Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội

i ngân hàng TK 131: Phải thu của khách hàng TK 33311: Thuế GTGT đầu ra Chứng từ sử dụng Hợp đồng kinh tế Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán lẻ Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế Phiếu xuất kho Phiếu thu, Giấy báo Có… 2.3.1.1.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa theo phương thức bán lẻ. Phương thức bán lẻ hàng hóa được thực hiện tại các của hàng giới thiệu sản phẩm Hapro và các cửa hàng bán lẻ thuộc quản lý của công ty mẹ Tổng công ty. Đối với phương thức bán lẻ hàng hóa, khi khách hàng mua hàng hóa trên 100.000 đ hoặc dưới 100.000 đ nhưng khách hàng yêu cầu hóa đơn, kế toán tại quầy hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa bán lẻ như bình thường cho khách hàng. Khi khách hàng mua hàng dưới 100.000 đ và không yêu cầu có hóa đơn, kế toán tại quầy hàng sẽ lập “ Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” trong đó ghi đầy đủ số lượng và đơn giá bán của số hàng hóa bán lẻ chưa có hóa đơn và nộp bảng kê này lên phòng kế toán Tổng công ty. Kế toán hàng hóa của phòng kế toán sẽ căn cứ vào “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” để viết hóa đơn GTGT cho số hàng đã tiêu thụ. Ví dụ 2: Ngày 24/12/2008, kế toán quầy hàng bán và giới thiệu sản phẩm Hapro lập “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” ( Biểu số2.8) gửi lên Phòng kế toán Tổng công ty. Căn cứ vào “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ”, Kế toán bán hàng sẽ viết Hóa đơn GTGT cho số hàng hóa trong bảng kê (Biểu số 2.9) Kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn GTGT vào phần mềm “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” và nhập dữ liệu vào phần “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Phần mềm kế toán Fast sẽ tự động kết chuyển số liệu vừa nhập vào các sổ: Sổ chi tiết tài khoản 51112 (Biểu số2.14); Bảng kê số 8 (Biểu số2.18); Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số2.5) Biểu số 2.8. Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA DỊCH VỤ Ngày 24 tháng 12 năm 2008 Tên cửa hàng: Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm Hapro Địa chỉ: 38 Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá(*) Thành tiền I Đồ uống 1 Nước uống Pha lê Chai 38 7.500 285.000 2 Rượu VODKA Chai 8 67.000 402.000 …. …… ….. ….. ….. ….. Cộng cuối ngày 854.000 II Thực phẩm 1 Mỳ Kuksu Gói 12 4.900 58.800 2 Nem hải sản Gói 9 16.800 151.200 … ….. …. ….. ….. ….. Cộng cuối ngày 527.500 Tổng số tiền 1.381.500 Tổng số tiền bằng chữ: Một triệu ba trăm tám mươi mốt nghìn năm trăm đồng chẵn./. Người lập bảng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Chú thích (*): Đơn giá bán chưa bao gồm VAT Biểu số 2.9. Hóa đơn GTGT cho số hàng hóa bán lẻ TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Địa chỉ: 38-40 Lê Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Mã số thuế: 01 001 01273 HÓA ĐƠN GTGT Liên 1: Lưu Ngày 25 tháng 12 năm 2008 Mẫu: 01 GTKT-3LL-01 AA/2008T Số: 02470 Tên khách hàng: Bán lẻ tại của hàng bán và giới thiệu sản phẩm Địa chỉ: 38, Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Mã số thuế: Điện thoại: Hình thức thanh toán: Thanh toán ngay Số tài khoản: STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Đồ uống 854.000 2 Thực phẩm 527.500 Cộng tiền hàng: 1.381.500 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 138.150 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.519.650 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu năm trăm mười chín nghìn sáu trăm năm mươi đồng chẵn./. Khách hàng (Ký, họ tên) Người lập hóa đơn (Ký, họ tên) Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.3.1.1.2. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa theo phương thức bán buôn. Khi xuất hiện hợp đồng bán buôn hàng hóa, kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho cho số hàng hóa trong hợp đồng. Đối với các khách hàng mua với số lượng lớn nhưng ít chủng loại hàng hóa, trên hóa đơn GTGT sẽ ghi trực tiếp số lượng, đơn giá, thành tiền của từng mặt hàng. Đối với những khách hàng mua hàng với nhiều chủng loại hàng hóa, kế toán chỉ ghi tên chung của các mặt hàng trên hóa đơn GTGT và lập Bảng kê chi tiết đính kèm, bảng kê này trùng với hóa đơn GTGT về số lượng hàng hóa, giá trị hàng hóa, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán và có chữ ký đóng dấu của thủ trưởng đơn vị. Đơn vị kinh doanh cử cán bộ mang hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho xuống kho làm thủ tục. Thủ kho xem xét các chứng từ và hoàn tất thủ tục xuất kho. Sau khi xuất kho hàng hóa theo Phiếu xuất kho, thủ kho ghi số lượng hàng hóa thực xuất vào Thẻ kho. Định kỳ thủ kho tính số tồn kho của từng loại hàng hóa trên Thẻ kho và đối chiếu với số liệu trên Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. Kế toán bán hàng căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng cập nhật số liệu vào máy. Ví dụ3: Ngày 20/12/2008 Phòng XNK1 Tổng công ty Thương mại Hà Nội bán cho Công ty TNHH TM&DV Việt Hàn, địa chỉ 80B Nguyễn Khoái, Hai Bà Trưng, Hà Nội (theo hợp đồng số 356/08-XNK1) 250 chảo chống dính 18mm, đơn giá 270.000đ chưa bao gồm VAT. Theo thỏa thuận bên mua thanh toán sau 20 ngày bằng chuyển khoản. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, phòng kế toán lập Hóa đơn GTGT (Biểu số 2.10) và Phiếu xuất kho (Biểu số 2.11) chuyển xuống kho để làm thủ tục xuất kho. Thủ kho sau khi xem xét các chứng từ đầy đủ sẽ làm thủ tục xuất kho và ghi số lượng hàng xuất kho vào Thẻ kho (Biểu số 2.12) Sau khi điền đầy đủ thông tin vào Phiếu xuất kho và Thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển Phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT lên phòng kế toán. Dựa vào đó kế toán hàng hóa sẽ vào phần mềm “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” và nhập dữ liệu vào phần “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Phần mềm kế toán Fast sẽ tự động kết chuyển số liệu vừa nhập vào các sổ: Sổ chi tiết hàng hóa (Biểu số 2.13); Sổ chi tiết tài khoản 511112 (Biểu số 2.14); Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 2.5); Sổ cái TK 511 (Biểu số 2.15) Biểu số 2.10. Hóa đơn GTGT số 02454 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Địa chỉ: 38-40 Lê Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Mã số thuế: 01 001 01273 HÓA ĐƠN GTGT Liên 1: Lưu Ngày 20 tháng 12 năm 2008 Mẫu: 01 GTKT-3LL-01 AA/2008T Số: 02454 Tên khách hàng: Công ty TNHH TM & DV Việt Hàn Địa chỉ: 80B, Nguyễn Khoái, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Mã số thuế: 0100107216 Điện thoại: Hình thức thanh toán: Trả chậm Số tài khoản: STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Chảo chống dính 18mm Chiếc 250 270.000 67.500.000 Cộng tiền hàng: 67.500.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 6.750.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 74.250.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi bốn triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./. Khách hàng (Ký, họ tên) Người lập hóa đơn (Ký, họ tên) Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.11. Phiếu xuất kho số 58/12 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số 02-VT 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 12 năm 2008 Số: 58/12 Người nhận hàng: Lê Thị Hồng Theo hóa đơn GTGT số 02454 ngày 20 tháng 12 năm 2008. Xuất tại: Kho phòng XNK 1 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (*) Thành tiền Theo chứng từ Theo thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Chảo chống dính 18mm CHAO18 Chiếc 250 250 270.000 67.500.000 Tổng số tiền 67.500.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Sáu mươi bảy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn GTGT số 02454 Ngày 20 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) (*) Chú thích: Do Tổng công ty tính giá hàng tồn kho theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nên cột Đơn giá trên Phiếu xuất kho tạm ghi theo đơn giá bán. Biểu số 2.12. Thẻ kho chảo chống dính 18mm. Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S12 - DN Tên kho: Kho phòng XNK 1 Mã kho: KXNK1 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/12/2008 Tờ số: Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Chảo chống dính 18mm Đơn vị tính: Chiếc Mã hàng: CHAO18 STT Chứng từ Diễn giải Ngày NXT Số lượng Ký xác nhận của KT Số Ngày Nhập Xuất Tồn 01/12 Tồn đầu 01/12 620 1 PX36/12 6/12 Xuất bán 6/12 50 … ….. ………… ….... ……. ……… ……… 12 PX58/12 20/12 Xuất bán 20/12 250 ….. …… ………… ……. ……. ……… ……… 31/12 Cộng N,X 239 530 31/12 Tồn cuối 329 Sổ này có 06 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 06. Ngày mở sổ: 01/12/2008 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số2.13. Sổ chi tiết hàng hóa – Chảo chống dính 18mm Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S10 - DN Địa chỉ: Số 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Năm: 2008 Tài khoản: 156 Tên kho: Kho phòng XNK1 Chảo chống dính 18mm Đơn vị tính: 1.000 đồng. Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá (*) Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư ĐK 247 560 138.320 PN45/12 17/12 Nhập mua 331 256 180 46.080 …. …. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. PX58/12 20/12 Xuất bán 131 245,48 250 61.370 PN 50/12 21/12 Nhập mua 112 243 150 36.450 …. ….. ….. ….. ….. ….. ….. …. ….. ….. ….. Cộng N,X 1765 432.425 1996 489.981,514 Tồn cuối kỳ 329 80.763,486 Ngày 31 tháng12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Chú thích (*): Đơn giá xuất bán hàng hóa do phần mềm kế toán tự động tính vào cuối mỗi quý. Biểu số2.14. Sổ chi tiết tài khoản 511112: Doanh thu phòng XNK1 Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S38 - DN Địa chỉ: Số 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 511112 – Doanh thu phòng XNK1 Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Đơn vị: 1.000đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư NT SH Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 258.767,5 Số phát sinh trong kỳ …… …… ………… ……. ……… … … 02/12 HĐ 02436 Bán hàng cho công ty CP Thành Đô 1311 4.385 03/12 HĐ 02437 Bán hàng cho công ty TNHH TM&DV Việt Hàn 1311 5.632,1 04/12 HĐ 02438 Bán hàng cho cty TNHH Phúc Anh,CKTM2% 1311 44.010 …. …. …. …. … …….. … … 20/12 HĐ 02454 Bán hàng cho công ty TNHH TM&DV Việt Hàn 1311 67.500 21/12 HĐ 02455 Bán hàng cho công ty CP Hưng Thành 1311 4.950 …. …… ………. ….. … …….. … …… 25/12 HĐ 02470 Bán lẻ hàng hóa tại cửa hàng 111 1.381,5 28/12 PN 56/12 Nhập kho HBBTL của cty TNHH TM&DV Việt Hàn 1311 13.500 …… ... ........... ….. ..... ………. .... …….. Cộng số phát sinh 13.500 140.399 Số dư cuối kỳ 385.666,5 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số2.15. Sổ cái TK 511 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số S05-DN 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CÁI TK 511 Quý IV/2008 Số dư đầu quý Nợ Có Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK 511 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 131(NKCT 8) ……. ……….. 5.230.222.013 ……… TK 3331 (NKCT 8) ….. ……… 416.107.400 …….. K/c sang bên Có TK 911 17.636.250.322 Cộng số phát sinh Nợ 5.646.329.413 17.636.250.322 Tổng số phát sinh Có 5.646.329.413 17.636.250.322 Số dư cuối kỳ Nơ Có 2.3.1.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Nhằm nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường ngoài việc nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hóa, lựa chọn phương thức bán hàng thích hợp Tổng công ty Thương mại Hà Nội còn thực hiện các biện pháp thu hút khách hàng như cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và cho phép khách hàng trả lại hàng hóa khi hàng không đảm bảo yêu cầu. Những chính sách này giúp tạo niềm tin và đảm bảo quyền lợi của khách hàng khi mua hàng của Tổng công ty. Tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội, việc theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu không thực hiện trên các tài khoản 521, 531, 532 mà điều chỉnh trực tiếp trên tài khoản 511. 2.3.1.2.1. Kế toán chiết khấu thương mại. Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà Tổng công ty đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho khách mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế. Khi cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại, Tổng công ty sẽ ghi tỷ lệ chiết khấu và tính ra thành tiền ngay trên hóa đơn. Số chiết khấu được hưởng sẽ được trừ trực tiếp vào tổng số tiền phải thanh toán của khách hàng. Ví dụ 4: Ngày 04/12/2008 Phòng XNK1 bán cho công ty TNHH Phúc Anh 180 chiếc máy sấy tóc Panasonic EH 5282 (theo hợp đồng số 318/08 XNK1). Đơn giá bán 250.000đ chưa bao gồm VAT. Theo thỏa thuận khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại 2% trên tổng số thanh toán. Thanh toán sau 30 ngày bằng chuyển khoản. Theo hợp đồng đã ký kết, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT số 02438 ghi rõ số tiền chiết khấu thương mại, Phiếu xuất kho và chuyển xuống kho phòng XNK1 để làm thủ tục xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán bán hàng nhập dữ liệu vào máy tính theo định khoản: Nợ TK 131: 49.500.000*(100%-2%)=48.510.000 Có TK 511: 44.010.000 Có TK 3331: 4.500.000 Quy trình luân chuyển chứng từ, nhập dữ liệu vào máy tính và kết chuyển số liệu ra sổ sách tương tự như kế toán bán buôn hàng hóa. 2.3.1.2.2. Kế toán giảm giá hàng bán. Giảm giá hàng bán là số tiền Tổng công ty chấp nhận giảm cho khách hàng so với giá đã ghi trên hóa đơn do số hàng xuất bán kém phẩm chất hay không đúng quy cách ghi trong hợp đồng. Khi chấp nhận giảm giá cho khách hàng, bộ phận bán hàng lập biên bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hóa giảm giá, lý do giảm giá và mức giảm. Biên bản này phải có chữ ký xác nhận của người lập và khách hàng. Căn cứ vào biên bản kế toán hàng hóa xác định số tiền giảm giá cho khách hàng trừ trực tiếp vào khoản phải thu khách hàng (trong trường hợp chưa thanh toán tiền hàng) hoặc thanh toán bằng tiền mặt (trong trường hợp khách hàng đã thanh toán tiền). Do Tổng công ty không sử dụng TK 532- Giảm giá hàng bán mà hạch toán trực tiếp vào tài khoản 511 nên việc nhập dữ liệu vào máy tính được thực hiện tương tự như trường hợp cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại. 2.3.1.2.3. Kế toán hàng bán bị trả lại. Trường hợp này xảy ra khi số hàng hóa đã được tiêu thụ nhưng do một số nguyên nhân như sai hỏng nhiều, chất lượng kém… bị khách hàng trả lại. Khi khách hàng yêu cầu trả lại số hàng hóa đã tiêu thụ, khách hàng sẽ lập “Phiếu khiếu nại hàng trả về”, phiếu này kiêm biên bản kiểm nhập lại hàng. Tổng công ty sẽ cử cán bộ kiểm nghiệm lại số hàng hóa bị trả lại. Sau khi kiểm nghiệm hàng hóa cán bộ kiểm nghiệm sẽ ký xác nhận và chuyển “Phiếu khiếu nại hàng trả về” về phòng kế toán. Căn cứ vào “ Phiếu khiếu nại hàng trả về” kiêm biên bản kiểm nghiệm, kế toán hàng hóa lập “Phiếu nhập kho” cho số hàng hóa bị trả lại. Trị giá của số hàng bị trả lại được tính theo giá ghi trên hóa đơn GTGT khi xuất bán. Ví dụ 5: Ngày 28/12/2008, Công ty TNHH TM&DV Việt Hàn trả lại toàn bộ số hàng đã mua của phòng XNK1 theo hợp đồng số 231/08-XNK1 ký ngày 22/11/2008 do hàng không đảm bảo chất lượng. Số hàng này gồm 12 chiếc quạt sưởi Saiko, đơn giá 1.125.000đ chưa bao gồm VAT.( Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng). Kế toán hàng hóa lập “Phiếu nhập kho số 56/12” cho số hàng bị trả lại và nhập dữ liệu vào máy tính theo định khoản sau: + Nợ TK 156: 11.832.000 Có TK 632: 11.832.000 + Nợ TK 511: 13.500.000 Nợ TK 33311: 1.350.000 Có TK 131: 14.850.000 2.3.2. Kế toán giá vốn hàng bán Tài khoản sử dụng: TK 632: Giá vốn hàng bán Tài khoản này sử dụng để hạch toán giá vốn của hàng đã xuất bán trong kỳ. TK 156: Hàng hóa TK 157: Hàng gửi bán Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế Hóa đơn GTGT Phiếu khiếu nại hàng trả về. Phiếu kế toán Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ + Giá thực tế hàng hóa nhập trong kỳ Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hóa nhập trong kỳ Trị giá của hàng hóa xuất kho = Số lương hàng hóa xuất kho tiêu thụ trong kỳ * Đơn giá bình quân Giá vốn hàng bán trong kỳ = Trị giá của hàng hóa xuất kho + Chi phí thu mua Tổng công ty Thương mại Hà Nội hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng tồn kho theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối mỗi kỳ kế toán căn cứ vào số lượng và trị giá hàng tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ, phần mềm kế toán tự động tính ra giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ và trị giá mua của số hàng đã xuất bán trong kỳ theo công thức: Trong đó chi phí thu mua hàng hóa được phần mềm kế toán tự động tính vào cuối kỳ, phân bổ cho số hàng hóa tiêu thụ trong kỳ và số hàng hóa tồn kho cuối kỳ theo công thức sau: CP thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ = CP thu mua tồn đầu kỳ + CP thu mua phát sinh trong kỳ * Trị giá của hàng hóa xuất kho Giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ + Giá thực tế hàng hóa nhập trong kỳ CP thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ = CP thu mua tồn đầu kỳ + CP thu mua phát sinh trong kỳ - CP thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ Ví dụ 6: Số liệu về mặt hàng Chảo chống dính 18mm trong quý IV năm 2008 như sau: Số lượng tồn đầu kỳ: 560 chiếc; Giá trị: 138.320.000đ Số lượng nhập trong kỳ: 1765 chiếc; Giá trị 432.425.000đ Số lượng xuất bán trong kỳ: 1996 chiếc. Theo số liệu trên, phần mềm kế toán sẽ tính giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân = 138.320.000 + 432.425.000 = 245.481,7204 (đ/ chiếc) 560 + 1765 Trị giá của mặt hàng Chảo chống dính 18mm tiêu thụ trong kỳ: = 1996 * 245.481,7204 = 489.981.514 đ Ví dụ 7: Số liệu về chi phí thu mua hàng hóa trong quý IV năm 2008 như sau: Chi phí thu mua tồn đầu kỳ: 13.456.000 đ Chi phí thu mua hàng phát sinh trong kỳ: 21.700.000 đ Trị giá của hàng hóa tồn cuối kỳ là : 342.156.000 đ Trị giá của hàng hóa xuất kho tiêu thụ trong kỳ là: 11.350.676.000 đ Theo số liệu trên, phần mềm kế toán sẽ tự động tính và phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ trong kỳ. CP thu mua phân bổ cho số hàng tiêu thụ trong kỳ = 13.456.000 + 21.700.000 * 11.350.676.000 = 34.127.264,08 342.156.000+11.350.676.000 CP thu mua phân bổ cho số hàng tồn kho: = (13.456.000 + 21.700.000) – 34.127.264,08 =1.028.735.924 đ. Kế toán tổng hợp vào phần hành “Kế toán tổng hợp” chọn “Cập nhật số liệu” rồi chọn “Phiếu kế toán” để lập “Phiếu kế toán” (Biểu số 2.16 )làm chứng từ gốc cho bút toán phân bổ và kết chuyển chi phí thu mua cuối kỳ. Biểu số2.16. Phiếu kế toán TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội PHIẾU KẾ TOÁN Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Số phiếu: 21A/12 Nội dung Tài khoản Vụ việc Phát sinh Nợ Phát sinh Có P/b chi phí thu mua quý IV/2008. 632 34.127.264,08 P/b chi phí thu mua quý IV/2008. 1562 34.127.264,08 Cộng 34.127.264,08 34.127.264,08 Bằng chữ: Ba mươi bốn triệu một trăm hai mươi bảy nghìn hai trăm sáu mươi bốn phẩy không tám đồng./. Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu số2.17. Sổ chi tiết tài khoản 632 Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S38 - DN Địa chỉ: Số 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 63211 – GVHB phòng XNK1 Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Đơn vị: 1.000 đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư NT SH Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 217.500 Số phát sinh trong kỳ …… …… ………… ……. ……… … … 02/12 HĐ 02436 Bán hàng cho công ty CP Thành Đô 156 3.425 03/12 HĐ 02437 Bán hàng cho công ty TNHH TM&DV Việt Hàn 156 13.623 …. …. …. …. … …….. … … 20/12 HĐ 02454 Bán hàng cho công ty TNHH TM&DV Việt Hàn 156 61.370 21/12 HĐ 02455 Bán hàng cho công ty CP Hưng Thành 156 12.950 …. …… ………. ….. … …….. … …… 28/12 PNK 56/12 Hàng bán bị trả lại 156 11.832 …… ... ........... ….. ..... ………. .... …….. Cộng số phát sinh 103.975 11.832 Số dư cuối kỳ 309.643 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.18. Bảng kê số 8 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội. BẢNG KÊ SỐ 8 Hàng hóa – TK 156 Tháng 12/2008 Số dư đầu kỳ: 1.221.932.500 đ STT Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 156 Ghi Có các TK Ghi Có TK 156 Ghi Nợ các TK NT SH TK 331 TK 632 Cộng Nợ TK156 TK 331 TK 632 Cộng Có TK 156 … …. …… …………. ……. …….. ……… … …….. …… 5 04/12 HĐ02438 Bán hàng cho công ty TNHH Phúc Anh, chiết khấu TM 2%. 39.897.000 39.897.000 … ……. …….. ……… ……. ……. …… … ……. …… 29 16/12 HĐ31192 Mua hàng của công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương 43.020.000 43.020.000 … ….. ……. ………. ………. ……… ……… … ………. …….. 44 20/12 HĐ02454 Bán hàng cho công ty TNHH TM&DV Việt Hàn 61.370.000 61.370.000 45 24/12 HĐ02470 Bán lẻ hàng hóa 920.500 920.500 … ….. ……. ……. …… …….. ……… …. ………. ……. 70 28/12 PN56/12 Nhập kho HBBTL của công ty TNHH TM&DV Việt Hàn. 11.832.000 11.832.000 71 31/12 PKT21A/12 P/b chi phí mua hàng quý IV 34.127.264,08 34.127.264,08 Cộng 3.556.945.000 11.832.000 3.568.777.000 3.632.815.247 3.632.815.247 Số dư cuối kỳ: 1.157.894.253 đ Biểu số2.19. Sổ cái TK 632 TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số S05-DN 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội SỔ CÁI TK 632 Quý IV/2008 Số dư đầu quý Nợ Có Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK 632 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 156 (NKCT 8) …… ……. 3.632.815.247 Cộng số phát sinh Nợ 3.632.815.247 11.372.971.260 Tổng số phát sinh Có 3.632.815.247 11.372.971.260 Số dư cuối kỳ Nơ Có 2.3.3. Kế toán các khoản thanh toán trong tiêu thụ. 2.3.3.1. Kế toán thanh toán với khách hàng. Tổng công ty Thương mại Hà Nội áp dụng hai phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ hàng hóa, tương ứng với mỗi phương thức sẽ có những hình thức thanh toán khác nhau. Có ba hình thức thanh toán với khách hàng được áp dụng tại Tổng công ty đó là thanh toán ngay, trả trước và trả chậm, trong đó hai hình thức được áp dụng chủ yếu là thanh toán ngay và trả chậm. Tuy nhiên, tại Tổng công ty dù khách hàng thanh toán ngay, kế toán vẫn hạch toán thông qua tài khoản công nợ 131- Phải thu của khách hàng. Với phương thức bán lẻ, khách có nhu cầu mua hàng sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt trước khi nhận hàng. Cuối mỗi ngày, nhân viên phụ trách bán hàng của cửa hàng sẽ mang “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” lên phòng kế toán và nộp tiền tiền bán hàng cho thủ quỹ. Kế toán tiền mặt căn cứ vào “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” viết “Phiếu thu”. Do số tiền phát sinh khi thực hiện phương thức bán lẻ là không lớn và không trọng yếu nên trình tự luân chuyển phiếu thu như sau: Phiếu thu được viết thành 3 liên ghi đầy đủ nội dung trên phiếu, kế toán tiền mặt ký nhận rồi chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành thu tiền theo phiếu thu và ký xác nhận đã thu đủ số tiền, sau đó phiếu thu được chuyển về cho kế toán làm căn cứ ghi sổ, kế toán tập hợp các phiếu thu và trình kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Với Ví dụ 2 , theo trình tự đã nêu ở trên, Kế toán tiền mặt lập Phiếu thu (Biểu số2.20 ), thủ quỹ thu tiền và ghi chép vào Sổ quỹ (Biểu số 2.21). Với phương thức bán buôn, Tổng công ty áp dụng hình thức thanh toán linh hoạt tùy theo đối tượng khách hàng. Đối với các khách hàng vãng lai, Tổng công ty chỉ giao hàng khi khách hàng đã thanh toán ngay bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản hoặc thanh toán bằng Séc. Kế toán hàng hóa viết hóa đơn GTGT, nếu khách thanh toán bằng tiền mặt kê toán tiền mặt lập phiếu thu, thủ quỹ tiến hành thu tiền cho khách hàng. Tuy nhiên trình tự luân chuyển Phiếu thu khác với trường hợp thu tiền bán lẻ hàng hóa. Do số tiền phát sinh trong nghiệp vụ bán buôn hàng hóa lớn nên trình tự luân chuyển Phiếu thu như sau: Kế toán tiền mặt lập Phiếu thu thành 3 liên, ký xác nhận rồi chuyển Phiếu thu cho Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị xem xét, ký duyệt, sau đó Phiếu thu được chuyển cho Thủ quỹ thu tiền và ký xác nhận. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi Sổ Quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán ghi sổ. Biểu số 2.20. Phiếu thu TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội PHIẾU THU Ngày 24 tháng 12 năm 2008 Số phiếu: 1329 Tài khoản: 111 Người nộp: Phạm Xuân Khoát Địa chỉ: 38 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội Lý do nộp: Nộp tiền bán lẻ hàng hóa. Số tiền: 1.519.650 đ Bằng chữ: Một triệu năm trăm mười chín nghìn sáu trăm năm mươi đồng chẵn./. Kèm theo: 1 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên,đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký,họ tên,đóng dấu) Kế toán thanh toán (Ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): triệu năm trăm mười chín nghìn sáu trăm năm mươi đồng chẵn./. Ngày 24 tháng 12 năm 2008 Người nộp (Ký,họ tên) Thủ quỹ (Ký,họ tên) Biểu số 2.21. Sổ quỹ tiền mặt TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội. SỔ QUỸ Tài khoản: 111-Tiền mặt Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư Nợ đầu kỳ: 218.265.692 NT ghi sổ NT chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải Số phát sinh Thu Chi Nợ Có ….. …… ……. …….. ……. ……. …….. 22/12 22/12 PT1328 Thu tiền bán hàng HĐ 0227 23.658.000 23/12 23/12 PC1377 Chi tạm ứng công tác phí 1.500.000 24/12 24/12 P