Chuyên đề Hoàn thiện hoạt động thanh toán xuất khẩu tại V-Coalimex

i thế là luôn có những cán bộ công tác lâu năm, có một bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực thanh toán quốc tế. Những cán bộ này đã và đang sát cánh cùng đội ngũ nhân viên ngày càng được trẻ hóa trong công ty để hỗ trợ về nghiệp vụ, giúp hạn chế rủi ro. Để đáp ứng được đòi hỏi của công việc, cán bộ thanh toán của công ty ngày càng giỏi về nghiệp vụ, giúp hoạt động thanh toán quốc tế của công ty ngày càng chuyên nghiệp hơn. 1.2.3. Quan hệ với ngân hàng và Tập Đoàn TKV Từ trước tới nay, bằng uy tín của mình, V-Coalimex đã giữ vững mối quan hệ với các ngân hàng lớn như Vietcombank, Vietinbank…để những ngân hàng này tạo điệu kiện thuận lợi cho công ty khi thanh toán các hợp đồng xuất khẩu, cấp tín dụng cho công ty để mở rộng hoạt động xuất khẩu. Nguồn tài chính của công ty được hỗ trợ từ phía ngân hàng, Tập Đoàn TKV và nguồn ngoại tệ từ hoạt động xuất khẩu. Vì thế V-Coalimex có khả năng tài chính bền vững, tạo được uy tín đối với các ngân hàng. Không chỉ có vậy, hiện nay Tập Đoàn TKV trong đó V-Coalimex là đơn vị thành viên còn mở rộng quan hệ hợp tác với các ngân hàng nước ngoài để có được nguồn tín dụng lớn hơn như ký kết hợp đồng vay vốn trị giá 58 triệu USD cùng ngân hàng Standard Chartered vào ngày 16/9/2008 và đặc biệt năm ngày 29/3/2010 tại Hà Nội, tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam (TKV) đã ký kết thỏa thuận vay 150 triệu USD của Ngân hàng hợp tác quốc tế Nhật Bản (JBIC) cho các dự  án phát triển ngành than.Được biết, khoản tiền này nằm trong chương trình tài trợ năng lượng và tài nguyên của JBIC có lãi suất thấp hơn lãi suất thương mại thông thường 30% với thời hạn vay 5 năm. Đổi lại, TKV phải đảm bảo nguồn than xuất khẩu ổn định cho thị trường Nhật Bản mỗi năm từ 1 đến 1,5 triệu tấn than cục 5, than cám 1 (loại than nhiệt lượng cao  dùng cho sản xuất thép). Nhờ đó V-Coalimex cũng được phía tập đoàn cho vay ưu đãi để mở rông hoạt động xuất nhập khẩu. Mở rộng được hoạt động xuất nhập khẩu với nguồn vốn lớn cũng đồng nghĩa với việc hoạt động thanh toán cũng sẽ được mở rộng theo. 2. Thực trạng hoạt động thanh toán xuất khẩu tại V-Coalimex thời gian qua. Nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động thanh toán, là khâu quyết định đến kết quả kinh doanh của Công ty, ảnh hưởng đến vốn và lợi nhuận của Công ty, Công ty V-coalimex đã vận dụng hết sức linh hoạt các phương thức và phương tiện thanh toán quốc tế đối với các bạn hàng, cố gắng xây dựng một quá trình thanh toán an toàn và hiệu quả trong khả năng của mình. Về phương tiện thanh toán: Công ty thường sử dụng phương tiện thanh toán là hối phiếu trả tiền ngay: khi người mua nhìn thấy hối phiếu này thì phải trả tiền ngay cho người bán. Hối phiếu này giúp cho người xuất khẩu thu hồi vốn nhanh, quay vòng vốn nhanh, đứng trên phương diện là người xuất khẩu công ty sẽ rất có lợi. Về điều kiện thanh toán: Tiền tệ thanh toán: Hiện nay, trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế toàn cầu và trước sự suy thoái nghiêm trọng của nền kinh tế Mỹ, EU cùng các nền kinh tế phát triển khác, tỷ giá của các đồng ngoại tệ liên tục biến đổi từng ngày từng giờ. Sự biến đổi này ảnh hưởng khá lớn tới giá trị của các hợp đồng xuất khẩu của công ty bởi V-Coalimex thường xuyên có các hợp đồng xuất khẩu than trị giá hàng triệu USD. Các đồng tiền sử dụng trong thanh toán xuất khẩu là các đồng ngoại tệ mạnh như USD, EUR, GBP, JPY…Như đã phân tích ở trên thì thị trường xuất khẩu than chính của Việt Nam là Trung Quốc, Hàn Quốc. Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu năm 2009, đồng Won mất giá quá mức so với USD, bên cạnh đó là sự sụt giá của đồng EUR so với USD do tâm lý nắm giữ đồng USD như một tài sản an toàn trong thời kỳ khủng hoảng và lo ngại các nền kinh tế thuộc khu vực Châu Âu sẽ hồi phục chậm chạp hơn so với Mỹ. Nguồn: ngày 06/03/2009 Bởi vậy, đồng USD vẫn là đồng tiền thanh toán an toàn nhất và là đồng tiền chiếm tỷ trọng hơn 90% tổng giá trị các hợp đồng xuất khẩu của V-Coalimex. Bên cạnh đó trong một số ít các hợp đồng thì công ty vẫn sử dụng đồng JPY vì cuối năm 2008 đồng JPY vẫn được coi là khá an toàn vì nó tăng giá so với đồng USD và Nhật cũng là một thị trường nhập khẩu chính của V-Coalimex. Trong các hợp đồng mua bán ngoại thương, công ty không sử dụng tiền mặt mà sử dụng tiền tín dụng thông qua việc thanh toán qua các ngân hàng. Sau đây là biểu đồ thể hiện cơ cấu sử dụng đồng tiền trong thanh toán hợp đồng xuất khẩu: (Nguồn báo cáo xuất nhập khẩu của công ty qua các năm) Thời gian thanh toán: Trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa, V-Coalimex thường áp dụng linh hoạt các hình thức thời gian thanh toán như trả tiền trước, trả tiền sau, trả tiền ngay hoặc kết hợp tùy vào từng đối tượng bạn hàng. Thời gian trả tiền sau thường không quá 60 ngày kể từ ngày công ty hoàn thành nghĩa vụ giao hàng bằng phương thức chuyển tiền. Địa điểm thanh toán: Hiện nay, công ty có tài khoản ngoại tệ và nội tệ tại các ngân hàng lớn như Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam (Vietcombank), Ngân Hàng Công Thương Việt Nam (VietinBank), Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam (Agribank) và một số ngân hàng khác để qua đó thực hiện giao dịch thanh toán các hợp đồng xuất khẩu. Trên thực tế thì 90% các hợp đồng xuất khẩu được công ty thực hiện giao dịch qua Vietcombank tại Việt Nam. Đây là ngân hàng lớn, có nhiều chi nhánh tại nước ngoài, nhờ đó các giao dịch được tiến hành thuận lợi hơn, thời gian thanh toán nhanh hơn nên tiền vốn ít bị ứ đọng. Phương thức thanh toán: Đây là điều kiện quan trọng nhất trong điều khoản thanh toán của hợp đồng mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu bởi nó quyết định mức độ rủi ro trong khâu thanh toán. Trên thực tế, đối với từng mặt hàng, bạn hàng cụ thể mà công ty quyết định sử dụng phương thức thanh toán nào cho phù hợp. Các phương thức thanh toán chính mà công ty thường sử dụng đó là thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang (Irrevocable L/C), thanh toán bằng điện chuyển tiền (T/T), thanh toán nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (D/P). Trong ba phương thức thanh toán này, phương thức thanh toán bằng L/C chiếm tỷ trọng lớn nhất, nhất là với các hợp đồng xuất khẩu than có giá trị lớn vì nó có độ an toàn cao nhất đối với người xuất khẩu. Hai phương thức còn lại là T/T và D/P ít được sử dụng hơn. Bảng 6: Tổng hợp các phương thức thanh toán xuất khẩu của Công ty STT Chỉ tiêu 2006 2007 2008 2009 Tổng kim nghạch XK 183.989.000 196.118.603 343.791.811 265.436.009 Phương thức chuyển tiền(T/T) 55.564.943 44.779.951 30.108.854 30.153.230 Phương thức nhờ thu(D/P) 31.478.257 30.542.000 23.275.400 20.432.631 Phương thức tín dụng chứng từ(L/C) 96.945.800 120.796.652 290.407.557 224.850.148 Đơn vị: USD (Nguồn: Tổng hợp báo cáo của Công ty qua các năm) Bảng 7 : Cơ cấu sử dụng các phương thức thanh toán quốc tế đối với hoạt động xuất khẩu tại công ty V-coalimex. Đơn vị: % Năm Phương thức 2006 2007 2008 2009 Phương thức chuyển tiền 30,2 22,8 8,7 11,3 Phương thức nhờ thu 17,1 15,5 6,7 7,6 Tín dụng chứng từ 52,7 61,7 84,6 81,1 (Nguồn: Tổng hợp báo cáo của Công ty qua các năm) Phương thức chuyển tiền: Là một phương thức thanh toán đơn giản, phương thức chuyển tiền có thể giúp cho Công ty với tư cách là một nhà xuất khẩu hàng hoá thu được tiền hàng một cách nhanh chóng.Tuy nhiên đây cũng chính là phương thức có nhiều rủi ro do không có sự ràng buộc nào giữa hai bên xuất khẩu và nhập khẩu, sử dụng phương thức này trong hoạt động xuất khẩu, Công ty sẽ là người chịu rủi ro lớn, việc nhận tiền thanh toán phụ thuộc vào thiện chí và khả năng của người nhập khẩu vì V-Coalimex thường chỉ áp dụng phương thức này đối với các hợp đồng xuất khẩu có giá trị không quá cao và với các bạn hàng lâu năm, có uy tín như các nhà máy Xi măng và sản xuất vật liệu xây dựng tại khu vực đảo Hải Nam, Quảng Tây, Quảng Đông, nhà máy thép Baosteel ở Thượng Hải. Thực hiện thanh toán bằng phương thức này có ưu điểm là chi phí thấp, tiện lợi với những đối tác quen thuộc từ lâu và khá nhanh chóng vì thông thường, kể từ khi công ty bắt đầu chuyển tiền trong khoảng từ 1 đến 3 ngày , đối tác có thể nhận được tiền nếu hệ thống dịch vụ của ngân hàng hoạt động tốt. Công ty thường thông qua ngân hàng ngoại thươngViệtNam (Vietcombank) để thực hiện nhận tiền thanh toán qua phương thức chuyển tiền: Sơ đồ 2: Quy trình thanh toán chuyển tiền gồm 5 bước sau: Ngân hàng chuyển tiền -----------4------------------> Vietcombank 2 3 5 Người nhập khẩu <--------------1------------------- V-coalimex Bước 1: Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, Công ty sẽ thực hiện cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho đơn vị nhập khẩu. Bước 2: Đơn vị nhập khẩu sau khi kiểm tra chứng từ, hoá đơn, viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Bước 3: Sau khi kiểm tra, nếu hợp lệ và đủ khả năng thanh toán, Ngân hàng sẽ trích tài khoản của đơn vị để chuyển tiền. Bước 4: Ngân hàng chuyển tiền ra lệnh bằng điện cho Vietcombank (là ngân hàng đại lý hoặc là ngân hàng do V-coalimex chỉ định) để trả tiền cho công ty. Bước 5: Vietcombank thực hiện trả tiền cho công ty . Phí chuyển tiền mà công ty thường phải trả cho ngân hàng Vietcombank: Phí cung ứng hối phiếu/séc: 1USD/tờ Phí dịch vụ: 0,1% trị giá hối phiếu( tối thiểu 5USD, tối đa 200 USD) Điện phí: 5 USD Thông qua xem xét các hợp đồng xuất khẩu của V-Coalimex, trong cùng một hợp đồng xuất khẩu, công ty còn thường xuyên sử dụng song song hai phương thức chuyển tiền và tín dụng chứng từ, thường từ 90-95% giá trị hợp đồng được thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang, phần còn lại sẽ được thanh toán bằng TTR sau khi hàng hóa đã được giao. Nhìn chung, khi thanh toán bằng phương thức TTR, việc thu hồi tiền hàng nhanh hay chậm phụ thuộc vào thiện chí trả tiền của người nhập khẩu nên công ty thường áp dụng phương thức này trong các hợp đồng nhập khẩu nhiều hơn là hợp đồng xuất khẩu. Phương thức nhờ thu: Trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa nếu sử dụng phương thức này, công ty sẽ được phía ngân hàng khống chế giúp bộ chứng từ cho tới khi việc thanh toán được hoàn tất. Để đảm bảo an toàn, Công ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (D/P) hơn là phương thức nhờ thu chấp nhận trả tiền đổi chứng từ (D/A) và nhờ thu phiếu trơn. Khi đó, chứng từ hàng hoá (hoá đơn, vận đơn, hoặc các chứng từ vận chuyển khác và nếu cần, hợp đồng hoặc chứng nhận bảo hiểm) cùng với hối phiếu do Công ty ký phát sẽ được chuyển cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài nhờ thanh toán. Tuy nhiên áp dụng phương thức này trong thanh toán quốc tế vẫn chứa đựng những rủi ro đối với người xuất khẩu đó là khi người nhập khẩu không có thiện chí nhận hàng, họ sẽ từ chối bộ chứng từ cũng như từ chối thanh toán. Bởi vậy, phương thức thanh toán này có thể coi là sự lựa chọn trung gian có lợi cho cả hai bên. Trên thực tế phương thức nhờ thu D/P cũng được công ty áp dụng trong một số ít các hợp đồng với các bạn hàng lâu năm, làm ăn tốt đó là với các công ty như Hãng Đại Hàn Coal, mà trực tiếp là Sam Sung, hãng Tokyohits Cooperativesociety của Nhật Bản. Giá trị các hợp đồng có sử dụng phương thức này chỉ chiếm khoảng 5% tổng kim ngạch xuất khẩu hàng năm của công ty. Thời gian thanh toán bằng nhờ thu: Đối với các hợp đồng xuất khẩu sử dụng phương thức thanh toán D/P công ty thường mất từ 10 đến 30 ngày để thu được tiền hàng, thời gian này nhiều khi còn phụ thuộc vào thiện chí của người nhập khẩu. Trong các hợp đồng xuất khẩu, nếu V-Coalimex muốn chiết khấu bộ chứng từ cho ngân hàng, công ty phải gửi giấy đề nghị chiết khấu chứng từ hàng xuất trong vòng 10 ngày kể từ ngày ngân hàng gửi bộ chứng từ cho ngân hàng nước ngoài và thời gian chiết khấu tối đa là 30 ngày. Sơ đồ 3: Quy trình thanh toán qua phương thức D/P: Vietcombank----------------(3)------------------> Ngân hàng đại lý <--------(6)---------------------- (7) (2) (4) (5) V-coalimex -------------------(1)-----------------> Người nhập khẩu Bước 1: Sau khi ký hợp đồng, Công ty tiến hành giao hàng cho người nhập khẩu. Bước 2: Đồng thời Công ty lập bộ chứng từ hàng hoá và ký phát hối phiếu gửi đến ngân hàng Vietcombank (là ngân hàng phục vụ của Công ty ) nhờ thu hộ tiền ở người nhập khẩu. Bước 3: Vietcombank gửi thư uỷ nhiệm kèm theo hối phiếu và toàn bộ bộ chứng từ cho ngân hàng đại lý ở nước người nhập khẩu nhờ thu hộ tiền của người nhập khẩu. Bước 4: Ngân hàng đại lý sau khi kiểm tra thì giữ lại bộ chứng từ và gửi hối phiếu cho người nhập khẩu. Bước 5: Người nhập khẩu tiến hành trả tiền thì mới được ngân hàng trao cho bộ chứng từ để đi nhận hàng. Bước 6: Ngân hàng đại lý chuyển trả tiền cho Vietcombank Bước 7: Vietcombank trả tiền cho Công ty Bảng 8: Biểu phí thanh toán quốc tế theo phương thức nhờ thu tại ngân hàng Vietcombank : STT DỊCH VỤ MỨC PHÍ 1 Bộ chứng từ nhờ thu 1.1 Đăng ký /Mở giao dịch nhờ thu chứng từ  gửi đến/đi 10 USD/giao dịch 1.2 Thanh toán nhờ thu gửi đi  trong nước (thu phí ngay khi gửi bộ chứng từ  đi nhờ thu) 0,15%/trị giá nhờ thuTối thiểu  10 USDTối đa 200 USD 1.3 Thanh toán nhờ thu gửi đi nước ngoài (thu phí ngay khi gửi bộ chứng từ  đi nhờ thu) 0,2% trị giá nhờ thuTối thiểu  20  USDTối đa 200 USD 2 Điện phí 2.1 Điện phí, Telex phí, Fax, Gửi bằng thư bảo đảm/ bằng hình thức chuyển phát nhanh Thu theo mức phí của Bưu điện hoặc của hãng chuyển phát nhanh Phương thức tín dụng chứng từ: Đây là phương thức được sử dụng rộng rãi, phổ biến nhất hiện nay trong các hợp đồng xuất khẩu vì nó đảm bảo quyền lợi cho cả bên mua và bên bán. Bên mua phải ký quĩ mở L/C để đảm bảo rằng họ sẽ thanh toán tiền hàng khi nhận được bộ vận đơn phù hợp. Bên bán chỉ nhận được tiền hàng khi họ xuất trình một bộ vận đơn hoàn hảo để chứng minh nghĩa vụ giao hàng của mình. Có một số trường hợp rủi ro có thể xảy ra khi áp dụng phương thức thanh toán này ví dụ như ngân hàng phát hành L/C bị phá sản hay không đủ khả năng thanh toán. Tuy nhiên trường hợp này rất ít xảy ra vì các hợp đồng có giá trị lớn, bên bán thường yêu cầu mở L/C tại ngân hàng lớn, có uy tín hay yêu cầu phải có thêm một ngân hàng xác nhận. Phương thức thanh toán này hiện nay là phương thức tối ưu cho tất cả các hợp đồng và áp dụng được với nhiều đối tượng mua bán hàng hóa xuất khẩu. Bên cạnh đó, phương thức này khá tốn kém ở chi phí mở L/C, chí phí cho ngân hàng xác nhận, ngân hàng chỉ định (nếu có) và thời gian thanh toán không nhanh bằng T/T và D/P vì ngân hàng còn mất thời gian để kiểm tra xem bộ chứng từ có phù hợp yêu cầu hay không rồi mới quyết định thanh toán cho người xuất khẩu. Nhưng để giảm thiểu rủi ro một cách thấp nhất, nhất là đối với những bạn hàng mới hay ký kết những hợp đồng có giá trị lớn, V-Coalimex thường hay áp dụng phương thức thanh toán này, đặc biệt với các hợp đồng xuất khẩu than lớn. Hầu hết các hợp đồng xuất khẩu than đều được công ty thương lượng, đàm phán để có thể áp dụng phương thức tín dụng chứng từ vào điều khoản thanh toán của hợp đồng. Bởi vậy, tỷ lệ các hợp đồng sử dụng phương thức thanh toán này thường chiếm trên 70% tổng kim ngạch xuất khẩu của Công ty. Thông thường, quy trình thanh toán L/C đối với hoạt động xuất khẩu của công ty được thực hiện như sau: Sơ đồ 4 : Quy trình thanh toán L/C của công ty V-coalimex Trong đó: Người yêu cầu là nhà nhập khẩu Người hưởng lợi: công ty V-coalimex Ngân hàng thông báo: Vietcombank Quy trình như sau Bước 1 : Hai bên kí kết hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C Bước 2 : Nhà xuất khẩu làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu mở một bức thư tín dụng để cam kết trả tiền cho V-Coalimex. Bước 3: Căn cứ vào yêu cầu và nội dung của đơn xin mở thư tín dụng, ngân hàng mở L/C sẽ lập ra một bức thư tín dụng và qua Vietcombank sẽ thông báo và chuyển L/C đến cho Công ty. Bước 4: Vietcombank sau khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C từ ngân hàng phát hành sẽ thông báo L/C cho Công ty. Công ty có thể nhận L/C giao tại trụ sở của ngân hàng hoặc qua đường bưu điện hoặc yêu cầu giao tận tay nếu doanh số giao dịch lớn.. Bước 5: Công ty sau khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C thì kiểm tra kỹ nội dung của L/C, đối chiếu với các điều khoản hợp đồng đã ký kết . Nếu thấy không thể thực hiện được đầy đủ, đúng các điều kiện, điều khoản qui định trong L/C thì lập tức yêu cầu ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C thông qua ngân hàng mở L/C. Khi Công ty đã chấp nhận L/C nhận được, Công ty sẽ chuẩn bị hàng hoá và giao hàng vào thời gian quy định đồng thời lập các chứng từ theo yêu cầu trong L/C. Bước 6: Sau khi giao hàng, Công ty lập một chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C và qua Vietcombank xuất trình cho ngân hàng mở L/C yêu cầu thanh toán. Bước 7: Ngân hàng mở L/C kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp thì trả tiền cho V-coalimex, nếu không phù hợp thì từ chối trả tiền và gửi lại bộ chứng từ. Bước 8: Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu. Bước 9: Người nhập khẩu tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp thì trả tiền cho ngân hàng, nếu không phù hợp thì từ chối trả tiền và trả lại bộ chứng từ. Bộ chứng từ thanh toán thường bao gồm: Hối phiếu Thư yêu cầu thanh toán tiền hàng xuất khẩu bằng L/C Hoá đơn thương mại (03 bản) Chứng từ vận tải (vận đơn) : 02 bản (01 bản gốc) Bản kê chi tiết hàng hoá (packing list) : 03 Bản Các loại giấy tờ về hàng hoá : giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch, biên lai giao hàng Các giấy tờ khác (nếu yêu cầu) Khi bộ chứng từ được xuất trình phù hợp với các điều khoản, điều kiện của L/C, Vietcombank sẽ thanh toán cho Công ty theo một trong hai hình thức: Thanh toán khi nhận được tiền từ ngân hàng nước ngoài. Thanh toán ngay một số tiền nhất định dưới hình thức chiết khấu chứng từ. Bảng 9: Biểu phí thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tại Vietcombank: Thông báo thư tín dụng 20USD Thông báo sửa đổi thư tín dụng 10USD Thanh toán một bộ chứng từ 0,2 % (tối thiểu 10USD, tối đa 150USD) - Chuyển nhượng + Trong nước + Ngoài nước 30USD/1giao dịch 40USD/1giao dịch Xác nhận L/C của ngân hàng đại lý phát hành thu theo biểu phí áp dụng cho các ngân hàng đại lý. 3. Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động thanh toán xuất khẩu tại V-Coalimex Trong hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu thì phương thức thanh toán được V-Coalimex sử dụng chủ yếu là L/C và trong nội bộ công ty thì hoạt động này được thực hiện tại hai bộ phận kế toán tài chính và xuất khẩu. Sơ đồ 5: Quy trình tổ chức thực hiện thanh toán xuất khẩu tại V-Coalimex Ký kết hợp đồng Gom hàng, tạo lập bộ chứng từ (phòng xuất nhập khẩu) Kiểm tra chứng từ L/C (phòng xuất nhập khẩu) Giao hàng (phòng xuất nhập khẩu) Xuất trình bộ chứng từ, thanh toán (phòng kế toán tài chính) (1) (2) (2) (3) (1) Bước 1: Sau khi ký kết hợp đồng, phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ chuẩn bị nguồn than từ các mỏ và tạo lập bộ chứng từ xuất trình; phòng kế toán tài chính sẽ giao dịch với ngân hàng để nhận L/C cho phòng xuất nhập khẩu kiểm tra L/C. Bước 2: Sau khi chấp nhận L/C, phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành giao hàng. Bước 3: Phòng kế toán tài chính mang bộ chứng từ tới ngân hàng để xuất trình thanh toán. 4. Những rủi ro gặp phải trong thanh toán xuất khẩu tại V-Coalimex 4.1. Rủi ro sai biệt trong bộ chứng từ thanh toán hàng xuất khẩu Đứng từ phía Công ty XNK than -TKV với vai trò là người xuất khẩu, biểu hiện rõ rệt nhất của rủi ro trong thanh toán là đã giao hàng nhưng không nhận được tiền hàng. Rủi ro dễ gặp nhất là việc Công ty lập bộ chứng từ gửi hàng khi thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. Bộ chứng từ xuất trình là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động thanh toán quốc tế. Những sai sót tưởng như rất nhỏ bé, đơn giản như sai chính tả, tên, địa chỉ, số lượng và cả những sai sót lớn hơn như thiếu loại chứng từ, không thống nhất với nhau, hối phiếu ghi sai người ký phát đều gây khó khăn cho Công ty trong việc thanh toán. Bên cạnh đó, Công ty phải lập một bộ chứng từ hoàn hảo để có thể nhận tiền từ ngân hàng hay từ người mua khi có yêu cầu. Nhưng trên thực tế, để có thể lập được một bộ chứng từ hoàn hảo là một điều rất khó khăn nếu như không nhận được thiện chí từ phía người mua. Bởi vậy, việc lập bộ chứng từ chính xác so với yêu cầu trong L/C là cực kỳ quan trọng. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến rủi ro trên là do quy trình nghiệp vụ giao dịch bằng L/C tại công ty không cẩn thận, dẫn đến việc đọc và giải thích L/C chưa cụ thể, bộ phận nghiệp vụ thiếu trách nhiệm, dẫn đến lỗi chính tả, lỗi đánh máy, in ấn….Tính không cẩn thận là tư duy phổ biến hiện còn tồn tại trong nhiều doanh nghiệp xuất - nhập khẩu trong nước với logic cũ là “một bên chỉ cần mở L/C là bên kia chuyển hàng” mà không quan tâm đến tính chuẩn xác của L/C ngay khi nhận được. Tình trạng thiếu kinh nghiệm và thiếu sự phối kết hợp giữa các bộ phận của doanh nghiệp hiện nay là phổ biến mà chủ yếu là do cách quản lý của doanh nghiệp và sự không hiểu biết về UCP. Trên thực tế, Công ty đã gặp phải 1 số rủi ro không đáng có về khâu thanh toán xuất khẩu. Trường hợp gần đây nhất là khi công ty thực hiện hợp đồng xuất khẩu than với tổng công ty xuất nhập khẩu Khoáng sản Ngũ kim Trung Quốc năm 2008 số hợp đồng: No.72/2008/3xGD705A-5/CV-MCH/ trong đó vận tải đơn và L/C có sự khác biệt về thời gian tàu chạy, ngày tàu chạy ghi trên vận tải đơn muộn hơn 1 hoặc 2 ngày so với quy định trong L/C. Nguyên nhân của sự khác biệt này là ngày ghi trên L/C là ngày tàu phải khởi hành, nhưng cảng Hải Phòng hôm đó mớn nước không đủ để tàu rời cảng nên tàu phải chờ thêm một, hai ngày nữa, đến khi nước lên tàu mới có thể đi được. Vì vậy, ngày tàu thực tế rời cảng khác với ngày ghi trên B/L nên cán bộ thanh toán xuất khẩu không chú ý tới sự sai biệt này, đưa bộ chứng từ tới ngân hàng thì bị từ chối thanh toán. Khi ấy công ty phải quay lại hãng tàu để xin sửa B/L và đóng dấu CORRECTION để sửa lại L/C thì mới được thanh toán. 4.2. Rủi ro người nhập khẩu thanh toán chậm Trong hoạt động xuất khẩu, L/C là phương thức thanh toán được công ty ưu tiên lựa chọn để đưa vào hợp đồng, tuy nhiên đối với một số bạn hàng lâu năm, để giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài thì công ty vẫn ưu tiên cho họ được thanh toán bằng T/T trả sau. Trong giai đoạn cuối năm 2008, cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu bắt đầu ảnh hưởng tới hầu hết các nước phát triển trong đó có Hàn Quốc, Trung Quốc – thị trường nhập khẩu than lớn nhất của V-Coalimex khiến khả năng thanh toán của các bạn hàng tại các thị trường này giảm xuống. Điều đó rất dễ dẫn đến việc họ trì hoãn thanh toán cho V-Coalimex trong một thời gian dài khiến nguồn vốn của công ty bị ứ đọng, gây ảnh hưởng tới kế hoạch tài chính của công ty. 4.3. Rủi ro tỷ giá Đây là rủi ro không chỉ riêng của V-Coalimex mà hầu hết các doanh nghiệp xuất nhập khẩu khác tại Việt Nam đều gặp phải khi xảy ra biến động tỷ giá trên thị trường. Tuy nhiên tại V-Coalimex, rủi ro này đôi khi khá nghiêm trọng vì trên thực tế trong các hợp đồng xuất khẩu của công ty không hề có điều kiện đảm bảo ngoại hối phòng khi biến động tỷ giá xảy ra. Vì vậy, khi tỷ giá USD/VND xuống thì công ty thường chấp nhận chịu thiệt trong các hợp đồng xuất khẩu than. 4.4. Không có bảo lãnh khi gặp rủi ro Trong hoạt động xuất khẩu luôn có những tình huống xảy ra ngoài dự kiến kể cả khi công ty quy định các điều khoản khá rõ ràng trong hợp đồng. Vì thế hiện nay bảo lãnh là một điều khoản cần thiết của hợp đồng . Tuy nhiên, sau khi tìm hiểu thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế tại V-Coalimex, nhận thấy rằng trong một số hợp đồng không hề có điều khoản này nên khi xảy ra rủi ro, công ty thường phải chịu toàn bộ thiệt hại. Một trong những rủi ro công ty gặp phải đó là người nhập khẩu không nhận hàng khi thấy giá than trên thị trường thế giới có xu thế hạ xuống. Vì trong hợp đồng xuất khẩu không yêu cầu người nhập khẩu phải có ngân hàng bảo lãnh hay đặt cọc đảm bảo nhận hàng nên khi từ chối nhận hàng, họ cũng không phải chịu bất kỳ khoản tiền phạt nào. 5. Đánh giá hoạt động thanh toán xuất khẩu tại V-Coalimex 5.1. Những kết quả đạt được Một điều không thể phủ nhận là hoạt động xuất khẩu tại Công ty XNK than V-Coalimex là 1 trong những hoạt động chủ lực của Công ty, mang lại cho Công ty số ngoại tệ lớn. Hoạt động thanh toán quốc tế qua những hợp đồng xuất khẩu của Công ty đang từng bước được hoàn thiện. Trong những năm vừa qua, các hợp đồng xuất khẩu mà Công ty ký kết được ngày càng tăng và việc vận dụng các phương thức thanh toán ngaỳ càng hiệu quả. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ được Công ty sử dụng chiếm đa số trong các phương thức thanh toán của Công ty, điều này thể hiện Công ty đã dần có những thị trường lớn, có nhiều khách hàng mới nên công tác thanh toán cần phải đảm bảo hết sức an toàn và cẩn trọng, tạo được sự tin cậy cho bạn hàng mới từ đó tạo ra thêm những bạn hàng lâu dài về sau. Bên cạnh đó, những bạn hàng thân tín, tin cậy, có mối quan hệ làm ăn lâu dài, Công ty vẫn tiếp tục áp dụng phương thức thanh toán chuyển tiền và nhờ thu bởi sự nhanh chóng và hiệu quả. Về trình độ nghiệp vụ của cán bộ thanh toán xuất khẩu của Công ty, trải qua nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nên cán bộ thanh toán xuất khẩu tại công ty ngày càng có kinh nghiệm giải quyết tình huống, nắm rõ trình