Chuyên đề Hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty Cổ phần Công trình Đường sắt theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

ây dựng 879 Xí nghiệp công trình 875 Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng thiết bị Phòng vật tư Phòng thí nghiệm Văn phòng tổng hợp Trạm y tế Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng dự án Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Ban kiểm soát Hội đồng quản trị 3. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Tiền thân của Công ty Cổ phần Công trình Đường sắt là Xí nghiệp Liên hợp Công trình Đường sắt. Nhiệm vụ của Công ty là: Kinh doanh xây dựng các công trình giao thông đường sắt, đường bộ; tư vấn thiết kế các công trình giao thông dân dụng và công nghiệp; xuất nhập khẩu và dịch vụ tổng hợp... với gần 1500 cán bộ công nhân viên. Trước những đòi hỏi của nền kinh tế thị trường, cần phải hội nhập, để tránh tụt hậu, Công ty đã thực hiện nhiều giải pháp hữu hiệu: Đổi mới cơ chế quản lý, xác định các bước đi thích hợp, phát huy quyền làm chủ tập thể, đề cao kỷ cương pháp luật, nâng cao năng lực điều hành. Với mục tiêu “Đổi mới, an toàn và phát triển bền vững”, ngay từ năm 2002, Công ty đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000, trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam về xây dựng các công trình giao thông. Tháng 5- 2005, Công ty đã chuyển sang hoạt động theo mô hình cổ phần. Nhờ đầu tư đúng hướng về thiết bị, dây chuyền công nghệ cũng như nguồn nhân lực nên Công ty đã thắng thầu nhiều công trình lớn trong ngành và ngoài ngành, điển hình như gói thầu 10 cầu bê tông cốt thép dự ứng lực thuộc dự án đường Hồ Chí Minh; 6 cầu đường sắt thuộc nguồn vốn ODA của Nhật và nhiều gói thầu khác như cầu Thịnh Kỷ, ga đỉnh đèo Hải Vân, cầu Đa Phúc, đường tránh thành phố Đồng Hới, cầu vượt Sài Gòn- Trung Lương, cầu Tư Hiền, cầu Cửa Việt, cầu Bến Ngự... Năm 2007, Công ty đã hoàn thành và vượt các chỉ tiêu kinh tế - xã hội, cụ thể là: - Tổng giá trị sản lượng: 280,2 tỷ/252tỷ = 112% kế hoạch năm Trong đó: + Giá trị xây lắp: 233,2 tỷ đồng (tăng 11% so với năm 2006). + Sản xuất công nghiệp – dịch vụ: 47 tỷ đồng (tăng 96,7% so với năm 2006). - Tổng doanh thu : 251 tỷ đồng - Tổng chi phí : 233,5 tỷ đồng - Tổng lợi nhuận : 17,5 tỷ đồng - Nộp ngân sách : 18,9 tỷ đồng - Tổng thu vốn : 276,3 tỷ đồng - Tổng khối lượng hoàn thành chưa thanh toán : 66,2 tỷ đồng - Tổng dư nợ đến 31/12/2007 : 100,4 tỷ đồng - Thu nhập bình quân toàn Công ty: 1.950.000đ/người/tháng. Năm 2007 là năm Nhà nước ban hành nhiều chế độ, chính sách, thay đổi cơ chế quản lý về đầu tư xây dựng cơ bản ngày càng chặt chẽ hơn, việc làm 6 tháng đầu năm chủ yếu từ năm 2006 chuyển qua. Vì vậy, việc tiếp cận các chủ đầu tư để tìm kiếm việc làm là vấn đề quan trọng hàng đầu, có tính quyết định đến sự tồn tại, phát triển của Công ty. Trong năm 2007, Tổng giám đốc đã thương thảo và ký kết 10 hợp đồng xây lắp với các chủ đầu tư, tổng trị giá đạt 237,3 tỷ đồng (trong đó, đường sắt: 65,9 tỷ đồng, đường bộ: 171,4 tỷ đồng), có nhiều hợp đồng có giá trị lớn như: Gói thầu cầu Cửa Việt: 83,89 tỷ đồng, cầu Bắc Phước – Quảng Trị: 20,79 tỷ đồng, gói thầu CV1+CV2 – tiểu dự án Hạ Long – Cái Lân. Cùng với các phòng, đơn vị liên quan trình duyệt định mức gói thầu “mở mới ga Hải Vân”, tổng mức đầu tư cầu Đa Phúc, phục vụ việc thu vốn cuối năm, trình duyệt bổ sung theo chế độ, chính sách các gói thầu được 71,2 tỷ đồng. Công ty đã lập hồ sơ dự thầu 35 gói thầu, chủ yếu là cầu đường bộ, trúng thầu 9 gói với tổng trị giá 232,59 tỷ đồng. Trong đó, đường sắt: 38,58 tỷ (16,7%), đường bộ: 194,01 tỷ (83,3%). Tỷ trọng về giá trị sản lượng cầu đường bộ từ năm 2006 đến nay có tốc độ tăng rất nhanh và trở thành khối lượng sản phẩm chính, chủ yếu của Công ty. Công ty đầu tư nội bộ 41 hồ sơ công trình, hạng mục công trình với tổng giá trị 15,6 tỷ đồng, đã có 21 công trình được nghiệm thu đưa vào sử dụng, trong đó có việc cải tạo tòa nhà số 9 Láng Hạ - Ba Đình – Hà Nội để tận dụng mặt bằng, tăng số phòng làm việc và phòng họp đàng hoàng hơn. Mặt khác, do yêu cầu khối lượng vật tư phục vụ thi công rất lớn, như cầu Tư Hiền, dự án BOT đường tránh Đồng Hới, 4 cầu vượt Sài Gòn – Trung Lương và cầu Cái Cui, Cái Dầu – dự án Nam sông Hậu. Trong khi đó giá cả liên tục biến động theo chiều hướng tăng, nếu không có chiến lược dự trữ vật tư sẽ khó khăn cho yêu cầu sản xuất. Trong năm, Công ty đã hợp đồng mua vật tư các loại là 74,1 tỷ đồng (trong đó, mua 5.318 tấn thép trị giá 59,5 tỷ đồng). Trong năm qua, lãnh đạo Công ty đặc biệt là các cán bộ kỹ thuật đã bám sát hiện trường, chỉ đạo thi công các công trình. Kịp thời xử lý những vướng mắc trong quá trình thi công, đảm bảo sản xuất được liên tục, với tinh thần vừa làm, vừa học tập tiếp cận công nghệ mới, kỹ thuật phức tạp trong thi công nhưng phải đảm bảo an toàn, tiến bộ và chất lượng sản phẩm, điều đó được thể hiện qua các công trình như: Lắp và lao dầm thép khẩu độ 110 mét cầu Đa Phúc, đúc hẫng cân bằng dầm bê tông dự ứng lực khẩu độ nhịp 90 mét cầu Tư Hiền, thi công dầm bê tông cốt thép dự ứng lực bản rộng khẩu độ nhịp 82 mét cầu vượt số 01 Sài Gòn – Trung Lương. Từ những công trình này đã làm tăng uy tín cũng như thương hiệu của Công ty trên thị trường. Về chất lượng và mỹ quan của sản phẩm đã được Công ty quan tâm, đặc biệt là dầm bê tông dự ứng lực, sản xuất dầm thép, tà vẹt bê tông dự ứng lực, thi công cọc nhồi và mố, trụ cầu. Người lao động đã có ý thức, trách nhiệm đối với chất lượng sản phẩm của mình làm ra. Công tác ứng dụng công nghệ mới vào thi công được quan tâm. Công ty đã ứng dụng thành công công nghệ đúc hẫng cân bằng dầm bê tông dự ứng lực tại cầu Tư Hiền, công nghệ thi công dầm bê tông dự ứng lực bản rộng tại các cầu vượt Sài Gòn – Trung Lương. Hoạt động sáng kiến, hợp lý hóa sản xuất có nhiều cố gắng. Trong năm toàn Công ty có 22 sáng kiến và hợp lý hóa sản xuất, giá trị làm lợi 1.480 triệu. Công ty đã duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và hệ thống đang hoạt động có hiệu quả. Sáu tháng đầu năm, mặc dù có việc làm ổn định nhưng vốn phục vụ sản xuất – đời sống xã hội gặp nhiều khó khăn. Tuy vậy, bằng nhiều biện pháp Công ty đã từng bước giải quyết được những khó khăn về vốn. Trong năm, Công ty đã thu hồi được 276 tỷ đồng (năm 2006 thu 252 tỷ), bán được 15 tỷ đồng cổ phiếu cho các cổ đông hiện hữu, tận thu từ các nguồn nên đáp ứng được yêu cầu sản xuất, trả lương và các chế độ liên quan không để nợ người lao động, thực hiện chế độ, chính sách đối với Nhà nước, trả cổ tức cho cổ đông. Đảm bảo đủ việc làm và đời sống cho gần 1.500 cán bộ công nhân viên với mức thu nhập bình quân tháng đạt gần 2 triệu đồng/người. Năm 2008, Công ty đã đề ra mục tiêu tổng giá trị sản lượng đạt 324 tỷ đồng, tăng 11,7% so với năm 2007. Trong đó xây lắp đạt 285 tỷ đồng, riêng các công trình ngoài ngành sẽ đạt 135 tỷ đồng. Doanh thu đạt 290 tỷ đồng, lợi nhuận đạt 21 tỷ đồng. Cổ tức đạt từ 10-12%. Thực hiện Nghị quyết của Đại hội cổ đông, năm 2008 Công ty sẽ phát hành thêm 30 tỷ đồng cổ phiếu để tăng vốn điều lệ lên 112,5 tỷ đồng. Giải thích về nhu cầu và sự cần thiết phải tăng vốn điều lệ, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty đã trình bày phương án thi công 48 công trình chuyển tiếp của năm 2007 và hàng loạt dự án lớn trong năm 2008 và những năm tiếp theo. Trong đó có Tổng thầu EPC xây dựng đường sắt từ Chùa Vẽ - Đình Vũ, dự án kiên cố hóa khu vực đèo Hải Vân... Đặc biệt, trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản, Công ty sẽ có bước tiến mang tính đột phá với nhiều công trình lớn. Điển hình là việc góp vốn đầu tư xây dựng 2 tòa nhà 27 tầng tại 31 Láng Hạ (Hà Nội) với diện tích 3.415,5 m2 và tòa nhà tại 107 Trần Hưng Đạo để làm văn phòng điều hành, cho thuê, khu tái định cư và siêu thị. Công ty đã liên doanh với Công ty TTTH Đường sắt Sài Gòn để đầu tư xây dựng tòa cao ốc tại Hiệp Bình Phước - Thủ Đức, góp vốn xây dựng khách sạn 38 Trần Phú - Nha Trang, khách sạn An Cựu tại Hùng Vương - Huế, khách sạn Nhật Lệ - Quảng Bình và chung cư cho cán bộ công nhân viên đường sắt tại khu vực ga thành phố Vinh... II. Giới thiệu về hệ thống chất lượng của Công ty 1. Sổ tay chất lượng Sổ tay chất lượng đề cập đến chính sách, mục tiêu chất lượng do người lãnh đạo cao nhất của Doanh nghiệp đề ra và cam kết với tất cả nhân viên, khách hàng và mọi đối tác về việc Doanh nghiệp sẽ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9001:2000 trong việc sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ sở hạ tầng: Xây dựng mới, khôi phục, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp các cơ sở hạ tầng công trình giao thông như: Đường sắt, đường bộ, cống, hầm, nhà ga, bến cảng…, xây dựng nhà xường và dân dụng. Với đặc điểm của ngành xây dựng cơ sở hạ tầng, sản phẩm không cho phép có thứ phẩm. Vì vậy các công việc đều được kiểm soát nghiêm ngặt ở mọi khâu, đảm bảo chất lượng công trình lâu dài thỏa mãn các yêu cầu của mọi khách hàng, nâng cao uy tín và năng lực sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Sổ tay chất lượng nêu cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm của các phòng, ban trong bộ máy điều hành của Doanh nghiệp, đồng thời quy định về những chính sách cụ thể đối với các yêu cầu mà tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đòi hỏi gồm 7 thủ tục: - Kiểm soát tài liệu: TT15.01 - Kiểm soát hồ sơ chất lượng: TT16.01 - Thủ tục quản lý dạng văn bản hành chính: TT16.02 - Đánh giá nội bộ: TT53.01 - Kiểm soát sản phẩm không phù hợp: TT56.01 - Hành động khắc phục: TT59.01 - Hành động phòng ngừa: TT59.02 Sổ tay chất lượng có vị trí trọng tâm của hệ thống tài liệu, làm cơ sở cho Doanh nghiệp kiểm soát về chất lượng, đồng thời cũng làm cơ sở cho các tổ chức chứng nhận xem xét và đánh giá hệ thống chất lượng. 2. Chính sách, mục tiêu chất lượng của Công ty Với mục đích phấn đấu phát triển ổn định lâu dài, trở thành Doanh nghiệp có uy tín của Việt Nam trong lĩnh vực xây dựng cơ sở hạ tầng phục vụ giao thông vận tải. Doanh nghiệp luôn chú trọng để đáp ứng tốt nhất nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng. Tìm hiểu khai thác công nghệ, kỹ thuật tiên tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng mặt hàng, giảm giá thành sản xuất, đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của thị trường trong và ngoài nước. Để thực hiện được điều này, lãnh đạo của Công ty đã đề ra và cam kết thực hiện các chính sách và mục tiêu chất lượng của Công ty như sau: 2.1. Chính sách chất lượng của Công ty Lãnh đạo và toàn thể cán bộ, công nhân viên trong Công ty cam kết cùng nhau chia sẻ trách nhiệm, trí tuệ, quyền lợi, lấy chất lượng sản phẩm là thước đo hàng đầu để hướng tới khách hàng. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 linh hoạt, hiệu quả và luôn luôn cải tiến. Không ngừng nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh về chất lượng nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng. Đảm bảo rằng luôn có đủ nguồn lực tạo sự ổn định và phát triển lâu dài cho Công ty. Những chính sách cụ thể gồm: - Phát huy truyền thống, Công ty Cổ phần Công trình Đường sắt phấn đấu từ nay đến năm 2010 trở thành một Doanh nghiệp có uy tín về xây dựng công trình giao thông gồm: Đường sắt, đường bộ, cầu, cống, hầm, các công trình nhà ga, bến cảng… - Coi trọng đào tạo nguồn nhân lực và đầu tư thiết bị, tiếp cận nhiều công nghệ mới tiên tiến của ngành xây dựng cơ sở hạ tầng nhằm vươn tới các thị trường trong nước và quốc tế. - Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nhằm giảm giá thành, tăng sức cạnh tranh, luôn luôn hướng tới sự thỏa mãn của khách hàng và gia tăng lợi nhuận cho Công ty. - Tất cả các chi nhánh, XNTV đều áp dụng hệ thống quản lý chất lượng do Công ty xây dựng và áp dụng đã được cấp chứng chỉ công nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000. 2.2. Mục tiêu chất lượng năm 2008 của Công ty Xuất phát từ những chính sách chất lượng trên, mục tiêu chất lượng của Công ty trong năm 2008 sẽ là: - Đào tạo nguồn nhân lực và đầu tư thiết bị để tiếp cận công nghệ mới của ngành xây dựng cơ sở hạ tầng nhằm vươn tới các thị trường trong nước và quốc tế. - Phấn đấu tổng giá trị sản lượng năm 2008 đạt 324 tỷ đồng trong đó giá trị xây lắp là 285 tỷ đồng (tăng 11,7% so với năm 2007), giá trị sản lượng công nghiêp và dịch vụ là 39 tỷ đồng, riêng các công trình ngoài ngành sẽ đạt 135 tỷ đồng, doanh thu đạt 290 tỷ đồng, lợi nhuận đạt 21 tỷ đồng. - Tăng cường hơn nữa các mặt quản lý và kỷ luật lao động trong Công ty. Lấy năng suất lao động, hiệu quả công việc làm thước đo năng lực, phẩm chất và cơ sở để trả lương cho cán bộ công nhân viên. Phấn đấu thu nhập bình quân từ 2.500.000đ/người/tháng. - Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, chống lãng phí, giảm giá thành, tăng sức cạnh tranh, luôn luôn hướng tới sự thỏa mãn của khách hàng, gia tăng lợi nhuận cho Công ty. - Tổ chức quản lý, khai thác có hiệu quả máy, thiết bị. Đảm bảo mức đầu tư mua sắm thiết bị, máy móc năm 2008 là 55 tỷ đồng, trong đó phương tiện thiết bị thi công là 44,5 tỷ đồng, kiến trúc và nhà xưởng là 10,5 tỷ đồng. - Ổn định và tăng cường hiệu quả hoạt động của bộ máy gián tiếp, duy trì tỷ lệ gián tiếp chủ yếu Cơ quan so với lao động do Công ty hợp đồng là 5%. - Bình quân có từ 5 – 10 cán bộ công nhân viên/1 sáng kiến hợp lý hóa sản xuất. - Duy trì, áp dụng và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 trong Công ty, đồng thời thực hiện ở tất cả các chi nhánh XNTV. - Thường xuyên chăm lo đời sống vật chất, văn hóa tinh thần và cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ công nhân viên. 3. Cấu trúc hệ thống quản lý chất lựợng 3.1. Mô hình hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty được xây dựng trên cơ sở thiết lập cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm, quyền hạn cụ thể trong lĩnh vực quản lý chất lượng. Hệ thống cũng được áp dụng và kiểm soát trên cơ sở những loại tài liệu do Công ty biên soạn mà tiêu chuẩn ISO 9001:2000 bắt buộc phải tuân thủ, cũng như các tài liệu mà bản thân hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đòi hỏi phải có, cụ thể gồm các tài liệu sau: - Sổ tay chất lượng - Các thủ tục chung - Các quy trình kỹ thuật - Hồ sơ chất lượng - Các yêu cầu làm cơ sở để xây dựng hệ thống tài liệu 3.2. Phạm vi áp dụng và những yêu cầu loại trừ Hệ thống chất lượng này được áp dụng cho tất cả các phòng chức năng thuộc khối văn phòng của Công ty gồm: - Phòng Tổ chức – Lao động - Văn phòng tổng hợp - Phòng Kỹ thuật – Công nghệ - Phòng Dự án - Phòng Quản lý dự án - Ban Quản lý chất lượng - Phòng Tài chính – Kế toán - Phòng Thí nghiệm - Phòng Kế hoạch – Kinh doanh - Phòng Vật tư – Thiết bị - Trạm Y tế Mọi yêu cầu của hệ thống đều tuân thủ theo các yêu cầu của ISO 9001:2000. Ngoài ra, hệ thống quản lý chất lượng của Công ty còn tuân thủ đầy đủ các quy định của Pháp luật hiện hành như: Luật lao động, luật bảo vệ môi trường, luật tài chính, luật đấu thầu, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ… 4. Phân công trách nhiệm, quyền hạn trong Công ty 4.1. Trách nhiệm lãnh đạo 4.1.1. Hội đồng quản trị - Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh Công ty đề ra phương hướng tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh, tổ chức bộ máy hoạt động, quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty phù hợp với Pháp luật, Điều lệ Công ty, Nghị quyết Đại hội cổ đông, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông. - Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Đại hội cổ đông, quản lý Công ty theo điều lệ và Nghị quyết của Đại hội cổ đông. 4.1.2. Tổng giám đốc - Tổng giám đốc điều hành trực tiếp các công việc hàng ngày và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị, Nghị quyết của Đại hội cổ đông, Điều lệ Công ty và tuân thủ Pháp luật. - Bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện theo phương án kinh doanh được Hội đồng quản trị phê duyệt và Đại hội đồng cổ đông thông qua… 4.1.3. Ban kiểm soát - Trưởng Ban kiểm soát có trách nhiệm phân công kiểm soát viên phụ trách từng loại công việc. - Mỗi kiểm soát viên dưới sự chỉ đạo và phân công của Trưởng Ban kiểm soát, có trách nhiệm và quyền hạn như sau: + Kiểm soát các hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các báo cáo, quyết toán năm tài chính của Công ty và kiến nghị khắc phục các sai phạm (nếu có). + Được quyền yêu cầu các phòng ban nghiệp vụ của Công ty cung cấp tình hình, số liệu và thuyết minh thực hiện các Quy chế của Công ty. + Trình Đại hội cổ đông kết quả thẩm tra bản tổng kết tài chính hàng năm… 4.1.4. Đại diện của Lãnh đạo về chất lượng - Đại diện Lãnh đạo về chất lượng (QMR) có quyền hạn và trách nhiệm: + Xác lập, duy trì hệ thống chất lượng, kiểm soát sự hoạt động đảm bảo chất lượng của các cán bộ phận trong Công ty. + Có quyền xem xét sự phù hợp của hệ thống chất lượng, các thủ tục chất lượng đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 để sửa đổi, điều chỉnh cho phù hợp… 4.1.5. Ban Quản lý chất lượng - Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý chất lượng theo hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 khi có sự chuyển đổi cơ cấu tổ chức của Công ty cho phù hợp. - Cùng với tư vấn hướng dẫn các xí nghiệp thành viên xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 theo chính sách chất lượng đã đề ra. - Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện việc đánh giá nội bộ theo định kỳ, theo dõi kết quả các hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến sau đánh giá theo quy định của hệ thống quản lý chất lượng… 4.1.6. Phòng Dự án - Tổ chức khảo sát các công trình, thu thập số liệu phục vụ việc xây dựng hồ sơ thầu đạt hiệu quả. - Xây dựng hồ sơ dự thầu của Công ty và chỉ đạo, hướng dẫn các XNTV lập hồ sơ dự thầu các công trình xây dựng cơ bản. - Tiếp cận các chủ đầu tư và các cơ quan hữu quan để giải quyết thủ tục đấu thầu… 4.1.7. Phòng Kế hoạch – Kinh doanh - Tiếp cận các chủ đầu tư, các Ban quản lý dự án và các bộ phận chức năng liên quan của ngành Đường sắt, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Kế hoạch đầu tư, Bộ Tài chính, các địa phương để tìm việc làm và giải quyết các thủ tục về vốn đối với các công trình, dự án mà Công ty đang thi công phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh cuả Công ty. - Tham mưu và thực hiện ký kết các hợp đồng xây lắp với chủ đầu tư… 4.1.8. Phòng Kỹ thuật – Công nghệ - Tiếp cận với các Ban quản lý dự án, các chủ đầu tư và các đơn vị tư vấn thiết kế khác để được thiết kế các công trình xây dựng giao thông vận tải. - Trực tiếp thực hiện công tác thiết kế theo yêu cầu của khách hàng. - Lập phương án tổ chức thi công. - Cung cấp đầy đủ, kịp thời tiên lượng vật tư – vật tư thi công các công trình đến các phòng liên quan để làm thủ tục cấp vật tư, tiền vốn cho đơn vị thi công… 4.1.9. Phòng Tài chính – Kế toán - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng năm để lập và trình duyệt các kế hoạch tài chính quý, năm của doanh nghiệp nhằm phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty. - Thực hiện chế độ khấu hao tài sản theo quy định của Nhà nước và Quy chế nội bộ của Công ty. - Theo dõi và thực hiện các hợp đồng kinh tế bao gồm: Hợp đồng xây lắp, thầu chính, thầu phụ, mua bán hàng hóa, dịch vụ… trong và ngoài Công ty theo đúng trình tự, thủ tục của Nhà nước, ngành, Công ty quy định… 4.1.10. Phòng Vật tư - Lập kế hoạch mua sắm các loại vật tư kỹ thuật, vật tư chiến lược theo từng thời điểm trình Tổng giám đốc duyệt. - Tham mưu việc ký kết hợp đồng, thanh lý hợp đồng mua, bán, chuyển nhượng các loại vật tư với các nhà cung cấp và khách hàng. - Tổ chức cung cấp các loại cần thiết theo yêu cầu sản xuất cho các xí nghiệp thành viên kịp thời thi công… 4.1.11. Phòng Thiết bị - Tham mưu công tác phát triển khoa học – công nghệ, nghiên cứu áp dụng khoa học – công nghệ, tiếp nhận và chuyển giao công nghệ. - Thiết kế chế tạo mới, đại tu, sửa chữa, làm mới thiết bị - xe máy, phương tiện, thiết bị văn phòng, cải tiến dây chuyền công nghệ phù hợp với tính chất và yêu cầu kỹ thuật cho phép. - Theo dõi, quản lý chất lượng thiết bị, phương tiện và đội ngũ cán bộ công nhân viên quản lý, sử dụng thiết bị, xe máy… 4.1.12. Phòng Thí nghiệm – Khảo sát - Cập nhật, lưu hệ thống các văn bản pháp quy, các quy trình trong lĩnh vực thí nghiệm. - Trực tiếp thực hiện công tác thí nghiệm đã được công nhận liên quan đến sản phẩm của Công ty và khách hàng. - Thực hiện công tác khảo sát, đo đạc, cung cấp đầy đủ số liệu cho phòng Thiết kế thi công công trình… 4.1.13. Văn phòng tổng hợp - Tiếp nhận chuyển giao, gửi hoặc lưu giữ công văn, sách báo các loại, công chứng văn bản khi có yêu cầu của người có thẩm quyền. - Quản lý, sử dụng con dấu của Công ty đúng quy định. - Lập kế hoạch tổng hợp mua và cấp văn phòng phẩm cho cơ quan Công ty trình Tổng giám đốc duyệt… 4.1.14. Trạm y tế - Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ sức khỏe người lao động của Công ty theo quy định. - Khám sức khỏe định kỳ, khám chữa trị, sơ cứu, cấp cứu ban đầu. - Hướng dẫn các đơn vị thực hiện đăng ký nơi khám chữa bệnh theo quy định… 4.1.15. Phòng Quản lý dự án - Tham mưu, đề xuất những công việc cần phải tiến hành trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư dự án và các giai đoạn tiếp theo. - Liên hệ làm việc với các cơ quan chức năng liên quan của địa phương, trong và ngoài ngành để xúc tiến và thực hiện các công việc đạt tiến độ, hiệu quả cao nhất. - Lập dự án đầu tư, thiết kế dự toán, thẩm định, tổ chức đấu thầu, thanh quyết toán các dự án đầu tư nội bộ Công ty… 4.2. Xem xét của lãnh đạo Định kỳ mỗi năm một lần, lãnh đạo cao nhất của Công ty chủ trì cuộc họp xem xét của lãnh đạo về tình trạng áp dụng và tính hiệu quả của hệ thống chất lượng để kịp thời nêu ra các biện pháp cần thiết đối với hệ thống và các vấn đề cần thiết ưu tiên xử lý. Ban Quản lý chất lượng lập kế hoạch, chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp xem xét lãnh đạo về vấn đề chất lượng và báo cáo để lãnh đạo thông qua, báo cáo người đại diện lãnh đạo cao nhất. Tất cả các trưởng phòng, bộ phận, những cán bộ có nội dung liên quan đã được thông báo trước phải chuẩn bị nội dung và tham dự cuộc họp này. Nội dung của cuộc họp xem xét lãnh đạo thường gồm các vấn đề sau: - Kết quả của cuộc xem xét đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. Những thiếu sót và tình trạng khắc phục, phòng ngừa mà các đơn vị liên quan đã tiến hành. - Thông tin phản hồi của khách hàng và thị trường đối với sản phẩm và phương thức cung ứng của Công ty và các khiếu nại cần giải quyết triệt để. - Tình trạng thực hiện, tuân thủ các quá trình chuẩn bị sản xuất và thi công, sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu đã đề ra. - Tình trạng của các hành động khắc phục, phòng ngừa đối với những sự không phù hợp đã xảy ra hoặc có khả năng xảy ra, đánh giá hiệu quả của các hành động đó. - Các hành động đã được tổ chức thực hiện dựa theo kết quả cuộc họp xem xét của lãnh đạo lần trước đây. - Những thay đổi về nhân sự, về cơ cấu tổ chức, về tình trạng tổ chức sản xuất… có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. - Các khuyến nghị và việc triển khai, ghi nhận mọi loại hình cải tiến tại các phòng, các bộ phận. Đầu ra của việc xem xét lãnh đạo bao gồm: - Nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến các quá trình của hệ thống. - Việc cải tiến sản phẩm liên quan đến yêu cầu của khách hàng. - Tạo đủ nhu cầu về nguồn lực để thực hiện những công việc mà cấp lãnh đạo cao nhất đã phê duyệt. 4.3. Thiết lập hệ thống trao đổi thông tin Tình trạng chất lượng sản phẩm tại các quá trình từ khâu đấu thầu, ký kết hợp đồng, giao kế hoạch, chuẩn bị vật tư cấu kiện, chuẩn bị thiết bị, tổ chức thi công, giám sát thi công, nghiệm thu bàn giao, thanh quyết toán, bảo hành đều phải cập nhật thông tin báo cáo theo quy định cho người lãnh đạo cao nhất của Công ty và các bộ phận có liên quan. Thông tin về sự cố, các diễn biến bất thường phải kịp thời báo cáo ngay trong ngày cho những phòng và bộ phận đầu mối để tiếp cận nắm tình hình các thông tin này để cùng các cán bộ kỹ thuật phân tích nguyên nhân, đề ra biện pháp khắc phục, phòng ngừa. Mọi thông tin khiếu nại của khách hàng phải được chuyển về phòng Kế hoạch - Kinh doanh là đầu mối trong việc xử lý hoặc tổ chức xử lý để đáp ứng ngay tức khắc các yêu cầu của khách hàng. Ngoài các hình thức trao đổi, báo cáo thông tin trực tuyến hàng ngày, Công ty còn thực hiện các hình thức trao đổi thông tin như họp giao ban định kỳ, thông tin bằng văn bản dạng công văn, bản báo cáo, điện thoại, fax… nhằm kịp thời đưa thông tin đến các nơi, các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý và người lao động nhanh chóng nắm bắt và chia sẻ thông tin liên quan, kịp thời điều tiết việc tổ chức sản xuất nhằm giảm những tổn thất không cần thiết, nêu cao tính hiệu quả và hạ giá thành. 5. Quản lý nguồn lực 5.1. Quản lý nguồn lực, tuyển dụng, đào tạo huấn luyện và quản lý trình độ nghề nghiệp của đội ngũ cán bộ nhân viên Với đặc điểm của ngành xây dựng công trình, sản phẩm làm ra không được phép có phế phẩm, vì vậy Công ty đã rất coi trọng công tác tuyển dụng lao động, đào tạo nghề nghiệp, đặc biệt do những đòi hỏi nghiêm ngặt trong quá trình sản xuất, thi công trên các địa bàn phức tạp đang khai thác giao thông vận tải. Yêu cầu về a