Chuyên đề Hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam

Phòng Kinh doanh nhằm đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Trong thời kỳ này Công ty sẽ mở rộng thị trường, tìm kiếm những nhà cung ứng mới nhằm giảm chi phí sản xuất, tìm được nguồn nguyên vật liệu phù hợp. - Chính sách vận chuyển: Hiện tại các vấn đề về vận chuyển nguyên vật liệu Công ty vẫn giao cho nhà cung ứng đảm nhận. Tất cả các nguyên vật liệu sẽ được nhà cung ứng đưa về kho của Công ty theo thỏa thuận. Tiền cước vận chuyển sẽ được tính gộp vào giá thành nguyên vật liệu. - Chính sách bảo quản: Với từng loại nguyên vật liệu khác nhau thì Công ty xây dựng chính sách bảo quản riêng cho phù hợp với từng thời kỳ cũng như đặc tính loại nguyên vật liệu. Tất cả các quy định về bảo quản đều được văn bản hóa và phổ biến rộng rãi đến các bộ phận liên quan. 2.1.2 Tổ chức thực hiện và quản lý việc thực hiện các chính sách Các chính sách mua sắm, vận chuyển, dự trữ nguyên vật liệu được thống nhất trong toàn bộ Công ty, phổ biến từ trên xuống dưới nên mọi cá nhân có trách nhiệm liên quan đều phải tuân thủ nghiêm ngặt. Với thực tiễn của Công ty để quản lý việc thực hiện những chính sách này thì tất cả mọi phát sinh trong quá trình mua sắm đều được giao cho Trưởng phòng Tài chính - Kế toán để đối chiếu, tổng hợp, đánh giá rồi trình lên Phó giám đốc Công ty (đồng thời là Giám đốc nhà máy sản xuất) để nhận quyết định trực phê duyệt hay không phê duyệt. Các chứng từ liên quan (hoá đơn mua hàng, vận chuyển, phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản kiểm nghiêm…) được dùng để kiểm tra thời gian, chi phí mua hàng, chi phí lưu kho, hao hụt nguyên vật liệu… Hàng năm Công ty sẽ có những tổng kết, đánh giá, thực hiện khen thưởng cho những cán bộ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, tiết kiệm chi phí và kỷ luật, kỷ luật đối với những trường hợp cố tình vi phạm quy định của Công ty. 2.2. Tính toán và xác định chính xác số lượng, chất lượng mỗi loại nguyên vật liệu cần mua sắm và dự trữ trong thời kỳ kế hoạch 2.2.1.Công tác xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch 2.2.1.1. Căn cứ để lập kế hoạch nguyên vật liệu Căn cứ đầu tiên là nhiệm vụ mà Nhà nước giao cho Công ty. Từ những nhiệm vụ được giao Công ty sẽ lập cho mình kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cụ thể. Căn cứ vào định mức nguyên vật liệu được phòng đảm bảo sản xuất xây dựng Bảng 2.2: Công thức phối liệu sữa tiệt trùng có đường mẻ 4000kg Thµnh phÇn nguyªn liÖu ChØ tiªu ph©n tÝch STT Nguyªn liÖu §VT Khèi l­îng/ MÎ 4000 kg Ghi chó ChØ tiªu Tiªu chuÈn 1 DÇu b¬ (AMF) kg 29,00 §é kh« (%) 24.20 ± 0.1 2 S÷a bét gÇy (SMP) kg 86,00 §é bÐo (%) 3.00 ± 0.1 3 §­êng kÝnh kg 122,00 §é kh« BTP dÞch LM (%) 24.20 ± 0.1 4 ChÊt æn ®Þnh Palsgaard 5895 kg 9,00 5 Men gièng YC-X16 u 200,00 6 Tæng l­îng n­íc chÕ biÕn kg 754,00 Bảng 2.3: Công thức phối liệu sữa tiệt trùng hương dâu mẻ 5000kg Thµnh phÇn nguyªn liÖu ChØ tiªu ph©n tÝch STT Nguyªn liÖu §VT Khèi l­îng/ MÎ 5.000 kg Ghi chó ChØ tiªu Tiªu chuÈn 1 DÇu b¬ (AMF) kg 145.00 §é kh« (%) 24.20 ± 0.1 2 S÷a bét gÇy (SMP) kg 430.00 §é bÐo (%) 3.00 ± 0.1 3 §­êng kÝnh kg 610.00 §é kh« BTP dÞch LM (%) 24.20 ± 0.1 4 ChÊt æn ®Þnh Palsgaard 5895 kg 45.00 5 H­¬ng d©u SB 5196 kg 3.00 6 Mµu Erythosin g 0.0425 7 Men gièng YC-X16 u 1000.00 8 Tæng l­îng n­íc chÕ biÕn kg 3766.96 Căn cứ vào tình hình thực tế và khả năng mở rộng của Công ty Nguyên vật liệu là yếu tố vật chất đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục đồng thời là căn cứ để lập kế hoạch tài chính và các kế hoạch khác. Việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu của Công ty thường được lập vào trước 30/10 hàng năm để trình lãnh đạo Công ty xét duyệt để phục vụ cho sản xuất năm sau. 2.2.1.2. Phương pháp tính nhu cầu nguyên vật liệu Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam sản xuất và kinh doanh các sản phẩm về sữa. Hiện nay Công ty sản xuất 03 chủng loại sản phẩm là: Sữa tiệt trùng, sữa thêm nước trái cây, sữa chua ăn. Với mỗi chủng loại lại có rất nhiều các sản phẩm khác với đặc trưng về hương vị khác nhau như: không đường, có đường, dâu, cam, sô cô la, … Danh mục nguyên vật liệu sản xuất gồm rất nhiều loại, việc tính nhu cầu nguyên vật liệu cho kỳ kế hoạch từng loại nguyên vật liệu được Công ty thực hiện tính như sau: Dk= S(1+pi)Qi*Đi – Tdk + Pth Trong đó: Dk : Cầu nguyên vật liệu k trong kỳ kế hoạch Pi : tỷ lệ hao hụt cho phép sản xuất sản phẩm i Qi : Cầu dự kiến sản phẩm i trong kỳ kế hoạch Đi : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu k để sản xuất ra sản phẩm i Tdk : Tồn đầu kỳ nguyên vật liệu k Pth : Phế liệu thu hồi nguyên vật liệu k dự kiến Tuy nhiên việc thực hiện tính nhu cầu nguyên vật liệu thường không thực hiện được so với kế hoạch đề ra. Đến nay đã hết quý I năm 2008 nhưng do không có điều kiện về thời gian và nhân lực nên hiện tại Công ty vẫn chưa có kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cụ thể cho cả năm 2008. Điều này thực sự nguy hiểm vì không có kế hoạch cung ứng cụ thể thì trước những tình huống bất lợi của môi trường Công ty sẽ khó lòng đảm bảo rằng hoạt động cung ứng nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ta liên tục, hoặc cung ứng quá lượng thực dùng hoặc sẽ phải tăng chi phí do không có sự chuẩn bị trước, hay lượng lưu kho lớn. Việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cũng chưa chính xác dẫn đến lượng tồn kho cuối kỳ lớn, lượng tiền ứ đọng trong hàng tồn kho nhiều. Do đặc điểm nhiều loại nguyên vật liệu nên ở đây xin được đưa ra số liệu tỷ lệ hàng tồn kho so với tiêu dùng thực tế xét về mặt giá trị qua các năm: Bảng 2.4: Tình hình nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ so với giá trị nguyên vật liệu sử dụng thực tế qua các năm Đơn vị tính: Đồng Năm Giá trị nguyên vật liệu sử dụng thực tế Giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Tỷ lệ tồn kho/sử dụng thực tế (%) 2003 19 674 667 029 29 476 092 417 149.82 2004 39 464 779 308 13 757 641 308 34.86 2005 69 988 188 327 15 278 559 664 21.83 2006 73 095 288 948 17 945 634 358 24.55 2007 98 115 579 307 16 410 834 149 16.73 Từ bảng trên có thể nhận thấy giá trị hàng tồn kho cuối mỗi năm chiếm một tỷ lệ khá lớn so với giá trị nguyên vật liệu xuất dùng mỗi năm, trung bình mỗi năm tỷ lệ này là 49,56% đặc biệt năm 2003 lên tới 149,82%. Nhìn vào bảng trên cũng dễ dàng nhận thấy xu hướng này có tỷ lệ giảm dần qua các năm, cho đến năm 2007 chỉ còn là 16.73%. Tuy nhiên mức dự trữ này vẫn còn khá cao, khiến cho tiền ứ đọng trong hàng tồn kho lớn, năm 2007 lượng tiền ứ đọng là xấp xỉ 16,41 tỷ đồng. Điều này cho thấy công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu tiêu dùng chưa sát với tình hình thực tế. 2.2.1.3 Về xác định lượng dự trữ thường xuyên Việc xác định lượng dự trữ thường xuyên được Công ty tính theo công thức: QDTTX = tcư*QDMTD/ngày Trong đó: + QDTTX : Lượng dự trữ thường xuyên + tcư : Thời gian cung ứng trong điều kiện bình thường + QDMTD/ngày : Định mức tiêu thụ trong một ngày đêm Tuy nhiên ngay cả trong điều kiện bình thường thì thời gian cung ứng cũng không giống nhau. 2.2.2.Về thời gian đặt hàng và khối lượng cho mỗi đơn hàng Các loại nguyên vật liệu khác nhau được sử dụng với tỷ lệ khác nhau trong sản xuất. Có những loại nguyên vật liệu được dùng nhiều trong sản xuất là sữa bột gầy, dầu bơ, đường tinh luyện. Có những loại được sử dụng với lượng nhỏ như hương liệu, chất ổn định, bột màu… Việc xác định khối lượng đặt hàng nhằm thực hiện mục tiêu sản xuất liên tục, lưu chuyển tiền tệ cũng như chi phí thấp. Theo quy định của Công ty thì lượng dự trữ phải đảm bảo đủ nguyên liệu sản xuất trong tối thiểu 03 ngày. Lượng đặt hàng cho các loại nguyên vật liệu cũng khác nhau về số lượng trong từng lần đặt hàng và thời gian đặt hàng. Với những kỳ kinh doanh chậm thì lượng đặt hàng thấp và những kỳ hoạt động tiêu thụ tốt thì lượng đặt hàng thường tăng lên. Khoảng cách giữa các lần đặt hàng cũng không cố định và khối lượng cho mỗi lần đặt cũng không cố định. Tùy thuộc vào tình hình sản xuất mà Công ty sẽ xác định khoảng cách đặt hàng cho hợp lý. Ví dụ về khoảng cách và khối lượng đặt hàng loại nguyên vật liệu sữa bột gầy trong tháng 02 năm 2008 tại Công ty như sau: Bảng 2.5: Khối lượng và khoảng cách đặt hàng sữa bột gầy tháng 02 năm 2008 Ngày đặt hàng Đơn vị tính Số lượng Giao hàng Yêu cầu Thực tế Yêu cầu Ngày giao 31/01/2008 Kg 10.000 10.000 04/02/2008 04/02/2008 06/02/2008 Kg 10.000 10.000 07/02/2008 07/02/2008 10/02/2008 Kg 11.850 11.850 11/02/2008 11/02/2008 17/02/2008 Kg 10.000 10.000 18/02/2008 18/02/2008 20/02/2008 Kg 54.000 54.000 22/02/2008 22/02/2008 Với một số loại nguyên vật liệu như: Hương liệu, chất ổn định là những loại nguyên vật liệu được sử dụng với hàm lượng nhỏ nên nhu cầu không lớn. Tuy nhiên do yêu cầu của nhà cung ứng về lượng hàng tối thiểu cho một lần đặt hàng Công ty sẽ phải đặt hàng với số lượng lớn hơn so với nhu cầu. Chẳng hạn trong kỳ kế hoạch Công ty dự kiến sử dụng 20kg hương dâu tuy nhiên nhà cung ứng yêu cầu đặt 50kg cho một lần thì Công ty vẫn sẽ phải đặt một lượng hàng là 50kg một lần. Điều này thường gây ra ra hiện tượng tồn kho lớn. Việc xác định đúng thời gian đặt hàng và lượng đặt hàng nhằm đảm bảo cho hàng về kho đúng lúc đúng thời điểm, đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn đồng thời giảm chi phí lưu kho. Số lượng chủng loại nguyên vật liệu đầu vào của Công ty là rất lớn. Các loại nguyên vật liệu này được cung cấp bởi nhiều nhà cung ứng khác nhau, bao gồm cả nhà cung ứng trong nước và ngoài nước. Đối với các nhà cung ứng trong nước thì quãng đường, thủ tục vận chuyển đơn giản hơn rất nhiều so với nhà cung ứng nước ngoài do đó thời gian vận chuyển thường ngắn hơn rất nhiều. Thông thường thời gian vận chuyển từ lúc đặt hàng tới khi hàng về tới kho của nhà cung ứng trong nước là 1 ngày – 1 tuần. Tương tự thời gian này đối với nhà cung ứng nước ngoài là 2 tuần – 8 tuần. Chẳng hạn với nguyên vật liệu là hộp đựng sữa, bịch finô đựng sữa Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam nhập từ hai nước là Ấn Độ và Singapo. Từ Ấn Độ thời gian vận chuyển là 5 tuần – 6 tuần, còn từ Singapo thời gian này là 4 tuần – 5 tuần. Do đó tùy thuộc vào đặc điểm về thời gian vận chuyển mà Công ty sẽ thực hiện việc đặt hàng sao cho hợp lý. Việc xác định thời gian đặt hàng còn phụ thuộc vào tồn kho thực tế tại thời điểm kiểm kê. Thủ kho và kế toán nguyên vật liệu sẽ thực hiện kiểm kê, so sánh số liệu thực tế với số liệu sổ sách, kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng để xác định thời gian đặt hàng. Việc đặt hàng phải đảm bảo cho hoạt động sản xuất không bị gián đoạn,không làm ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc đặt hàng được thực hiện theo lượng thông báo hoặc theo theo thời điểm. Công ty sẽ đặt hàng theo lượng thông báo dựa vào dự trữ trong kho tại thời điểm hiện tại. Đặt hàng theo thời điểm sẽ dựa vào thời gian đi đường của nguyên vật liệu. 2.3.Tổ chức mua sắm 2.3.1.Quy trình cung ứng nguyên vật liệu Sơ đồ 2.1: Quá trình cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Bộ phận phụ trách Sơ đồ Phòng Tài chính – Kế toán Lập nhu cầu nguyên vật liệu Phòng Tài chính – kế toán và Thủ kho Kiểm tra Tồn kho Phòng Tài chính – Kế toán Kế hoạch cung ứng năm Phòng Tài chính- kế toán, Phòng QA Đánh giá nhà Cung ứng Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng QA Lựa chọn nhà cung ứng Phòng Tài chính – Kế toán Đặt hàng Phòng Tài chính – Kế toán Ký hợp đồng mua Phòng QA, Phòng Tài chính- Kế toán, Thủ kho Không đạt Kiểm tra NVL Trả lại nhà cung ứng Đạt Thủ kho Nhập kho Từ sơ đồ trên có thể nhận thấy hoạt động quản trị cung ứng là một chuỗi các hoạt động được liên kết với nhau một cách logic. Chỉ khi hoạt động trước được thực hiện thì hoạt động sau mới được thực hiện. Quá trình thực hiện là sự kết hợp giữa Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Đảm bảo chất lượng (QA) và Thủ kho nguyên vật liệu . Vì vậy nếu một bộ phận nào đó không làm tốt phần công việc của mình thì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng chuỗi cung ứng. 2.3.2.Xác định và lựa chọn bạn hàng Giá trị nguyên vật liệu chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng giá thành sản phẩm (tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 60% giá trị sản phẩm) nên việc lựa chọn nhà cung ứng ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí kinh doanh, từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận có thể thu được. Trên thị trường có rất nhiều nhà cung ứng các loại nguyên vật liệu công ty đang sản xuất với phẩm cấp, chất lượng khác nhau. Vì vậy việc tính toán đầy đủ các khía cạnh cần thiết để lựa chọn người cấp hàng vừa phải đảm bảo yêu cầu về chất lượng, thời gian cung ứng vừa phải đảm bảo mức chi phí kinh doanh mua sắm và vận chuyển mà Công ty có thể chấp nhận được là một vấn đề quan trọng. Tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam việc theo dõi, đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng sẽ được phối hợp thực hiện bởi phòng QA và phòng kế toán. 2.3.2.1 Điều kiện nhà cung ứng Các hàng hoá đầu vào có liên quan đến chất lượng sản phẩm đều phải được mua từ các nhà cung ứng lựa chọn được coi là phù hợp và được đánh giá trên các tiêu chí sau: Chất lượng nguyên vật liệu đầu vào phải đạt chuẩn chấp nhận Giá cả và hình thức thanh toán phải phù hợp với tình hình thị trường và điều kiện tài chính của Công ty. Khả năng cung cấp hàng hoá về cả hai mặt: Số lượng và thời gian Các dịch vụ hỗ trợ: Kỹ thuật, thông tin… Thái độ phục vụ tận tình, chu đáo. Tất cả các nhà cung ứng truyền thống và mới đều phải được đánh giá dựa trên các chỉ tiêu trên. 2.3.2.2 Phương pháp đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng Sơ đồ 2.2: Quy trình đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng Danh sách nhà cung ứng Đánh giá Báo cáo đánh giá Nhà cung ứng Nhà cung ứng được lựa chọn Đề xuất mua hàng Tháng 01 hàng năm Trưởng phòng Tài chính - kế toán và Trưởng phòng QA sẽ tiến hành đánh giá lựa chọn lại nhà cung ứng dựa trên các tiêu chí cụ thể sau: Số lần hàng bị trả về trong năm do chất lượng kém. Số lần chậm hàng trong năm do bất kỳ một nguyên nhân nào. Sự ổn định về giá cả cũng như các dịch vụ kỹ thuật hỗ trợ khác. Trưởng phòng Tài chính - kế toán và Trưởng phòng QA phải lập “sổ theo dõi nhà cung ứng” cho từng nhà cung ứng để làm căn cứ đánh giá. Biểu 2.1: Phiếu theo dõi đánh giá nhà cung ứng PHIẾU THEO DÕI ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG BM02/QĐ-KT-01 Lần BH: 02 Lần sửa đổi: 01 Số tờ:…………. Tên nhà cung ứng (công ty, chủ của hàng, đại lý..):…Công ty ALT …….…………………………………………. Tên loại nguyên liệu bán:….…Sữa bột gầy………………………………………………………………………….. THEO DÕI CHI TIẾT CÁC LẦN BÁN HÀNG CHO CÔNG TY (Chỉ kết luận đạt nếu cả ba chỉ tiêu đánh giá đều đạt, nếu không ghi kết luận không đạt) TT Tên hàng Số lượng Tiến độ Chất lượng Kết luận sơ bộ yêu cầu (kg) thực tế (kg) yêu cầu thực tế yêu cầu thực tế Đạt Không đạt 1 Sữa bột gầy 10000 10000 04/12/2007 07/12/2007 Đạt Đạt ü 2 Sữa bột gầy 10000 10000 07/12/2007 07/12/2007 Đạt Đạt ü 3 Sữa bột gầy 11850 11850 11/12/2007 11/12/2007 Đạt Đạt ü Ngày ban hành: 01/08/2005 Bảng 2.6: Danh sách một số nhà cung ứng nguyên vật liệu năm 2007 của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam STT Tên nhà cung ứng Loại nguyên vật liệu cung cấp 1 Fonterra (SEA) Pte Ltd Sữa bột gầy, dầu bơ 2 Công ty TNHH thương mại Mỹ Hưng Đường, sữa bột gầy 3 Công ty ATL (đại diện tại Việt Nam) Sữa bột gầy 4 SHITA SPKN International I & E Co., Ltd Nước ép dâu, nước ép cam 5 Công ty TNHH Quốc Tế G &M Nước quả dâu, cam , hương sôcôla 6 Công ty LD ORANA VN Nước quả 7 Công ty TNHH Cao Cường Đường RE 8 JJ - DEGUSSA Hương cam, hương sữa, axit lactic 9 Công ty cổ phần Văn Phong Hương cam, bột cacao, Palsgaard 10 Công ty cổ phần thương mại ATT Hương dâu 11 Công ty TNHH SX và phân phối Mai Nam Màng co 12 Công ty xăng dầu Bắc Thái Dầu FO, dầu Energol 13 Công ty sản xuất và thương mại Thái Hòa Bột cà phê 14 Amcor Flexibles Venthenat Màng nhãn, nắp sữa chua ăn 15 Công ty bao bì tiến bộ Ống hút 16 Tetra Pak Indo China Giấy Tetra Pak 17 Công ty TNHH thương mại Nam Giang Men giống, hương cream, hương vani 18 Công ty TNHH thương mại Á Quân Bột màu, bột cacao 19 Công ty cổ phần EDC Hương dâu, axit lactic Công tác theo dõi, đánh giá nhà cung ứng được thực hiện bởi Trưởng phòng QA và Trưởng phòng Tài chính - Kế toán. Phòng Tài chính - Kế toán sẽ đánh giá về mặt kinh tế. Phòng QA đánh giá nhà cung ứng về chất lượng nguyên vật liệu. Sau khi nhà cung ứng gửi mẫu nguyên vật liệu để chào hàng Phòng QA sẽ dùng các dụng cụ kỹ thuật tiến hành phân tích, thử nghiệm từ đó sẽ đưa ra kết luận về chất lượng nguyên vật liệu để lựa chọn nhà cung ứng. Khi đã lựa chọn được nhà cung ứng Trưởng phòng QA sẽ lập báo cáo đánh giá về nhà cung ứng. Biểu 2.2: Báo cáo đánh giá nhà cung ứng BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG BM03/QĐ-TC-01 Lần BH: 02 Lần sửa đổi: 01 Số tờ:…………. H×nh thøc ®¸nh gi¸ Tên nhà cung ứng:……Công ty ALT …………………………………………..………… Tham quan Địa chỉ: Bình Thới – Quận 11 – TP. HCM ……………………………………………………… §iÖn tho¹i ……………………………………………………… B¶ng c©u hái Người liên lạc:… Mr. Lâm ………………….. Th¨m dß Sản phẩm/dịch vụ định mua: Sữa bột gầy Tiªu chuÈn ¸p dông: ……………………………………………………… ……………………………………………………… ……………………………………………………… ……………………………………………………… ……………………………………………………… ……………………………………………………… Tµi liÖu/hµng m½u ……………………………………………………… ®Ýnh kÌm: C¸c th«ng tin chung Vèn:………………………………… Sè nh©n viªn:………….. N¨m thµnh lËp:………. Chỉ tiªu ®¸nh gi¸ KÕt qu¶ ®¸nh gi¸ thùc tÕ 1. Gi¸: Đúng thỏa thuận 2. ChÊt lîng s¶n phÈm (§¸p øng/Kh«ng?) Đáp ứng 3. Thêi gian giao hµng: Đúng tiến độ 4. §iÒu kho¶n thanh to¸n: Đúng thỏa thuận C¸c nhËn xÐt kh¸c:…………………… …………………………………………………………………………………………………. ………… …………………………………………………………………………………….. …………………… …………………………………………………………………………… ……………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………… …………………………………………………………… KÕt kuËn chung: C¸c ®iÒu kiÖn:  ChÊp nhËn ü  Kh«ng  ChÊp nhËn cã ®iÒu kiÖn: Tr¸ch nhiÖm Họ và tªn Chữ ký Ngµy LËp DuyÖt Dựa vào báo cáo đánh giá nhà cung ứng sẽ phê duyệt những nhà cúng ứng được lựa chọn. Từ đó Trưởng phòng Tài chính - Kế toán và Trưởng phòng QA sẽ lập danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn để trình lên ban giám đốc phê duyệt. 2.3.3.Công tác mua hàng Công tác mua hàng được thực hiện bởi sự phối kết hợp giữa phòng Tài chính - Kế toán và phòng QA trong đó Kế toán trưởng và Trưởng phòng QA là những người chịu trách nhiệm chính. Cụ thể như sau: - Cứ 05 ngày một lần Kế toán trưởng và Trưởng phòng QA sẽ thống nhất về đầu mục và số lượng từng loại hàng hoá cần đặt hàng, dựa trên các thông tin sau: + Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm tháng, quý sau (được cung cấp bởi phòng kinh doanh) + Bảng tồn kho nguyên vật liệu (Được cung cấp bởi thủ kho nguyên vật liệu) + Thông tin về thị trường từng loại hàng hoá dự định đặt hàng (được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm: Giá cả, hình thức thanh toán, số lượng và thời gian có thể cung cấp của từng nhà cung ứng tại thời điểm dự định đặt hàng. Dựa trên sự linh hoạt về khả năng ứng dụng của từng loại hàng hoá trong sản xuất, Trưởng phòng QA có trách nhiệm lập bảng đề nghị danh sách các loại hàng hoá cần đặt hàng (bao gồm các mục: Loại hàng hoá cần đặt, số lượng, thời gian sử dụng, …) sau đó gửi cho Kế toán trưởng. Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và thoả thuận giá với nhà cung ứng và fax đơn đặt hàng đã được Giám đốc phê duyệt tới từng nhà cung ứng cho từng loại hàng hoá cụ thể. Sau khi đặt hàng, Kế toán trưởng và/hoặc Trưởng phòng QA có trách nhiệm chuyển toàn bộ chứng từ về lô hàng (đã có xác nhận kiểm định chất lượng hàng hoá theo tiêu chuẩn của phòng QA) cho phòng Tài chính - Kế toán. Phòng Tài chính - Kế toán có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung ứng theo đúng hợp đồng cung ứng hàng hoá đã ký kết giữa Công ty và nhà cung ứng. Về phương thức giao nhận Việc giao nhận hàng được thực hiện như sau: Đối với phần lớn các nguyên vật liệu việc giao nhận hàng sẽ diễn ra tại kho của Công ty, đây chủ yếu là các loại nguyên vật liệu cần kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng. Khi nhà cung ứng đưa hàng về tới Công ty phòng QA sẽ tiến hàng kiểm tra chất lượng hàng hoá. Việc giao hàng chỉ song xuôi khi hàng hoá đã được kiểm tra cả về chất lượng và số lượng. Nếu đủ tiêu chuẩn thì hai bên sẽ tiến hành thủ tục giao nhận hàng Với một số mặt hàng thì Công ty sẽ cử người trực tiếp đi lấy tại kho của nhà cung ứng. Riêng đối với các loại nguyên vật liệu nhập trực tiếp từ nước ngoài, khi hàng về đến cảng Công ty sẽ cho người đi nhận tại cảng. Với cả hai hình thức nhận hàng này thì phía nhà cung ứng cũng sẽ kê hai đơn giao hàng có chữ ký của đại diện hai bên. Sau khi thủ tục giao hàng được hoàn thành Công ty sẽ tiến hành vận chuyển nguyên vật liệu về. Tại Công ty nguyên vật liệu sẽ được kiểm tra. Nếu đúng tiêu chuẩn đã cam kết thì sẽ cho nhập kho, ngược lại nếu hàng hoá mua về không đúng cam kết Công ty sẽ thông báo cho phía nhà cung ứng và cho chở về kho của nhà cung ứng. Như vậy là đã kết thúc công tác giao nhận hàng hoá. Công tác thanh toán Phương thức thanh toán sẽ được thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký kết giữa Công ty và nhà cung ứng. Thông thường Công ty sẽ tiến hành các hình thức thanh toán sau: + Thanh toán tại kho của Công ty khi nhà cung ứng đến giao hàng. + Thanh toán chuyển khoản từ trước khi nhận hàng + Thanh toán chuyển khoản sau khi nhận hàng. Số lần thanh toán có thể là 1 lần hoặc chia làm nhiều lần tuỳ theo tình hình tài chính của Công ty và thoả thuận giữa hai bên. Biểu 2.3: Phiếu đề xuất nhu cầu mua hàng phiÕu ®Ò xuÊt nhu cÇu mua hµng Ngày:…./……/200… Số phiếu:…………. Mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất Bộ phận đề xuất mua: Mua vật tư, linh kiện, phụ tùng thay thế cho thiết bị ………………………… Mua văn phòng phẩm, đồ dùng khác ………………………… Stt Hàng hóa cần mua Số lượng Chủng loại/đặc tính kỹ thuật Mục đích sử dụng Thời hạn cần 1 2 3 4 5 6 Các yêu cầu đặc biệt khác:………… …………………………………………. …………………………………………. Người đề nghị mua Trưởng bộ phận Giám đốc phê duyệt (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Như vậy là đã kết thúc chu trình mua hàng. 2.4. Quản trị hệ thống kho tàng 2.4.1 Hệ thống kho tàng hiện tại của Công ty Cổ phần ELOVI Việt Nam Bảo quản, quản lý kho tàng là khâu quan trọng trong hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu. Việc bảo quản tốt nguyên vật liệu có ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của Công ty. Ban lãnh đạo Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam chủ trương tổ chức thực hiện những biện pháp nhằm quản lý tốt nguyên vật liệu, đảm bảo cho nguyên vật liệu không mất mát, hư hỏng, thiếu hụt, mất phẩm cấp do tác động của môi trường. Do mỗi loại nguyên vật liệu có những đặc điểm và tính chất lý hoá học khác nhau do đó vấn đề đặt ra đối với Công ty là phải có phương thức quản lý và bảo quản hợp lý. Do đó ngay từ khi xây dựng nhà máy Công ty đã cho xây dựng hệ thống kho tàng có đầy đủ các điều kiện lý hoá, đảm bả cho công tác bảo quản nguyên vật liệu gồm 3 kho: Một kho nguyên vật liệu, một kho thành phẩm, một kho lạnh chứa nguyên vật liệu và thành phẩm. Bảng 2.7: Hệ thống kho hiện tại của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Tên kho Diện tích (m2) Kho thành phẩm 400 Kho nguyên vật liệu 300 Kho lạnh 150 Ở tất cả các kho của Công ty đều có các pallets để hàng hoá. Riêng kho lạnh được trang bị một máy lạnh với công suất đủ lớn. Kho lạnh giúp cho các loại nguyên liệu cần nhiệt độ thích hợp như hương liệu, hoa quả, sữa chua ăn thành phẩm không bị hỏng. Các kho nguyên vật liệu của Công ty đều được bố trí gần nhà máy sản xuất giúp cho hoạt động vận chuyển từ kho tới nhà máy sản xuất diễn ra nhanh chóng. Sơ đồ 2.3: Bố trí kho tàng của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Nhà máy sản xuất Kho nguyên vật liệu Kho thành phẩm Kho lạnh Các kho của Công ty đều là kho kín, có mái che giúp cho sản phẩm tránh được ánh sáng mặt trời. Kho của Công ty vừa là kho xuất, nhập, trung gian và chuẩn bị. Trong kho các loại nguyên vật liệu cùng loại được bố trí sắp xếp tập trung. Trình tự sắp xếp nguyên vật liệu trong kho theo thứ tự nguyên vật liệu cần để sản xuất. Tất cả nguyên vật liệu đều được đặt trên các pallets cách mặt đất 10cm để tránh ẩm mốc, mối mọt, nhằm mục tiêu không thay đổi phẩm cấp nguyên vật liệu. 2.4.2 Quản trị nguyên vật liệu trong kho 2.4.2.1 Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu diễn ra dưới sự phối kết hợp giữa bộ phận mua hàng, nhà cung ứng, bộ phận vận chuyển và bộ phận quản lý kho bãi. Đối với những nguyên vật liệu Công ty đi nhận tại nhà cung ứng thì khi hàng về đến Công ty bộ phận vận chuyển phải xuất trình hợp đồng, chứng từ hợp lệ để kiểm tra, vào sổ và tuân theo các quy định về an toàn chung. Đối với nguyên vật liệu do nhà cung ứng mang đến sau các thủ tục như trên thì hàng hoá sẽ được kiểm tra. Kết quả kiểm tra đạt yêu cầu sẽ được nhập kho. Tất cả các hàng hoá được nhập kho phải được phản ánh vào biên bản kiểm nghiệm do thủ kho, phòng Tài chính - Kế toán lập. Khi nhập kho phải tiến hành lập phiếu nhập kho thành 03 liên: + Một liên giao cho thủ kho + Một kho phòng Tài chính - Kế toán + Một liên lưu kho Khi nhập vật tư nguyên liệu thủ kho phải viết phiế