Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Thương mại Vạn An

í trích trước Thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ. Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Các khoản thu giảm chi. Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng. Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh. (10) Kết chuyển vào kỳ sau. c. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí quản lý chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Ngoài hoạt động kinh doanh hàng hóa, doanh nghiệp thương mại còn có các hoạt động khác như: Hoạt động tài chính, hoạt động bất thường. Mỗi hoạt động đều có thu nhập, chi phí và kết quả riêng cho nên chi phí quản lý doanh nghiệp cần được phân bổ cho từng hoạt động theo từng tiêu thức thích hợp. Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được phân bổ cho hàng đã bán và hàng chưa bán. Phơng pháp phân bổ giống như chi phí bán hàng. Nhưng để đơn giản cho công tác kế toán thì chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp được bao nhiêu sẽ phân bổ cho hàng đã bán bấy nhiêu. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp có doanh thu ít hoặc chu kỳ kinh doanh dài ngày vẫn có thể phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng chưa bán. Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Sơ đồ 15 TK 334,338 TK 642 TK 111,112,1388 (1) (9) TK 152,153 (2) TK 214 TK 911 (3) TK 1422 TK 335,1421 (10a) (10b) (4) TK 333 (11) (5) TK 139,159 TK 139 (6) (12) TK 111,112 (7) TK 3337 (8) Tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ trả cho nhân viên quản lý. Xuất vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp. Trích khấu hao TSCĐ cho toàn doanh nghiệp. Chi phí phân bổ dần, chi phí trích trước. Thuế phí, lệ phí phải nộp. Trích lập các khoản dự phòng. Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. Thuế nhà đất, tiền thuê đất phải nộp NSNN. Các khoản thu giảm chi. (10a) Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào kỳ sau. (10b) Thực hiện kết chuyển kỳ sau. (11) Cuối kỳ thực hiện kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh. (12) Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước chưa sử dụng lớn hơn số phải trích lập năm nay. 5.3/ Kế toán xác định kết qủa kinh doanh. Cuối kỳ các doanh nghiệp kinh doanh thương mại phải xác định kết qủa bán hàng trong kỳ. Để phản ánh tình hình xác định kết qủa bán hàng kế toán sử dụng tài khoản 911 và tài khoản 421 Tài khoản 911 - Xác định kết qủa kinh doanh: Dùng để phản ánh, xác định kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán hay một kỳ hạch toán. Tài khoản 421 - Lãi chưa phân phối: Dùng để phản ánh kết qủa kinh doanh của doanh nghiệp (lãi, lỗ) và tình hình phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp. Tài khoản 421 được mở chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 sau: TK 4211 - Lợi nhuận năm trước: Phản ánh kết qủa kinh doanh, tình hình phân phối kết qủa và số lãi chưa phân phối thuộc về doanh nghiệp. TK 4212 - Lợi nhuận năm nay: Phản ánh kết qủa kinh doanh, tình hình phân phối kết qủa và số lãi chưa phân phối của năm nay. Sơ đồ hạch toán Sơ đồ 16 TK 632 TK 911 TK 511 (2) (1) TK 641 (3) TK 642 TK 421 (4) TK 1422 (5) (6b) (6a) Kết chuyển doanh thu bán hàng trong kỳ. Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn lại của kỳ trước (Đang chờ kết chuyển) trừ vào kết quả của kỳ này. (6a) Kết chuyển lãi. (6b) Kết chuyển lỗ. 5.4/ Sổ sách kế toán sử dụng trong hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Ngoài việc hạch toán trên các tài khoản tổng hợp, kế toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng còn phải được tổ chức hạch toán chi tiết theo từng đối tượng cụ thể, nhằm tính toán, xác định kết qủa kinh doanh và cung cấp các thông tin cần thiết về kết qủa kinh doanh theo yêu cầu quản lý. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà áp dụng kế toán chi tiết cho hợp lý. Có thể kế toán chi tiết bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo nhóm hàng, ngành hàng, lô hàng hoặc theo từng địa điểm kinh doanh như từng cửa hàng, quầy hàng để theo dõi phân tích đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng đối tượng. Còn về tổ chức bộ sổ kế toán chi tiết. Tuỳ theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng, mà doanh nghiệp quy định việc sử dụng sổ sách kế toán khác nhau cho phù hợp trong quá trính hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. * Về sổ kế toán chi tiết: Bao gồm sổ chi tiết các tài khoản : 111, 112, 131, 141 156, 331, 511, 521, 531, 532, 632, 641, 642, 911, 421.... * Sổ kế toán tổng hợp: - Hình thức nhật ký chung: + Sổ cái các tài khoản: 111, 112, 131, 156, 511, 512, 632, 641, 642, 911... + Sổ nhật ký đặc biệt bao gồm: Sổ nhật ký bán hàng và sổ nhật ký thu tiền. + Sổ nhật ký chung (Nhật ký chuyên dùng nếu có). - Hình thức chứng từ ghi sổ: +Sổ cái các tài khoản:111, 112, 141, 131, 156, 331, 511, 512, 531, 641, 642, 635, 911, 421,... + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Hình thức nhật ký chứng từ: + Nhật ký chứng từ số 1,2,8,10. + Bảng kế số 8,9,10,11. + Sổ cái các tài khoản:156, 632, 641, 642, 511, 512, 911... Phần II thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hóa và kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Thương mại Vạn An ***** I. Đặc điểm kinh tế và bộ máy tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Vạn An có ảnh hưởng tới hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá. 1.1Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Vạn An: Công ty được hình thành dựa trên luật doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn do công ty quản lý, có con dấu riêng, có tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của nhà nước. Tên chính thức là: Công ty TNHH Thương mại Vạn An. Tên giao dịch: Van An Trading Company Limited. Số điện thoại: 04.6330439 Fax: 04.6331555 Có trụ sở tại: 112 Lĩnh Nam - Mai Động - Hoàng Mai - Hà Nội. Số tài khoản giao dịch: 4311 – 00-20235 (mở tại ngân hàng Kỹ thương Việt Nam chi nhánh Hoàn kiếm) Mã số thuế: 0101018067 Công ty kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là cung cấp thiết bị máy tính và phân phối hàng dinh dưỡng dành cho Trẻ em (HIPP). Là một công ty TNHH nên số vốn là do các thành viên góp vốn, với số vốn điều lệ là: 1.000.000.000đ Trong nền kinh tế thị trường, đòi hỏi các doanh nghiệp phải hạch toán kinh doanh triệt để thì mới có thể tồn tại và phát triển. Đối với Công ty Vạn An là một công ty mới thành lập còn non trẻ luôn phải chịu sự cạnh tranh khốc liệt của các Công ty khác đã có chỗ đứng trên thị trường. Trong những năm đầu thành lập Công ty kinh doanh cung cấp mặt hàng thiết bị máy vi tính, nhưng do sự nhanh nhậy trong kinh doanh, ban lãnh đạo công ty đã nắm bắt được thị trường và đi đến quyết định bổ sung mặt hàng kinh doanh là dinh dưỡng dành cho trẻ em(HIPP), và trở thành nhà nhập khẩu và phân phối duy nhất tại Việt Nam. Trong những năm qua tuy doanh thu của doanh nghiệp chưa thật cao nhưng công ty luôn đảm bảo doanh thu năm sau cao hơn năm trước và có thể khẳng định sự phát triển của công ty 1.2. Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Vạn An Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức thành phòng phù hợp với mô hình và đặc điểm kinh doanh của công ty, là một doanh nghiệp nhỏ. Trong quá trinh hoạt động Giám đốc công ty trực tiếp điều hành trưởng phòng, tổ chức điều hành các hoạt động kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng yêu cầu bảo toàn và phát triển công ty. Trong hoạt động của công ty, ban hành hệ thống biểu mẫu báo cáo của công ty, các định mức ,định biên về lao động kỹ thuật, chi phí, doanh thu... hỗ trợ cho giám đốc còn có các trưởng phòng. Các trưởng phòng có chức năng, nhiệm vụ giúp việc và chịu sự quản lý của giám đốc cung cấp thông tin thuộc chức năng lĩnh vực của mình tạo điều kiện cho giám đốc cung cấp thông tin chức năng lĩnh vực của mình tạo điều kiện cho ban lãnh đạo ra quyết định chỉ đạo kinh doanh kịp thời đúng đắn. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Vạn An Giám Đốc Phòng Kế toán Phòng kinh doanh Phòng Marketing Phòng kỹ thuật Kho Lĩnh Nam Từng phòng có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, nhưng giữa các phòng đều có mối liên hệ mật thiết với nhau. *Phòng kế toán và tổ chức hành chính có chức năng và nhiệm vụ sau: Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm thiết bị phục vụ cho công tác kinh doanh của Công ty trình lên Giám đốc. Kiến nghị đề xuất nên giám đốc việc tuyển chọn, đào tạo, mức lương, thưởng tiêu chuẩn cần thiết của nhân viên. + Thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định thống nhất cách ghi chép kế toán. + Tổ chức bộ máy hành chính nhân sự của công ty, soạn thảo trình giám đốc ký kết các hợp đồng lao động. + Tham mưu cho giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lược kinh doanh. *Phòng kinh doanh có chức năng nhiệm vụ sau: + Tổ chức hoạt động kinh doanh bán hàng theo quy định của công ty. + Xây dựng kế hoạch tiêu thụ và chịu trách nhiệm về kết quả bán hàng và thu hồi nợ cũng như mọi phat sinh trong quá trình tiêu thụ. *Phòng kỹ thuật: phối hợp với phòng kế toán kinh doanh điều động đi giao nhận hàng (thiết bị máy vi tính) Tổ chức bảo hành các thiết bị *Phòng Marketing: + Quan hệ trực tiếp với khách hàng + Giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm những khách hàng mới + Chăm sóc những khách hàng truyền thống + Theo dõi và báo cáo tình hình biến động của thị trường Kho: là nơi bảo quản hàng hoá mua về gia công đóng gói của công ty Nhiệm vụ chính của công ty là kinh doanh thương mại theo đúng pháp luật của nhà nước và theo đúng hướng dẫn của sở kế hoạch và đầu tư hà nội nhằm đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Là một công ty TNHH Thương mại Vạn An nên công ty Vạn An có quyền sử dụng vốn sao cho có hiệu quả để thực hiện nghiã vụ kinh doanh của mình. Phải có trách nhiệm chấp hành các chính sách của nhà nước, thực hiện đầy đủ các cam kết trong giấy phép kinh doanh theo đúng mục đích thành lập của công ty và theo đúng ngành nghề đã đăng ký kinh doanh. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại công ty TNHH Thương mại Vạn An thương mại Vạn An. 2.1.Đặc điểm bộ máy kế toán. Pháp lệnh kế toán thống kê qui định tất cả các đơn vị sản xuất, kinh doanh đều phải có tổ chức bộ máy kế toán để tổ chức, chỉ đạo và thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp. Hoạt động của bộ máy kế toán trong mỗi doanh nghiệp bao gồm các khâu công tác khác nhau, được sắp xếp theo một qui trình nhất định trên cơ sở trình tự phương pháp kế toán, các phương tiện tính toán, ghi chép để thu nhận, kiểm tra, xử lý, tổ hợp cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Do đó, tổ chức bộ máy kế toán phải lựa chọn mô hình tổ chức thích hợp. Lựa chọn mô hình tổ chức hợp lý sẽ tạo điều kiện giải quyết hợp lý hoá công tác kế toán, đảm bảo chất lượng hạch toán, rút ngắn thời gian hạch toán, đảm bảo hạch toán phục vụ sát với hoạt động kinh doanh, sử dụng có hiệu quả lao động, nâng cao năng suất lao động hạch toán. Căn cứ vào đặc điểm, tính chất, quy mô kinh doanh công ty TNHH Thương mại Vạn An đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Mọi công việc kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán (chịu sự kiểm soát của kế toán trưởng), ở các đơn vị trực thuộc chỉ có các nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu. Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận, xử lý chứng từ, ghi chép, tổng hợp, lập báo cáo tài chính… đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán Tổng hợp Kế toán Công nợ Kế toán kiêm thủ quỹ Kế toán hàng hoá Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng. Kế toán có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác kế toán tài chính công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính tham mưu cho giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch tài chính tín dụng với đơn vị liên quan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc. - Kế toán hàng hoá: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hoá, tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty và tính giá hàng hoá. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi phần thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả kinh doanh. - Kế toán kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoặc chi tiền mặt. Thủ quỹ ghi phần thu, chi tiền mặt vào cuối ngày và đối chiếu với số liệu của kế toán thanh toán tiền mặt. Ngoài ra còn làm công tác kế toán. - Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi công nợ phải trả, phải thu, cung cấp thông tin về tình hình công nợ của công ty một cách nhanh chóng và chính xác. Toàn nhân viên phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng. 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán. Việc ghi chép, tổng hợp hệ thống hoá số liệu kế toán từ chứng từ để cung cấp số liệu lập báo cáo tài chính là khâu chiếm khối lượng công việc chủ yếu của bộ máy kế toán. Do đó, tổ chức vận dụng hình thức tổ chức hình thức sổ sách kế toán hợp lý, thích hợp với quy mô kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp sẽ phát huy được chức năng giám đốc của kế toán, cung cấp được đầy đủ, chính xác, kịp thời các chỉ tiêu cho quản lý kinh doanh, có khả năng đơn giản hoá , giảm nhẹ việc ghi chép, đối chiếu nâng cao hiệu suất công tác kế toán. Hình thức ghi sổ mà công ty áp dụng là “ Chứng từ ghi sổ” . Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi sổ gồm : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái , sổ nhật ký quỹ . Ngoài việc hạch toán vào sổ trên còn hạch toán chi tiết vào các sổ chi tiết như sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết phải thu… Trình tự ghi sổ được khái quát qua sơ đồ sau: (Theo hình thức chứng từ ghi sổ) Sơ đồ hình thức chứng từ ghi sổ. Sổ hạch toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số PS Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra III. Hạch toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thương mại Vạn An : Công ty TNHH Thương mại Vạn An kinh doanh hai mặt hàng chủ yếu là thiết bị máy vi tính và sản phẩm dinh dưỡng dành cho trẻ em(HIPP). Tuỳ vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng cũng khác nhau.Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau nên việc tiêu thụ cũng diễn ra không được đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều, tháng ít đó là điều tất nhiên. 3.1/ Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn: Trường hợp bán buôn hàng qua kho thì đơn vị bán phải lập “hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT)” hoặc “hóa đơn bán hàng” hay “hóa đơn kiêm phiếu xuất kho” thành 3 liên. Liên 1: Lưu Liên2: Giao khách hàng Liên 3: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ Trên chứng từ bán hàng phải ghi đấy đủ các yếu tố như: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, đơn vị tính, số lương, đơn giá, thuế GTGT ( nếu có ), tổng số tiền phải thanh toán. Trên các bao, kiện hàng phải dán phiếu đóng hàng ghi rõ loại hàng và số lượng hàng giao trong kiện. Nếu là thùng gỗ còn phải ghi trọng lượng hàng hoá bên trong và trọng lượng bao bì. Hoá đơn chứng từ bán hàng là căn cứ để xuất hàng, ghi thẻ kho, sổ sách kế toán, thanh toán tiền hàng với người mua và là cơ sở để kiểm tra khi cần thiết. Trường hợp hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì đơn vị bán buôn căn cứ vào hợp đồng đã ký kết báo cho người cung cấp biết để chuyển hàng cho người mua hoặc báo cho bên mua đến nhận hàng trực tiếp tại nơi cung cấp. Sau đó đơn vị bán buôn chịu trách nhiệm thanh toán với đơn vị cung cấp và với người mua hàng. Khi bán hàng vận chuyển thẳng, đơn vị bán buôn phải lập " Hoá đơn GTGT " hoặc " Hoá đơn bán hàng "thành 3 liên: Liên 1: Lưu Liên2: Giao khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán Ví dụ: Ngày 6 tháng 2 công ty bán hàng theo hợp đồng số 00215 kế toán công ty thực hiện các công việc sau: Biểu số 1: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 3: Dùng để thanh toán CD/00-B Ngày 6 tháng 2 năm 2004 No: 000632 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại Vạn An Địa chỉ: 112 Lĩnh Nam Mai Động- Hà Nội Số tài khoản: 4311- 00-20235 Mở tại ngân hàng kỹ thương Việt Nam chi nhánh Hoàn Kiếm. 0 1 0 1 0 1 8 0 6 7 - - - - - Điện thoại:...............MST: Họ tên người mua hàng: Hoàng Văn Tú Đơn vị: Siêu thị Thái Hà Địa chỉ: 174 Thái Hà- hà nội Hình thức thanh toán: Tiền Mặt Số TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) A B C 1 2 3=1x2 1 Trà dinh dưỡng kích thích tiêu hoá Hộp 6 46.637 279.822 2 Trà DD giảm viêm phế quản Hộp 6 46.637 279.822 3 Trà DD táo tây(200g) Hộp 12 48.273 579.276 4 Trà DD cho bà bầu Hộp 6 55.636 333.816 Cộng tiền hàng 1.472.736 Thuế suất thuế GTGT 10%: Tiền thuế GTGT 147.274 Tổng cộng tiền thanh toán 1.620.010 Số tiền bằng chữ: (Một triệu sáu trăm hai mươi ngàn không trăm mười đồng) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ dùng hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho khi nhận được hoá đơn thủ kho sẽ ghi vào sổ chi tiết hàng hoá số lượng hàng đã được bán. Người mua nhận được hàng hoá sau khi đã kiểm đủ hàng và chấp nhận thanh toán theo hình thức đã ghi trong hoá đơn. Kế toán công ty giao hoá đơn(Liên 2) cho khách hàng. Để làm căn cứ và làm cơ sở pháp lý cho kế toán quản lý ngay sau khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán phải viết phiếu thu tiền Biểu số: 2 Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Vạn An Địa chỉ: 112 Lĩnh Nam- Hà Nội Phiếu thu Ngày 6 tháng 02 năm 2004 Quyển số: Số: Nợ:111 Có: 511,3331 Họ tên người nộp tiền: Hoàn Văn Tú Địa chỉ: 174 Thái Hà- Hà Nội Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng hóa theo hợp đồng số 00215. Số tiền: 1.620.010 Viết bằng chữ: (Một triệu sáu trăm hai mươi nghìn không trăm mười đồng). Kèm theo 01 chứng từ gốc. 1.620.010 Đã nhận đủ (Viết bằng chữ): Một triệu sáu trăm hai mươi nghìn không trăm mười đồng Ngày 6 tháng 2 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu Người nộp Thủ quỹ (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Trong ngày pháp sinh nhiều nghiệp vụ thu tiền hàng, nên để tiện cho việc ghi chép, theo dõi công nợ phải thu kế toán công ty sử dụng TK 131- Phải thu của khách hàng. Đồng thời để theo dõi nợ phải thu kế toán còn sử dụng sổ chi tiết TK 131 và sổ cái TK 131 . Do tất cả các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng kế toán đều phản ảnh qua Nợ TK 131, Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền kế toán mới phản ánh vào bên Có TK 131. Ví Dụ: Nghiệp vụ bán hàng cho siêu thi Thái Hà ngày 6 tháng 2 kế toán doanh nghiệp phản ánh như sau: Nợ TK 131: 1.620.010 Có TK 511 1.472.736 Có TK 3331 147.274 Khi nhận được tiền hàng kế toán ghi: Nợ TK 111 1.620.010 Có TK 131 1.620.010 Căn cứ vào những chứng từ gốc của nghiệp vụ bán hàng diễn ra trong ngày kế toán công ty phản ánh vào chứng từ ghi sổ. Thực chất chứng từ ghi sổ là những định khoản theo kiểu tờ rời để tập hợp các chứng từ gốc cùng loại. Biểu số:3 Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Vạn An Số: 110 Chứng từ ghi sổ Ngày 6tháng 2 năm 2004 Diễn giải Tài khoản ghi Số tiền Ghi chú Nợ Có Bán hàng ST Thái Hà Thuế VAT phải nộp Thu tiền ST Thái Hà Bán hàng ST Thái An- TB Thuế VAT phải nộp ........... 131 131 111 131 131 ....... 511 3331 131 511 3331 ..... 1.472.736 147.274 1.620.010 3.262.924 326.292 Tổng cộng 7.532.400 Kèm theo ...... chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (ký) (ký) Đối với khách hàng ở các tỉnh, thành phố khác nhau như: ST bài thơ- Đà Nẵng, ST Thái An Thái Bình…Để thực hiện nghiệp vụ bán hàng này giữa công ty và khách hàng ngoài hợp đồng kinh tế ra thì hai bên phải có được sự tin cậy và hiểu biết về nhau. Ví Dụ: Ngày 16/2 ST Bài Thơ Đà Nẵng mua hàng với giá bán là 5.745.000đ. Theo như thường lệ công ty TNHH Thương mại Vạn An sẽ viết hoá đơn hoá tri gia tăng sau đó xé Liên 2 gửi kèm hàng hoá vào cho ST Bài Thơ. Việc chuyển hàng được thực hiện bởi nhân viên phòng kinh doanh, hàng sẽ được đóng hộp sau đó chuyển ra Ga Hà Nội và gửi vào cho siêu thị Bài Thơ. Khi khách hàng nhận được hàng kiểm đủ và chấp nhận thanh toán thì kế toán lập định khoản: Nợ TK 131 6.319.500 Có TK 511 5.745.000 Có TK 3331 574.500 Đồng thời kế toán phản ánh vào sổ chi tiết TK 131 và các sổ sách liên quan. Việc tiêu thụ hàng hoá của công ty có thể thu tiền ngay, cũng có thể khách hàng chấp nhận nợ. Vì vậy để việc theo dõi công nợ với người mua được chính xác, phục vụ cho việc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh chóng chính sác kế toán công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua( Sổ chi tiết TK131). Sổ chi tiết nợ phải thu được lập riêng cho từng đơn vị mua hàng, nội dung của sổ được ghi rõ số phải thu, số đã thu và số còn phải thu. Chi tiết của bảng được phản ánh qua biểu sau: Biểu số 4: Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Vạn An Sổ chi tiết Phải thu của khách hàng(TK131) Tên đơn vị nợ: Siêu thi Coop Mart Địa chỉ:1E Trường Chinh Hà Nội Tháng 2/2004 Chứng từ Diễn giải Số phải thu Số đã thu Số còn phải thu Số Ngày Số tiền Hạn trả Số tiền Ngày trả Số dư đầu tháng 17.261.700 02/ 02 Mua hàng 1.738.800 15 ngày 19.000.500 09/ 02 Thanh toán bằng chuyển khoản 8.670.500 06/ 02 10.330.000 16/ 02 Mua hàng 1.720.800 15ngày 12.050.800 20/ 02 Thanh toán tiền hàng 1.738.800 18/ 02 10.312.000 28/ 02 Số dư cuối tháng 10.312.000 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký tên) (ký tên) Đồng thời, để theo dõi số phải thu của khách hàng kế toán còn phải sử dụng sổ cái TK131 căn cứ vào những chứng từ như phiếu xuất kho hàng hoá vào sổ cái TK 131 kế toán theo dõi những TK phải thu diễn ra trong tháng ở cuối mỗi tháng kế toán tập hợp số phát sinh nợ, phát sinh có trong tháng cuối tháng kế toán công nợ dựa vào số dư đầu tháng, số phát sinh nợ, có trong tháng để tính số dư cuối tháng làm cơ sở lập bảng cân đối tài khoản. Kết cấu sổ cái tài khoản 131 được thể hiện qua biểu sau: Biểu số: 5 Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Vạn An Sổ cái Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng. Trang: Số hiệu tại khoản: 131 Tháng2/ 2004 Ngày  CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền  Số Ngày Nợ Có  Số dư đầu kỳ  59.648.554  28/2  2/2 Bán hàng ST CoopMart  511 1.580.727 Thuế VAT đầu ra  3331 158.073  3/2 Thu tiền hàng kỳ trước  111 8.758.640 5/2  Bán hàng Shop bambinostar  511 1.349.188 Thuế VAT đầu ra  3331 134.919 6/2  Bán hàng ST Thái Hà  511 1.472.736  Thuế VAT đầu ra  3331 147.274  6/2 Thu tiền bán hàng 111 1.620.010  6/2  Bán hàng ST Thái An 511 3.262.924  Thuế VAT đầu ra  3331 326.292  ….  ….. …  16/2  Bán hàng ST Bài Thơ- Đà Nẵng 511 5.745.000  Thuế VAT đầu ra  3331 574.500  16/2 Bán hàng ST CoopMart  511 1.564.367  Thuế VAT đầu ra  3331 156.437  20/2  Thu tiền ST CoopMart 111 1.738.800  25/2  Bán hàng Công ty Metrocast 511 3.730.000  Thuế VAT đầu ra  3331 373.000  28/2 Cộng số phát sinh  370.838.630 274.989.450  Số dư cuối kỳ 155.497.734 Đồng thời kế toán quỹ tiền mặt lập sổ cái tiền mặt(TK 111) để theo dõi sự biến động của tiền mặt trong tháng. Sổ cái TK 111 có kết cấu như sau: Biểu số: 6 Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Vạn An Sổ cái Tên tài khoản: Tiền Mặt. Trang: Số hiệu tại khoản: 111 Tháng2/ 2004 Ngày CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền  Số Ngày Nợ Có  Số dư đầu kỳ  39.852.900  28/2  3/2  Thu tiền hàng kỳ trước 131  8.758.640  6/2 Thu tiền ST Thái Hà 131  1.620.010  7/2 Chi tiền bảo quản hàng hoá  641  1.780.800  10/2 Thu tiền bán hàng  131 7.840.300   12/2 Trả tiền điện  641 891.800   …  … …  26/2 CK thanh toán  635  215.000  28/2  Cộng số phát sinh trong kỳ  27.248.600  33.615.000  Số dư cuối kỳ  33.486.500 Đồng thời kế toán quỹ cũng theo dõi sự biến động của tiền mặt thông qua sổ quỹ tiền mặt.Sổ chi tiết tiền mặt cũng là căn cứ để kế toán lập bảng cân đối tài khoản vào cuối tháng. Sổ chi tiết tiền mặt có cấu tạo như sau: Biểu số 7: Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Vạn An Sổ chi tiết Tên tài khoản: Tiền Mặt. Số hiệu tại khoản: 111 Tháng 2 năm 2004 Ngày CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền  Số tiền tồn qũy Số Ngày Nợ Có  Số dư đầu kỳ  39.852.900  39.852.900 28/2 3/2 Thu tiền hàng kỳ trước 131  8.758.