Chuyên đề Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam

tùng chuyên ngành đường sắt và các sản phẩm cơ khí Tư vấn, khảo sát, thiết kế xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp và dân dụng Sản suất và kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, thực phẩm Kinh doanh bất động sản, du lịch khách sạn, xuất nhập khẩu hàng hoá, dịch vụ viễn thông và tin học In ấn Xuất khẩu lao động; hợp tác liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước trong hoạt động đường sắt và tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo pháp luật. Tổ chức nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu phát triển ngành Tổng công ty có trách nhiệm nhận và sử dụng có hiệu quả vốn, tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác do nhà nước giao để thực hiện nhiệm vụ phát triển sản xuất kinh doanh. Với những nhiệm vụ kinh doanh như vậy, Tổng công ty đã tổ chức thực hiện sản xuất kinh doanh theo các khối. Tổng công ty có 8 khối kinh doanh bao gồm: Khối doanh nghiệp công ích Khối công nghiệp Khối vật tư, dịch vụ, du lịch Khối xây lắp, thiết kế Khối sự nghiệp Trường học Khối vận tải Khối dự án Khối cổ phần hoá Mỗi khối hoạt động sản xuất kinh doanh trên một lĩnh vực cụ thể và mỗi đơn vị thành viên trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh. Khối Xây lắp-Thiết kế chuyên trách thực hiện các nhiệm vụ về xây lắp thiết kế: Phụ trách việc thiết kế, xây dựng các công trình đường sắt của quốc gia. Hoạt động trong khối Xây lắp thiết kế có 11 đơn vị thuộc Tổng công ty đường sắt Việt Nam. Trong sản xuất kinh doanh năm 2003 (là năm đầu tiên ngành đường sắt chuyển sang hoạt động theo mô hình tổng công ty Nhà nước), ngành đường sắt liên tục tăng trưởng, nhiều dự án đầu tư cơ sơ hạ tầng, đầu tư chiều sâu hiện đại hoá sức kéo, sức chở, tạo ra thế và lực mới cũng như những kinh nghiệm quí báu, tư duy mới trong chỉ đạo điều hành. Tuy nhiên, trong sản xuất kinh doanh Ngành đường sắt cũng gặp nhiều khó khăn, thách thức như: luồng hàng, luồng khách bất bình lớn, điểm đỗ phân tán, cạnh tranh ngày càng quyết liệt; vốn đầu tư phát triển cho cơ sở hạ tầng và phương tiện vận tải giámr so với năm 2002; ảnh hưởng của dịch bệnh SARS bùng phát trong 6 tháng đầu năm. Mặt khác, việc vừa phải triển khai chuyển đổi mô hình tổ chức vừa phải đảm bảo sản xuất kinh doanh ổn định, tăng trưởng và an toàn đòi hỏi ngành đường sắt phải có nỗ lực vượt bậc. Mặc dù có nhiều khó khăn như vậy nhưng do được sự quan tâm của Đảng, Chính phủ, Bộ Giao thông vận tải và các bộ ngành có lỉên quan, của các địa phương, với tinh thần phấn đấu cao thực hiện mục tiêu đổi mới công nghệ, an toàn và tăng trưởng, ngành đường sắt đã hoàn thành vượt mức toàn diện các chỉ tiêu đề ra: Về doanh thu: Dự kiến tổng doanh thu toàn ngành đạt 4453,7 tỷ đồng, tăng 8.1% so với năm 2002, trong đó doanh thu vận tải đạt 1754.5 tỷ đồng(gồm cả VAT), tăng 14.3%. lãi thực hiện 61.5 tỷ, nộp ngân sách 267.5 tỷ . Thu nhập bình quân tăng 6.4%. Kết quả doanh thu vận tải đạt 1754.5 tỷ đồng, tăng 14.3% so với năm 2002. Lãi thực hiện 10 tỷ đồng. Về sản lượng: Tấn xếp hàng hoá đạt 8 triệu 133 ngàn tấn, tăng 17.1%tấn.Km đạt 2663.6 triệu, tăng 13.9% so với năm 2002; Hành khách lên tầu đạt 11 triệu 564 ngàn tấn, tăng7.2%; hành khách.Km đạt 4 tỷ 068 triệu, tăng10% so với năm 2002 Có thể khái quát kết quả thực hiện doanh thu của toàn ngành qua bảng sau: Biểu số 1: Doanh thu toàn ngành năm 2003 stt Danh mục Thực hiện năm 2003 (đơn vị: tỷ đồng) Tỷ lệ % so năm 2002 Tổng doanh thu toàn ngành 4453.7 108.1 1 Vận tải: - sản xuất chính - ngoài sản xuất chính 1670.4 383 144.3 2 Khối công ích 554.8 150.3 3 Khối xây lắp thiết kể 630.3 92.6 4 Khối công nghiệp 449.6 99.1 5 Khối dịch vụ vật tư du lịch 765.6 117.7 Trong năm 2003, doanh thu của các đơn vị Xây lắp Thiết kế đạt 630,3 tỷ đồng bằng 92,6% so với năm 2002. Lãi toàn khối đạt 26.6 tỷ đồng. Khối xây lắp có nhiều đơn vị giảm sản lượng so cùng kỳ năm 2002 chủ yếu là do vốn đầu tư phát triển được cân đối thấp; trong 11 đơn vị xây lắp thiết kế chỉ có 4 đơn vị: Công ty công trình đường sắt 3, Công ty công trình Thông tin-Tín hiệu điện, Công ty Xây dựng công trình Hà Nội và công ty tư vấn Đầu tư -Xây dựng thực hiện cao hơn cùng kỳ năm 2002, trong đó Công ty Tư vấn Đầu tư và Xây dựng có tỷ lệ đạt cao nhất, bằng 120.6% TỔNG QUAN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ maý Biểu số 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Tổng công ty Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban giám đốc ban tổ chức cán bộ lao động Ban quan hệ quốc tế Ban thanh tra pháp chế Ban tài chính kế toán Ban quản lý xây dựng đường sắt Ban thống kê máy tính Ban thanh tra chuyên ngành GTVT Ban khoa học công nghệ Ban bảo vệ an ninh và quốc phòng Ban kinh doanh và tiếp thị Các đơn vị thành viên của Tổng công ty Ban kế hoạch và đầu tư Chú thích: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ kiểm tra 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của các bộ phận 1.2.1. Hội đồng quản trị, ban kiểm soát Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của doanh nghiệp thực hiện chức năng quản lý mọi hoạt động của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trước thủ tướng chính phủ, trước pháp luật về sự phát triển của Tổng công ty theo mục tiêu, nhiệm vụ của nhà nước giao Hội đồng quản trị có 05 thành viên do thủ tướng chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm. Tiêu chuẩn thành viên Hội đồng quản trị được qui định tại luật Doanh nghiệp nhà nước. Nhiệm vụ và quyền hạn của hội đồng quản trị, việc tổ chức lại hội đồng quản trị, chế độ làm việc của hội đồng quản trị, về bộ máy giúp việc hội đồng quản trị, quyền lợi và trách nhiệm của thành viên hội đồng quản trị được qui định cụ thể trong luật doanh nghiệp Việt Nam nói chung và ở chương III- Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty đường săt Việt Nam: Điều 13: Nhiệm vụ và quyền hạn của hội đồng quản trị Điều 14: Tổ chức của hội đồng quản trị Điều 15: Chế độ làm việc của hội đồng quản trị Điều 16: Giúp việc hội đồng quản trị Điều 17: Quyền lợi và trách nhiệm của các thành viên Hội đồng quản trị Các qui định trong điều lệ hoạt động áp dụng đối với Hội đồng quản trị tại Tổng công ty hoàn toàn phù hợp với chế độ Nhà nước qui định tại luật Doanh nghiệp. Hội đồng quản trị làm việc theo chế độ tập thể; họp thường kỳ trong một quí để xem xét và giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của mình trong Điều lệ này. khi kết thúc năm tài chính, Hội đồng quản trị họp để xe xét kết quả kinh doanh, thông qua báo cáo của Ban kiểm soát, báo cáo tài chính tổng hợp và kế hoạch kinh doanh năm tiếp theo của Tổng công ty. Nghị quyết của Hội đồng quản trị có tính bắt buộc thi hành đối với Tổng công ty. Chi phí hoạt động của Hội đồng quản trị, của Ban kiểm soát, kể cả lương và phụ cấp của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, và các chuyên viên giúp việc được hạch toán vào chi phí quản lý của Tổng công ty. Giúp việc cho Hội đồng quản trị bao gồm: Bộ máy điều hành, con dấu, các chuyên viên giúp việc. Hội đồng quản trị có tối đa 07 chuyên viên giúp việc được tổ chức thành Ban nghiệp vụ. Hội đồng quản trị còn thành lập Ban kiểm soát để giúp hội đồng quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sát Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên Tổng công ty trong hoạt đông điều hành, hoật động tài chính, chấp hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty, nghi quyết và quyết định của Hội đồng quản trị, chấp hành pháp luật của Nhà nước. Các thành viên Hội đồng quản trị phải thoả mãn các điều kiện của luật Doanh nghiệp nói chung và thoả nãm các điều kiện qui định trong Điều 17- Điều lệ hoạt động của Tổng công ty Ban kiểm soát Ban kiểm soát là tổ chức do hội đồng quản trị thành lập với nhiệm vụ giúp hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước hội đồng quản trị của Tổng công ty. (Mọi chi tiết về tổ chức và hoạt động của ban kiểm soát sẽ được trình bày ở phần sau) 1.2.2. Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc được qui định cụ thể trong điều 21- chương IV- Điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty Tổng giám đốc Tổng giám đốc do thủ tướng chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của Chính phủ. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng công ty,có quyền diều hành cao nhất của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, trước thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty Tổng giám đốc có quyền thành lập và trực tiếp chỉ đạo bộ máy giúp việc để thực hiện nhiệm vụ được giao. Tổ chức điều hành hoạt động của Tổng công ty theo nghị quyết và các quyết định của hội đồng quản trị, chịu sự kiểm tra giám sát của Hội đồng quản trị, ban kiểm soát và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Khi vắng mặt Tổng giám đốc có thể uỷ quyền cho một phó Tổng giám đốc để điều hành Tổng công ty. Bộ máy giúp việc Phó Tổng giám đốc: Là người giúp Tổng giám đốc điều hành một số hoạt động của Tổng công ty theo phân công của Tổng giảm đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công thực hiện. Kế toán trưởng: Kế toán trưởng Tổng công ty giúp Tổng giám đốc chỉ đạo, tổ chức chỉ đạo công tác tài chính, kế toán, thống kê của tổng công ty, có các quyền và nhiệm vụ theo qui định của pháp luật. Văn phòng Tổng công ty, các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp việc Hội đồng quản trị và Tổng giám trong chỉ đạo quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh. Mỗi ban chịu trách nhiệm về một lĩnh vực cụ thể phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình: Ban tổ chức cán bộ lao động: Tham mưu cho Tổng giám đốc, đề xuất Hội đồng quản trị các biện pháp chỉ đạo người quản lý trưc tiếp vốn của Tổng công ty, tham gia củ thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban giám sát, cử giám đốc điều hành, cơ cấu bộ máy tổ chức, Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Doanh nghiệp Ban kế hoạch và đầu tư: Tham mưu cho Tổng giám đốc đề xuất với Hội đồng quản trị các biện pháp chỉ đạo người trực tiếp sử dụng vốn của Doanh nghiệp, tham gia biểu quyết các vấn đề: Mục tiêu, chiến lược, qui hoạch phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, trung han, kế hoạch hàng năm, các dự án, đầu tư…. Ban tài chính kế toán: Tham gia đề xuất các vấn đề về các biện pháp quản lý tài chính, quản lý vốn, tài sản tại Doanh nghiệp và tài sản của Doanh nghiệp ở các đơn vị có vốn đầu tư của Tổng công ty Ban kinh doanh và tiếp thị: Tham mưu các vấn đề về kinh doanh và phát triển thị trường vận tải, dịch vụ vận tải đường sắt, phát triển nâng cao chất lượng các sản phẩm vận tải đường sắt, các dịch vụ vận tải đường sắt và các sản phẩm mới của Tổng công ty theo yêu cầu của thị trường, quản lý giá cước vận tải đường sắt, phát triển thương hiệu, uy tín sản phẩm của Tổng công ty… Ban thống kê máy tính: Tổ chức tham mưu giúp Tổng giám đốc các vấn đề về quản lý công tác thống kê, ứng dụng và phát triến công nghệ thông tin và các lĩnh vực khác liên quan như báo cáo các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty theo qui định của pháp luật và của Tổng công ty. Ban quan hệ quốc tế: Tham mưu các vấn đề về công tác quan hệ quốc tế của Tổng công ty; mở rộng quan hệ kinh tế với các nước, các tổ chức quốc tế nhằm thu hút vốn đầu tư, tiếp thu khoa học công nghệ, kỹ thuật… Ban thanh tra pháp chế: Tham mưu các vấn đề về thanh tra pháp chế gồm: Thanh tra kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo; kiểm tra thẩm định tính pháp lý trong việc xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và các qui định của Tổng công ty. Ban thanh tra chuyên ngành Giao thông vận tải: Được tổ chức theo quyết định số 390/QĐ-ĐS-TCCB-LĐ ngày 4/9/2003 của Tổng giám đốc Tổng công ty đường sắt Việt Nam. Tham mưu các vấn đề về quản lý, chỉ đạo, thực hiện hoạt đông thanh tra giao thông đường sắt thuộc phạm vi quản lý của Tổng công ty. Ban quản lý xây dựng đường sắt: Tham mưu giúp Tổng giám đốc thực hiện chức năng quản lý về đầu tư xây dựng các công trình thuộc Tổng công ty Ban khoa học và công nghệ: Tham mưu các vấn đề về quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ, khoa học quản lý, tiêu chuẩn đo lường và bảo vệ môi trường của Tổng công ty. Ban bảo vệ an ninh quốc phòng: Tham mưu thực hiện công tác bảo vệ an ninh quốc phòng trong các mặt hoạt đông của Doanh nghiệp 1.2.3. Các đơn vị thành viên của Tổng công ty Các đơn vị thành viên Tổng công ty có con dấu, được mở tài khoản tại ngân hàng, kho bạc nhà nước phù hợp với phương thức hạch toán của mình. Những đơn vị thành viên của Tổng công ty là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập và hạch toán phụ thuộc có điều lệ tổ chức và hoạt động riêng.Các điều lệ và qui chế này đều do hội đồng quản trị phê chuẩn phù hợp với qui định của pháp luật và điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty. Hoạt động tài chính và hạch toán kinh tế, trong lĩnh vực tổ chức cán bộ và lao động của các loại hình công ty đơn vị thành viên (Công ty nhà nước, công ty cổ phần, công tyTNHH thành viên…) được qui định cụ thể tại điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty nêu trên. 2.2. Ban kiểm soát Hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị được thiết lập và hoạt động cùng với sự ra đời của Tổng công ty. Hoạt động kiểm soát nội bộ được tiến hành ở tất cả các bộ phận của Tổng công ty như các ban chuyên môn nghiệp vụ, các đơn vị thành viên. bộ phận kiểm soát nội bộ của Tổng công ty chính là ban kiểm soát. 2.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban kiểm soát Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao về việc kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong Tổng công ty trong hoạt động tài chính, chấp hành pháp luật, điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty, các nghị quyết và quyết định của hội đồng quản trị. Ban kiểm soát thực hiện báo cáo lên Hội đồng quản trị theo định kỳ hàng quí, tháng, năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra giám sát của mình, kịp thời phát hiện và thông báo ngay Hội đồng quản trị về những hoạt động không bình thường, có dấu hiệu phạm pháp trong Tổng công ty. Không tiết lộ kết qủa kiểm tra, giám sát khi chưa được Hội đồng quản trị cho phép; phải chịu trách nhiêm truớc Hội đồng quản trị và pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che những hành vi phạm pháp. 2.2.2. Thành viên Ban kiểm soát Ban kiểm soát có 5 thành viên, trong đó trưởng ban là thành viên hội đồng quản trị và 4 thành viên còn lại do hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Trong đó: Một thành viên là chuyên viên kế toán Một thành viên do đại hội công nhân viên chức Tổng công ty giới thiệu Một thành viên do Bộ Giao thông vận tải giới thiệu Một thành viên do Bộ Tài chính giới thiệu Ngoài các điều kiện trên, thành viên ban kiểm soát không được là vợ hoặc chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột của Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, kế toán trưởng Tổng công ty và không được kiêm nhiệm bất cứ chức vụ nào trong bộ máy điều hành của Tổng công ty hoặc bất cứ chức vụ nào trong các doanh nghiệp khác cùng ngành kinh tế- kỹ thuật với Tổng công ty Thành viên ban kiểm soát phải có đủ các tiêu chuẩn sau: Là chuyên gia kế toán, kiểm toán, kinh tế, công nghệ; hiểu biết pháp lụât, kỹ thuật, thị trường và qui trình công nghệ của Tổng công ty Thâm niên công tác về các chuyên ngành trên không dưới 5 năm Không có tiền án, tiền sự về các tội danh liên quan đến hoạt động kinh tế Nhiệm kỳ của thành viên ban kiểm soát là 5 năm. thành viên ban kiểm soát có thể được bổ nhiệm lại; trong quá trình công tác nếu không hoàn thành nhiệm vụ sẽ bị thay thế. Thành viên ban kiểm soát được hưởng tiền lương, tiền thưởng do Hội đồng quản trị quyết định theo chế độ của nhà nước. 2.2.3. Tổ chức hoạt động của ban kiểm soát Hoạt động kiểm soát được thiết kế trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty cũng như của các đơn vị thành viên. Trình tự thực hiện kiểm soát cũng tuân theo trình tự kiểm soát chung tức là bao gồm bẩy bước: Xác định các mục tiêu, đo lường kết quả thực hiện, so sánh đối chiếu thành tích cụ thể với các mục tiêu đã đặt ra, phân tích nguyên nhân của sự chênh lệch nếu có sau đó xác định các hành động quản lý thích hợp và thực hiện hành động quản lý đó và cuối cùng là tiếp tục đánh giá lại các hoạt động đó Nói cách khác qui trình kiểm soát được thực hiện trong Tổng công ty tuân theo trình tự : Lập kế hoạch kiểm soát, thực hiện kiểm soát và kết thúc kiểm soát Lập kế hoạch kiểm soát: Trong giai đoạn này các chuyên viên kiểm soát thực hiện xác định các mục tiêu kiểm soát cho từng đối tượng kiểm soát cụ thế và đánh giá ban đầu về tính trọng yếu của các nhân tố trong đối tượng kiểm soát Thực hiện kiêm soát: Khi thực hiện kiểm soát tức là thực hiện việc đo lường kết quả thực hiện thực tế, so sánh với các mục tiêu đã được xây dựng và tìm hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch nếu có và thực hiện các hành động quản lý thích hợp Kết thúc kiểm soát: Các chuyên viên kiểm soát đưa ra các quyết định kiểm soát và các biện pháp tốt nhất cho công tác quản lý của Tổng công ty trong từng lĩnh vực cụ thể Có thể khái quát trình tự thực hiện kiểm soát trong Tổng công ty qua sơ đồ sau: Biểu số 3: Sơ đồ qui trình thực hiện kiểm soát tại Tổng công ty Lập kế hoạch kiểm soát Thực hiện kiểm soát Lập báo cáo, phân tích tư vấn và ra các quyết định quản lý Xác định mục tiêu kiểm soát Kêt thúc kiểm soát Xây dựng chương trình kiểm soát Sưu tầm tài liệu, xử lý số liệu Tổng hợp kết quả rút ra nhận xét Thực hiện đo lường tính toán Hoàn chỉnh hồ sơ kiểm soát Chú thích: Trình tự thực hiện kiểm soát Nhiệm vụ công việc phải thực hiện III. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG LĨNH VỰC XÂY LẮP THIẾT KẾ TẠI TỔNG CÔNG TY 1. Đặc điểm của hoạt động xây lắp thiết kế tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam 1.1. Đặc điểm của hoạt động xây lắp thiết kế tại Tổng công ty Hoạt động xây lắp thiết kế của Tổng công ty có những đặc điểm riêng mang tính đặc thù chi phối cách thức quản lý và chi phối đến nội dung, cách thức tổ chức hạch toán cũng như là cách thức phân tích các hoạt động đó. Những đặc điểm cơ bản có thể kể đến là: Hoạt đông xây lắp thiết kế là hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, chức năng cơ bản của nó là tạo dựng tài sản cố định cho nền kinh tế nói chung mà cụ thể hơn là tạo dựng tài sản cho chính bản thân Tổng công ty đường sắt Việt Nam Hoạt động xây lắp diễn ra trên phạm vi rộng và ở những địa điểm khác nhau, việc thực hiện thi công xây dựng các công trình đường sắt thường do các công ty xây dựng công trình đường sắt thực hiện. Tổ chức sản xuất thường được tiến hành ngoài trời, chịu sự chi phối lớn của những điều kiện tự nhiên, môi trường, văn hoá Sản phẩm xây lắp trong nghành đường sắt nói riêng và sản phẩm xây lắp nói chung là những sản phẩm mang tính đơn chiếc rõ rệt, mỗi sản phẩm là một công trình hay hạng mục công trình được xây lắp theo thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công và giá thành dự toán riêng biệt theo từng hợp đồng giao nhận thầu xây lắp của bên giao thầu, sản phẩm xây lắp được đặt tại địa điểm cố định, sản phẩm có qui mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian xây dựng và thời gian sử dụng lâu dài. Do được sản xuất ngoài trời nên sản phẩm xây lắp chịu ảnh hưởng rất lớn bởi các điều kiên về thời tiết cũng như môi trường văn hoá Xã hội tại nơi sản xuất thi công. Vì thế quá trình thi công đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm chỉnh qui trình kỹ thuật thi công, phải tổ chức giám sát quá trình thi công chặt chẽ tránh để phát sinh những sự cố trong và sau khi thi công, giảm thiểu tối đa những sai sót dẫn đến giảm chất lượng công trình, phải phá đi làm lại hay sửa chữa gia cố Sản phẩm xây lắp của nghành cũng chỉ được tiến hành sau khi có đơn đặt hàng (hợp đồng giao thầu) của bên giao thầu và phải được cấp có thẩm quyền ra quyết định bởi vì nghành đường sắt là nghành tồn tại và thực hiện các nghĩa vụ của nhà nước giao cho, Tổng công ty đường sắt Việt Nam là Tổng công ty nhà nước Những đặc điểm trên đây làm cho việc quản lý quá trính xây lắp nói chung và việc tổ chức chỉ đạo sản xuất thi công nói riêng càng có những nét riêng biệt. Mặt khác kế hoạch sản xuất xây lắp của doanh nghiệp thể hiện ở nhiệm vụ sản xuất và bàn giao sản phẩm cho Xã hội. Hơn nữa sản phẩm lại là tài sản cố định của nền kinh tế cho nên tình hình hoàn thành kế hoạch sản xuất không những tác động đến mọi mặt của đơn vị thi công mà còn ảnh hưởng không nhỏ tới kế hoạch sản xuất của đơn vị chủ quản công trình và đặc biệt là những công trình của nghành đường sắt còn ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế quốc dân. 1.2. Các đơn vị thành viên thực hiện hoạt động xây lắp thiết kế tại Tổng công ty Tổng công ty có các đơn vị thành viên hầu hết là các doanh nghiệp hạch toán độc lập và các đơn vị sự nghiệp. Trong số các đơn vị thành viên đó có 11 đơn vị là các doanh nghiệp chuyên thực hiện hoạt động xây lắp thiết kế. Các công ty đó bao gồm: 1. Công ty công trình 6 2. Công ty công trình đường sắt 3 3. Công ty công trình đường sắt 2 4. Công ty công trình đường sắt 5. Công ty xây dựng công trình Hà Nội 6. Công ty Tư vấn Đầu tư-Xây dựng 7. Công ty xây dựng công trình 1 8. Công ty công trình thông tin tín hiệu và điện 9. Công ty đầu tư và xây dựng nhà ở giao thông vận tải 10. Công ty công trình đường sắt 1 11. Công ty xây dựng công trình Đà Nẵng 2. Tổ chức quản lý trong hoạt động xây lắp thiết kế tại Tổng công ty Hoạt động xây lắp thiết kế tại Tổng công ty thông thường được thực hiện theo những dự án cụ thể và hoạt động quản lý sản xuất trong lĩnh vực Xây lắp Thiết kế có thể hiểu là thực hiện hoạt động quản lý các dự án xây dựng. Công việc này do Ban Quản lý Xây dựng Đường sắt thực hiện. Chức năng quản lý trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty được thực hiện bởi Ban Quản lý xây dựng Đường sắt. Ban Quản lý xây dựng Đường sắt_ Là tổ chức tham mưu, giúp Tổng giám đốc thực hiện chức năng quản lý về đầu tư xây dựng các công trình đường sắt theo qui định của nhà nước và của Tổng công ty Ban Quản lý xây dựng Đường sắt được thiết lập trong doanh nghiệp có nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm hoạt động, tổ chức bộ máy, nguyên tắc hoạt động riêng của nó. Cụ thể được qui định trong quyết định số: 73/QĐ-ĐS-TCCB-LĐ của Tổng giám đốc Tổng công ty đường sắt Việt Nam ngày 27 tháng 01 năm 2003 2.1. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Quản lý xây dựng Đường sắt Trong quyết định 73/QĐ-ĐS-TCCB-LĐ của Tổng giám đốc Tổng công ty đường sắt Việt Nam qui định về nhiệm vụ và quyền hạn của Ban như sau: 1. Chủ trì hoặc tham gia thẩm định báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi các dự án đầu tư xây dựng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định đầu tư giao nhiệm vụ cho Tổng công ty theo qui định về quản lý đầu tư và xây dựng của nhà nước 2. Xây dựng hợp đồng khảo sát, thiết kế đối với các dự án đầu tư xây dựng do Tổng công ty làm chủ đầu tư để trình Tổng giám đốc ký hoặc trực tiếp ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của Tổng giám đốc 3. Thẩm định thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, thiết kế bản vẽ thi công, dự toán của các công trình, hạng mục công trình, của các dự toán đầu tư xây dựng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định đầu tư giao nhiệm vụ cho Tổng công ty thẩm định 4. Tham gia lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư xây dựng và kế hoạch thực hiện đầu tư xây dựng hàng năm của Tổng công ty 5. Lập kế hoạch tuyển chọn tư vấn thiết kế, nhà thầu xây, tư vấn giám sát các dự án đầu tư xây dựng do Tổng công ty làm chủ đầu tư và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt 6. Kiểm tra hồ sơ mời thầu, kết quả đấu thầu cuả ban quản lý dự án, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt đối với các dự án do Tổng công ty làm chủ đầu tư 7. Thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng xây dựng chuyên nghành theo quy định của Nhà nước và của Tổng công ty 8. Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm quản lý chất lượng khảo sát thiết kế, chất lượng xây lắp công trình. Kiến nghị các giải pháp kỹ thuật nhằm đảm bảo chất lượng công trình. Kiến nghị các giải pháp kỹ thuật nhằm đảm bảo chất lượng công trình. Kiểm tra, phát hiện và tham gia xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình thi công các công trình 10. Hướng dẫn, chỉ đạo. kiểm tra kỹ thuật, nghiệp vụ quản lý đầu tư và xây dựng đối với các ban quản lý dự án đường sắt, các đơn vị trực thuộc Tổng công ty trong giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn kết thúc dự án xây dựng đưa dự án vào khai thác (Trừ công tác quyết toán, hoàn trả vốn đầu tư, vận hành công trình) 11. Tổ chức theo dõi, đôn đốc tiến độ chuẩn bị xây dựng công trình do Tổng công ty làm chủ đầu tư 12. Phối hợp với các ban chức năng của Tổng công ty đề xuất, tham gia ý kiến vào việc thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư, quyết toán và hoàn trả vốn đầu tư bảo hành và bảo trì công trình trong quá trình khai thác 13. Chủ trì hoặc tham gia dự thảo các qui trình, quy phạm. tiêu chuẩn .định mức kinh tế kỹ thuật, đơn giá trong lĩnh vực đầu tư xây dựng và