Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty cầu I Thăng Long

háp khấu hao tài sản cố định là phương pháp khấu hao theo đường thẳng - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng là phương pháp khấu trừ - Kỳ tính giá và kỳ báo cáo là theo tháng, quý, năm Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ ở 1 1 2 2 4 7 5 Chứng từ gốc (bảng kê) Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quĩ Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh 7 6 1 3 Công ty Cầu I Thăng Long Chú thích: : Ghi hằng ngày : Ghi cuối quí : Kiểm ta, đối chiếu Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kê kế toán lập chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi các sổ, thẻ chi tiết. Đối với các chứng từ thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quĩ. Từ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái Từ sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh. Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh và sổ cái Sau khi đối chiếu số khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh được dùng để lập bảng cân đối số phát sinh. Đối chiếu số liệu giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và cân đối số phát sinh. Từ bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, kế toán lập báo cáo tài chính. Mẫu một số loại sổ kế toán sử dụng tại công ty Công ty Cầu I Thăng Long CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày……tháng……năm…… Số:…… Trích yếu Số hiệu tàI khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Cộng x x Kèm theo……….chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty Cầu I Thăng Long SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm:……. Chứng từ ghi sổ Số hiệu Chứng từ ghi sổ Số hiệu SH NT SH NT Cộng Cộng tháng Luỹ kế từ đầu quí Ngày…….tháng…….năm…….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty Cầu I Thăng Long SỔ CÁI Năm:……. Tên tàI khoản…….Số hiệu:…….. CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền nợ Số tiền có SH NT Cộng phát sinh X Số dư cuối tháng X Cộng luỹ kế x II. HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CẦU I THĂNG LONG. 1.Đặc điểm và phân loại vật liệu 1.1.Đặc điểm Công ty Cầu I Thăng Long là một công ty xây dựng với những đặc điểm riêng của đơn vị xây lắp, cho nên vật liệu ở công ty cũng có những đặc thù riêng khác với những đơn vị sản xuất kinh doanh. Khi thực hiện thi công bất cứ một công trình, hạng mục công trình nào bất kể qui mô công trình lớn hay công trình nhỏ thì đều phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu với những chủng loại khác nhau quy cách phong phú đa dạng. Những vật liệu sử dụng trong quá trình thi công của công ty phong phú và đa dạng ở chỗ nó là sản phẩm của nhiều nghành khác nhau. Chẳng hạn những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như: xi măng sắt, thép….có vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp như gỗ làm xà gồ, tre, nứa…..có những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác như: cát, đá, sỏi….Những loại vật liệu này có thể đã qua chế biến hoặc chưa qua chế biến là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc. Khối lượng sử dụng cũng khác nhau.Có loại phải sử dụng với khối lượng lớn với nhiều quy cách khác nhau. Ví dụ chỉ tính riêng một loại vật liệu như xi măng gồm rất nhiều chủng loại như: xi măng Bỉm Sơn, Hoàng Thạch, xi măng Chinpon….cho đến các loại sắt thép, gạch, đá…Các loại vật liệu sử dụng với khối lượng ít hơn: tre nứa, gỗ…. Vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được của bất kỳ quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp và thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. ở côngty Cầu I Thăng Long cũng vậy, ta có thể nhận thấy tỷ trọng lớn của vật liệu qua bảng số liệu sau của quí IV năm 2005: STT Yếu tố chi phí Số tiền 1 Chi phí vật liệu 6.113.420.160 2 Chi phí nhân công 695.234.652 3 Chi phí sử dụng máy thi công 1.248.850.540 4 Chi phí sản xuất chung 1.017.884.168 Tổng cộng 9.075.389.520 Vật liệu ở công ty Cầu I Thăng Long do phong phú đa danh về chủng loại, phẩm chất, qui cách cho nên dể tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán vật liệu công ty đã xây dựng một hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho vật liệu. Từng danh điểm vật liệu đều được xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại vật liệu nào đó, vì nó sẽ ảnh hưởng dến quá trình xây dựng của công trình. 1.2.Phân loại vật liệu Vật liệu sử dụng cho thi công các công trình, hạng mục công trình của công ty Cầu I Thăng Long bao gồm nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình xây dựng. Trong điều kiện đó, đòi hỏi công ty phảI phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu. Cụ thể Công ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật tư một mã số riêng. Và do đó tất cả vật tư sử dụng đều được hạch toán vào tài khoản 152. Ta có thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Cấp I Cấp II Cấp III 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 ……. 13 13 18 18 20 20 20 20 29 29 32 32 01 02 01 02 04 05 06 07 01 02 01 02 Cót ép Mặt gỗ xoan Cát vàng Cát vàng (loạI 1) Đá 1x2 Đá 0,5x1 Đá mạt loạI 1 Bột đá Xi măng Sông Đà PC 30 Xi măng hoàng thạch Thép phi6 Thép phi 8 Tấm Tấm m3 m3 m3 m3 m3 Kg Tấn Tấn Kg Kg Như vậy, vật liệu ở công ty được phân loại như sau: -Vật liệu chính: đây là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng: xi măng, sắt thép, cát vàng, cát đen, đá hỗn hợp, đá 1x2, đá 4x6, tôn 6 ly, tôn 8 ly, sỏi, gạch… -Vật liệu phụ: bao gồm que hàn 4 ly, que hàn 2 ly, thép từ 1 đến 5 ly, đinh các loại, phụ gia tăng dẻo, phụ gia tăng đông cứng… -Nhiên liệu: bao gồm những loại xăng dầu cung cấp nhiệt lượng cho các loại máymóc như: xăng A92, A83, dầu DP14, mỡ IC, đất đèn… -Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: mũi khoan, săm lốp ôtô, zoăng, phớt, bugi, vòng bi, mayơ, chắn dầu, bulông, tích kê, cút nước…. 2.Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hach toán vật liệu. Đánh giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những phương pháp tính giá khác nhau. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. ơ công ty Cầu I Thăng Long vật liệu được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của vật liệu được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của công ty để tạo ra vật liệu. Giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. 2.1.Giá thực tế vật liệu nhập kho Vật liệu nhập kho của công ty Cầu I Thăng Long có nguồn gốc chủ yếu là vật liệu mua ngoài - Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì yếu tố để hình thành nên giá thực tế vật liệu nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT). Ví dụ: ngày 8/01/2006. Nguyễn Văn Hùng nhập vào kho vật liệu của công ty theo hoá đơn số 358 ngày 8/10/2002 của cửa hàng coppha số 2- Thanh Xuân- Hà Nội . Giá ghi trên hoá đơn là 77.000.000 thì giá thực nhập số côppha đó là 77.000.000đ. - Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển. 2.2.Giá thực tế vật liệu xuất kho Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi công công trình thì sử dụng giá xuất kho bằng giá FIFO. Vật liệu xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá vốn của lô hàng đó để làm giá xuất Ví dụ: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tên vật liệu: Thép phi 6- Đơn vị tính: kg Tháng 01/2006 Đơn vị tiền: 1000đ Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 06 06 08 10 10 15 16 Tồn đầu tháng Nhập kho CF v/chuyển Xuất kho sx Nhập kho CF v/chuyển Xuất kho Xuất kho 3000 8000 4,2 4,28 4,3 4,36 12.600 240 34.400 480 2000 5000 3000 1000 4000 2000 10.000 5000 2000 4 4000 16.600 16.840 Cộng 11.000 47.720 2000 Ngày 08/01 xuất: (4x1000)+(4,28x1000)=8.280 Ngày 15/01 xuất: (4,28x2000)+(4,36x3000)=21.640 Ngày 26/01 xuất: (4,36x3000)=13.080 Như vậy, tổng giá trị vật liệu thép xuất trong tháng 01 là 43.000 3.Tổ chức công tác kế toán vật liệu 3.1.Thủ tục nhập kho 3.1.1.Trường hợp vật liệu nhập từ nguồn mua ngoài Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật tư khi về đến công ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật tư được chuyển đến công ty(thông thường việc vận chuyển là do đội vận tải của công ty đảm nhiệm) người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hoá đơn của bên bán vật tư(trong hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại , quy cách vật tư, khối lượng vật tư, định giá vật tư, thành tiền , hình thức thanh toán.....)lên phòng vật tư. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán một số trường hợp có cả biên bản nghiệm thu về số lượng và chất lượng của hội đồng nghiệm thu. Sau đó phòng vật tư xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đủ số lượng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho: +Một liên do phòng vật tư giữ. + Một liên giao cho người đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho. + Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán. Như trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lượng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ. Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản , chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu.Công ty thường dùng tiền mặt để thanh toán kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vân tải. Cụ thể các chứng từ nhập vật liệu như sau: Hoá đơn GTGT Mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 5 tháng 2 năm 2006 ký hiệu:AA/06 Số 032977 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp Xuân Trường Địa chỉ: Hoàng Mai - Hà Nội Số TK : Điện thoại: MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn An Ninh Đơn vị: Công ty cầu I Thăng Long Địa chỉ: Thanh Trì- Hoàng Mai - Hà Nội Số TK:  Hình thức thanh toán: TM MS STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cát vàng M3 500 35.000 17.500.000 Cộng 17.500.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 875.000 Tổng cộng tiền thanh toán 18.375.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu ba trăm bảy mươI năm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hoá đơn GTGT Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 6 tháng 2 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thành Đô Địa chỉ: Hoàng Mai - Hà Nội Số TK : Điện thoại: MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn An Ninh Đơn vị: Công ty cầu I Thăng Long Địa chỉ: Thanh Trì- Hoàng Mai - Hà Nội Số TK:  Hình thức thanh toán: TM MS STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vận chuyển cát Chuyến 5 80.000 400.000 Cộng 400.000 Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 40.000 Tổng cộng tiền thanh toán 440.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm bốn mươI nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn và số hàng thực tế đã về, phòng kỹ thuật vật tư viết phiếu nhập kho vật tư. Công tyCầu I Thăng Long PHIẾU NHẬP KHO Số 137 Mẫu số 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Số: Nợ TK: Có TK: Họ tên người giao hàng: Nguyễn An Ninh Nhập tại kho: Công trường 4 STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo ctừ Thực nhập 1 Cát vàng M3 500 500 35.800 17.900.000 Cộng 17.900.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối ngày kế toán VL phải đối chiếu với kế toán theo dõi công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc tiếp liệu chưa mang đến chứng từ hoá đơn đến để thanh toán nợ. Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho đồng thời kế toán rút số dư cuôí tháng và ký xác nhận vào thẻ kho. 3.1.2.Trường hợp vâtj liệu nhập kho do di chuyển nội bộ Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của chủ nhiệm công trình lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập tại công trường, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất. 3.2.Thủ tục xuất kho Trong công ty xây dựng Cầu I Thăng Long nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật tư có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình. Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lượng vật tư theo yêu cầu được tính toán theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phòng vật tư lập phiếu xuất gồm 2 liên. Phòng vật tư căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất . Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít được sử dụng ) Phiếu xuất kho được viết thành 2 liên + Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ. + Một liên giao cho thủ kho giử để vào thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán vật liệu làm cơ sở hạch toán và lưu giữ. Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất. Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế dưới sự chỉ đạo của đội trưởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật tư. Sau đó tiến hành mang lên phòng vật tư để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trước khi xuất vật tư, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và ngưồi xin lĩnh vật tư cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu. Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên người xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ. Ví dụ: Ngày 8/2/2006, đội phó kỹ thuật đội sản xuất vật liệu Trần Trung xin lĩnh vật liệu. Cụ thể là 800 m3 đá 1x2 phục vụ sản xuất ASP công trình cầu Hồ Kiều 2 Mẫu phiếu xuất kho như sau: Công ty Cầu I Thăng Long PHIẾU XUẤT KHO Số 136 (Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 16/10/2002 Họ tên người nhận hàng: Trần Trung Địa chỉ: Phòng kỹ thuật Lý do xuất kho: thi công công trình cầu Hồ Kiều 2 Xuất kho tại: Đội cầu 4 STT Tên nhãn hiệu quy cách pc vật tư Msố Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Ycầu Txuất 1 Đá 1x2 1801 M3 230,3 230,3 90.419,3 20.823.566 Cộng 20.823.566 4.Kế toán chi tiết vật liệu Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm, từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập xuất vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Tại công ty Cầu I Thăng Long, chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết vật liệu là: - Phiếu nhập kho vật liệu. - Phiếu xuất kho vật liệu. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. Trình tự luân chuyển chứng từ theo phương pháp thẻ song song của công ty Cầu I Thăng Long theo sơ đồ sau: Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ/ thẻ chi tiết Sổ tổng hợp Kế toán tông hợp Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song của công ty cụ thể như sau: -Tại kho: Mỗi một loại vật tư sẽ được mở một thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về mặt số lượng. Thẻ kho do thủ kho ghi dựa trên chứng từ nhập xuất kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻkho. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng nhập xuất để tính ra số tồn kho trên từng thẻ. Mẫu thẻ kho như sau: Công ty Cầu I Thăng Long Mẫu số 06: VT THẺ KHO Ngày lập 28/2/2006 Tờ số 1 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: kg Mã số 1522902 Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận của KTT Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn kho ngày 01/02 1 140 09/02 Đ/c Đức nhập vật tư 09/02 30.000 30.000 2 142 10/02 Đ/c Đức nhập vật tư 10/02 20.000 50.000 3 137 13/02 Xuất Vtư phục vụ thi công Cầu Cấm 13/02 40.000 10.000 4 154 16/02 Đ/c Đức nhập vật tư 16/02 30.000 40.000 5 241 17/02 Xuất Vtư phục vụ thi công Cầu BáI Thượng 17/02 20.000 20.000 6 242 17/02 Xuất Vtư phục vụ thi công Cầu BáI Thượng 17/02 6.000 14.000 ………………….. Cộng 80.000 76.000 4.000 Tồn kho ngày 30/02 Cuối tháng thủ kho phải tập hợp các chứng từ nhập xuất kho sau đó viết phiếu giao nhận chứng từ ( viết thành 2 liên) rồi chuyển cho kế toán vật liệu kèm theo chứng từ gốc. -Tại phòng kế toán: Sau khi nhân được các phiếu nhập kho, xuất kho và kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của chứng từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật tư theo số lượng, đơn giá, thành tiền. Mỗi loại vật tư đựơc mở một thẻ/ sổ chi tiết tương úng với thẻ kho. Cuối tháng, kế toán đối chiếu với thủ kho về mặt hiện vật, đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị, sau đó lập bảng tổng hợp chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư. Công ty Cầu I Thăng Long Sổ chi tiết vật liệu TàI khoản: 152 Tên, qui cách vật liệu: Xi măng Hoàng Thạch Chứng từ Diễn giải TK đ.ư Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn kho ngày 01/02 140 09/02 Đ/c Đức nhập vật tư 331 50 30.000 1.500.000 30.000 1.500.000 142 10/02 Đ/c Đức nhập vật tư 331 50 20.000 1.000.000 50.000 2.500.000 137 13/02 Xuất Vtư phục vụ thi công Cầu Cấm 621 40.000 2.000.000 10.000 500.000 154 16/02 Đ/c Đức nhập vật tư 331 50 30.000 1.500.000 40.000 2.000.000 241 17/02 Xuất Vtư phục vụ thi công Cầu BáI Thượng 20.000 1000.000 20.000 1.000.000 242 17/02 Xuất Vtư phục vụ thi công Cầu BáI Thượng 6.000 300.000 14.000 700.000 ………………….. Cộng 80.000 4.000.000 76.000 3.800.000 4.000 200.000 Tồn kho ngày 30/02 4.000 200.000 Công ty cầu I Thăng Long Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Xi măng HT kg 80.000 4.000.000 76.000 3.800.000 4.000 200.000 II. KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CẦU I THĂNG LONG 1.Tài khoản kế toán sử dụng Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Để phản ánh tình hình nhập vật liệu kế toán sử dụng những tài khoản sau: +TK 152: Nguyên vật liệu: Phản ánh giá trị tồn kho và tình hình nhập xuất vật liệu qua kho trong kỳ. Kêt cấu như sau: -Bên Nợ: -Giá trị vật liệu nhập kho trong kỳ -Giá trị vật liệu thừa khi kiểm kê -Bên Có: -Giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ -Giá trị vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê -Giá trị vật liệu đã mua trả lại người bán -Số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá được hưởng khi mua hàng. +TK 151: Hàng mua đang đI đường: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vật liệu mà công ty đã mua nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa nhận dược. Kết ccấu như sau: -Bên Nợ: -Giá trị vật liệu đã mau nhưng cuối kỳ chưa nhận được -Bên Có: -Giá trị vật liệu đan g đI đường kỳ trước đã nhập kho hoặc chuyển thẳng cho sử dụng trong kỳ này. +TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ +TK 331: PhảI trả ngừời bán: Phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với người bán, người nhận thầuvề các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ như hợp đồng đã ký kết. +TK 621:Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp +TK 141: Tạm ứng: dùng để theo dõi từng người nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng. 2.Kê toán tổng hợp nhập vật liệu Khi có nhu cầu vật tư, đội trưởng đội thi công sẽ cử nhân viên cung ứng đi mua vật tư. Để có kinh phí mua vật tư, nhân viên cung ứng phải viết giấy đề ghị tạm ứng lên ban lãnh đạo Công ty xét duyệt cấp vốn nằm trong giá trị phần giao khoán cho đội công trình. Sau khi hoàn thành các thủ tục xem xét xác nhận của cán bộ kỹ thuật, kế toán trưởng và giám đốc, thủ quĩ viết phiếu chi cho tạm ứng tiền. Nợ TK 141 Có TK 111 Công ty Cầu I Thăng Long GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 02/02/2006 Kính gửi: Ban lãnh đạo công ty Cầu I Thăng Long Tên tôI là: Nguyễn An Ninh Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 20.000.000đ Viết bằng chữ: Hai mươI triệu đồng chẵn Lý do tạm ứng: Mua vật liệu cát vàng Thời hạn thành toán: 7 ngày Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty Cầu I Thăng Long PHIẾU CHI Ngày02/02/2006 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn An Ninh Địa chỉ: Lý do chi: Mua cát vàng Số tiền: 20.000.000đ (Viết bằng chữ: Hai mươI triệu đồng chẵn) Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhân tiền Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật tư. Có hai trường hợp xảy ra: +Mua vật tư về nhập kho + Mua vật tư về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xuất. *Trường hợp mua về nhập kho Công ty Cầu I Thăng Long là công ty xây dựng cơ bản nên vật liệu mua về thường được xuất dùng ngay. Vật liệu nhập kho của công ty thường là những vật liệu được sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình, và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù của công ty cũng được nhập kho như: xi măng, sắt thép.......Vật liệu nhập kho của công ty thường là các loại dầu, gioăng phớt , nhựa thông...... - Khi tiến hành mua vật liệu, căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên lai cước phí vận chuyển,hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán định khoản: Nợ TK152 Nợ TK 133 Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng) -Trường hợp mua vật liệu mà chưa thanh toán ngay thì định khoản như sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331( Chi tiết cho từng người bán) *Trường hợp mua về không qua kho mà sử dụng ngay cho thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán phản ánh trên TK 621 chi tiết cho tứng công trình. Nếu vật liệu dùng trực tiếp kế toán căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu, phiếu chi, kê toán định khoản: Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331 – nếu chưa trả tiền người bán Có TK 141 _ nếu thanh toán bằng tạm ứng. Vật liệu mua về không qua kho, được sử dụng gián tiếp như bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, phiếu chi tiền định khoản tương tự như trường hợp trên. Nợ TK 627 Nợ TK 133 Có TK 331,141 Quá trình tạm ứng mua vật tư phục vụ cho sản xuất, thi công công trình, hạng mục công trình sẽ được quyết toán vào cuối mỗi kỳ. Căn cứ vào các chứng từ sau: + Giấy đề nghị tạm ứng. + Phiếu chi tiền + Báo cáo thanh toán tạm ứng + Các chứng từ gốc : hoá đơn mua hàng, biên lai cước phí vận chuyển .... Thông qua các số liệu trên chứng từ, kế toán kết chuyển số dư tạm ứng với người phụ trách công trình theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 141 Cũng có trường hợp vật liệu mua về được trả bằng tiền vay nhắn hạn thì được định khoản như sau: Nợ TK 331 Có TK 311 Tất cả quá trình từ khâu nhận tạm ứng để thu mua vạt liệu nhập kho mua vật tư để thi công công trình hạng mục công trình được kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, mà cụ thể là các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, UNC, Phiếu chi..........Sau đó lập chứng từ ghi sổ rồi vào sổ cáI tàI khoản liên quan. + Sổ cái TK 141 + Sổ chi tiêt TK 141 Đây là sổ thể hiện việc nhận tạm ứng và tình hình quyết toán tạm ứng +Sổ cái TK 331 + Sổ chi tiết TK 331 Loại sổ này được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với người bán và được chi tiết cho từng đối tượng thanh toán liên quan. 3.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Để phản ánh quá trình xuất vật liệu kế toán sử dụng các tàI khoản TK152,TK621,TK627,TK331 và một số các TK liên quan khác như TK133, TK642..... để phản ánh. Cách tính giá thực tế vật liệu xuất dùng ở công ty được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước, lô vật liệu nào nhập kho trước thì sẽ được xuất sử dụng trước, giá trị vật liệu xu