Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Văn Phòng Phẩm Hồng Hà

421 được chi tiết thành 2 tiểu khoản: TK4211: lãi năm trước TK4212: lãi năm nay. Phương pháp hạch toán: Sơ đồ 9: Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ. TK632 TK911 TK511,512 Kết chuyển giá vốn kết chuyển doanh thu hàng bán thuần về tiêu thụ TK641 Kết chuyển chi phí Bán hàng TK642 TK421 Kết chuyển chi phí kết chuyển lỗ Quản lý doanh nghiệp TK142 Kết chuyển chi phí Chờ kết chuyển Kết chuyển lãi IV. tổ chức hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ. Công tác kế toán ở các doanh nghiệp bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc, thông qua quá trình ghi chép, theo dõi và sử lý dữ liệu trong hệ thống sổ sách cần thiết, và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán định ky. Trong hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ, các chứng từ gốc thường sử dụng bao gồm: phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, phiếu thu... Tùy theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng mà trình tự ghi sổ và cách tổ chức hệ thống sổ sách kế toán hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là khác nhau: Hình thức sổ kế toán Nhật ký- Sổ cái. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc ghi vào Nhật ký-Sổ cái, đồng thời ghi vào các sổ(thẻ) chi tiết doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, xác định kết quả... Cuối tháng khóa sổ và tiến hành đối chiếu số liệu giữa Nhật ký-Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết(được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) sau đó kế toán xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo tài chính cần thiết. Sơ đồ 11: Hạch toán theo hình thức Nhật ký -Sổ cái: Chứng từ gốc Sổ qũy Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK632,511,641... Nhật ký- sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết. Hình thức ghi sổ này có ưu điểm là cách ghi chép rất đơn giản, trình độ kế toán yêu cầu không cao song vì vậy mà chỉ vận dụng cho những doanh nghiệp nhỏ, sử dụng ít tài khoản và có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ky, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 12: Hạch toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ (thẻ) kế toán chi tiết các TK632,511,641 Sổ cái TK632,511,641,911, 532... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Hình thức ghi sổ Nhật kýchung có thể vận dụng cho các loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn. Đây là hình thức được rất nhiều doanh nghiệp chọn sử dụng bởi cách ghi chép đơn giản và rất thuận lợi cho áp dụng kế toán máy. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ: Đặc trưng cơ bản của hình thức tổ chức sổ kế toán chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợplà ''chứng từ ghi sổ''. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái + ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt khi ghi sổ kế toán. Sơ đồ 13: trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK511,632,911.. Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK511,632,911... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Hình thức ghi sổ này được vận dụng cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp lớn và thuận lợi khi sử dụng kế toán máy , song nhược điểm của hình thức ghi sổ này là ghi chép trùng lắp nhiều. Hình thức sổ kế toán Nhật ký- Chứng từ: Các nguyên tắc cơ bản của hình thức ghi sổ này: Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Các loại sổ sách sử dụng gồm: Nhật ký chứng từ, sổ cái, bảng kê, các sổ thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 14: Hạch toán theo hình thức Nhật ký- chứng từ. Chứng từ gốc Bảng kê số 5,8,9,10,11 Nhật ký-chứng từ số 8 Sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK632,511,641,642, 531,532,911... Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Hình thức ghi sổ kế toán này có thể vận dụng được cho cácloại hình doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp lớn. Rất thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, song lại không tiện cho việc làm kế toán trên máy và yêu cầu trình độ nhân viên kế toán phải cao và đồng đều. V. khái quát nội dung, trình tự hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại một số nước trên thế giới. kế toán Pháp: Với kế toán Pháp, thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ từ người bán sang cho người mua. Doanh thu bán hàng là giá bán thực tế ghi trên hóa đơn của người bán và được xác định bằng cách lấy gía bán (giá niêm yết) trừ đi các khoản giảm giá, bơt giá, hồi khấu chấp nhận cho người mua. Giá bán không bao gồm thuế giá trị gia tăng (TVA) đã thu của người mua. Giá bán bao gồm cả chiết khấu chấp nhận cho người mua. Khác với kế toán Việt nam, doanh thu bán hàng là giá bán được ghi trên hóa đơn, các khoản giảm giá, bơt giá, hồi khấu...được hạch toán tách riêng với doanh thu bán hàng. Thuế TVA là loại thuế gián thu, thu trên phần giá trị gia tăng của thành phẩm ,hàng hóa, dịch vụ sau từng khâu sản xuất, bán buôn và bán lẻ. Cách tính thuế và hạch toán thuế của kế toán Pháp giống kế toán Việt nam trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. để hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm, kế toán Pháp sử dụng các tài khoản sau: TK701: thu nhập về bán thành phẩm TK709 : giảm giá, bớt giá, hồi khấu trên giá bán. TK41(411-419): khách hàng và các tài khoản có liên quan TK4457: thuế TVA thu hộ Nhà nước. TK665: chiết khấu đã chấp nhận Các tài khoản khác như TK530 '' tiền mặt'', TK512 ''ngân hàng'' TK514 ''bưu chi phiếu''. Các nghiệp vụ về tiêu thụ thành phẩm được hạch toán như sau: + Khi bán hàng đã có hóa đơn: Nợ TK 530,512...số đã thu bằng tiền Nợ TK 411: số chưa thu Có TK 701: giá bán Có TK 4457: thuế TVA đầu ra + Nếu phát sinh hàng bán bị trả lại: Nợ TK 701: giá bán của hàng bị trả lại Nợ TK 4457: ghi giảm thuế TVA của hàng trả lại Có TK 530,512: trả lại người mua bằng tiền Có TK 411: giảm nợ phải thu + Nếu phát sinh giảm giá, bơt giá, hồi khấu: . Trường hợp chấp nhận cho người mua ngay khi lập hóa đơn ban đầu, kế toán lấy giá bán trừ các khoản đó thì ra giá thực tê .Trường hợp chấp nhận ngoài hóa đơn (sau khi đã lập hóa đơn ban đầu) Nợ TK 709: số giảm giá, bớt giá, hồi khấu Nợ TK 4457: giảm thuế Có TK 530,512,514,411 + Bán hàng có chiết khấu giành cho khách hàng: Chiết khấu ngay khi lập hóa đơn: Nợ TK 530,512,514,411: số thu bằng tiền, phải thu sau khi trừ đi chiết khấu Nợ TK 665: phần chiết khấu cho khách Có TK 701: giá bán thực tế Có TK 4457: thuế TVA đầu ra Chiết khấu ngoài hóa đơn: Nợ TK 665: phần chiết khấu cho khách Nợ TK 4457: giảm thuế TVA Có TK 530,512,411 : số phải trả lại khách hàng + Trường hợp bán hàng, hàng đã giao nhưng hóa đơn chưa lập: Nợ TK 418: khách hàng -hóa đơn chưa lập (giá có thuế) Có TK 701: giá chưa thuế Có TK 4457: thuế TVA đầu ra + Trong kỳ khi khách hàng thanh toán nợ cho doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 530,512,514: thanh toán bằng tiền mặt tiền gửi, bưu chi phiếu Nợ TK 413: thanh toán bằng thương phiếu Có TK 411: tổng số tiền đã thu Cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán chênh lệch thành phẩm để xác định giá vốn hàng tiêu thụ. Kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ theo trình tự sau: TK60-65 TK12(kết quả niêm độ) TK70-75 K/c chi phí K/c thu nhập TK120(lãi) TK129(lỗ) Kết chuyển lãi kết chuyển lỗ Kế toán Pháp sử dụng hình thức sổ Nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. kế toán Mỹ: Kế toán Mỹ coi doanh thu là tổng số thu từ việc buôn bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ. Tổng doanh thu phải trừ đi khoản giá trị hàng hóa bị trả lại, chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán để có thực thu. Theo chế độ kế toán Mỹ, khi hàng được coi là tiêu thụ, kế toán hạch toán doanh thu và ghi nhận giá vốn hàng bán: BT1: kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK tiền mặt: trường hợp thu tiền ngay Nợ TK Các khoản phải thu: trường hợp bán chịu Có TK Doanh thu bán thành phẩm. Có TK Thuế phải nộp Nhà nước BT2: phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK giá vốn hàng bán Có TK thành phẩm Như vậy, bút toán ghi nhận doanh thu và chi phí cũng giống như kế toán Việt Nam. Kế toán các khoản chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và các khoản phải thu không thu được: + chiết khấu bán hàng: Nợ TK doanh thu bị chiết khấu Có TK Tiền mặt Có TK Các khoản phải thu + Hàng bán bị trả lại: BT1: Nợ TK Doanh thu bị trả lại Có TK Các khoản phải thu, tiền mặt BT2: Nợ TK Thành phẩm Có TK Giá vốn hàng bán + Giảm giá hàng bán: Nợ TK Giảm giá Có TK Các khoản phải thu, tiền mặt Các tài khoản doanh thu bị chiết khấu, doanh thu bị trả lại, giảm giá hàng bán đều là các tài khoản điều chỉnh doanh thu, về điểm này, kế toán Mỹ có khác với chế độ kế toán Việt nam. Theo hệ thống kế toán Mỹ, việc phản ánh trên các sổ sách rất đơn giản. hình thức áp dụng là Nhật ký chung. Qua việc xem xét đặc điểm hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ ở hai nước Pháp và Mỹ, ta nhận thấy kế toán Việt nam có nhiều điểm tương đồng với kế toán quốc tế trong việc ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán, hạch toán thuế GTGT... Ngoài ra có một số điểm khác như hạch toán giảm giá bớt giá, chiết khấu. Nói chung, chế độ kế toán Việt nam về phần hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là phù hợp với thông lệ kế toán quốc tế. II. tổ chức hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty văn phòng phẩm hồng hà. Đặc điểm của thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại công ty: Đặc điểm của thành phẩm: Công ty văn phòng phẩm hồng hà là công ty chuyên sản xuất các sản phẩm văn phòng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại, mẫu mã. công ty có trên 72 loại sản phẩm, tuy nhiên các sản phẩm chủ yếu của công ty sản xuất là: bút máy các loại, bút bi các loại, chai nhựa các loại, giấy vở viết, mũ pin...Ngoài ra công ty còn sản xuất một số loại sản phẩm khác như: giá hàng, cặp hộp, cặp trình ký, nắp chai xoáy...Các sản phẩm của công ty có chung một đặc điểm là có giá trị nhỏ và dễ bảo quản. Do sản phẩm của công ty có gía trị nhỏ,thời gian sử dụng ngắn nên công ty không phát sinh chi phí bảo hành khi bán hàng. Sản phẩm của công ty khi sản xuất hoàn thành sẽ được quản lý tại kho thành phẩm. Do công ty có cửa hàng dịch vụ 25-Lý Thường Kiệt để bán lẻ và giới thiệu sản phẩm, nên có nghiệp vụ xuất nội bộ từ kho ra cửa hàng. mỗi loại thành phẩm trong kho được sắp xếp ở một vị trí nhất định bảo đảm cho việc nhập xuất thành phẩm một cách thuận lợi. Thành phẩm của công ty được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. và việc tính giá thành phẩm xuất kho công ty áp dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Như vậy, giá vốn hàng bán của mỗi loại sản phẩm đến cuối kỳ mới được tính và hạch toán. Thành phẩm được quản lý trên cả hai mặt giá trị và hiện vật. Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết thành phẩm. Theo phương pháp này, ở kho mở thẻ kho chi tiết theo danh điểm sản phẩm và theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho về mặt số lượng, hiện vật của sản phẩm, mỗi chứng từ được ghi một dòng vào thẻ kho, cuối thàng cộng thẻ kho để đối chiếu với sổ kế toán chi tiết về mặt hiện vật. ậ phòng kế toán, định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi thẻ kho của thủ kho, ký xác nhận vào thẻ kho và mang chứng từ về phòng kế toán, ghi đơn gía và tiền vào phiếu nhập rồi nhập số liệu trên các chứng từ vào máy tính. Phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý chứng từ, tự động cập nhật vào ''Sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hóa''. Cuối tháng in ''Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm'' để đối chiếu với sổ cái TK155. Sản phẩm của công ty rất dễ bảo quản và được bảo quản tại kho công ty và tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm 25-Lý Thường Kiệt. Nhu cầu tiêu dùng sản phẩm của công ty cũng mang tính thời vụ, và chịu sự cạnh tranh lớn của thị trường. Các sản phẩm của công ty được đánh giá là có chất lượng cao, song do giá thành còn cao nên ở các khu vực nông thôn các tỉnh không có điều kiện tiêu dùng, vì vậy thị trường tiêu thụ chính của công ty chỉ tập trung ở các khu vực thành thị chưa được mở rộng. Công ty cũng đã nắm bắt được thực trạng này và đang nỗ lực cải tiến công nghệ sản xuất nhằm làm hạ giá thành sản phẩm để phấn đấu với mục tiêu trong dài hạn là chiếm lĩnh được thị trường trong cả nước và vươn ra thị trường nước ngoài. Đặc điểm của tiêu thụ thành phẩm. Trong một vài năm trở lại đây, công ty Văn Phòng Phẩm Hồng Hà đã dần khắc phục khó khăn và phát triển với tốc độ nhanh. Giá trị tổng sản lượng năm 2001 đạt 26,916 tỷ đồng, tăng 128,17% so với năm 2000, tổng doanh thu tiêu thụ đạt 32,43 tỷ đồng và dự kiến năm 2002 tổng doanh thu tiêu thụ sẽ đạt 45,618 tỷ đồng. Thị trường chủ yếu của công ty là khu vực thành thị phía Bắc, công ty đang nỗ lực mở rộng thị trường trên cả nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Năm 2000, công ty đã tổ chức được 24 đại lý ở hầu hết các tỉnh phía Bắc và Thành phố Hồ Chí Minh. Tham gia các hội chợ triển lãm ở Hà Nội, TPHCM, Cần Thơ... Điều này chứng tỏ sản phẩm của công ty VPP Hồng Hà đã tìm được chỗ đứng của mình trong điều kiện cạnh tranh gay gắt ngày nay, đó là thành công lớn của công ty. Để đạt được điều đó ngoài nhân tố quan trọng là chất lượng tốt, mẫu mã đẹp thì còn phải nói tới các nỗ lực trong công tác tiêu thụ sản phẩm của công ty. Công ty đã lập ra phòng thị trường riêng, với đội ngũ cán bộ nhân viên thị trường năng động, chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, tổ chức mạng lưới tiêu thụ, đưa ra các hình thức quảng cáo, khuyến mại phù hợp, liên hệ giao dịch với khách hàng và phân phối sản phẩm. Với nỗ lực của phòng thị trường, công ty đã có quan hệ với hầu hết các đầu mối tiêu thụ, phân phối trong các tỉnh và sản phẩm của công ty đang ngày càng mở rộng tiêu thụ trên thị trường cả nước. Công tác tiêu thụ tại công ty có các đặc điểm chính sau: Về phương thức tiêu thụ: Hiên nay công ty chỉ áp dụng phương thức bán trực tiếp dưới dạng bán buôn trực tiếp và bán lẻ tại cửa hàng. + Phương thức bán buôn trực tiếp: Được áp dụng đối với các đại lý của công ty và các tổ chức, cá nhân mua với số lượng lớn. Phương thức này được thực hiện tại kho của công ty ở Hà Nội. Đây là phương thức bán hàng mang lại doanh thu chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động tiêu thụ của công ty. Theo phương thức này, sau khi công ty và khách hàng làm xong các thủ tục pháp lý( như ký hợp đồng, lập hóa đơn GTGT...) thành phẩm được xuất giao trực tiếp cho khách hàng (hoặc công ty vận chuyển đến tận nơi) và đã được ghi nhận là tiêu thụ. + Phương thức bán lẻ: Được thực hiện thông qua Cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty tại 25 Lý Thường Kiệt- Hà Nội, hoặc thông qua các đợt hội chợ, triển lãm. Tuy chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh thu, song phương thức này có ý nghĩa lớn trong việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm của công ty. Về giá bán và thù lao đại lý: Tương ứng với hai phương thức bán hàng, công ty có hai loại giá bán là giá bán buôn và giá bán lẻ. Giá bán lẻ được ấn định và là giá bán tại cửa hàng, giá bán buôn thường thấp hơn giá bán lẻ, giá bán buôn có thể khác nhau tùy thuộc vào từng đối tượng khách hàng. Giá ghi trên hoá đơn dùng để hạch toán doanh thu bán hàng là gía bán sau khi trừ chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán. Công ty không áp dụng phương thức bán hàng đại lý hưởng hoa hồng mà sử dụng hình thức đại lý hưởng chênh lệch, nên thù lao đại lý chính là khoản chênh lệch gữa giá mua và giá bán của đại lý. Sản phẩm xuất cho đại lý theo hợp đồng và được coi là đã tiêu thụ, giá bán đại lý là giá bán là giá thoả thuận giữa doanh nghiệp và đại lý. Các khoản giảm giá, bớt giá ngay khi mua hàng cũng được trừ trực tiếp vào giá bán của lô hàng bán. Về phương thức thanh toán: công ty áp dụng 2 hình thức thanh toán là thanh tóan ngay và thanh toán chậm: Hình thức thanh toán chậm chỉ áp dụng trong trường hợp bán buôn và với những khách hàng có quan hệ thương mại thường xuyên. khi công ty chấp nhận bán chịu thì thành phẩm xuất kho giao cho khách hàng được coi là tiêu thụ và công ty sẽ thu tiền trong thời gian quy định trong hợp đồng. Công ty cũng tiến hành chiết khấu thanh toán để thu hồi vốn nhanh, khoản chiết khấu được hạch toán như một khoản giảm trừ doanh thu ( hạch toán qua TK521). - Về công tác giao nhận và vận chuyển hàng: Hầu hết việc giao hàng được thực hiện ngay tại kho công ty, trường hợp khách hàng yêu cầu giao tận nơi, công ty có đội ngũ nhân viên thị trường vận chuyển hàng đến tận nơi cho khách. Chi phí vận chuyển được hạch toán vào chi phí bán hàng trong kỳ. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại công ty VPP Hồng Hà. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tiêu thụ thành phẩm, công ty sử dụng các tài khoản sau: TK511: doanh thu bán hàng TK521: chiết khấu bán hàng TK531: hàng bán bị trả lại TK532: giảm giá hàng bán TK512: doanh thu nội bộ TK632: giá vốn hàng bán TK3331: thuế GTGT đầu ra TK131: phải thu khách hàng Và các tài khoản khác như TK111,112,334,... 2.2 Phương pháp hạch toán: 2.2.1. Hạch toán doanh thu bán hàng: Theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam, kế toán tiêu thụ tại công ty VPP Hồng Hà chỉ ghi nhận doanh thu tại thời điểm thành phẩm xuất kho được coi là tiêu thụ, tức là khi được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, cụ thể là khi nhận được hóa đơn GTGT do phòng thị trường lập. Do công ty áp dụng hai phương thức tiêu thụ là bán buôn và bán lẻ nên ở khâu lập chứng từ ban đầu có sự khác biệt. Quá trình hạch toán doanh thu bán hàng được trình bày cụ thể như sau: Hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm theo phương thức bán buôn trực tiếp: Hàng ngày, khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ đến phòng thị trường để làm thủ tục mua hàng. các thỏa thuận cụ thể về giá bán, phương thức thanh toán.. của hai bên sau khi đã thống nhất, phòng thị trường sẽ lập Hóa đơn GTGT . Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên: Liên 1: lưu ở phòng thị trường Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: dùng làm chứng từ thu tiền và chuyển cho phòng kế toán ghi sổ kế toán Sau khi Hóa đơn GTGT được lập xong, khách hàng sẽ mang một bản (của liên 3) sang phòng tài vụ, tại đây Hóa hơn được kiểm tra tính pháp lý, chính xác sau đó chuyển cho thủ qũy và kế toán thanh toán làm thủ tục thanh toán và ghi sổ. Kế toán thanh toán( kiêm kế toán tiêu thụ) căn cứ vào nội dung của Hóa đơn GTGT để nhập các dữ liệu vào máy. Ví dụ một nghiệp vụ bán hàng: Ngày 02/02 anh Dũng ở cửa hàng Tre Xanh mua một lô hàng bút Hà Nội 84 theo Hóa đơn GTGT số 23560 ( Mẫu số 01), thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán định khoản doanh thu bán hàng như sau: Nợ TK111: 744.000 Có TK511: 744.000 Trường hợp Hóa đơn GTGT số 23562 ngày 03/02, công ty Văn Hóa Phẩm thanh toán chậm, kế toán định khoản: Nợ TK131: 3.422.400 Có TK511: 3.422.400 Mỗi loại thành phẩm, cũng như mỗi loại khách hàng đều được mã hóa duy nhất trong máy tính. Từ các dữ liệu được nhập vào, máy tính sẽ tự phân loại và cập nhập thông tin lên các sổ sách, bảng biểu theo yêu cầu thông tin của công ty. Các mẫu sổ sách đã được thiết kế sẵn trên máy và sẽ được in ra theo định kỳ( cuối tháng, cuối qúy hay cuối năm) cũng có thể in ra tại thời điểm bất kỳ tùy theo yêu cầu thông tin của nhà quản trị. Để phản ánh thông tin về doanh thu tiêu thụ thành phẩm, kế toán máy thiết kế các sổ sách kế toán sau để cung cấp thông tin: Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo bán hàng, Nhật ký chứng từ số 8, Bảng kê số 1,2,11, và sổ cái TK511. + ''Sổ chi tiết bán hàng'' sổ này dùng để theo dõi doanh thu chưa thuế, thuế GTGT, tổng giá thanh toán của từng nhóm sản phẩm, hay từng loại sản phẩm theo yêu cầu lấy và in thông tin của nhà quản trị. Sổ được mở theo thứ tự tăng dần của Hóa đơn GTGT. Bên cạnh đó, sổ còn theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu( hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, thuế xuất khẩu nếu có) và phân loại doanh thu theo phương thức thanh toán. Mẫu số 02 là ví dụ minh họa Sổ chi tiết bán hàng theo dõi tình hình tiêu thụ của Bút máy Hà Nội 84 trong tháng 02/2002. + Để có thông tin tổng hợp về doanh thu của toàn bộ thành phẩm tiêu thụ, hay một nhóm thành phẩm, một thành phẩm nào đó thì kế toán có thể in ra: ''Báo cáo bán hàng'' Mẫu số 03: Báo cáo bán hàng theo dõi doanh thu tiêu thụ của toàn bộ thành phẩm tiêu thụ được trong tháng 02/2002. Mẫu Báo cáo bán hàng chi tiết cho từng hàng hóa được thiết kế tương tự . Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết bán hàng, máy tính sẽ tự động tính ra tổng doanh thu, các khoản giảm giá hàng bán, bán hàng bị trả lại, chiết khấu và tự động ghi vào Nhật ký chứng từ số 8, sổ cái TK511. Các sổ tổng hợp này được in ra vào cuối kỳ kế toán của công ty (hàng tháng). Các sổ sách kế toán chi tiết, tổng hợp được lưu gữ trong máy tính, đến cuối niên độ kế toán( cuối năm) sẽ được in ra và đóng thành các quyển sổ để trình lên ban giám đốc và đưa vào lưu trữ. Hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm theo phương thức bán lẻ. Công ty VPP Hồng Hà thực hiện phương thức bán lẻ thu tiền ngay tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm và tại các gian hàng của công ty khi tham gia hội chợ, triển lãm... Giá bán lẻ được niêm yết theo quy định và tại các quầy bán lẻ không chấp nhận hàng bán trả lại. Hàng ngày nhân viên bán hàng lập ''Báo cáo bán hàng hàng ngày'' ghi chép theo từng lần bán và từng loại hàng và gửi về cho phòng thị trường. Phòng thị trường căn cứ vào báo cáo trên lập Hóa đơn GTGT tổng hợp cho tất cả các loại thành phẩm tiêu thụ trong ngày ( lập làm 2 liên) Liên1: lưu Liên2: chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán Cụ thể ngày 05/02/2002 khi kế toán nhận được hóa đơn GTGT số 23565 về doanh thu tiêu thụ tại cửa hàng. kế toán định khoản doanh thu bán hàng trên máy tính: Nợ TK111: 75.500 Có TK511: 75.500 Hóa đơn GTGT sau khi nhập vào máy, các dữ liệu của nó cũng được cập nhật vào các sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo bán hàng, Nhật ký chứng từ, sổ cái giống như trường hợp bán buôn trực tiếp. 2.2.2. Hạch toán doanh thu tiêu thụ nội bộ: Sản phẩm của công ty VPP Hồng Hà là các sản phẩm phục vụ cho các văn phòng như giấy bút, các File kẹp giấy...Chính vì vậy mà công ty đã sử dụng chính sản phẩm của mình phục vụ cho các phòng ban, các phân xưởng sử dụng hay dùng để tặng biếu khách hàng, công nhân viên... và nghiệp vụ xuất thành phẩm cho tiêu dùng nội bộ, kế toán công ty hạch toán tăng doanh thu tiêu thụ nội bộ đồng thời ghi tăng chi phí tương ứng. Khi có yêu cầu, trưởng các phòng ban sẽ xuống phòng thị trường làm thủ tục nhận sản phẩm. Khi Hoá đơn GTGT được chuyển về phòng kế toán thì kế toán hạch toán doanh thu theo bút toán sau: Nợ TK642: 95.000 Có TK512: 95.000 Các trường hợp dùng sản phẩm để khuyến mại bán hàng, tặng thưởng đại lý kế toán hạch toán ghi tăng chi phí bán hàng và tăng doanh thu bán hàng. Ví dụ trong đợt khuyến mại bán hàng vào tháng 09/2001 công ty đã xuất một khối lượng sản phẩm trị giá 10.000.000 nhằm thu hút khách hàng tiêu thụ trong dịp đầu năm học mới. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK641: 10.000.000 Có TK512: 10.000.000 2.2.3. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Hạch toán giảm giá hàng bán: Trong nghiệp vụ xuất thành phẩm bán buôn trực tiếp, có trường hợp sau một thời gian khách hàng mới phát hiện ra sản phẩm của công ty có một số lỗi như: Trang giấy vở bị nhăn hay dòng kẻ bị mờ... và yêu cầu được giảm giá và công ty cho phép giảm giá. Kế toán dùng TK532 để phản ánh khoản giảm giá đồng thời ghi giảm tiền mặt hoặc giảm khoản phải thu cho khách hàng. Ví dụ ngày 03/02, công ty giảm giá cho công ty Văn Hóa Phẩm do lô hàng bút máy Hà Nội 84 bị kém phẩm chất. Số tiền này trị giá 321.000 căn cứ vào chứng từ kế toán ghi định khoản sau để kết chuyển khoản giảm giá hàng bán. Nợ TK532: 321.000 Có TK131: 321.000 Cuối kỳ, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động trên máy theo định khoản sau: Nợ TK511: 456.000 Có TK532: 456.000 Số liệu nhập vào sẽ được máy tính tổng hợp trên “ Sổ chi tiết TK532” theo mẫu số 05. Và Nhật ký chứng từ số 8, cột có TK532 và Sổ cái TK532. Các trường hợp giảm giá khác, như giảm giá khi mua hàng và mua với số lượng lớn, mua nhiều lần... thì khi lập Hóa đơn GTGT khoản giảm giá được tính trừ luôn vào gía bán. Hạch toán chiết khấu