Chuyên đề Hoàn thiện hoạt động xuất khẩu theo hình thức gia công xuất khẩu tại Công ty cổ phần may Nam Hà

ng. - Nhiệm vụ: + Nhận sản phẩm mẫu gốc, tài liệu kỹ thụât, mẫu giấy, sơ đồ mini, bảng phối màu gốc của mã hàng để chuẩn bị và có phương án bố trí thực hiện. + Nhận tờ kế hoạch sản xuất. + Nhận nguyên, phụ liệu để may sản phẩm cỡ đối. + Nhận mẫu và làm mẫu mực một bộ mẫu cỡ đối để may chế thử sản phẩm duyệt mẫu với khách hàng. + Nhận mẫu và nhảy mẫu các cỡ. + Làm mẫu mực các cỡ. + Giác và sao sơ đồ đồng bộ các nhóm cỡ theo đúng số đăng ký giác mẫu mà phòng kế hoạch đã ghi sổ. + Cung cấp vào sao sơ đồ cho phân xưởng cắt theo đúng kế hoạch. + Hướng dẫn công nghệ may lắp cho các tổ phó kỹ thuật. + Đi tiền phương đầu chuyền hướng, dẫn kiểm tra trong quá trình sản xuất ở các phân xưởng may. + Kiểm tra các sản phẩm trước khi giao cho khách hàng, đảm bảo các yêu cầu công tác quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000. Ký và chịu trách nhịêm về chất lượng sản phẩm khi xuất kho cho khách hàng. + Chỉ đạo KCS trong việc kiểm tra nguyên phụ liệu, BTP... thêu in trước khi triển khai sản xuất. + Chỉ đạo và quản lý nhân viên kỹ thuật, KCS khi có yêu cầu về gia công. Thực hiện các nhiệm vụ về chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của Giám đốc Công ty. * Ban cơ điện. Ban cơ điện có các chức năng, nhiệm vụ sau. - Chức năng: + Bảo trì, bảo toàn thiết bị may và thiết bi điện trong Công ty cổ phần may Nam Hà. + Vận hành nồi đốt than, bảo trì và bảo toàn nồi hơi, hệ thống dẫn hơi. + Giúp lãnh đạo Công ty thay đổi, trang bị thêm thiết bị phụ tùng cho phù hợp với sản xuất từng thời kỳ. + Đảm bảo các thiết bị phục vụ sản xuất liên tục với chất lượng tốt . + Vận hành trạm biến áp điện, máy phát điện bảo trì và trông coi phục vụ liên tục điện cho sản xuất. - Nhiệm vụ: + Sửa chữa kịp thời các hỏng hóc thiết bị máy, thiết bị điện trong quá trình sản xuất. + Lập kế hoạch và bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị. Thiết bị điện, nồi hơi, hệ thống dẫn hơi hàng tháng, hàng quý, hàng năm. + Thay đổi thiết bị, gá lắp phụ trợ tăng năng xuất trong sản xuất. + Giám sát và hướng dẫn sử dụng vận hành các thiết bị cho công nhân. + Hàng tuần báo cáo với lãnh đạo Công ty về tình hình thiết bị máy và điện trong Công ty. * Phòng kế hoạch nghiệp vụ. Phòng kế hoạch nghiệp vụ có các chức năng, nhiệm vụ sau. - Chức năng: + Tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - Nhiệm vụ: + Lập các hợp đồng gia công , mua bán vật tư, hàng hoá. + Tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ xuất, nhập và bảo quản hàng hoá, vật tư thiết bị, nguyên phụ liệu. + Xây dựng và thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. * Phòng kế toán tài vụ. Phòng kế toán tài vụ có các chức năng, nhiệm vụ sau. - Chức năng: + Phòng kế toán tài vụ tổ chức và thực hiện việc hạch toán kế toán trong toàn doanh nghiệp theo các quy định hiện hành của Nhà nước và Công ty. - Nhiệm vụ: + Nghiên cứu đề xuất hình thức hạch toán kế toán, lập chứng từ kế toán, thiết lập hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Nghiên cứu và phân tích hoạt động kinh tế, theo dõi và phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các hoạt động kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tham mưu cho Ban giám đốc về quản lý kinh tế. + Nghiên cứu và dự thảo các văn bản quản lý tài chính, kế toán tài chính của doanh nghiệp, lập các báo cáo, báo cáo kế toán theo yêu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp và cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền. + Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định quy chế quản lý tài chính, kế toán trong doanh nghiêp, phối hợp với các phòng ban và đơn vị liên quan thực hiện nhiệm vụ được giao phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. * Phân xưởng cắt. Phân xưởng cắt có các chức năng, nhiệm vụ sau: - Chức năng: Tổ chức thực hiện sản xuất tạo thành bán thành phẩm của từng mã hàng một cách đầy đủ, đồng bộ, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật để cấp cho các đơn vị may trong Công ty. - Nhiệm vụ: + Nhận kế hoạch sản xuất, bản tác nghiệp, bản điều tiết sản phẩm của mã hàng để chuẩn bị và có phương án bố trí thực hiện. + Nhận tờ trải vải và tiếp nhận nguyên liệu, chuẩn bị cắt. + Nhận bản giác mẫu, trải vải đúng theo yêu cầu kỹ thuật. + Thực hiện công đoạn cắt. + Hạch toán bàn vải theo định mức liên hao. + Đánh số thứ tự chi tiết bán thành phẩm theo lớp lá vải/bàn vải, đóng gói, ép mex, nhồi lông. + Cấp bán thành phẩm cho các tổ máy theo kế hoạch. * Phân xưởng may. Phân xưởng may có các chức năng, nhiệm vụ sau. - Chức năng: Tổ chức quản lý điều hành hoạt động của phân xưởng dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. - Nhiệm vụ: Tổ chức, triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất của Công ty giao, phối hợp cùng các phòng ban, liên quan trong quá trình sản xuất, đảm bảo tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của Ban giám đốc và khách hàng. 2.1.3. Quy mô của doanh nghiệp. 2.1.3.1. Lao động. Là một doanh nghiệp được thành từ khá sớm chính vì vậy lực lượng ban đầu của Công ty không nhiều và có trình độ hạn chế, phần lớn là chưa qua đào tạo. Qua hơn 30 năm phát triển tới nay lực lượng lao động của Công ty đã tăng cả về chất và lượng (800người vào cuối tháng 2-2004). Sự tăng trưởng về lao động của Công ty được thể hiện qua số liệu ở bảng sau.  H1: Cơ cấu lao động của Công ty cổ phần may Nam Hà (Theo trình độ văn hoá) Chỉ tiêu Năm1999 Năm2000 Năm2001 Năm2002 Năm2003 Số lao động Tỷ trọng Số lao động Tỷ trọng Số lao động Tỷ trọng Số lao động Tỷ trọng Số lao động Tỷ trọng ĐH 10 2,3% 10 1,96% 10 1,82% 11 1,74% 13 1,67% CĐ-TC 52 12,1% 52 10,18% 53 9,64% 56 8,85% 58 7,44% CN 368 85,6% 449 87,86% 487 88,54% 566 89,41% 709 90,89% Tổng 430 100% 511 100% 550 100% 633 100% 780 100% (Nguồn: Phòng TC-HC Công ty cổ phần may Nam Hà) Để đáp ứng được yêu cầu của công việc thì đỏi hỏi lao động quản lí ngày càng phải có trình độ cao hơn, phải biết được những kiến thức mới, thông tin mới. Vì vậy phải tiến hành đào tạo để nâng cao trình độ cho họ. Do điều kiện kinh tế còn hạn hẹp, cho nên lao động quản lý của Công ty không được gửi đi đào tạo, hay được các chuyên gia đến phổ biến cho những kiến thức, thông tin mới mà chỉ được nghiên cứu qua các tài liệu của Công ty mua về. Do đó trong công việc họ còn gặp nhiều khó khăn. Đối với công nhân trong Công ty trước khi vào làm việc sẽ được đào tạo tại Công ty, hoặc gửi đi đào tạo tại các trường dạy nghề trong tỉnh. Hàng năm doanh nghiệp tiến hành thi tay nghề công nhân để nâng bậc tay nghề công nhân và tiến hành nâng lương. Chính điều này đã thúc đẩy tinh thần lao động của công nhân viên trong Công ty. Trong những năm qua Công ty đã kí được những hợp đồng mới với khối lượng ngày càng lớn. Vì vậy để đảm bảo cho sản xuất kinh doanh được hiệu quả, một mặt Công ty trang bị thêm máy móc mới để nâng cao năng xuất lao động và chất lượng sản phẩm, mặt khác Công ty còn tuyển thêm lao động để tham ứng yều cầu của sản xuất. Lao động của Công ty trong những năm qua không ngừng tăng, thể hiện qua bảng dưới đây. H2: Tốc độ tăng lao động của Công ty cổ phần may Nam Hà Chỉ tiêu 2000/1999 2001/2000 2002/2001 2003/2002 Chênh lệch Tỷ trọng Chênh lệch Tỷ trọng Chênh lệch Tỷ trọng Chênh lệch Tỷ trọng ĐH 0 0 0 0 1 10% 2 18,2% CĐ_TC 0 0 1 1,9% 3 5,66% 2 3,6% CN 81 22% 38 8,46% 79 16,2 143 25,3% Tổng 81 18,8% 39 7,6% 83 15,1% 147 23,2% (Nguồn: Phòng TC-HC Công ty cổ phần may Nam Hà) Qua bảng trên ta thấy tốc độ tăng lao động của Công ty trong 5 năm qua là rất cao, tuy nhiên tốc độ tăng chủ yếu tập là công nhân, lao động có trình độ đại học và cao đẳng tăng với tỷ lệ thấp đặc biệt là năm 2000, 2001 không có sự tăng về lao động có trình độ đại học. Trong khi đó lao động là công nhân lại tăng cao(22%-2000), tốc độ tăng này là chưa phù hợp, rất khó tạo điều kiện cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Trong một doanh nghiệp hai yếu tố thể hiện quy mô, sức mạnh, quyết định tới sự phát triển của doanh nghiệp đó là vốn và con người. Tuy nhiên qua số liệu trên ta thấy lực lượng lao động của Công ty là không mạnh, lao động có trình độ đại học chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong tổng số lao động của doanh nghiệp (Từ năm 2000-2003 chiếm chưa đến 2%), lao động có trình độ CĐ-TC chiếm tỷ lệ cũng không cao vào khoảng 10%). Trong khi lao động là công nhân lại chiếm tỷ lệ rất cao (85%-90%). Đây thật sự là khó khăn của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhận thức được điều này cho nên trong định hướng phát triển của mình,lãnh đạo doanh nghiệp đã chỉ ra là phải tăng tỉ lệ lao động có trình độ đại học và cao đẳng nên 10,1% trong năm 2004. 2. Vốn kinh doanh của Công ty. Công ty cổ phần may Nam Hà có lượng vốn nhỏ, tính đến đầu năm 2004 là 15.5249 (triệu đồng). Tuy nhiên lượng vốn của Công ty tăng rất nhanh trong những năm gần đây, nếu năm1999 lượng vốn là 2000 (triệu đồng) thì đến hết năm 2003 tăng gần 7,7 lần. Như vậy trong vòng 4 năm lượng vốn tăng gần 7,7 lần, trung bình mỗi năm tăng gần hai lần đây là một tỷ lệ tăng rất cao. Tốc độ tăng vốn của Công ty được thể hiện qua bảng dưới đây. H3: Tốc độ tăng vốn của Công ty cổ phần may Nam Hà (Đơn vị :Triệu đồng) Chỉ tiêu Năm2000/1999 Năm2001/2000 Năm2002/2001 Năm2003/2002 Năm2003/1999 Chênh lệch Tỉ lệ Chênh lệch Tỉ lệ Chênh lệch Tỉ lệ Chênh lệch Tỉ lệ Chênh lệch Tỉ lệ Vốn 2263 51,21% 89 1,33% 5891 87% 2862 22,6% 15522 776,1% (Nguồn: Báo cáo của hội đồng quản trị Công ty cổ phần may Nam Hà) Với số vốn còn nhỏ cho nên trong những năm qua Công ty đã tích cực huy động vốn, một mặt Công ty huy động công nhân viên chức trong cơ quan mua cổ phần, mặt khác Công ty triển khai vay vốn của các tổ chức tín dụng. Biện pháp này đã phần nào đáp ứng được nhu cầu về vốn để phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty. Bên canh việc tăng quy mô vốn, doanh nghiệp cũng điều chỉnh cơ cấu vốn cho phù hợp với yều cầu của sản xuất kinh doanh. Cơ cấu vốn của doanh nghiệp qua các năm được thể hiện qua bảng dưới đây. H4: Bảng cơ cấu vốn của Công ty cổ phần may Nam Hà (Đơn vị:Triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 1999 Năm2000 Năm2001 Năm2002 Năm2003 Số vốn Tỉ lệ % Số vốn Tỉ lệ % Số vốn Tỉ lệ % Số vốn Tỉ lệ % Số vốn Tỉ lệ % Vốn CĐ 2434 55,1 4044 60,5 3974 58,7 6143 49,5 11066 71,3 Vốn LĐ 1985 44,9 2638 39,5 2797 41,3 6519 51,5 4458 28,7 Tổng vốn 4419 100 6682 100 6771 100 12662 100 15524 100 ( Nguồn : Báo cáo của hội đồng quản trị Công ty cổ phấn may Nam Hà) Trong cơ cấu vốn của Công ty thì tỷ lệ vốn cố định của Công ty thường chiếm tỷ lệ cao hơn vốn lưu động(Trên 50%), cao nhất là năm 2003 với tỷ lệ 71,3% tiếp đến là năm 2000 là 60,5%. Việc vốn cố định chiếm một tỷ lệ cao cho thấy Công ty đã chú trong tới việc đầu tư trang thiết bị, máy móc phục vụ cho sản xuất. Vốn dữ một vai trò hết sức quan trọng trong kinh doanh và giữ vai trò quyết định trong việc mở rộng quy mô của doanh. Để phục vụ cho việc mở rộng quy mô và mua sắm trang thiết bị mới, trong đính hướng phát triển của mình, Công ty đã chỉ ra việc huy động vốn là vấn đề quan trọng hàng đầu đòi hỏi toàn doanh nghiệp phải cố gắng thực hiện cho bằng được. Công ty đã chỉ ra hai nguồn chủ yếu để huy động đó là: Thứ nhất bán cổ phần cho công nhân viên trong Công ty, phấn đấu tăng 10% trong năm 2004. Hiện nay 100% cổ phần trong Công ty là của công nhân viên trong doanh nghiệp, tuy nhiên số người có cổ phần là rất ít. Do đó viêc bán cổ phần cho của doanh nghiệp là phù hợp và có thể huy động được nhiều vốn hơn nữa từ đối tượng này, việc làm này còn có tác dụng kích thích người lao động làm việc, và gắn bó với Công ty hơn. Thứ hai là huy động từ các tổ chức tín dụng, đây là nguồn rất dồi dào nhưng lại có nhược điểm là mất chi phí, tuy nhiên đây là nguồn không thể bỏ qua. Trong những năm tới đây là nguồn chủ yếu của doanh nghiệp . Hiện nay Công ty đã liên doanh với các doanh nghiệp trong tỉnh để gia công một số sản phẩm, nhưng số lượng còn hạn chế, trong những năm tới doanh nghiệp có chủ trương đẩy mạnh hơn nữa việc liên doanh, liên kết với các doanh nghiệp trong tỉnh cả về số lượng lẫn các mặt hàng chước đây chưa liên doanh. 3. Thị phần, thị trường của doanh nghiệp Công ty cổ phấn may Nam Hà là doanh nghiệp may gia công xuất khẩu, nó có thị trường trong và ngoài nước. Đối với thị trường trong nước, doanh số hàng bán ra hàng năm chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong tổng lượng hàng bán ra hàng năm của doanh nghiệp (3,8%-2003) .Với thị trường trong nước thì Công ty chủ yếu là gia công cho các đơn vị khác hoặc may theo đơn đặt hàng cho các cơ quan đoàn thể. Với dân số 80 triệu thì đây được coi là thị trường tiềm năng không thể bỏ qua, vì vậy trong định hướng phát triên thị trường doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu phát triển thị trường trong nước lên hai lần vào năm 2004, và mười lần trong vòng 5 năm tới. Đối với thị trường nước ngoài, đầy là thị trường chủ yếu của doanh nghiệp hiện nay (96,2%-2003). Hàng hoá của doanh nghiệp xuất vào thị trường này chủ yếu là thông qua hoạt động gia công xuất khẩu, nó chiếm tới 90,5% trong tổng lượng hàng hoá của doanh nghiệp sản xuất ra. Ngoài ra doanh nghiệp còn tiến hành thông qua hoạt động uỷ thác xuất khẩu. Trong tương lai thì đây vẫn là thị trường chính của doanh nghiệp, vì vậy trong định hường phát triển thị trường thi doanh nghiệp đã chỉ ra việc mở rộng thị trường này hơn nữa, đặc biệt là thị trường Mỹ, EU. Là một Công ty nhỏ nên thị phần của doanh nghiệp là rất nhỏ không đáng kể trên thị trường. Hiện nay Công ty cũng chưa xác định được thị phần của mình là bao nhiêu mà chỉ biết được doanh thu tính theo sản phẩm là 490928 sản phẩm vào năm 2003, tính theo giá trị là 15622 tỉ đồng năm 2003. Kết quả này là còn nhỏ, nhưng đây cũng là những nỗ lực rất lớn của doanh nghiệp trong những năm qua, đặc biệt là trong điều kiện xuất khẩu hàng may mặc đang phải chịu sự canh tranh gay gắt không chỉ các doanh nghiệp trong nước mà còn cả các doanh nghiệp nước ngoài. Để lượng hàng bán ra trong mỗi năm, tiến tới nâng cao thị phần của mình doanh đã chỉ ra những hạn chế trong sản phẩm của mình như: chất lượng sản phẩm chưa cao, mẫu mã ít có sự thay đổi. Bên canh đó thì doanh nghiệp cũng chỉ ra các biên pháp để mở rộng thị trường của mình. 2.3 Thực trạng hoạt động xuất khẩu theo hình thức gia công xuất khẩu tại Công ty cổ phần may Nam Hà. 2.3.1 Trình tự các bước của quá trình gia công xuất khẩu tại Công ty cổ phần may Nam Hà. Hoạt động gia công xuất khẩu tại Công ty cổ phần may Nam Hà gồm nhiều bước khác nhau: từ tìm kiếm khách hàng, giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng, đánh giá thực hiện hợp đồng 2.3.1.1 Tìm kiếm khách hàng. Theo Phó giám đốc phụ trách sản xuất Bùi Đình Hùng của Công ty cổ phần may Nam Hà thì hiện nay Công ty thực sự chưa có lực lượng, hoạt động nghiên cứu thị trường, hoạt động đầu tiên trong hoạt động gia công của Công ty là hoạt động tìm kiếm khách hàng. Hoạt động tìm kiếm khách hàng của Công ty làm theo các cách sau: + Thông tin về Công ty trên trang web của Công ty. Thông tin về Công ty gồm có: lịch sử hình thành và phát triển của Công ty, lao động của Công ty, trang thiết bị, nhà xưởng , khả năng sản xuất của Công ty, các mặt hàng gia công chủ yếu... + Trên cơ sở biết điạ chỉ, văn phòng đại diện của các doanh nghiệp muốn đặt gia công, Công ty tiến hành mang tờ rơi tới phát (mẫu tờ rơi được nộp kèm theo bài) ở các doanh nghiệp đó. Nội dung của tờ rơi gồm: lịch sử hình thành và phát triển của Công ty, điạ chỉ, lĩnh vực hoạt động, lao động, máy móc và các trang thiết bị sản xuất.... Hàng năm nếu có Công ty nào mà có văn phòng đại diện tại Việt Nam thì Công ty cũng tiến hành phát tờ rơi như trường hợp trên. + Tìm kiếm khách hàng theo mối quan hệ của Công ty với các doanh nghiệp gia công khác, các cơ quan Nhà nước, qua sự giới thiệu của khách hàng quen thuộc của Công ty. Đây là ba cách hiện nay mà Công ty cổ phần may Nam Hà dùng để tìm kiếm khách hàng. Hiện nay, khách hàng của Công ty là: - Khách hàng nước ngoài: young shin, pan – pacific, enter b, flexcon, rumania, saeun corp, kijun, jns enterprice, serim. - khách hàng trong nước: Sông Đà, Sông Hồng, Thắng Lợi, Việt Vương... các Công ty trên có những năm thì đặt hàng ở Công ty, có những năm không đặt hàng ở Công ty. Các bạn hàng ở nước ngoài thì ổn định hơn, các bạn hàng trong nước thường Công ty nhận là ủy thác gia công nên không ổn định. 2.3.1.2 Giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng. * Giao dịch. Trên cở sở biết các thông tin về Công ty khi có hàng muốn đặt gia công, bạn hàng sẽ về tận Công ty kiểm tra cơ sở sản xuất, nếu thấy được bạn hàng sẽ tiến hành giao dịch với Công ty. Nội dung của giao dịch gồm: số lượng hàng hoá, quy cách hàng hóa, nguyên vật liệu, phụ liệu, giá gia công, thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán... * Đàm phán. Khi khách hàng đến đặt hàng Công ty và bạn hàng sẽ tiến hành đàm phán. Nội dung của đàm phán gồm những nội dung sau: + Thời gian giao hàng: tuy theo tình hình sản xuất của Công ty, nếu đang thực hiện các hợp đồng khác mà chưa có điều kiện làm ngay Công ty sẽ đàm phán kéo dài thời gian giao hàng lại. + Số lượng hàng gia công: nếu Công ty hiện đang ít việc Công ty sẽ tiến hành đàm phán để tăng số lượng hàng gia công. + Giá gia công: thông thường thì Công ty sẽ không chấp nhận ngay giá mà bạn hàng đưa ra. Công ty sẽ đưa ra các lý do như: hàng khó làm, hàng làm tốn nhiều thời gian, hàng này Công ty làm có chất lượng cao... để nầng giá gia công một sản phẩm. Giá gia công gồm: giá gia công khép kín, giá cả bao bì, giá cả thêu, gía FOB, gía vận chuyển... + Nguyên vật liệu, phụ liệu do ai cung cấp. Nếu bạn hàng cung cấp thì thời gian cung cấp, phương thức và ngày giao nguyên phụ liệu. Nếu phụ liệu do Công ty mua thì phải dùng loại nào, hình thức, chất lượng ra sao. + ... * Ký kết hợp đồng. Sau khi hai bên đã đàm phán, và đi đến thống nhất thì sẽ tiến hành ký hợp đồng. Hai bên sẽ cử ra đại diện của mình để ký hợp đồng, địa điểm ký thường là ở tại Công ty. Đối với mỗi hợp đồng gia công (có một hợp đồng mẫu nộp kèm theo bài) thì nội dung thường có những nội dung sau: + Tên, địa chỉ, số điện thoại, fax của hai Công ty. + Mục đích của hợp đồng. + Chủng loại hàng hoá. + Yêu cầu kỹ thuật và chất lượng. + Điều kiện giao hàng. + Thanh toán. + Kiểm tra. + Gia công. + Khiếu lại, phân xử. + Các nguyên tắc chính bắt buộc. + Các điều khoản bổ sung. Ngoài những nội dung trên hợp đồng gia công còn gồm các bản phụ lục hợp đồng, bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phụ liệu... 2.3.1.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng. Sơ đồ tổ chức thực hiện hợp. Kiểm tra, đóng gói Triển khai lệnh sx Chuẩn bị sx * Chuẩn bị sản xuất: chuẩn bị sản xuất là khâu quan trọng, có tính quyêt định của quá trình sản xuất, bảo đảm sản xuất được tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng, liên tục, đảm bảo hiệu quả của quá trình sản xuất. Chuẩn bị sản xuất của Công ty bao gồm những công việc sau : + Chuẩn bị tài liệu kỹ thuật : Tài liệu kỹ thuật liên quan tới viêc gia công hàng hoá do Công ty chuẩn bị, đối tác cung cấp và được gửi về phòng kế hoạch nghiệp vụ của Công ty. Tài liệu kỹ thuật gồm có: Một hàng mẫu gia công được gửi sang. Một bộ cắt bằng giấy mặt hàng gia công được gửi sang. Bản đinh mức tiêu hao nguyên vật liệu, phụ liệu cho một sản phẩm (có bản mẫu về tiêu hao nguyên vật liệu, phụ liệu cho một sản phẩm gia công nộp kèm theo bài) Bản tác nghiệp (do phòng kỹ thuật của Công ty chuẩn bị) trong đó gắn sẵn mẫu vải, mẫu cúc, mẫu chỉ, nhãn mác gắn nên hàng hoá. Một tài liệu trong đó có in hình mẫu sản phẩm gia công, tiêu chuẩn kích thước... do khách hàng cung cấp và được Công ty dịch ra tiếng việt và đưa tới các phòng ban chức năng (có bản mẫu của một số mặt hàng gia công nộp kèm theo bài). + Chuẩn bị vật tư : Trong trường hợp vật tư do Công ty chuẩn bị, phòng kế hoạch có nhiệm vụ chuẩn bị vật tư theo yêu cầu của khách hàng. Nếu vật tư là do khách hàng chuẩn bị thì Công ty có trách nhiệm chuẩn bị phương tiện để tiếp nhận. Việc tiếp nhận nguyên vật liệu, phụ liệu là do nhân viên phòng kế hoạch đảm nhiệm. Để nhận được nguyên vật liệu thì Công ty phải làm các thủ tục hải quan cần thiết. Một thủ tục quan trọng là phải có tờ khai nhập khẩu, packing list, invoice (có bản mẫu được nộp kèm theo bài). Tình hình nhập khẩu nguyên vật liệu của Công ty qua các năm được thể hiện qua bảng sau. H1: Bảng tình hình nhập nguyên vật liệu của Công ty. Danh mục Đơn vị tính Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Số lượng Giá trị (USD) Số lượng Giá trị (USD) Số lượng Giá trị (USD) Vải, NL May Yds 803740 1151970 1210106 1734388 819820 1419866 Phụ liệu 274130 421725 540477 Tổng 1426100 2156113 1960343 (Nguồn: phòng kế hoạch Công ty cổ phần may Nam Hà.) Qua bảng trên ta thấy số lượng và gía trị nguyên vật liệu nhập của Công ty liên tục tăng theo các năm. Năm 2002 so với năm 2001, giá trị vải, nguyên liệu may tăng 50,6% và năm 2003 so với năm 2001 tăng 23,3%. Phụ liệu gia công năm 2002 tăng so với năm 2001 là 53,8%, năm 2003 tăng so với năm 2001 là 97,2%. Việc tăng nguyên liệu, phụ liệu gia công này là do lượng hàng gia công của các năm đều tăng. Tuy nhiên, nguyên liệu và phụ liệu gia công tăng không tương ứng là do đặc điểm hàng hoá gia công ở các năm. + Lập kế hoạch gia công: Căn cứ vào khả năng sản xuất của Công ty, các quy định trong hợp đồng, tình hình nguyên vật liệu...các bộ điều độ tiến hành lập kế hoạch gia công bao gồm: kế hoạch cắt, kế hoạch sản xuất sau đó chuyển tới phân xưởng căt, phân xưởng may để tiến gia công. Một kế hoạch cắt, sản xuất của mỗi mã hàng (có mỗi số mẫu kế hoạch cắt, sản xuất của một số mã hàng nộp theo bài) là khác nhau nhưng thường gồm những nội dung sau: + Số lượng mỗi tổ phải làm. + Màu sản phẩm. + Cỡ sản phẩm. + Số lượng mỗi loại. Ngoài những nội dung trên còn phải ghi rõ ngày vào truyền, ngày trả hàng. * Triển khai gia công: Sau khi nhận được kế hoạch cắt, sản xuất, phân xưởng cắt và phân xưởng may sẽ tiến hành công việc của mình. Trong quá trình cắt, may có các công việc sau: + Theo dõi tiến độ sản xuất : Công tác theo dõi sản xuất được Công ty giao cho cán bộ điều độ phòng kế hoạch - nghiệp vụ. Trong quá trình sản xuất, các cán bộ thường xuyên lấy số liệu vào chuyền và ra chuyền may. Công tác theo dõi tiến độ sản xuất được thực hiện bằng văn bản theo từng mã hàng. Trong trường hợp tiến độ sản xuất chậm, các cán bộ cần phải tìm hiểu nguyên nhân và báo cáo kịp thời tình hình sản xuất cho trưởng phòng kế hoạch nghiệp vụ để có hướng giải quyết. + Phối hợp với khách hàng: trong quá trình sản xuất, cán bộ điều độ có trách nhiệm phối hợp với khách hàng để giải quyết các vướng mắc không những trong quá trình sản xuất mà cả trong quá trình thực hiện hợp đồng. + Phối hợp trong nội bộ. Với bộ phận phục vụ sản xuất : khâu vận chuyển nguyên phụ liệu, bán thành phẩm và cung ứng bao bì. Cán bộ điều độ cung cấp những thông tin về loại bao bì, in ấn cho bộ phận phục vụ sản xuất để cùng phối hợp thực hiện. Với phòng kỹ thuật : về định mức, thông số kỹ thuật, mẫu mã. Với bộ phận kho thành phẩm : chuyển các yêu cầu về đống gói và vệ sinh công nghiệp cùng chi tiết đóng gói thành phẩm. * Kiểm tra và đóng gói sản phẩm. Sau khi sản phẩm sản xuất xong thì Công ty phải kiểm tra xem sản phẩm làm ra có đúng yêu cầu không. Việc kiểm tra được giao cho phòng kỹ thuật của Công ty làm. Sau khi hàng hoá được kiểm tra, nếu đáp ứng yêu cầu Công ty sẽ tiến hành đóng gói sản phẩm. Việc đóng gói được giao cho bộ phận đóng gói của Công ty làm. 2.3.1.4 Giao hàng xuất khẩu. Sau khi hàng hoá đã chuẩn bi xong cán bộ xuất nhập khẩu sẽ lam các thủ tục hải quan cần thiết để xuất khẩu như: xin giấy phép xuất khẩu, tờ khai xuất khẩu (có bản mẫu nộp theo bài) , nộp lệ phí xuất khẩu. Sau khi đã làm các thủ tục cần thiết và chuẩn bị đủ hàng hoá và phương tiện Công ty sẽ tiến hành giao hàng. 2.3.1.5 Thanh toán hợp đồng. Thông thường sau khi Công ty giao hàng khoảng 10 - 15 ngày thì khách hàng sẽ thanh toán tiền gia công. Phương thức thanh toán chủ yếu hiện nay Công ty sử dụng đó là thanh toán bằng L/C. Ngoài ra đối với một số khách hàng quen thuộc của Công ty thì Công ty có thể giao hàng trước, sau đó khách hàng sẽ trực tiếp đến thanh toán cho Công ty. Phương pháp này Công ty rất ít sử dụng và chỉ dùng với những khách hàng quen thuộc. 2.3.1.6 Kết quả đạt được trong những năm vừa qua. Những năm qua, nhờ sự tích cực của lãnh đạo Công ty trong việc cải tiến sản phẩm, tìm kiếm bạn hàng và sự nỗ lực phấn đấu của công nhân viên trong Công ty. Do đó sản phẩm của doanh nghiệp bán ra trên thị trường ngày càng tăng, điều đó được thể hiện qua bảng dưới đây. H2: Sản lượng gia công của Công ty ba năm gần đây Chỉ tiêu Năm2001 Năm2002 Năm2003 Năm2002/2001 Năm2003/2002 Chênh lêch Tỷ lệ Chênh lêch Tỷ lệ SLSP(chiếc) 248604 348167 490928 99563 40% 142761 41% (Nguồn : Phòng KH-NV Công ty cổ phần may Nam Hà) Qua số liệu trên ta thấy, số lượng sản phẩm bán ra của Công ty tăng mạnh trong những năm gần đây. Năm 2001, bán ra là 248604 sản phẩm thì đến năm 2002 là 348167, tăng 99563 sản phẩm, tương đương