Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty tuyển than Cửa Ông

thuỷ,phiếu báo xuất than, phiếu báo rót than, lệnh xuất than, giấy chứng nhận phẩm chất than, Hoá đơn bán hàng( Hoá đơn GTGT ), Phiếu xuất kho, Phiếu thu. . . đều được quản lý tốt, lập theo đúng quy định của bộ tài chính, có chữ ký con dấu hợp pháp. Trưởng phòng tiêu thụ phân công trách nhiệm cho mỗi nhân viên kế toán lập và ghi chép chứng từ theo đúng quy định. Các chứng từ như Giấy đề nghị mua hàng của khách hàng, thông báo của TCTy , đề nghị tạm ứng … đều được kiểm tra rất chặt chẽ về nội dung, con số, dấu và chữ ký bằng các phương pháp khác nhau như phân loại, đối chiếu, phỏng vấn hỏi trực tiếp …. Đặc điểm thứ năm là việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, than thành phẩm của CTy tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên sự biến động của than. Cũng như khi sản xuất, khi CTy bán được bao nhiêu than thì hạch toán ngay cả về số lượng, đơn giá và tổng giá trị đồng thời cũng phản ánh luôn thuế phải nộp ngân sách nhà nước. Do sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường nên phương pháp này giúp CTy quản lý chặt chẽ sản phẩm của mình và có biện pháp xử lý kịp thời khi có biến động trên thị trường, tạo thuận lợi cho công tác tiêu thụ và nâng cao hiệu quả tiêu thụ. CTy đã không sử dụng Phương pháp kiểm kê định kỳ chính là do đặc tính của than là hữu hình có thể xác định được ngay số lượng, chất lượng. Ngoài ra CTy còn có một đặc điểm là có khối lượng than sản xuất, tiêu thụ lớn, có giá trị nhiều tỷ đồng và chủ yếu hiện nay vẫn là tiêu thụ qua CTy Cảng biển kinh doanh than Quảng Ninh cho nên những ảnh hưởng lớn, trọng yếu đến kết quả tiêu thụ chủ yếu vẫn là trên các tài khoản theo dõi chi tiết của khách hàng này. Những sai sót trọng yếu xảy ra đối với khách hàng này sẽ có tác động nghiêm trọng nhất đến toàn bộ kết quả tiêu thụ. III. 2. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại CTy tuyển than Cửa Ông Để tìm hiểu công tác hạch toán tiêu thụ than tại công ty, em bắt đầu xem xét quy trình lập chứng từ và luân chuyển chứng từ . 1)Chứng từ và luân chuyển chứng từ Tại CTy tuyển than Cửa Ông hạch toán ban đầu quá trình bán hàng bắt đầu từ khi khách hàng đề nghị mua hàng cho đến khi thủ qũi nhận tiền và thủ kho giao hàng,kế toán ghi sổ sách. Chứng từ sử dụng ở phần này chủ yếu là Giấy đề nghị mua hàng của khách hàng, thông báo của TCTy , Hoá đơn bán hàng( Hoá đơn GTGT ), Phiếu xuất kho, Phiếu thu. . . Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng(Biểu 5) Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người mua Cán bộ phòng kinh doanh hoặc kế toán Giám đốc CTy hoặc kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Đề nghị được mua Thông báo của TCTy 1 Lập phiếu xuất than, hoá đơn GTGT và phiếu thu, chi 2 Ký hoá đơn GTGT,phiếu thu chi 3 Lập phiếu thu, phiếu chi 4 Thu tiền 5 Xuất hàng 6 Ghi sổ 7 Bảo quản lưu trữ 8 Công tác luân chuyển chứng từ tại CTy như sau: +Đối với việc bán than cho khách hàng mà CTy tự bán, cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ than ở CTy thường dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng(Biểu 6) Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Hợp đồng mua bán than Số 01 Căn cứ luật thương mại nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25 tháng 09 năm 1989 của hội đồng nhà nước Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên Hôm nay ngày 02 tháng 12 năm 2003 tại Hà Nội, chúng tôi gồm: Bên A: CTy tuyển than Cửa Ông Địa chỉ: Phường Cửa Ông - TX Cẩm Phả - Quảng Ninh Tài khoản số: 710A-00009 tại ngân hàng công thương Cẩm Phả tỉnh Quảng Ninh Điện thoại số: ( 033 ) 865043 - Fax ( 033 ) 865656 Đại diện là ông(bà): Nguyễn Cao Tùng Chức vụ: Phó giám đốc công ty Bên B: Tổng CTy than Việt Nam Địa chỉ: 22 Lê Duẩn Đại diện là ông(bà): Trần Mạnh Dũng Chức vụ: Phó tổng Giám đốc công ty Hai bên ký kết hợp đồng mua bán than xuất khẩu theo những điều kiện và điều khoản sau Điều 1: Tên hàng, số lượng, giá tiền Bên A bán cho bên B Than cục số lượng: 110. 000 Tấn giá bán: 800. 000 VNĐ/Tấn than tổng trị giá: 92. 400. 000. 000 VNĐ trong đó tiền hàng: 88. 000. 000. 000 VNĐ thuế GTGT (5%): 4. 400. 000. 000 VNĐ Điều 2: Chất lượng Chất lượng theo mẫu khách nước ngoài chấp nhận, mẫu kèm theo hợp đồng này và phòng giám định chất lượng sản phẩm của 3 bên kiểm tra Các bên kiểm tra gồm: Tổng CTy than Việt Nam CTy cảng kinh doanh than Quảng Ninh CTy tuyển than Cửa Ông Điều 3:Điều khoản thanh toán Bên B thanh toán cho bên A bằng tiền mặt theo đơn giá Bên B thanh toán cho bên A sau khi A giao hàng và xuất trình HĐGTGT có xác nhận KCS của bên B Điều 4:Thời hạn giao hàng Thời hạn giao hàng đến hết ngày 20/12/2003 theo thông báo của tổng CTy than, các phí tổn do bên A chịu Điều 5: Điều khoản chung Bên A cam kết giao hàng theo đúng mẫu hai bên thoả thuận Hai bên cam kết nghiêm chỉnh chấp hành hợp đồng Mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng này không thương lượng được sẽ được giải quyết tại trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam bên cạnh phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam Hợp đồng lập 04 bản có giá trị pháp lý như nhau Hợp đồng có hiệu lực đến hết ngày 20/12/2003 Đại diện bên A Đại diện bên B Phó GĐ Phó TGĐ (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) Khách hàng đã ký hợp đồng khi đến mua hàng phải làm thủ tục nhập cảng, sau đó mang theo giấy giới thiệu đăng kiểm phương tiện vận tải thuỷ đến phòng kế hoạch của CTy để làm thủ tục. Phòng kế hoạch căn cứ vào hợp đồng mua than hoặc đơn đặt hàng viết phiếu báo xuất than. Phiếu báo xuất than được viết thành 2 liên,một liên chuyển cho khách hàng một liên lưu ở phòng kế hoạch. Phiếu báo xuất than thể hiện số lượng, chủng loại than mà khách hàng cần mua. Khách hàng mang giấy giới thiệu và phiếu báo xuất than đến phòng kế toán để làm căn cứ viết Phiếu báo rót than và nộp tiền tại quỹ của CTy tuyển than Cửa Ông hoặc chấp nhận trả tiền theo thoả thuận. Phiếu báo rót than được viết thành 2 liên,một liên giao cho khách hàng,một liên lưu ở phòng kế toán. Phiếu báo rót than làm cơ sở tính số tiền mà khách hàng phải trả theo lượng than và chủng loại than mà khách hàng mua. Phòng kế hoạch căn cứ vào Phiếu báo rót than làm Lệnh xuất than kiêm vận chuyển nội bộ cho bộ phận rót than của công ty. Tại bộ phận rót than của công ty, phân xưởng Giám định, trung tâm đo lường và giám định sản phẩm tiến hành giám định số lượng, chất lượng than. Trung tâm đo lường và giám định sản phẩm viết Giấy chứng nhận phẩm chất than Giấy chứng nhận phẩm chất than xác định chính xác số lượng và phẩm chất than để làm căn cứ cho kế toán tiêu thụ tính thành tiền thực tế viết hoá đơn GTGT(Biểu 7) Hoá đơn GTGT Liên 3 (dùng để thanh toán) Ngày 02 tháng 12 năm 2003 Đơn vị bán hàng: CTy tuyển than Cửa Ông Địa chỉ:: Phường Cửa Ông - TX Cẩm Phả - Quảng Ninh Điện thoại: ( 033 ) 865043 - Fax ( 033 ) 865656 Số tài khoản: 710A-00009 Mã số thuế: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Trung Sơn Đơn vị: CTy CBKD than Quảng Ninh Địa chỉ: Số tài khoản: 710A-00010 Mã số thuế: Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng(Tấn) Đơn giá(VNĐ) Thành tiền A B C 1 2 3 1 Than cục Tấn 110. 000 800. 000 88. 000. 000. 000 Cộng tiền hàng : 88. 000. 000. 000 VNĐ Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 4. 400. 000. 000 VNĐ Tổng cộng tiền thanh toán: 92. 400. 000. 000 VNĐ Số tiền bằng chữ: (Chín mươi hai tỷ bốn trăm triệu đồng chẵn) Người mua hàng Ký, Họ tên Kế toán trưởng Ký, Họ tên Thủ trưởng đơn vị Ký, Đóng dấu Hoá đơn GTGT được đánh số liên tục từ đầu đến cuối quyển. Nếu ghi sai phải huỷ bỏ nhưng vẫn lưu tại quyển gốc, khi sửa chữa gạch xoá ngay trên hoá đơn và viết hoá đơn khác liền kề. Hoá đơn GTGT lập làm 3 liên (đặt giấy than viết một lần). Một liên giao cho khách hàng để làm căn cứ vận chuyển trên đường và khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Một liên giữ lại để kế toán tiêu thụ ghi sổ. Liên còn lại chuyển ngược trở lại phòng kế hoạch để lưu trữ. Bây giờ than mới chính thức được coi là tiêu thụ +Đối với việc bán than cho CTy cảng kinh doanh than,căn cứ vào thông báo của ban điều hành tiêu thụ Tổng CTy than hàng tháng về lịch tầu vào ăn than trong tháng đó(thông báo này có các chỉ tiêu cụ thể về thời gian, số lượng, chất lượng, chủng loại than) Phòng kế hoạch CTy viết Lệnh xuất than kiêm vận chuyển nội bộ, trung tâm điều hành sản xuất điều hành các đơn vị sản xuất chuẩn bị chân hàng nhập kho( Kho bến I, Kho bến II), phối kết hợp để thực hiện việc vận tải,bốc rót than đúng tiến độ thời gian, đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại than theo yêu cầu. Hàng ca phân xưởng kho bến I, kho bến II căn cứ vào số lượng chủng loại than xuất tiêu thụ viết phiếu xuất than giao cho phân xưởng giám định. Phân xưởng kho bến I giao bằng Vagoog; Phân xưởng kho bến II giao bằng cân Phân xưởng giám định kết hợp với Trung tâm đo lường và giám định sản phẩm,CTy cảng kinh doanh than giám định chính xác số lượng, chất lượng than tiêu thụ theo từng loại than, theo từng tầu. Kết quả kiểm nghiệm là Giấy chứng nhận phẩm chất than. Căn cứ vào biên bản này phân xưởng giám định viết Phiếu tiêu thụ than. Phiếu tiêu thụ than được phân xưởng giám định chuyển về tổ thống kê phòng kế toán để theo dõi tổng hợp. Cuối tháng bộ phận thống kê và CTy cảng kinh doanh than đối chiếu tổng hợp tiêu thụ trong tháng theo số lượng, chất lượng, chủng loại than. Tổ tài chính căn cứ vào báo cáo tiêu thụ viết hoá đơn tiêu thụ(hoá đơn GTGT) cho CTy cảng và kinh doanh than. Mặc dù gặp rất nhiều khó khăn khi chuyển đổi cơ chế nhưng từ khi chuyển sang hạch toán độc lập, sản phẩm than sạch của CTy tuyển than Cửa Ông vẫn được khách hàng ưa chuộng vì có sản lượng lớn, chất lượng tốt, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Trong quá trình tiêu thụ than để đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng,giảm thiểu thời gian, tạo điều kiện cho khách hàng CTy chủ yếu tiêu thụ than theo phương thức tiêu thụ trực tiếp. Theo phương thức này khi CTy giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho, than thành phẩm khi bàn giao chính thức cho người mua,người mua ký vào hoá đơn, than được coi là tiêu thụ và CTy mất quyền sở hữu số than này. Việc sử dụng chủ yếu phương thức tiêu thụ trực tiếp có ảnh hưởng vô cùng to lớn tới hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Phương pháp này giúp kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh sát với sự biến động của than. Số liệu kế toán tiêu thụ đưa lên máy là sớm nhất (có thể là ngay lập tức ) cho nên sẽ chính xác và kế toán tổng hợp về tiêu thụ tập hợp đúng và có biện pháp xử lý kịp thời khi có những phát hiện đồng thời việc tìm tài liệu đối chiếu cũng dễ dàng hơn. Như vậy việc vận dụng phương thức tiêu thụ trực tiếp ảnh hưởng lớn tới các chỉ tiêu liên quan đến tiền, chuyển khoản, doanh thu, chi phí cho nên một mặt nó tác động không chỉ tới quy trình thanh toán nhưng mặt khác nó tác động tới hạch toán tiêu thụ (tác động tới ghi chép SCT các TK 111,112,113, BK số 1,2, NKCT 1,2,3, tác động tới ghi chép SCT các TK 155,511,512,641,642, BK 5,8,9, NKCT 8. Tác động tới ghi chép SCT TK 131, BK 11 và các sổ cái các TK dẫn đến kết quả tiêu thụ cũng bị ảnh hưởng). Do vậy hiện nay CTy rất chú trọng đến công tác tiêu thụ và kế toán cũng rất coi trọng việc hạch toán tiêu thụ. 2)Tổ chức hạch toán a)Tài khoản sử dụng Công ty tuyển than Cửa Ông hạch toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT bằng phương pháp khấu trừ với phương pháp tiêu thụ trực tiếp. Khi phát sinh các nghiệp vụ tiêu thụ,kế toán sử dụng nhiều TK để theo dõi nhưng chủ yếu là những TK sau: TK 155 – Thành phẩm TK này được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại sản phẩm tại kho của CTY theo giá thành thực tế. TK này được mở chi tiết theo từng sản phẩm. TK511 – Doanh thu bán hàng TK511 được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng của doanh nghiệp và các khoản giảm doanh thu từ đó tính ra doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 4 tiểu khoản cấp hai, mỗi một TK cấp 2 lại được chi tiết cho từng loại sản phẩm khác nhau TK 5111 Doanh thu bán hàng hoá TK 5112 Doanh thu bán các thành phẩm TK 5112 01: Doanh thu bán than Cục TK 5112 013A: Doanh thu bán than Cục 3A TK 5112 014A: Doanh thu bán than Cục 4A TK 5112 015A: Doanh thu bán than Cục 5A TK 5112 016A: Doanh thu bán than Cục Xô TK 5112 02: Doanh thu bán than Cám TK 5112 021: Doanh thu bán than Cám 1-1,5 TK 5112 022: Doanh thu bán than Cám 2 TK 5112 023: Doanh thu bán than Cám 3 TK 5112 024: Doanh thu bán than Cám 4 TK 5112 03: Doanh thu bán than Bùn TK 5112 031: Doanh thu bán than Bùn ép Vân đồn TK 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ Tk này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, lao vụ, sản phẩm tiêu thụ nội bộ Tk này được chi tiết như sau(Biểu 8) Số hiệu TK Tên tài khoản Loại TK Bậc TK CTừ Loại Dư Chi tiết nhóm dư Ng-tệ 512 Doanh thu bán hàng nội bộ A 1 C C 5121 Doanh thu nội bộ –Hàng hoá A 2 C 5122 Doanh thu nội bộ-Bán sản phẩm B 2 C C 5122 01 DT nội bộ-Tuyển 1 C 3 C C 5122 02 DT nội bộ-Tuyển 2 C 3 C C 5122 03 DT nội bộ-Vận tảI C 3 C C 5122 04 DT nội bộ-Đống 1 C 3 C C 5122 05 DT nội bộ-Đống 2 C 3 C C 5122 06 DT nội bộ-Đổ xít C 3 C C 5122 11 DT nội bộ-PX cơ khí C 3 C C 5122 12 DT nội bộ-PX kiến trúc C 3 C C 5122 13 DT nội bộ-PX điện nước C 3 C C 5122 14 DT nội bộ-PX ô tô C 3 C C 5122 15 DT nội bộ-PX toa xe C 3 C C 5122 16 DT nội bộ-PX cầu đường C 3 C C 5122 17 DT nội bộ-PXSX khác C 3 C C 5122 18 DT nội bộ-PX hàng gia công C 3 C C 5122 20 DT nội bộ-Dịch vụ khác C 3 C C 5123 DT nội bộ- Cung cấp dịch vụ B 2 C C TK 131- Phải thu của khách hàng TK này theo dõi các khoản thanh toán của khách hàng về tiền bán than, hàng hoá, dịch vụ, tài sản. TK này được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, bộ phận: CTY Cảng biển kinh doanh than Quảng Ninh, khách hàng lẻ(trong TCTY , ngoài TCTY ), cán bộ công nhân viên, nội bộ VD: TK 131 01- Phải thu của khách hàng trong TCTY TK 131 02- Phải thu của khách hàng ngoài TCTY TK 632 “Giá vốn hàng bán” được chi tiết theo từng loại than TK 3331“Thuế GTGT phải nộp ” TK 3333 “Thuế xuất khẩu” CTy không sử dụng các TK 521,531,532 b) Phương pháp hạch toán _Hạch toán giá vốn Từ chứng từ nhập than do thủ kho gửi lên kế toán vào Sổ chi tiết thành phẩm theo trình tự thời gian (Biểu 9). Đây là sổ theo dõi từng loại thành phẩm trên các chỉ tiêu Nhập, Xuất, Tồn về cả hai mặt số lượng và giá trị. Mỗi loại than được mở một trang. Sổ chi tiết thành phẩm Tháng 12 năm 2003 Tên thành phẩm: Than cục 3A Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 01 02/12 02/12 … Tồn đầu tháng Nhập từ PX tuyển 2 Xuất CTY CBKD than QN . . . . . 154 632 . . . 750. 000 750. 000 750. 000 . . . . 100. 000 . . . 75. 000 . . . . 110. 000 . . . 82. 500 ... 50. 000 . . . 37. 500 Cộng 170. 000 127. 500 220. 000 165. 000 0 0 Căn cứ vào Sổ chi tiết thành phẩm kế toán lập bảng kê số 8 (Biểu 10). Trên mỗi dòng của bảng kê phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại thành phẩm trong CTy theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Biểu 10 bảng kê số 8: nhập - xuất - tồn thành phẩm Tháng 12 năm 2003 STT Tên sản phẩm SDĐK NHậP TRONG Kỳ XUấT TRONG Kỳ SDCK SL TT SL TT SL TT SL TT Than bùn Than cục . . . . . 100. 000 50. 000 . . . 11. 000. 37. 500 . . . . 100. 000 170. 000 . . . 12. 000 127. 500 . . . . 60. 000 220. 000 . . . 7. 000 165. 000 . . . . 100. 0000 16. 000 0 Cộng 250. 000 91. 000 700. 00 486. 000 800. 000 511. 000 150. 000 66. 000 Căn cứ vào số liệu xuất thành phẩm trên Bảng kê số 8 kế toán vào NKCT số 8 cho cột ghi Có TK 155( Triệu đồng) Nợ TK632: 511. 000 Có TK155: 511. 000 Sau đó lên sổ cái TK632 Biểu 11 sổ cái TK 632- Giá vốn hàng bán Tháng 12 Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có cácTK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 . . . . Tháng 12 155 511. 000 Tổng phát sinh Nợ 511. 000 Tổng phát sinh Có 511. 000 Dư Nợ Dư Có _Hạch toán doanh thu Tại phòng kế toán, Căn cứ vào hoá đơn GTGT giữ lại, hàng ngày kế toán tiêu thụ tiến hành ghi vào Sổ theo dõi hoạt động tiêu thụ(Biểu 12). Sổ được lập theo thứ tự số hoá đơn và được ghi chi tiết tên khách hàng mua,tên hàng,số lượng, đơn giá, thuế xuất, thuế giá trị gia tăng và số tiền mà khách hàng phải thanh toán Biểu 12 sổ theo dõi hoạt động tiêu thụ Tháng 12 năm 2003 STT Hoá đơn Người nhận tiền Tên khách hàng mua Sản phẩm Thuế suất GTGT (%) Thuế GTGT Tổng cộng Ghi chú Số Ngày Tên Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. 01 02/12 Trần Văn Công Nguyễn Trung Sơn Than Cục 3A 110. 000 800. 000 88. 000. 5 4. 400 92. 400 2. Than Bùn 5 3. Than Cám 5 4. Than Cám 5 5. Than Cục 3A 5 6 Than Cục 5A 5 7 … … … … … … … … …. … … … Cộng 800. 000 537. 000 5 26. 850 563. 850 Sau đó căn cứ vào sổ trên đồng thời đối chiếu với hoá đơn bán than trong tháng, kế toán tiêu thụ tổng hợp lại theo từng chủng loại than để lên sổ theo dõi chi tiết tiêu thụ theo từng sản phẩm(Biểu 13) Biểu 13 sổ theo dõi chi tiết tiêu thụ than Chủng loại: than cục 3A Tháng 12 năm 2003 STT Hoá đơn Người nhận tiền Tên khách hàng mua Hàng hoá Thuế suất GTGT (%) Thuế GTGT Tổng cộng Ghi chú Số Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền tiền 1. 01 02/12 Trần Văn Công Nguyễn Trung Sơn 110. 000 800. 000 88. 000 5 4. 400 92. 400 2. 5 3. 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng 220. 000 800. 000 176. 000 5 8. 800 184. 800 Căn cứ vào Sổ theo dõi này kế toán lên Sổ chi tiết doanh thu bán hàng(Biểu 14) Biểu 14 sổ chi tiết doanh thu bán hàng Chủng loại than: Than cục 3A Tháng 12 năm 2003 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu 511 Ghi chú SH NT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế 01 02/12 Bán cho CTY CBKD than QN 111 110. 000 800. 000 88. 000 4. 400 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng phát sinh 200. 000 800. 000 160. 000 8. 000 Doanh thu thuần 160. 000 Cuối tháng ,sau khi lên NKCT số 8 cho cột ghi có TK 511(Triệu đồng) Nợ TK111:150. 000 Nợ TK112:166. 000 Nợ TK131:Ghi sau Có TK511: Cộng sau Cuối cùng kế toán tổng hợp số liệu lên sổ cái TK 511 Biểu 15 sổ cái Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng Tháng 12 năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Đơn vị: Triệu đồng Ghi có các TK đối ứng nợ với 511 Tháng 1 Tháng 2 …. Tháng 12 111 112 131 150. 000 166. 000 221. 000 Cộng phát sinh nợ 537. 000 Cộng phát sinh có 537. 000 Nợ Sô dư cuối tháng Có Ngày … tháng … năm … Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) _Hạch toán thanh toán với khách hàng Trong quá tình tiêu thụ kế toán CTy luôn thường xuyên theo dõi việc thanh toán của khách hàng,tại CTy việc thanh toán được thống nhất tuỳ theo từng hợp đồng mà CTy đã ký trước và sau khi khách hàng mua hàng. Các chứng từ phản ánh việc thanh toán của khách hàng là các chứng từ như phiếu thu, bảng kê nộp séc, uỷ nhiệm chi. . . . Thực tế công tác thanh toán giữa CTy với khách hàng được hạch toán như sau: A)Hạch toán với khách hàng thu tiền ngay. + Thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc hay qua ngân hàng khi mua hàng Phương thức thanh toán này thường được áp dụng đối với những khách hàng không thường xuyên, mua hàng với số lượng nhỏ và chưa có tín nhiệm với công ty. Đôi khi trong trường hợp CTy cần tiền thì khách hàng thường được yêu cầu thanh toán ngay khi mua hàng. Ngoài tiền mặt thu trực tiếp tại quỹ, CTy cũng chấp nhận thanh toán với khách thông qua ngân hàng để tạo điều kiện cho khách trong việc thanh toán khi mua hàng với giá trị lớn. Hình thức thanh toán ngay đảm bảo cho CTy thu hồi được vốn nhanh để tiếp tục tái đầu tư cho hoạt động sản xuất. _Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt khi đến nộp tiền mặt tại quỹ kế toán lập phiếu thu tiền,phiếu thu được lập làm 2 liên: 1 liên giao khách hàng 1 liên lưu CTy Biểu 16 Tổng CTy than Việt Nam CTy tuyển than Cửa Ông Phiếu thu tiền số: 1212 Ngày 02/ 12/2003 Số bút toán: Tài khoản ghi có: 131 01 Thu của : Nguyễn Trung Sơn Bộ phận công tác : CTY CBKD than Quảng Ninh Về khoản : Mua than cục Số tiền :92.400.000.000 VND Bằng chữ:Chín mươi hai triệu bốn trăm tỷ đồng chẵn Kèm theo 1 chứng từ gốc Nhận ngày 02 tháng 12 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị KT trưởng KT thanh toán Thủ quỹ Ký tên, đóng dấu Ký tên, đóng dấu Ký tên Ký tên Căn cứ vào phiếu thu, kế toán ghi sổ chi tiết tiền mặt, cuối ngày lên Bảng kê số 1 cho cột ghi Có TK 511, TK 3331. _Nếu khách hàng thanh toán bằng séc thì chứng từ ban đầu là bảng kê nộp séc (Biểu 17). Khi CTy thu được séc kế toán nộp vào ngân hàng ngoại thương Việt Nam nơi CTy mở tài khoản chậm nhất là 10 ngày sau khi nhận séc. Khi nhận séc, kế toán phải ghi bảng kê nộp séc. Bảng kê nộp séc được lập làm hai liên: 1 liên lưu tại công ty, 1 liên do ngân hàng giữ. Biểu 17 bảng kê nộp séc Ngày 7 tháng 12 năm 2003 Phần do ngân hàng ghi Đơn vị nộp séc: CTy tuyển than Cửa Ông TK Nợ Tại: Ngân hàng công thương Cẩm Phả - Quảng Ninh TK Có Số hiệu tài khoản: 710A-00009 STT Số séc TK ghi Nợ trên séc Đơn vị phát hành séc Số tiền 1 23712 Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 7. 500. 000 Cộng 7. 500. 000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Đơn vị nộp séc Ngân hàng bên bán nhận Ngân hàng bên mua nhận Khi ngân hàng công thương Cẩm Phả nhận tiền chuyển vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có về công ty. Sau khi nhận giấy báo Có kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tiền gửi, cuối ngày lên Bảng kê số 2 cho cột ghi Có TK 511, Có TK 3331. _Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng bằng uỷ nhiệm chi. Ngân hàng công thương Cẩm Phả sau khi nhận được tiền của ngân hàng bên mua chuyển đến sẽ gửi 1 liên uỷ nhiệm chi (giấy báo có về CTy ) Biểu 18 Uỷ nhiệm chi số 15/12 Tàikhoảnnợ(do ngân hàng ghi) Tài khoản có Chuyển khoản,chuyển tiền thư điện lập ngày 15 tháng12năm 2003 Tên đơn vị trả tiền:CTy cảng và kinh doanh than Số tài khoản 710A-00010 Tại ngân hàng: Công thương Cẩm Phả tỉnh Quảng Ninh Tên đơn vị nhận tiền: CTy tuyển than Cửa Ông Số tài khoản: 710A-00009 Tại ngân hàng: Công thương Cẩm Phả tỉnh Quảng Ninh 500.000.000 Số tiền bằng chữ: Năm trăm triệu đồng chẵn Nội dung thanh toán: Trả tiền mua than cám Đơn vị trả tiền Ngân hàng Ngân hàng Kế toán Chủ tài khoản ghi sổ ngày… ghi sổ ngày… Kế toán Tpkế toán Kế toán Tpkế toán Đây là chứng từ xác nhận ngân hàng phục vụ bên bán đã nhận tiền và số liệu tài khoản được chuyển vào. Khi đó, căn cứ vào phiếu thu tiền mặt hoặc giấy báo Có của Ngân hàng, kế toán sẽ đóng dấu "Đã thanh toán" lên hoá đơn. Số tiền này được ghi vào "Sổ chi tiết thanh toán với người mua". Sau khi nhận được uỷ nhiệm chi, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết TK 112, cuối ngày lên Bảng kê số 2 cho cột ghi Có TK 511, Có TK 3331. _Nếu khách hàng ứng trước tiền hàng, khi nhận tiền ứng (thường là tiền mặt) kế toán lập phiếu thu ghi số tiền khách hàng ứng trước, căn cứ vào phiếu thu kế toán phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với người mua và sổ chi tiết tiền mặt, cuối ngày lên Bảng kê số 1 cho cột ghi Có TK 131. B)Hạch toán với khách hàng thanh toán trả chậm Phương thức thanh toán này chỉ được áp dụng đối với những khách hàng có tín nhiệm hoặc bán hàng theo những hợp đồng kinh tế. Thời hạn thanh toán được xét cụ thể theo từng trường hợp hoặc được xác định trên hợp đồng. Thông thường, thời hạn thanh toán thường không quá một tháng đối với tiêu thụ theo hợp đồng hoặc 15 ngày nếu khách đến mua lẻ tại công ty. Thời hạn và đối tượng áp dụng phương thức trả chậm do Giám đốc hoặc Phó giám đốc CTy quyết định. ở công ty, những khách hàng được trả chậm là KH thường mua than theo hợp đồng kí kết lâu dài. Để theo dõi tình hình thanh toán theo phương thức trả chậm kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người mua (Biểu 19). Mỗi khách hàng mở một trang sổ. Sổ chi tiết thanh toán với người mua Tháng 12 năm 2003 Khách hàng: CTy cảng biển kinh doanh than Quảng Ninh Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 132 897 18/12 26/12 . . . Số dư đầu kì Bán than cục 3A Thuế GTGT Trả tiền hàng . . . 511 3331 111 112 10. 000 800 40 . . . 500 500 . . . Tổng phát sinh 75. 600 70. 000 Số dư cuối kỳ 15. 600 Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người mua,sổ chi tiết doanh thu bán hàng. Cuối tháng, kế toán lên Bảng kê số 11 - Phải thu của khách hàng (Biểu 20). Bảng kê được lập để tổng hợp tình hình thanh toán với khách hàng trong một tháng. Mỗi khách hàng được ghi một dòng. bảng kê số 11 Tháng 12 năm 2003 S T T Tên người mua Sdđk Ghi nợ tk 131, ghi có các tk Ghi có tk 131, ghi nợ các tk Sdck Nợ có 511 3331 Cộng nợ 131 111 112