Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệp tư nhân Duy Nam

" Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ. Kết cấu tài khoản: Bên nợ - Phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu trong kỳ theo quy định. + Chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ + Trị giá hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ + Giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ + Thuế TTĐB, thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế chịu thuế. + Thuế GTGT (đối với các cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh" Bên có: - Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thực hiện trong kỳ - Các khoản doanh thu trợ cấp trợ giá, phụ thu mà doanh nghiệp được hưởng. TK511 không có số dư và được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2: TK 5111 "Doanh thu bán hàng hoá" TK 5112 "Doanh thu bán các sản phẩm" TK 5113 "Doanh thu cung cấp dịch vụ" TK 5114 "Doanh thu trợ cấp, trợ giá" * TK 512 "Doanh thu nội bộ" TK này phản ánh doanh thu của số sản phẩm hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp hạch toán ngành. Ngoài ra, TK này còn sử dụng để theo dõi một số nội dung được coi là tiêu thụ khác như sử dụng sản phẩm hàng hoá để biếu, tặng quảng cáo, chào hàng… Hoặc để trả lương cho người lao động bằng sản phẩm, hàng hoá. Nội dung TK 512 tương tự như tài khoản 511 và được chi tiết thành 3 TK cấp hai: TK 5121 "Doanh thu bán hàng" TK 5122 "Doanh thu bán thành phẩm" TK 5213 "Doanh thu cung cấp dịch vụ" * TK 512 "Chiết khấu thương mại" TK này dùng để phản ánh các khoản doanh thu bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với lượng lớn. Kết cấu tài khoản Bên nợ: Các khoản chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: Kết chuyển toàn bộ khoản chiết khấu thương mại sang TK511 TK 512 không có số dư * TK 531 "Hàng bán bị trả lại" TK này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm hàng hoá đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân (kém phẩm chất, quy cách…" được doanh nghiệp chấp nhận. Kết cấu tài khoản Bên nợ: Trị giá của hàng bán bị trả lại đã trả tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về số sản phẩm hàng hoá bán ra. Bên có: kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào bên nợ của TK511 hoặc TK 512 TK 531 không có số dư * TK 532 "Giảm giá hàng bán" TK này dùng để phản ánh các khoản giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ hạch toán được người bán chấp nhận trên giá thoả thuận. Kết cấu tài khoản Bên nợ: Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận cho người mua hàng Bên có: Kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán sang TK 511 TK 532 không có số dư. 1.4. Các hình thức kế toán - Nhật ký chứng từ - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký sổ cái - Nhật ký chung 1.3.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung 1.3.1.1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung - Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (điều khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số tiền trên sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. * Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi sổ nhật ký chung để vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế hoạch chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.3.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái 1.3.2.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính được kết hợp hoặc chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhật là sổ Nhật ký - Sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký sổ cái Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Nhật ký Sổ Cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.3.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 1.3.3.1. Đặc trưng cơ bản * Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "Chứng từ ghi sổ". Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kế toán trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. 1.3.3.2. Trình tự ghi sổ * Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng cân đối tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập. Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ, kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. * Sau khi đối chiếu, khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các TK trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trê sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh, phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính 1.3.4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký - chứng từ 1.3.4.1. Đặc trưng cơ bản - Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn có quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. 1.3.4.2. Trình tự ghi sổ * Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. * Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký - chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký - chứng từ vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký - chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán liên quan được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ kế toán có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, bảng kê, và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ Cái Báo cáo tài chính Bảng kê Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết 1.3.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính 1.3.5.1. Đặc trưng cơ bản - Công việc kế toán được thực hiện theo một công trình phần mềm kế toán trên máy vi tính, phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 1.3.5.2. Trình tự ghi sổ * Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, TK ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ chi tiết liên quan. * Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính, việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giáy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Trình tự ghi sổ kế toán Theo hình thức kế toán trên máy vi tính Chứng từ kế toán Sổ kế toán - Sổ tổng hợp, Sổ chi tiết Phần mềm Kế toán Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị Máy vi tính Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra CHƯƠNG 2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp tư nhân duy nam I. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán Doanh nghiệp tư nhân Duy Nam là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng. Để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, để kịp thời xử lý và cung cấp thông tin kế toán giúp cho lãnh đạo nắm bắt được chính xác Doanh nghiệp chủ động tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu trực tiếp. Với cách tổ chức này kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành mà không phải qua khâu trung gian nhận lệnh, làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy chở nên đơn giản, gọn nhẹ thực hiện trong một cấp kế toán tập trung. Phân công lao động kế toán: Kế toán trưởng (Kiểm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định): Là người phụ trách về vấn đề tài chính kế toán của Doanh nghiệp, có trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán của doanh nghiệp. Điều này bảo đảm cho bộ máy kế toán được gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả và phù hợp với quy mô vừa và nhỏ của doanh nghiệp. Kế toán trưởng lập hệ thống sổ sách kế toán minh bạch, phản ánh trung thực kết quả tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, phải chịu trách nhiệm trước pháp luật theo Nhà nước ban hành. Không chỉ vậy, kế toán trưởng cso trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng phục vụ cho việc ra quyết định, quản lý tham mưu về hoạt động tài chính, thực hiện các khoản đóng góp nghĩa vụ với Nhà nước, xét duyệt báo cáo tài chính của doanh nghiệp trước khi gửi đến cơ quan chức năng, tổ chức tài chính. Kế toán hàng hoá: Theo dõi đối chiếu tình hình nhập xuất, tồn kho hàng hoá cùng với thủ kho và bộ phận giao nhận hàn. Kế toán tiền lương và chi phí: Theo dõi tình hình doanh thu và tình hình công nợ của khách hàng. Kế toán tiền lương và chi phí: Có nhiệm vụ tính ra lương và bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên trong kỳ. Cuối tháng phải lập ra bảng thanh toán tiền lương và tập hợp chi phí kinh doanh trong kỳ. Sơ đồ 1.2. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty Kế toán trưởng (Kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định) Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ Kế toán hàng hoá Kế toán tiền lương và chi phí 4. Đặc điểm sổ sách kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân Duy Nam Doanh nghiệp tư nhân Duy Nam áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để kế toán bán hàng và tiêu thụ sản phẩm tại Doanh nghiệp. Sổ kế toán được mở vào đầu niên độ, dựa trên căn cứ là thực tế sổ sử dụng năm trước kết hợp sự thay đổi bổ sung trong niên độ mở sổ. Sổ được dùng trong suốt niên độ gồm 12 tháng bắt đầu từ ngày 01 – 01 – N đến ngày 31-12-N. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở chứng từ gốc đều được phản ánh, phân loại rồi tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, trước khi vào sổ kế toán tổng hợp. Quy trình hạch toán bán hàng và kết quả bán hàng của công ty hiện nay được thực hiện như sau: Hàng này, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán bán hàng có trách nhiệm lập các chứng từ như: hợp đồng, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, hoá đơn đỏ. Sau đó căn cứ vào các chứng từ đã lập thẻ chi tiết kế toán hàng hoá kho vào thẻ kho. Đối với các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngày được kế toán bán hàng vào sổ quỹ tiền mặt. Đối với các nghiệp vụ bán hàng thanh toán chậm kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ thẻ kho được lập cho từng loại hàng hoá, kế toán lập “Báo cáo tổng hợp Nhập –Xuất-Tồn”. Đến cuối tháng kế toán tổng hợp lấy số liệu xuất bán thành phẩm theo giá bình quân để vào sổ Cái Tài khoản 632. Từ các chứng từ gốc lập khi phát sinh nghiệp vụ, định kỳ được chuyển qua để kế toán kẹp sang chứng từ ghi sổ, qua đó làm căn cứ để tiếp tục vào sổ cái Tài khoản 131, 511, 911, 333, 711… Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết các Tài khoản trên, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết các Tài khoản 131, 511, 632. Căn cứ vào Sổ cái Tài khoản 131, 511, 632, 911 kế toán lập bảng cân đối số phát sinh các Tài Khoản. Cuối tháng hay cuối quý, kế toán trưởng kiểm tra, đối chiếu giữa Bảng cân đối số phát sinh các Tài khoản. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu ở hai Bảng này để lập báo cáo kế toán. Với hình thức này việc ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian được tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên các loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau, đó là sổ cái và các Tài khoản. Không chỉ vậy mà nó còn giúp đối chiếu, kiểm tra tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng Cân đối phải bằng nhau và tổng số phát sinh trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ. Các nghiệp vụ được phản ánh theo thời gian phát sinh một cách hệ thống giúp cho công tác quản lý thông tin một cách rõ ràng và thực hiện phân tích tình hình tài chính nhan chóng theo các chỉ tiêu phản ánh. Quy trình hạch toán kế toán kết quả tiêu thụ trên các sổ sách kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân Duy Nam như sau: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho. Sổ kho Sổ chi tiết TK 131, 511, 641 Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 131, 511, 632, 911 .... Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, 632, 641 Sơ đồ quy trình kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại doanh nghiệp tư nhân duy nam Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 131, 511, 632,911 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ kho the khio Sổ chi tiết TK131, 511, 641… Bảng tổng hợp chi tiết TK131, 511, 632, 641 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 5. Đặt điểm về hàng hoá, thị trường của Doanh nghiệp tư nhân Duy Nam Doanh nghiệp tư nhân Duy Nam là một doanh nghiệp thương mại chuyên cung cấp sản phẩm tới người tiêu dùng. Mặt hàng chủ lực của doanh nghiệp là Bột giặt và Mỹ phẩm. Đánh giá được tốc độ phát triển kinh tế ngày càng phát triển ở Việt Nam, đặc biệt, nước ta đang tiến hành giai đoạn công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước, đời sống của nhân dân được cải thiện và đang dần hướng tới việc “ăn ngon mặc đẹp”, Doanh nghiệp tư nhân Duy Nam đã chính thức được đại diện cho công ty ViCo và công ty LGVina phân phối hai sản phẩm đang có cơ hội phát triển ở Việt Nam. Như vậy, tất cả các sản phẩm của doanh nghiệp để được nhập toàn bộ và sau đó chuyển tới tay người tiêu dùng. Doanh nghiệp không tham gia vào khâu sản xuất các loại sản phẩm hàng hoá này. Doanh nghiệp là nhân phân phối độc quyền các sản phẩm của công ty tại hai tỉnh là Vĩnh Phúc và Phú Thọ. Chính vì vậy, sản phẩm do doanh nghiệp cung cấp là rất lớn nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Riêng mặt hàng bột giặt đã có hơn 20 loại bột giặt như: Vì dân, hoa mơ, ômô… Do quá nhiều mặt hàng nên gây áp lực rất lớn cho kế toán khi thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá và kiểm kê hàng. Hiện nay số lượng hàng hoá được tiêu thụ rất nhanh do doanh nghiệp phân phối giá chính gốc, sản phẩm tốt đã có thương hiệu lớn trên thị trường. Bên cạnh đó doanh nghiệp có các chế độ ưu đãi về giá cũng như hỗ trợ đa dạng hình thức thanh toán như trả ngay, trả chậm, thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản… Nhận thấy khả năng phát triển, doanh nghiệp đã tiến hành tăng số vốn điều lệ vào tháng 1 năm 2006 là một quyết định sáng suốt. Việc mở rộng các mối quan hệ làm ăn với các khách hàng lớn như doanh nghiệp, công ty, tới các địa phương trong tỉnh sẽ tăng nhanh trong thời gian tới. Muốn thực hiện tốt công việc trên Công ty cần hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng. Để mở rộng quy mô hoạt động Doanh nghiệp phải có sự mở rộng về vốn kinh doanh, tuy nhiên khó khăn là làm thế nào để tăng vốn kinh doanh của doanh nghiệp một cách tối ưu, bởi vì nếu nóng vội mở rộng quy mô hoạt động của doanh nghiệp có thể dẫn tới việc chiếm dụng vốn, khả nang thu hồi nợ thấp, khả năng thanh toán giàm lam cho uy tín của doanh nghiệp bị giảm sút. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân tích tình hình tài chính của mình, đặc biệt là tình hình thanh toán để có đánh giá đúng đắn về khả năng hoạt động, từ đó có biện pháp thích hợp trong từng công tác quản lý kinh doanh. Bằng việc hiểu rõ thế mạnh của sản phẩm cung cấp, nắm vững sự biến động kinh tế cũng như nỗ lực không ngừng hoàn thiện của toàn bộ đội ngũ nhân viên, Doanh nghiệp tư nhân Duy Nam đã và đang đi vững chắc cùng với sự đổi mới của đất nước thể hiện qua lợi nhuận của doanh nghiệp năm 2006 là: 120.000.000 đến năm 2007 là 175.200.000 (tăng 46%), đặc biệt là nhận được sự tín nhiệm rất cao của bạn hàng. 2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Doanh nghiệp tư nhân Duy Nam 1.1 Các phương thức bán hàng và sử dụng tài khoản: Hiện này, Doanh nghiệp tư nhân Duy Nam bán hàng theo phương thức tiêu thụ trực tiếp và gián tiếp. Vì doanh nghiệp là nhà phân phối độc quyền của 2 tỉnh nên sản phẩm được đưa tới tay người tiêu dùng qua nhà bán buôn, bán lẻ, các cửa hàng. Do đặc điểm khách hàng đa dạng với tình hình tài chính khác nhau, để giúp khách hàng có nhiều lựa chọn khi mua hàng, doanh nghiệp duy trì các hình thức thanh toán tiền hàng sau: Bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này hàng hoá được tiêu thụ đến đâu bao gồm: tiền mặt, thanh toán qua tiền gửi ngân hàng, séc, ngân phiếu… được thu ngay đến đó. Hình thức bán chịu: Là khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán. Hình thức này chỉ áp dụng đối với những khách hàng đáng tin cậy, làm ăn lâu dài và có khả năng trả nợ. Hình thức bán hàng theo hợp đồng đã ký: Có nghĩa là khách hàng sẽ nhận hàng thanh toán hàng dựa trên hợp đồng đã ký ký kết với doanh nghiệp. Để hàng hoá và số liệu được tổng hợp chính xác và đầy đủ, doanh nghiệp đã sử dụng một số tài khoản sau: Tài khoản 156: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh hàng tồn kho và tình hình biến động nhập, xuất bằng hàng hoá qua kho trong ngày của doanh nghiệp. Tài khoản 165 có kết cấu và nội dung như sau: Bên nợ: + Trị giá mua, nhập của hàng hoá nhập trong kỳ. + Chi phí thu mua hàng hoá. Bên có: + Trị giá vốn xuất kho của hàng hoá + Trị giá vốn xuất trả lại người bán Số dư nợ: + Trị giá vốn hàng tồn cuối kỳ Tài khoản này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 + TK 1561: “Giá mua Bột giặt” + TK 1562: “Giá mua Mỹ phẩm” - TK 511: Doanh thu bán hàng Tài khoản này để phản ánh tổng doanh thu bán ra của Doanh nghiệp và các khoản giảm trừ doanh thu. Từ đó, tính ra doanh thu thuần về bán hàng trong kỳ theo phương thức bán hàng trực tiếp. Tài khoản 511 co kết cấu và nộidung như sau: Bên nợ: + Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu bán bị trả lại. + Kết chuyển doanh thu vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Bên có: + Doanh thu bán hàng hoá TK 511 cuối kỳ không có số dư. TK 531: Hàng bán bị trả lại Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá thành phẩm đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. Đây là TK điều chỉnh giảm doanh thu. TK 531 có kết cấu như sau: Bên nợ: Trị giá hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho khách hàng hoặc trừ vào số nợ phải thu của khách hàng về số hàng hoá đã bán ra. Bên có: Kết chuyển toàn bộ giá trị hàng bán bị trả lại sang TK 511 để xác định doanh thu bán hàng thuần trong kỳ. Tk 531 cuối kỳ không có số dư. TK 632: Giá vốn hàng bán Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ doanh nghiệp xuất bán trong kỳ. Tài khoản này không mở chi tiết thành các tiểu khoản và có kết cấu nội dung như sau: Bên nợ: Trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ. Bên có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả. TK 632 không có số dư cuối kỳ. TK 33311: “Thuế GTGT đầu ra phải nộp” Bên nợ: +Số thuế GTGT được giảm trừ + Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ + Số thuế GTGT đã nộp vào ngân sách + Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Bên có: + Số thuế GTGT đầu ra phải nộp + Số thuế GTGT phải nộp của các khoản thu tài chính khác + Số thuế GTGT phải nộp trong kỳ + Số thuế GTGT đã nộp thừa ngân sách Ngoài các tài khoản trên doanh nghiệp còn sử dụng một số tài khoản khác. 1.2 Kế toán bán hàng trực tiếp 1.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình tiêu thụ của doanh nghiệp bao gồm: - Trị giá vốn hàng xuất kho đã bán. - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số sản phẩm đã tiêu thụ. Doanh nghiệp tư nhân Duy Nam không tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng tồn kho cuối kỳ. Toàn bộ chi phí này được tính vào chi phí trong kỳ và kết chuyển để xác định kết quả tiêu thụ. Như vậy, giá vốn hàng bán của Doanh nghiệp chính là giá vốn hàng xuất kho đã tiêu thụ. Doanh nghiệp sử dụng TK 632 để kế toán giá vốn hàng bán. TK này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai: + TK 6321: “Giá vốn hàng bán bột giặt” + TK 6322: “Giá vốn hàng bán mỹ phẩm” Giá hàng xuất kho được Doanh nghiệp xác định theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ cho từng chủng loại hàng hoá, công thức xác định như sau: Giá đơn vị = Giá gốc hàng hoá, sản phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng hàng hoá, sản phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ - Tính giá hàng hóa xuất kho: Ví dụ: 150 thùng x 100000 = 150 000 000 đ Nhập trong tháng 12: Ngày 5/12: 40 thùng x 90 000 = 3 600 000 đ Ngày 28/12: 10 thùng x 95 000 = 950 000 đ Cuối tháng kế toán tính giá bình quân cho số hàng trên là: Giá đơn vị Bình quân = 150.000.000 +3.600.000+ 950.000 = 97.750 đ 150+40+10 Trong tháng 12 doanh nghiệp xuất bán được 120 thùng bột giặt vì dân 3kg, trị giá thực tế hàng xuất kho sẽ là: 120 thùng x 97 750 = 11 730 000 đ Hàng ngày căn cứ liên 2 Hoá đơn GTGT mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán sẽ ghi số lượng hàng hoá đơn giá, thành tiền vào phần nhập của bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá và thủ kho có trách nhiệm vào thẻ kho của hàng hoá nhập tương ứng. Khi xuất hàng bán phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho và được giám đốc duyệt. Nhân viên cùng khách hàng cầm liên 2 và liên 3 Phiếu xuất kho xuống kho nhận hàn. Mẫu phiếu xuất kho của Doanh nghiệp được thể hiện như sau: Biểu số 1.1: Mẫu phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH TM & DL Toàn Thắng Địa chỉ: Số 267 - Lạc Trung Phiếu xuất kho Ngày 8 tháng 12 năm 2007 Số 49/12 Mẫu số 02-VT Theo QĐ 1141-BTC/11-95 Tên đơn vị nhận: Chị Mai (Công ty TNHH Tuấn Tài) Lý do xuất kho: Xuất bán Xuất tại kho: Kho Công ty Định khoản Nợ Có TT Tên hàng Mã hàng ĐVT Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú 1 Bột giặt VF 3kg Thùng 40 97.750 3.910.000 Cộng 3.910.000 Xuất ngày 8 tháng 12 năm 2007 KT trưởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) P.T cung tiêu (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Giá ghi trong Cột giá đơn vị của Phiếu xuất kho chưa bao gồm thuế GTGT. Thủ kho sau khi giao hàng sẽ ghi số lượng xuất vào trong cột số lượng, ngày tháng xuất kho và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần. Trong đó: - Liên 1: Lưu quyển gốc - Liên 2: Giao cho phòng kinh doanh để lấy hàng giao cho khách (sau khi lấy hàng được chuyển về phòng kế toán để viết hoá đơn GTGT). - Liên 3: Chuyển cho thủ kho để làm chứng từ xuất hàng. Sau khi ghi Thẻ kho thủ kho sẽ chuyển Liên 2 về cho kế toán hàng hoá để viết Hoá đơn GTGT cho khách hàng. Thẻ kho của sơn NIPPON có mẫu như sau: Biểu số 1.2: Mẫu thẻ kho