên vật liệu xuất trong kỳ. Việc lập sổ chi tiết nguyên vật liệu này như sau: Tháng đầu tiên của năm kế toán vật liệu phải vào số dư đầu kỳ của tất cả các loại vật liệu, việc này chỉ thực hiện 1 lần, còn số liệu của tháng sau sẽ do kế toán máy làm. Biểu số 05: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tháng 1/2006 Tên tài khoản: 152 C1521 Tên kho: K01 Tên vật liệu: Bột cao lanh xương Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TK Đư Đơn giá Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT Số dư đầu tháng 605 31.000 18.755.000 08 08/1 Nhập vật tư 331 605 100.000 60.500.000 131.000 79.255.000 15 08/1 Xuất vật tư PXSX 621 605 15.000 9075.000 116.000 70.180.000 25 09/1 Xuất PXSX 621 605 20.000 12.100.000 96.000 58.080.000 27/1 10/1 Xuất PXSX 621 605 35.000 21.175.000 61.000 36905.000 Tổng cộng 100.000 60.500.000 70.000 42350000 61.000 36905.000 1.2.3. Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu Việc lập kế hoạch sản xuất thì công ty tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu dựa trên khả năng và nhu cầu sản xuất của công ty. Công ty thu mua những nguyên vật liệu chính để phối liệu sản xuất: xưởng gạch ốp lát như: đất sét, cao lanh, Feldspar, Đolimít. Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất chủ yếu là mua ở trong nước và một số vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài. 1.2.3.1. Nguyên vật liệu mua trong nước - Nguyên vật liệu được mua từ các nguồn như: đất sét được cung cấp từ mỏ sét Trúc Thôn - Chí Linh - Hải Dương, Fedls par được cung cấp ở Lào Cai, Yên Bái, Đôlêmit thì ở Thanh Hóa. - Các nguyên vật liệu được mua dưới dạng ký hợp đồng với công ty khoáng sản. Một số mẫu hợp đồng, hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu, phiếu giao nhận vật tư, phiếu nhập kho như sau: Biểu 06: hợp đồng mua bán Ngày 3 tháng 1 năm 2006 (Số 01 năm 2006) Bên bán: Công ty khoáng sản Yên Bái Địa chỉ: 393 đường Điện Biên - phường Minh Tâm - thị xã Yên Bái Bên mua: Công ty gạch Granite Tiên Sơn Địa chỉ: Khu công nghiệp Tiên Sơn - Bắc Ninh Hai bên ký hợp đồng mua bán với những điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền Tên hàng: Bột cao lanh xương, số lượng 100.000 kg Đơn giá gốc 605đ/kg Thuế GTGT: 10%; tổng giá trị thanh toán: 66.550.000đ Điều 2: Quy cách, chất lượng Cỡ hạt = 35%; độ ẩm < 5% SiO2 53% Độ trắng: 74% Điều 3: Bao bì, đóng gói Đóng gói trong bao, trọng lượng 50 kg Điều 4: Hàng được giao tại Công ty gạch Granite Tiên Sơn từ ngày 8/1/2006 đến ngày 13/1/2006 Điều 5: Thanh toán muộn nhất là ngày 25/2/2006 Điều 6: Hai bên thực hiện đúng hợp đồng Đại diện bên bán Đại diện bên mua Hợp đồng được thực hiện ngày 7/1/2006, công ty nhận được hóa đơn của công ty khoáng sản Yên Bái như sau: Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (giao cho khách hàng) N: 1289 Ngày 7 tháng 1 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty khoáng sản Yên Bái Địa chỉ: 393 Điện Biên - Yên Bái Điện thoại: MST: 52001175191 Họ và tên người mua hàng: Công ty Granite Tiên Sơn Địa chỉ: Khu Công nghiệp Tiên Sơn - Bắc Ninh Hạn thanh toán : Thanh toán sau STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương Kg 100.000 605 60.500.000 Cộng tiền hàng 60.500.000 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 6.050.000 Tổng cộng tiền thanh toán 66.550.000 Số tiền bằng chữ: Sáu mươi triệu ba trăm năm mươi ba ngàn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi nhận hóa đơn GTGT thì nhân viên thu mua vật liệu mang về phòng kế hoạch để kiểm tra đối chiếu với hợp đồng và kế hoạch thu mua để có quyết định nhận hàng hay không. Đối với các loại nguyên vật liệu chính này, trước khi nhập kho phòng kỹ thuật lập biên bản kiểm nghiệm và tiến hành kiểm tra quy cách, chất lượng. Sau khi kiểm tra thì kết quả được ghi vào biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu nhập kho. Biểu 08: Biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu nhập kho Bắc Ninh, ngày 8 tháng 1 năm 2006 Tại Công ty Granite Tiên Sơn, gồm có: 1, Ông Nguyễn Văn Chiến - Quản đốc phân xưởng sản xuất 2, Ông Nguyễn Văn Thuận - Thủ kho nguyên vật liệu 3, Ông Trịnh Ngọc Bảo - Trưởng phòng kỹ thuật 4, Bà Nguyễn Thị Hồng - Phòng kế hoạch Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập kho do công ty khoáng sản Yên Bái cung cấp trong tháng 1 năm 2006. Theo các chứng từ kèm theo sau: Hóa đơn GTGT số 1289 ngày 7/1/ 2006 Bản kết quả phân tích thành phần hóa học Bản theo dõi kết quả về độ ẩm nguyên vật liệu nhập kho. Kết luận: đủ số lượng, chất lượng tốt Phòng Kế hoạch Thủ kho Phòng kỹ thuật Quản đốc PX Đối với một số nguyên vật liệu công ty mua trên thị trường mà không phải ký hợp đồng cung cấp thì khi vật liệu về kho thì nhân viên phòng kỹ thuật sẽ lập phiếu giao nhận vật tư dựa trên hoá đơn của người bán. Ngày 8/1/2006 công ty mua Môdun của công ty Thương mại và dịch vụ kinh doanh xuất khẩu tổng hợp theo hóa đơn GTGT số 50 Trước khi nhập kho nguyên vật liệu thì công ty lập phiếu giao nhận vật tư như sau: Biểu 09: phiếu giao nhận vật tư Bắc Ninh, ngày 8 tháng 1 năm 2006 Tại Công ty Granite Tiên Sơn, gồm có: 1, Ông Nguyễn Ngọc Cần: đại diện công ty Thương mại và dịch vụ kinh doanh XNK tổng hợp 2, Ông Nguyễn Văn Thuận: Thủ kho Cùng giao nhận số vật tư như sau: STT Tên, quy cách sản phẩm Mã ký hiệu Đơn vị Số lượng Ghi chú 1 Bộ Modun C3000-HX PT124 Bộ 1 2 Modun CHB1-NA200 PT104 Bộ 1 Người giao Thủ kho bên nhận Vật liệu sau khi được kiểm nghiệm thì phòng kế toán lập phiếu nhập kho vật liệu. Sau đó thì các phiếu nhập kho được cập nhật vào máy tính để xử lý dữ liệu. Biểu 10: phiếu nhập kho Bắc Ninh, ngày 8 tháng 1 năm 2006 Chứng từ số 08 Liên 2 Người giao dịch: Anh Phương Địa chỉ phòng kế hoạch Diễn giải: Nhập vật tư theo hợp đồng số 1289 ngày 7/1/2006 Nhập kho tại: K01 Dạng nhập: phải trả người bán (331) STT Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương 1521 NL1001 kg 100.000 605 60.500.000 Tổng tiền hàng: 60.500.000 Thuế GTGT: 6.050.000 Tổng tiền thanh toán: 66.550.000 Viết bằng chữ: sáu mươi sáu triệu năm trăm, năm mươi nghìn Người giao hàng Thủ kho Phụ trách KT trưởng TT đơn vị Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên. Người giao hàng mang phiếu nhập kho xưởng kho vật liệu… Thủ kho kiểm tra vật liệu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, còn 2 liên còn lại chuyển về phòng kế toán. Dựa trên các phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT và các chứng từ khác có liên quan, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung sau đó ghi sổ cái tài khoản 152 và các sổ chi tiết có liên quan tùy hình thức thanh toán. Việc thanh toán tiền mua nguyên vật liệu chính nhập kho thì công ty mua trả chậm hoặc trả bằng tiền gửi ngân hàng. Việc thanh toán với người bán được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Số này được lập riêng cho từng người bán. Với nghiệp vụ nhập bột xương cao lanh của công ty khoáng sản Yên Bái, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 1289 ngày 7 tháng 1 năm 2006, phiếu nhập kho số 08 ngày 8/1/2006, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản sau: Nợ TK 1521: 60.500.000 Nợ TK 133: 6.050.000 Có TK 331 - KSYB 66.550.000 Kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán như sau: Biểu 011: sổ chi tiết thanh toán với người bán Từ ngày 1/1/2006 đến ngày 31/1/2006 Mã khách hàng: KH - 03 công ty khoáng sản Yên Bái Loại tiền: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1289 Nhập bột cao lanh xương 1521 6.050.000 1331 605.000 6.655.000 1482 15/1 Nhập Feldpar 1521 190.000.000 275550000 1331 19.000.000 20.900.000 1123 25/2 Thanh toán cho người bán (HD 1289) 112 66.550.000 31/1 Dư cuối kỳ 209.000.000 Trong trường hợp mua nguyên vật liệu trả bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho kế toán hạch toán. Ngày 15/1/2006 công ty nhập bột đá theo hóa đơn 400 của Công ty hóa chất Việt Trì, thanh toán bằng chuyển khoản theo giấy báo nợ số 459 vật liệu nhập kho theo phiếu nhập kho số 17 kế toán định khoản và ghi sổ như sau: Biểu 12: Giấy đề nghị thanh toán Kính gửi: Giám đốc công ty Granite Tiên Sơn Tên tôi là: Nguyễn Sỹ Hà Công tác tại: Phòng kế hoạch Được giám đốc giao nhiệm vụ mua vật tư phục vụ cho sản xuất Tôi có chi các khoản sau: Thanh toán tiền mua Modun QN12 và Môdun CXN23 đã nhập kho theo các chứng từ sau: Phiếu nhập kho số 03 ngày 4/1/2006: 35.750.000 Tổng cộng: 35.750.000 Bằng chữ: Ba mươi năm triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Tôi xin cam đoan các khoản chi trên là đúng sự thật, nếu có sai xót tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Bắc Ninh, ngày 7 tháng 1 năm 2006 Người đề nghị Phụ trách bộ phận Giám đốc duyệt Kế toán kiểm tra giấy đề nghị trên và lập giấy thanh toán tạm ứng như sau: Biểu 13: giấy thanh toán tiền tạm ứng Ngày 7 tháng 1 năm 2006 Họ và tên người thanh toán: Nguyễn Sỹ Hà Địa chỉ: Phòng kế hoạch Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng 40.000.000 II. Số tiền đã chi 1. Chứng từ số 03 ngày 4/1/2006 35.750.000 III. Số chênh lệch 1. Số tạm ứng chi không hết 2. Chi quá số tạm ứng 4.250.000 4.250.000 0 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng KT thanh toán Người thanh toán Nghiệp vụ này được kế toán vào sổ như sau: Nợ TK 1524 32.500.000 Nợ TK 133 3.250.000 Có TK 141 35.750.000 Số tiền tạm ứng để mua nguyên vật liệu được vào sổ chi tiết thanh toán tạm ứng, số này được mở theo dõi từng đối tượng và ghi chép tương tự sổ chi tiết thanh toán với người bán. Ngoài các hình thức thanh toán trên, chỉ có một số ít vật liệu được công ty mua bằng tiền mặt, thường là các loại vật liệu phục vụ việc giao dịch, sử dụng ở các phòng ban. Các nghiệp vụ thu chi tiền đều được xem xét trên các chứng từ hợp lý. 1.2.3.2. Vật liệu nhập khẩu Công ty Granite Tiên Sơn hiện nay đang phải nhập khẩu một số loại men dùng trong sản xuất. Công ty hiện nay đang sử dụng hai phương thức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác. Nhập khẩu trực tiếp hình thức thanh toán chủ yếu là giá thực tế hoặc ngoại tệ luân chuyển khoản. Công ty dùng tỷ giá thực tế để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá này được cấp nhập theo tỷ giá thực tế tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ … Căn cứ vào giấy thông báo nhận hàng và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu kế toán ghi vào sổ nhật ký chung và các sổ có liên quan theo định khoản sau. Nợ TK 152: giá thực tế vật liệu nhập kho Có TK 112, 331: tính theo tỷ giá thực tế Có Tk 3333: thuế nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu được hạch toán như sau: Nợ TK: 1332 Có TK 3331 (33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu Trong đó: Giá thực tế vật liệu bằng giá mua ghi trên hóa đơn thanh toán của người bán + thuế nhập khẩu + các chi phí phát sinh… Nếu như mua nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau thì chi phí mua hàng nhập khẩu được đơn vị phân bổ cho từng loại theo tiêu thức số lượng. Ví dụ: Ngày 3/2/2006 công ty nhập khẩu men Fht theo số hóa đơn 1078 của hãng Carmadi chưa trả tiền Biểu 14: COmmercial inxoice (Hóa đơn thương mại) No (số) 1078 Date (ngày): 3 tháng 2 năm 2006 For account and sisle of messrs (khách hàng): Granite Tiên Sơn Company - Việt Nam Add (địa chỉ): Tiên Son - Bac Ninh Cmmodity (hàng hóa): Leaven for brick prodution (men dùng sản xuất) No (số) Commodity (hàng hóa) Quantity (số lượng) (g) Unit price (đủ giá USD/kg) Amount (thành tiền) (USD) 1 Ceramic 40.000 0,705 28.200 Tổng cộng 28.200 Kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho. Tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ là: 1 USD = 15.880 Chi phí vận chuyển tính vào giá thực tế của vật liệu nhập kho của số hàng trên là: 800.000 VNĐ Giá thực tế nhập kho = 15.880 x 28.200 = 447816.000 VNĐ Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 1522: 48.566.000 Có TK 331: 47.816.000 Có TK 111: 750.000 Thuế GTGT hàng nhập khẩu được hạch toán như sau: Nợ TK 1332: 44.781. 600 Có TK 33312: 44.781.600 1.2.4.1. Hạch toán giảm nguyên vật liệu Việc xuất vật liệu tại công ty Granite Tiên Sơn chủ yếu là xuất cho nhu cầu sản xuất sản phẩm ở phân xưởng sản xuất. Ngoài ra vật liệu còn được xuất kho cho phân xưởng cơ điện, xuất cho bộ phận quản lý, bán hàng, các phòng ban và có thể bán ra ngoài. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu thì nhân viên bộ phận sử dụng vật liệu sẽ viết yêu cầu xuất vật tư, phụ tùng trong đó cần phải trình bày rõ những danh mục vật tư cần lĩnh cụ thể với yêu cầu chất lượng, số lượng. Khi có nhu cầu men Fsit để sản xuất sản phẩm thì nhân viên phân xưởng sản xuất viết phiếu yêu cầu cấp vật tư như sau: Biểu 15: Phiếu yêu cầu cấp vật liệu Tên tôi là: Bùi Quang Huy Thuộc bộ phận: Phân xưởng sản xuất Đề nghị cấp vật liệu sau: Người nhận: Anh Long STT Tên, ký hiệu Đơn vị tính Số lượng Đề nghị Thực xuất 1 Men Frít kg 15.000 Duyệt Phụ trách bộ phận Người đề nghị Những người có liên quan ký vào phiếu yêu cầu rồi chuyển lệnh do giám đốc duyệt sau đó phiếu yêu cầu được chuyển về phòng kế toán. Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán nguyên vật liệu sẽ nhập số dư đầu tháng và các nghiệp vụ trong tháng thì đến cuối tháng máy tính sẽ tự tính giá trung bình. Dựa trên những số liệu trên kế toán viết phiếu xuất kho, lập ba liên. Ba liên phiếu xuất kho chuyển cho người phụ trách vật tư và thủ trưởng đơn vị ký, rồi giao cho người lĩnh mang xuống kho để lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu. Sau khi đã có đủ chữ kỹ, thủ kho gửi lại một liệu, liên còn lại dùng để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu. Căn cứ vào phiếu yêu cầu trên, kế oán lập phiếu xuất kho Biểu 16: Phiếu xuất kho Ngày 08/1/2006 Người giao dịch: Bùi Quang Huy Đơn vị: Phân xưởng sản xuất Địa chỉ: Công ty Granite Tiên Sơn Xuất kho: K01 Dạng xuất: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 (6212, 6213) STT Tên vật tư KT vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương 1521 NL1001 Kg 15.000 605 9045000 Tổng cộng: 9.045.000 Người nhận Thủ kho Phụ trách VT Kê toán trưởng TT đơn vị Phiếu xuất khi có xác nhận của thủ kho về số lượng thực xuất là căn cứ để kế toán hạch toán và ghi sổ. Trình tự hạch toán tổng hợp và ghi sổ với các trường hợp sau. 1. Xuất vật liệu sản xuất sản phẩm Đối tượng là các loại sản phẩm: Gạch 200 x 200; 300 x 3000, 400 x 400, 500 x 500. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán xác định giá trị vật liệu xuất cho loại sản phẩm và tập hợp vào bảng xuất vật liệu sản xuất sản phẩm. Căn cứ bảng kê này và các phiếu xuất kho, kế toán tập hợp thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng loại sản phẩm vào sổ sách kế