Chuyên đề Hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 tại Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1

i tiến cần thiết; theo dõi các thông tin về sự chấp nhận của khách hàng; tiến hành đánh giá nội bộ; tổ chức các hoạt động theo dõi và đo lường các quá trình; theo dõi và đo lường sản phẩm. Đồng thời, lập thủ tục dạng văn bản cho việc kiểm soát, xác lập trách nhiệm và quyền hạn liên quan đối với sản phẩm không phù hợp; tiến hành phân tích dữ liệu; thường xuyên nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng; xây dựng thủ tục văn bản đưa ra các yêu cầu đối với việc xác định sự không phù hợp tiềm ẩn cùng các nguyên nhân. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM THEO TIÊU CHUẨN ISO 9000 : 2000 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUD1 2.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 2.1.1. Giới thiệu khái quát về Công ty 2.1.1.1. Quá trình hình thành Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 là Công ty số 1 thuộc Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị HUD. Tổng công ty HUD là doanh nghiệp Nhà nước do Bộ Xây dựng quản lý, hoạt động trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh phát triển nhà và xây dựng hạ tầng đô thị, chuyên đầu tư vào các khu dân cư, khu đô thị mới trên phạm vi cả nước. Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 được thành lập theo Quyết định số 1636/QĐ-BXD ngày 03/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việc chuyển Công ty Xây lắp và phát triển nhà số 1, thuộc Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị, thành công ty cổ phần. Công ty Xây lắp và phát triển nhà số 1 là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập thuộc Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị, được thành lập theo Quyết định số 821/QĐ-BXD ngày 19/06/2000 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Tiền thân của Công ty Xây lắp và phát triển nhà số 1 là Xí nghiệp Xây dựng số 1, thành lập ngày 14/08/1990, là đơn vị hạch toán phụ thuộc trực thuộc Công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị nay là Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị. Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 chính thức đi vào hoạt động từ ngày 02/01/2004, với: *Tên giao dịch quốc tế: HUD1 INVESTMENT AND CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY. *Tên viết tắt: HUD1.,JSC *Trụ sở chính: 168 Đường Giải Phóng, Phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội. *Website: *Email: hud1@hn.vnn.vn *Điện thoại: 04.8686.751 – 8686.539 *Fax: 04.8686.557. 2.1.1.2. Các bước phát triển Tiền thân của Công ty là Công ty Xây lắp và phát triển nhà số 1 đã hoàn thành hàng trăm công trình lớn, nhỏ, được Bộ Xây dựng đánh giá đạt chất lượng cao, góp phần vào việc thực hiện mục tiêu xây dựng, phát triển các khu dân cư, khu đô thị mới…do Đảng và Nhà nước giao cho ngành trong thời kỳ đổi mới. Công ty đã tham gia thi công nhiều công trình như Dự án nhà máy sản xuất và lắp ráp các sản phẩm máy tính, Văn phòng giao dịch và giới thiệu sản phẩm Artexport House, Trường Cao đẳng Công nghệ thông tin hữu nghị Việt Hàn,… Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của đất nước, Công ty cũng từng bước phát triển. Từ năm 2003 đến nay, Công ty đã tham gia đầu tư dự án mang tính tổng hợp (tham gia thiết kế, tư vấn giám sát, thi công xây dựng, hoàn thiện nội ngoại thất công trình) như Dự án thứ phát Khu đô thị mới Việt Hưng (Long Biên, Hà Nội), Đầu tư xây dựng khu nhà ở xã Thanh Lâm - Đại Thịnh (Mê Linh, Vĩnh Phúc), Xây dựng khu nhà ở số 1 (Hải Dương). Ngoài ra, Công ty đã đầu tư một dây chuyền sản xuất ống cống hiện đại theo công nghệ Mỹ nhằm phục vụ việc cải tạo, lắp mới hệ thống thoát nước các dự án trong nước. Tất cả các công trình do Công ty thi công đều được áp dụng theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001: 2000, đảm bảo tiến độ, an toàn lao động và được chủ đầu tư đánh giá cao. Nhiều công trình được Bộ Xây dựng và Công đoàn ngành tặng huy chương vàng về chất lượng như Công trình khách sạn Tây Hồ, Nhà điều hành và hướng dẫn du lịch Giáp Bát, Bưu điện Hai Bà Trưng…, đặc biệt Bưu điện Bắc Linh Đàm đã được Bưu điện Hà Nội chọn là công trình tiêu biểu nhân kỷ niệm 55 năm ngày truyền thống ngành. Công ty hiện có chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng và công ty con trực thuộc tại Hà Nội là Công ty Cổ phần xây dựng HUD101. Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn cố gắng phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 2 năm liên tiếp 2004, 2005, Công ty đều được Bộ xây dựng công nhận danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc. Năm 2006, Công ty đã vinh dự được Chính phủ tặng cờ thi đua do đã hoàn thành xuất sắc toàn diện nhiệm vụ công tác, dẫn đầu phong trào thi đua yêu nước của ngành xây dựng. Ngày 16/04/2008 Công ty đã được trao tặng “Cúp vàng thương hiệu”. Đối với hoạt động quản lý chất lượng, từ năm 2002, Công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Tháng 01/2003 Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 chính thức được tổ chức BVQI (tổ chức quốc tế về đánh giá chất lượng của Anh) cấp giấy chứng nhận “Hệ thống quản lý chất lượng và chất lượng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000”. Ngày 01/06/2006, Công ty được tổ chức BVC (đổi tên từ BVQI) tái chứng nhận. Từ năm 2004 đến nay, sản lượng của Công ty liên tục tăng qua các năm. Có thể thấy điều này qua số liệu ở bảng 2.1. Đơn vị tính:VNĐ STT CHỈ TIÊU NĂM 2004 NĂM 2005 NĂM 2006 1 Doanh thu 154.633.418.856 177.820.674.665 269.738.104.953 2 Lợi nhuận trước thuế 5.067.190.384 5.051.196.158 4.075.315.387 3 Lợi nhuận sau thuế 5.067.190.385 5.051.196.159 3.504.771.233 Bảng 2.1. Số liệu tài chính Công ty HUD1 Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh HUD1 2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 2.1.2.1. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh Công ty HUD1 hoạt động trong lĩnh vực đầu tư, thi công xây lắp và phát triển nhà. Các ngành nghề kinh doanh chính là: - Đầu tư kinh doanh phát triển nhà, khu đô thị và khu công nghiệp; - Thi công xây lắp các loại công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, bưu chính viễn thông, đường dây và trạm biến thế điện, công trình kỹ thuật hạ tầng trong các khu đô thị, khu công nghiệp; - Thi công lắp đặt thiết bị kỹ thuật công trình, hệ thống cứu hỏa; - Trang trí nội ngoại thất các công trình xây dựng; - Tư vấn, thiết kế các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi; - Sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, vật liệu xây dựng, công nghệ xây dựng; - Thi công lắp đặt hệ thống thông gió, chiếu sáng, hệ thống điện, điện lạnh; - Tư vấn, giám sát xây dựng và hoàn thiện các công trình dân dụng và công nghiệp; - Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật. Trong lĩnh vực hoạt động của mình, Công ty ngày càng nâng cao chất lượng về mọi mặt, nhiều công trình xây dựng đạt chất lượng cao, tiến độ nhanh, bảo đảm an toàn trong thi công. Các kỹ thuật thiết kế, thi công cũng như khả năng về trang trí nội, ngoại thất ngày càng có uy tín đối với các nhà đầu tư. 2.1.2.2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức Cơ cấu của Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 được tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng nhằm phát huy những ưu điểm của các mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức. Cơ cấu trực tuyến - chức năng của Công ty được thể hiện trong hình 2.1. Trong đó: Hội đồng quản trị gồm 4 thành viên: 1 Chủ tịch và 3 uỷ viên. Ban kiểm soát gồm 3 thành viên: 1 Trưởng ban và 2 thành viên. Ban giám đốc gồm 4 thành viên: 1 Giám đốc và 3 Phó giám đốc. Phía dưới là các phòng, ban quản lý trực tiếp các xưởng, đội. Đội ngũ cán bộ quản lý, điều hành Công ty HUD1 đều có trình độ đại học và sau đại học. Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của HUD1 Mỗi bộ phận trong bộ máy tổ chức của Công ty đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn đảm bảo hoạt động của Công ty được thống nhất và liên tục. Hiện nay, tổng số lao động trong Công ty là 1.844 người với 193 cán bộ gồm 137 kỹ sư, 6 kiến trúc sư, 35 cử nhân, 9 cao đẳng và 6 trung cấp, trong đó chiếm nhiều nhất là kỹ sư xây dựng dân dụng và công nghiệp (90 người); 414 thợ gồm 52 thợ bậc 7 - 5, 165 thợ bậc 5 - 3, 197 thợ bậc 3 - 2 và 1.237 lao động phổ thông. Chi tiết về lực lượng lao động của Công ty được thể hiện dưới bảng sau: STT Ngành Số lượng (người) 1 Kỹ sư xây dựng dân dụng và công nghiệp 90 2 Kỹ sư điện 10 3 Kỹ sư cầu đường 10 4 Kỹ sư trắc đạc 5 5 Kỹ sư kinh tế xây dựng 5 6 Kỹ sư thuỷ lợi 5 7 Kỹ sư máy xây dựng 4 8 Kỹ sư điện khí hoá 2 9 Kỹ sư ô tô 2 10 Kỹ sư vật liệu xây dựng 2 11 Kỹ sư năng lượng 2 12 Kiến trúc sư 6 13 Cử nhân kinh tế 28 14 Cử nhân luật 4 15 Cử nhân kế toán tiền lương 3 16 Cao đẳng giao thông 5 17 Cao đẳng xây dựng cầu đường 2 18 Cao đẳng điện khí hoá 1 19 Cao đẳng tài chính tín dụng 1 20 Trung cấp xây dựng 2 21 Trung cấp trắc đạc 2 22 Trung cấp kế toán 2 Tổng cộng 193 STT Loại thợ Bậc 7-5 Bậc 5-3 Bậc 3-2 1 Lái máy 10 30 5 2 Thợ cốp pha 10 30 50 3 Thợ điện 10 20 25 4 Thợ sắt 7 30 35 5 Thợ lắp đặt ống 7 11 15 6 Thợ mộc 5 10 12 7 Cơ khí 3 5 10 8 Thợ nề 0 29 45 Tổng 52 165 197 LAO ĐỘNG PHỔ THÔNG STT Ngành Số lượng (người) 1 Lao động có tay nghề 387 2 Lao động phổ thông sử dụng thường xuyên 850 Tổng 1237 Bảng 2.2. Cơ cấu lao động của Công ty HUD1 Nguồn: Hồ sơ giới thiệu năng lực HUD1 2.1.2.3. Đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty là thi công xây lắp các công trình xây dựng. Với đặc thù kinh doanh của mình, quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty HUD1 được khái quát qua sơ đồ ở hình 2.2. Cụ thể, một công trình khi triển khai được thực hiện theo 5 bước như sau: Bước 1: Thành lập cơ cấu tổ chức, gồm: - Ban chỉ huy công trường - Đội trưởng (Chủ nhiệm công trình), cán bộ kỹ thuật, thủ kho, bảo vệ.. - Tổ chức thi công tập trung: trực tiếp quản lý toàn bộ các mặt An toàn, Chất lượng, Tiến độ công trình. Cơ cấu tổ chức công trường được mô tả như hình 2.3. Lập dự án Khảo sát thiết kế kỹ thuật Thiết kế thi công và lập dự toán công trình Thẩm định thiết kế thi công Đấu thầu công trình Tổ chức thi công công trình Nghiệm thu bàn giao công trình Quyết toán xây dựng Hình 2.2. Sơ đồ quy trình sản xuất kinh doanh tại HUD1 Bước 2: Soạn thảo tài liệu. - Chủ nhiệm công trình sau khi nghiên cứu kỹ hồ sơ thiết kế thi công tổ chức lập: wThiết kế mặt bằng tổ chức thi công wLập biện pháp thi công công trình wLập biện pháp thi công an toàn cho từng hạng mục công việc wLập tiến độ công trình wLập sổ tay chất lượng công trình. - Các tài liệu trên sau khi được lập sẽ thông qua phòng Kỹ thuật thi công xem xét trình Giám đốc Công ty (hoặc Phó giám đốc, trưởng ban) phê duyệt. Tiếp đó sẽ được gửi Chủ đầu tư để phối hợp thực hiện. - Các tài liệu này sẽ được sử dụng tại: wBan chỉ huy công trường wPhòng Kỹ thuật thi công Công ty wBan quản lý công trình (chủ đầu tư), tư vấn giám sát. Chủ đầu tư Đơn vị thẩm định Tư vấn thiết kế Chủ nhiệm công trình (đội trưởng) Nhà cung ứng Thủ kho Kỹ thuật Kế toán Cán bộ an toàn Bảo vệ Tổ nề Tổ cốp pha Tổ sắt Tổ hoàn thiện Tổ bê tông Tổ điện nước Hình 2.3. Sơ đồ tổ chức công trường Tư vấn giám sát BGĐ HUD1 (phòng, ban) Bước 3: Nghiệm thu công trình, được thực hiện theo trình tự sau: - Nghiệm thu nội bộ (Công ty) - Nghiệm thu tư vấn giám sát - Nghiệm thu Ban quản lý dự án (chủ đầu tư) Bước 4: Quyết toán - Quyết toán theo từng giai đoạn nếu công trình hoặc dự án lớn chia giai đoạn để thanh toán vốn thi công. - Tổng quyết toán: toàn bộ (nếu công trình hoặc dự án lớn, thu hồi vốn): wGiám đốc dự án, Chủ nhiệm công trình (Giám đốc xí nghiệp, đội trưởng, đội phó) chịu trách nhiệm thực hiện công tác quyết toán hoặc tổng quyết toán và tham gia công tác thu hồi vốn. wHồ sơ quyết toán, gồm: jBản vẽ hoàn công (bản vẽ bộ phận công trình xây dựng hoàn thành, thể hiện kích thước thực tế so với kích thước thiết kế) kHồ sơ chất lượng lHồ sơ nghiệm thu khối lượng quyết toán. Bước 5: Bảo hành, bảo trì công trình. Được thực hiện 6 tháng hoặc 12 tháng một lần tuỳ từng bộ phận cấp công trình quy định. Các đội sẽ thay mặt Công ty trực tiếp thực hiện các hoạt động xây lắp, sản xuất từ giai đoạn chuẩn bị đến khi kết thúc nghiệm thu bàn giao, quyết toán và bảo hành công trình theo Quyết định giao nhiệm vụ, Hợp đồng giao khoán giữa Công ty và Đơn vị. 2.1.2.4. Đặc điểm sản phẩm của Công ty HUD1 hoạt động chính trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, do đó sản phẩm chủ yếu của Công ty là các công trình xây dựng như nhà cửa, vật kiến trúc, các công trình đường bộ, đường sắt…Đặc điểm của các sản phẩm này là quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công kéo dài và chịu ảnh hưởng rất lớn của thời tiết. Do đó, khi thi công xây lắp đòi hỏi phải có thiết kế và thực hiện theo đúng thiết kế mới có thể đảm bảo được chất lượng công trình. Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, các điều kiện sản xuất khác như thiết bị thi công, vật tư, người lao động… phải di chuyển theo địa điểm sản phẩm. Điều này có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm công trình xây lắp. Ví dụ như, công nhân thường được tuyển theo từng công trình do đặc điểm không cố định của lĩnh vực hoạt động xây lắp, trình độ lành nghề của từng đợt tuyển là khác nhau, do đó chất lượng sản phẩm cũng tương đối là khác nhau. Mặt khác, sản phẩm xây lắp từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành công trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài. Nó phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp về kỹ thuật của từng công trình. Quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau, các công việc thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động rất lớn của các nhân tố môi trường như nắng, mưa, gió, bão…Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý và giám sát hoạt động phải hết sức chặt chẽ nhằm đảm bảo chất lượng công trình đúng như thiết kế, dự toán. Một đặc trưng nổi bật của sản phẩm xây lắp đó là tính đơn chiếc, làm theo từng hợp đồng. Vì vậy, một công trình được đánh giá là đạt chất lượng khi nó được thi công theo đúng hồ sơ thiết kế đã được duyệt và đảm bảo yêu cầu của chủ đầu tư. Một điểm nữa đối với các sản phẩm xây lắp đó là không được phép có phế phẩm. Do đó, cần phải quản lý chặt chẽ các bước, các giai đoạn thi công nhằm phòng ngừa và khắc phục các lỗi thưòng có. Khi xảy ra những sai sót, khuyết tật trong quá trình thi công thì đều phải được tiến hành khắc phục ngay, để đảm bảo chất lượng và tiến độ công trình. Mặt khác, cũng do thời gian thực hiện thường kéo dài nên hoạt động thi công, xây lắp các công trình xây dựng chịu sự tác động của yếu tố giá cả, đặc biệt là trong thời kỳ lạm phát. Các hợp đồng xây dựng được nhà thầu và chủ đầu tư thoả thuận giá cả trước khi tiến hành thi công, nếu không có những quy định về việc điều chỉnh giá một cách hợp lý sẽ dẫn đến tình trạng các nhà thầu tạm dừng thi công hoặc phá hợp đồng, các công trình sẽ bị ngừng trệ, thậm chí “chết non”, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng sản phẩm. 2.2. Thực trạng công tác quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 của Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 2.2.1. Thực trạng chất lượng sản phẩm của Công ty Với những đặc điểm của sản phẩm là các công trình xây dựng đã phân tích ở trên thì một công trình đạt tiêu chuẩn chất lượng khi nó đáp ứng được 3 tiêu chí: an toàn, chất lượng và tiến độ. Công trình đạt an toàn: là công trình không để xảy ra một trường hợp tai nạn lao động nặng nào (các trường hợp phải đưa đến cơ sở y tế) mà nguyên nhân là do không thực hiện nội quy, làm sai hướng dẫn an toàn lao động, không sử dụng trang bị bảo hộ lao động. Công trình đạt chất lượng: là công trình được thi công theo đúng bản thiết kế và theo yêu cầu của chủ đầu tư. Công trình đạt tiến độ: là công trình kiểm soát và đảm bảo được tiến độ theo yêu cầu của chủ đầu tư. Như vậy, tính chất đặc thù của hoạt động thi công, xây lắp các công trình xây dựng là làm theo thiết kế của chủ đầu tư. Do đó, việc đánh giá chất lượng công trình được thực hiện trên cơ sở thu thập ý kiến của khách hàng. Năm 2007, số lượng công trình và các hạng mục đạt yêu cầu chất lượng của Công ty được khách hàng đánh giá cao, trên dưới 80%. Chi tiết về nhận xét của khách hàng thể hiện trong bảng 2.3. STT Chỉ tiêu Tốt Khá Trung bình 1 Chất lượng vật liệu 92% 8% 0% 2 Kỹ thuật thi công 77% 23% 0% 3 An toàn 85% 15% 0% 4 Tiến độ thực hiện 84,6% 15,4% 0% Bảng 2.3. Bảng nhận xét của khách hàng Nguồn: Báo cáo kết quả đo lường sự thoả mãn của khách hàng năm 2007 của HUD1 2.2.2. Hệ thống tổ chức quản lý chất lượng của Công ty Với việc nhận thấy vai trò và tầm quan trọng của hoạt động quản lý chất lượng, Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 đã thiết lập hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cho các phòng ban và các đơn vị trực thuộc đối với các hoạt động: “Thi công xây lắp các công trình xây dựng dân dụng”. Các công trình xây dựng dân dụng có 2 loại: - Nhà ở gồm: nhà chung cư và nhà riêng lẻ; - Công trình công cộng gồm: công trình văn hoá; giáo dục; y tế; thương nghiệp, dịch vụ; nhà làm việc; khách sạn, nhà khách; nhà phục vụ giao thông; nhà phục vụ thông tin liên lạc; tháp thu phát sóng phát thanh, phát sóng truyền hình; nhà ga, bến xe; công trình thể thao các loại. Do đặc thù trong lĩnh vực thi công xây lắp các công trình là các hoạt động của Công ty được thực hiện theo yêu cầu và thiết kế của khách hàng nên Công ty không áp dụng mục 3 điều khoản 7 trong tiêu chuẩn ISO 9001:2000 “Thiết kế và phát triển”. Để hoạt động quản lý chất lượng có hiệu quả, Công ty đã thành lập Ban chỉ đạo ISO có: *Cơ cấu tổ chức gồm: - Trưởng ban là Đại diện lãnh đạo chất lượng của Công ty; - Thư ký ISO và Trưởng các phòng, ban giúp việc cho Trưởng ban; - Đoàn đánh giá chất lượng nội bộ. *Chức năng, nhiệm vụ của Ban chỉ đạo ISO: - Giúp Đại diện lãnh đạo chất lượng (ĐDLĐCL) thực hiện tốt trách nhiệm được giao; - Tổ chức và điều hành công tác đánh giá chất lượng nội bộ theo định kỳ; - Trực tiếp làm việc với đơn vị tư vấn ISO. *Chức năng, nhiệm vụ của Đoàn kiểm tra ISO: - Trực tiếp kiểm tra áp dụng ISO của các đơn vị, gửi báo cáo tổng kết các đợt kiểm tra lên Giám đốc, lưu phòng Tổ chức lao động để làm cơ sở đánh giá thi đua của các đơn vị hàng năm và là thông tin đầu vào cho cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL); - Các thành viên trong Đoàn kiểm tra có trách nhiệm chuẩn bị chương trình làm việc tại các đơn vị; - Trưởng ban chỉ đạo ISO có trách nhiệm chuẩn bị và lập chương trình kiểm tra, đánh giá nội bộ và gửi thông báo đến các đơn vị có liên quan; - Đưa ra các đề xuất cải tiến HTQLCL. Đối với hoạt động quản lý chất lượng, các phòng ban trong Công ty đều được phân công nhiệm vụ cụ thể: *Giám đốc điều hành: có trách nhiệm: - Truyền đạt để mọi thành viên trong Công ty về tầm quan trọng của việc đáp ứng khách hàng cũng như các yêu cầu của pháp luật; - Thiết lập “Chính sách chất lượng”; - Đảm bảo việc thiết lập các “Mục tiêu chất lượng” cho toàn Công ty và các bộ phận; - Đảm bảo sẵn có nguồn lực cho các quá trình sản xuất, kinh doanh; - Đảm bảo yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng; - Phê duyệt tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng; - Quyết định đào tạo, tuyển dụng hay điều động nhân lực theo yêu cầu sản xuất và nhu cầu năng lực nhân sự; - Phê duyệt danh sách nhà cung ứng được lựa chọn, phê duyệt thông tin mua hàng. *Đại diện lãnh đạo chất lượng: là người đại diện cho lãnh đạo Công ty về hệ thống chất lượng, được Giám đốc Công ty chỉ định trong số các Phó Giám đốc, thực hiện các nhiệm vụ sau: - Đảm bảo các quá trình cần thiết của HTQLCL được thiết lập, thực hiện và duy trì; - Báo cáo cho Giám đốc về kết quả hoạt động của HTQLCL và mọi nhu cầu cải tiến; - Tổ chức thực hiện các biện pháp cần thiết để thúc đẩy toàn bộ tổ chức nhận thức được các yêu cầu của khách hàng; - Liên hệ với các tổ chức bên ngoài về các vấn đề liên quan đến HTQLCL, bao gồm cả việc lựa chọn tổ chức chứng nhận; - Tổ chức các cuộc họp xem xét của lãnh đạo; - Xem xét tài liệu của HTQLCL; - Kiểm soát việc thống kê và xử lý ý kiến phàn nàn, khiếu nại từ khách hàng và các thông tin về đo lường sự thoả mãn của khách hàng; - Kiểm soát việc thực hiện đánh giá chất lượng nội bộ; - Kiểm soát việc thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa; - Tập hợp và phê duyệt các đề xuất cải tiến HTQLCL. *Phòng tổ chức lao động: có các nhiệm vụ sau: - Thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra và đề xuất cải tiến theo ngành dọc việc thực hiện và duy trì công tác quản lý chất lượng theo HTQLCL trong phạm vi toàn Công ty; - Theo dõi, cải tiến Quy định đào tạo quản lý nhân sự (QĐ 6.2-01 của Công ty về HTQLCL). *Văn phòng công ty: - Thực hiện , hướng dẫn, kiểm tra và đề xuất cải tiến theo ngành dọc việc thực hiện và duy trì công tác quản lý chất lượng theo HTQLCL trong phạm vi toàn Công ty; - Theo dõi, cải tiến Quy định kiểm soát tài liệu (QĐ 4.2-01) và Quy định kiểm soát hồ sơ (QĐ 4.2-02) của Công ty. *Phòng tài chính kế toán: không áp dụng. *Phòng kỹ thuật thi công: hướng dẫn, kiểm tra và đề xuất cải tiến việc thực hiện và duy trì công tác quản lý chất lượng theo quy định của HTQLCL trong phạm vi toàn Công ty. *Phòng kinh tế kế hoạch: thực hiện và duy trì HTQLCL bao gồm hướng dẫn, kiểm tra và đề xuất cải tiến theo ngành dọc việc thực hiện và duy trì công tác quản lý chất lượng theo quy định của HTQLCL trong phạm vi toàn Công ty. *Phòng quản lý và phát triển dự án: không áp dụng. *Phòng an toàn cơ điện: là bộ phận tham mưu giúp việc cho Ban Giám đốc Công ty về HTQLCL của Công ty. Nhiệm vụ của phòng về công tác quản lý chất lượng bao gồm: - Là đầu mối thông tin giữa Ban chỉ đạo Công ty và Trưởng các phòng, ban, Trưởng các đơn vị trực thuộc trong công việc thực hiện HTQLCL của Công ty; - Lập chương trình và viết biên bản họp, tham mưu giúp việc cho Ban chỉ đạo ISO; - Lập chương trình đánh giá chất lượng nội bộ và các buổi họp xem xét của lãnh đạo; - Thay mặt Ban chỉ đạo ISO lập chương trình đào tạo về HTQLCL và giám sát việc thực hiện tại các phòng, ban và các đơn vị trực thuộc; - Định kỳ Thư ký Ban chỉ đạo ISO thực hiện việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, các đơn vị cơ sở thực hiện đầy đủ các quy định của HTQLCL. Xây dựng các quy trình và HTQLCL của Công ty tới các đơn vị; - Được tham gia tất cả các buổi họp liên quan đến HTQLCL ISO của Công ty; - Được quyền yêu cầu các phòng, ban, các đơn vị trực thuộc báo cáo về tình hình thực hiện HTQLCL của đơn vị trong Công ty; - Được quyền đề xuất các ý kiến trực tiếp đến Ban lãnh đạo Công ty về việc triển khai HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của Công ty được tốt hơn; - Trực tiếp tham mưu cho Trưởng ban chỉ đạo ISO về công tác cải tiến các quy định của HTQLCL trong toàn Công ty; - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với các cá nhân, tập thể toàn Công ty trong việc thực hiện HTQLCL; - Thực hiện việc thu thập, tập hợp báo cáo thực hiện HTQLCL theo định kỳ (báo cáo xem xét 6 tháng và báo cáo 1 năm của Công ty); - Tập hợp thông tin chuẩn bị hồ sơ phục vụ cho đánh giá của đơn vị cấp chứng chỉ. *Các đội thi công: là đơn vị thành viên trong tổ chức của Công ty, chịu sự quản lý, giám sát, chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc và các phòng, ban chức năng của Công ty về mọi mặt hoạt động. Các đội có nhiệm vụ thực hiện theo HTQLCL ISO 9001:2000 bao gồm: - Thực hiện và duy trì thực hiện các quy định của HTQLCL của Công ty; - Đề xuất cải tiến đối với HTQLCL. *Xưởng mộc và đội xây lắp điện nước: không áp dụng. 2.2.3. Hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn quản lý chất lượng của Công ty Bên cạnh việc áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9001:2000, Công ty đã soạn thảo và áp dụng 18 quy định của HTQLCL ISO 9001:2000. Các tài liệu bao gồm: 1) Sổ tay chất lượng (ST-CL) Đây là tài liệu quy định hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. Sổ tay chất lượng được thiết lập và duy trì nhằm mô tả phạm vi của HTQLCL, mối quan hệ giữa các quá trình, bao gồm hoặc tham chiếu các tài liệu dạng văn bản của hệ thống. Nó có các nội dung chính sau: - Phần 1: Giới thiệu về tổ chức và hệ thống. Phần này nêu lên một số khái niệm và định nghĩa liên quan, giới thiệu về Công ty, phạm vi của hệ thống chất lượng liên quan đến chứng nhận, chính sách chất lượng, sơ đồ tổ chức của Công ty và các chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng, ban trong Công ty. - Phần 2: Các yếu tố và yêu cầu của hệ thống chất lượng. Phần này bao gồm các yêu cầu chung về HTQLCL của Công ty và các yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo, yêu cầu về quản lý nguồn lực, yêu cầu về quá trình sản xuất và yêu cầu về đo lường, phân tích, cải tiến. 2) Quy định đánh giá chất lượng nội bộ (mã số QĐ 8.2-01) Đánh giá chất lượng nội bộ là sự xem xét độc lập và có hệ thống các hoạt động và kết quả có đáp ứng được các quy định đề ra hay không. Quy định này được soạn thảo nhằm xem xét mức độ phù hợp của hệ thống so với các yêu cầu tiêu chuẩn và các yêu cầu của Công ty, làm cơ sở cho việc cải tiến chất lượng. Quy định được áp dụng cho toàn hệ thống chất lượng của Công ty. 3) Quy định xem xét của lãnh đạo (mã số QĐ 5.6-01) Việc xem xét của lãnh đạo nhằm đảm bảo HTQLCL luôn phù hợp,