Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH giống rau quả minh tiến

khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng tính tren giá bán thỏa thuận. Nội dung ghi chép của tài khoản 532 như sau: Bên nợ: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp nhận cho người mua trong kỳ. Bên có: Kết chuyển khoản giảm giá Tài khoản 532 cuối kỳ không có số dư Sơ đồ hạch toán: TK 111,112,131 TK 532 TK 511 Khoản giảm giá hàng Bán đã chấp nhận trong kỳ Kết chuyển số giảm trừ doanh thu 2.2 Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến. 2.2.1 Phương thức bán hàng và tài khoản sử dụng Công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến hạch toán bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Chứng từ kế toán sử dụng: Hoá đơn giá trị gia tăng Hoá đơn bán hàng Bảng kê bán lẻ Giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu... Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 156 - Hàng hoá: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của các loại hàng hoá nhập kho của doanh nghiệp theo giá thực tế. Tài khoản này được mở thêm các tiểu khoản để phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty, ví dụ như: 156caiQP: cải Quang Phú, 156dauduaTQ: đậu đũa Trung Quốc, 156cucai: củ cải, Bên nợ: Các nghiệp vụ ghi tăng giá thành thực tế hàng hoá Bên có: Các nghiệp vụ làm giảm giá thành thực tế hàng hoá Dư nợ: Giá thành thực tế hàng hoá xuất kho. TK 157 - Hàng gửi bán: Tài khoản này dùng để phản ánh giá vốn hàng gửi bán, ký gửi, đại lý ( giá trị mua của hàng hoá) chưa xác định là tiêu thụ. Tài khoản 157 khi gửi đi cho đến khi được chấp nhận thanh toán...Nội dung ghi chép của TK 157 như sau: Bên nợ: Tập hợp giá vốn hàng hoá đã chuyển đi bán hoặc giao cho bên đại lý và giá thành hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Bên có: Kết chuyển giá vốn thực tế hàng hoá chuyển đi bán, gửi đại lý và giá thành thực tế đã xác định là tiêu thụ. Giá vốn sản phẩm hàng hoá không bán được đã thu hồi Số dư bên nợ: Giá vốn thực tế sản phẩm hàng hoá đã gửi đi chưa được xác định là tiêu thụ. Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ trong kỳ. Nội dung ghi chép của tài khoản này như sau: Bên nợ: Các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại khi bán hàng và doanh thu của hàng bán bị trả lại. Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911. Bên có: Phản ánh tổng số doanh thu tiêu thụ thực tế của doanh nghiệp trong kỳ. Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư. Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán: tài khoản này dùng để xác định giá vốn của hàng hoá, sản phẩm đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ. Nội dung ghi chép tài khoản 632 như sau: Bên nợ: Tập hợp giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ của hàng hoá. Phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Bên có: Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ Ngoài ra trong quá trình hạch toán bán hàng kế toán còn phải sử dụng một số tài khoản sau: TK 333, TK 131, TK 521, TK 531, TK 532, TK 111, TK 112... 2.2 Kế toán bán hàng 2.2.1 Chứng từ sử dụng Để hoàn thiện khâu tiêu thụ của mình, công ty đã sử dung phương thức bán hàng trực tiếp (bán tại kho, bán tại cửa hàng theo hợp đồng), và bán hàng qua đại lý. Các chứng từ sử dụng trong quá trình bán hàng bao gồm nhiều chứng từ do các nguồn khác nhau, nhưng một bộ chứng từ bắt buộc phải có là hợp đồng mua hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng. Ngoài ra tùy thuộc và các hình thức bán hàng khác nhau mà có các loại chứng từ khác nhau như phiếu xuất kho hàng bán gửi đại lý, bảng kê hàng hóa bán ra, hóa đơn vận chuyển, bảng kê hóa đơn bán ra trong kỳ của các đại lý Chứng từ sử dụng: - Giấy đề nghị mua hàng (nếu khách hàng mua lẻ), đơn đặt mua hàng (đối với khách hàng mua theo hợp đồng). Hợp đồng mua bán : áp dụng với việc bán buôn hàng hóa, bán với số lượng lớn hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Hợp đồng này được lập khi khách hàng gửi đơn đặt hàng tới công ty. Hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng thông thường: được lập khi công ty chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa cho người mua. Phiếu xuất kho. Phiếu thu tiền mặt (nếu thanh toán bằng tiền mặt ngay), hoặc giấy ghi nhận nợ (nếu khách hàng chưa thanh toán ngay). Các chứng từ khác có liên quan. ● Phiếu xuất kho: Khi công ty bán hàng hóa trực tiếp cho khách hàng thì công ty sử dụng phiếu xuất kho. Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho. Sau khi lập phiếu xuất kho, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển giao cho Giám đốc ký duyệt và giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho. Do có 2 phương thức bán hàng là bán hàng trực tiếp và bán hàng gửi đại lý nên có 2 loại phiếu xuất kho khác nhau. * Phiếu xuất kho hàng bán trực tiếp: Ví dụ: Ngày 15 tháng 12 năm 2008, công ty giống cây trồng Bắc Giang mua của công ty 300kg hạt cải xanh lùn Thanh Giang, đơn giá chưa thuế là 35.000 đ/kg, thuế GTGT 10%, đã thanh toán ngay bằng tiền mặt. Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho. Sau khi lập xong phiếu xuất kho, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho Giám đốc ký duyệt và giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho. Biểu 2.1 Đơn vị : Công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến Bộ phận: Kho hàng Mẫu số:02 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO BÁN HÀNG TRỰC TIẾP Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Số :1502 Nợ TK : 632 Có TK : 156 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Hùng Địa chỉ: Công ty giống cây trồng Bắc Giang Lý do xuất: Xuất bán theo hóa đơn hợp đồng số 1023 giữa công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến và công ty giống cây trồng Bắc Giang Xuất tại kho : Công ty Địa điểm: S T T Tên, nhãn hiệu sản phẩm Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Hạt cải xanh lùn Thanh Giang caiTG Kg 300 300 35.000 10.500.000 Cộng 10.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): mười triệu lăm trăm nghìn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 1 chứng từ gốc . Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu (Ký,họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) * Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Đối với hình thức bán hàng thông qua đại lý, định kỳ sẽ căn cứ vào hợp đồng đã được ký kết và nhu cầu của đại lý, công ty tiến hành xuất kho hàng hóa. Sau khi bộ phận kinh doanh tiến hành lập phiếu và được sự ký duyệt của kế toán trưởng và Giams đốc, thủ kho sẽ tiến hành xuất kho. Phiếu xuất kho được kèm theo lệnh điều động của phòng kinh doanh. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại gốc, hai liên còn lại được xử lý như sau: Nếu công ty chịu trách nhiệm vận chuyển đến cho đại lý thì thủ kho sẽ giao 2 liên phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý cho người vận chuyển. Khi vận chuyển hàng hóa đến đại lý và đại lý kiểm nhận, chấp nhận nhập hàng thì người nhận sẽ ký vào nhận vào phiếu. Sau khi có đầy đủ các chữ ký, người vận chuyển sẽ đưa phiếu trở lại cho kế toán và một liên sẽ được giao cho người nhận đại lý. Đối với trường hợp đại lý trực tiếp nhận hàng hóa tại kho của công ty thì một liên sẽ được giao trực tiếp cho người nhận đại lý và một liên của phiếu sẽ được chuyển ngay cho phòng kế toán. Ví dụ: ngày 07/12/2008 xuất kho hàng gửi bán đại lý cho đại lý Trần Hương Giang – Lý Nhân, Hà Nam: 100kg hạt cải ngọt Quảng Phổ, đơn giá 32.000/kg Biểu 2.2: Đơn vị: Công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến Bộ phận: Kho hàng Mẫu số: 02 – TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO HÀNG GỬI BÁN ĐẠI LÝ Ngày 07/12/2008 Liên 1: lưu Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 1205 ngày 02/12/2008 của công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến với bà Trần Hương Giang về việc nhận làm đại lý cho công ty. Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Mạnh Quân Phương tiện vận chuyển: ô tô 29 N4 5879 Xuất tại kho: Công ty Nhập tại: Đại lý Trần Hương Giang, Lý Nhân, Hà Nam STT Tên, quy cách sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Hạt cải ngọt Quang Phổ caiQP Kg 100 32.000 3.200.0000 Cộng 3.200.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ):ba triêu hai trăm nghìn đồng chẵn. Xuất, ngày 07/12/2008 Người nhận hàng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Nhập, ngày 07/12/2008 Người vận chuyển (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn đối với từng mặt hàng Riêng đối với khách hàng mua lẻ thì chỉ cần đến công ty yêu cầu mua hàng, không nhất thiết phải ký kết hợp đồng. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng và ghi vào thẻ kho của hàng đã xuất. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi và cột tồn của thẻ kho. Thẻ kho được lập hàng tháng và mở chi tiết cho từng loại thành phẩm. Biểu 2.3: Đơn vị: Công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến Tên kho: Công ty Mẫu số 06 – VT QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 THẺ KHO Ngày lập thẻ 01/12/2008 Tờ số: 145 Tên hàng hóa:Hạt cải xanh lùn Thanh Giang Đơn vị tính: kg Mã số : CaiTG STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận SH Ngày Nhập Xuất Tồn 1/12 Tồn đầu kỳ 1.340 1 254 04/12 Nhập kho 01/12 200 650 2 260 15/12 Xuất bán- Nguyễn Văn Hùng 15/12 300 350 3 263 23/12 Xuất bán –Đào Thị Nhung 23/12 50 300 Tồn cuối kỳ 1.400 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Đồng thời trên phòng kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết hàng hóa. Đến cuối kỳ, kế toán lập bảng “ tổng hợp nhập – xuất – tồn” và đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng. Biểu 2.4: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Tháng 12 năm 2008 Đơn vị tính: kg STT Tên sản phẩm Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Hạt cải xanh lùn Thanh Giang 1.340 46.900.000 1.650 57.750.000 1.590 55.650.000 1.400 49.000.000 2 Hạt cải ngọt Quang Phổ 1.200. 38.400.000 700 22.400.000 764 24.448.000 1.136 36.352.000 3 Hạt đậu đũa 650 13.000.000 240 4.800.000 200 4.000.000 690 13.800.000 Cộng 27.450 796.050.000 23.500 681.500.000 27.650 912.450.000 23.300 675.700.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ● Hóa đơn giá trị gia tăng: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên sử dụng mẫu hóa đơn GTGT theo. Do công ty có hai hình thức bán hàng chính là bán hàng trực tiếp cho khách hàng và bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng nên có hai cách lập hóa đơn GTGT. Đối với khách hàng mua hàng hóa trực tiếp của công ty, sau khi khách hàng nhận được hàng và chấp nhận thanh toán, công ty sẽ lập ngay hóa đơn GTGT. Còn đối với trường hợp bán hàng qua đại lý, công ty phải chờ đến cuối thàng mới lập hóa đơn GTGT cho các loại hàng hóa bán ra. Vào cuối tháng khi nhận được bảng kê hóa đơn bán ra kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT. Tuy có hai thời điểm lập khác nhau nhưng mẫu hóa đơn là tương tự nhau. Hóa đơn này được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại cuống hóa đơn Liên 2: Giao cho khách hàng( đơn vị tính thuế đầu vào) hoặc giao cho đại lý. Liên 3 : Dùng thanh toán. Trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa, hóa đơn là căn cứ để ghi doanh thu, cùng với một số chứng từ khác đối chiếu với tiền hàng và các loại công nợ được công nhận. Quy trình luân chuyển chứng từ: Hợp đồng sau khi được ký kết bởi khách hàng và người đại diện của công ty sẽ được chuyển cho bộ phận cung ứng. Bộ phận cung ứng khi nhận hợp đồng và kiểm tra sẽ lập lệnh xuất kho. Lệnh xuất kho được chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất kho lập phiếu xuất kho và chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư. Sau đó tùy thuộc vào từng hình thức bán hàng khác nhau mà chứng từ được lập và luân chuyển theo cách khác nhau *Đối với hình thức bán hàng trực tiếp, sau khi có xác nhận của người mua hàng vào phiếu xuất kho, bộ phận cung ứng tiến hành lập hóa đơn bán hàng theo 3 liên như quy định của pháp luật, chuyển một lien cho kế toán doanh thu để ghi nhận doanh thu vào sổ kế toán. * Đối với hình thức bán hàng qua đại lý, thủ kho sẽ tiến hành giao hàng cho đại lý. Đại lý tiến hành bán hàng trong tháng, cuối tháng sẽ căn cứ vào lượng hàng hóa bán ra và nhập trong kỳ để tiến hành lập bảng kê hóa đơn hàng hóa bán ra. Bộ phận cung ứng sau khi đã kiểm tra bảng kê hóa đơn bán ra do đại lý chuyển đến vào cuối tháng sẽ lập hóa đơn bán hàng giao đại lý. Sau khi lập, hóa đơn được chuyển một liên cho kế toán doanh thu để ghi sổ doanh thu trong kỳ. Biểu 2.5: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1 (lưu) số:1254 Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Mẫu số: 01GT-3LL Ký hiệu:CP/2008B Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến Địa chỉ: P107-D1, Lương Định Của, Phương Mai, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại:04.5764241 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Tên đơn vị: Công ty giống cây trồng Bắc Giang Địa chỉ: Bắc Giang Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiên 1 Hạt cải xanh lùn Thanh Giang Kg 300 35.000 10.500.000 Cộng tiền hàng: 10.500.000 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT:1.050.000 Tổng cộng tiền thanh toán:11.550.000 Số tiền bằng chữ: mười một triệu lăm trăm lăm mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng ( Ký, họ tên) Người bán hàng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) ● Phiếu thu: Đối với các khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc đại lý nộp tiền tại công ty thì kế toán sẽ lập phiếu thu. Đây là căn cứ để kế toán theo dõi tình hình công nợ của khách hàng và các đại lý. Biểu 2.6: Đơn vị: công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến Địa chỉ: Phương Mai, Hà Nội Mẫu số: 01-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Quyển số:03 Số:1542 Nợ TK: 111 Có TK: 511 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Hùng Địa chỉ: Công ty giống cây trồng Bắc Giang Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng theo hóa đơn số 4502 Số tiền: 11.550.000 (viết bằng chữ) mười một triệu lăm trăm lăm mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo 2 chứng từ gốc Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) 2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng Sau khi nhận được chứng từ, kế toán bán hàng sẽ ghi vào sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết doanh thu, sổ cái doanh thu và vào sổ tổng hợp doanh thu . . Biểu 2.7: Đơn vị: Công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến Địa chỉ: P107 – D1, Lương Định Của, Phương Mai, Đống Đa, Hà Nội SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Quý 4 năm 2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 131 Ghi có TK SH NT 511 33311 15/12 260 15/12 Bán hạt cải lùnThanh Giang cho công ty giống cây trồng Bắc Giang 11.550.000 10.500.000 1.050.000 16/12 262 16/12 Bán hạt củ cải cho đại lý Trần Hồng Quân 2.112.000 1.920.000 192.000 23/12 263 23/12 Bán hạt cải xanh lùn Thanh Giang cho đại lý Đào Thị Nhung 1.925.000 1.750.000 175.000 . Cộng 912.450.000 829.000.000 82.950.000 Sổ chi tiết doanh thu: sổ này được mở chi tiết theo từng mặt hàng, các chỉ tiêu được phản ánh trên sổ này giúp ta biết được doanh thu mỗi loại sản phẩm Biểu 2.8: SỔ CHI TIẾT DOANH THU Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng Đối tượng: Hạt cải xanh lùn Thanh Giang Quý 4 năm 2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số FS SH NT Nợ Có 260 15/12 Bán hàng cho công ty giống cây trồng Bắc Giang 111 10.500.000 263 23/12 Bán hàng cho đại lý Đào Thị Nhung 131 1.750.000 275 27/12 Bán hàng cho đại lý Vũ Đức Linh 131 7.700.000 278 2812 Giảm giá cho công ty giống cây trồng Bắc Giang 532 210.000 Cộng 210.000 55.650.00 Doanh thu thuần 55.440.000 Đồng thời kế toán vào Sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng Biểu 2.9: SỔ CÁI Tài khoản 511 – doanh thu bán hàng Quý 4 năm 2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký đặc biệt Số hiệu TK đối ứng Số tiền SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có . . . . 15/12 260 15/12 Bán hạt cải xanh lùn Thanh Giang cho công ty giốn g cây trồng Bắc Giang 111 10.500.000 16/12 262 16/12 Bán hạt củ cải cho đại lý Trần Hồng Quân 131 1.920.000 23/12 263 23/12 Bán hạt cải xanh lùn cho đại lý Đào Thị Nhung 131 1.750.000 26 268 26/12 Giảm giá cho công ty giống cây trồng Bắc Giang 532 210.000 . . . Kết chuyển 511->911 912.240.000 Số PS trong kỳ 912.450.000 912.450.000 Cuối kỳ kế toán lên sổ tổng hợp doanh thu bán hàng. Biểu 2.10: SỔ TỔNG HỢP DOANH THU Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng Quý 4 năm 2008 STT Đối tượng Số PS Nợ Có 1 Hạt cải xanh lùn Thanh Giang 210.000 55.650.000 2 Hạt cải ngọt Quang Phổ 24.448.000 3 Hạt đậu đũa 4.000.000 Cộng 210.000 912.450.0000 Doanh thu thuần 912.240.000 2.2.3 Kế toán thanh toán với khách hàng Các phương thức thanh toán tiền hàng: * Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Phương thức này áp dụng đối với các khách hàng mua với khối lượng nhỏ, không thường xuyên hoặc những khách hàng đáp ứng được yêu cầu thanh toán ngay. Phương thức này đảm bảo cho công ty việc thu hồi vốn nhanh, hạn chế được tình trạng chiếm dụng vốn. Đối với khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt: - Kế toán tổng hợp viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên dùng để ghi sổ, và 1 liên lưu tại cuống phiếu. - Kế toán trưởng ký vào phiếu thu - Thủ quỹ thu tiền, ký vào phiếu thu rồi chuyển cho kế toán tổng hợp - Kế toán tổng hợp ghi sổ quỹ và bảo quản, lưu trữ. Khi đó kế toán tại phòng Tài chính kế toán lập “Phiếu thu” rồi ghi vào “Sổ thu tiền mặt”, thủ quỹ nhận tiền và ghi vào “Sổ quỹ tiền mặt”. * Thanh toán trả chậm: Những khách hàng có quan hệ thường xuyên, giữ được uy tín của Công ty, khi mua hàng có thể thanh toán trả chậm. Trên hợp đồng mua bán hàng hóa của khách hàng với công ty đã quy định rõ trách nhiêm của khách hàng về các khoản nợ, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán. Đối với khách hàng này, kế toán sử dụng :”Sổ chi tiết TK 131”, “Sổ tổng hợp TK 131” để theo dõi số phải thu của khách hàng. Để tiện cho việc theo dõi, kế toán mở chung 1 sổ cho tất cả các khách hàng, trong đó mỗi khách hàng mở trên 1 trang sổ riêng. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, giấy nhận nợ và các chứng từ khác có liên quan, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung và lên sổ chi tiết 131, từ đó vào sổ cái TK131và sổ tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Biểu 2.11: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh NT SH Nợ có Số trang trước chuyển sang ... ... 15/12 PT125 Thu tiền bán hàng cho công ty giống cây trồng Bắc Giang 1111 511 33311 11.550.000 10.500.000 1.050.000 15/12 PC123 Chi tiền nhân viên quản lý 334 1111 46.500.000 46.500.000 15/12 PKT Trích BHXH, BHYT,KPCD của nhân viên quản lý 642 338 8.835.000 8.825.000 . 16/12 PC159 Chi sửa chữa nhà văn phòng 642 1111 7.000.000 7.000.000 17/12 PC162 Chi tiếp khách 641 1111 350.000 350.000 Cộng chuyển sang trang sau Biểu 2.12: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Tài khoản: 131 Đối tượng: Đại lý Đào Thị Nhung Quý 4 năm 2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 16.450.000 . 23/12 263 23/12 Bán hàng Thuế GTGT đầu ra 5111 33311 1.750.000 175.000 29/12 PT256 29/12 Thanh toán tiền hàng HD 158 111 3.240.000 Cộng PS 4.550.000 3.240.000 Số dư cuối kỳ 17.760.000 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Đồng thời kế toán lên Sổ cái tài khoản phải thu khách hàng Biểu 2.13: SỔ CÁI Tài khoản: 131 – phải thu khách hàng Quý 4 năm 2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký đặc biệt Số hiệu TK đối ứng Số tiền SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có . . . . 15/12 260 15/12 Bán hạt cải xanh lùn Thanh Giang cho công ty giống rau quả Bắc Giang 511 33311 10.500.0000 1.050.000 16/12 262 16/12 Bán hạt củ cải cho đại lý Trần Hồng Quân 511 33311 1.920.000 192.000 23/12 263 23/12 Bán hạt cải xanh lùn cho đại lý Đào Thị Nhung 511 33311 1.750.000 175.000 . . . Cộng 912.450.000 Cuối kỳ kế toán lên Sổ tổng hợp thanh toán với người mua Đơn vị: Công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến Biểu 2.14: SỔ TỔNG HỢP THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng Quý 4 năm 2008 S T T Đối tượng Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ có Nợ Có Nợ có 1 Đại lý Đào Thị Nhung 16.450.000 4.550.000 3.240.000 17.760.000 2 Công ty giống cây trồng Bắc Giang 2.500.000 32.750.000 29.550.000 5.700.000 TỔNG 650.670.000 450.230.000 485.600.000 615.300.000 2.2.4 Kế toán giá vốn hàng bán: Để hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán của hàng hóa, kế toán sử dụng Sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Sổ này được lập chi tiết theo từng loại mặt hàng. Biểu 2.15: SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN Tài khoản 632 – giá vốn hàng bán Đối tượng: Hạt cải xanh lùn Thanh Giang Quý 4 năm 2008 Đơn vị tính:kg STT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ TK 632 Ghi có TK 632 Số NT SL Gía Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 . 1 260 15/12 Bán hàng cho công ty giống cây trồng Bắc Giang 156 300 28.000 8.400.000 2 263 23/12 Bán hàng cho cửa hàng Đào Thị Nhung 156 50 28.000 1.400.000 3 275 27/12 Bán hàng cho cửa hàng Vũ Đức Linh 156 220 28.000 6.160.000 Kết chuyển giá vốn 911 44.520.000 Cộng 1.590 44.520.000 44.520.000 Đồng thời kế toán vào Sổ cái tài khoản Gía vốn hàng bán Biểu 2.16: Đơn vị: Công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến Địa chỉ: P107- D1- Lương Định Của- Phương Mai- Đống Đa- Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản 632 – giá vốn hàng bán Quý 4 năm 2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký đặc biệt Số hiệu TK đối ứng Số tiền SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có . . . . 15/12 260 15/12 Bán hạt cải xanh lùn Thanh Giang cho công ty giống rau quả Bắc Giang 156-caiTG 8.400.000 16/12 262 16/12 Bán hạt củ cải cho đại lý Trần Hồng Quân 156-cucai 1.920.000 192.000 23/12 263 23/12 Bán hạt cải xanh lùn cho đại lý Đào Thị Nhung 156-caiTG 1.400.000 . . . Kết chuyển 632-> 911 580.650.000 580.650.000 Cuối quý, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn của từng loại hàng hóa để lập sổ tổng hợp chi tiết giá vốn. Sổ này được lập hàng tháng cho tất cả các loại hàng hóa. Biểu 2.17: SỔ TỔNG HỢP GIÁ VỐN Tài khoản 632 – Gía vốn hàng bán Quý 4 năm 2008 Đơn vị tính: kg STT Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hạt cải xanh lùn Thanh Giang 1.590 28.000 44.520.000 2 Hạt cải ngọt Quang Phổ 700 24.000 16.800.000 3 Hạt đậu đũa 200 18.000 3.600.000 4 Hạt cải bẹ hộp 560 61.000 34.160.000 Tổng 27.650 580.650.000 2.2.5 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản làm giảm trừ doanh thu bán hàng của công ty chỉ có giảm giá hàng bán, không có tài khoản chiết khấu bán hàng và hàng bán bị trả lại. Biểu 2.18: Đơn vị: Công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến Địa chỉ: P107- D1- Lương Định Của- Phương Mai- Đống Đa- Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản 532 – giảm giá hàng bán Quý 4 năm 2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS SH NT Nợ có 268 26/12 Giảm giá cho công ty giống cây trồng Bắc Giang 532 210.000 31/12 Kết chuyển giảm giá hàng bán 532→ 511 511 210.000 Cộng 210.000 210.000 2.2.6 Kế toán thuế GTGT Hiện nay công ty đang áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vì vậy, khi sản phẩm được tiêu thụ thì bên cạnh việc phản ánh giá vốn, doanh thu, kế toán phải hạch toán thuế GTGT.Ở công ty đang áp dụng các mức thuế 5 % và 10%. Hàng ngày căn cứ vào các hóa đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan, kế toán tại phòng tài chính kế toán lập “bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào” và “Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra” và vào sổ chi tiết TK 133 và sổ chi tiết TK 3331. Sau đó căn cứ vào các bảng kê, kế toán tổng hợp lập tờ khai thuế GTGT làm thành 2 bản (một bản gửi cho chi cục thuế, một bản lưu tại công ty). Căn cứ lập tờ khai thuế là tờ khai thuế tháng trước, bảng kê chứng từ hóa đơn mua vào, bán ra, chứng từ nộp thuế thàng trước. Biểu 2.19: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HÓA BÁN RA (GTGT) Tháng 12 năm 2008 Đơn vị: Công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến Mã số:0100103524 Địa chỉ: P107 – D1, Lương Định Của, Phương Mai, Đống Đa, Hà Nội Số Ngày Tên người mua DS bán ra (chưa có thuế) Thuế suất Thuế TGTG Ghi chú 260 15 Công ty giống cây trồng Bắc Giang 10.500.000 10% 1.050.000 262 16 Đại lý Trần Hồng Quân 1.920.000 10% 192.000 Cộng 294.000.000 23.520.000 Biểu 2.20: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HÓA MUA VÀO (GTGT) Tháng 12 năm 2008 Đơn vị:Công ty TNHH giống rau quả Minh Tiến Mã số:101861982 Địa chỉ: P107 – D1, Lương Định Của, Phương Mai, Đống Đa