Chuyên đề Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng

có phù hợp với chính sách của Công Ty hay không . tiền thực thu đều phải ghi vào sổ nhật ký thu tiền (tính đầy đủ) Cách ly trách nhiệm giữa người quản lí tiền mặt và ghi sổ sách. Ký tắt trên các phiếu thu & giấy báo nợ của ngân hàng. Đối chiếu phiếu thu tiền, giấy báo nợ của ngân hàng với sổ nhật ký thu tiền. Các khoản thu tiền phải được ghi sổ đúng thời gian quy định (thời gian tính ) Quy định thời gian ghi sổ. Kiểm tra nội bộ. So sánh ngày ghi trên phiếu thu tiền với ngày nộp tiền vào quỹ. Các khoản thu tiền được ghi sổ đúng đắn và tổng hợp chính xác (chuyển sổ & tín dụng trướcổng hợp) Cách ly trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật ký thu tiền mới sổ nhật ký phải thu Kiểm tra nội bộ. Cộng tổng các sổ nhật ký & theo dõi quá trình vào sổ cái. b2.Phương thức bán chịu Các khoản phải thu phát sinh từ quá trình Bán Hàng – Thu Tiền do sự chậm trễ trong việc thanh toán so với quá trình phát sinh nghiệp vụ liên quan nên số tiền ghi trên khoản mục này của Bảng Cân Đối Tài Sản, cũng như số dư của các tài khoản phải thu là số luỹ kế từ các quá trình kinh doanh trước đến cuối kỳ kinh doanh này. Cùng với thời điểm phát sinh và thời hạn thanh toán khác nhau, các khoản phải thu còn liên quan đến nhiều người mua có đặc điểm, điều kiện kinh doanh, quản lý và khả năng thanh toán khác nhau và có thể dẫn đến các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không đòi được ở người mua. Kiểm soát nội bộ đối với khoản Phải Thu là nhiệm vụ quan trọng để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa tổn thất và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. KSNB đối với khoản phải thu gắn liền với việc theo dõi khả năng thanh toán của người mua. Thủ tục kiểm soát đối với Khoản Phải Thu: a) Thực thi các nguyên tắc quản lý: + Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Cần phân chia nhiệm vụ cho từng khâu như khâu phê duyệt của người có thẩm quyền về việc phát sinh nghiệp vụ, khâu bán hàng, xuất kho, thu tiền, ghi sổ doanh thu, sổ thu tiền, sổ công nợ phải thu ... Từ đó tạo phong cách làm việc theo nhóm tại doanh nghiệp nhằm đem lại năng suất lao động cao. + Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Cách ly trách nhiệm giữa người thu tiền và người ghi sổ thu tiền, người ghi sổ khoản phải thu và người phê chuẩn nghiệp vụ phát sinh, chiết khấu… ví dụ, nếu sổ Bán Hàng, Sổ Thu Tiền, Sổ Công Nợ Phải Thu được 3 kế toán theo dõi độc lập nhau và sổ thu tiền có người kiểm soát độc lập, đối chiếu định kỳ với Sổ Cái, Sổ Quỹ sẽ tạo ra sự kiểm tra chéo, tăng độ tin cậy của thông tin. Mặt khác, để ngăn ngừa gian lận, trong một số trường hợp phải ngăn cách nơi độc lập nơi làm việc của Thủ Quỹ và những người ghi chép Các Nhật Ký Bán Hàng, Nhân Viên Ghi Chép Sổ Sách Công Nợ không được quyền tiếp cận với các khoản thanh toán của khách hàng; giữa chức năng bán hàng, xuất hàng với chức năng duyệt bán chịu cũng cần phân cách để phòng ngừa những tiêu cực có thể xảy ra trong khâu bán hàng, xuất kho và khả năng thất thu trong khâu thanh toán... + Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thoả thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng . Tuy nhiên, ở nhiều Công Ty việc ghi đúng bán chịu được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng hoá do một người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạnh thanh toán. Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do người mua mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thoả thuận ban đầu. b) Lập sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng, từng đơn vị thành viên đặc biệt là những khách hàng có các nghiệp vụ phát sinh nhiều, thường xuyên như các bảng kê, nhật ký... c) Thông báo cho các người mua về các khoản nợ sắp đến hạn thanh toán. d) Cuối kỳ, lập Bảng Phân Tích Công Nợ với các chỉ tiêu quan trọng như số tiền nợ, thời gian nợ, số nợ quá hạn, khả năng thanh toán của người mua; Căn cứ vào đó lập kế hoạch thu hồi nợ và lập dự phòng đối với những khoản phải thu khó đòi. Mục tiêu kiểm soát nội bộ về công nợ Phải Thu Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu Các khoản phải thu là thực sự hiện hữu ( tính có thật) -Đối chiếu công nợ thường xuyên: Đối chiếu để lấy và theo dõi xác nhận của người mua về các khoản phải thu. Các khoản chiết khấu được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn) -Tồn tại một chính sách tín dụng - Xem xét hồ sơ gốc của khách hàng để xác định khoản doanh thu bán chịu có được phê chuẩn phù hợp với chính sách của Công Ty hay không. Các khoản phải thu được phân loại đúng đắn ( sự phân loại) - So sánh chứng từ gốc liên quan với sơ đồ tài khoản hướng dẫn việc phân loại - Kiểm tra nội bộ việc phân loại Các khoản phải thu được ghi sổ theo đúng số hàng hoá , dich vụ đã cung cấp ( sự đánh giá) - Kiểm tra việc tính toán trên các hoá đơn: So sánh khối lượng( số lượng, số tiền) trên hoá đơn bán hàng và sổ giao hàng. Kiểm soát vệc quy đổi tỷ giá ngoại tệ ( nếu có bán hàng thu ngoại tệ). Tất cả các khoản phải thu đều phải được ghi sổ ( tính đầy đủ) - Cộng bảng cân đối các khoản phải thu và đối chiếu với Sổ Cái. - Đối chiếu Hoá Đơn Bán Hàng và Vận Chuyển với sổ thu tiền và sổ theo dõi khoản phải thu. - Đối chiếu công nợ với người mua. - Kiểm tra việc ghi sổ. Các khoản phải thu đều được ghi sổ đúng thời kỳ ( tính thời kỳ) - Kiểm tra thời gian trên các chứng từ giao hàng và được chấp nhận thanh toán nhưng chưa tính tiền và ghi Sổ Doanh Thu, Sổ Phải Thu Khách Hàng. Các khoản phải thu được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp chính xác ( chuyển sổ & tổng hợp) - Đối chiếu giữa Sổ Chi Tiết Bán Hàng, Sổ Phải Thu Khách Hàng, Sổ Cái TK 131, 136, 138, điều tra hệ thống một số chứng từ bán hàng. 3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chu trình Bán Hàng–Thu Tiền 3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu. - Đơn đặt hàng của khách hàng: Là yêu cầu của khách hàng về hàng hoá, dịch vụ thông qua hình thức: Thư, điện thoại, mẫu in sẵn của doanh nghiệp gửi cho khách hàng… - Phiếu Bán Hàng: Đây là chứng từ ghi sổ về mẫu mã, số lượng, quy cách phẩm chất và các thông tin liên quan tới hàng hoá mà khách hàng đặt mua. - Chứng từ vận chuyển: Là chứng từ được lập khi chuyển giao hàng hoá ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hoá bán ra, các điều kiện chuyển giao hàng hoá. - Hoá đơn bán hàng: Là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng giá vốn, giá bán của hàng hoá thông tin của nhà cung cấp và của khách hàng. Hoá đơn thường được lập ba liên. 3.2. Tổ chức tài khoản kế toán và sổ sách kế toán Các tài khoản kế toán sử dụng cho chu trình bao gồm: Vốn bằng tiền: TK 111, 112. Các khoản phải thu: TK 131, 138 Hàng tồn kho: TK 155, 156 . Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK 511. Giá vốn hàng bán: TK 632. Chi phí bán hàng: TK 641. Chi phí quản lý doanh nghiệp: TK 642 Các khoản giảm trừ doanh thu: TK 521, 531, 532. Các loại sổ sách và báo cáo kế toán phục vụ chu trình: + Sổ nhật ký bán hàng. Sổ nhật ký thu tiền + Sổ theo dõi chi tiết các khoản phải thu khách hàng + Sổ tổng hợp các khoản phải thu khách hàng + Sổ nhật ký doanh thu bị trả lại và giảm giá hàng bán + Sổ hạch toán hàng tồn kho + Sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng + Sổ theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp + Báo cáo tổng hợp doanh thu, báo cáo tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn PHẦN II. THỰC TẾ VÊ KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG ---càd--- A. Khái quát chung về Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. I. Lịch sử hình thành và phát triển 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG 371 Trần Cao Vân – Đà NẵngTel: (0511)3714642/714460714286Fax: (0511)3714561/714931Email: danaplast@dng.vnn.vnWebsite: www.danaplast.vn Biểu tượng (Logo): 1.1. Lịch sử thành lập Ngày 22/10/1976: Công Ty CP Nhựa Đà Nẵng tiền thân là Nhà Máy Nhựa Đà Nẵng được thành lập trực thuộc Uỷ Ban Nhân Dân Tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng. Ngày 7/11/1997: Nhà Máy Nhựa Đà Nẵng chuyển thành Công Ty Nhựa Đà Nẵng trực thuộc UBND Thành Phố Đà Nẵng. Ngày 04/8/2000: Công Ty Nhựa Đà Nẵng được cổ phần hoá theo quyết định số 90/2000/QĐ - TTg của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 02/12/2000: Đại hội đồng Cổ đông thành lập Công Ty được tổ chức và Công Ty chính thức trở thành Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. Ngày 09/11/2001: Uỷ Ban Chứng Khoán Nhà Nước có quyết định số 09/GPPH về việc cấp giấy phép niêm yết cổ phiếu Công Ty CP nhựa Đà Nẵng trên Trung tâm GDCK Thành Phố Hồ chí Minh.  Số lượng cổ phiếu niêm yết là : 1.587.280 cổ phiếu                 Tổng giá trị là                          : 15.872.800.000 đồng                 Mệnh giá                                 : 10.000 đồng Ngày 23/11/2001: Trung tâm Giao Dịch Chứng Khoán Thành Phố Hồ Chí Minh cấp giấy chứng nhận số 33/GCN/TTGD - LK chứng nhận Cổ phiếu Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng đã đăng ký lưu ký chứng khoán tại Trung tâm Giao dịch Chứng khoán Thành Phố Hồ Chí Minh Mã chứng khoán: DPC.     Ngày 28/11/2001: Cổ phiếu của Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng chính thức bắt đầu giao dịch tại Trung tâm GDCK TP Hồ Chí Minh        1.2. Quá trình phát triển         Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là sản xuất kinh doanh các sản phẩm từ chất dẻo, kinh doanh các sản phẩm, vật tư nguyên liệu và các chất phụ gia ngành nhựa.             Trong quá trình hoạt động, vừa sản xuất vừa tích luỹ cho tái đầu tư, đến nay Công Ty đã hoàn thiện toàn bộ cơ sở hạ tầng nhà xưởng, đường nội bộ trong diện tích 1,7 ha.             Trong những năm gần đây, Công Ty được đánh giá là một trong những đơn vị hoạt động hiệu quả nhất tại Đà Nẵng với những thành tích đạt được như sau : Huân chương lao động hạng I, II, III do Nhà nước trao tặng; Hàng Việt Nam chất lượng cao trong 3 năm liền; Bằng khen đơn vị dẫn đầu ngành công nghiệp TP Đà Nẵng trong nhiều năm liền.             Nhằm khai thác triệt để những lợi thế về tài sản và thương hiệu cũng như dựa vào đặc điểm của sản phẩm ngành nhựa là cồng kềnh, khó vận chuyển, Công Ty đã chọn phương án tập trung đầu tư đa dạng hoá các loại sản phẩm nhằm tạo ra các sản phẩm có lợi thế cạnh tranh về mặt địa lý, có nhu cầu lớn trong các ngành công, nông nghiệp, thuỷ sản tại miền Trung và Tây nguyên. Lĩnh vực kinh doanh Hiện nay, Công Ty đã sản xuất được nhiều loại sản phẩm khác nhau để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường như: - Các sản phẩm ống nước: ống HDPE, ống uPVC.   - Các loại vỏ bao xi măng, các loại bao bì phức hợp, bao PP.  - Các sản phẩm túi xốp PE, túi PP.   - Các sản phẩm ép phục vụ công nghiệp: Két bia, chi tiết bằng nhựa cho xe máy. - Các sản phẩm tiêu dùng: Dép, ủng, can nhựa các loại...Và các sản phẩm chuyên dùng theo yêu cầu của khách hàng.     Trong đó, một số sản phẩm cũng đã được xuất khẩu sang các nước châu Âu và châu Á. 2. Mục tiêu, Chức năng và nhiệm vụ của Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. 2.1. Mục tiêu Công Ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển sản xuất kinh doanh các mặt hàng nhựa; nguyên vật liệu, thiết bị phục vụ ngành nhựa. Và các lĩnh vực kinh doanh khác nhằm các mục tiêu: Tối đa hóa các khoản lợi nhuận của Công Ty; Tạo việc làm ổn định cho người lao động; Tăng lợi tức cho các cổ đông; Đóng góp cho ngân sách nhà nước; Đẩy mạnh việc đầu tư phát triển Công Ty theo hướng công nghiệp hoá và hiện đại hoá. 2.2. Chức năng kinh doanh của Công Ty: Sản xuất kinh doanh các mặt hàng nhựa dân dụng, nhựa công nghiệp, nhựa kỹ thuật, nhựa xây dựng; Kinh doanh các nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị phục vụ ngành nhựa; Căn cứ vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhu cầu phát triển Công Ty và khi có quyết định của cổ đông, Công Ty có thể đăng ký bổ sung, thay đổi ngành nghề sản xuất kinh doanh, liên kết, liên doanh và hợp tác với các doanh nghiệp trong và ngoài nước để phát triển sản xuất, mở rộng thị trường phù hợp với quy định của pháp luật. Công Ty có thể tiến hành những hình thức kinh doanh khác được pháp luật cho phép mà Hội đồng Quản trị xét thấy có lợi nhất cho Công Ty. II. Cơ cấu tổ chức tạiCông Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. Cơ cấu tổ chức tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. 1.1. Bộ máy tổ chức quản lí. Đại Hội Đồng Cổ Đông Hội Đồng Quản Trị Ban Giám Đốc Ban Kiểm Soát P.Hành Chính -Nhân Sự P.Kĩ Thuật Bộ Phận Sản Xuất Chính Bộ Phận Phục Vụ Bộ Phận KCS P.Kinh Doanh P.TàiChính -Kế Toán   Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận trong Công Ty. Đại Hội Đồng Cổ Đông: ĐHCĐ là cơ quan quyết định cao nhất của Công Ty, hoạt động thông qua cuộc họp ĐHCĐ thường niên, ĐHCĐ bất thường và thông qua việc lấy ý kiến bằng văn bản. Các cuộc họp ĐHCĐ phải có đủ số lượng cổ đông tham gia tối thiểu quy định tại Điều 23.2 của bản Điều lệ Công Ty CP Nhựa Đà Nẵng -28/3/2007. Quyết định, Nghị quyết của ĐHCĐ chỉ có giá trị khi được các Cổ Đông và đại diện có mặt thông qua theo Điều 27 của bản Điều lệ này. Quyền hạn và nhiệm vụ của cuộc họp Đại hội đồng Cổ đông thường niên: a. Thông qua báo cáo của HĐQT về tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh, thông qua báo cáo của Ban Kiểm soát. b. Thông qua quyết toán năm tài chính; Phương án phân phối, sử dụng lợi nhuận; Chia cổ tức và trích lập, sử dụng các quỹ theo đề nghị của HĐQT. c. Quyết định phương hướng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đầu tư của năm tài chính mới. d. Quyết định tăng vốn điều lệ, gọi vốn cổ phần và phát hành cổ phiếu. e. Xem xét sai phạm và quyết định hình thức xử lý đối với thành viên HĐQT, BKS gây thiệt hại cho Công Ty và cổ đông của Công Ty. f. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT và BKS nếu hết nhiệm kỳ hoặc bầu bổ sung, thay thế thành viên HĐQT và BKS theo quy định của Điều lệ. Phê chuẩn việc HĐQT bổ nhiệm Giám đốc hoặc tổng giám đốc điều hành. g. Ấn định mức thù lao và các quyền lợi của các thành viên HĐQT và BKS h. Thông qua Điều lệ bổ sung, sửa đổi nếu cần. i. Thông qua quyết định kết thúc hoạt động của Công Ty. j. Quyết định thành lập hay giải thể các chi nhánh, văn phòng đại diện của Công Ty. k. Lựa chọn hoặc uỷ quyền cho HĐQT lựa chọn Công Ty kiểm toán. l. Quyết định sáp nhập hoặc chuyển đổi Công Ty, mua hoặc mua lại hơn 10% cổ phần hoặc cổ phần thuộc bất kỳ loại nào đang phát hành. m. Phê chuẩn giao dịch mua, bán tài sản của Công Ty có giá trị từ 50% trở lên tổng giá trị tài sản của Công Ty tính theo sổ sách kế toán đã được kiểm toán gần nhất. n. Phê chuẩn hợp đồng do Công Ty ký với những người được qui định tại Điều 120.1 của Luật Doanh nghiệp có giá trị tương ứng hoặc lớn hơn 20% tổng giá trị của Công Ty tính theo sổ sách kế toán. o. Quyết định các vấn đề khác. Hội Đồng Quản Trị: HĐQT được ĐHCĐ thành lập bầu ra 7 thành viên với nhiệm kỳ là 3 năm. Hội đồng Quản trị bầu 1 Chủ tịch và 1 Phó Chủ tịch. Hội HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh mang tính chiến lược tổng quát và đảm bảo các kế hoạch được thực hiện thông qua BGĐ. Bên cạnh đó, BKS cũng là một cơ quan quản trị với nhiệm vụ thay mặt ĐHĐCĐ kiểm tra, giám sát, theo dõi mọi hoạt động của HĐQT và Ban Điều Hành cũng như báo cáo và chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ và pháp luật. Ban Kiểm soát: BKS là người thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh quản trị và điều hành của Công Ty. BKS có 3 đến 5 thành viên do Đại Hội đồng Cổ đông bầu theo thể thức bầu trực tiếp. Thành viên BKS được trúng cử với đa số phiếu bầu ( từ 51% trở lên) của các cổ đông có quyền biểu quyết có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện được uỷ quyền có mặt tại Đại hội cổ đông. Ban Kiểm soát phải chỉ định một thành viên là cổ đông của Công Ty làm Trưởng ban. Trưởng Ban Kiểm soát có trách nhiệm phân công thành viên Ban Kiểm soát còn lại phụ trách từng loại công việc kiểm soát. Ban Giám Đốc: Ban giám đốc bao gồm 2 thành viên, 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm là cơ quan tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công Ty theo mục tiêu định hướng, kế hoạch mà HĐQT, ĐHĐCĐ đã thông qua. Giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn các hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công Ty, giúp việc cho Giám đốc là Phó Giám đốc. Giám đốc Công Ty sẽ căn cứ vào khả năng và nhu cầu quản lý để thực hiện việc ủy quyền một số quyền hạn nhất định cho các thành viên trong Ban Giám đốc về những công việc điều hành chuyên môn. P.TàiChính-Kế Toán: Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Công Ty, ghi chép, xử lí, lập báo cáo về tình hình tài sản, nguồn vốn Công Ty P.Kinh Doanh: Nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phối hợp cùng mới các phòng ban khác trong Công Ty để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh trong Công Ty để có biện pháp khác phục. P.Hành Chính Nhân Sự: Phụ trách khâu tuyển dụng, đào tạo, bố trí lao động… Xây dựng kế hoạch tiền lương. Định mức lao động, tham mưu cho ban giám đốc về chính sách nhân sự. P.Kĩ Thuật: Xây dựng các định mức kĩ thuật, bảo trì, bảo dưỡng các máy móc, thiết bị…Áp dụng khoa học kĩ thuật mới vào sản xuất. Bộ Phận KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm. Nhiệm thu sản phẩm sau khi hoàn thành nhập ko thành phẩm. Kiểm tra chất lượng trước khi bàn giao cho khách hàng. 2. Đặc điểm sản suất tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng 2.1. Sơ đồ tổ chức sản xuất: Do đặc thù công nghệ sản xuất của Công Ty tương đối phức tạp: Vừa sản xuất liên tục vừa sử dụng máy móc thiết bị chuyên dùng mới chu kỳ tương đối ngắn. Nên Công Ty áp dụng mô hình sản xuất theo 2 bộ phận: Tổ phối liệu Công Ty Bộ phận phục vụ sản xuất Bộ phận phục vụ sản xuất Tổ can phao Tổ màng mỏng dệt bao Tổ cắt manh Tổ may bao Tổ sp PVC & ống nước Tổ bao bì Tổ cơ điện Bộ phận trực tiếp sản xuất chính và bộ phận phục vụ sản suất. Mỗi bộ phận lại được chia làm nhiều tổ với các chức năng khác nhau được minh hoạ theo sơ đồ sau: 3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: Bộ phận sản xuất chính gồm 7 tổ : Tổ can phao:Có nhiệm vụ sản xuất ket nhựa, can nhựa và thẩu … Tổ màng mỏng: Có nhiệm vụ sản xuất các lọai màng mỏng HDFE, LDPE Tổ dệt bao: Sử dụng dây chuyền tự động kéo chỉ sợi dệt manh. Tổ cắt manh: Cắt manh PP và manh tráng PP. Tổ may bao: May bao dệt PP & bao xi măng… Tổ sản xuất sản phẩm PVC và ống nước gồm 2 bộ phận: Ống nước và dép Tổ bao bì: Nhận manh từ tổ dệt manh để sản xuất bao ximăng và cán tráng manh dệt PP Bộ phận phục vụ sản xuất: Gián tiếp tham gia tạo ra sản phẩm. Bao gồm 2 tổ: Tổ cơ điện: Đảm bảo phục vụ điện cho sản xuất, xử lí các sự cố về điện. Tổ phối liệu: Có nhiệm vụ pha trộn phối liệu phục vụ cho sản xuất. III. Tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công Ty. Kế Toán Tổng Hợp Thủ Quỹ KT Thanh Toán VNĐ KT Tiêu Thụ, Công Nợ Phải Thu KT NVL, CCDC, Nợ Phải Trả, Lương. BHXH KT Thanh Toán Ngoại Tệ TSCĐ & Chứng Khoán KT Thuế, Thống Kê, Tổng Hợp Kế Toán Trưởng Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 1.2. Đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: Bộ máy kế toán tại Công Ty được xây dựng theo mô hình trực tuyến. Kế toán trưởng điều hành mõi thành viên Công Ty nên tránh được sự chồng chéo trong quản lí. Nhân viên trong phòng kế toán có nhiệm vụ hoàn thành công việc được giao và kết hợp đối chiếu qua lại nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu cung cấp. Đồng thời còn theo dõi kiểm tra và đưa ra ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện quá trình hạch toán tại Công Ty. Nhiệm vụ cụ thể của các thành viên trong bộ máy kế toán như sau: Kế toán trưởng: Là người trực tiếp điều hành công tác kế toán tại Công Ty. Chịu trách nhiệm về tình hình tài chính tại Công Ty. Cung cấp thông tin cho bán giám đốc về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình tài chính, hiệu quả, hiệu năng hoạt động của Công Ty. Kế toán tổng hợp: Phụ trách nhân sự tại phòng kế toán và kiểm tra công tác kế toán của các nhân viên kế toán phần hành. Tập hợp số liệu từ các phần hành khác. Lập báo cáo tổng hợp và quyết toán cuối mỗi quý. Thủ quỹ: Quản lí tiền mặt tại quỹ, xuất chi tiền theo lệnh của kế toán trưởng hoạc giám đốc. Bảo quản an toàn tiền mặt theo đúng quy định. Lập báo cáo quỹ. Kế toán thanh toán tiền mặt VNĐ: Phụ trách theo dõi tiền VN cũng như tại ngân hàng. Tình hình tạm ứng, thanh toán của cán bộ công nhân viên trong Công Ty. Kết hợp với thủ quỹ để kiểm tra chặt chẽ lượng tiền mặt tại quỹ. Kế toán thanh toán ngọai tệ, TSCĐ, chứng khoán: Theo dõi thu, chi, giao dịch với ngân hàng bằng ngoại tệ. Thanh toán ngoại tệ dối với khách hàng. Theo dõi tình hình TSCĐ, diễn biến chứng khoán, các báo cáo của trung tâm giao dịch. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ, công nợ phải thu: Theo dõi tình hình nhập kho, tiêu thụ của từng loại sản phẩm. Theo dõi tình hình công nợ phải thu khách hàng tại Công Ty. Kế toán NVL, CCDC, nợ phải trả, tính lương, BHXH: Theo dõi tình hình biến động của từng loại NVL, CCDC. Tính lương, thưởng, BHXH cho CNV. Hàng tháng trích nộp theo chế độ quy định, theo dõi các khoản nợ phải trả. Kế toán thuế, thống kê: Tính thuế phải nộp cho ngân sách nhà nước. 1.3 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công Ty . Hiện nay Công Ty áp dụng hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ cải biên. Mọi công việc đều được áp dụng và sử lí bằng máy vi tính. Kì hạch toán là quý. Theo hình thức này thì chứng từ được luân chuyển theo trình tự minh hoạ sau: Chứng Từ Gốc Sổ Chi Tiết Tài Khoản Sổ Tổng Hợp Tài Khoản Bảng Cân Đối Tài Khoản Báo Cáo Kế Toán Sổ Kế Toán Chi Tiết Bảng Tổng Hợp Chi Tiết Sổ Quỹ Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi hàng tháng Ghi cuối quý B. Thực Trạng KSNB Chu Trình Bán Hàng -Thu Tiền Tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng Đặc điểm chu trình Bán Hàng – Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng Phương thức bán hàng: Do sản phẩm tiêu thụ chủ yếu là từ các hợp đồng, khách hàng thường xuyên nên Công Ty chủ yếu áp dụng các phương pháp bán hàng sau: Phương thức bán hàng trực tiếp. Phương thức bán hàng qua đại lí. Phương thức bán hàng theo đơn đặt hàng. Phương thức thanh toán chủ yếu hiện nay mà Công Ty áp dụng là: Thu tiền trực tiếp và thu tiền qua ngân hàng thông qua tài khoản của Công Ty (phương thức chủ yếu). 2. Chứng từ ban đầu & luân chuyển chứng từ. Các Hợp Đồng Kinh Tế được kí kết giữa Công Ty và khách hàng là chứng từ ban đầu quan trọng trong chu trình Bán Hàng-Thu Tiền. Căn cứ vào Hợp Đồng Kinh Tế đã được kí kết Phòng Kinh Doanh sẽ lập Phiếu Xuất Kho chuyển cho Thủ Kho để tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng. Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho thì phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn bán hàng và hàng ngày tổng hợp hoá đơn chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi doanh thu và các khoản phải thu. 3.Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách, báo cáo kế toán. Các tài khoản sử dụng để hạch toán cho nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền như sau: TK155 - Thành phẩm TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. TK131 - Phải thu khách hàng TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra. TK 521 - Chiết khấu thương mại. TK 532 - Giảm giá hàng bán. TK641 - Chi phí bán hàng TK 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp. Các sổ sách sử dụng để hạch toán cho nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền (mẫu sổ sách minh hoạ kèm theo tại phụ lục) như: Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng: Sổ này được mở chi tiết cho từng khách hàng, theo dõi tiền hàng còn nợ Công Ty của khách hàng. Là cơ sở để Công Ty lập các khoản nợ phải thu khó đòi. Sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng: Tập hợp tất cả các khoản nợ phải thu trong kì. Biên bản kiểm kê: Lập theo yêu cầu của lãnh đạo Công Ty hoạc bộ phận bán hàng đại lí nhằm báo cáo về số lượng hàng xuất bán trong ngày hoạc trong kì. Sổ chi tiết doanh thu tiêu thụ: Theo dõi tình hình doanh thu của từng loại sản phẩm hàng hoá. Sổ nhật kí quỹ: Theo dõi tình hinh thu chi tiền mặt hàng ngày tại Công Ty. Sổ tồng hợp doanh thu: Tổng hợp doanh thu bán hàng thực hiện được trong tháng hay trong quý. Tổ chức báo cáo kế toán: Căn cứ vào số lượng hàng thực nhập hay xuất trong tháng kế toán lên các báo cáo như: Báo cáo tổng hợp doanh thu tháng. Báo cáo tổng hợp doanh thu quý Báo cáo nhập xuất tồn. II. Thực trạng công tác KSNB chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. 1. Môi trường kiểm soát: 1.1. Các nhântố bên trong: a. Các quy định, quy chế về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng: Công Ty đã ban hành các quy định, thủ tục nhằm kiểm soát chu trình Bán Hàng và Thu Tiền như sau: Phê Duyệt Hợp Đồng Kinh Tế. - Công việc này được giao cho phòng kinh doanh thực hiện và chịu mõi trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về việc phê chuẩn bán chịu cũng như thu hồi nợ về cho Công Ty. - Đối với khách hàng mới hoặc hợp đông kinh tế có giá trị lớn thì việc phê chuẩn này sẽ do Giám Đốc chịu trách nhiệm. Quy chế Đại Lí: Các vấn đề chung về Đại Lí Mỗi pháp nhân và thể nhân đều được làm Đại Lí cho Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng nếu có đủ các điều kiện sau: Có giấy phép đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật Có năng lực và kinh nghiệm kinh doanh trong l