Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH thương mại Tin học và Thiết bị Văn phòng

- B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh c¸c tµi kho¶n C«ng ty TM Tin hoc vµ ThiÕt bÞ V¨n phßng lµ C«ng ty TNHH cã tr¸ch nhiÖm nép b¸o c¸o Tµi ChÝnh lªn chi côc thuÕ trong thêi h¹n < 20 ngµy ®èi víi b¸o c¸o quý , vµ < 90 ngµy ®èi víi b¸o c¸o n¨m . Nép lªn cÊp trªn vµ l­u t¹i phßng kÕ to¸n cña C«ng ty m×nh . PhÇn II Thùc tr¹ng kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i c«ng ty THNN Tm tin häc vµ thiÕt bÞ v¨n phßng ----------------- 2. 1. ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng b¸n hµng t¹i c«ng ty 2.1.1 . C¸c mÆt hµng kinh doanh cña c«ng ty Theo chñ tr­¬ng cña UBND thµnh phè Hµ Néi cÇn thiÕt ph¶i cho ra ®êi nh÷ng C«ng ty kinh doanh phôc vô nhu cÇu ®æi míi ®¸p øng nhu cÇu vÒ c«ng nghÖ th«ng tin. C«ng ty TNHH TM Tin häc vµ ThiÕt bÞ V¨n phßng ®­îc thµnh lËp ®Ó ®¸p øng nhu cÇu cÊp b¸ch nµy. NhiÖm vô chÝnh cña C«ng ty khi tiÕn hµnh ho¹t ®éng kinh doanh bao gåm 2 lÜnh vùc cô thÓ: * Kinh doanh dÞch vô: Cung cÊp c¸c thiÕt bÞ cho c¸c C«ng ty ë ViÖt Nam, cho c¸c kh¸ch hµng cã nhu cÇu cÇn thiÕt vÒ thiÕt bÞ v¨n phßng. * Ho¹t ®éng kinh doanh: C«ng ty ®­îc phÐp kinh doanh c¸c lo¹i h×nh sau: + Tæ chøc c¸c dÞch vô l¾p ®Æt b¶o hµnh, söa ch÷a m¸y v¨n phßng, thiÕt bÞ viÔn th«ng, m¹ng m¸y tÝnh. + Tæ chøc kinh doanh m¸y photocopy, c¸c linh kiÖn m¸y vµ c¸c lo¹i m¸y v¨n phßng kh¸c. Do ®Æc thï kinh doanh m¸y v¨n phßng nªn ®èi t­îng kh¸ch hµng cña C«ng ty lµ tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp trªn l·nh thæ ViÖt Nam , c¸c ®¹i lý vµ c¸ nh©n ng­êi tiªu dïng. §a sè s¶n phÈm ®­îc tiªu thô chñ yÕu t¹i Hµ Néi . C¸c ph­¬ng thøc b¸n hµng cña C«ng ty : Ph­¬ng thøc b¸n hµng chñ yÕu cña C«ng ty lµ : B¸n bu«n, b¸n lÎ. B¸n bu«n : Khi nghiÖp vô b¸n bu«n ph¸t sinh tøc lµ khi hîp ®ång kinh tÕ ®· ®­îc ký kÕt, kÕ to¸n cña C«ng ty lËp ho¸ ®¬n (GTGT) . Ho¸ ®¬n ®­îc thµnh lËp ba liªn, liªn 1 l­u t¹i gèc, liªn 2 giao cho ng­êi mua, liªn 3 dïng ®Ó thanh to¸n. Phßng kÕ to¸n còng lËp phiÕu xuÊt kho, phiÕu xuÊt kho còng ®­îc lËp thµnh 3 liªn. NÕu viÖc b¸n hµng thu ®­îc tiÒn ngay th× liªn thø 3 trong ho¸ ®¬n (GTGT) ®­îc dïng lµm c¨n cø ®Ó thu tiÒn hµng kÕ to¸n vµ thñ quü dùa vµo ®ã ®Ó viÕt phiÕu thu vµ còng dùa vµo ®ã thñ quü nhËn ®ñ sè tiÒn hµng. Khi kiÓm tra sè tiÒn theo ho¸ ®¬n GTGT mµ ng­êi mua thanh to¸n kÕ to¸n thu chi tiÒn mÆt vµ thñ quü sÏ ký tªn vµo phiÕu thu, nÕu kh¸ch hµng yªu cÇu cho 1 liªn, phiÕu thu th× tuú yªu cÇu kÕ to¸n thu tiÒn mÆt sÏ viÕt ba liªn phiÕu thu sau ®ã xÐ mËt liªn ®ãng dÊu vµ giao cho kh¸ch hµng thÓ hiÖn viÖc thanh to¸n hµng ho¸ ®· hoµn tÊt: Liªn 1 l­u t¹i cuèng, liªn 2 giao cho thñ kho gi÷, liªn 3 dïng ®Ó l­u hµnh néi bé kh«ng cã gi¸ trÞ thanh to¸n vµ ®i ®­êng. Trong ph­¬ng thøc b¸n bu«n cã 2 h×nh thøc: B¸n bu«n qua kho: Theo h×nh thøc nµy, C«ng ty xuÊt hµng trùc tiÕp tõ kho giao cho ng­êi mua. Ng­êi mua cÇm ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt kho do phßng kÕ to¸n lËp ®Õn kho ®Ó nhËn hµng. Hµng ho¸ ®­îc coi lµ b¸n hµng khi ng­êi mua ®· nhËn vµ ký x¸c nhËn ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho.  S¬ ®å 2: S¬ ®å h¹ch to¸n nghiÖp vô b¸n bu«n trùc tiÕp qua kho TK 156 (1561) TK 632 TK 911 Tæng gi¸ thanh to¸n (c¶ thuÕ VAT) XuÊt kho b¸n hµng K\C gi¸ vèn hµng b¸n X¸c ®Þnh KQKD TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu b¸n hµng theo K\C DT b¸n hµng gi¸ ch­a cã thuÕ VAT X¸c ®Þnh KQKD TK 3331 ThuÕ VAT ph¶i nép B¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng: Theo ph­¬ng thøc nµy C«ng ty sau khi thñ tôc nhËn hµng ®· xong vµ phßng kÕ to¸n lËp ho¸ ®¬n GTGt gåm 3 liªn sau ®ã xÐ liªn 2 vµ 3 giao cho phßng kinh doanh. Phßng kinh doanh cö ng­êi mang ho¸ ®¬n tíi ng­êi mua hµng ®ång thêi vËn chuyÓn th¼ng sè hµng ho¸ ®· cã ho¸ ®¬n GTGT cho ng­êi mua (kh«ng qua kho). Hµng ho¸ ®­îc coi lµ b¸n hµng khi ng­êi mua nhËn ®ñ hµng ký x¸c nhËn trªn chøng tõ b¸n hµng cña C«ng ty, viÖc thanh to¸n tiÒn mÆt b»ng tiÒn mÆt. S¬ ®å 3: S¬ ®å h¹ch to¸n b¸n bu«n chuyÓn th¼ng TK 911 TK 511 TK 111, 112, 113 TK 632 TK 133 K/C doanh thu X/§ KQKD Tæng gi¸ thanh to¸n (c¶ thuÕ VAT) Tæng sè tiÒn thanh to¸n (cã thuÕ VAT) Mua hµng B¸n th¼ng Doanh thu ch­a cã VAT ThuÕ VAT ®­îc khÊu trõ TK 3331 ThuÕ VAT ph¶i nép Sè thuÕ GTGT ph¶i nép KÕt chuyÓn gi¸ vèn - x¸c ®Þnh KQKD B¸n lÎ : H×nh thøc b¸n lÎ ®­îc ¸p dông t¹i v¨n phßng C«ng ty vµ t¹i kho (T©n Mai). C«ng ty thùc hiÖn b¸n lÎ theo ph­¬ng thøc thu tiÒn tËp trung tøc lµ khi ph¸t sinh nghiÖp vô b¸n lÎ hµng ho¸ th× kÕ to¸n hµng ho¸ lËp ho¸ ®¬n GTGT. Tr­êng hîp nÕu b¸n lÎ t¹i C«ng ty th× kÕ to¸n hµng ho¸ lËp ho¸ ®¬n GTGT lÊy ®Çy ®ñ ch÷ ký cña ng­êi mua, thñ tr­ëng ®¬n vÞ, kÕ to¸n tr­ëng sau ®ã dùa vµo ho¸ ®¬n GTGT kÕ to¸n thu chi sÏ viÕt phiÕu thu chi víi sè tiÒn ®ñ theo ho¸ ®¬n (nÕu kh¸ch hµng tr¶ hÕt mét lÇn). Tr­êng hîp b¸n lÎ nh­ng kh¸ch hµng yªu cÇu mang hµng tíi tËn nhµ th× kÕ to¸n hµng ho¸ còng lËp ho¸ ®¬n GTGT sau ®ã giao cho ng­êi mang hµng 2 liªn: liªn 2 (liªn ®á) giao cho kh¸ch hµng, liªn 3 (liªn xanh) cã gi¸ trÞ ®Ó thanh to¸n. Sau khi ®· giao hµng vµ thu tiÒn xong, ng­êi ®­îc ph©n c«ng ®i giao hµng cã tr¸ch nhiÖm nép sè tiÒn ®ã cho phßng kÕ to¸n kÌm theo ho¸ ®¬n GTGR (liªn 3 - liªn xanh). -Ghi x¸c ®Þnh gi¸ vèn cña hµng b¸n vµ kÕt vËn chuyÓn Sè l­îng Sè l­îng Sè l­îng Sè l­îng hµng xuÊt b¸n t¹i = ®Çu ngµy + hµng nhËp - hµng tån cuèi quÇy, cöa hµng ( ca) trong ngµy( ca ) ngµy (ca) TrÞ gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n t¹i = Sè l­îng hµng * Gi¸ vèn ®¬n vÞ quÇy xuÊt b¸n hµng b¸n - C¨n cø sè l­îng trªn ®Ó x¸c ®Þnh doanh thu vµ gi¸ vèn b¸n sau ca, ngµy ®èi chiÕu víi b¸n hµng t¹i quÇy, cöa hµng, S¬ ®å 4: S¬ ®å h¹ch to¸n nghiÖp vô b¸n lÎ hµng ho¸ TK 156 TK 632 TK 911 Tæng gi¸ thanh to¸n (c¶ thuÕ VAT) XuÊt kho b¸n hµng K\C gi¸ vèn hµng b¸n X¸c ®Þnh KQKD TK 911 TK 511, 512 TK 111, 112, 131 Doanh thu b¸n hµng theo K\C DT b¸n hµng gi¸ ch­a cã thuÕ VAT X¸c ®Þnh KQKD TK 3331 ThuÕ VAT ph¶i nép 2.1.3. Ph­¬ng thøc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng cña C«ng ty : Cuèi kú kinh doanh, hay mçi th­¬ng vô kÕ to¸n tiÕn hµnh x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô, nh»m cung cÊp th«ng tin liªn quan ®Õn lîi nhuËn (hoÆc lç) vÒ b¸n hµng cho qu¶n lý. S¬ ®å 10: S¬ ®å h¹ch to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng TK 632 TK 911 TK 511 KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn b¸n KÕt chuyÓn doanh thu thuÇn hµng b¸n hµng trong kú vÒ b¸n hµng hµng ho¸ trong kú TK 641 TK 421 KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n KÕt chuyÓn lç vÒ b¸n hµng hµng ph¸t sinh trong kú TK 642 KÕt chuyÓn chi phÝ QLDN ph¸t sinh trong kú TK 142 KÕt chuyÓn chi phÝ chê kÕt chuyÓn KÕt chuyÓn l·i vÒ b¸n hµng 2.2. Néi dung kÕ to¸n b¸n hµng hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i C«ng ty TNHH TM Tin häc vµ ThiÕt bÞ V¨n phßng : 2.2.1. Néi dung kÕ to¸n b¸n hµng ë C«ng ty TNHH TM Tin häc vµ ThiÕt bÞ V¨n phßng : 2.2.1.1 . KÕ to¸n doanh thu b¸n hµng : Nh­ ®· nªu ë phÇn trªn viÖc b¸n hµng ë C«ng ty chñ yÕu ®­îc tæ chøc thùc hiÖn theo 2 ph­¬ng thøc: B¸n bu«n, b¸n lÎ. Tïy vµo tõng ph­¬ng thøc giao hµng, h×nh thøc thanh to¸n mµ hç kÕ to¸n b¸n hµng còng kh¸c nhau. MÆt kh¸c, hµng th¸ng qu¸ tr×nh b¸n hµng còng kh«ng gièng nhau viÖc b¸n hµng diÔn ra trong phßng ®Òu ®Æn, doanh thu b¸n hµng cã th¸ng nhiÒu, th¸ng Ýt. §©y còng lµ ®iÒu dÔ hiÓu. Khi ph¸t sinh nghiÖp vô b¸n hµng vµ ®· x¸c ®Þnh ®­îc doanh thu th× ®Ó ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng kÕ to¸n sö dông TK 5111. Tµi kho¶n 511 ®­îc chia lµm 2 tiÓu kho¶n sau: TK 5111: Doanh thu b¸n hµng TK 5112: Doanh thu cña dÞch vô §Ó theo dâi doanh thu b¸n hµng th× kÕ to¸n c«ng ty sö dông sè chi tiÕt tµi kho¶n, b¸o c¸o chi tiÕt b¸n hµng, sæ c¸i tµi kho¶n. Lµ mét doanh nghiÖp ¸p dông nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ nªn doanh thu b¸n hµng kh«ng bao gåm thuÕ VAT. VÝ dô: KÕt cÊu cña c¸c sæ vµ b¸o c¸o ®­îc thÓ hiÖn qua BiÓu sè 8, 11, 13 Sè liÖu tæng hîp cña sæ c¸i TK 511 sÏ ®­îc sö dông ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh trong th¸ng. KÕ to¸n b¸n hµng theo ph­¬ng thøc b¸n bu«n Khi C«ng ty nhËp kho mét l« hµng nµo ®ã bé phËn b¸n hµng cña C«ng ty sÏ göi th­ chµo hµng tíi kh¸ch hµng cña C«ng ty. Qua viÖc trao ®æi nhu cÇu mua b¸n gi÷a hai bªn, hai bªn sÏ ®µm ph¸n vµ ký kÕt hîp ®ång mua b¸n. C¨n cø vµo hîp ®ång ®· ký ®­îc sù phª duyÖt cña Gi¸m ®èc, phßng kÕ to¸n ho¸ ®¬n GTGT. Ho¸ ®¬n GTGT võa lµ ho¸ ®¬n b¸n hµng, võa lµ c¨n cø ®Ó xuÊt kho, võa lµ c¨n cø ®Ó h¹ch to¸n doanh thu. §èi víi ng­êi mua lµm chøng tõ ®i ®­êng vµ ghi sæ kÕ to¸n. Ho¸ ®¬n GTGT ®­îc lËp lµm 3 liªn. Liªn 1: L­u t¹i quyÓn ho¸ ®¬n gèc do phßng kÕ to¸n gi÷ ®Ó theo dâi hµng ngµy. Liªn 2: giao cho kh¸ch hµng Liªn 3: Giao cho thñ kho dïng ®Ó ghi sæ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n ghi sæ vµ lµm thñ tôc thanh to¸n. Trªn mçi ho¸ ®¬n b¸n hµng cã ®Çy ®ñ hä tªn kh¸ch hµng, ®Þa chØ, h×nh thøc thanh to¸n, khèi l­îng, ®¬n gi¸ tõng lo¹i hµng ho¸ b¸n ra, tæng tiÒn hµng, thuÕ GTGT vµ tæng sè tiÒn ph¶i thanh to¸n. Sau khi lËp ho¸ ®¬n GTGT nh©n viªn phßng kinh doanh sÏ cÇm ho¸ ®¬n xuÊt kho lµm thñ tôc xuÊt hµng. ë kho, khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n, thñ kho sÏ ghi vµo sæ kho theo sè l­îng hµng b¸n ®­îc. Sæ kho do thñ kho më hµng quý vµ më chi tiÕt cho tõng lo¹i hµng ho¸. Thñ kho cã nhiÖm vô theo dâi chi tiÕt hµng ho¸ nhËp, xuÊt tån vµ sau ghi vµo sæ kho, thñ kho mang ho¸ ®¬n GTGT ®Õn cho phßng kÕ to¸n. §Õn cuèi th¸ng, thñ kho mang ho¸ ®¬n GTGT ®Õn cho phßng kÕ to¸n. §Õn cuèi th¸ng, thñ kho tÝnh sè tån kho tõng lo¹i hµng ho¸ ®Ó ®èi chiÕu víi phßng kÕ to¸n. ë phßng kÕ to¸n: Sau khi nhËn ®­îc chøng tõ vÒ b¸n hµng do thñ kho mang tíi, kÕ to¸n kiÓm tra tÝnh ph¸p lý råi ký duyÖt. Mçi vËt t­ ®Òu ®­îc kÕ to¸n cho mét m· riªng nªn khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n GTGT kÕ to¸n ph¶i kiÓm tra m· cña mÆt hµng ®­îc b¸n nhËp vµo m¸y vi tÝnh. KÕ to¸n b¸n hµng sö dông sæ chi tiÕt hµng ho¸ b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt kho tån, sæ chi tiÕt doanh thu b¸n hµng ®Ó theo dâi hµng ho¸ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ. §Ó hiÓu râ h¬n vÒ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n nghiÖp vô b¸n hµng , ta sÏ ®i vµo 1 vÝ dô cô thÓ : VD1: Ngµy 10/1/2008 gi÷a C«ng ty TNHH TM Tin hoc vµ ThiÕt bÞ V¨n phßng vµ Anh Thµnh lµ nh©n viªn C«ng ty TNHH An Ph¸t ë H¶i phßng cã hîp ®ång mua b¸n 10 m¸y in Canon 1210 . Phßng kÕ to¸n lËp phiÕu xuÊt kho cã chò ký vµ dÊu ®Çy ®ñ . C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho , thñ kho sÏ xuÊt hµng theo ®óng ho¸ ®¬n Khi mét nghiÖp vô ph¸t sinh ta sÏ tr×nh tù lµm theo c¸c b­íc sau : B­íc 1 : LËp phiÕu xuÊt kho B­íc 1 : LËp phiÕu xuÊt kho . BiÓu sè 1 : PhiÕu xuÊt kho C¤NG TY TNHH TM TIN HäC Vµ THIÕT BÞ V¡N PHßNG Sè 117 Lª Thanh NghÞ – Hµ Néi MÉu : 02 – VT ( Ban hµnh theo Q§ sè 15/2006 Q§-BTC ngµy 20/3/2006 cña Bé tr­ëng BTC ) PHIÕU XUÊt KHO Ngµy 10 th¸ng 1 n¨m 2008 Sè 55 Hä tªn ng­êi nhËn hµng: A Thµnh §Þa chØ (bé phËn): TP Kinh doanh Lý do xuÊt kho: XuÊt b¸n cho C«ng ty TNHH An Ph¸t theo H§ 0025865 XuÊt t¹i kho: T©n Mai §Þa ®iÓm: 521 Tr­¬ng §Þnh – HN STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ M· sè §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu CÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 01 M¸y in Canon 1210 ChiÕc 10 10 2.500.000 25.000.000 Céng: 25.000.000 Tæng sè tiÒn ( ViÕt b»ng ch÷ ) : Hai m­¬i n¨m triÖu ®ång ch½n Ngµy 10 th¸ng 1 n¨m 2008 Ng­êi lËp phiÕu Ng­êi nhËn hµng Thñ Kho KÕ to¸n tr­ëng (Ký , hä tªn ) (Ký , hä tªn ) ( Ký , hä tªn ) (Ký , hä tªn) B­íc 2 : LËp ho¸ ®¬n GTGT BiÓu sè 2 : Ho¸ ®¬n GTGT Ho¸ ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Liªn 2: Giao cho kh¸ch hµng Ngµy 10 th¸ng 1 n¨m 2008 MÉu sè: 01 GTKT – 3LL EG/2008B 0025865 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty TNHH TM Tin häc vµ ThiÕt bÞ V¨n phßng §Þa chØ 117 Lª Thanh NghÞ - HN Sè tµi kho¶n: ………………………………………. §iÖn tho¹i:……04.661.1567………………………. MST: 0101386102 Hä tªn ng­êi mua hµng: A Thµnh Tªn ®¬n vÞ: C«ng ty TNHH An Ph¸t §Þa chØ: H¶i Phßng Sè Tµi kho¶n: ……………………………………………….. H×nh thøc thanh to¸n: TiÒn MÆt STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §vt Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2 1 M¸y in Canon 1210 ChiÕc 10 2.500.000 25.000.000 Céng tiÒn hµng: 25.000.000 ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn ThuÕ GTGT: 2.500.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 27.500.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Hai m­¬i bÈy triÖu n¨m tr¨m ngh×n ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Gi¸m ®èc (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ®ãng dÊu, ghi hä tªn) B­íc 3 : Giao nhËn hµng C«ng ty TNHH vµ ThiÕt bÞ V¨n phßng giao cho C«ng ty TNHH An Ph¸t t¹i kho T©n mai . Chi phÝ vËn chuyÓn vµ bèc xÕp ®Òu do C«ng ty M¸y tÝnh vµ ThiÕt bÞ V¨n phßng chÞu vµ toµn bé chi phÝ nµy ®­îc ho¹ch to¸n vµo chi phÝ b¸n hµng : Nî TK 641 : 100.000 Cã TK 111 : 100.000 B­íc 4 : NhËn ho¸ ®¬n vµ thùc hiÖn thanh to¸n : C«ng ty An Ph¸t hoµn tÊt thanh to¸n cho C«ng ty M¸y tÝnh vµ ThiÕt bÞ V¨n phßng víi sè tiÒn lµ 27.500.000 VN§ . KÕ to¸n cña C«ng ty TNHH M¸y tÝnh vµ ThiÕt bÞ V¨n phßng lËp phiÕu thu tiÒn mÆt vµ thu tiÒn . §©y lµ mÆt hµng kh«ng ®­îc gi¶m gi¸ trong quý nµy nªn C«ng ty An Ph¸t còng kh«ng ®­îc gi¶m gi¸ . BiÓu sè 3 : PhiÕu thu tiÒn mÆt C¤NG TY TNHH TM TIN HäC Vµ THIÕT BÞ V¡N PHßNG Sè 117 Lª Thanh NghÞ – Hµ Néi MÉu 01 – TT ( Ban hµnh theo Q§ sè 15/2006/Q§-BTC Ngµy 20/03/2006 cña Bé tr­ëng BTC ) Liªn sè : 2 PHIÕU THU TIÒN MÆT Ngµy 10 /1/2008 Sè phiÕu 54 Nî TK 1111 : 27.500.000 Cã TK 1311 :27.500.000 Ng­êi nép NguyÔn V¨n Thµnh §Þa chØ : H¶i phßng Lý do : Kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn 10 chiÕc m¸y in Canon Sè tiÒn : 27.500.000 B»ng ch÷ : Hai m­¬i bÈy triÖu n¨m tr¨m ngµn ®ång ch½n KÌm theo : 1 chøng tõ gèc GI¸M §èc KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu §· nhËn ®ñ sè tiÒn ( viÕt bµng ch÷ ) : ………………………………………… ……………………. Ng­êi nép tiÒn Ngµy 10 th¸ng 1 n¨m 2008 Thñ quü B­íc 5 : Ghi sæ : Tõ c¸c chøng tõ ®· cã , kÕ to¸n tiÕn hµng ghi sæ nh­ sau : BiÓu sè 4 : Chøng tõ ghi sæ C«ng ty thnn tn tin häc vµ thiÕt bÞ v¨n phßng 117 Lª Thanh NghÞ – Hµ Néi M©u S02b-DNN ( Ban hµnh theo Q§ sè 15/2006/Q§-BTC Ngµy 20/02/2006 cña Bé tr­ëng BTC) Chøng tõ ghi sæ Sè 122 Ngµy 10 th¸ng1 n¨m 2008 TrÝch yÕu Sè hiÖu tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã 1 2 3 4 5 B¸n 10 chiÕc m¸y in Canon 1210 111 131 27.500.000 B¸n 5 chiÕc æ cøng H§40Gb 111 131 7.809.500 … … … … … Céng: 75.798.500 KÌm theo… chøng tõ gèc Ngµy 10 th¸ng 1 n¨m 2008 Ng­êi ghi sæ ( Ký , hä tªn ) KÕ to¸n tr­ëng ( Ký , hä tªn ) Gi¸m §èc ( Ký , hä tªn ) BiÓu sè 5 : Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ C«ng ty thnn tn tin häc vµ thiÕt bÞ v¨n phßng 117 Lª Thanh NghÞ – Hµ Néi M©u S02b-DNN ( Ban hµnh theo Q§ sè 15/2006/Q§-BTC Ngµy 20/02/2006 cña Bé tr­ëng BTC) Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ N¨m 2008 Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµy th¸ng Sè hiÖu Ngµy th¸ng 1 2 3 1 2 3 122 10/1/08 75.798.500 … … … Céng th¸ng 605.480.000 Céng th¸ng Luü kÕ tõ ®Çu quý Ngµy 31 th¸ng01. n¨m2008 Ng­êi ghi sæ ( Ký , hä tªn ) KÕ to¸n tr­ëng ( Ký , hä tªn ) Gi¸m §èc ( Ký , hä tªn ) BiÕu sè 6 : B¸o c¸o chi tiÕt theo mÆt hµng C«ng ty thnn tn tin häc vµ thiÕt bÞ v¨n phßng 117 Lª Thanh NghÞ – Hµ Néi BÁO CÁO BÁN HÀNG Th¸ng 1 n¨m 2008 STT M· vËt t­ §vt Sè l­îng TiÒn vèn Doanh thu ChiÕt khÊu ThuÕ GTGT Tæng tiÒn 1 MH1 M¸y in Canon 1210 10 21.000.000 25.000.000 0 2.500.000 27.500.000 2 HH1 Mµn h×nh LG Digital 17” 02 9.200.000 12.120.000 0 1.212.000 13.332.000 3 … …. … … … … … … Tæng céng 407.200.000 550.240.000 55.240.000 605.480.000 Ngµy 31 th¸ng 1 n¨m 2008 Ng­êi ghi sæ ( Ký , hä tªn ) BiÓu sè7 : Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 156 Sæ C¸I N¨m 2008 Tªn tµi kho¶n : Hàng ho¸ Sè hiÖu : 156 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn Ghi chó Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã A B C D E 1 2 G D­ ®Çu kú 216.873.000 10/1/08 0025865 10/1/08 B¸n 10 m¸y in Canon 1210 cho Cty TNHH An Ph¸t 632 21.000.000 21/1/08 0027880 10/1/08 B¸n cho C«ng ty Binh Minh 3 chiÕc m¸y in LBP 632 13.900.000 … … … … … … … Céng ph¸t sinh 513.046.000 407.200.000 D­ cuèi kú 322.719.000 Ngµy 31 th¸ng 1 n¨m 2008 Ng­êi ghi sæ (Ký, ghi hä tªn ) KÕ to¸n tr­ëng (Ký , ghi râ hä tªn ) Gi¸m ®èc ( Ký tªn , ®ãng dÊu ) BiÓu sè 8 : Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 511 Sæ C¸I N¨m 2008 Tªn tµi kho¶n : Doanh thu hµng b¸n Sè hiÖu : 511 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn Ghi chó Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã A B C D E 1 2 G 10/1/08 0025865 10/1/08 B¸n 10 m¸y in Canon 1210 cho Cty TNHH An Ph¸t 131 25.000.000 21/1/08 0027880 21/1/08 B¸n cho C«ng ty Binh Minh 3 chiÕc m¸y in LBP 111 17.859.000 … … … … … … … KÕt chuyÓn doanh thu b¸n hµng 911 550.240.000 Céng ph¸t sinh 550.240.000 550.240.000 Ngµy 31 th¸ng 1 n¨m 2008 Ng­êi ghi sæ (Ký, ghi hä tªn ) KÕ to¸n tr­ëng (Ký , ghi râ hä tªn ) BiÓu sè 9 : Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 3331 Sæ C¸I N¨m 2008 Tªn tµi kho¶n : ThuÕ GTGT ph¶i nép Sè hiÖu : 3331 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn Ghi chó Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã A B C D E 1 2 G D­ ®Çu kú 0 10/1/08 0025865 10/1/08 B¸n 10 m¸y in Canon 1210 cho Cty TNHH An Ph¸t 131 2.500.000 12/1/08 0027001 12/1/08 B¸n cho A Quang 2 c¸i Monitor 17” 111 6.200.000 15/1/08 0028900 15/1/08 B¸n cho HiÓn 2 c¸i CPU 21GHZ 111 11.200.000 … … … … … … … Céng ph¸t sinh 79.569.913 79.569.913 D­ cuèi kú 0 Ngµy 31 th¸ng 1 n¨m 2008 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng BiÓu sè 10 : Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 111 Sæ C¸I N¨m 2008 Tªn tµi kho¶n : TiÒn mÆt VN§ Sè hiÖu : 111 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn Ghi chó Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã A B C D E 1 2 G D­ ®Çu kú 605.652.000 10/1/08 0025865 10/1/08 Cty TNHH An Ph¸t thanh to¸n 10 c¸i m¸y in Canon 131 27.500.000 21/1/08 0027880 21/1/08 C«ng ty Binh Minh thanh to¸n 3 chiÕc m¸y in LBP 131 19.645.000 … … … … … … … Céng ph¸t sinh 530.240.000 612.890.000 D­ cuèi kú 523.002.000 Ngµy 31 th¸ng 1 n¨m 2008 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n b¸n hµng hµng ho¸ theo ph­¬ng thøc b¸n lÎ Theo ph­¬ng thøc nµy viÖc b¸n lÎ chñ yÕu diÔn ra t¹i v¨n phßng cña C«ng ty, vµ th­êng kh¸ch hµng xem hµng nÕu ®ång ý vÒ chÊt l­îng vµ gi¸ c¶ th× sÏ mua hµng vµ tr¶ tiÒn ngay, tuy nhiªn doanh thu b¸n lÎ th­êng kh«ng lín. NÕu viÖc b¸n lÎ ph¸t sinh qua ®iÖn tho¹i hoÆc qua Fax nghÜa lµ kh¸ch hµng gäi ®iÖn trùc tiÕp tíi phßng kinh doanh cña C«ng ty vÒ viÖc mua mét lo¹i hµng ho¸ nµo ®ã vµ yªu cÇu chuyÓn tíi tËn n¬i, khi ®ã phßng kÕ to¸n sÏ viÕt H§GTGT vµ xÐ 2 liªn (liªn 2 vµ liªn 3) cho ng­êi giao hµng (th­êng lµ nh©n viªn phßng kinh doanh vµ phßng kü thuËt) vµ yªu cÇu ng­êi mua hµng ký vµo ®Ó thÓ hiÖn tÝnh hîp lÖ, hîp ph¸p cña ho¸ ®¬n. VD2: Ngµy 12/01/2008 anh Thµnh tíi v¨n phßng C«ng ty xem hµng vµ ®· mua mét mµn h×nh Monitor " Sam Sung ®¬n gi¸ ch­a VAT lµ 2.200.000 ® thuÕ VAT 10% anh Thµnh ®· ®ång ý mua vµ sÏ thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt. Khi ®ã kÕ to¸n hµng ho¸ lËp ®Þnh kho¶n Nî TK 632: 2.100.000 Cã TK 156: 2.100.000 Vµ kÕ to¸n c«ng nî lËp ®Þnh kho¶n: Nî TK 131: 2.420.000 Cã TK 511: 2.200.000 Cã TK 33311: 220.000 Tíi ngµy 15/01/2008 kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn c¨n cø vµo phiÕu thu kÕ to¸n c«ng nî ghi: Nî TK 111: 2.420.000 Cã TK 131: 2.420.000 Khi ph¸t sinh mét nghiÖp vô b¸n hµng nµo ®ã kÕ to¸n hµng ho¸ ®Òu viÕt ho¸ ®¬n (GTGT) ®Ó ph¶n ¸nh doanh thu cña sè hµng ®· xuÊt b¸n. Ho¸ ®¬n (GTGT) sÏ ®­îc lµm c¨n cø ®Ó cuèi th¸ng kÕ to¸n lªn b¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra. Trªn b¶ng kª nµy mçi kh¸ch hµng ®­îc ghi trªn mét dßng b¶ng kª. Môc ®Ých cña viÖc lËp b¶ng kª chøng tõ dÞch bô hµng ho¸ b¸n ra lµ nh»m quyÕt to¸n thuÕ (GTGT) ®Çu ra vµ thuÕ (GTGT) ®Çu vµo. ViÖc b¸n hµng cña C«ng ty cã thÓ thu ®­îc tiÒn ngay còng cã thÓ kh¸ch hµng chÊp nî, v× vËy ®Ó theo dâi c«ng nî víi ng­êi mua ®­îc chÝnh x¸c, kÕ to¸n C«ng ty TNHH TM Tin häc vµ ThiÕt bÞ V¨n phßng ®· sö dông TK 131 - "Ph¶i thu cña kh¸ch hµng" ®Ó theo dâi c«ng nî. §iÒu nµy cã nghÜa lµ mäi nghiÖp vô liªn quan ®Õn c«ng nî ph¶i thu ®Òu ®­îc thÓ hiÖn qua TK 131. §Ó phôc vô cho viÖc cung cÊp th«ng tin vÒ c«ng nî mét c¸ch nhanh chãng, chÝnh x¸c, kÕ to¸n c«ng ty cßn sö dông sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua, sæ chi tiÕt TK 131, b¶ng tæng hîp TK 131. 2.2.1.2 KÕ to¸n gi¸ vèn hµng ho¸ §Ó tæng hîp vèn sè hµng ®· xuÊt b¸n kÕ to¸n c¨n cø vµo sè l­îng vµ ghi trªn b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån cña hµng ho¸ ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ vèn cña sè hµng ®· xuÊt kho. Gi¸ vèn cña hµng xuÊt kho b¸n hµng ®­îc tÝnh theo gi¸ trung b×nh hµng xuÊt kho: Gi¸ b×nh qu©n = Gi¸ trÞ thùc tÕ tån ®Çu kú + Gi¸ trÞ thùc tÕ hµng nhËp trong kú - Gi¸ trÞ hµng xuÊt trong kú TrÞ gi¸ vèn hµng xuÊt kho + L­îng thùc tÕ hµng nhËp trong kú - Tån cuèi kú Gi¸ vèn hµng xuÊt kho = Sè l­îng xuÊt kho * Gi¸ trung b×nh Mäi chi phÝ ph¸t sinh khi mua hµng ®­îc tÝnh vµo gi¸ vèn hµng b¸n. Gi¸ vèn cña hµng ®· b¸n hµng ®­îc dïng ®Ó x¸c ®Þnh l·i gép cña sè hµng ®· b¸n, ®Ó theo dâi gi¸ vèn ngoµi b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt kho tån cña hµng ho¸, kÕ to¸n C«ng ty cßn sö dông sæ c¸i TK 632 vµ sæ chi tiÕt TK 632. Khi cã nghiÖp vô ph¸t sinh nh­ b¸n hµng ho¸. Theo vÝ dô 1 trªn : Ta ghi sæ c¸i gi¸ vèn hµng b¸n nh­ sau : BiÓu sè 11 : Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 632 Sæ C¸I N¨m 2008 Tªn tµi kho¶n : Gi¸ vèn hµng b¸n Sè hiÖu : 632 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn Ghi chó Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã A B C D E 1 2 G 10/1/08 0025865 10/1/08 C«ng ty b¸n 10 c¸i chiÕc m¸y in Canon 156 21.000.000 … … … … … … … KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n 407.200.000 Céng ph¸t sinh 407.200.000 407.200.000 Ngµy 31 th¸ng 1 n¨m 2008 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng (Ký , hä tªn) (Ký , hä tªn 2.2.2 Néi dung kÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh cña C«ng ty Tin häc vµ ThiÕt bÞ V¨n phßng : 2.2.2.1 . Chi phÝ b¸n hµng Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay víi sù c¹nh tranh gay g¾t, doanh nghiÖp nµo chiÕm ®­îc thÞ phÇn lín doanh nghiÖp ®ã sÏ cã thÕ m¹nh h¬n trong qu¸ tr×nh b¸n hµng hµng ho¸ C«ng ty Tin häc vµ ThiÕt bÞ V¨n phßng còng vËy, ®Ó b¸n ®­îc hµng ho¸ C«ng ty th­êng ph¶i chi ra c¸c kho¶n chi phÝ ®­îc gäi lµ chi phÝ b¸n hµng. §Ó h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng kÕ to¸n sö dông TK 641 "chi phÝ b¸n hµng" trong TK nµy c¸c chi phÝ nh­: Chi phÝ nh©n viªn b¸n hµng, chi phÝ bao b×, chi phÝ chµo hµng, chi phÝ vËn chuyÓn hµng ho¸, giíi thiÖu s¶n phÈm... ViÖc h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng C«ng ty kh«ng sö dông sæ chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng mµ khi cã nghiÖp vô chi phÝ ph¸t sinh liªn quan ®Õn chi phÝ b¸n hµng, kÕ to¸n tËp hîp chøng tõ sau ®ã ghi vµo sæ TK 641. Mäi chi phÝ b¸n hµng, ®­îc tËp hîp vµ ph©n bæ vµo cuèi th¸ng. Chi phÝ b¸n hµng ®­îc theo dâi theo tõng chøng tõ ph¸t sinh vµ ®­îc kÕt chuyÓn sang TK 911 - "X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh". §Þnh kho¶n: + TiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ nh©n viªn b¸n hµng: Nî TK 6421 : 7.488.000 Cã TK 334 : 7.488.000 + TrÝch BHXH, BHYT, KPC§ Nî TK 6421 : 1.422.720 Nî TK 334 : 312.000 Cã TK 338 : 1.734.720 + Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c: ( ®iÖn tho¹i ) Nî TK 6421 : 950.500 Cã TK 111 : 950.500 + XuÊt dông cô phôc vô b¸n hµng: Nî TK 6421 : 1.056.700 Cã TK 153: 1.056.700 : BiÓu sè 12 B¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng Bé phËn: B¸n hµng Th¸ng 1 n¨m 2008 STT Hä vµ tªn Chøc vô Møc l­¬ng (VN§) Ngµy c«ng L­¬ng (VN§) Phô cÊp ®i l¹i 5% BHXH 1% BHYT Thùc lÜnh (VN§) Tæng TN 1 NguyÔn Thu H»ng NV BH 800.000 26 800.000 200.000 40.000 8.000 952.000 952.000 2 NguyÔn Ngäc H­ng NVKD 1.200.000 26 1.200.000 600.000 60.000 12.000 1.728.000 1.728.000 3 L­¬ng V¨n §ång NVKD 1.200.000 26 1.200.000 600.000 60.000 12.000 1.728.000 1.728.000 4 §ç thÞ Kim Th­ NVKD 1.200.000 26 1.200.000 600.000 60.000 12.000 1.728.000 1.728.000 5 NguyÔn thÞ Thu Trang TiÕp thÞ 800.000 26 800.000 600.000 40.000 8.000 1.352.000 1.352.000 Tæng céng 5.200.000 5.200.000 2.600.000 260.000 52.000 7.488.000 7.488.000 Cuèi kú tËp hîp chi phÝ b¸n hµng, ®­îc kÕt chuyÓn vµo TK 911 Nî TK 911: 15.531.900 Cã TK 6421: 15.531.900 §Ó theo dâi chi phÝ b¸n hµng kÕt to¸n sö dông sæ c¸i TK 6421 kÕt cÊu ®­îc thÓ hiÖn : B¶ng ph©n bæ khÊu hao tµi kho¶n cè ®Þnh Sè 21 Th¸ng 1 n¨m 2008 Sè hiÖu chøng tõ N¬i sö dông Nguyªn gi¸ tµi s¶n cè ®Þnh Gi¸ trÞ hao mßn tµi s¶n cè ®Þnh Ngµy , th¸ng , n¨m DiÔn gi¶i Nguyªn gi¸ N¨m sö dông Gi¸ trÞ hao mßn (th¸ng) Céng dån A B C D 1 2 3 4 33698 Bé phËn b¸n hµng 15/1/2004 Mua 1 dµn m¸y vi tinh 12.000.000 3 0 12.000.000 35865 Bé phËn qu¶n lý 31/1/2004 Mua 1 chiÕc «t« 250.000.000 5 4.167.000 200.016.000 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc BiÕu sè 13 : Sæ c¸I N¨m 2008 Tªn tµi kho¶n : Chi phÝ b¸n hµng Sè hiÖu : 6421 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn Ghi chó Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã A B C D E 1 2 G 25/1/08 3351 25/1/08 Thanh to¸n tiÒn ®iÖn tho¹i th¸ng 12/2007 cña cöa hµng 111 950.500 31/1/08 PC 31/1/08 Thanh to¸n tiÒn l­¬ng cho CNV 334 7.488.000 31/1/08 BL 31/1/08 TrÝch BHYT , BHXH 338 1.422.720 … … … … … … … KÕt chuyÓn x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh 911 15.531.900 Céng ph¸t sinh 15.531.900 15.531.900 Ngµy 31 th¸ng 1 n¨m 2008 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng 2.2.2.2 . KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp : Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp lµ c¸c chi phÝ ph¸t sinh cã liªn q