Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định hữu hình tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật

năm Đây cũng là phương pháp khấu hao nhanh. Phương pháp này được sử dụng phổ biến trong quá trình lập các bảng khai thuế, vì chi phí khấu hao lớn hơn trong các năm đầu của thời gian hữu dụng của TSCĐ, có huynh hướng làm hoãn thuế. Tuy nhiên, trong việc lựa chọn một phương pháp khấu hao cho các BCTC, điều cần quan tâm chủ yếu là chọn một phương pháp khấu hao hợp lý giữa chi phí (sử dụng tài sản) với thu nhập mà chi phí đó tạo ra. Mức khấu hao theo phương pháp này tính như sau: = (Nguyên giá - Giá trị thu hồi ước tính ) x Mức khấu hao kỳ i ni n((n + 1)/2) = (Nguyên giá - Giá trị thu hồi ước tính ) x Tỷ lệ khấu hao giảm theo năm VD: Thời gian sử dụng Tỷ lệ KH được áp dụng Năm thứ 1 5/15 Năm thứ 2 4/15 Năm thứ 3 3/15 Năm thứ 4 2/15 Năm thứ 5 1/15 k Phương pháp khấu hao theo nhóm hoặc hỗn hợp Do đặc trưng khác khấu của từng TSCĐ hoặc đặc trưng riêng của từng ngành, các doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp khấu hao theo nhóm TSCĐ có bản chất giống nhau, hoặc khấu hao kết hợp các TSCĐ có bản chất khác nhau và thơì gian sử dụng khác nhau. Để minh hoạ cho phương pháp này, ta giả sử công ty A tiến hành xác định khấu hao phải trích của 3 loại TSCĐ khác nhau là xe con, xe tải, xe thùng qua bảng sau: Loại TSCĐ Nguyên giá Giá trị còn lại Số khấu hao còn phải trích Thời gian hữu dụng ước tính Số khấu hao phải trích hàng năm Xe con Xe tải Xe thùng 145.000 44.000 35.000 25.000 4.000 5.000 120.000 40.000 30.000 3 4 5 40.000 10.000 6.000 Cộng 224.000 34.000 190.000 X 56.000 Từ số liệu của bảng náy kế toán xác định được tỷ lệ khấu hao hỗn hợp, đó chính là cơ sở để xác định số khấu hao phải trích hàng hàng năm và hơn nữa, xác định được được thời gian để khấu hao số TSCĐ nói trên. Cụ thể với tài liệu ở bảng trên, tỷ lệ khấu hao hỗn hợp là: 56.000/224.000=25% và từ đó xác định được thời gian cần thiết để khấu hao hết số khấu hao trên là: 190.000/56.000 =3,9 năm Phần II Thực trạng hạch toán tài sản cố định hữu hình tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật I điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật có ảnh hưởng đến hạch toán TSCĐ hữu hình 1. Lịch sử hình thành và phát triển Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật (KHKT) được thành lập theo quyết định số 28/NL/TCCB-LĐ ngày 11/1/1989 của Bộ Năng lượng (nay là Bộ Công nghiệp). Ngày đầu thành lập, Xí nghiệp gồm 40 cán bộ công nhân viên với số vốn 40 triệu đồng và một gian nhà cấp bốn ba gian. Khi đó nhiệm vụ của Xí nghiệp là tổ chức các dịch vụ buôn bán nhỏ như: đường, sữa, gạo, vật liệu .... Quy mô hoạt động như vậy chỉ tồn tại trong 1,5 năm do kinh doanh thua lỗ kéo dài. Đứng trước tình hình đó, tập thể cán bộ công nhân viên của Xí nghiệp quyết tâm tìm hướng đi mới cho Xí nghiệp. Xí nghiệp dịch vụ KHKT được thành lập lại theo quyết định số 1168 NL/TCCB- LĐ ngày 24/6/1993 của Bộ trưởng Bộ Năng lượng. Trên cơ sở Xí nghiệp dịch vụ KHKT và xưởng cơ điện trực thuộc công ty tư vấn xây dựng điện1. Xí nghiệp dịch vụ KHKT (có trụ sở chính đặt tại số 559 –Nguyễn Trãi –Thanh Xuân - Hà Nội) là một doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân, được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp và điều lệ phân cấp quản lý của Công ty tư vấn xây dựng điện I. Xí nghiệp hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có quyền sử dụng tài sản và vốn do Công ty giao, có tài khoản, có quan hệ với ngân hàng, có con dấu riêng. Tài sản của Xí nghiệp bao gồm tất cả các tài sản bằng hiện vật, tiền mặt của các đơn vị trực thuộc Xí nghiệp. Tài sản của Xí nghiệp nằm trong khối tài sản chung của Công ty, do Công ty giao để thực hiện nhiệm vụ. * Chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất Theo điều lệ tổ chức hoạt động của Xí nghiệp dịch vụ KHKT thì nhiệm vụ chủ yếu của Xí nghiệp là: + Xây lắp các công trình điện thuộc lưới điện 35KV trở xuống. + Gia công, chế tạo các cột điện vừa và nhỏ, san nền và làm đường thi công. + Các dịch vụ phục vụ công tác khảo xát thiết kế. + Sản xuất vật liệu xây dựng + Tổ chức và thực hiện các dịch vụ xã hội, đời sống ... Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp ở Xí nghiệp có thể tóm tắt qua sơ đồ sau:Sơ đồ 4: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp tại Xí ngh iệp dịch vụ KHKT Chuẩn bị các trang thiết bị, vật tư, nhân công Tiến hành thi công, xây lắp Lập kế hoạch xây lắp CT, HMCT Đấu thầu và nhận hợp đồng xây lắp CT, HMCT Duyệt quyết toán CT, HMCT hoàn thành Thanh lý hợp đồng, bàn giao CT, HMCT hoàn thành Giao nhận CT, HMCT hoàn thành Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật được thành lập chưa lâu, số vốn ban đầu không phải lớn nhưng trải qua hơn 10 năm hoạt động, Xí nghiệp đã dần dần phát triển, tạo đươc vị trí vững chắc trong ngành xây lắp điện . Nguồn vốn của xí nghiệp ngày càng tăng, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện. Điều đáng nói nhất ở Xí nghiệp là khă năng tiếp cận thị trường, mở rộng quy mô kinh doanh, thu hút các chủ đầu tư (khách hàng ) và tự tìm kiếm tham gia đấu thầu xây dựng. Sự tồn tại và phát triển của Xí nghiệp đã và đang được kiểm định bằng một loạt các công trình xây lắp có quy mô lớn, chất lượng cao. Dưới đây là một số chỉ tiêu về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong 3 năm lại đây: Biểu 2.1 Đơn vị: Đồng Năm Tổng số CBCNV Tiền lương bình quân Doanh thu Lợi nhuận 1999 107 1.495.601 54.819.750.112 1.321.993.848 2000 118 1.696.074 62.269.260.020. 1.563.622.243 2001 124 1.839.546 74.083.511.614 1.985.090.529 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Với phương châm tổ chức bộ máy gọn nhẹ, từng bước xây dựng đôị ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật giỏi, công nhân lành nghề, ít người làm được nhiều việc, chủ động trong thực hiện nhiệm vụ được giao, làm việc có hiệu quả, phù hợp với cơ chế thị trường, đúng luật, pháp quy của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm của ngành điện. Bộ máy quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc Xí nghiệp là người chỉ huy trực tiếp toán bộ bộ máy quản lý và các bộ phận khác. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: Giám đốc Xí nghiệp: Là người điều hành sản xuất kinh doanh của toàn Xí nghiệp, do cấp trên uỷ nhiệm, là người đứng đầu và chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước Công ty và trước cán bộ công nhân viên Xí nghiệp về mọi hoạt động của Xí nghiệp. Các Phó Giám đốc: Gồm có 2 Phó Giám đốc, các Phó Giám đốc là người điều hành công việc theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc trong từng công việc cụ thể. Phòng Tổ chức – Hành chính: Có chức năng thực hiện công tác pháp chế hành chính quản trị và đời sống; tổ chức cán bộ, đào tạo lao động tiền lương; bảo vệ, thanh kiểm tra và quốc phòng toàn dân. Và một số chức năng khác. Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật: Giúp Giám đốc quản lý và điều hành công việc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và quản lý vật tư, thiết bị thi công; quản lý kỹ thuật khảo sát thiết kế, thi công xây lắp, kỹ thuật an toàn vệ sinh công nghiệp, chất lượng sản phẩm, thông tin nghiên cứu khoa học kỹ thuật. Phòng Tài chính – Kế toán: Giúp Giám đốc quản lý và điều hành công việc trong lĩnh vực tài chính kế toán. Thay mặt Giám đốc giám sát và phản ánh toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cung cấp thông tin cần thiết để Giám đốc nắm được tình hình kinh doanh và tài sản của Xí nghiệp để có những biện pháp định hướng, nhằm nâng cao năng lực và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Phòng Thiết kế: Trực tiếp khảo sát, thiết kế các công trình do Giám đốc giao. Các đội xây lắp điện: Là đơn vị sản xuất trực thuộc Xí nghiệp, theo chế độ hạch toán nội bộ, thực hiện chế độ khoán của Xí nghiệp. Các đội xây lắp điện thực hiện công tác thi công xây lắp các công trình do Giám đốc và hạch toán sản xuất theo các chỉ tiêu được giao khoán, hàng quý báo cáo quyết toán với Xí nghiệp Xưởng cơ khí: Là đơn vị trực thuộc Xí nghiệp theo chế độ hạch toán phân xưởng, có trách nhiệm gia công chế tạo các sản phẩm cơ khí như các loại cột thép, xà đỡ, tiếp địa và tổ chức thi công xây lắp các công trình do Xí nghiệp giao. Mỗi đơn vị, phòng ban có chức năng riêng song mục đích cuối cùng là nhằm phục vụ sản xuất và lợi ích của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. Có thể khái quát tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp theo sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Các đơn vị sản xuất chính trong Xí nghiệp là các đội xây lắp và xưởng cơ khí, hoạt động căn cứ vào tình hình thực tế của Xí nghiệp và khả năng của mỗi đơn vị. Các đơn vị đều có mô hình tổ chức như sau: Sơ đồ 5 : Mô hình tổ chức sản xuất tại các đơn vị trực thuộc Xí nghiệp Các giám sát viên kỹ thuật Kế toán Các tổ thi công Đội trưởng Đội trưởng: Có quyền thay mặt lãnh đạo Xí nghiệp điều hành, phân tích, hạch toán và chủ động tiến độ sản xuất. Đội trưởng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp về hoạt động của đội và thực hiện các điều khoản Hợp đồng kinh tế mà A/B ký kết. Các giám sát kỹ thuật: Là các cán bộ kỹ thuật chuyên ngành có trình độ, có trách nhiệm theo dõi và xử lý kỹ thuật, tổ chức giám sát thi công đồng thời đảm bảo an toàn lao động của công nhân. Các giám sát kỹ thuật có thể khảo sát thiết kế một số công trình và điều hành thiết kế trong quá trình thi công xây lắp cho phù hợp với thực tế nếu đã báo cáo và được Giám đốc Xí nghiệp chấp thuận. Kế toán: Tập hợp, theo dõi các loại chi phí phát sinh trong quá trình thi công và định kỳ báo cáo lên phòng Tài chính –Kế toán Xí nghiệp. Các tổ thi công: Thực hiện thi công công trình, làm các nhiệm vụ được giao. Mỗi tổ thi công có một tổ trưởng làm nhiệm vụ đôn đốc, quản lý và chấm công cho các nhân viên trong tổ, thường xuyên báo cáo tiến độ sản xuất trong đội với các đội trưởng. II Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Xí nghiệp dịch vụ KHKT 1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo phương thức hỗn hợp. Phòng kế toán của Xí nghiệp thực hiện công tác kế toán chung, tại các đội sản xuất có nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh ở đội mình (đến khâu tính giá thành) và định kỳ nộp báo cáo chi phí sản xuất và giá thành của công trình và các báo cáo khác lên phòng Tài chính –Kế toán Xí nghiệp. Kế toán Xí nghiệp tập hợp chi phí sản xuất; xác định kết quả kinh doanh, xác định nghĩa vụ với Nhà nước và báo cáo lên cấp trên có liên quan. Giữa Xí nghiệp và các đơn vị trực thuộc hạch toán theo cơ chế khoán gọn, lợi nhuận được phân bổ theo quy định của Bộ tài chính. Đứng đầu phòng kế toán là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán.Toàn bộ kế toán Xí nghiệp đều đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của kế toán trưởng. Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng kế toán): Có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Xí nghiệp; kế toán trưởng giúp Giám đốc chấp hành các chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật về lao động, về sử dụng quỹ tiền lương, quỹ phúc lợi cũng như việc chấp hành các kỷ luật tài chính, tín dụng thanh toán. Ngoài ra, Kế toán trưởng còn giúp Giám đốc tập hợp các số liệu kinh tế, tổ chức phân tích các hoạt động kinh doanh, phát hiện ra cá khả năng tiềm tàng, thúc đẩy vệc thực hiện các chế độ hạch toán kế toán trong công tác bảo đảm cho hoạt động của Xí nghiệp thu được hiệu quả cao. Phó phòng: Có nhiệm vụ đôn đốc các nhân viên và xử lý các công việc khác của kế toán trưởng, lập các kế hoạch tài chính, huy động nguồn vốn nhằm đảm bảo sử dụng nguồn vốn được hợp lý và tiết kiệm, quản lý các đội sản xuất. Ngoài các công việc trên, phó phòng còn theo dõi mảng (kiêm kế toán) TSCĐ. Khi có biến động TSCĐ, kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ đồng thời ghi sổ các tài khoản có liên quan. Định kỳ căn cứ vào tỷ lệ khấu hao quy định cho từng loại tài sản, kế toán tiến hành trích khấu hao và báo nợ cho các đơn vị trực thuộc. Định kỳ lập các báo cáo về TSCĐ. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành kiêm theo dõi nội bộ: Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kỳ phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, chi phí chung, chi phí quản lý doanh nghiệp; đề xuất cá biện pháp tăng cường quản lý và tiết kiệm chi phí sản xuất; định kỳ lập báo cáo sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ và đúng thời hạn; tổ chức kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm . Kế toán Ngân hàng kiêm kế toán tổng hợp: Thực hiện kế toán vốn bằng tiền chuyển khoản tất cả các khoản phát sinh trong Xí nghiệp. Theo dõi kiểm tra đối chiếu ghi chép các nghiệp vụ thanh toán ;ghi chép tổng hợp tình hình phát sinh của các phần hành kế toán, xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo kế toán định kỳ theo quy định . Thủ quỹ kiêm kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ: Quản lý tiền mặt ngoại tệ của Xí nghiệp, căn cứ vào các phiếu thu phiếu chi kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ để nhập xuất và vào sổ quỹ kịp thời theo nguyên tắc cập nhật; đồng thời thủ quỹ còn có nhiệm vụ theo dõi mảng vật liệu công cụ dụng cụ. Kế toán tại các đội sản xuất: Mỗi đội sản xuất đều có các cán bộ kế toán chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đội định kỳ lập các bảng kê chứng từ gốc và bảng kê chi phí sản xuất và giá thành gửi về phòng kế toán Xí nghiệp. Có thể khái quát bộ máy tổ chức kế toán của Xí nghiệp theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp DVKHKT Kế toán trưởng Phó phòng kiêm kế toán TSCĐ, tiền lương Thủ quỹ kiêm kế toán vật liệu, CCDC Kế toán chi phí, giá thành kiêm theo dõi nội bộ Kế toán tổng hợp, kiêm kế toán Ngân hàng Kế toán tại các đội xây lắp 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Tổ chức hệ thống số sách kế toán là nghiên cứu, vận dụng phương pháp tài khoản và ghi số kép vào thực tế công tác kế toán. Thực chất tổ chức hình thức số là thiết kế cho mỗi đơn vị một bộ sổ tổng hợp và chi tiết có nội dung, hình thức, kết cấu phù hợp với đặc thù của đơn vị đó. Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật có đội ngũ kế toán trình độ, điều kiện trang bị kỹ thuật được máy tính hoá hoàn toàn. Do đó, với mục đích đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý, Xí nghiệp đã sử dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ kế toán. Các sổ sách được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ nói chung và hạch toán TSCĐ bao gồm: + Sổ Nhật ký chung mở cho từng năm + Sổ Nhật ký đặc biệt mở và hạch toán riêng cho tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. + Sổ cái các tài khoản sử dụng trong Xí nghiệp +Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Quy trình hạch toán TSCĐ hữu hình trên hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chung như sau: Sơ đồ 8 : Trình tự hạch toán TSCĐ hữu hình tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật Chứng từ và các bảng kê chứng từ Sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK211, TK 214 Bảng cân đối số phát sinh Các báo cáo về TSCĐ Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu III hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật Yêu cầu quản lý TSCĐ, cũng như nguyên tắc thận trọng trong hạch toán TSCĐ đòi hỏi phải kế toán chi tiết TSCĐ. Thông qua kế toán chi tiết TSCĐ, kế toán sẽ cung cấp những chỉ tiêu quan trọng về cơ cấu tài sản cả về hiện vật và giá trị, tình hình phân bổ TSCĐ theo địa điểm sử dụng cũng như tình hình bảo quản, trách nhiệm vật chất của các bộ phận và cá nhân trong việc bảo quản và sử dụng TSCĐ. Đây là các thông tin quan trọng cho lãnh đạo của Xí nghiệp. Khi có TSCĐ tăng thêm, Xí nghiệp thành lâp ban nghiệp thu, kiểm nhận TSCĐ. Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với bên giao TSCĐ, lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” đồng thời lập biên bản bàn giao tài sản cho đơn vị, bộ phận sử dụng. Biên bản này lập cho từng đối tượng TSCĐ. Với những tài sản cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán lập cho mỗi đối tượng tài sản một hồ sơ riêng. Hồ sơ này được giữ tại phòng kế toán làm căn cứ hạch toán. Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán Xí nghiệp vào thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ được mở để hạch toán chi tiết tài sản cố định theo mẫu thống nhất. Thẻ TSCĐ được lập một bản và để tại phòng kế toán để theo dõi, phản ánh diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng. Sau đó, kế toán vào sổ TSCĐ. Sổ này lập theo từng năm và lập chung cho toàn Xí nghiệp. Trường hợp giảm tài sản, căn cứ vào nguyên nhân cụ thể mà Xí nghiệp lập các chứng từ cần thiết như: Biên bản thanh lý TSCĐ. Trên cơ sở các chứng từ đó kế toán ghi giảm TSCĐ trên thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ. Có thể tóm tắt trình tự hạch toán chi tiết TSCĐ tại Xí nghiệp như sau: Chứng từ gốc Bảng liệt kê chứng từ Thẻ TSCĐ về TSCĐ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết, Danh sách (Sổ )TSCĐ Lấy trường hợp mua 01 máy quét hình ảnh năm 2001 làm ví dụ. Sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết để mua sắm TSCĐ như: Ký kết hợp đồng kinh tế, kiểm tra chất lượng tài sản ...Hai bên mua và bán lập Biên bản giao nhận TSCĐ như sau: công ty TNHH đại La thành Đ/C : 38 Đê La Thành –Phường Ô Chợ Dừa –Quận Đống Đa ĐT:(84.4) 8511464 * Fax (84.4) 5113920 biên bản giao nhận hàng Bên bán hàng: Công ty TNHH Đại La Thành Địa chỉ: 38 Đê La Thành –Phường Ô Chợ Dừa –Quận Đống Đa Điện thoại: ( 84.4) 8511464 * Fax (84.4) 5113920 Đại diện là: Bùi Thanh Hương Chức vụ: Cán bộ kinh doanh Bên mua là: Xí nghiệp dịch vụ KHKT Địa chỉ : Km 9_ Nguyễn Trãi _Thanh Xuân _Hà Nội Điện thoại : Mã số thuế: 0100100953 Đại diện là: Ông Hà Chức vụ: Trưởng phòng Kế hoạch STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng 1 Máy quét hình ảnh Epson-expresion-1640xl-Nhật Bản color image scanner Bộ 01 Chất lượng hàng : Hàng đảm bảo các thông số kỹ thuật mới 100% Phương thức thanh toán: Tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản Thời hạn thanh toán : Bên mua hàng Ông Hà -Xí nghiệp dịch vụ KHKT cam kết trả 100% tổng giá trị tiền ngay sau khi nhận đủ hàng và đầy đủ giấy tờ để thanh toán. Biên bản giao nhận và thanh toán này làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau. đại diện bên bán hàng đại diện bên mua hàng (ký tên và đóng dấu ) (ký tên và đóng dấu ) Sau khi thủ tục mua sắm tài sản hoàn thành, Giám đốc ký quyết định tăng TSCĐ và tiến bàn giao tài sản cho bộ phận sử dụng Công ty tư vấn xây dựng điện 1 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Xí nghiệp DVKHKT Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Hà Nội, ngày 25-8-2001 Biên bản bàn giao thiết bị Căn cứ vào quyết định số TVXD ĐI/DV- P2 về việc trang bị thiết bị phuc vụ sản xuất, ngày 25/8/2001 Chúng tôi gồm :1. Đại diện bên giao Ông: Vũ Hải Hà Chức vụ: Trưởng phòng Kế hoạch Ông: Nguyễn Quốc Đạt Chức vụ: Trưởng phòng Kế toán Đại diện bên nhận Ông: Phạm Anh Tuấn Chức vụ: Trưởng phòng Thiết kế Cùng bàn giao thiết bị như sau: 01 Máy scanner nguyên chiếc mới 100% + Mã hiệu: expson –expression-1640XL –Nhật Bản –Color image scanner + Chất lượng mưói 100%(kèm theo bảo hành của bên bán và của hãng ) + Tình trạng kỹ thật: Hoạt động tốt, bên bán bảo hành 12 tháng Bên giao bên nhận P2 P4 PTK Vũ Hải Hà Nguyễn Quốc Đạt Phạm Anh Tuấn Tiếp đó, kế toán phải tập hợp hoá đơn do bên bán gửi tới và các chứng từ liên quan khác như: Hoá đơn GTGT, giấy báo giá, uỷ nhiệm chi, biên bản thanh lý hợp đồng. Từ đó, kế toán ghi thẻ TSCĐ và các bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc, sổ kế toán chi tiết, Bảng danh sách TSCĐ. Thẻ Tài sản cố định Ngày 27 tháng 8 năm 2001....lập thẻ Kế toán trưởng (ký họ tên) Nguyễn Quốc Đạt Căn cứ vào hoá đơn mua hàng và biên bản mở kiện nhập TSCĐ Tên TSCĐ: Máy quét ảnh Số hiệu TSCĐ: Tài khoản: 211 Nước sản xuất (xây dựng): Đông Nam á Năm sản suất: 2001 Bộ phận sử dụng: Phòng Thiết kế Năm đưa vào sử dụng: 2001 Công suất thiết kế (diện tích ) Chứng Từ Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn tài sản Tài sản cố định Giá trị Còn lại Số Tháng Diễn giải Nguồn vốn đầu tư TK đối ứng Luợng Tiền Tỷ lệ khấu hao quý TK đối ứng Thời gian sử dụng TSCĐ (năm) Luỹ kế Từ khi Sử dụng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 BK 2.9 Tăng tài sản căn cứ vào hoá đơn mua hàng và biên bản mở kiện nhập TSCĐ Tự có 112 01 38.259.164 642 2001 Trích khấu hao năm 2001 2.391.198 2.391.198 35.867.965 Đình chỉ sử dụng ngày tháng năm Lý do đình chỉ Ghi giảm TSCĐ, chứng từ ngày tháng năm Lý do giảm Đối với trường hợp giảm TSCĐ, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ghi giảm TSCĐ trên thẻ TSCĐ và xoá tên TSCĐ đó trên bảng danh sách TSCĐ của Xí nghiệp băng một nét gạch chéo (vẫn nhìn rõ giá trị trên bảng) để theo dõi lập báo cáo và ghi vào cột ghi chú tương ứng. Sang năm sau khi lập bảng danh sách TSCĐ thì không còn TSCĐ này nữa. Lấy ví dụ trường hợp thanh lý 02 xe MUHCK năm 2001 làm ví dụ. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan (xem phần hạch toán tổng hợp giảm TSCĐ), kế toán ghi giảm 02 tài sản này trên thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TK211 và ghi giảm trên Bảng danh sách TSCĐ năm 2001 của Xí nghiệp. Biểu Sổ 2.3: chi tiết tài khoản 2111 Năm 2001 (trích ) Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có C D Số dư đầu năm 2.703.850.239 ………………….. C D3 Dư quý 3 2.986.656.461 Bk 2.9 Mua máy quét hình ảnh 112 38.259.164 ……………………… Bk 43.9 Thanh lý 02 xe MINCK 214 12.719.400 ...................................... C C4 Cộng phát sinh quý 4 28.344.000 12.719.400 C C14 Cộng phát sinh quý 1+2+3+4 329.999.622 12.719.400 C D4 Dư quý 4 3.021.130.461 Trên cơ sở sổ chi tiết, định kỳ kế toán vào bảng kê tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ. Bảng này được lập luỹ kế từ đầu năm đến cuối quý II Hạch toán tổng hợp biến động tăng giảm TSCĐ tại Xí nghiệp dịch vụ KHKT 1. Tài khoản sử dụng để hạch toán TSCĐ hữu hình Hệ thống tài khoản của công ty được chi tiết đến TK cấp 3 trên cơ sở hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính. Để hạch toán TSCĐ hữu hình, Xí nghiệp sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: Số hiệu TK Tên TK 211 TSCĐ hữu hình 2112 Nhà cửa 2113 Máy móc thiết bị 2114 Phương tiện vận tải 2115 Dụng cụ quản lý 2118 TSCĐ hữu hình khác 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 411 Nguồn vốn kinh doanh 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản Ngoài ra, Xí nghiệp còn sử dụng một số tài khoản khác để hạch toán như: TK 111, 112, , 138, 141, 338, 642, 627.... 2. Hạch toán tăng TSCĐ hữu hình TSCĐ của Xí nghiệp được hình thành (chủ yếu) từ hai nguồn cơ bản: Nguồn vốn ngân sách (chiếm tỷ lệ nhỏ) và nguồn vốn tự bổ sung. Trong đó chủ yếu do mua sắm (kể cả mua cũ và mới), các trường hợp khác ít hoặc hầu như không xảy ra. Xuất phát từ nhu cầu mua của các đơn vị, bộ phận, căn cứ vào thực trạng và nhu cầu đổi mới TSCĐ của Xí nghiệp. Xí nghiệp tiến hành mua sắm TSCĐ theo trình tự sau: Bộ phận có nhu cầu làm tờ trình đề nghị mua TSCĐ đầu tư cho đơn vị mình, nêu rõ mục đích sử dụng, phương pháp quản lý tài sản; Theo nhu cầu thực tế, lãnh đạo Xí nghiệp phê duyệt, chủ trương về nguồn vốn đầu tư cho tài sản đó; Các phòng ban chức năng tiến hành các thủ tục mua sắm cần thiết theo quy định và bàn giao cho bộ phận sử dụng; Kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan vào hồ sơ TSCĐ để làm căn cứ cho hạch toán TSCĐ. Các chứng từ ban đầu liên quan đến việc mua sắm TSCĐ bao gồm: Tờ trình yêu cầu mua tài sản, hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn GTG, uỷ nhiệm chi, biên bản bàn giao tài sản cho bộ phận sử dụng ...Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ: Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có Tk 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Và ghi bút toán kết chuyển nguồn Nợ TK 441, 414,... Có TK 411 Nếu TSCĐ này được hình thành bằng nguồn vốn khấu hao, kế toán ghi: Có Tk 009 : Nguyên giá TSCĐ Lấy trường hợp mua máy quét hình ảnh tháng 8/ 2001 làm ví dụ. Căn cứ vào đề nghị của phòng Thiết kế và được sự đồng ý của Giám đốc Xí nghiệp, Xí nghiệp quyết định dùng nguồn vốn khấu hao để mua máy quét ảnh. TSCĐ này đã được bàn giao theo biên bản bàn giao tài sản (xem phần hạch toán chi tiết trang 42). Đến ngày 25/8/2001 bên bán hàng gửi hoá đơn GTGT tới Xí nghiệp chờ thanh toán:  Hoá đơn ( GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng ) Ngày 25 tháng 8 năm 2001 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Đại La Thành Địa chỉ: 38 Đê La Thành – Hà Nội Điện thoại : MS: 0 1 0 1 0 0 7 8 4 4 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Xí nghiệp dịch vụ KHKT Địa chỉ: Km 9 -đường Nguyễn Trãi Số TK Hình thức thanh toán: Ngân hàng MS: 0 1 0 0 1 0 0 9 5 3 0 0 3 1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy SCANNER –1640XL + cablet đĩa cái CT Bộ 01 38.529.163 Cộng tiền hàng: 38.529.163 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 3.852.916,3 Tổng tiền thanh toán : 42.382.080 Số tiền bằng chữ: Bốn hai triệu ba trăm tám hai nghìn không trăm tám mươi đồng chẵn. Mẫu số: 01 GTKT –3LL BH/00-B Người mua hàng Kế