Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần dinh dưỡng Việt Tín

000 Ngày 19 tháng 03 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu của từng loại sản phẩm hàng hoá cuối tháng phần mềm sẽ tổng hợp ra bảng tổng hợp chi tiết doanh thu hàng bán để lấy số liệu đối chiếu với sổ cái tài khoản 511. CÔNG TY CP DINH DƯỠNG VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG - Tài khoản: 511 - Tháng 3 năm 2011 STT Tên sản phẩm Số lượng (Kg) Doanh thu 1 Hỗn hợp cho gà trắng từ 1-14 ngày 5.500 52.250.000 2 Hỗn hợp cho gà trắng từ 15-28 ngày 6.200 58.900.000 3 Hỗn hợp cho gà trắng từ 28 ngày đến xuất chuồng 380 3.610.000 4 Hỗn hợp cho gà đẻ siêu trứng D2 4.000 182.000.000 5 …………………. Tổng cộng 3.896.750.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 2.5. Mẫu bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng 2.1.3. Kế toán tổng hợp về doanh thu Hàng ngày, căn cứ vào các hoá đơn chứng từ như hóa đơn GTGT, Đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi... kế toán tiến hành cập nhật chứng từ vào máy, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất số liệu vào Sổ Nhật ký chung. Bảng 2.6. Mẫu Nhật ký chung của Công ty CÔNG TY CP DINH DƯỠNG VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2011 Ngày, thángghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghisổ cái STTdòng TKđối ứng Số phát sinh (1000đ) Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2 I, Số trang trước chuyển sang 1 ……. ……. II, Phát sinh trong kỳ 2 18/03 HĐGTGT0002370 18/03 Bán thành phẩm thu tiền mặt × 3 1111 24.600.000 × 4 511 24.600.000 18/03 PXK số MN405 18/03 Xuất thành phẩm để bán × 5 632 19.538.000 × 6 1551 19.538.000 18/03 Giấy báo nợ 098/3 18/03 Thanh toán với người bán bằng chuyển khoản × 7 331 185,000 × 8 112 185,000 19/03 HĐGTGT0002371 19/03 Bán thành phẩm chưa thu tiền × 9 131 49,850,000 × 10 511 49,850,000 19/03 PXK số MN407 19/03 Xuất thành phẩm để bán × 11 632 39,000,000 × 12 1551 39,000,000 20/03 PXK số MN406 20/03 Xuất kho NVL để sản xuất × 13 621 32.750.000 × 14 152 32.750.000 22/03 HĐGTGT0002372 22/03 Bán thành phẩm thu tiền qua chuyển khoản × 15 112 24,500,000 × 16 511 24,500,000 22/03 PXK số MN408 22/03 Xuất bán thành phẩm × 17 632 18,600,000 × 18 1551 18,600,000 25/03 PC 09/24 25/03 Chi tạm ứng × 19 141 5.000.000 × 20 1111 5.000.000 27/03 HĐGTGT0002132 27/03 Hàng bán bị trả lại × 21 331 19.793.650 × 22 531 19.793.650 27/03 PNHBTL MN1231 27/03 Nhập kho hàng trả lại × 23 1552 15.328.000 × 24 632 15.328.000 28/03 HĐGTGT001912 28/03 Thanh toán tiền tạm ứng × 25 152 5.000.000 × 26 141 5.000.000 …………………. 27 III, Cộng chuyển trang sau ……. ……. Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó, số liệu từ Sổ Nhật ký chung được phần mềm kế toán chuyển vào Sổ cái tài khoản 511. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau đó đối chiếu số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết xem đã khớp đúng hay chưa. Khi số liệu đã chính xác thì số liệu đó sẽ được dùng để lập các BCTC. Mẫu Sổ Cái tài khoản 511 như sau: CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/01/2011 đến ngày 31/12/2011 Ngày, thángghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Số tiền (1000đ) Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 I, Phát sinh trong kỳ ………….. 15/03 HĐGTGT 0002369 15/03 Bán thành phẩmthu tiền qua chuyển khoản 24 112 43.752.000 18/03 HĐGTGT 0002370 18/03 Bán thành phẩm thu tiền mặt 24 1111 24.600.000 19/03 HĐGTGT 0002371 19/03 Bán thành phẩm chưa thu tiền 24 6 131 49.850.000 22/03 HĐGTGT0002372 22/03 Bán thành phẩmthu tiền qua chuyển khoản 24 10 112 24.500.000 ……….. II, -Cộng phát sinh ………… Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 2.7. Mẫu Sổ Cái tài khoản 511  2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Khi khách hàng có yêu cầu trả lại hàng, Công ty sẽ kiểm tra hàng hoá có thoả mãn các quy định về hàng hoá được trả lại hay không. Nếu hàng hoá đủ điều kiện để trả lại nhân viên công ty tiến hành thủ tục trả lại hàng cho khách. Thủ tục trả lại hàng cho khách được tiến hành qua các bước sau đây: Bước 1: Yêu cầu khách hàng lập Biên bản trả lại hàng và xuất trả lại Hoá đơn GTGT cho Công ty Bước 2: Nhân viên Công ty kiểm tra lại hàng hoá xem hàng hoá có đúng của Công ty hay không? Hàng hoá còn nguyên vẹn hay không? Hàng hoá có bị sai quy cách phẩm chất mà khách hàng nói hay không? Đồng thời kế toán thanh toán kiểm tra tình hợp lệ của Biên bản trả lại hàng và Hoá đơn GTGT. Nếu tất cả hợp lệ và có thể nhập kho hàng hoá theo quy định, Công ty sẽ tiến hành viết Phiếu Nhập kho và nhập kho số hàng khách hàng trả lại. Bước 3: Nếu trong kho còn hàng theo đúng yêu cầu của khách và của hoá đơn sẽ tiến hành thủ tục xuất kho giao hàng cho khách tương tự như trường hợp xuất bán. Nếu trong kho không còn hàng sẽ viết giấy hẹn khách ngày giao hàng. Tất cả các chế độ khuyến mại và hậu mãi vẫn được Công ty thực hiện như lần đầu. Mẫu phiếu nhập hàng bán bị trả lại của Công ty như sau: Bảng 2.8. Mẫu phiếu nhập hàng bán bị trả lại CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN PHIẾU NHẬP HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Ngày 27 tháng 03 năm 2011 Số: MN 1231 Người giao hàng: Huỳnh Anh Tuấn Đơn vị: KBG004 - Huỳnh Anh Tuấn Địa chỉ: Đồng Tâm – Yên Thế - Bắc Giang Số hóa đơn: Seri: Ngày: / / Nội dung: Nhập lại hàng 512 NSX 17/3 + 8/3 Tài khoản có: 131111 – Phải thu ngắn hạn khách hàng (KD cám) STT Mãkho Mã vật tư Tên vật tư TK Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 THP V51225 HH cho gà trắng từ 29-42 ngày tuổi 1552 Kg 625 8.790 5.493.750 2 THP V51225 HH cho gà trắng từ 29-42 ngày tuổi 1552 Kg 1450 9.862 14.299.900 Tổng thuế 0 Tổng cộng 19.793.650 Bằng chữ: mười chín triệu, bảy trăm chín mươi ba nghìn, sáu trăm năm mươi đồng chẵn Ngày 27 tháng 03 năm 2011 Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  2.2.2. Kế toán chi tiết các khoản giảm doanh thu Sau mỗi nghiệp vụ giảm trừ doanh thu, căn cứ vào phiếu nhập hàng bán bị trả lại kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu lên sổ chi tiết 531-hàng bán bị trả lại được mở chi tiết cho từng loại sản phẩm hàng hoá. Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn của từng loại sản phẩm hàng hoá cuối tháng phần mềm kế toán sẽ tổng hợp ra bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán làm căn cứ đối chiếu với sổ cái tài khoản 531. Bảng 2.9. Mẫu Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại của Công ty CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN SỔ CHI TIẾT HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI - Tài khoản: 531 - Tên sản phẩm: Hỗn hợp cho gà trắng từ 29-42 ngày tuổi Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Doanh thu Số hiệu Ngàytháng Số lượng (Kg) Đơn giá(VNĐ) Thành tiền(VNĐ) A B C D E 1 2 3 Số phát sinh trong kỳ 27/03 MN1231 27/03 Bán thành phẩm chưa thu tiền 331 625 8.790 5.493.750 Cộng số phát sinh trong kỳ 5.493.750 Ngày 19 tháng 03 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI - Tài khoản: 531 - Tháng 3 năm 2011 STT Tên sản phẩm Số lượng (Kg) Giá vốn hàng bán 1 HH cho gà trắng từ 29-42 ngày tuổi 625 5.493.750 2 HH cho gà trắng từ 29-42 ngày tuổi 1.450 14.299.900 Tổng cộng 19.793.650 Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 2.10. Mẫu Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán bị trả lại của Công ty2.2.3. Kế toán tổng hợp các khoản giảm doanh thu Căn cứ vào các hoá đơn chứng từ như hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, phiếu chi... kế toán tiến hành cập nhật chứng từ vào máy, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất số liệu vào Sổ Nhật ký chung. Sau đó, số liệu từ Sổ Nhật ký chung được phần mềm kế toán chuyển vào Sổ cái tài khoản 531. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái, đối chiếu số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết xem đã khớp đúng hay chưa. Bảng 2.11. Mẫu Sổ cái tài khoản 531 của Công ty CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 531 – Hàng bán bị trả lại Từ ngày 01/01/2011 đến ngày 31/12/2011 Ngày, thángghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Số tiền (1000đ) Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 I, Phát sinh trong kỳ 27/03 HĐGTGT 0002369 27/03 Hàng bán bị trả lại 24 331 19.793.650 II, -Cộng phát sinh 19.793.650 Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)  2.3. Kế toán giá vốn hàng bán 2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Quy trình luân chuyển chứng từ cụ thể như sau: trong các nghiệp vụ bán hàng, khách hàng có nhu cầu sẽ đến đặt hàng trực tiếp hoặc fax đơn hàng cho Công ty. Nhân viên bán hàng sau khi nhận được đơn hàng sẽ trình thủ kho yêu cầu được xuất hàng. Kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho xin chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng, sau đó thủ kho tiến hành xuất hàng và lập biên bản giao hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán hàng tồn kho sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết thành phẩm, cuối tháng tổng hợp số liệu ở sổ chi tiết thành phẩm lên bảng tổng hợp chi tiết thành phẩm. Khi Công ty có nghiệp vụ xuất bán hàng hóa, thủ kho Công ty lập phiếu xuất kho.  PHIẾU XUẤT KHO CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN Ngày 19 tháng 03 năm 2011 Số: MN407 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thế Nguyện Đơn vị: Đại lý Bán hàng Địa chỉ: 225 Phố Vân Trì- Đông Anh- Hà Nội Lý do xuất kho: Xuất bán Tài khoản nợ: 1311- phải thu ngắn hạn STT Mã kho Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=2*3 1 VIL HH cho gà đẻ siêu trứng D2 Kg 500 500 5.500 2.750.000 2 VIL HH cho gà lông màu từ 1-XC Kg 1250 1250 6.200 7.750.000 3 VIL HH cho gà trắng từ 1-14 ngày Kg 3800 3800 7.500 28.500.000 Tổng cộng 39.000.000 Số chứng từ gốc kèm theo: 02 Ngày 19 tháng 03 năm 2011 Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 2.12. Mẫu phiếu xuất kho của Công ty 2.3.2 Kế toán chi tiết Giá vốn hàng bán Sau mỗi nghiệp vụ xuất kho, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu lên sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết thành phẩm được mở chi tiết cho từng loại sản phẩm hàng hoá. Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn của từng loại sản phẩm hàng hoá cuối tháng phần mềm kế toán sẽ tổng hợp ra bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán làm căn cứ đối chiếu với sổ cái tài khoản 632. Bảng 2.13. Mẫu sổ chi tiết giá vốn hàng bán của Công ty CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN - Tên sản phẩm: Hỗn hợp cho gà đẻ siêu trứng D2 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Ghi nợ TK 632 Ghi có TK 632 Số hiệu Ngày tháng 154 155 Tổng nợ 155 Tổng có A B C 1 2 3 4 5 6 7 Phát sinh trong kỳ …………. PXK sốMN403 15/03 Xuất bán thành phẩm 2.000 5.500 11.000.000 11.000.000 PXK sốMN405 18/03 Xuất bán thành phẩm 1.500 5.500 8.250.000 8.250.000 PXK sốMN407 19/03 Xuất bán thành phẩm 500 5.500 2.750.000 2.750.000 PXK sốMN408 22/03 Xuất bán thành phẩm 3.500 5.500 19.250.000 19.250.000 ……….. Tổng cộng ………… ………… ……….. ………. ………. ………. Ngày 19 tháng 03 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 2.14. Mẫu Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán của Công ty CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN - Tài khoản: 632 - Tháng 3 năm 2011 STT Tên sản phẩm Số lượng (Kg) Giá vốn hàng bán 1 Hỗn hợp cho gà trắng từ 1-14 ngày 5.500 41.250.000 2 Hỗn hợp cho gà trắng từ 15-28 ngày 6.200 46.500.000 3 Hỗn hợp cho gà trắng từ 28 ngày đến xuất chuồng 380 2.850.000 4 Hỗn hợp cho gà đẻ siêu trứng D2 4.000 22.000.000 5 HH cho gà trắng từ 29-42 ngày tuổi (625) (4.218.750)   6  HH cho gà trắng từ 29-42 ngày tuổi (1.450) (10.150.000) 7 ………………… Tổng cộng 2.126.750.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.3. Kế toán tổng hợp về GVHB Hàng ngày, căn cứ vào các hoá đơn chứng từ như hóa đơn GTGT, Đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi... kế toán tiến hành cập nhật chứng từ vào máy, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất số liệu vào Sổ Nhật ký chung. Mẫu sổ Nhật ký chung của Công ty được minh họa trên mục kế toán tổng hợp về doanh thu (trang 26). Căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký chung, các dữ liệu được chuyển sang Sổ Cái tài khoản 632. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau đó đối chiếu số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết xem đã khớp đúng hay chưa. Khi số liệu đã chính xác thì số liệu đó sẽ được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Bảng 2.15. Mẫu Sổ Cái tài khoản 632 của Công ty CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/01/2011 đến ngày 31/12/2011 Ngày, thángghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Số tiền (1000đ) Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 I, Phát sinh trong kỳ ………….. 15/03 PXK số MN403 15/03 Xuất bán thành phẩm 24 155 35.800.000 18/03 PXK số MN405 18/03 Xuất bán thành phẩm 24 155 19.538.000 19/03 PXK số MN407 19/03 Xuất bán thành phẩm  24 7 155 39.000.000 22/03 PXK số MN408 22/03 Xuất bán thành phẩm 24 11 155 18.600.000 ……….. II, -Cộng phát sinh ………… Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.4. Kế toán chi phí bán hàng 2.4.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Hoạt động bán hàng là hoạt động tạo ra nguồn thu chính của Công ty nên các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng phát sinh nhiều. Cụ thể chi phí bán hàng bao gồm như sau: Chi phí nhân viên bán hàng: Chi phí này bao gồm tiền lương của nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng, tiền công tác phí phục vụ cho bán hàng. Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Bao gồm chi phí văn phòng phẩm như giấy, mực in, bút... Chi phí khấu hao: Kế toán tính khấu hao cho các tài sản phục vụ công tác bán hàng như hệ thống máy tính, máy photo, máy in, xe vận chuyển... Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các chi phí điện, nước, tiền thuê xe, thuê bốc xếp, chi quảng cáo, bảo hiểm hàng hoá, chi phí mở L/C... Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán tập hợp các chi phí phát sinh trên tài khoản 641 – Chi phí bán hàng. Những khoản chi này đều được kế toán lập phiếu chi; hoặc Công ty trả tiền chi phí thông qua TK tiền gửi tại Ngân hàng. Các phiếu chi được đánh số theo thứ tự liên tục. Chi phí về khấu hao TSCĐ sẽ được phần mềm kế toán tự động phân bổ vào Phiếu kế toán khác, cuối tháng số liệu này được chuyển lên Sổ cái TK 641- Chi phí bán hàng. Căn cứ vào Hóa đơn giá trị gia tăng, Bảng chấm công và Bảng thanh toán lương, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ,…kế toán phản ánh chi phí bán hàng vào các Phiếu kế toán trên phần mềm kế toán. Cuối tháng số liệu được chuyển lên Sổ cái TK 641- Chi phí bán hàng. Quy trình lập luân chuyển chứng từ của hoạt động bán hàng được thực hiện thống nhất như sau: Nhân viên bộ phận bán hàng tạm ứng để thực hiện các hoạt động. CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 24 tháng 03 năm 2011 Kính gửi: Phòng Kế toán Tên tôi là: Cao Thị Hiệp Địa chỉ: Bộ phận bán hàng Đề nghị tạm ứng số tiền: 5.000.000 đ Bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn Lý do: Tạm ứng mua văn phòng phẩm, dụng cụ Thời hạn thanh toán: 15/02/2011 Ngày 24 tháng 03 năm 2011 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 2.16. Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng Công ty  Căn cứ vào giấy tạm ứng kế toán lập phiếu chi: Bảng 2.17. Mẫu phiếu chi của Công ty CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN Số phiếu: PC09/24 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN Tài khoản: 1111 TK đối ứng: 141 PHIẾU CHI Ngày 25 tháng 03 năm 2011 Người nhận tiền: Cao Thị Hiệp Địa chỉ: Bộ phận bán hàng Lý do: Tạm ứng mua văn phòng phẩm, dụng cụ Số tiền: 5.000.000 đ Bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn Kèm theo: 0 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền( Viết bằng chữ): Năm triệu đồng chẵn. Ngày 25 tháng 03 năm 2011 Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi kế toán lập Phiếu chi, thực hiện thủ tục ký duyệt bao gồm người lập phiếu chi, kế toán trưởng và chuyển cho Thủ quỹ thanh toán, người nhận tiền nhận tiền, ký vào phiếu chi. Sau khi thực hiện hoạt động, nhân viên bán hàng tập hợp các chứng từ, hoá đơn có liên quan như: Bảng 2.18 Mẫu hóa đơn GTGT của Công ty bán hàng Công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà 25 Lý Thường Kiệt, Hà Nội HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT-5LL-01 Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu: AA/2009T Ngày 27 tháng 03 năm 2011 Số hóa đơn: 001912 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà Địa chỉ: 25 Lý Thường Kiệt, Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Cao Thị Hiệp Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Dinh Dưỡng Việt Tín Địa chỉ: 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1. 2. 3. 4. 5. Bút bi Giấy vệ sinh Khăn lau Bút xóa Băng dính Cái Túi Cái Cái Cuộn 200 110 60 50 50 2.000 19.504 10.000 15.000 15.000 400.000 2.145.450 500.000 750.000 750.000 Cộng tiền hàng: 4.545.455 đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 454.545 đ Tổng cộng tiền thanh toán: 5.000.000 đ Số tiền viết bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký tên,ghi rõ họ tên) (Ký tên,ghi rõ họ tên) (Ký tên,ghi rõ họ tên) Bảng 2.19. Mẫu Giấy thanh toán tiền tạm ứng của Công ty CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 28 tháng 03 năm 2011 Họ tên người thanh toán: Cao Thị Hiệp Bộ phận công tác : Bộ phận bán hàng Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền I - Số tiền tạm ứng 5.000.000đ 1. Số tạm ứng đợt trước chưa chi hết 2. Số tiền kỳ này - Phiếu chi PC09/24 ngày 25/03/2011 5.000.000đ - Phiếu chi số ngày II - Số tiền đã chi 5.000.000đ 1. Hóa đơn số 001912 ngày 27/03/2011 5.000.000 2. Chứng từ số ngày III - Chênh lệch 1. Số tạm ứng không chi hết ( I - II) 2. Chi quá số tạm ứng ( II - I) Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên bộ phận bán hàng căn cứ bảng chấm công và bảng phân phối tiền lương. Bảng 2.20. Mẫu Bảng chấm công của Công ty CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN BẢNG CHẤM CÔNG Bộ phận bán hàng Tháng 03/2011 STT Họ và tên Ngày trong tháng Số ngàycông 1 2 3 … 27 28 1 Nguyễn Văn Thành X x x x X 24 2 Lê Thu Hằng X x x 0 0 24 3 Cao Thị Hiệp X x 0 x 0 23 Cộng Người chấm công Trưởng bộ phận (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Cuối tháng, trưởng bộ phận căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ để tính lương cho tổng số lao động trong bộ phận của mình. Sau khi tính lương cho tổng số lao động trong bộ phận, trưởng bộ phận lập bảng phân phối lương cho từng người. Sau đó, kế toán tiến hành chi tiền để thanh toán tiền lương cho cán bộ trong bộ phận, các cán bộ trong bộ phận nhận lương và ký xác nhận vào bảng thanh toán lương. Căn cứ vào các chứng từ của bộ phận chuyển lên, kế toán phụ trách về phần hành tiền lương kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ đồng thời kiểm tra việc ghi chép và tính toán trên các Bảng phân phối tiền lương. Mẫu Bảng thanh toán tiền lương và Bảng phân bổ tiêng lương & bảo hiểm xã hội của Công ty như sau: Bảng 2.21. Mẫu Bảng thanh toán tiền lương của Công ty CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 03/2011 S T T Họ và tên Bậc lương Hệ số Lương sản phẩm Lương thời gian Nghỉ việc ngừng việc hưởng % lương Phụ cấp thuộc quỹ lương Phụ cấp khác Tổng số Tạm ứng kỳ I Câc khoản phải khấu trừ vào lương Kỳ II được nhận Số SP Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền BHXH … Thuế TNCN Cộng Số tiền Ký nhận A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 C 1 2 Cộng Tổng số tiền (viết bằng chữ):………………………………………. Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 2.22 Mẫu Bảng phân bổ tiêng lương & bảo hiểm xã hội của công ty CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI Tháng 03/2011 S T T Ghi có TK Đối tượng sử dụng TK 334-Phải trả người lao động TK 338-Phải trả, phải nộp khác TK 335 chi phí phải trả Tổng cộng Lương Các khoản khác Cộng có TK 334 Kinh phí công đoàn Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Cộng có TK 338 A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 7 TK 622- CP nhân công trực tiếp …………. TK 627- CP sản xuất chung …………. TK 641- CP bán hàng TK 642- CP quản lý doanh nghiệp TK 334- phải trả người lao động TK 338- phải trả phải nộp khác ………………. Cộng Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng Kế toán lập sổ chi tiết chi phí bán hàng để theo dõi toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh tại Công ty, cuối tháng thì phần mềm kế toán tiến hành cộng sổ để đối chiếu với Sổ cái TK 641. Bảng 2.23. Mẫu Sổ chi tiết chi phí bán hàng của Công ty CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Loại chi phí: Chi phí dụng cụ, đồ dùng Tháng 03/2011 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có PC09/24 25/03 Xuất dùng giấy than, bút, đinh ghim giấy 152 2.114,4 PC 10/24 25/03 Mua bao bì 1111 5.204 ... ... ... ... .. HĐGTGT 024897 28/03 Mua giấy in, mực in dùng ngay 331 25.506. ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh … … Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  2.4.3. Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng Căn cứ vào phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương… kế toán tiến hành cập nhật chứng từ vào máy, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất số liệu vào Sổ Nhật ký chung. Sau đó, số liệu từ Sổ Nhật ký chung được chuyển vào Sổ cái TK 641. Mẫu Sổ Nhật ký chung được trình bày như phần trên. Dưới đây là trình tự ghi Sổ cái TK 641. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng Sổ cái để đối chiếu với Sổ chi tiết chi phí bán hàng. CÔNG TY CP DD VIỆT TÍN 54/395 Lạc Long Quân-Nghĩa Đô-Cầu Giấy-HN SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 641 – chi phí bán hàng Từ ngày 01/01/2011 đến ngày 31/12/2011 Ngày, thángghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Số tiền (1000đ) Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 I, Phát sinh trong kỳ ………….. 25/03 PC09/24 25/03 Mua văn phòng phẩm 24 6 1111 2.114,4 25/03 PC 10/24 25/03 Mua bao bì 24 10 1111 5.204 27/03 HĐGTGT 569 27/03 Thuê xe, thuê bốc xếp hàng hoá 24 331 5.000 28/03 HĐGTGT 024897 28/03 Mua giấy in, mực in 24 331 25.506 …………. II, -Cộng phát sinh … … Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 2.24 Mẫu Sổ cái chi phí bán hàng của Công ty 2.5. KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 2.5.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được phân loại tương tự như chi phí bán hàng. Do đó nó cũng bao gồm những loại sau: Chi phí lương của bộ phận quản lý Chi phí dụng cụ, đồ dùng dùng trong bộ phận quản lý: Bao gồm chi phí văn phòng phẩm như giấy, mực in, bút... Chi phí khấu hao: Kế toán tính khấu hao cho các tài sản phục vụ hoạt động quản lý như hệ thống máy tính, máy photo, máy in, xe đưa đón công nhân viên... Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các chi phí điện, nước, tiền thuê xe... Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tập hợp các chi phí phát sinh trên