Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI

tổ chức công tác kế toán của Công ty 2.1.5.1. Hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán vừa là một bằng chứng chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Là doanh nghiệp thương mại có nhiều đặc điểm, yêu cầu khác nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của trao đổi hàng hoá. Vì vậy, để đảm bảo yêu cầu quản lí, nhất là trong quan hệ về ngoại thương, quan hệ thanh toán với ngân hàng, ngân sách, các nghiệp vụ về trao đổi hàng hoá Công ty sử dụng hệ thống chứng từ rất đa dạng. Bên cạnh các chứng từ được áp dụng phổ biến trong cả nước theo quy định của Nhà nước, Công ty còn căn cứ vào đó ban hành các chứng từ chuyên dùng cho hoạt động kinh doanh của mình. Hai loại chứng từ đó là hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Tuỳ thuộc vào từng phần hành kế toán cụ thể thì kế toán sẽ sử dụng các chứng từ kế toán cho phù hợp để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó. Với hàng tồn kho: Phiếu nhập kho : Mẫu của công ty Phiếu xuất kho : Mẫu của công ty Thẻ kho : Mẫu của công ty Với phần hành kế toán lao động tiền lương Bảng chấm công: Mẫu số 01 - LĐTL Bảng thanh toán tiền lương và thưởng: Mẫu số 02 - LĐTL Với phần hành kế toán tiền tệ Phiếu thu: Mẫu của công ty Phiếu chi: Mẫu của công ty Giấy đề nghị tạm ứng: Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: Thống kê tồn quỹ: Mẫu của công ty Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc Phần hành kế toán tài sản cố định Biên bản bàn giao TSCĐ: Mẫu số 01 - TSCĐ Thẻ TSCĐ: Mẫu số 02 - TSCĐ Biên bản thanh lí TSCĐ: Mẫu số 03 - TSCĐ Biên bản sửa chữa TSCĐ: Mẫu số 04 - TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Mẫu số 05 - TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao Phần hành kế toán bán hàng: Hoá đơn giá trị gia tăng: Mẫu số 01 GTKT - 3LL Phiếu xuất kho: Mẫu của công ty Trong đó: Phiếu Nhập, Xuất, Thu, Chi,Thống kê tồn quỹ, Thống kê công nợ,Thống kê hàng tồn kho, được lập và in ra từ phần mềm AT- Soft của công ty. Các chứng từ này được luân chuyển theo một trình tự như sau: Các chứng từ bên ngoài được tập hợp từ các phòng ban sau khi được Giám đốc Công ty kiểm tra và kí duyệt sẽ được chuyển lên cho các kế toán phần hành kiểm tra và xin chữ kí của Kế toán trưởng rồi từ đó lập các chứng từ đặc trưng cho từng phần hành kế toán của mình. Và từ đó làm căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ và các sổ sách tổng hợp liên quan. Có thể khái quát quy trình luân chuyển chung của Công ty theo sơ đồ sau đây: Tập hợp chứng từ Phân loại chứng từ Nhân viên các phòng ban Kế toán phần hành Kiểm tra, kí duyệt Giám đốc Công ty Lập chứng từ ghi sổ đặc trưng cho mỗi phần hành Kế toán trưởng Kiểm tra, kí duyệt Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết phần hành đó Kế toán phần hành Ghi sổ kế toán tổng hợp Báo cáo kế toán Kế toán tổng hợp Bảo quản lưu trữ Sơ đồ 2.3 – Quy trình luân chuyển chứng từ chung 2.1.5.2. Hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán dùng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả. Để cung cấp đầy đủ thông tin quản lí, Công ty dùng nhiều tài khoản khác nhau để phản ánh các chỉ tiêu cần thiết. Căn cứ vào điều kiện kinh doanh, quy mô, vào loại hình hoạt động và sở hữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, Công ty lựa chọn các tài khoản thích hợp để vận dụng vào công tác kế toán. Một số tài khoản chi tiết được mở theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp như tài khoản công nợ được mở chi tiết theo từng đối tượng công nợ. Những tài khoản được lựa chọn để vận dụng này tạo thành hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản đó được trình bày trong phụ lục. 2.1.5.3. Hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán là phương tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở chứng từ gốc, chứng từ kế toán khác sau khi đã được kiểm tra các thông tin trên chứng từ đó. Quá trình ghi sổ kế toán cung cấp các thông tin cần quản lí về một đối tượng như thu chi tiền mặt, nhập xuất hàng hoá, tăng giảm tài sản cố định, doanh thu bán hàng, chi phí cho hoạt động quản lí và bán hàng mà bản thân chứng từ kế toán không cung cấp được. Cuối kỳ dựa trên các thông tin này lập báo cáo kế toán cung cấp cho việc ra quyết định nội bộ cũng như chủ thể bên ngoài. Việc hoàn thành bộ sổ kế toán với số lượng, kết cấu cũng như phương pháp ghi chép của bộ sổ kế toán đó là một việc rất quan trọng và cần thiết giúp cho việc hạch toán được hoàn thành. Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của Công ty, hệ thống sổ kế toán tại Công ty bao gồm: 1. Sổ chi tiết hàng hoá 2. Sổ chi tiết chi phí, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết tài khoản 511, 632 6. Sổ quỹ tiền mặt, thẻ kho, sổ tài sản cố định, sổ cái các tài khoản, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, bảng thống kê chi tiết công nợ Hình thức kế toán ghi sổ là hình thức chứng từ ghi sổ: Chứng từ kế toán Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.4- Quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ 2.1.5.4. Hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm. Căn cứ vào báo cáo tài chính có thể tính ra được các chỉ tiêu kinh tế nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả của quá trình hoạt động kinh doanh. Vì vậy, báo cáo tài chính có ý nghĩa hết sức quan trọng không chỉ đối với ban lãnh đạo Công ty mà còn hết sức quan trọng đối với cơ quan chủ quản và các nhà đầu tư, ngân hàng, khách hàng và các đối thủ cạnh tranh. Để đáp ứng các yêu cầu đó, hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Việc lập các báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toán tổng hợp, kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo lên cấp trên. Cuối mỗi kỳ kế toán, dựa trên việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chi tiết từ kế toán các phần hành, kế toán tổng hợp lập các báo cáo này. Sau khi được sự phê duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc, các báo cáo này gửi lên cơ quan Thuế là Cục thuế Hà Nội. Hệ thống báo cáo tài chính đó cụ thể là: 1. Bảng cân đối kế toán: mẫu số B01 - DN 2. Báo cáo kết quả kinh doanh: mẫu số B02 - DN 3. Thuyết minh báo cáo tài chính: mẫu số B09 - DN Ngoài các báo cáo này, kế toán còn lập một số báo cáo như: bảng tài sản cố định; bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập; báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước; bảng cân đối tài khoản; bảng tổng hợp các khoản phải thu, phải trả, nhằm cung cấp các thông tin liên quan, giúp cho ban lãnh đạo Công ty có những quyết định kịp thời, phù hợp tạo điều kiện nắm bắt được các cơ hội trong kinh doanh. Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm AT-Soft. Phần mềm do công ty tự viết. Phần mềm này mới mang tính chất về mặt quản lý ,chưa có tác dụng về mặt hạch toán. Từ AT-soft, lập phiếu Nhập, Xuất; phiếu Thu, Chi. AT - Soft theo dõi về mặt số lượng hàng tồn, xuất ; theo dõi số tiền tồn quỹ và lượng tiền lưu chuyển trong ngày, theo dõi tình hình công nợ giảm bớt một phần công việc Kế toán. Còn việc hạch toán, lập sổ kế toán vẫn làm theo phương pháp thủ công . 2.2. Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI 2.2.1. Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Một trong các yếu tố đầu vào quan trọng đảm bảo cho quá trình lưu chuyển hàng hoá được diễn ra một cách liên tục và có hiệu quả cao đó là hàng hoá. Vì vậy, việc thu mua hàng hoá để kinh doanh được Công ty hết sức quan tâm, từ việc lựa chọn nguồn cung cấp hàng hoá, vận chuyển hàng hoá về nhập kho, giá cả cho đến việc bảo quản hàng hoá tại kho. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu tại Công ty bao gồm: Máy tính, thiết bị tin học, truyền thông: máy chủ, máy tính cá nhân, các linh kiện máy tính như: Loa, Main, Chip, Ram, USB, HDD, FDD, Mouse, keyboard, Mainboard, các thiết bị mạng LAN, WAN, giải pháp mạng không dây, máy in, màn hình…. Thiết bị điện tử, điện lạnh: Máy chiếu, máy ảnh số, máy điều hoà … Hàng hoá này được cung cấp bởi các nhà cung cấp trong nước, nhưng chủ yếu là được nhập khẩu từ các nước, các hãng phân phối nổi tiếng và có uy tín lâu năm như: hãng IBM (Mĩ), Công ty IBM Châu á (Taiwan, Singapore), hãng HP (Mĩ), hãng Intel (Mĩ), hãng 3COM (Mĩ), hãng Panasonic (Japan), hãng Samsung (Hàn Quốc), hãng LG (Hàn Quốc), hãng National (Malaysia), hãng Funai (Nhật), hãng General Electrics (Mĩ). Do chính sách bán hàng của Công ty nên hàng hoá mua về bao giờ cũng được nhập kho trước khi tham gia vào quá trình lưu chuyển hàng hoá tiếp theo. Vì vậy, công tác bảo quản, lưu trữ hàng hoá tại kho cũng được Công ty hết sức quan tâm. Việc quản lí hàng hoá tại các kho của Công ty được thực hiện trên máy tính thông qua phần mềm kế toán AT - Soft. Khi tiến hành khai báo, kế toán phải mã hoá cho từng danh mục hàng hoá. Việc mã hoá các đối tượng quản lí cho phép người sử dụng có thể nhận diện, tìm kiếm nhanh chóng, không gây nhầm lẫn, dễ nhớ, tiện sử dụng và tiết kiệm bộ nhớ. Hàng hoá tại Công ty rất phong phú và đa dạng vì vậy việc mã hoá các hàng hoá được áp dụng theo phương pháp kiểu kí tự. Ví dụ một số mặt hàng cụ thể như sau: Main : 01 Main Aus P5GL-TMX(915/S/VGA/N) : 01104 Main Intel 865 GVHZ on sound VGA : 0198 CPU : 02 CPU Celeron 2.4 GHz : 0264 CPU PIV 2.8 GHz /512K/800: 0492 Ram : 03 RAM DDR 256 Mb Bus 400 : 03151 RAM DDR 512Mb PC 400 : 03321 ….. …. Speaker : 13 Speaker HCT1682.1 : 1365 Speaker HCT3802.1 : 1361 ……… Với khách hàng: Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu đó là mã khách hàng. Mã khách hàng được xây dựng dựa trên tên gọi của khách hàng đó sao cho ngắn gọn và dễ nhớ. Bên cạnh mã khách hàng còn có các thông tin đi kèm như : mã số thuế, địa chỉ, điện thoại. VD : Công ty TNHH Dịch vụ tin học Ngọc Hà : Ngọc Hà Công ty TNHH TM & Dịch vụ Trần Anh : Trần Anh Hàng hoá của Công ty được lưu thông không chỉ trên địa bàn Hà Nội mà còn được lưu thông khắp các tỉnh, thành trong cả nước theo hai hình thức bán hàng chủ yếu là: bán buôn qua kho và bán lẻ. Vì thế, Công ty thiết lập mối quan hệ không chỉ với các tổ chức, cơ quan, Bộ, Ngành mà còn với cả các cá nhân, hộ gia đình. Ví dụ một số khách hàng thường xuyên của Công ty như: Các công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại công nghệ thông tin. (Tr ần Anh ,Phúc anh , V ĩnh Xuân,V ĩnh Trinh,Mai Hoàng ….) Tổng công ty tàu thuỷ - VINASHIN, UBND các tỉnh, các trường Đại học trong cả nước ….. 2.2.2. Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty 2.2.2.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá và thủ tục chứng từ Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI là một trong các đơn vị kinh doanh các sản phẩm công nghệ thông tin có uy tín trong cả nước. Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt song qua nhiều năm nay Công ty vẫn chiếm được một vị trí quan trọng trong thị trường công nghệ thông tin. Điều đó đạt được một phần là do Công ty có các phương thức bán hàng hợp lí, phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty cùng với các chính sách giá cả hợp lí để giới thiệu sản phẩm của mình trên thị trường, các dịch vụ sau bán, đáp ứng tốt mọi yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước. Tạo mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài với khách hàng Các phương thức bán hàng và hình thức thanh toán với khách hàng được Công ty vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với từng khách hàng khác nhau. Các phương thức bán hàng đó là: Hình thức bán buôn qua kho: Đây là một hình thức bán hàng chủ yếu của Công ty và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Việc bán hàng theo phương thức này thông qua các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, hồ sơ dự thầu. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hoá thông qua các bảng báo giá sản phẩm của Công ty, các mặt hàng kinh doanh của Công ty nếu ưng thuận sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng kinh tế (bên Công ty) ghi đầy đủ thông tin của hai bên tham gia kí kết và các mặt hàng cùng các thông số liên quan mà Công ty có trách nhiệm cung cấp cho khách hàng cùng với các dịch vụ sau bán. Trong hình thức bán buôn qua kho bao gồm hai hình thức sau đây: Hình thức bán buôn qua kho trực tiếp: Khách hàng sẽ tới nhận hàng tại Công ty sau khi đã kiểm nhận đủ số lượng và phẩm chất hàng hoá theo quy định trong hợp đồng. Mọi phí tổn hoặc rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hoá về khách hàng sẽ phải chịu. Hình thức bán buôn qua kho giao hàng: Công ty sẽ là người vận chuyển hàng hoá đến nơi quy định trong hợp đồng cho khách hàng. Mọi phí tổn trong quá trình vận chuyển hàng do Công ty chịu. Khi khách hàng kiểm nhận hàng hoá và chấp nhận thanh toán thì lúc này hàng hoá mới coi là được tiêu thụ và ghi nhận doanh thu. Hình thức bán lẻ thu tập trung: Khách hàng của hình thức bán hàng này thường là các học sinh, sinh viên, hộ gia đình, trường học và các tổ chức khác có nhu cầu tiêu dùng. Khi có nhu cầu tiêu dùng hàng hoá thì khách hàng đến liên hệ trực tiếp tại phòng kinh doanh bán lẻ để mua hàng và thanh toán tiền hàng cho nhân viên thu tiền. Với các khách hàng này tuỳ thuộc vào giá trị hàng hoá mua và mục đích sử dụng hàng hoá mà yêu cầu nhân viên thu tiền ghi hoá đơn GTGT. Nhân viên thu tiền đến cuối ngày sẽ nộp cho thủ quỹ sau khi kế toán thanh toán lập phiếu thu tiền mặt để làm căn cứ ghi các sổ kế toán có liên quan. 2.2.2.2. Tính giá mua của hàng xuất bán Hàng hoá mua trong nước: Giá thực tế hàng hoá nhập kho được tính theo công thức sau đây: Giá thực tế nhập kho = Giá mua trênhoá đơn - Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá được hưởng Mọi chi phí thu mua hàng hoá nội địa không được tập hợp tính vào giá thực tế hàng nhập kho mà được tập hợp vào chi phí quản lí doanh nghiệp để cuối kỳ kết chuyển tính kết quả. Với hàng nhập khẩu: Giá mua hàng nhập khẩu được tính như sau: Giá thực tế hàng nhập khẩu = Giá mua hàngnhập khẩu + Chi phí thu mua hàng nhập khẩu + Thuế nhập khẩu Ngày 11/06/2006 Công ty nhập khẩu một lô hàng trị giá 21.220 USD (= 336.761.400VNĐ)gồm 900 bộ loa HCT3802.1 trị giá 8.190USD(=129.975.300VNĐ); 400 bộ loa HCT5804.1 trị giá 5.360USD(=85.063.200VNĐ);1300 bộ loa HCT1682.1 trị giá 7.670USD(=121.722.900VNĐ); Chi phí vận chuyển từ Shenzeng China tới Hải Phòng Việt Nam là 850 USD(=13.489.500VNĐ). TG tại thời điểm mua ngoại tệ chuyển tiền thanh toán là:15870 VNĐ/1USD. Thuế nhập khẩu lô hàng trên theo TK Hải quan 20% là: Loa HCT3802.1 27.036.332VNĐ ,loa HCT5804.1 17.694.108VNĐ, loa HCT1682.1 25.319.740VNĐ. Thuế GTGT 10% là 42.030.108 VNĐ. Chi phí vận chuyển từ Hải Phòng - Hà Nội là 4.768.095 VNĐ, phí chuyển tiền là 1.129.020 VNĐ Khi đó Tổng Chi phí NK, vận chuyển lô hàng trên là: 13.489.500 + 4.768.095+1.129.020 = 19.386.615 VNĐ Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho từng mặt hàng được tính theo công thức sau đây: Chi phí thu mua Loa HCT3802.1 = Chi phí thu mua hàng hoá x Loa HCT3802.1 nhập khẩu Tổng giá trị hàng hoá nhập khẩu Chi phí thu mua Loa HCT3802.1 = 19.386.615 x 129.975.300 336.761.400 = 7.482.393 VNĐ Chi phí thu mua Loa HCT5802.1 Chi phí thu mua Loa HCT5802.1 = 19.386.615 x 85.063.200 336.761.400 = 4.896.902 VNĐ Chi phí thu mua Loa HCT1682.1 là : 19.386.615 – 4.896.902 – 7.482.393 = 7.007.320 VNĐ Trị giá nhập kho : Loa HCT3802.1 = 129.975.300 + 27.036.332 + 7.482.393 = 164.494.025 VNĐ Giá đvị nhập kho Loa HCT3802.1 = 164.494.025 = 182.771 VNĐ 900 Trị giá nhập kho Loa HCT5802.1 = 85.063.200 + 17.694.108 + 4.896.902VNĐ = 107.654.210 VNĐ Giá đơn vị nhập kho Loa HCT5802.1= 269.136 VNĐ Loa HCT1682.1 = 121.722.900 + 25.319.740 + 7.007.320VNĐ = 154.049.960 VNĐ Giá đơn vị nhập kho Loa HCT1682.1= 118.500 VNĐ Hàng hoá mua về sau khi đã kiểm tra hàng hoá về số lượng, mẫu mã, chất lượng theo đúng quy cách quy định trong hợp đồng, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho hàng hoá. Phiếu này được lập thành 2 liên, 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ kiểm nhận hàng hoá và ghi thẻ kho, 1 liên thì phòng kế toán sẽ giữ để ghi vào sổ kế toán chi tiết hàng hoá mở cho từng mặt hàng cụ thể và lưu. Cuối tháng kế toán tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh này vào một chứng từ ghi sổ theo tiêu thức nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: mua hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt được tập hợp trên một chứng từ ghi sổ, mua hàng bằng tiền gửi ngân hàng tập hợp lên một chứng từ ghi sổ và mua chịu được tập hợp lên một chứng từ ghi sổ. Giá hàng hóa như tính ở trên chỉ làm căn cứ ghi sổ giá hàng hóa nhập kho. Còn việc tính giá vốn hàng xuất bán được tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ (tháng). Công thức tính và cách tính giá vốn hàng xuất bán em sẽ đề cập rõ hơn trong mục Kế toán giá vốn hàng tiêu thụ TSI Phiếu nhập kho Số : N002789 Ngày 11 tháng 06 năm 2006 TTN Đơn vị giao hàng : Shenzen Suyuan Industrial Ltd Người giao hàng: Địa chỉ: China Nhập vào kho : TSI STT Mã SP Mặt hàng ĐV SL ĐG VAT TT 1 1365 Speaker HCT1682.1 b 1.300 118.500 154.049.960 2 1361 Speaker HCT3802.1 b 900 182.711 164.494.025 3 1362 Speaker HCT5802.1 b 400 269.136 107.654.209 Cộng tiền hàng : 426.198.195 Cộng thuế VAT : Tổng cộng : 426.198.195 Bằng chữ: Bốn trăm hai mươi sáu triệu một trăm chín tám nghìn một trăm chín năm đồng Ghi chú: Thời hạn thanh toán : Trong vòng ………….. ngày kể từ ngày giao hàng. TT đơn vị Kế toán Người lập phiếu Thủ kho Người giao hàng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Biểu 2.1 – Phiếu Nhập kho Chứng từ ghi sổ – Số hiệu 03 (Tập hợp các nghiệp vụ mua hàng còn nợ nhà cung cấp) Ngày 30/06/2006 Kèm theo 114 phiếu nhập kho Diễn giải TKĐƯ Số tiền (đồng) Nợ Có Nhập kho Printer Canon 1210 156 331 260.457.445 Nhập kho Monitor SS 17” 156 331 372.152.133 Nhập kho H DD 40 G 156 331 71.476.649 Nhập kho Notebook 156 331 432.163.811  .......................................  ............  ........... ..........................  Cộng 1.452.650.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 2.2 – Chứng từ ghi sổ 2.2.2.3. Kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ Ngày 12/06/2006 Công ty xuất bán một lô hàng là 200 bộ Loa HCT1682.1 với đơn giá bán ghi trên hoá đơn là 152.800 đồng/bộ, 30 bộ Loa HCT3802.1 với đơn giá bán ghi trên hoá đơn là 232.000 đồng/bộ, 80 bộ Loa HCT5802.1 với đơn giá ghi trên hoá đơn là 349.200 đồng/bộ cho Công ty TNHH Thương mại & dịch vụ Trần Anh. Thuế suất GTGT hàng hoá bán ra là 10%. Số tiền hàng được thanh toán ngay 15,000,000 đồng bằng tiền mặt, 25.000.000 đồng bằng TGNH. Số còn lại khách hàng nợ lại thanh toán trong tháng sau . Việc tính giá vốn hàng hoá tiêu thụ được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ theo công thức: Giá đơn vị bình quân tháng = Giá thực tế hàng tồn đầu tháng + Giá thực tế hàng nhập trong tháng Số lượng hàng tồn đầu tháng + Số lượng hàng nhập trong tháng Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng hoá và hoá đơn giá trị gia tăng do bên bán giao cho Công ty, kế toán xác định được giá thực tế hàng hoá nhập kho, vào sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng loại hàng hóa. Từ sổ chi tiết này kế toán sẽ tính được giá bình quân cả kỳ dự trữ của một tháng rồi kéo công thức cho các tháng tiếp theo. Với các tháng tiếp theo này sau khi nhập giá trị hàng hoá nhập kho thì máy sẽ tự động điều chỉnh giá bình quân, giá trị hàng hoá xuất kho và giá trị hàng hoá tồn của tháng đó. Công việc này được kế toán thực hiện thông qua bảng tính Excel. Khi đó giá vốn hàng xuất bán được tính như sau: Giá đơn vị bquân Loa HCT3802.1 tháng 06 = Giá thực tế tồn đầu tháng 06 + Giá thực tế nhập trong tháng 06 Số lượng tồn đầu tháng 06 + Số lượng nhập trong tháng 06 = 0 + 164.494.025 0 + 900 = 182.771 VN Đ Khi đó nghiệp vụ kinh tế phát sinh này được phản ánh lên các chứng từ, sổ sách liên quan như sau: Trước hết là phiếu xuất kho: Ngay sau khi xuất hàng, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho, phiếu này được lập thành 3 liên: 1 liên lưu, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên thủ kho làm căn cứ ghi vào thẻ kho theo dõi về mặt số lượng sau đó chuyển cho phòng kế toán để nhập vào sổ liên quan. Tại thời điểm lập phiếu xuất kho thì trên phiếu xuất kho chỉ nhập số lượng mà không ghi đơn giá vì Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ. Đến cuối mỗi tháng sau khi tính được giá này thì mới ghi vào phiếu xuất kho. Và từ các chứng từ này, cuối mỗi tháng kế toán tập hợp trên sổ chi tiết tài khoản 632 mở cho tất cả các mặt hàng kinh doanh trong tháng, sổ chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 156, sổ cái tài khoản 632 theo các biểu sau đây: TSI Phiếu xuất kho Số : X 013516 Ngày 12 tháng 06 năm 2006 TTC Đơn vị nhận hàng : Công ty Trần Anh Người nhận hàng: Anh Kiên Địa chỉ: Nhập kho : TSI STT Mã SP Mặt hàng ĐV SL ĐG VAT TT 1 1365 Speaker HCT1682.1 b 200 2 1361 Speaker HCT3802.1 b 30 3 1362 Speaker HCT5802.1 b 80 Cộng tiền hàng : Cộng thuế VAT : Tổng cộng : Bằng chữ: Ghi chú: Thời hạn thanh toán : Trong vòng ………….. ngày kể từ ngày giao hàng. TT đơn vị Kế toán Người lập phiếu Thủ kho Người giao hàng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Biểu 2.3 – Phiếu xuất kho Biểu 2.4 – Sổ chi tiết 6 chứng từ ghi sổ – Số hiệu 04 Ngày 30/06/2006 Kèm theo 203 phiếu xuất kho Diễn giải TKĐƯ Số tiền (đồng) Nợ Có Xuất bán Monitor SS 17 ằ 632 156 238.384.329 Xuất bán Notebook 632 156 305.056..243 Xuất bán Loa HCT 3802.1 632 156 19.922.654 ........................................ ............... ............. ...................... Cộng 2.914.494.276 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 2.4– Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Tháng 06 /2006 Chứng từ ghi sổ Số tiền (đồng) SH Ngày …….. ………. …………… 03 30/06 1.452.650.000 04 30/06 2.914.494.276 Cộng Người ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 2.5 – Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 156 Tháng 06/2006 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền (đồng) SH Ngày Nợ Có 1.Số dư đầu tháng 06 9.127.937.112 2.Số phát sinh  01 30/06 Mua hàng thanh toán TM 111 750.000.000  02  30/06 Mua bằng TGNH 112 577.979.776  03  30/06 Mua chịu 331 1.452.650.000 04 30/06 Giá vốn hàng bán 632 2.914.494.276 Tổng phát sinh 2.780.629.776 2.914.494.276 3.Số dư cuối tháng 8.994.072.612 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 2.7 – Sổ cái tài khoản 156 Căn cứ vào sổ này, kế toán vào sổ kế toán chi tiết tài khỏan 632 (sổ cái tài khoản 632) mở cho tất cả các mặt hàng kinh doanh của Công ty theo mẫu như sau: Sổ kế toán chi tiết tài khoản 632 Tháng 06/2006 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền (đồng) SH Ngày Nợ Có 1. Số dư đầu tháng 12 0 2. Số phát sinh 04 30/06 Giá vốn hàng bán 156 2.914.494.276 30/06 Kết chuyển giá vốn 911 2.914.494.276 Tổng phát sinh 2.914.494.276 2.914.494.276 3. Số dư cuối tháng 0 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 2.8 – Sổ chi tiết tài khoản 632 Khi các nghiệp vụ kinh tế này phát sinh, bên cạnh việc lập phiếu xuất kho, kế toán nhập số liệu vào máy tính để tính toán và quản lí dữ liệu thông qua bảng tính Excel và phần mềm kế toán AT - Soft. Phần mềm má tính sẽ tự động trừ kho từng mặt hàng riêng biệt về cả số lượng và giá trị. Vì vậy, người sử dụng có thể xem được tình hình nhập, xuất, tồn kho vào bất cứ thời điểm nào của từng mặt hàng, từng kho, từng đơn vị mua hàng, từng nhân viên, phòng ban bán hàng và in ra các thông tin phục vụ cho từng mục tiêu quản lí khác nhau. Với mặt hàng Loa HCT 3802.1 như trên kế toán muốn xem thống kê tồn kho tính đến hết ngày 30/06/2006 tại kho TSI ,trên giao diện AT - Soft vào mục Nhập-Xuất, chọn Thống kê tồn kho, chọn nhập mã sản phẩm, tên sản phẩm ,kích đúp vào bản ghi, có th ể xem hoặc chọn in chi tiêt ra bảng thống kê tồn kho của mặt hàng theo thông tin lọc. Ta có : Thống kê tồn kho Tính đến hết ngày 30/06 Kho hàng: TSI Loại hàng: Loa HCT 3802.1 Mã SP Tên SP Tồn đầu SL nhập SL xuất Tồn cuối ĐG Tồn vốn 1361 Speaker HCT3802.1 0 900 109 791 182.771 144.571.971 Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 2.10 – Thống kê tồn kho 2.2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng là số tiền thu được từ hoạt động bán hàng hoá, phần mềm mà Công ty kinh doanh và cung cấp dịch vụ như: dịch vụ sửa chữa các sản phẩm thiết bị công nghệ thông tin của Công ty cung cấp cho khách hàng và được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Doanh thu này không bao gồm doanh thu từ việc bán, thanh lí tài sản cố địn