Chuyên đề Hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng sản phẩm ở Công ty TNHH thiết bị giáo dục và đồ chơi Ánh Dương

g các đơn vị để sắp xếp thời gian chuẩn bị cho việc đánh giá. Kế hoạch này cũng được gửi cho Chuyên gia đánh giá để tham gia đánh giá. Khi thực hiện đánh giá, các đánh giá viên phải ghi kết quả vào trong Báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ ( BM 00-03/STCL ). Trưởng các bộ phận liên quan phải đưa ra các hành động khắc phục một cách kịp thời. Hiệu quả của các hành độngnày phải được tái xác nhận trong Phiếu kết quả đánh giá. ● Công ty đã áp dụng các phương pháp thích hợp để đo lường, giám sát, kiểm tra các quá trình và sản phẩm để đạt các yêu cầu đặt ra. ● Các sản phẩm không phù hợp với yêu cầu đã đặt ra phải được kiểm soát để tránh bị sử dụng hoặc giao cho khách hàng một cách vô tình. Đối với sản phẩm không phù hợp, Giám đốc Nhà máy/ Quản đốc phân xưởng có trách nhiệm đánh giá tình trạng không phù hợp của sản phẩm và đưa ra phương án xử lý và chỉ định người thực hiện. Kiểm tra lại để đảm bảo các sản phẩm đã được thực hiện đúng yêu cầu trước khi tiếp tục các công đoạn sau. ● Công ty đảm bảo rằng tất cả những sự không phù hợp đã xảy ra hoặc tiềm ẩn liên quan đến sản phẩm, quá trình và hệ thống chất lượng được phát hiện, phân tích tìm nguyên nhân và loại bỏ các nguyên nhân đó bằng các hành động khắc phục và phòng ngừa thích hợp. Các cá nhân liên quan thực hiện hành động khắc phục & phòng ngừa theo quy định trong Phiếu khắc phục và phòng ngừa ( BM 00-04/STCL). Công ty cam kết và có quy trình để giải quyết kịp thời các phản hồi, khiếu nại của khách hàng (bằng văn bản hoặc không bằng văn bản) một cách hiệu quả.Các hoạt động cải tiến cũng được thực hiện không ngừng nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý. 2.5. Các quy trình Để đảm bảo quản lý chất lượng tốt công ty đã thưc hiện đầy đủ các quy trình nhằm nâng cao quản lý chất lượng. Công ty đã thực hiện 12 quy trình theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 2001: 2008 bao gồm: Quy đinh chức năng, nhiệm vụ cụ thể Quy trình kiểm soát tài liệu Quy trình quản lý nguồn nhân lực Quy trình quản lý và theo dõi hợp đồng bán hàng Quy trình mua hàng hóa, dịch vụ Quy trình phát triển sản phẩm mới Quy trình sản xuất sản phẩm cơ khí và tổng thể Quy trình sản xuất sản phẩm mộc Quy trình sản xuất sản phẩm Composit Quy trình quản lý thiết bị Quy trình bảo hành và giải quyết khiếu nại Quy trình quản lý kho. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Nhằm quản lý tốt nguồn nhân lực công ty đã đưa ra quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban: Giám đốc Công ty - Ký ban hành tất cả các loại văn bản sau khi đã được Giám đốc điều hành phê duyệt Giám đốc điều hành Công ty - Điều hành chung toàn bộ hoạt động của Công ty. - Trực tiếp điều hành Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. - Phê duyệt Chính sách và mục tiêu kinh doanh, chất lượng của Công ty. - Phê duyệt và ban hành các Quy định quản lý trong Công ty (Quy chế, nội quy, quy trình, biểu mẫu ....). - Phê duyệt kế hoạch nhân sự ( tuyển dụng, đào tạo ) trong Công ty. - Phê duyệt các Hợp đồng tuyển dụng và các quyết định quản lý nhân lực: Bổ nhiệm, thuyên chuyển, thôi việc v.v..... - Phê duyệt các Hợp đồng bán hàng của Công ty. - Phê duyệt các Hợp đồng mua nguyên liệu, dịch vụ của Công ty. - Phê duyệt các các Chứng từ liên quan đến họat động kế toán của Công ty: Tạm ứng, thanh toán, lương, báo cáo thuế, báo cáo tài chính v.v.... Giám đốc Nhà máy - Giúp viÖc cho Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn nhµ m¸y s¶n xuÊt: + Lªn kÕ ho¹ch, lÖnh s¶n xuÊt cho nhµ m¸y + Lªn kÕ ho¹ch xuÊt hµng cho nhµ m¸y + §¶m b¶o cung øng ®ñ ®Çu vµo nh­ vËt t­, m¸y mãc thiÕt bÞ ... cho nhµ m¸y + §¶m b¶o hµng hãa xuÊt khái nhµ m¸y ®¹t tiªu chuÈn chÊt l­îng + Qu¶n lý nh©n sù, l­¬ng, c¸c chÕ ®é cho ng­êi lao ®éng, kho tµng, vËt t­, quan hÖ víi chÝnh quyÒn ®Þa ph­¬ng t¹i n¬i nhµ m¸y ®Æt trô së. + Nghiªn cøu n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm, nghiªn cøu ra s¶n phÈm míi - C¸c ho¹t ®éng kh¸c theo ñy quyÒn cña Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh trong tõng giai ®o¹n Phó Giám đốc Công ty - Giúp việc của Giám đốc điều hành c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn khèi v¨n phßng: + ChÞu tr¸ch nhiÖm trùc tiÕp qu¶n lý: Phßng Kinh doanh + ChÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý hµnh chÝnh khèi v¨n phßng + Ph¸t triÓn s¶n phÈm míi + T×m nguån hµng míi ®Ó nhËp khÈu më réng thÞ tr­êng - Và các họat động khác theo ủy quyền của Giám đốc điều hành trong từng giai đoạn. Khối văn phòng Phòng hành chính nhân sự: - Quản lý công tác hành chính, nhân sự toàn công ty. - Thực hiện và kiểm sóat việc chấm công và lập Bảng lương hàng tháng của Cán bộ , công nhân viên. - Thực hiện các chế độ bảo hiểm và các chế độ khác cho người lao động theo luật lao động - Thực hiện các công việc liên quan đến họat động tuyển dụng, đào tạo, thuyên chuyển cán bộ và quản lý các hồ sơ liên quan. - Thực hiện các công việc hành chính văn phòng (lưu trữ tài liệu, công văn giấy tờ, mua sắm văn phòng phẩm,...) - Tổ chức thực hiện và quản lý việc bảo vệ công ty - Theo dõi quản lý sử dụng xe ô tô. - Tổ chức sắp xếp phương tiện, phòng họp cho các ngày lễ, tết, hội họp của Công ty. Phòng kế toán: - Đảm nhiệm mọi công việc liện quan đến tài chính kế toán của công ty. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính của Công ty. - Chuẩn bị các báo cáo thuế hàng tháng để báo cáo các cơ quan quản lý nhà nước. - Lập và trình báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh định kỳ, hằng năm của công ty và báo cáo đánh giá công tác quản lý tài chính, kế toán cho ban giám đốc. - Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của cho ban giám đốc. - Giao dịch với Ngân hàng trong phạm vi công việc - Chuẩn bị hồ sơ kế toán phục vụ công tác kiểm toán - Tư vấn cho giám đốc các kế hoạch tài chính. Phòng kinh doanh: - Theo dõi và quản lý khách hàng của Công ty. - Giao dịch và soạn thảo các Hợp đồng bán hàng trước khi trình Giám đốc ký duyệt. - Giám sát việc triển khai thực hiện các Hợp đồng bán hàng của Công ty cho khách hàng. - Điều phối việc giải quyết các khiếu nại, phản hồi từ khách hàng. - Theo dõi công nợ cüa các Hợp đồng bán hàng - Thực hiện Công tác marketing và phát triển thị trường (Đánh giá thị trường, thực hiện các chương trình khuyến mại v.v.... ) cũng như hình ảnh của Công ty. Khối sản xuất Bộ phận Xưởng : - Chủ trì quản lý điều hành thực hiện tất cả các công việc liên quan đến triển khai sản xuất các sản phẩm của Công ty theo Lệnh sản xuất. - Thực hiện kiểm sóat các công đọan của quá trình sản xuất. - Kiểm tra các sản phẩm tại các giai đọan theo các quy trình liên quan (kể cả Vật tư nhập về) - Tổ chức sản xuất hợp lý (Mặt bằng, máy móc thiết bị, con người v.v...) để đảm bảo sản xuất có hiệu quả. - Kiểm sóat các chi phí sản xuất, định mức vật tư. - Quản lý việc sử dụng các thiết bị sản xuất và dụng cụ đo kiểm. - Triển khai các họat động Phòng cháy chữa cháy của công ty theo quy định của Luật pháp. Thiết lập và triển khai các phương án PCCC (Thiết bị PCCC , đào tạo nhân viên sử dụng thiết bị v.v...) để đảm bảo công tác PCCC tại Nhà máy . Bộ phận vật tư và kho - Thực hiện các họat động mua nguyên vật liệu của Công ty để đảm bảo sản xuất. - Dự kiến lượng vật tư cần thiết trong từng thời kỳ để mua cho thích hợp. - Đánh giá, lựa chọn và theo dõi các nhà cung cấp theo quy định tại các quy trình liên quan. - Sọan thảo các Hợp đồng mua hàng / Purchase order để trình Giám đốc điều hành Công ty/ Nhà máy phê duyệt. - Thực hiện xuất, nhập kho vật tư theo quy định. Tránh mất mát, hư hỏng vật tư. - Sắp xếp và bảo quản vật tư hợp lý trong kho. Các vật tư đều phải có nhãn nhận biết tương ứng để quản lý. - Thực hiện xuất, nhập vật tư, sản phẩm theo các quy định của Công ty. Trên nguyên tắc FIFO – First In / First Out (Vật tư/ sản phẩm nào vào trước thì ra trước) - Thực hiện chế độ kiểm kê hàng hóa định kỳ. 2.5.2. Quá trình kiểm soát tài liệu Kiểm soát tất cả các tài liệu liên quan tới hệ thống quản lý chất lượng (cả tài liệu có nguồn gốc bên ngoài: văn bản pháp quy, tiêu chuẩn…) của công ty và để các văn bản pháp lý luôn có sẵn cho người sử dụng. Hệ thống tài liệu của công ty bao gồm: sổ tay chất lượng, quy trình quản lý( các quy trình quản lý và quy trình kỹ thuật), hướng dẫn công việc, các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài phải áp dụng ở công ty: thông tư, nghị định về thuế, bảo hiểm xã hội, tiêu chuẩn sản phẩm… Để kiểm soát được công ty đã đưa ra một quy trình rất chặt chẽ: Sổ tay chất lượng, các quy trình chất lượng và các hướng dẫn công việc phải được xem xét và phê duyệt bởi giám đốc công ty trước khi ban hành. Các tài liệu mới sửa đổi sau khi phê duyệt được chuyển cho trưởng phòng Tổng hợp để vào danh sách chính kiểm soát tài liệu(BM 02-01/QT-danh sách chính kiểm soát tài liệu). Chúng gồm có các danh sách sổ tay chất lượng, các quy trình chất lượng, hướng dẫn công việc, biểu mẫu để nhận biết các bản đang hiện hành và bản đã lỗi thời. Phó giám đốc phụ trách khối văn phòng phải đảm bảo những tài liệu để kiểm soát được sử dụng ở mọi nơi là loại tài liệu được phát hành mới nhất. Tài liệu gốc được nhận biết bởi chữ ký gốc. Còn các bản sao được đóng dấu công ty ở góc trên bên phải của trang đầu của mỗi quy trình và hướng dẫn. Các tài liệu không có dấu của công ty thì coi như không phải là tài liệu mới nhất và hết hạn sử dụng. Xây dựng tài liệu, chỉnh sửa tài liệu Bất kỳ sự thay đổi sửa đổi tài liệu nào đều phải được xem xét và phê duyệt bởi giám đốc công ty. Người soạn thảo chỉnh sửa tài liệu phải trình bày quy trình chất lượng và hướng dẫn công việc theo mẫu đã thống nhất khi xây dựng quy trình, hướng dẫn mới. Tuy nhiên đối với hướng dẫn công việc không nhất thiết phải đủ các nội dung như quy trình. Khi sửa đổi thì phải tăng lần ban hành lên một đơn vị Đối với phó giám đốc phụ trách văn phòng Phó giám đốc phụ trách khối văn phòng, người được ủy quyền phải phân phát tài liệu mới và thu hồi tài liệu lỗi thời để hủy ở tất cả các điểm phân phát trước đây theo biểu mẫu BM02- 03/QT- sổ phân phát tài liệu. Duy nhất bản gốc lỗi thời được lưu lại tại khối văn phòng chỉ để tham khảo và gạch chéo màu đỏ(X) tại tên của tài liệu Kiểm soát tài liệu tham khảo Tất cả các tài liệu tham khảo thì chỉ dùng để tham khảo , sẽ không phải kiểm soát bởi công ty. Kiểm soát tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài Phó phụ trách văn phòng chịu trách nhiệm kiểm soát các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài sử dụng trong công ty và cập nhật vào “ danh sách có nguồn gốc từ bên ngoài” theo biểu mẫu BM 02-02/QT- danh sách tài liệu có nguồn gốc bên ngoài Trong trường hợp công ty có phân phát các tài liệu bên ngoài cho các đơn vị có liên quan sử dụng, phó giám đốc phụ trách văn phòng phải cập nhật vào sổ phân phát tài liệu(BM02-03/QT-). Kiểm soát công văn đi, đến Khi có công văn đi /đến nhân viên văn phòng phải vào sổ công văn đi (BM02-04/QT- sổ công văn đi ) hoặc sổ công văn đến(BM02-04/QT). Đối với công văn đến sau khi có ý kiến của lãnh đạo công ty, văn thư phải chuyển đến người nhận và yêu cầu ký xác nhận. Đối với Fax đi và đến, nhân viên văn phòng vào sổ công văn đi đến như trường hợp công văn và chuyển cho bộ phận/ cá nhân có liên quan Các danh sách tài liệu bên ngoài , sổ công văn được lưu tại văn phòng trong 2 năm sau khi đã thay bằng các danh sách, sổ khác. Các công văn, bản Fax được lưu lại tại khối văn phòng tối thiểu là 5 năm. 2.5.3. Quy trình quản lý và theo dõi hợp đồng bán hàng Việc quản lý các hợp đồng bán hàng và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng nhằm đảm bảo nắm vững các yêu cầu của khách hàng. Nhận yêu cầu khách hàng Khi có yêu cầu của khách hàng( bằng văn bản và không bằng văn bản), nhân viên kinh doanh ghi chép vào sổ ghi nhận yêu cầu của khách hàng(BM 04- 01/QT) + Đối với những yêu cầu nằm trong hợp đồng đã ký với công ty, nhân viên kinh doanh báo cáo ngay cho giám đốc nhà máy để triển khai thực hiện hợp đồng. + Đối với những yêu cầu cần phải ký hợp đồng, nhân viên kinh doanh tự đánh giá và xin ý kiến của trưởng phòng kinh doanh về khả năng cung cấp sản phẩm của công ty, giá cả, điều kiện phục vụ và tiến hành đàm phán làm hợp đồng với khách hàng. Sau khi đàm phán với khách hàng, nhân viên kinh doanh soạn thảo hợp đồng ( theo mẫu của công ty), ký nháy vào từng trang bản hợp đồng và trình giám đốc công ty ký chính thức. Nhân viên kinh doanh cập nhật hợp đồng vào sổ hợp đồng khách hàng (BM 04- 02/QT) và chuyển giao cho khách hàng. Ký kết và theo dõi thực hiện hợp đồng Sau khi hợp đồng được ký kết, nhân viên kinh doanh đánh số hợp đồng theo quy định: XXX YY/HĐ/ AD-KH. Trong đó: - XXX: Số thứ tự chạy trong năm của hợp đồng, bắt đầu 001. - HĐ: Viết tắt hợp đồng kinh tế. - YY: 2 số cuối của năm ký hợp đồng - AD: Viết tắt tên công ty Ánh Dương - KH: Viết tắt 2 chữ đầu của khách hàng Nếu khách hàng yêu cầu lấy số hợp đồng của khách hàng thì nhân viên kinh doanh phải đánh số hợp đồng theo quy định của công ty bằng bút chì phía dưới số hợp đồng lưu để theo dõi. Nhân viên kinh doanh cập nhật hợp đồng đã ký kết vào sổ theo dõi hợp đồng khách hàng (BM 04_02/QT). Đối với những hợp đồng đã đủ hai chữ ký thì tích “V” bằng bút chì màu đỏ vào cột ghi chú. Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu khách hàng có bất kỳ thay đổi , yêu cầu nào so với hợp đồng thì nhân viên kinh doanh phải báo cáo ngay cho giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét ra quyết định. Các thay đổi này phải được nhân viên kinh doanh cập nhật vào sổ theo dõi hợp đồng khách hàng( BM 04- 02/QT) và thông báo ngay cho các bộ phận liên quan. Triển khai hợp đồng Căn cứ theo hợp đồng đã ký kết, giám đốc nhà máy: + Lập lệnh sản xuất (BM 04- 03/QT) để triển khai sản xuất theo các quy trình quản lý sản xuất tương ứng đối với những mặt hàng công ty tự sản xuất. + lập phiếu yêu cầu mua hàng chuyển cho các bộ phận liên quan thực hiện( theo quy trình mua hàng hóa, dịch vụ) Số lệnh sản xuất được ghi như sau: Số BBCC/PX…( với BB: số thứ tự lệnh sản xuất trong tháng, CC: số tên thãng của năm, PX: tên phân xưởng) Khi gần kết thúc thời gian phải giao hàng, nhân viên kinh doanh liên hệ với khách hàng để thống nhất thời gian. Giám đốc nhà máy lập lệnh xuất hàng( BM 04-04/QT) và trình giám đốc phê duyệt. Giám đốc nhà máy vào số lệnh xuất hàng và vào sổ theo dõi hợp đồng khách hàng. Sau khi nhận được lệnh xuất hàng, các quản đốc xưởng liên quan chịu trách nhiệm cùng thủ kho và bộ phận giao hàng tiếp nhận và giao sản phẩm cho khách hàng Giao hàng Nhân viên kinh doanh chuẩn bị hồ sơ, lập kế hoạch chi tiết cho cán bộ giao hàng về các vấn đề : người liên hệ, điện thoại, địa điểm thanh toán(nếu có). Giám đốc nhà máy điều xe. Thủ kho cập nhật các thông tin liên quan vào sổ theo dõi giao hàng. Nhân viên giao hàng chuyển biên bản bàn giao sản phẩm cho nhân viên kinh doanh để theo dõi hợp đồng thông qua văn thư nhà máy sản xuất. Nhân viên giao hàng báo cáo về các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng để thủ kho cập nhật vào sổ theo dõi giao hàng và thông tin sang cho phòng kinh doanh. Kết thúc hợp đồng nhân viên kinh doanh cập nhật kết quả thực hiện hợp đồng, tình hình thanh toán vào sổ theo dõi hợp đồng khách hàng. Hàng tháng, trưởng phòng kinh doanh tập hợp tình hình thực hiện hợp đồng và lệnh sản xuất trong tháng để báo cáo với giám đốc nhằm đưa ra các quyết định quản lý cần thiết. Chuẩn bị hồ sơ đấu thầu Khi được giám đốc phân công chủ trì gói thầu, trưởng phòng kinh doanh phải lập kế hoach chuẩn bị hồ sơ thầu và phân công người thực hiện. Các cá nhân được phân công phải thực hiện các phần việc của mình trong thời gian đã định. Trưởng phòng kinh doanh phải theo dõi thực hiện và cập nhật kết quả vào bảng kế hoạch trên. 2.5.4. Quy trình mua hàng hóa dịch vụ - Nhằm đảm bảo các nguyên liệu, vật tư , bán thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ mua vào đạt được yêu cầu của Công ty đặt ra. Yêu cầu mua hàng: - Khi có yêu cầu mua hàng, các Phòng liên quan lập Phiếu yêu cầu mua hàng ( BM 05-01/QT ) trình Giám đốc Công ty / Giám đốc Nhà máy duyệt và chuyển Bộ phận chịu trách nhiệm mua hàng thực hiện. Phiếu yêu cầu mua hàng phải chỉ rõ các yêu cầu kiểm tra đối với hàng mua. - Tùy theo tính chất hàng hoá, Công ty giao trách nhiệm mua hàng cho các Phòng như sau: + Phòng hành chính nhân sự: Mua văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, tin học, các hàng hoá phục vụ công tác hành chính văn phòng. + Phòng Kế toán: Mua vật tư, thiết bị và phụ tùng phục vụ họat động sản xuất. Thuê gia công phục vụ các hợp đồng bán hàng. Mua sắm các hàng hóa thương mại phục vụ các hợp đồng bán hàng hoặc phục vụ phòng kinh doanh để phát triển thị trường. Thuê dịch vụ vận chuyển sản phẩm cho khách hàng. Nhận chào hàng / chào giá từ nhà cung cấp: Phòng chịu trách nhiệm mua hàng tiếp xúc với các nhà cung cấp tiềm năng và yêu cầu gửi chào hàng/ chào giá về hàng hoá/ dịch vụ cần mua. Bản chào hàng/ chào giá của nhà cung cấp phải bao gồm tối thiểu các thông tin sau: + Tên hàng hoá/ dịch vụ cần mua (Bao gồm việc mô tả các đặc tính của hàng hoá cần thiết – đặc biệt là hàng hoá kỹ thuật ); + Giá cả và điều kiện thanh toán; + Điều kiện giao hàng hoặc dịch vụ; + Thời gian giao hàng và địa điểm giao hàng; + Hiệu lực của bản chào hàng/ chào giá; + Người liên hệ; Trừ trường hợp độc quyền, Phòng trách nhiệm mua hàng phải liên hệ với ít nhất 2 nhà cung cấp để lựa chọn. Tuy nhiên ưu tiên các nhà cung cấp trong Danh sách các nhà cung cấp đã được phê duyệt ( BM 05-02/QT ) Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp: Trên cơ sở các bản chào hàng/ chào giá của nhà cung cấp, Phòng trách nhiệm mua hàng lập Bảng đánh giá các nhà cung cấp ( BM 05-03/QT). Tiến hành đánh giá các nhà cung cấp và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp trình Giám đốc Công ty/ Nhà máy phê duyệt. Thực hiện mua hàng: - Đối với hàng hoá có giá trị dưới 5.000.000 đồng và không thường xuyên, Giám đốc Công ty / Nhà máy có thể phê duyệt ngay trên Bản chào hàng/ chào giá và chuyển lại cho khách hàng; - Đối với hàng hoá có giá trị > 5.000.000 đồng hoặc thường xuyên, Phòng chịu trách nhiệm mua hàng phải kết hợp với nhà cung cấp soạn thảo hợp đồng mua hàng và trình Giám đốc Công ty ký kết Hợp đồng. - Sau khi ký kết Hợp đồng/ Đơn đặt hàng/ Báo giá , phòng chịu trách nhiệm mua hàng phải cập nhật thông tin mua hàng vào Sổ theo dõi mua hàng ( BM 05-04/QT) - Phòng chịu trách nhiệm mua hàng tiến hành nhận hàng hoá từ khách hàng / tiếp nhận các dịch vụ. Trong trường hợp Phiếu yêu cầu mua hàng có yêu cầu kiểm tra của Kỹ thuật Nhà máy thì phải yêu cầu Nhân viên kỹ thuật/ Quản đốc tiến hành cùng kiểm tra trước khi nhập kho. Chỉ có những hàng hoá nào đạt yêu cầu về chất lượng mới được nhập kho. Những hàng hoá nào không đạt yêu cầu phải để vào khu vực riêng có biển báo rõ ràng để trả lại nhà cung cấp/ thương lượng. - Tất cả các hàng hoá đều phải được nhập kho trước khi xuất ra cho sử dụng. - Kết quả thực hiện mua hàng của nhà cung cấp được nhân viên mua hàng cập nhật vào Sổ theo dõi mua hàng ( BM 05-04/QT). Theo dõi thanh toán với các nhà cung cấp: - Tất cả các nhà cung cấp vật tư, nguyên vật liệu, hàng gia công bán thành phẩm, vật tư phụ đều phải được theo dõi tại Sổ theo dõi thanh toán mua hàng (BM 05-05/QT). - Mỗi một đợt mua hàng về, nhân viên phòng kế toán phải vào sổ để theo dõi thanh toán, mỗi đợt thanh toán phải được Giám đốc điều hành/Nhà máy phê duyệt. Tổng hợp số liệu và kiểm soát nhà cung cấp; - 1 năm / lần và hoặc đột xuất, dựa trên kết quả thực hiện của các nhà cung cấp, các phòng chịu trách nhiệm mua xem xét lại các nhà cung cấp để đưa ra các quyết định quản lý thích hợp và hiệu quả: Trao đổi với nhà cung cấp để cải tiến hoạt động cung cấp của họ, tìm kiếm nhà cung cấp mới, v.v... Danh sách các nhà cung cấp đã được phê duyệt ( BM 05-02/QT ) phải được cập nhật 3 tháng / lần ( nếu có nhà cung cấp mới được phê duyệt trong kỳ ). Những nguyên tắc chung về Hợp đồng: - Các Hợp đồng mua dịch vụ thì ký kết Hợp đồng nguyên tắc theo năm. - Các Hợp đồng mua thường xuyên, nếu lần mua thứ nhất và thứ 2 đạt yêu cầu thì từ lần mua thứ 3 có thể chỉ lựa chọn nhà cung cấp đó trên cơ sở của thoả thuận mới, không cần thiết lập Bảng đánh giá nhà cung cấp nữa. - Đối với vật tư nhỏ lẻ, thường xuyên thì lập Sổ theo dõi nhận hàng. Tùy theo từng trường hợp có thể không cần lập Hợp đồng. Việc thanh tóan sẽ tuân theo thỏa thuận và theo số liệu mua định kỳ. Các hồ sơ mua hàng hóa, dịch vụ được lưu tại các Phòng liên quan trong thời gian tối thiểu 3 năm. 2.5.5. Quy trình phát triển sản phẩm mới Nhằm đảm bảo kiểm soát các bước của quá trình phát triển sản phẩm mới đáp ứng các yêu cầu của Khách hàng. Thiết kế sản phẩm: - Khi có yêu cầu của Ban giám đốc Công ty về thiết kế sản phẩm mới, bộ phận kỹ thuật (thuộc nhà máy) sẽ lập kế họach thiết kế sản phẩm ( BM 06-01/QT ) trình Giám đốc Phê duyệt. - Trên cơ sở Kế họach thiết kế được phê duyệt, các cá nhân sẽ thực hiện các công việc được giao đối với thiết kế sản phẩm đó. - Giám đốc Công ty sẽ chỉ định 1 Hội đồng thẩm định thiết kế (BM 06-02/QT) để đánh giá bản vẽ thiết kế về sản phẩm. Kết quả thẩm định sẽ được cập nhật vào Bản Kế họach thiết kế sản phẩm (BM 06-01/QT). Sản xuất thử: - Dựa trên kết quả thẩm định của Hội đồng thiết kế, Nhà máy cho triển khai sản xuất thử sản phẩm trên các bản vẽ đã được phê duyệt. - Tùy theo từng lọai sản phẩm, khi sản xuất xong sản phẩm mới/ hoặc ở các công đọan cần thiết, Giám đốc công ty sẽ triệu tập Hội đồng thẩm định để đánh giá sản phẩm sản xuất thử. Kết quả đánh giá được ghi nhận vào Biên bản sản xuất thử sản phẩm mới (BM 06-03/QT). - Dựa trên kết quả đánh giá của Hội đồng thẩm định, Giám đốc Nhà máy sẽ cho chỉnh lý lại những điểm còn tồn tại của Sản phẩm sản xuất thử. Kết quả sửa đổi sẽ được kiểm tra và đánh giá lại trong Biên bản sản xuất thử sản phẩm mới (BM 06-03/QT). - Sau khi được chấp nhận, Phòng kinh doanh sẽ lập mã cho sản phẩm mới. Nhà máy chịu trách nhiệm thiết lập các hướng dẫn tương ứng (nếu cần thiết) để có thể sản xuất sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu thị trường và khách hàng. Các hồ sơ liên quan đến thiết kế được lưu tại Nhà máy liên quan trong thời gian tối thiểu 3 năm. 2.5.7. Quy trình sản xuất sản phẩm cơ khí và tổng thể Để đảm bảo quá trình sản xuất sản phẩm cơ khí và sản phẩm cuối cùng được kiểm soát trong những điều kiện đã quy định, nhằm đạt được chất lượng sản phẩm theo yêu cầu đặt ra. Hình 2.1. bảng các bước thực hiện quy trình sản xuất sản phẩm cơ khí và tổng thể. t Các bước thực hiện Người thực hiện Thông số kiểm soát/ Phạm vi cho phép Biểu mẫu, Phương tiện sử dụng Người ghi 1 Nhận Lệnh sản xuất Quản đốc - BM 04-04/QT - 2 Nhận Nguyên vật liệu ( Ống hộp thép, U, V, Z, Trục, vật tư phụ ...) Quản đốc, thủ kho Số, khối lượng Sổ nhật ký sản xuất (BM 07-01/QT) Quản đốc Thủ kho 3 Giao việc cho công nhân Quản đốc Theo lệnh sản xuất Sổ giao việc (BM 07-04/QT) Quản đốc 4 Cắt, uốn, dựng, hàn đính lên khung sản phẩm Công nhân Kích thước Bản vẽ/hình ảnh, dưỡng, định mức vật tư 5 Hàn quét hoàn chỉnh sản phẩm Công nhân Bề mặt, Que hàn Bản vẽ/hình ảnh 6 Mài Công nhân Bề mặt Ngoại quan - 7 Kiểm tra ( KT 1) Quản đốc Bề mặt, Kích thước (Theo bản vẽ/hình ảnh), 100% Sổ kiểm tra SP BM 07-02/QT Quản đốc 8 Làm sạch bề mặt Công nhân Bề mặt Ngoại quan 9 Sơn Công nhân Pha màu theo bảng màu Màu sản phẩm Bảng mầu (công thức pha theo tỷ lệ do Công ty tự quy định) Sổ nhật ký sản xuất (BM 07-01/QT) 10 Lắp ráp tổng thể Công nhân Theo bản vẽ/ hình ảnh Sổ nhật ký sản xuất (BM 07-01/QT) - 11 Kiểm tra ( KT 2) Quản đốc Bề mặt, Kích thước, độ chính xác (Theo bản vẽ/hình ảnh, định mức vật tư) Màu sơn, Bề mặt. 100% Sổ kiểm tra SP BM 07-02/QT Quản đốc Kiểm soát sản phẩm không phù hợp: - Đối với vật tư : Nếu vật tư không đạt yêu cầu, phải trả lại ngay nhà cung cấp/ kho. Trường hợp nhà cung cấp không lấy lại ngay được, thì thủ kho phải để khu vực riêng và có Biển “ Hàng trả lại nhà cung cấp” màu đỏ. Chỉ những vật tư đạt yêu cầu mới nhập vào kho. - Đối với Kiểm tra sau làm sạch bề mặt (KT 1): Nếu không đạt yêu cầu, Quản đốc/ Người kiểm tra phải đánh dấu (X) lên chỗ không đạt bằng bút dạ xanh, ghi vào Sổ kiểm tra sản phẩm. Để sản phẩm hỏng ở khu vực riêng. Sau khi s