Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại tổng công ty giầy Việt Nam

kết khu vực phía Nam nộp các báo cáo tài chính, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính kịp thời về Tổng công ty để tổng hợp toàn ngành đúng tiến độ. Theo dõi tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh của các công ty liên kết báo cáo lãnh đạo Tổng công ty để có biện pháp quản lý, điều hành. Kiểm tra đôn đốc Chi nhánh Tổng công ty Giấy Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh kịp thời thu tiền bán hàng để thanh toán cho Tổng công ty, không để khách hàng chiếm dụng vốn và phát sinh nợ khó đòi. Phân tổ nghiệp vụ phòng Tài chính - Kế toán * Tổ tài chính bao gồm: Kế toán ngân hàng (Tổ trưởng) Phó trưởng phòng thứ ba Thủ quỹ Kế toán quỹ tiền mặt Kế toán tiêu thụ sản phẩm chính (2 người) Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, tiêu thụ sản phẩm phụ Kế toán ăn ca, độc hại, vay vốn cán bộ công nhân viên Kế toán tổng hợp Tổng công ty, vốn lâm sinh Kế toán tổng hợp Tổng công ty Kế toán lâm sinh * Tổ vật liệu bao gồm: Kế toán nhiên liệu, tổng hợp công nợ (Tổ trưởng) Kế toán trưởng Kế toán vật liệu phụ, công cụ dụng cụ Kế toán kho phụ tùng Kế toán tổng hợp kiểm kê, phụ tùng, công nợ Kế toán nguyên liệu chính Kế toán nhiên liệu, phụ tùng xí nghiệp vận tải Kế toán hàng nhập ngoại, vay vốn nước ngoài * Tổ tổng hợp bao gồm: Phó trưởng phòng thứ hai (Tổ trưởng) Kế toán tài sản cố định Kế toán giá thành, chi phí sửa chữa Thống kê, văn thư Kế toán tổng hợp văn phòng, thanh toán thuế Kế hoạch tài chính, vốn lưu động Trực mạng máy tính * Tổ văn phòng Hà Nội bao gồm: Phó trưởng phòng thứ nhất (Tổ trưởng) Phó trưởng phòng thứ tư Kế toán tổng hợp văn phòng Hà Nội Thủ quỹ, kế toán ngân hàng Kế toán quỹ, kế toán công nợ Kế toán hàng nhập khẩu (Vật tư PT) Kế toán nhập khẩu (bột giấy), xuất khẩu giấy Kế toán xây dựng cơ bản, sự nghiệp, công nợ dự án Kế toán xây dựng cơ bản (2 người) 1.5.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Tổng công ty Giấy Việt Nam là một doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên tục với số lượng lớn, do vậy để có thể phản ánh một cách có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như đảm bảo thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán thì Tổng công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật kí chứng từ bằng việc sử dụng 10 nhật kí chứng từ (đánh số từ 1 đến 10), 10 bảng kê (đánh số từ 1 đến 11, không có bảng kê số 7), các sổ chi tiết và các sổ cái để ghi chép, phản ánh. Niên độ kế toán của Tổng công ty Giấy Việt Nam bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm. Kỳ kế toán của Tổng công ty là tháng. Để đáp ứng yêu cầu theo dõi và quản lý đối với hàng tồn kho thì Tổng công ty đã áp dụng hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Hàng tồn kho được nhập theo giá thực tế và xuất theo giá bình quân cả kỳ dự trữ. Tài sản cố định của Tổng công ty được theo dõi theo 3 chỉ tiêu: nguyên giá, giá trị khấu hao và giá trị còn lại. Phương pháp tính khấu hao được áp dụng là phương pháp khấu hao đường thẳng. Tổng công ty Giấy Việt Nam sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo hệ thống chứng từ kế toán hiện hành ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính và một số chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Cụ thể như sau: Các chứng từ về lao động tiền lương Bảng chấm công Bảng tính lương Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Các chứng từ về hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Bảng kê mua hàng Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Các chứng từ về bán hàng và thanh toán với khách hàng Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi Hóa đơn Giá trị gia tăng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Phiếu thu Các chứng từ về tiền tệ Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền Bảng kiểm kê quỹ Các chứng từ về tài sản cố định Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Các chứng từ được lập theo mẫu, thời gian và trình tự luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng quy định. Trong hệ thống chứng từ Tổng công ty sử dụng, có một số chứng từ được lập bằng máy sau đó được in và lưu trữ, các chứng từ còn lại được lập bằng tay sau đó kế toán nhập số liệu vào máy tính và lưu trữ. Các chứng từ được lưu trữ tại các phần hành kế toán trong niên độ kế toán. Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt các chứng từ sẽ được chuyển vào kho lưu trữ chung của Tổng công ty. Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng tại Tổng công ty Giấy Việt Nam được xây dựng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các tài khoản cấp 1 và cấp 2 tuân thủ theo đúng chế độ quy định, các tài khoản chi tiết từ cấp 3 trở lên do Tổng công ty tự xây dựng để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán của Tổng công ty. Hình thức sổ kế toán được áp dụng tại Tổng công ty Giấy Việt Nam là hình thức Nhật kí chứng từ. Trong hình thức này, kế toán sử dụng 10 NKCT để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế Có của các tài khoản. NKCT được mở theo từng tháng, cuối mỗi tháng khóa sổ NKCT cũ, mở NKCT mới cho tháng sau. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật kí chứng từ như sau: Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ hình thức nhật kí chứng từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hệ thống báo cáo kế toán tại Tổng công ty Giấy Việt Nam được lập theo mẫu quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gồm: Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 – DN) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DN) Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 – DN) Báo cáo tài chính của Tổng công ty được lập theo từng quý và do kế toán tổng hợp lập. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập theo phương pháp trực tiếp. Các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính được lập đúng theo mẫu. Tổng công ty Giấy Việt Nam áp dụng phần mềm kế toán máy, quá trình ghi sổ của kế toán tại Tổng công ty được thực hiện trên máy vi tính. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Phần mềm kế toán giúp cho công việc của kế toán viên được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM 2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Tổng công ty Giấy Việt Nam là một doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm giấy và bột giấy với quy mô lớn. Là một doanh nghiệp sản xuất nên giá trị nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn của Tổng công ty. Nguyên vật liệu là yếu tố chủ yếu cấu thành giá thành sản phẩm và thường chiếm 70–80% giá thành đối với doanh nghiệp sản xuất; đặc biệt NVL ngành giấy chủ yếu là các sản phẩm lâm nghiệp nên phụ thuộc rất lớn vào điều kiện thiên nhiên và thời gian thu hoạch. Chính vì vậy, Tổng công ty luôn phải có kế hoạch thu mua dự trữ NVL để đảm bảo sản xuất được diễn ra liên tục. Hàng năm, Tổng công ty Giấy Việt Nam sản xuất một khối lượng lớn các loại sản phẩm giấy và bột giấy; do đó, khối lượng NVL đầu vào được sử dụng cũng rất lớn và phong phú về chủng loại. Ngoài những NVL sẵn có trong nước như: tre, nứa, gỗ, bán thành phẩm bột giấy… Tổng công ty còn phải mua bột ngoại từ nước ngoài như bột ngoại sợi ngắn Inđônêxia, bột ngoại sợi dài Đức, bột ngoại sợi dài Mỹ… Tổng công ty thường ký kết các hợp đồng mua NVL từ nhiều nguồn khác nhau như: các lâm trường, các công ty lâm nghiệp, công ty vận tải và chế biến lâm sản, viện nghiên cứu cây nguyên liệu giấy… Có thể thấy rằng, quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Giấy Việt Nam đã tác động mạnh mẽ đến quy mô vùng sản xuất nguyên liệu ở các tỉnh phía Bắc bao gồm: Phú Thọ, Tuyên Quang, Hà Giang, Vĩnh Phúc và một phần Yên Bái. Trong khu vực có hệ thống sản xuất lâm nghiệp trồng rừng, cây nguyên liệu giấy khá phát triển. Hiện nay, việc đảm bảo cung cấp nguyên liệu cho Tổng công ty Giấy Việt Nam có 16 lâm trường đóng trên địa bàn 4 tỉnh Phú Thọ, Hà Giang, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc. Nhờ đổi mới quản lý đầu tư trong phạm vi 10 năm nay mà việc cung cấp nguyên vật liệu cho Tổng công ty thỏa mãn, nhiều giai đoạn còn thừa. Ngay cả khi việc nâng công suất giai đoạn I đưa sản lượng bột giấy lên gấp đôi, năm 2005-2006 nguyên vật liệu vẫn đảm bảo dôi dư. Vấn đề đặt ra là đảm bảo nguyên liệu cho việc mở rộng giai đoạn II nâng công suất bột thêm 250 ngàn tấn. Nếu chỉ nhìn vào đánh giá việc phối hợp đảm bảo cung cấp nguyên liệu cho sản xuất của Tổng công ty giai đoạn từ trước đến nay thì không có điều gì lớn phải băn khoăn. 2.2. Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Tổng công ty Giấy Việt Nam thu mua nguyên vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau và phương thức vận chuyển những loại nguyên vật liệu này cũng khác nhau (đường bộ, đường thủy, đường sắt); chính vì vậy, Tổng công ty luôn phải thực hiện công tác quản lý các khâu từ thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để tiết kiệm, hợp lý, tránh mất mát, lãng phí nhằm góp phần làm giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho Tổng công ty. 2.2.1. Quá trình thu mua Việc thu mua nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam do phòng kinh doanh phụ trách. Dựa vào kế hoạch dự trữ cũng như sản xuất sản phẩm, phòng kinh doanh sẽ viết đơn đề nghị mua nguyên vật liệu nộp cho trưởng phòng kinh doanh duyệt. Sau khi đơn đề nghị mua nguyên vật liệu được duyệt, nhân viên phòng tiến hành tổ chức thu mua: gửi đơn đặt hàng, soạn thảo hợp đồng, làm thủ tục nhận hàng, theo dõi quá trình vận chuyển. Sau khi nguyên vật liệu vận chuyển về kho, nhân viên tổ KCS sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu cả về số lượng và quy cách phẩm chất. Những nguyên vật liệu nào đảm bảo đúng theo yêu cầu của hợp đồng sẽ được nhập kho. Biên bản giao nhận ghi rõ nhận xét về số lượng, quy cách phẩm chất của hàng nhập về. 2.2.2. Quá trình dự trữ Nguyên vật liệu là một phần tài sản hàng tồn kho của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có để dự trữ cho sản xuất, để đảm bảo cho quá trình sản xuất được thường xuyên liên tục. Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng thiếu NVL, phải ngừng sản xuất hoặc giảm tiến độ từ đó dẫn tới việc cung cấp không kịp thời sản phẩm cho khách hàng. Nếu dự trữ quá nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng vốn. Chính vì vậy, Tổng công ty Giấy Việt Nam đã xây dựng định mức dự trữ vật tư nhằm đảm bảo cung ứng kịp thời NVL cho sản xuất và đây cũng là cơ sở để phòng kinh doanh lập kế hoạch thu mua. Do khối lượng NVL Tổng công ty sử dụng rất lớn và phong phú về chủng loại với cách thức vận chuyển khác nhau nên Tổng công ty đã xây dựng một hệ thống kho hàng khá kiên cố, hiện đại và bố trí hợp lý để đảm bảo quá trình dự trữ cũng như vận chuyển được thuận lợi. Những NVL có đặc điểm khác nhau được Tổng công ty bố trí ở những kho khác nhau và thực hiện đúng chế độ bảo quản trong dự trữ đối với từng loại NVL vì vậy mà rất thuận lợi cho quá trình quản lý cũng như bảo quản. 2.2.3. Quá trình sử dụng Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhu cầu sản xuất thực tế và định mức tiêu hao NVL mà các phân xưởng sản xuất lập phiếu đề nghị xuất vật tư gửi cho Tổng giám đốc. Tổng giám đốc sau khi xem xét, ký duyệt sẽ lập lệnh xuất vật tư gửi cho phòng cung ứng vật tư. Căn cứ vào lệnh xuất vật tư, phòng cung ứng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho gửi cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất sẽ theo dõi, ghi chép việc nhập, xuất, tồn kho một cách chính xác, cẩn thận trên thẻ kho. Đồng thời, thủ kho phải thường xuyên kết hợp với cán bộ chuyên môn kiểm kê kho để có thể cung cấp những thông tin kịp thời về NVL tại kho. Trong quá trình sử dụng, Tổng công ty đã xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL chính để làm cơ sở đánh giá tình hình sử dụng thực tế NVL tại Tổng công ty đồng thời cũng rất chú trọng đến vấn đề sử dụng tiết kiệm và hiệu quả NVL nhờ vậy mà công tác quản lý NVL ở Tổng công ty được thực hiện khá chặt chẽ và hợp lý nhằm phát huy tối đa hiệu quả sử dụng NVL. 2.3. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam 2.3.1. Phân loại nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếp các loại NVL khác nhau vào những nhóm khác nhau theo tiêu thức nhất định. Mỗi một cách phân loại khác nhau đều có tác dụng nhất định trong quản lý và hạch toán. Là một doanh nghiệp sản xuất nên hàng năm khối lượng NVL mà Tổng công ty Giấy Việt Nam sử dụng cho sản xuất rất lớn. NVL ngành giấy chủ yếu là các sản phẩm lâm nghiệp, đa dạng, phong phú về chủng loại nên để có thể hạch toán chính xác việc nhập - xuất - tồn NVL cũng như quản lý tốt NVL thì việc phân loại là hết sức cần thiết. Tổng công ty Giấy Việt Nam thực hiện phân loại NVL căn cứ vào vai trò và tác dụng của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Cụ thể như sau: Nguyên liệu, vật liệu chính: là những NVL mà sau quá trình sản xuất sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (chiếm 70-80% giá thành sản phẩm). Nguyên liệu, vật liệu chính tại Tổng công ty bao gồm: tre, nứa, gỗ bồ đề, gỗ bạch đàn, keo, bột giấy ngoại, bột giấy nội, gỗ xuất khẩu… Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc hoàn chỉnh sản phẩm. Vật liệu phụ tại Tổng công ty bao gồm: keo AKD, xút, axít, Clo… Nhiên liệu: than, xăng, dầu… Phụ tùng Vật liệu xây dựng cơ bản Vật liệu thuê ngoài chế biến Phế liệu thu hồi Phụ tùng nhập khẩu 2.3.2. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị NVL để ghi sổ kế toán. NVL được tính theo giá thực tế. Giá thực tế NVL là toàn bộ chi phí để có được hàng tồn kho ở trạng thái hiện tại, thường bao gồm giá mua và chi phí khác. * Đối với NVL nhập kho Tổng công ty Giấy Việt Nam tính giá NVL nhập kho theo giá thực tế. NVL tại Tổng công ty được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu là mua ngoài. Với mỗi nhà cung cấp khác nhau thì giá mua và chi phí thu mua là khác nhau. Chính vì vậy, việc hạch toán chính xác giá trị NVL mua về đòi hỏi phải được thực hiện một cách chặt chẽ, cẩn thận. Đối với NVL mua ngoài: giá thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hóa đơn của người bán và chi phí thu mua khác trừ đi các khoản được giảm trừ (nếu có). Giá thực tế NVL nhập kho được tính như sau: Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí Chiết khấu NVL nhập = ghi trên + nhập + thu - thương mại và trong kỳ hóa đơn khẩu mua giảm giá hàng mua Chi phí thu mua bao gồm: chi phí bốc dỡ, chi phí bảo quản, chi phí vận chuyển, tiền thuê kho bãi, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, công tác phí cho cán bộ thu mua, giá trị vật liệu hao hụt (nếu có). Nếu NVL nhập kho là mua ngoài theo hình thức mua trọn gói thì chi phí thu mua đã tính ngay trong giá mua. Khi NVL về nhập kho, kế toán tính ngay được giá thực tế của số NVL đó. Đối với NVL thuê ngoài chế biến: Giá thực tế NVL Giá trị NVL Chi phí thuê ngoài chế biến = xuất để + chế biến nhập kho trong kỳ chế biến khác Đối với phế liệu thu hồi nhập kho: Giá thực tế phế liệu nhập kho = Giá bán ước tính trên thị trường * Đối với nguyên vật liệu xuất kho Tổng công ty Giấy Việt Nam sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá trị NVL xuất kho. Giá thực tế NVL xuất trong tháng được tính như sau: Giá thực tế Số lượng Giá thực tế NVL xuất = NVL xuất x bình quân trong tháng trong tháng cả kỳ dự trữ Giá thực tế Giá thực tế vật liệu + vật liệu Giá thực tế tồn đầu kỳ nhập trong kỳ bình quân = cả kỳ dự trữ Số lượng Số lượng vật liệu + vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Như vậy, theo phương pháp này, NVL tại thời điểm xuất kho chỉ có thể xác định về mặt số lượng. Cuối tháng, khi kế toán NVL tính giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ thì mới xác định được tổng giá trị NVL xuất trong tháng. VD1: Tình hình nhập - xuất - tồn của Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm tháng 12/2007 tại Tổng công ty Giấy Việt Nam như sau: Tồn đầu kỳ: Số lượng: 242,52 tấn Giá trị: 119.816.595 đồng Bảng số 2.1: Tình hình nhập - xuất - tồn của Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm tháng 12 tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Ngày tháng Nhập Xuất Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Thành tiền 12/12 16,76 500.000 8.380.000 14/12 32,42 500.000 16.210.000 17/12 231,083 500.000 115.541.500 19/12 13,66 500.000 6.830.000 25/12 38,38 500.000 19.190.000 27/12 12,22 500.000 6.110.000 31/12 233,117 500.000 116.558.500 31/12 787,68 Tổng 577,64 288.820.000 787,68 Giá thực tế 119.816.595 + 288.820.000 bình quân = = 498.240,0934 cả kỳ dự trữ 242,52 + 577,64 Giá thực tế Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm = 498.240,0934 x 787,68 = 392.453.756,8 xuất ngày 31/12 2.4. Thủ tục luân chuyển chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam 2.4.1. Quá trình nhập kho Chứng từ kế toán sử dụng: Hợp đồng kinh tế Hóa đơn giá trị gia tăng Biên bản giao nhận Phiếu nhập kho Thẻ kho Đối với nguyên vật liệu về nhập kho, trước khi nhập kho phải làm thủ tục kiểm tra về số lượng, quy cách phẩm chất. Nếu đạt yêu cầu như đã thỏa thuận trong hợp đồng thì sẽ được nhập kho. Khi đó, nhân viên thu mua sẽ lập biên bản giao nhận và phiếu đề nghị nhập kho. Cán bộ phòng cung ứng vật tư căn cứ vào hóa đơn của người bán để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: liên 1 dùng để lưu còn liên 2 thì giao cho thủ kho. Sau đó, thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư ghi sổ. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập như sau: - Nhân viên KCS kiểm tra vật tư về số lượng, quy cách phẩm chất - Nhân viên thu mua lập biên bản giao nhận và lập phiếu đề nghị nhập kho. - Cán bộ phòng cung ứng vật tư lập phiếu nhập kho, ghi số lượng cần nhập theo yêu cầu vào phiếu nhập kho, ký và chuyển xuống cho thủ kho. - Thủ kho nhập vật tư, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho, ký vào phiếu nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư. - Kế toán vật tư ghi đơn giá, tính thành tiền vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan, ghi định khoản và ghi sổ kế toán. VD2: Ngày 14/12/2007 sau khi ban kiểm nghiệm kiểm tra NVL, Tổng công ty Giấy Việt Nam tiến hành nhập kho một số loại NVL thu mua của Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng theo hóa đơn LH/2007B số 0084301, nhập tại kho phân xưởng nguyên liệu. Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: LH / 2007B Số hóa đơn: 0084301 LIÊN 2: Giao khách hàng Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng Địa chỉ: Xã Tây Cốc - Đoan Hùng - Phú Thọ Tài khoản: MST: 2600357502 – 015 Điện thoại: Tên người mua hàng: Nguyễn Văn Mạnh Đơn vị: Tổng công ty Giấy Việt Nam Địa chỉ: Phù Ninh - Phú Thọ Tài khoản: MST: 2600357502 Hình thức thanh toán: tiền mặt STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm Tấn 18,44 500.000 9.220.000 Cộng tiền hàng: 9.220.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế giá trị gia tăng: 922.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 10.142.000 Số tiền bằng chữ: Mười triệu một trăm bốn mươi hai nghìn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.2: Biên bản giao nhận đường bộ BIÊN BẢN GIAO NHẬN ĐƯỜNG BỘ Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Số hóa đơn: 0084301 Số xe: 19L2829 Đơn vị giao hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng Bên giao: Mai Thanh Hải Bên nhận: 1- Nguyễn Văn Mạnh 2- Phạm Thị Hà Chủng loại Khối lượng giao nhận (Tấn) Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm 18,44 Quy cách phẩm chất: Đủ quy cách phẩm chất. Chủ nhiệm kho Bên nhận Bên giao (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.3: Phiếu nhập kho Đơn vị: Tổng công ty Giấy Mẫu số: 01 - VT Việt Nam (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Bộ phận:…………. ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Nợ TK: 1520113 Số: 04 Có TK: 33621 Họ và tên người giao hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng Theo HĐ số … ngày 14 tháng 12 năm 2007 của … Nhập tại kho: Phân xưởng nguyên liệu địa điểm: … S TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm Tấn 18,44 500.000 9.220.000 Cộng 9.220.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Chín triệu hai trăm hai mươi nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo:… Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.2. Quá trình xuất kho Chứng từ kế toán sử dụng: Lệnh xuất kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Các chứng từ khác có liên quan Khi các đơn vị sản xuất có nhu cầu sử dụng NVL sẽ viết phiếu đề nghị xuất vật tư gửi lên cho Giám đốc đơn vị xem xét. Giám đốc đơn vị sau khi ký duyệt lệnh xuất vật tư sẽ gửi lệnh này cho phòng cung ứng vật tư. Phòng cung ứng vật tư căn cứ vào đó để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển gốc, liên 2 giao cho đơn vị nhận vật tư, liên 3 giao cho thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất như sau: - Đơn vị sản xuất viết phiếu đề nghị xuất vật tư - Giám đốc đơn vị ký duyệt lệnh xuất vật tư - Phòng cung ứng vật tư căn cứ vào lệnh xuất vật tư để lập phiếu xuất kho gửi cho thủ kho - Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để tiến hành xuất vật tư, ghi số thực xuất vào phiếu xuất, ghi thẻ kho và chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư ghi sổ. - Đến cuối tháng, sau khi tính ra đơn giá xuất, kế toán vật tư sẽ tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền lên phiếu xuất kho và ghi sổ kế toán. VD3: ngày 31/12/2007 phân xưởng giấy đề nghị xuất Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm phục vụ cho sản xuất. Giám đốc nhà máy giấy đã ký lệnh xuất kho. Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm xuất tại kho phân xưởng nguyên liệu. Biểu số 2.4: Phiếu xuất kho Đơn vị: …… PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02 – VT ……………. Ngày 31 tháng 12 năm 2007 QĐ số: 1141-TC/CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính Số: 198 Nợ: 621022 Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng giấy Lý do xuất kho: xuất cho sản xuất Xuất tại kho: phân xưởng nguyên liệu Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư (sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm 10020 Tấn 787,68 787,68 Cộng 787,68 787,68 Tổng số tiền (viết bằng chữ): …………………………………………………… Xuất, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.5. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện ở cả 2 nơi: ở kho và ở phòng kế toán, là việc ghi chép thường xuyên liên tục tình hình biến động nhập, xuất, tồn cả về hiện vật và giá trị. Tổng công ty Giấy Việt Nam hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán như sau: Sơ đồ 2.1: Trình tự hạch toán chi tiết NVL Sổ kế toán chi tiết Phiếu nhập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Thẻ kho Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất * Ở kho Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu để thực hiện nhập hoặc xuất kho vật liệu, ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu trên thẻ kho về hiện vật. Mỗi loại vật liệu được ghi trên một thẻ kho. Sau khi ghi xong thẻ kho, định kỳ thủ kho chuyển cho kế toán vật liệu chứng từ là phiếu nhập và phiếu xuất. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn của từng loại vật liệu trên thẻ kho. * Ở phòng kế toán Định kỳ, sau khi nhận được chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu ghi đơn giá nhập và tính thành tiền vào phiếu nhập kho. Cuối tháng, kế toán vật liệu tính giá bình quân cả kỳ dự trữ rồi mới ghi đơn giá và tính thành tiền lên phiếu xuất kho. Sau đó, kế toán tiến hành định khoản trên các chứng từ, phân loại phiếu nhập, phiếu xuất theo thời g