Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tam Sơn

. Thứ ba: Mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản mục chi phí của Công ty Thứ tư: Theo dõi chi tiết các khoản cá nhân tạm ứng phục vụ cho công tác Thứ năm: Mở sổ công văn và phai lưu công văn đi và đến của Công ty Thứ sáu: Tập hợp số liệu kế toán vào cuối tháng, chuyển cho phụ trách kế toán lên báo cáo tổng hợp *Thủ kho: Có nhiệm vụ và trách nhiệm như sau: Thứ nhất: Có trách nhiệm quản lý hàng hóa vật tư, vật liệu tài sản trong kho, không để mất mát hay hư hỏng. Thứ hai: Mở sổ kho, thẻ kho theo dõi chi tiết nhập, xuất, tồn từng loại hàng hóa, vật tư về số lượng, chủng loại, cuối tháng có xác nhận với kế toán kho. Thứ ba: Khi nhập kho phải căn cứ phiếu nhập do thủ kho phát hành hay bộ phận bán hàng đề xuất vào sổ theo dõi Thứ tư: Khi xuất kho phải căn cứ vào phiếu xuất (biên bản giao nhận hàng hóa) phải có xác nhận của bộ phận bán hàng, xác nhận của người nhận hàng vào sổ theo dõi. Thứ năm: Mở sổ theo dõi nhập xuất trong ngày. Có xác nhận của bộ phận liên quan. *Kế toán: Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Nhiệm vụ: Thứ nhất: Phụ trách chung về kế toán tài chính, quản lý tổng hợp hoạt động kinh tế Thứ hai: Báo cáo tổng hợp hoạt động kinh doanh, phân tích, theo dõi, hướng dẫn kế toán viên làm tốt công tác kế toán thống kê Cuối tháng, quý, năm: Báo cáo bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo chi tiết các chỉ tiêu tài chính kế toán Trách nhiệm: Thứ nhất: Theo dõi chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa lên bảng tổng hợp hàng tháng và đối chiếu với thủ kho Thứ hai: Theo dõi giá vốn hàng bán, công nợ phải trả, kế toán tiền lương Bộ phận kinh doanh * Nhân viên bán hàng: Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Thứ nhất: Có trách nhiệm quản lý tài sản hàng hóa đang được trưng bày Thứ hai:Có nhiệm vụ thống nhất với khách hàng về chủng loại hàng hóa, đơn giá, phương thức vận chuyển, hình thức thanh toán…và làm các công việc để hoàn thành đơn hàng tốt nhất. Thứ ba: Làm sổ nhật ký để theo dõi khách hàng, theo dõi công nợ, doanh thu và đối chiếu thường xuyên với kế toán. Thứ tư: Có trách nhiệm thu hồi công nợ theo sự quản lý của từng nhân viên đối với khách hàng. * Nhân viên trực bộ phận: Có nhiệm vụ và trách nhiệm như sau: Thứ nhất: Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng ( bằng điện thoại hoặc thư đề nghị) Thứ hai: Căn cứ lượng hàng tồn kho của Thủ kho, xác lập đơn đặt hàng Thứ ba: Lập sổ nhật ký bán hàng để theo dõi khách hàng, số lượng hàng bán, doanh thu, theo dõi vận chuyển. Thứ tư: Lập bảng theo dõi khách hàng theo từng khu vực để kết hợp nhân viên thị trường thúc đẩy việc bán hàng, đốc thúc công nợ. *Nhân viên phát triển thị trường: Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Thứ nhất: Kiểm soát sự phát triển của thị trường, đồng thời có nhiệm vụ hướng dẫn các khách hàng hiểu rõ những nội dung và chính sách của Công ty đối với các khách hàng cụ thể trong từng thời điểm yêu cầu. Các nhân viên thị trưởng phải có trách nhiệm báo cáo các vấn đề liên quan đến thị trường cho Trưởng bộ phận và Giám đốc trong các thời điểm cụ thể. Thứ hai: Báo cáo hàng ngày về tình hình thị trường Thứ ba: Đối chiều công nợ khách hàng thường xuyên và khớp với kế toán Thứ tư: Kiểm tra tình hình bày mẫu trưng bày tại các cửa hàng Thứ năm: Đánh giá việc phát triển khu vực, từng bạn hàng để Công ty có những biện pháp hợp lý * Nhân viên giao nhận hàng của Công ty: có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Thứ nhất: Phải có trách nhiệm kiểm tra lại hàng hóa khi nhận cũng như khi giao hàng.Mọi trường hợp gây thất thoát, tổn thất đều phải bồi thường cho Công ty Thứ hai: Có trách nhiệm bảo quản tài sản được giao, thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng và luôn duy trì tài sản ở tình trạng tốt Thứ ba: Khi giao và nhận hàng phải trực tiếp kiểm tra, giám sát về số lượng, chủng loại và thay mặt Công ty xác nhận với bên cung cấp. Đồng thời khi giao hàng phải có sự xác nhận của thủ kho về lượng hàng hóa nhập Thứ tư: Ta có thể mô tả tổ chức bộ máy của công ty qua sơ đồ sau: Giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng trưng bày và bán sản phẩm Kho bãi Sơ đồ số 1:Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Tam sơn Bộ máy quản lý của Công ty gồm các phòng ban và kho bãi có chức năng và nhiệm vụ riêng nhưng hoạt động đều thống nhất dưới sự điều hành giám sát của Giám đốc công ty, thường xuyên có sự phối hợp tương trợ nhau để cùng phát triển. 1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tam sơn 1.4.1 Tổ chức công tác kế toán Hiện nay , Công ty đang sử dụng chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/ NĐ – CP ngày 31/05/2004 của Chính Phủ. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng gồm 5 chỉ tiêu sau: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu tài sản cố định. Các tài khoản kế toán mà hiện nay Công ty đang áp dụng theo QĐ 15/ 2006/ QĐ – BTC. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của Công ty, sau khi đã xác định được số lượng tài khoản áp dụng của đơn vị, chủ Doanh nghiệp và Kế toán trưởng đã quy định cụ thể nội dung và phương pháp ghi chép phù hợp ở các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết trên cơ sở tuân thủ chế độ Kế toán đã ban hành. Hiện nay Công ty cổ phần Tam sơn đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức mà Công ty đã áp dụng trong nhiều năm qua do tính tiện ích và phù hợp của nó. Công ty cũng đã có sự thay đổi phù hợp với cả sự thay đổi của chế độ kế toán đang hiện hành theo QĐ số 15 / 2006 / QĐ – BTC . Công ty cũng đang sử dụng phần mềm kế toán thông dụng hiện nay là phấn mềm kế toán FAST 2006 phiên bản mới nhất. Ta có thể mô hình hóa trình tự ghi sổ như Sơ đồ 2: Sơ đồ 2: Trình tự ghi Sổ Kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ Cái tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Chú thích: Ghi trong kì Ghi cuối kì Quan hệ đối chiếu Hàng tháng Công ty lập báo cáo tài chính kế toán để nộp cho các cơ quan quản lý như : sở kế hoạch đầu tư, cục thuế, phòng thống kê, ngân hàng giao dịch và lưu nội bộ. Hiện nay hệ thống báo cáo tài chính của công ty đang sử dụng các báo cáo kế toán sau: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Cuối tháng kế toán bán hàng sau khi đã kiểm tra toàn bộ sổ chi tiết bán hàng, công nợ khách hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và đối chiếu với sổ cái để báo cáo cho kế toán trưởng. Còn kế toán kho cũng kiểm tra sổ chi tiết hàng hóa, bảng kế nhập – xuất – tồn đối chiếu với Nhật Ký – Sổ Cái và cũng báo cáo cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng sau đó lại xem xét, kiểm tra đối chiếu 1 lần nữa và hoàn tất báo cáo tài chính thông qua bảng cân đối số phát sinh. Trình tự kế toán bán hàng được phản ánh như sau Sơ đồ 3: Trình tự Kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Tam sơn Hoá đơn giá trị gia tăng Sổ bán hàng Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết các khoản phải thu Chú thích: Ghi trong ki Quan hệ đối chiếu  Phần hành của kế toán kho: Tại Công ty Cổ phần Tam Sơn, các loại hàng hóa chủ yếu có giá trị không quá lớn. Mặt khác, các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên( bán buôn và bán lẻ ), do đó công ty không có điều kiện theo dõi ghi chép từng nghiệp vụ xuất. Vì vậy công ty sử dụng phương pháp hạch toán kiểm kê định kỳ. Khi hàng hóa được mua về và vận chuyển tới kho để nhập, thủ kho sau khi kiểm hàng và cho nhập kho, ký vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho. Định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho lấy chứng từ về phòng kế toán, căn cứ vào các chứng từ có liên quan vào các bảng kê nhập hàng hóa, vào các sổ kế toán chi tiết.Cuối tháng, tổng hợp trên bảng kê nhập hàng hóa vào Nhật ký - Sổ cái Cuối kỳ (cuối năm), sau khi kiểm kê số hàng hóa tồn kho thực tế, kế toán kho tính ra số xuất trong kỳ dựa vào đơn giá bình quân gia quyền, vào các sổ kế toán chi tiết hàng hóa và vào Nhật ký - Sổ cái. Trình tự kế toán kho được phản ánh như sau Sơ đồ 4: Trình tự Kế toán kho tại Công ty Cổ phần Tam sơn Phiếu nhập kho Số chi tiết hàng hóa Bảng kê nhập hàng hóa Chứng từ ghi sổ Kiểm kê cuối kỳ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Chú thích: Ghi trong kì Ghi cuối kì 1.4.2 Tổ chức bộ máy kế toán Qua tìm hiểu ở trên chúng ta cũng đã biết Công ty Cổ phần Tam sơn là một doanh nghiệp kinh doanh nhỏ. Tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, tập trung chính vì vậy mà tổ chức bộ máy kế toán của công ty cũng có hình thức phù hợp tương ứng. Bộ máy tổ chức kế toán của công ty là một bộ phận gồm 3 kế toán, có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý về mặt tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của công ty dưới hình thái tiền tệ. Các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, thực hiện các chế độ về kế toán và thống kê. Ngoài ra bộ phận kế toán còn trực tiếp bán hàng cho khách hàng. Tại công ty, một người là kế toán trưởng, đã đảm nhiệm toàn bộ các công việc của các phần hành kế toán. Các kế toán còn lại là kế toán bán hàng, kế toán kho thì định kỳ chuyển các chứng từ hạch toán ban đầu về cho kế toán trưởng . Khi nhận được các chứng từ hạch toán ban đầu, kế toán trưởng kiểm tra tính đúng đắn, hợp pháp của các chứng từ, phân loại và hạch toán vào các sổ sách có liên quan. Các công việc của các phần hành được phân công như sau: - Kế toán trưởng chỉ đạo chung và phụ trách phần hành kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp, kế toán tiêu thụ. - Kế toán còn lại phụ trách các phần hành: kế toán bán hàng, kế toán kho Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán có thể được thể hiện như sau Sơ đồ 5 Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán tại Công ty Cổ phần Tam sơn Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán kho CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TAM SƠN 2.1 Kế toán hàng hóa Hiện nay Công ty đang sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cho từng loại hàng hoá để xác định giá vốn hàng xuất bán. Khi áp dụng phương pháp này, kế toán phải tính được giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kỳ theo công thức: Đơn giá mua Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng bình quân của hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ hàng hoá = luân chuyển Số lượng hàng hoá + Số lượng hàng hoá trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá thực tế Số lợng hàng đơn giá = * hàng hoá xuất kho hoá xuất kho bình quân Sau khi tính được giá thực tế hàng hoá xuất kho của từng loại, kế toán bán hàng sẽ tổng hợp giá trị thực tế của từng loại hàng hoá xuất kho để ghi vào NKC Nợ TK 632 Có TK 156 Cuối kỳ kế toán lập bảng kê số 8 ‘tổng hợp Nhập xuất tồn ‘ sau khi đã xác định giá thực tế của hàng hoá xuất kho. Bảng kê này được mở chi tiết theo từng loại hàng hoá, mỗi dòng trên bảng kê phản ánh về tình hình “Nhập xuất tồn” về mặt giá trị của mỗi loại hàng hoá. 2.2 Kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán. Để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Kế toán sử dụng TK 511 – “ Doanh thu ”. Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT không bao gồm thuế GTGT phải nộp. Kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi doanh thu của từng hoạt động kinh doanh ( doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi…) Để tránh ghi nhầm chứng từ nhiều lần dẫn đến bị ghi trùng nghiệp vụ nên tất cả các khoản doanh thu dù thu được tiền ngay hay chưa thu được tiền, kế toán đều hạch toán thông qua tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Sau đó, khi thu được tiền thì kế toán tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng sẽ ghi số liệu sau. Ví dụ: khi có nghiệp vụ xuất hàng diễn ra thì kế toán phải thực hiện các bước sau: - Căn cứ vào Hóa đơn GTGT kế toán ghi bút toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 333.1 Để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 511, TK 333.1 và các tài khoản có liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 131. VD: Trong tháng 4-20026 Công ty bán hàng cho Bà Hồng Trang ở Cầu Giấy theo hoá đơn số 1237 ngày 6 tháng 4 ông này đã thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng theo định khoản Nợ TK 111 7.894.998 Có TK 511 7.177.271 Có TK 333.1 717.727 * Kế toán hàng gửi bán: Trong trường hợp này, kế toán phản ánh hoàn toàn giống như khi bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp, tức là khi khách hàng chấp nhận mua hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán lập bút toán phản ánh doanh thu, giá vốn không sử dụng TK 157 - Hàng gửi bán. * Hạch toán hàng bán bị trả lại: Nếu hàng hóa bán ra không đúng hợp đồng bên mua trả lại hàng, kế toán phản ánh như sau: - Căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hoá hoặc hóa đơn GTGT bên mua trả lại kế toán ghi giảm doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531: Doanh thu hàng bán bị trả lại. Nợ TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp. Có TK 131: Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại. - Căn cứ phiếu nhập kho hàng trả lại phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng bị trả lại: Nợ TK 156.1: Trị giá vốn bán hàng bị trả lại nhập kho. Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán bị trả lại. * Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá. Kế toán lập Hóa đơn cho hàng hóa để xác định doanh thu và thuế GTGT phải nộp, đồng thời lập một phiếu thu cho toàn bộ hàng bán lẻ trong ngày. Số hàng này kế toán theo dõi trên TK 131 - Căn cứ hóa đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 131 (chi tiết từng khách hàng): Tổng giá thanh toán. Có TK 511.1: Doanh thu bán hàng chưa thuế. Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp. - Bút toán xác định giá vốn: Nợ TK 632: Tập hợp trị giá vốn của hàng đã bán lẻ. Có TK 156: Trị giá vốn hàng xuất kho. Các loại sổ thể hiện kế toán doanh thu, giá vốn hàng bán được máy tính tự động tính toán và cho vào các sổ cần thiết. Khi nào muốn xem các sổ hay báo cáo này thì ta chỉ việc vào màn hình giao diện rồi chọn mục Báo cáo, chọn Sổ Cái TK , báo cáo bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo bán hàng, hay các sổ chi tiết các TK, Bảng kê GTGT.. Khi đó kế toán chỉ việc lập và in ra sổ nếu cần thiết. Một số các sổ như sau: Bảng 1 Sổ chi tiết bán hàng Tên sản phẩm ( hàng hóa, dịch vụ…) Năm:…………….…. Quyển số:……………… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác(521, 531, 532 ) A B C D E 1 2 3 4 5 Cộng số phát sinh -Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Lãi gộp Sổ này được lập trên cơ sở là Hóa đơn GTGT dùng để theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng ở từng kho trong từng tháng, quý hoặc năm. Mỗi quý được in và đóng quyển theo từng kho. Mỗi một mặt hàng được phản ánh trên một hoặc vài tờ sổ. Sau khi ghi các số liệu từ Hóa đơn GTGT theo từng loại hàng có ký hiệu mã hóa, máy sẽ tự động vào cho các sổ của các mặt hàng đó theo mã hàng của từng kho. Mỗi dòng phản ánh doanh thu của một hóa đơn cuối mỗi tháng máy tính tính tổng cộng, do vậy có thể xem sổ theo từng tháng, từng quý hoặc xem từ tháng này tới tháng khác. * Báo cáo bán hàng : Sau khi sổ chi tiết bán hàng được lập, cuối tháng sẽ tổng hợp lại trên báo cáo bán hàng. Như vậy, doanh thu mỗi mặt hàng của từng tháng sẽ được phản ánh vào một dòng của báo cáo bán hàng, kết thúc từng tháng có tổng cộng làm cơ sở lập sổ Cái và quyết toán. Tuy nhiên vẫn có thể lấy thông tin theo các tháng khác nhau hoặc theo các mặt hàng khác nhau… Sổ Cái TK 511.1 - “Doanh thu bán hàng ”: Tập hợp doanh thu của từng Hóa đơn GTGT, cuối tháng kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả. Sổ Cái TK 632 - “Giá vốn hàng bán”: Sau khi lập bút toán xác định giá vốn hàng bán của mỗi hóa đơn theo giá bình quân, số liệu sẽ đươc ghi vào sổ Cái TK 632. Trên sổ này phản ánh giá vốn của từng Hóa đơn GTGT. * Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn: Sau khi xuất kho thủ kho giữ lại một liên phiếu xuất kho để vào thẻ kho. Từ thẻ kho máy tính sẽ lên các thẻ chi tiết: Nhập, Xuất, Tồn làm căn cứ lập báo cáo Nhập - Xuất - Tồn. Căn cứ vào đây giúp ta có thể biết được mặt hàng nào còn hay hết để doanh nghiệp có kế hoạch nhập mới. Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn được lập theo từng kho trên phần mềm kế toán máy, do đó có thể tổng hợp lại tất cả các kho, các loại mặt hàng của công ty trên cùng một báo cá. Các cột Nhập - Xuất - Tồn đều gồm cột số lượng và thành tiền trong đó: Thành tiền = số lượng x đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập. Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn được lập theo từng tháng để theo dõi lượng hàng trong kho sau mỗi lần bán. Bảng 2 Thẻ kho Ngày lập thẻ: tháng 10 năm 2006 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Lavabo – Bồn cầu Đơn vị tính: Chiếc Mã số: 0018La Số TT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 1 2 3 4 3/10 7/10 16/10 GB31029 HQ49058 HQ52103 Tồn kho đầu kỳ Nhập hàng của Công ty American tại Việt Nam Bán hàng cho Công ty Huy Phượng 37 Nguyễn Văn Cừ Bán hàng cho Công ty Hà Anh số 5 Minh Khai 3/10 7/10 16/10 50 25 30 38 5 Cộng cuối kỳ 50 55 33 x ( Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Tam sơn ) 2.3 Kế toán các khoản phải thu của khách hàng Quan hệ thanh toán giữa công ty với khách hàng phát sinh trong quá trình bán hàng hoá, kế toán phải thu của khách hàng nhằm theo dõi tình hình thanh toán giữa công ty và khách hàng từ đó xác định các khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và các khoản còn phải trả. Trong quá trình bán hàng việc khách hàng mua chịu hàng hoá là vấn đề bình thường, nói như vậy nhưng không có nghĩa là mọi khách hàng đều có thể thực hiện việc mua chịu ở công ty vì nếu có quá nhiều khách hàng mua chịu thì số tiền mua chịu quá lớn dẫn đến vốn lưu động của công ty bị chiếm dụng lớn, điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của công ty. Do đó với các khoản phải thu cần được theo dõi chặt chẽ, phải thường xuyên đôn đốc khách hàng trả nợ nhằm đảm bảo thanh toán nợ đúng hạn. Kế toán phản ánh trên bảng ghi công nợ. Bảng ghi công nợ được đóng thành quyển mỗi khách hàng một tờ riêng để tiện theo dõi. Hàng ngày căn cứ vào tổng số tiền trên hoá đơn GTGT phản ánh số tiền khách hàng nợ, căn cứ phiếu thu để phản ánh số tiền khách hàng trả và làm cơ sở xác định số tiền khách hàng còn nợ. Căn cứ trên vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ theo các yếu tố như trên mẫu, cuối tháng tổng hợp lại. Sổ ghi công nợ là mẫu sổ kế toán theo dõi công nợ thực tế bằng ghi chép thủ công theo đó khách hàng thực sự nợ doanh nghiệp, căn cứ trên Hóa đơn GTGT ghi theo các yếu tố như trên mẫu cuối tháng tổng hợp lại. * Bảng ghi công nợ : Là mẫu công nợ được ghi theo trình tự ghi sổ. Theo sổ này công nợ của khách hàng - chi tiết từng đối tượng là tập hợp từ TK 131 - chi tiết từng đối tượng nó bao gồm cả khoản người mua trả ngay và nhận nợ. Tại Công ty Cổ phần Tam sơn công nợ được kế toán theo dõi trực tiếp trên cơ sở là các Hóa đơn GTGT. Bảng ghi công nợ được đóng quyển cho từng tháng, mỗi tờ sổ theo dõi một khách hàng. Căn cứ tổng số tiền trên Hóa đơn GTGT phản ánh số tiền khách hàng nợ, căn cứ vào phiếu thu để phản ánh số tiền khách hàng trả và làm cơ sở xác định số tiền khách hàng còn nợ. Cuối tháng tính tổng cộng để lên bảng cân đối công nợ. * Sổ chi tiết công nợ : Được lập trên cơ sở số công nợ của khách hàng mua hàng còn tồn tại trong kỳ. Sổ được mở chi tiết cho từng mã khách hàng đã được mã hoá. Sổ được lập dùng để kiểm tra số công nợ mà khách hàng còn nợ công ty. * Bảng cân đối công nợ : Được lập trên cơ sở là các bảng ghi công nợ sau khi tổng hợp số phát sinh bên Nợ và phát sinh bên Có của từng tháng. Bảng cân đối công nợ tập hợp cho tất cả các khách hàng thanh toán chậm trả tiền hàng của công ty. Sổ Cái TK 131 - “Phải thu của khách hàng”: Sổ này tổng hợp theo TK 131, trong đó phản ánh tổng số tiền thanh toán trên các hóa đơn bán hàng vào bên Nợ và số tiền khách hàng trả vào bên Có. 2.4 Kế toán thuế giá trị gia tăng ( GTGT ) Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế và sử dụng các mẫu hoá đơn, bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra, tờ khai thuế GTGT theo đúng mẫu do Bộ tài chính ban hành. Công ty Cổ phần Tam sơn áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và được thực hiện hàng tháng, cơ sở để hạch toán thuế GTGT là các hoá đơn GTGT, hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT được phân loại theo từng mức thuế kế toán tiến hành nhập vào “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra”, ở các cột chứng từ gốc, tên khách hàng, doanh số bán ra chưa có thuế, thuế GTGT, cuối tháng kế toán tiến hành cộng dồn kết quả hàng ngày để vào tờ khai thuế GTGT. Theo phương pháp khấu trừ thuế thì số thuế GTGT mà công ty phải nộp hàng tháng được xác định bằng thuế GTGT đầu ra (-) thuế GTGT đầu vào trong đó: - Thuế GTGT Giá tính thuế của hàng Thuế suất thuế GTGT = * đầu vào hoá dịch vụ bán ra của hàng hoá dịch vụ đó - Thuế GTG đầu ra = Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá dịch vụ Thuế GTGT phải nộp được xác định bằng công thức sau: Số thuế GTGT phải nộp = thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào. Khi hạch toán thuế GTGT, đối với thuế đầu vào Công ty sử dụng TK 133, để hạch toán thuế đầu ra, kế toán sử dụng TK 333.1 “thuế GTGT phải nộp”. Mức thuế suất đối với loại hàng hoá bán ra của Công ty đều là 10%. Cuối mỗi tháng kế toán cũng căn cứ vào các GTGT mua vào và bán ra của doanh nghiệp mà lập các bảng kê. Kế toán sẽ tính và đưa số liệu vào các bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào bán ra của doanh nghiệp trong tháng và tờ khai nộp thuế hàng tháng của doanh nghiệp. Bảng kê này dùng để kiểm tra lại xem còn sót hoá đơn hay nhầm hoá đơn khi thấy không khớp với số tiền phải nộp. Sổ kế toán dùng ở đây là sổ cái TK 333.11 - “Thuế GTGT đầu ra”. Sổ này tập hợp thuế GTGT phải nộp theo từng Hóa đơn GTGT. Cuối mỗi tháng khấu trừ thuế GTGT để xác định số thuế còn phải nộp cuối kỳ. Bảng kê hoá đơn và tờ kê khai thuế : * Bảng kê khai thuế GTGT cả đầu ra và đầu vào . Cuối tháng, kế toán vào màn hình giao diện rồi vào mục Báo cáo chọn Bảng kê hoá đơn, sau đó chọn đầu vào hoặc đầu ra. Bảng kê này dùng để kiểm tra khi cần thiết, chẳng hạn kiểm tra số hoá đơn GTGT bị huỷ. * Tờ khai thuế GTGT dùng để xác định nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp với cơ quan thuế. Cuối tháng, kế toán vào màn hình giao diện rồi vào mục Báo cáo chọn Tờ khai thuế GTGT Bảng 3 Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 Chỉ tiêu Số tiền Kỳ này Lũy kế từ đầu năm I. Thuế GTGT được khấu trừ. 1. Số thuế GTGT còn được khấu trừ 2. Số thuế GTGT được khấu trừ phát sinh 3. Số thuế GTGT đã khấu trừ, đã hoàn lại thuế GTGT hàng mua 4. Số thuế GTGT còn được khấu trừ, còn được hoàn lại cuối kỳ II. Thuế GTGT hàng bán nội địa 1.Thuế GTGT đầu ra phát sinh 2.Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ 32.599.600 861.024.379 1.014.072.527 174.551.452 1.014.072.527 1.014.072.527 861.024.379 1.014.072.527 1.014.072.527 1.014.072.527 ( nguồn: phòng Kế toán Công ty Cổ phần Tam sơn ) 2.5 Kế toán chí phí bán hàng Chi phí bán hàng phát sinh trong công ty Cổ phần Tam sơn bao gồm các khoản sau: - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), các khoản phụ cấp của ban giám đốc, nhân viên quản lý, nhân viên bán hàng vận chuyển ở các phòng ban và kho của doanh nghiệp. - Khấu hao TSCĐ dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp. TSCĐ của Công ty Cổ phần Tam sơn phục vụ cho hoạt động kinh doanh gồm: máy vi tính, văn phòng làm việc, nhà kho, Ô tô . Để theo dõi tình hình TSCĐ, hiện nay Công ty Cổ phần Tam sơn đang áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng. Việc khấu hao TSCĐ đã được nhập dữ liệu ngay khi vào màn hình “ Kế toán TSCĐ’’. - Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ công tác bán hàng bao gồm: tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc vác, vận chuyển ngoài ra còn bao gồm cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí mở L/C, phí ngân hàng, tiền điện thoại cho nhân viên bán hàng, các công cụ, dụng cụ phục vụ quá trình bán hàng, đồ dùng văn phòng dùng cho quản lý, tiền điện nước, điện thoại, Fax, nối mạng Internet, tiền photo, tiền báo chí… Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641-Chi phí bán hàng Bên nợ: Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Bên có: Kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ cho số hàng hoá tiêu thụ vào bên nợ TK 911 hoặc TK 1422 và kết chuyển phần phân bổ. TK 641 không có số dư cuối kì Cuối tháng kế toán căn cứ vào dòng cộng tương ứng với TK 641 để lập bảng kê số 5 sau đó ghi vào NKC để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 Có TK 641 Khi nào nhận được phiếu chi, Giấy báo nợ và hoá đơn GTGT thì kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh đó để ghi dữ liệu. 2.6 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phục vụ toàn doanh nghiệp như chi phí quản lý hành chính, tổ chức, văn phòng, khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí nhân viên bộ phận quản lý, chi phí dự phòng hàng hóa, sản phẩm và những chi phí khác