Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội

+ Một kế toán kho bán thành phẩm, kho phôi liệu và kho công cụ dụng cụ lao động chịu trách nhiệm về việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất nhập công cụ dụng cụ, bán thành phẩm. + Một kế toán TSCĐ đảm nhận việc mở sổ sách theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, lập kế hoạch trích nộp khấu hao, trích vốn sửa chữa lớn, phụ trách công tác xây dựng cơ bản, phụ trách thanh toán phân xưởng mộc mẫu, xưởng cán thép ngoài ra còn kiêm công tác thống kê của công ty. + Một thủ quỹ quản lý, xuất nhập quỹ tiền mặt của công ty và theo dõi tình hình thanh toán với người bán. - Tổ hạch toán gồm: + Một kế toán lương mở sổ sách theo dõi quỹ tiền lương, việc thanh toán lương và trích nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, đồng thời tập hợp chi phí nhân công trực tiếp rồi chuyển cho kế toán chi phí sản xuất. + Một kế toán vật liệu quản lý tình hình xuất vật tư cho sản xuất cả về chủng loại và số lượng, tính giá vật liệu xuất theo phương pháp bình quân gia truyền, đồng thời tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp rồi chuyển cho kế toán chi phí sản xuất. + Ba kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành: có nhiệm vụ ghi chép, theo dõi hàng tháng các khoản chi phí phát sinh, tập hợp, tính toán, phân bổ chi phí trên các bảng kê số 4, 5, 6, và từ đó tính giá thành công xưởng và giá thành toàn bộ của ừng loại sản phẩm, từng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã hoàn thành nhập kho. Đặc điểm sản phẩm ở Công ty Cơ khí Hà Nội là trải qua nhiều giai đoạn chế biến song phương pháp tính giá thành của công ty theo phương pháp tổng thể, tức là số liệu của các phân xưởng sản xuất đều tập trung hết về phòng kế toán và chỉ tính giá thành một lần cho từng loại sản phẩm hoàn thành, bán thành phẩm hoàn thành hay hợp đồng, đơn đặt hàng đã hoàn thành. Hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty được áp dụng theo chế độ kế toán mới theo quyết định 1411/TC-QD/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính. Công ty sử dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu và thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia truyền. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phòng tài vụ kế toán được trang bị 4 máy vi tính hiện đại và phần mềm ACsoft với rất nhiều ưu việt được thuê lập trình riêng phù hợp với đặc điểm sản xuất - kinh doanh của Công ty để phục vụ công tác hạch toán kế toán. Các phần hành kế toán phần lớn đều được thực hiện trên máy vi tính đảm bảo cho các thông tin kế toán vừa đáp ứng kịp thời, vừa yên tâm về độ chính xác cho quản lý. Cũng như phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, niên độ kế toán của Công ty Cơ khí Hà Nội là một năm, bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm. Kế toán trưởng là người lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi quý và cuối năm. Hệ thống báo cáo bao gồm: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Bảng cân đối kế toán. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này sẽ chuyển đến Cục thuế, Sở Thương mại, Giám đốc... theo đúng thời gian quy định. Ngoài ra, vào thời điểm cuối tháng, Kế toán trưởng cũng phải tập hợp nhanh số liệu và đưa ra cho Ban quản lý Công ty biết về tình hình doanh thu chi phí, thuế và sản lượng (gọi là báo cáo nhanh). Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Tổ tài chính Tổ hạch toán Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán tiêu thụ Kế toán mua hàng Thủ quỹ Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lương Kế toán CCDC bán thành phẩm Kế toán vật liệu Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ, có khả năng phản ánh kịp thời tình hình, diễn biến trong những khoảng thời gian ngắn, phù hợp quy mô sản xuất kinh doanh lớn, khối lượng nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều, trình độ kế toán ngày càng tiến bộ sẽ kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Việc kiểm tra số liệu được tiến hành thường xuyên ở tất cả các khâu đảm bảo số liệu chính xác kịp thời phục vụ nhạy bén theo yêu cầu sản xuất. Sau đây là sơ đồ kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Cơ khí Hà Nội. Chứng từ gốc hoặc sổ do bộ phận kế toán khác chuyển sang Sổ chi tiết tiêu thụ Sổ hàng xuất nội bộ Bảng kê số 5 Sổ chi tiết TK 1311 Sổ chi tiết TK 1312 Sổ theo dõi công nợ TK 131 Sổ theo dõi đại lý Sổ chi tiết doanh thu Bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra Tổng hợp hoá đơn hàng hoá bán ra Tờ khai thuế GTGT Bảng theo dõi chi tiết TK 1312, Bảng kê số 11 Nhật ký chứng từ số 8 Sổ Cái TK 155, 157, 632, 511, 721, 911... Bảng kê chi tiết Bảng kê số 10 Báo cáo tiêu thụ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng III. Thực trạng hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội 1. Đặc điểm thành phẩm của Công ty Cơ khí Hà Nội Công ty Cơ khí Hà Nội có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ chủ yếu cho các ngành kinh tế, công nghiệp của nền kinh tế quốc dân dưới dạng các sản phẩm hoặc phụ tùng thay thế chủ yếu là máy công cụ, thiết bị toàn bộ cho các nhà máy đường, xi măng, các trạm bơm cỡ lớn và các ngành công nghiệp khác như dầu khí, thuỷ lợi, điện lực, giao thông... Công ty có dây chuyền tạo phôi gang và thép chất lượng cao, sản xuất được nhiều mác gang và thép đặc biệt, cũng như một giàn thiết bị cỡ lớn có khả năng gia công chi tiết lớn mà không một nhà máy nào ở Việt Nam có thể làm được. Các sản phẩm chủ yếu của Công ty bao gồm: - Máy công cụ: như máy tiện T630A,T18A, T14L..., máy khoan cần K525, máy bào ngang B365... - Thép cán xây dựng từ f8 đến f24, thép góc các loại. - Phụ tùng và các thiết bị công nghiệp. Sản phẩm của Công ty được sản xuất chủ yếu theo hợp đồng kinh tế. Hàng năm, phòng Marketing tìm hiểu nhu cầu thị trường, phòng kinh doanh tìm kiếm hợp đồng làm cơ sở để đề ra kế hoạch sản xuất cho năm đó. Hợp đồng có thể là hợp đồng mua bán thông thường hoặc khách hàng đặt hàng Công ty sản xuất theo mẫu mã yêu cầu. Tuỳ theo thoả thuận có thể nguyên vật liệu chính do khách hàng mang đến (gọi là hợp đồng gia công phôi khách) hoặc là Công ty chịu hết chi phí sản xuất theo mẫu mã của khách hàng (gọi là hợp đồng gia công). Những sản phẩm gia công hoặc sản phẩm gia công phôi khách không cố định mà biến đổi liên tục đa dạng nhiều chủng loại, có thể phát sinh nhiều sản phẩm mới do khách hàng yêu cầu. Trước khi tiến hành sản xuất cần có thời gian cho phòng kỹ thuật nghiên cứu, thiết kế quy trình sản xuất sản phẩm theo đúng mẫu mã trong đơn đặt hàng. Do đó, trong thực tế các hợp đồng thường kéo dài trên dưới 1 năm. Đối với những khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm với số lượng nhỏ thì Công ty không ký kết hợp đồng. Đó là những sản phẩm thông dụng như máy tiện, máy khoan... Những trường hợp này chỉ chiếm tỉ lệ nhỏ trong doanh số bán ra của Công ty. 2. Phương pháp tính giá thành phẩm ở Công ty Cơ khí Hà Nội 2.1 Thành phẩm nhập kho được hạch toán theo giá thành sản xuất thực tế (giá thành công xưởng thực tế) Việc tính giá thành phẩm nhập kho do bộ phận kế toán giá thành đảm nhiệm và được tính cho từng loại thành phẩm trong từng lần nhập kho. Khi nhận được “Phiếu nhập kho sản phẩm”, bộ phận kế toán giá thành phải tiến hành tính giá thành ngay cho lô sản phẩm nhập kho. Tất cả các chứng từ liên quan đến chi phí phát sinh sản xuất lô thành phẩm nhập kho từ các bộ phận chức năng tập hợp hết lên phòng kế toán. Sau khi kiểm tra tính hợp lý và có thật của các chứng từ, kế toán tiến hành tính giá thành trên “Sổ thương phẩm”. Sau khi tính xong kế toán giá thành ghi vào “Phiếu nhập kho sản phẩm” trên cột “giá thành công xưởng” cho từng sản phẩm rồi chuyển “Sổ thương phẩm” cho kế toán tiêu thụ để hạch toán số lượng và giá thành thực tế thành phẩm nhập kho trong kỳ trên “Bảng kê chi tiết” cột Nhập trong kỳ. 2.2 Thành phẩm xuất kho được hạch toán theo phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền Công thức tính:Giá đơn vị thành phẩm xuất kho trong tháng Trị giá thành phẩm tồn đầu tháng Tổng giá thành thực tế thành phẩm nhập kho trong tháng Số lượng thành phẩm tồn đầu tháng Số lượng thành phẩm nhập kho trong tháng + = + Số lượng thành phẩm xuất trong tháng Giá thực tế thành phẩm xuất trong tháng (trị giá vốn thành phẩm xuất kho trong tháng) Giá đơn vị thành phẩm xuất kho trong tháng * = Căn cứ vào Bảng kê chi tiết tiêu thụ tháng trước cột tồn cuối tháng và Sổ thương phẩm, việc tính giá thành thành phẩm xuất kho được kế toán tiêu thụ thực hiện trên Bảng kê chi tiết tiêu thụ và được máy vi tính tính tự động cho từng loại sản phẩm theo công thức trên đã được cài đặt sẵn trong máy. 3. Công tác hạch toán thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội 3.1 Chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm a) Chứng từ nhập kho thành phẩm là phiếu nhập kho sản phẩm Phiếu nhập kho sản phẩm do giám đốc phân xưởng sản xuất lập và lập theo lô thành phẩm nhập ở từng kho. Sau khi thành phẩm được kiểm tra chất lượng mới được nhập kho và phòng KCS ghi rõ “Số lượng thực nhập” ký và đóng dấu vào phiếu nhập kho sản phẩm. Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người nhập ký vào phiếu nhập kho. Đây là căn cứ để thủ kho nhập kho sản phẩm, ghi thẻ kho. b) Chứng từ xuất kho thành phẩm ở Công ty Cơ khí Hà Nội có 3 loại chứng từ khi phát sinh các nghiệp vụ xuất kho thành phẩm; tuỳ theo mục đích sử dụng hay hình thức tiêu thụ và sử dụng loại chứng từ nào. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được lập trong trường hợp xuất thành phẩm sử dụng nội bộ hoặc đưa ra cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty. Căn cứ để lập Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là lệnh của giám đốc và Phiếu yêu cầu của các phân xưởng. Khi có hoá đơn này thành phẩm sẽ được xuất từ kho thành phẩm sang kho hàng xuất nội bộ chờ sử dụng hoặc mang sang cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty. Thủ kho sau khi xuất kho thành phẩm cùng người nhận ký vào Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán tiêu thụ ghi sổ kế toán. Hoá đơn này được lập thành một liên và chỉ ghi cột tên thành phẩm, đơn vị tính, số lượng, không ghi đơn giá và thành tiền của thành phẩm. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng nội bộ, cuối tháng kế toán giá thành tính giá thành thành phẩm đó và hạch toán vào chi phí sản xuất chung hoặc chi phí sửa chữa... Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho có mẫu như sau: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Mẫu số 9 – VT Số 03/01 Thanh toán bằng tiền mặt, séc chuyển khoản hoặc nhờ thu nhận trả Ngày 24 tháng 9 năm 2001 QĐ Liên bộ TCTK-TC Tên và địa chỉ khách hàng: Xưởng kết cấu. Định khoản Lý do tiêu thụ: sử dụng cho sản xuất chung. Nợ 157 Theo hợp đồng số... ngày... tháng... năm 200 Có 155 Nhận tại kho: Xưởng cơ khí lớn. Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu và quy cách vật tư sản phẩm Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 1 Vít điều chỉnh 4CT630 cái 10 Cộng Cộng thành tiền (viết bằng chữ):................. Trả vào tài khoản số.......... Người nhận Thủ kho Thủ quỹ Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Phụ trách đơn vị - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập trong trường hợp hàng gửi đại lý hoặc mang các bộ phận thiết bị rời đến địa chỉ của khách hàng để lắp đặt hoàn chỉnh đối với các dây chuyền máy móc lớn, phải tháo rời các bộ phận mới vận chuyển được. Căn cứ để lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là tờ trình của văn phòng giao dịch thương mại. Khi có chứng từ này thành phẩm sẽ được xuất từ kho thành phẩm để chuyển đến đại lý hoặc địa chỉ của khách hàng. Khi đại lý tiêu thụ thành phẩm gửi giấy báo về Công ty hoặc khi các bộ phận máy móc đã được lắp đặt hoàn chỉnh và nghiệm thụ kỹ thuật tại địa chỉ của khách hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết thì kế toán tiêu thụ mới lập Hoá đơn GTGT. Trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng không ghi giá tiền của thành phẩm và không có giá trị thanh toán, được kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): Liên 1: lưu tại quyển gốc Liên 2: giao cho đại lý hoặc người nhận hàng đi lắp đặt Liên 3: dùng để lưu chuyển nội bộ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có mẫu như sau: Đơn vị Mẫu số: 03-VT-311 Địa chỉ Ban hành theo QĐ Số: 1411-TC-(QĐ/CĐKT) ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính. phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 12 tháng 9 năm 2001 AG/01 - B Quyển số 295 Liên 1: lưu No 014502 Căn cứ lệnh điều động số: tờ trình ngày 12 tháng 9 năm 2001 của Văn Phòng Giao Dịch Thương Mại về việc.... Họ tên người vận chuyển: Hợp đồng số 420/00 Phương tiện vận chuyển: Xuất tại kho: Nhập tại kho: Công ty cơ điện Trần Phú STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Bộ tơ dây cái 01 Cộng Bộ Tài chính phát hành Xuất, ngày 12 tháng 9 năm 2001 Nhập, ngày 12 tháng 9 năm 2001 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán theo dõi trên sổ kế toán. - Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT): Hoá đơn này chỉ lập cho những thành phẩm đã sđ doanh thu tiêu thụ như những khách hàng mua trực tiếp, đại lý báo tiêu thụ sản phẩm, hoặc lắp đặt hoàn chỉnh dây chuyền thiết bị cho các hợp đồng lớn. Trường hợp khách hàng mua trực tiếp, hoá đơn GTGT là căn cứ để xuất kho thành phẩm giao cho khách hàng và khách hàng mang hàng ra khỏi Công ty. Trường hợp đại lý và các hợp đồng lớn, hoá đơn GTGT là căn cứ để tiến hành thanh toán tiền hàng. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than một lần). Liên 1: lưu tại quyển gốc. Liên 2: giao cho khách hàng. Liên 3: dùng để thanh toán. Đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán ghi sổ kế toán. 3.2 Phương pháp hạch toán thành phẩm a) Hạch toán chi tiết thành phẩm ở Công ty Cơ khí Hà Nội được thực hiện theo phương pháp thẻ song song *) Tại kho: Thủ kho chỉ theo dõi các nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho thành phẩm về mặt số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập - xuất kho thành phẩm, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ rồi nhập - xuất kho thành phẩm theo đúng số lượng ghi trên chứng từ, rồi ghi vào thẻ kho theo đúng số lượng thực nhập, thực xuất của từng loại thành phẩm.. Cuối tháng thủ kho tính ra tổng nhập - xuất trong tháng, tồn cuối tháng trên thẻ kho, là căn cứ đối chiếu với các Bảng kê chi tiết của kế toán tiêu thụ. *) Tại phòng kế toán: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho và sổ thương phẩm do kế toán giá thành chuyển sang, kế toán hạch toán các nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho thành phẩm theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị trên các Bảng kê chi tiết tiêu thụ. Mẫu các Bảng kê chi tiết tiêu thụ thực chất là kết hợp giữa Bảng kê số 8 Nhập - xuất - tồn kho thành phẩm và Báo cáo tiêu thụ, được lập trên máy theo từng tháng, phản ánh chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn về mặt hiện vật và giá trị cho từng loại sản phẩm nằm trong các hạng mục sản phẩm là: Máy công cụ - bơm, máy đại tu, thép cán - thép đúc, hợp đồng khác, chi tiết máy công cụ, hàng bán bị trả lại, hàng bán quầy giới thiệu sản phẩm... b) Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ nhập - xuất kho thành phẩm Công ty Cơ khí Hà Nội sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Những tài khoản sử dụng là: TK 155: Thành phẩm. TK 157: Hàng xuất nội bộ hoặc gửi đại lý. TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. TK 632: Giá vốn hàng bán. Việc hạch toán tổng hợp thành phẩm được thực hiện vào cuối tháng trên Báo cáo tiêu thụ. Từ dòng tổng cộng của từng hạng mục sản phẩm trên các Bảng kê chi tiết tiêu thụ kế toán mang số liệu sang cho hạng mục sản phẩm tương ứng trên Báo cáo tiêu thụ theo chỉ tiêu giá trị. Báo cáo tiêu thụ hàng ngang có mẫu giống Bảng kê chi tiết tiêu thụ nhưng chỉ theo dõi số tổng cộng về mặt giá trị nhập - xuất - tồn thành phẩm, giá vốn hàng bán, doanh thu tiêu thụ, lãi gộp trong tháng của từng hạng mục sản phẩm, không chi tiết cho từng loại sản phẩm, hàng dọc phản ánh hai tài khoản 155 chi tiết cho từng hạng mục sản phẩm tương ứng, mỗi hạng mục sản phẩm ghi một dòng. Sau đó kế toán tổng cộng số liệu cho từng tài khoản và tiến hành định khoản: *) Trường hợp phát sinh các nghiệp vụ về xuất thành phẩm gửi đại lý hoặc xuất nội bộ, ngoài việc hạch toán trên Bảng kê chi tiết tiêu thụ, kế toán còn phải phản ánh trên Bảng kê số 10. Giá trị được hạch toán là trị giá vốn của sản phẩm và được hạch toán theo đối tượng sử dụng. Nếu sản phẩm được sử dụng là nguyên vật liệu chính để sản xuất ra sản phẩm khác, kế toán hạch toán vào TK 621, nếu sử dụng chung cho phân xưởng kế toán hạch toán vào TK 627,... Bảng kê số 10 là sổ tờ rời, mỗi tờ theo dõi cho một tháng, căn cứ để vào Bảng kê số 10 là Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Bảng kê chi tiết tiêu thụ. Bảng kê số 10 cũng là căn cứ để vào Nhật ký chứng từ số 8 và Sổ Cái TK 157. 4. Đặc điểm về tiêu thụ thành phẩm có ảnh hưởng tới công tác kế toán tiêu thụ Công ty Cơ khí Hà Nội tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với hai loại thuế suất là 5% và 10%. Thuế suất 10% được áp dụng cho: Gia công phôi khách cấp, Nhận lắp đặt các công trình. Thuế suất 5% được áp dụng cho: Tất cả các loại sản phẩm do Công ty sản xuất, Đại tu sửa chữa máy móc thiết bị, sản xuất, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng toàn bộ thiết bị, vận chuyển bốc xếp. Hiện nay, Công ty có hai hình thức tiêu thụ sau: - Bán hàng trực tiếp: là hình thức tiêu thụ mà Công ty giao hàng cho khách hàng trực tiếp tại kho hay trực tiếp tại xưởng, phân xưởng không qua kho và khách hàng thanh toán ngay tiền hàng cho Công ty hoặc chấp nhận thanh toán trong thời gian quy định. ở Công ty Cơ khí Hà Nội bán trực tiếp không phân biệt bán buôn, bán lẻ vì các sản phẩm là các máy móc thiết bị thường không có giá trị lớn. Mọi khách hàng có nhu cầu đều đến mua hàng trực tiếp tại Công ty và tự lo phương tiện vận chuyển nên việc giao hàng được thực hiện ngay tại Công ty. Nếu Công ty đảm nhận khâu vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng thì mọi chi phí vận chuyển đến tận kho của khách hàng đều do khách hàng chịu và thanh toan cho Công ty. Công ty sẽ hạch toán khoản này vào TK 721 - Thu nhập bất thường. - Bán hàng gửi đại lý: là hình thức mà Công ty xuất hàng bán cho các đại lý theo yêu cầu về số lượng, Công ty chỉ có một đại lý chính thức là HTX Quê hương đặt tại Thành phố HCM. Hiện nay HTX Quê hương đóng vai trò như một cửa hàng trung gian giới thiệu và bán sản phẩm của Công ty. HTX Quê hương bán đúng giá quy định của Công ty và được hưởng 2% hoa hồng tính trên doanh thu không thuế của số sản phẩm đã tiêu thụ. Ngoài ra HTX Quê hương còn đảm nhận các dịch vụ bảo hành, lắp đặt, hướng dẫn chạy thử cho các sản phẩm của Công ty và được hưởng toàn bộ doanh thu của dịch vụ này. Bên cạnh đó, Công ty còn có một số đại lý vệ tinh, phần lớn là những đại lý thép như đại lý xưởng cán, đại lý thép Sóc Sơn, đại lý Hà Đông... Thực chất họ là khách hàng mua chịu, Công ty không kiểm soát giá bán sản phẩm của những đại lý này. Họ phải làm hợp đồng mua chịu của Công ty và phải thực hiện những thủ tục nhận đại lý nhưng phải thế chấp một khoản nào đó như đất đai, nhà cửa... Ngoài ra Công ty sẽ quyết định giá trị tối đa mà các đại lý này được phép lấy hàng và thông thường được phép trả chậm trong 30 ngày, nếu không thực hiện đúng hợp đồng thì sẽ chịu phạt. Các đại lý này cũng được hưởng hoa hồng 2% tính trên doanh thu không thuế của số sản phẩm đã tiêu thụ. Đại lý phải thanh toán hết tiền hàng tháng trước mới được lấy hàng tháng sau và khi đó mới tính hoa hồng cho giá trị đã thanh toán đủ. - Các dịch vụ kèm theo trong công tác tiêu thụ sản phẩm Đối với những công trình lắp đặt toàn bộ thiết bị cho khách hàng, Công ty vừa sản xuất vừa cung cấp luôn dịch vụ lắp đặt, chạy thử, hướng dẫn sử dụng cho đến khi quyết toán nghiệm thu công trình. Thu về các hoạt động này cũng được tính vào doanh thu trong kỳ (TK 511) và tính thuế GTGT đầu ra phải nộp. Kế toán sẽ hạch toán doanh thu cho từng công đoạn bao gồm doanh thu của thành phẩm xuất kho tiêu thụ, doanh thu của dịch vụ lắp đặt, chạy thử. Công ty còn có một quầy giới thiệu sản phẩm ngay cổng ra vào của Công ty: số 24 đường Nguyễn Trãi. Khi có khách hàng muốn mua sản phẩm của quầy giới thiệu sản phẩm, trưởng quầy sẽ báo vào Công ty và khách hàng vào Công ty làm thủ tục mua hàng, kế toán viết hoá đơn GTGT và khách hàng nhận sản phẩm ngay tại kho thành phẩm hoặc phân xưởng sản xuất (không qua kho). Do đó trường hợp này chính là phương thức tiêu thụ trực tiếp. Tóm lại, bằng các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán đa dạng, nhanh gọn, thuận tiện và các chính sách giá cả hợp lý, Công ty Cơ khí Hà Nội đã thu hút được số lượng lớn khách hàng trong nước cũng như nước ngoài. Là một bộ phận quan trọng, để góp phần vào mục tiêu chung của Công ty, công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ thành phẩm nói riêng cũng được tổ chức phù hợp, khoa học kết hợp chặt chẽ với bộ phận kho trong việc tổ chức giao nhận hàng, đảm bảo thủ tục nhanh gọn, thuận tiện cho khách hàng và đơn giản cho công tác kế toán. 5. Chứng từ và tài khoản sử dụng trong kế toán tiêu thụ thành phẩm 5.1 Chứng từ sử dụng Là một doanh nghiệp sản xuất lớn, chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi tiêu thụ sản phẩm, để tiến hành thanh toán với khách hàng Công ty Cơ khí Hà Nội sử dụng Hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập theo đúng mẫu số 01 GTKT-311 do Nhà nước quy định và chỉ được viết trong trường hợp đã ghi nhận doanh thu tiêu thụ (khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng mua đã ghi rõ trong hợp đồng). Hoá đơn GTGT phải ghi rõ các chỉ tiêu: tên hàng hoá dịch vụ, số lượng, giá bán chưa tính thuế GTGT và tổng giá thanh toán... Mỗi hoá đơn được lập cho những sản phẩm dịch vụ có cùng thuế suất. Ví dụ: Ngày 15/9/2001 Công ty lắp máy và xây dựng số 10 mua 2 cái máy khoan K525, thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán tiêu thụ sẽ lập Hoá đơn GTGT có mẫu như sau: hoá đơn (gtgt) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 3: (Dùng để thanh toán) GH/01-B Ngày 10 tháng 9 năm 2001 N0 069261 Đơn vị bán hàng: Công ty Cơ khí Hà Nội 0 1 0 0 1 0 0 1 7 4 1 Địa chỉ:24 Nguyễn Trãi. Số tài khoản:............................ Điện thoại:........................................MS Họ tên người mua hàng:..................................................................... Đơn vị: Công ty lắp máy và xây dựng số 10 Địa chỉ:..............................................Số tài khoản:............................ Hình thức thanh toán:........................MS: STT Tên hàng hoá,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1´2 Máy khoan K525 cái 02 123000 2460000 Cộng tiền hàng: 2460000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 123000 Tổng cộng tiêng thanh toán: 2583000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm tám mươi ba ngàn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hiện nay, Công ty đang thực hiện hình thức tính thẳng giảm giá vào bán sản phẩm. Khi Công ty chấp nhận cho khách hàng hưởng giảm giá, kế toán tiêu thụ trừ luôn vào giá bán và chỉ ghi giá còn lại khách hàng phải thanh toán (giá không thuế) trên hoá đơn (cột đơn giá và thành tiền) cho từng loại sản phẩm. Dòng cộng tiền hàng ghi số tổng cộng của cột thành tiền. Dòng tiền thuế GTGT ghi số thuế GTGT đầu ra phải nộp của số hàng tiêu thụ (= dòng cộng tiền hàng ´ thuế suất). Cộng hai dòng trên ra dòng tổng cộng tiền thanh toán. Hoá đơn GTGT - Ký hiệu 01 GTKT - 3LL được đánh số liên tục từ đầu đến cuối quyển. Nếu ghi sai hoặc điều chỉnh phải huỷ ngay, không được sửa chữa, gạch xoá ngay trên hoá đơn nhưng vẫn lưu lau lại quyển gốc và viết hoá đơn khác liền kề. ở Công ty Cơ khí Hà Nội, Hoá đơn GTGT lập làm 3 liên (đặt giấy than viết một lần): - Liên 1 (màu trăng): lưu lại quyển gốc (là căn cứ ghi sổ kế toán). - Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng giữ (để làm căn cứ cho người mua vận chuyển hàng trên đường và khấu trừ thuế GTGT đầu vào). - Liên 3 (màu xanh): thủ kho giữ. Kế toán lập xong hoá đơn, trình kế toán trưởng và giám đốc Công ty ký. Người mua hàng, sau khi nhận đủ và kiểm tra hàng, ký nhận vào hoá đơn. Khi khách hàng thanh toán, kế toán tiêu thụ đóng dấu “Đã thu tiền” vào hoá đơn (liên đỏ và liên trắng). Hoá đơn GTGT là căn cứ để thủ kho xuất kho thành phẩm, ghi thẻ kho; kế toán ghi Sổ chi tiết tiêu thụ, Sổ theo dõi công nợ và Sổ chi tiết doanh thu. 5.2 Tài khoản sử dụng Để phản ánh và giám đốc tình hình tiêu thụ thành phẩm một cách có năng suất và hiệu quả nhất, kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội sử dụng các tài khoản sau: - TK 511: Doanh thu bán hàng: phản ánh giá bán không thuế của tất cả các loại sản phẩm và những dịch vụ kèm theo (lắp đặt, chạy thử,...). - TK 531: Hàng bán bị trả lại. - TK 155: Thành phẩm. - TK 157: Hàng chờ bán hoặc chờ sử dụng nội bộ. - TK 632: Giá vốn hàng bán. - TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Nhà nước. - TK 131: Phải thu của khách hàng (TK này được chi tiết thành 2 tiểu khoản)): + TK 131.1: Phải thu của khách hàng. + TK 131.2: Người mua ứng trước tiền hàng. Ngoài ra, kế toán tiêu thụ thành phẩm còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như TK 111, 112... Nội dung của các tài khoản trên cũng tương tự như đã nêu ở phần lý thuyết. 6. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm 6.1 Hạch toán doanh thu theo phương thức tiêu thụ trực tiếp Thủ tục chứng từ: Những khách hàng có nhu