Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Tân Nam Việt

h vực khác nhau như tài chính, ngân hàng, nhân sự, marketing, cung ứng hàng hoá, y tế, an ninh. Thậm trí Giám đốc doanh nghiệp có thể tham gia trực tiếp vào việc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó như vấn đề tuyển dụng nhân sự. + Phó giám đốc: Là người do Giám đốc doanh nghiệp uỷ quyền Phụ trách kinh doanh của doanh nghiệp, tham gia xây dựng phương hướng, phụ trách chiến lược phát triển kinh doanh, đề xuất và tham mưu các phương án kinh doanh để đạt hiệu quả cao.Phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc giải quyết các vấn đề có liên quan trong từng lĩnh vực khi được uỷ quyền. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ quản lý vốn, giám sát mọi họat động kinh doanh của Công ty. Tổ chức công tác thống kê và hạch toán theo chế độ hạch toán nhà nước. Thanh toán các khoản với khách hàng, nộp thuế cho nhà nước và trả lãi cho ngân hàng đầy đủ, kịp thời. - Phòng kinh doanh: Chuyên nghiên cứu thị trường, thu hút khách ngày càng nhiều cho Công ty. Nghiên cứu sản phẩm của đối thủ cạnh tranh và đề ra các chiến lược kinh doanh thích hợp với sự biến động của thị trường, đồng thời còn chịu trách nhiệm giữ mối quan hệ thường xuyên với các đối tác truyền thống và công tác tổ chức quảng cáo trên các hệ thống thông tin và tạp chí. - Phòng kỹ thuật : Có nhiệm vụ lắp đăt, sửa chữa, bảo hành các máy móc, thiết bị cho khách hàng của Công ty.Tham mưu về lĩnh vực kỹ thuật cho Ban giám đốc, thường xuyên nắm bắt những thông tin mới nhằm góp phần vào việc kinh doanh đúng hướng, có hiệu quả. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty 1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán trực tiếp làm công tác kế toán tài chính theo đúng chế độ mà Nhà nước quy định, tham mưu cho Ban giám đốc, hoạch định quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Ghi chép tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ về tình hình tài sản, lao động, tiền vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Quản lý tài chính, tính toán, trích nộp đầy đủ đúng thời hạn các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước và trích lập các quỹ Công ty. Mọi công tác kế toán của Công ty được triển khai thực hiện đều do kế toán trưởng phân công và giám sát. Phòng kế toán có 4 người, mỗi thành viên kế toán có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng thống nhất trong bộ máy kế toán. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán kho và Thủ quỹ Kế toán tiền mặt và thanh toán Kế toán bán hàng Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên kế toán được phân cụ thể: + Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các công việc của phòng kế toán, lập báo cáo tài chính theo đúng thời hạn quy định. Kế toán trưởng là người có trách nhiệm bao quát toán bộ tình hình tài chính của Công ty, thông báo cụ thể cho Ban giám đốc về mọi hoạt động tài chính. + Kế toán kho và Thủ quỹ : Là người chịu trách nhiệm về tiền mặt tại quỹ, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi của thanh toán viên ghi vào sổ quỹ và đối chiếu kiểm tra với kế toán tiển mặt. Theo dõi chi tiết về hàng hoá, về tình hình biến động, tình hình nhập xuất tồn hàng hoá trong kho + Kế toán bán hàng : Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế về doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, tập hợp và phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý phát sinh trong quá trình bán hàng. + Kế toán tiền mặt và thanh toán : Là người chịu trách nhiệm thanh toán chi tiết về tiền mặt lên sổ chi tiết tiền mặt các nghiệp vụ liên quan, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ gốc, từ đó lập phiếu thu, phiếu chi cho các nghiệp vụ tiền mặt, theo dõi công nợ nội bộ, huy động vốn. Ngoài ra còn theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách hàng và các khoản tạm ứng cho nhân viên. 1.2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin. - Tổ chức hạch toán ban đầu: Công ty TNHH TM - DV Tân Nam Việt là doanh nghiệp thương mại, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC và một số văn bản pháp luật khác. Công ty sử dụng hệ thống các chứng từ về hàng tồn kho, chứng từ về tiền, chứng từ về lao động tiền lương, chứng từ về bán hàng, chứng từ về tài sản cố định. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các chứng từ do Công ty lập phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình và được Bộ tài chính chấp nhận. Việc vận dụng chứng từ kế toán phù hợp với nghiệp vụ, tổ chức chứng từ luân chuyển theo đúng phần hành, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ sử dụng. - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Công ty sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo đúng chế độ kế toán tài chính hiện hành. Các tài khoản của Công ty được chi tiết hoá theo từng đối tượng cụ thể để phù hợp với yêu cầu quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do hoạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên nên hệ thống tài khoản mà Công ty sử dụng bao gồm các tài khoản sau: Tài khoản 111 : Tiền mặt Tài khoản 112 : Tiền gửi Ngân hàng Tài khoản 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Tài khoản 141 : Tạm ứng Tài khoản 156 : Hàng hoá Tài khoản 211 : Tài sản cố định hữu hình Tài khoản 214 : Hao mòn tài sản cố định Tài khoản 311 : Vay ngắn hạn Tài khoản 331 : Phải trả cho người bán Tài khoản 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Tài khoản 3331 : Thuế giá trị gia tăng phải nộp Tài khoản 334 : Phải trả công nhân. Tài khoản 338 : Phải trả, phải nộp Tài khoản 3382 : Kinh phí công đoàn. Tài khoản 3383 : Bảo hiểm xã hội. Tài khoản 3384 : Bảo hiểm y tế. Tài khoản 411 : Vốn kinh doanh. Tài khoản 414 : Quỹ đẩu tư phát triển. Tài khoản 421: Lợi nhuận chưa phân phối. Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng. Tài khoản 521 : Chiết khấu bán hàng. Tài khoản 531 : Hàng bán bị trả lại. Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán. Tài khoản 611: Mua hàng. Tài khoản 632 : Giá vốn hàng bán. Tài khoản 635 : Chi phí hoạt động tài chính. Tài khoản 641 : Chi phí bán hàng. Tài khoản 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 711 : Thu nhập khác. Tài khoản 811: Chi phí khác. Tài khoản 911 : Xác định kết quả kinh doanh. - Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, nên các sổ sách chứng từ có liên quan là : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ và thẻ kê toán chi tiết. Công ty áp dụng cả hình thức thao tác trên các sổ sách và trên máy vi tính Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đôi số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra : Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sỏ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kê toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. - Tổ chức lập báo cáo kế toán : Báo cáo tài chính của Công ty được lập và gửi vào cuối năm tài chính, thời hạn gửi và chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính gồm có: + Bảng cân đối kế toán. + Kết quả hoạt động kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Thuyết minh báo cáo tài chính. Công ty phải nộp báo cáo tài chính cho Chi cục thuế quận Đống Đa - Hà nội. 1.2.2.3. Tổ chức kiểm tra công tác kế toán : Kế toán trưởng phải giám sát các việc của các kế toán viên, phải nắm bắt kịp thời các tình huống xảy ra để cùng Ban giám đốc xử lý. Hàng ngày, các kế toán viên khi vào sổ sách phải chính xác, đầy đủ. Việc kiểm tra kiểm soát được thực hiện theo từng tháng, quý và theo quy định của Ban giám đốc. 1.3. Thực trạng kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt. 1.3.1. Chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán trong các Công ty rất quan trọng, là sự cần thiết để phản ánh, thực hiện các công việc giao dịch, phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Khi có đầy đủ, chính xác các chứng từ, hoá đơn thì việc thực hiện các công việc sẽ trôi chảy, suôn sẻ. Hiện tại Công ty đang sử dụng các chứng từ kế toán sau: - Hoá đơn giá trị gia tăng : Hàng ngày khi khách hàng mua hàng, bộ phận kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên, đặt giấy than ghi một lần: Liên 1: Lưu tại gốc Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Giao cho kế toán theo dõi Hàng tháng kế toán căn cứ vào liên 1 của hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh vào bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng và báo cáo bán hàng chi tiết. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho: Là hoá đơn bán hàng đối với các mặt hàng không chịu thuế giá trị gia tăng. Khi khách hàng mua hàng và yêu cầu thì kế toán sẽ lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho làm 4 liên (đặt giấy than lên viết một lần): Liên 1 : Lưu tại gốc. Liên 2 : Giao cho kế toán theo dõi Liên 3 : Giao cho thủ kho Liên 4 : Giao cho khách hàng. - Phiếu xuất kho : Là phiếu dùng trong trường hợp xuất kho nội bộ hay xuất theo các hoá đơn GTGT. Sau khi thủ kho xem xét và kiểm tra hoá đơn GTGT do người mua hoặc người vận chuyển đem đến, thủ kho viết Phiếu xuất kho theo hoá đơn để giao hàng cho khách hàng . Phiếu xuất kho gồm 3 liên : Liên 1 : Lưu tại gốc Liên 2 : Giao cho kế toán theo dõi Liên 3 : Giao cho người nhận hàng. - Phiếu thu : Là phiếu dùng để chứng từ thanh toán khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, khi khách hàng thanh toán, kế toán thanh toán viết phiếu thu làm 3 liên chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt,rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Liên 1 : Lưu tại gốc Liên 2 : Giao cho thủ quỹ Liên 3 : Giao cho người nộp tiền. - Phiếu chi : Là phiếu dùng để làm chứng từ ghi sổ khi giao tiền cho những người có trách nhiệm mua hàng, thanh toán nợ, trả các chi phí cho công ty, khi phát sinh ghi phiếu thì kế toán thanh toán viết phiếu chi làm 3 liên chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt Liên 1 : Lưu tại gốc. Liên 2 : Giao cho người nộp tiền. Liên 3 : Thủ quỹ giữ dùng làm chứng từ ghi sổ. - Báo cáo bán hàng ngày : Là báo cáo dùng để báo doanh thu bán hàng ngày ở cửa hàng. Cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê hàng hoá trong cửa hàng để xác định doanh thu bán hàng trong ngày và lên báo cáo hàng nộp cho kế toán bán hàng để làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Giấy nộp tiền : Là bảng kê các loại tiền do thu ngân nộp lên về số tiền bán hàng trong ngày . Tổng số tiền trong giấy nộp tiền do thu ngân chuyển lên phải bằng với tổng số tiền bán hàng trong báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng báo cáo. Với nhữg chứng từ kế toán trên mà kế toán Công ty đang sử dụng là đầy đủ và phù hợp với tình hình, thực trạng của công ty. Các chứng từ, hoá đơn có đầy đủ chữ ký của người mua, kế toán, thủ kho, thủ quỹ phù hợp với từng loại. 1.3.2. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán. 1.3.2.1. Tài khoản sử dụng. Để phục vụ hạch toán bán hàng, kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau: + Tài khoản 151 : Hàng đang đi đường + Tài khoản 156: Hàng hoá Gồm 2 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 1561 : Giá mua hàng hoá Tài khoản 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá + Tài khoản 157 : Hàng gửi đi bán + Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Gồm 2 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 5111 : Doanh thu bán hàng hoá Tài khoản 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ + Tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại +Tài khoản 532: Giảm giá hàng bán + Tài khoản 611 : Mua hàng + Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán + Tài khoản 641 : Chi phí bán hàng + Tài khoản 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Ngoài các tài khoản trên ra Công ty còn sử dụng các tài khoản sau :TK 111, TK 112, TK131, TK 133, TK 141, TK 211, TK 214, TK 311, TK 331, TK 333, … 1.3.2.2. Trình tự hạch toán. Công ty đang hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, bán hàng dưới 3 hình thức: Bán buôn Bán gửi đại lý Bán lẻ a. Đối với trường hợp bán buôn Công ty chủ yếu bán buôn trực tiếp tại kho, khi khách hàng không có điều kiện đến lấy hoặc thuận tiện thì Công ty sẽ bán buôn theo hình thức chuyển hàng. Khi khách hàng đặt hàng thì kế toán bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn xuất hàng. Khách hàng cầm hoá đơn xuống kho để thủ kho xuất hàng theo yêu cầu. Ví dụ 1 : Ngày 17/05/2008 Công ty xuất bán trực tiếp 15 máy in laser Canon LBP 3200i cho công ty Công Thành, theo hoá đơn GTGT MA/2007B 0032546, giá bán chưa thuế 2.281.500/cái, thuế GTGT 10%. Công ty Công Thành trả 1/2 số tiền ( phiếu thu số 25), phần còn lại sau 1 tháng sẽ trả và được Công ty chấp nhận, giá vốn hàng bán 2.051.500 đồng Kế toán định khoản: a) Nợ TK 111: 18.822.375 Nợ TK 131: 18.822.375 Có TK 511 : 34.222.500 Có TK 3331 : 3.422.250 b) Nợ TK 632 : 30.772.500 Có TK 156 : 30.772.500 Sau 1 tháng Công ty Công Thành thanh toán nốt số phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 111: 18.822.375 Có TK 131 : 18.822.37 * Khi Công ty bán hàng theo hình thức chuyển hàng: Ví dụ 2 : Ngày 21/04/2008 Công ty bán chuyển hàng cho Công ty Hưng Thịnh 12 máy in laser HP 1018 với giá bán là 2.011.000đ, thuế GTGT là 10%, chi phí vận chuyển Công ty chịu và đã trả bằng tiền mặt là 300.000đ. Tiền hàng Công ty Hưng Thịnh trả sau 1 tháng và chịu lãi suất 5%, giá vốn hàng bán là 1.931.00đ Kế toán định khoản : a) Nợ TK 157: 24.132.000 Có TK 156 : 24.132.000 b) Nợ TK 641: 300.000 Có TK 111: 300.000 Khi Công ty Hưng Thịnh trả, kế toán hạch toán : Nợ TK 111 : 27.872.460 Có TK 511: 25.338.600 Có TK 3331 : 2.533.860 * Nếu sau khi hàng chuyển bán và đã xác định là tiêu thụ sau đó trả lại: Ví dụ 3: Ngày 25/05/2008 Công ty Hưng Thịnh trả lại 5 máy in laser HP 1018 đã mua ngày 21/04/2008 do lỗi kỹ thuật, khi bán cho khách hàng thì mới phát hiện ra. Công ty đồng ý nhận lại hàng. Kế toán hạch toán: a) Nợ TK 531 : 10.055.000 Nợ TK 3331 : 1.005.500 Có TK 111 : 11.060.500 Khi chuyển giá thực tế của 5 máy in trả lại, kế toán ghi; b) Nợ TK 156 : 9.655.000 Có TK 632 : 9.655.000 Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu hàng bán trả lại để xác định doanh thu thuần, kế toán ghi: Nợ TK 511 : 10.055.000 Có TK 531 : 10.055.000 * Kế toán giảm giá hàng bán: Là hàng sau khi bán, khách hàng thấy không đúng quy cách, mẫu mã, vi phạm hợp đồng mà Công ty chấp nhận thì Công ty sẽ giảm giá cho khách hàng. Ví dụ 4 : Theo ví dụ 1, ngày 20/5 Công ty Hưng Thịnh phát hiện ra có 4 máy in in laser Canon LBP 3200i sai quy cách như trong hợp đồng, Công ty đồng ý giảm giá 5% cho 4 máy trên. Kế toán hạch toán: Nợ TK 532 : 456.300 Nợ TK 3331 : 45.630 Có TK 111: 501.930 Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 511 : 456.300 Có TK 532: 456.300 * Kế toán chiết khấu thương mại : Là khoản tiền mà Công ty đồng ý giảm trừ hoặc thanh toán cho khách hàng do mua hàng theo số lượng lớn theo thoả thuận trong hợp đồng. Ví dụ 5: Theo ví dụ 1, Công ty Công Thành mua số lượng lớn máy in nên Công ty đã chiết khấu thương mại 2% cho số tiền thanh toán trước, số tiền còn nợ lại không được chiết khấu. Căn cứ vào hoá đơn, kế toán định khoản ; Nợ TK 521: 376.447 Có TK 111 : 376.447 b. Đối với hàng gửi bán đại lý Công ty đang bán gửi đại lý cho 4 Cửa hàng, 1 ở Hà nội, 1 ở Hải Phòng và 1 ở Hà Đông và 1 ở Hải Dương, số lượng máy in và linh kiện máy in gửi bán chưa nhiều, thời gian tới Công ty có kế hoạch mở rộng hàng gửi đại lý đi một số tỉnh ở miền Trung để tăng doanh số bán và thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Ví dụ 6 : Ngày 20/04/2007 Công ty xuất kho gửi bán cho Công ty Thái Hoà ở Hải Phòng 15 hộp mực in Laser HPC 3906F/EP_A, theo hoá đơn GTGT MA/2007B 0032545, trị giá hàng bán chưa thuế 861.200, thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển do Công ty trả là 330.000 ( hoá đơn đặc thù, thuế GTGT 10%), giá vốn thực tế hàng bán là 735.500 , tiền hoa hồng cho đại lý là 3%/máy. Căn cứ vào hoá đơn, kế toán định khoản: Nợ TK 111 : 13.783.506 Nợ TK 521 : 387.540 Nợ TK 1331: 38.754 Có TK 511: 12.918.000 Có TK 3331 : 1.291.800 c. Đối với trường hợp bán lẻ hàng hoá. Hàng ngày, khi bán được hàng, nhân viên bán hàng ghi vào sổ báo cáo bán hàng ngày đầy đủ, chi tiết số lượng, mẫu mã. Kế toán bán hàng căn cứ vào sổ và giấy nộp tiền của nhân viên để hạch toán. Ví dụ 5 : Ngày 19/05/2008 tổng số lượng hàng bán được là 2 máy in, 5 linh kiện máy in với tổng doanh thu là 7.266.664 đồng. Kế toán bán hàng kê vào sổ như sau: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt BÁO CÁO BÁN HÀNG HÀNG NGÀY Ngày 19 tháng 5 năm 2008 STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy in canon LBP 1210 Chiếc 1 2.203.024 2.203.024 2 Máy in EPSON LQ 300 Chiếc 1 3.718.000 3.718.000 3 Mực in Hộp 2 253.500 507.000 4 Giấy in A4 Tệp 8 42.330 338.640 5 Bảo dưỡng máy in Chiếc 2 250.000 500.000 Tổng cộng : 7.266.664 -Số tiền thực nộp: 7.266.664 -Chênh lệch: Thừa (+) : 0 Thiếu (-) : 0 Sau đó kế toán hạch toán : Nợ TK 111 : 7.266.664 Có TK 511 : 6.623.862 Có TK 3331 : 642.802. Cuối tháng kế toán bán hàng tổng hợp kết quả rồi báo cáo lên kế toán trưởng, kế toán trưởng kiểm tra lại, nắm bắt doanh số, nắm bắt những mặt hàng nào trong tháng bán được nhiều, hàng nào còn bán chậm, ….sau đó báo cáo lên Ban giám đốc để cùng tìm ra nguyên nhân và giải quyết. Trên đây là những lý luận chung về kế toán bán hàng và thực trạng kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt mà Công ty cũng dựa trên những lý luận trên để hoạt động, và qua đó ta cũng biết được những ưu điểm và nhược điểm của Công ty để phát triển những điểm mạnh và giải quyết những tồn tại. CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ CÁC Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG MÁY IN VÀ LINH KIỆN MÁY IN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TÂN NAM VIỆT 2.1. Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại công ty TNHH Tân Nam Việt. Do sự cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường ngày càng gay gắt, để tồn tại, phát triển và không ngừng mở rộng Công ty TNHH Tân Nam Việt đã có những điều chỉnh, thay đổi kịp thời phù hợp với tình hình mới của công ty cũng như nền kinh tế. Trong đó công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng được công ty thực sự coi trọng và thường xuyên củng cố, điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu quản lý do có vai trò đắc lực trong việc ra các quyết định của nhà quản lý công ty. Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý tương đối gọn nhẹ, đơn giản phù hợp với quy mô kinh doanh với những cán bộ có trình độ chuyên môn cao và tận tình, say mê với công việc. Mọi hoạt động được thực hiện dưới sự lãnh đạo của Ban giám đốc và các trưởng phòng, các phòng chức năng không ra lệnh cho nhau, chỉ phối hợp nắm bắt thông tin với nhau để kịp thời hỗ trợ cho nhau. Đối với công ty kinh doanh thương mại thì tổ chức công tác kế toán bán hàng khoa học, có hiệu quả là rất quan trọng. Cùng với sự phát triển của bộ máy quản lý, tổ chức công tác kế toán tại công ty cũng không ngừng phát triển, đặc biệt là tổ chức công tác kế toán bán hàng, có những ưu điểm và nhược điểm sau: 2.1.1. Ưu điểm Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt đáp ứng kịp thời yêu cầu của công tác quản lý, đóng góp không nhỏ vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng. Do vai trò quan trọng của kế toán nên công ty đã xây dựng bộ máy kế toán tương đối vững vàng với những kế toán viên có trình độ, được đào tạo cơ bản, trung thực, có trách nhiệm. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức, bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể dưới sự giám sát chặt chẽ của kế toán trưởng. Mỗi nhân viên được phân công một công việc cụ thể. Bộ máy kế toán đựơc tổ chức theo hình thức kế toán tập chung nên mọi công việc kế toán đựơc tiến hành ở phòng kế toán đảm bảo thuận tiện, tập trung, thống nhất, kế toán thực hiện thu thập số liệu, chứng từ, ghi chép ban đầu phục vụ cho công tác kế toán của công ty. Chính vì vậy, mặc dù có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng do việc ghi chép đầy đủ tình hình tiêu thụ nên kế toán vẫn cung cấp thông tin một cách chính xác, trung thực cho quản lý. Về tổ chức hệ thống sổ sách: Công ty tổ chức hệ thống sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ rất phù hợp với quy mô và chức năng của công ty. Theo hình thức này thì trình tự ghi sổ và việc ghi chép khá đơn giản, hệ thống chứng từ tương đối gọn nhẹ. Hệ thống sổ sách được tổ chức khá chặt chẽ, hợp lý tạo sự thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Ngoài việc hạch toán ghi chép trên sổ sách, kế toán còn thực hiện trên máy tính, tạo điều kiện thuận tiện cho công việc của kế toán viên. Về chứng từ sử dụng: Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành theo quyết định của Bộ tài chính. Công ty đã chấp hành tốt các chính sách, chế độ kế toán và thuế của Nhà nước. Các chứng từ kế toán được lập đầy đủ theo số liệu, theo quy định, đảm bảo thuận tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, lập báo cáo. Khi phát sinh các nghịêp vụ bán hàng, kế toán phản ánh đầy đủ nội dung vào các chứng từ theo mẫu quy định của bộ tài chính: Phiếu thu, hoá đơn GTGT… Mọi chứng từ kế toán đã sử dụng được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo đúng quy định của chế độ lưu trữ chứng từ và sổ sách, tài liệu kế toán của Nhà nước tạo điều kiện cho việc kiểm tra của các bộ phận có liên quan. Về tài khoản sử dụng: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới do Bộ tài chính ban hành, phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay của công ty, đồng thời mở thêm các tiểu khoản cần thiết để đáp ứng yêu cầu cập nhật chi tiết của bộ phận kế toán tổng hợp. Ngoài ra, Công ty có đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, tay nghề vững vàng, nhiệt tình, có trách nhiệm. Kế toán đã phản ánh một cách đầy đủ, trung thực, chính xác về kết quả tiêu thụ của công ty, giúp các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh của công ty. Hiện nay, công ty có nhiều máy móc, thiết bị văn phòng hiện đại để phục vụ cho công tác quản lý và công tác kế toán, giúp cho việc nắm bắt xử lý thông tin nhanh, chính xác, góp phần giải phóng sức lao động và nâng cao hiệu quả công việc. Do những ưu điểm trên mà tổ chức công tác kế toán tại công ty đã phần nào phát huy được vai trò quan trọng của kế toán trong công ty. Nhờ những thông tin chính xác kịp thời do kế toán cung cấp, Ban quản trị công ty đã có những giải pháp quan trọng, thiết thực làm gia tăng lượng hàng hoá tiêu thụ, đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng nhiều hơn. Đây là vấn đề sống còn đối với một công ty kinh doanh thương mại. 2.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm kể trên, tổ chức công tác kế toán tại công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán. Về tổ chức bộ máy kế toán: Mặc dù mỗi kế toán viên được phân công công việc cụ thể, tuy nhiên vẫn còn tồn tại sự kiêm nhiệm ở một số phần hành kế toán, điều này đã làm hạn chế việc cung cấp thông tin nhanh cho các nhà quản lý và các đối tác. Chính vì vậy, sự chồng chéo trong các phần hành này làm giảm khả năng, hiệu quả làm việc của các kế toán viên, gây khó khăn trong hạch toán, làm tốn chi phí, thời gian. Về ứng dụng máy móc thiết bị, phần mềm kế toán: Công ty đã trang bị nhiều máy móc, thiết bị phục vụ cho bộ phận kế toán nhưng vẫn chưa phát huy được hết hiệu quả. Điều này xảy ra là do việc tổ chức sử dụng chưa hợp lý cũng như việc giám sát tới các kế toán viên chưa sâu sát. Mặt khác, công ty vẫn chưa sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cho công việc hạch toán của kế toán. Về phương thức hạch toán hàng bán gửi đại lý: Khi bán hàng gửi đại lý, phần hoa hồng phải trả đại lý kế toán lại định khoản vào TK 521 “chiết khấu thương mại” chứ không định khoản vào TK 641 “ chi phí bán hàng”, điều này là sai. Cách hạch toán này phản ánh tính thiếu chính xác trong việc vận dụng các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán của các kế toán viên. Theo phương thức hạch toán này, kế toán không phản ánh được chính xác, đầy đủ và trung thực doanh thu của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và chi phí bán hàng đã bỏ ra. Điều hạn chế tiếp theo trong phương thức hạch toán hàng gửi bán đại lý là: Khi bán hàng gửi đại lý, kế toán không xác định đúng thời gian hàng hoá được tiêu thụ. Tức là khi gửi đại lý, kế toán đã xác định luôn doanh thu mà không biết hàng gửi đại lý đã được tiêu thụ chưa. Việc hạch toán này cũng là sai với quy định kế toán. Chính vì vậy mà doanh thu được phản ánh trong kỳ là thiếu chính xác. Và do đó, gây ảnh hưởng tới việc nắm bắt tình hình tiêu thụ thực tế của công ty trong kỳ cũng như chiến lược phát triển lâu dài của công ty Về việc lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là bộ phận giá trị dự tính bị giảm giá so với giá trị ghi sổ của kế to