Chuyên đề Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S

oanh P. Đại lý (1) Xưởng sửa chữa (3b) (3a) (4) Nhà cung cấp P. Kế toán (5) Phòng đại lý và xưởng sửa chữa ôtô xem xét nhu cầu về thị trường và nguyên nhiên vật liệu còn tồn kho và trình kế hoạch lên phòng kinh doanh Phòng kinh doanh sau khi xem xét nhu cầu và nghiên cứu thị trường, lấy báo giá sẽ trình kế hoạch mua hàng lên giám đốc Kế hoạch mua hàng sau khi được giám đốc duyệt sẽ được chuyển quay lại phòng kinh doanh để liên hệ với nhà cung cấp lấy hàng, đồng thời các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng này được chuyển cho phòng kế toán. Phòng kế toán thực hiện thanh toán cho người bán và vào sổ kế toán. Trong đó thường thì hợp đồng mua hàng được ký 1 năm 1 lần hoặc nhiều năm 1 lần với người bán vì các nhà cung cấp của Công ty là ổn định từ khi Công ty ra đời. Hóa đơn giá trị gia tăng xuất hiện đều đặn ở mỗi nghiệp vụ mua hàng của Công ty, phiếu chi sử dụng khi thanh toán bằng tiền mặt với người bán, giấy báo Nợ và ủy nhiệm chi được Công ty sử dụng khi thanh toán với người bán thông qua ngân hàng, các loại chứng từ như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tam ứng, giấy đề nghị thanh toán được Công ty sử dụng khi nhân viên trong Công ty tạm ứng để đi mua hàng và thanh toán của Công ty với nhân viên trong các nghiệp vụ tạm ứng để mua hàng. Trình tự luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ thanh toán với người bán được thể hiện qua ví dụ sau: Ví dụ 1: Ngày 15/02/2009, Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S nhập mua dầu Shell của Công ty TNHH Shell Damco Việt Nam với tổng giá trị thanh toán là 200.000.000 VND, thanh toán bằng chuyển khoản. Các hóa đơn chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này là Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ. Biểu 2.1. Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKL-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG GL/2008B Liên 3: Nội bộ 001723 Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Shell VN TNHH Địa chỉ: Quận 3 – TP Hồ Chí Minh Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0053681285 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0101049393 STT Tên hàng hóa, Dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Dầu Shell lít 2100 86.850 181.818.000 Cộng tiền hàng: 181.818.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 18.182.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 200.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2.2. Ủy nhiệm chi FROM: CT CO PHAN VT DV T&S PHONE NO: 8448617118 FEB 17 2009 11:11AM BIDV PAYMENT ORDER Ngày/Date: 17/02/2009 Số tiền bằng số/Amount in figures: 200.000.000 VND Số tiền bằng chữ/Amount in words: Hai trăm triệu đồng chẵn ……………………………………………………………….Nội dung/Remarks: Trả tiền mua dầu Shell…………………. Phí trong: Charge include Phí ngoài: Charge exclude 0018 ĐƠN VỊ/NGƯỜI YÊU CẦU: CÔNG TY CP VT – DV T&S APPLICANT: SỐ CMND:………………………………………………… Ngày cấp/Date:……….Nơi cấp/Date:…………………….. Số TK:211100013616 Tại NH/At Bank: Đầu tư và phát triển Hà nội ĐƠN VỊ/NGƯỜI HƯỞNG: CÔNG TY SHELL VN APPLICANT: SỐ CMND:………………………………………………… Ngày cấp/Date:……….Nơi cấp/Date:…………………….. Số TK:002009587001 Tại NH/At Bank: HSBC – Chi nhánh Hà Nội ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN NGÂN HÀNG TRẢ/PAYING BANK Giao dịch viên Kiểm soát viên NGÂN HÀNG NHẬN/RECEIVING BANK Giao dịch viên Kiểm soát viên Biểu 2.3: Giấy báo Nợ NHĐT&PTVN Trang: 1 Chi nhánh 211 CN NHĐT&PTVN Ngày: 17/02/2009 Giờ: Sao kê tài khoản khách hàng TK số: 21110000013616 Loại ngoại tệ: VNĐ Ngày Mã GD Số sec PS Nợ PS Có Số dư Diễn giải 19/01/09 Số dư đầu 624913017.00 8213 200000000.00 424913017.00 Trả tiền mua hàng Tổng 200000000.00 424913017.00 Số dư cuối 424913017.00 Từ ngày 17/02/09 đến 17/02/09 Lập bảng Xác nhận của ngân hàng Chu trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau: Theo hợp đồng cung cấp hàng hóa đã ký từ trước, ngày 15/02/2009 Công ty TNHH Shell Damco Việt Nam cung cấp hàng hóa cho Công ty. Sau khi nhận được hàng và Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, Công ty tiến hành kiểm tra nhập kho hàng. Ngày 17/02/2009 khi đến hạn thanh toán, Công ty cổ phần vận tải và Dịch vụ T&S tiến hành lập Ủy nhiệm chi cùng với bộ hóa đơn chứng từ mua bán hàng hóa gửi đến Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển để Ngân hàng thực hiện thanh toán theo Ủy nhiệm chi. Cùng ngày, Ngân hàng sau khi kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của bộ hóa đơn chứng từ sẽ tiến hành thanh toán đồng thời gửi giấy báo Nợ cho Công ty cổ phần vận tải và Dịch vụ T&S. Kế toán thanh toán nhận đầy đủ bộ hóa đơn chứng từ để ghi sổ và bảo quản lưu trữ chứng từ. 2.2.2.3. Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty - Tài khoản sử dụng Tài khoản kế toán được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty là TK 331. Tài khoản này được chi tiết tới từng nhà cung cấp thường xuyên như sau: TK 331Isuzu: Phải trả Công ty Isuzu Việt Nam TK 331Suzuki: Phải trả Công ty TNHH Việt Nam Suzuki TK 331Shell: Phải trả Công ty Shell Việt Nam TNHH. Ngoài ra còn có các TK 331 chi tiết tới từng nhà cung cấp khác Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác trong quan hệ thanh toán với người bán như: TK 111, TK 112. Phương pháp kế toán: Đối với người bán là nhà cung cấp Dịch vụ vận chuyển hoặc các Dịch vụ khác có giá trị hợp đồng nhỏ thì tùy theo phương thức thanh toán, kế toán hạch thẳng vào TK liên quan: Nợ TK 154, 6421: Giá mua vào chưa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112, 331: Tổng giá trị phải trả người bán Còn đối với những hợp đồng cung cấp hàng hóa có giá trị lớn như ôtô và dầu Shell, kế toán đều hạch toán thông qua TK 331 – “Phải trả cho người bán”. Nợ TK 156: Giá mua vào chưa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá trị phải trả người bán Sau đó mới hạch toán vào tài khoản tiền gửi ngân hàng khi thực hiện thanh toán: Nợ TK 331 Có TK 112 2.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán thanh toán với người bán tại Công ty Hình thức ghi sổ kế toán mà Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S là “Chứng từ ghi sổ”, vì vậy các sổ sách kế toán thanh toán với người bán tại Công ty là: “Sổ chi tiết TK 331”, “Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán”, “Chứng từ ghi sổ”, “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” và “Sổ cái TK 331”. Trình tự hạch toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty như sau: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sổ chi tiết TK 331 Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán chi tiết thanh toán với người bán Biểu 2.4: Sổ chi tiết TK 331 Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S13-DNN Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331Shell Đối tượng: Công ty Shell VN TNHH Loại tiền: VND Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ 5.681.536.425 03/02/09 07/02/09 15/02/09 17/02/09 6125 7831 8002 8517 03/02/09 07/02/09 15/02/09 17/02/09 Số phát sinh trong kỳ Nhập dầu Shell … Trả tiền dầu Shell … Nhập dầu Shell Trả tiền dầu Shell …. 156 112 156 112 350.000.000 181.818.000 409.090.910 181.818.000 6.090.627.335 5.772.245.515 5.954.263.515 5.772.245.515 Cộng số phát sinh 1.586.456.241 2.478.125.445 Số dư cuối kỳ 6.573.205.639 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu2.5: Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T&S THANH TRÌ- HÀ NỘI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP STT Tên người bán Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Cty Shell VN TNHH 5.681.536.425 1.586.456.241 2.478.125.445 6.573.205.639 2 Cty v/c Xuyên Việt 86.254.892 10.254.178 96.509.070 3 Cty bảo hiểm Bảo Việt 105.041.263 13.908.448 118.949.711 … … … … … … Cộng 11.568.794.832 8.969.966.212 10.005.693.452 12.604.522.072 Ngày 28 tháng 02 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.6: Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S02a-DNN Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 14 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Cước v/c thép còn phải trả Cty Xuyên Việt Thuế GTGT đầu vào Cước v/c hàng Viettel còn phải trả Cty Triết Tâm Thuế GTGT đầu vào … Dầu Shell còn phải trả cho Cty Shell VN TNHH Thuế GTGT đầu vào … BH thép còn phải trả cho Cty bảo hiểm Bảo Việt Thuế GTGT đầu vào Phí kiểm toán còn phải trả cho Cty kiểm toán V Thuế GTGT đầu vào 154 1331 154 1331 156 1331 154 1331 6422 1331 331 - - - - - - - - - 3.363.636 336.364 10.083.000 504.150 181.818.000 18.182.000 13.908.448 1.390.845 27.272.727 2.727.273 Cộng 10.005.693.452 Kèm theo: 27 chứng từ gốc Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.7: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S02b-DNN Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) (Trích) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm: 2009 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng A B 1 A B 1 …. 14 …. …. 28/02/2009 …. … 10.005.693.452 … … 15 …. …. 28/02/2009 …. … 8.969.966.212 … Cộng tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Cộng tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Sổ này có: … trang, đánh số từ trang số 01 đến… Ngày mở sổ: 01/01/2009 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.8: Sổ Cái tài khoản 331 Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S02c1-DNN Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) ơ SỔ CÁI Năm: 2009 Tên TK: Phải trả cho người bán Số hiệu TK: 331 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G 28/02 28/02 28/02 28/02 14 14 14 15 28/02 28/02 28/02 28/02 Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong tháng Cước v/c thép còn phải trả Cty Xuyên Việt Thuế GTGT đầu vào … Dầu Shell còn phải trả cho Cty Shell VN TNHH Thuế GTGT đầu vào … Phí kiểm toán còn phải trả cho Cty kiểm toán V Thuế GTGT đầu vào … Trả tiền dầu Shell cho Cty Shell VN TNHH … 154 1331 156 1331 6422 1331 112 350.000.000 11.568.794.832 3.363.636 336.364 181.818.000 18.182.000 27.272.727 2.727.273 Cộng số phát sinh tháng 8.969.966.212 10.005.693.452 Số dư cuối tháng 12.604.522.072 ơ Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.3. Kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S 2.3.1. Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty 2.3.1.1. Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người mua tại Công ty Quan hệ thanh toán với người mua phát sinh tại Công ty trong quá trình Công ty bán hàng hóa và thực hiện các hợp đồng Dịch vụ. Thị trường tiêu thụ của Công ty là cung cấp hàng hóa Dịch vụ cho các tỉnh thành phía Bắc, với đối tượng khách hàng đa dạng từ các tổ chức đến các cá nhân có nhu cầu. Là một đơn vị hạch toán độc lập, các khoản phải thu của Công ty phát sinh hầu hết là các khách hàng bên ngoài Công ty. 2.3.1.2. Chính sách thanh toán Khách hàng của Công ty là cả các tổ chức và các cá nhân có phát sinh quan hệ phải thanh toán với Công ty trong quá trình mua ôtô, mua dầu hoặc thuê Công ty vận chuyển. Các khách hàng mua ôtô khi có nhu cầu thường liên hệ với Công ty trước để làm thủ tục đăng ký rồi mới giao hàng sau một thời gian (từ 15 đến 30 ngày), cho nên chính sách thanh toán của Công ty với khách hàng thường là thanh toán ngay và Công ty không thực hiện chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Còn đối với khách hàng mua dầu Shell, thuê Công ty vận chuyển hay sửa chữa ôtô tại Công ty thì Công ty có thực hiện chính sách trả sau, trả chậm. Và hình thức thanh toán của khách hàng chủ yếu áp dụng tại Công ty là tiền gửi ngân hàng. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng với khách hàng sửa chữa hay thuê Công ty thực hiện Dịch vụ vận chuyển. Đồng tiền chủ yếu sử dụng trong thanh toán là Việt Nam Đồng. Cũng như trong thanh toán với người bán, đối với các trường hợp khách hàng mua ôtô cũng có thể thanh toán bằng ngoại tệ và đồng ngoại tệ duy nhất được sử dụng trong các nghiệp vụ này là USD. Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái tại Công ty được thực hiện theo quy định. - Đối với khoản phải thu có sử dụng gốc ngoại tệ, Công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi thành VND. - Đến hạn thanh toán, Công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng ở thời điểm hiện tại để quy đổi thành VND. Và phần chênh lệch được hạch toán theo quy định chung giống như trong trường hợp thanh toán với nhà cung cấp. Tuy nhiên, cũng giống như trường hợp thanh toán với người bán, trường hợp này ít khi xuất hiện tại Công ty. 2.3.1.3. Đối tượng thanh toán Do đặc thù về mặt hàng kinh doanh của Công ty là ôtô, dầu mỡ, Dịch vụ vận tải, Dịch vụ sửa chữa, Dịch vụ cho thuê kho bãi,… nên khách hàng của Công ty rất đa dạng, từ các tổ chức đến các cá nhân. Khách hàng là tổ chức chủ yếu trong hoạt động bán ôtô, Dịch vụ vận tải, dầu Shell, Dịch vụ cho thuê kho bãi, sửa chữa ôtô như: Công ty Cổ phần Gang thép Thái Nguyên Công ty Honda Việt Nam Công ty Gạch men Thăng Long Công ty Cổ phần Kho vận và Dịch vụ Thương mại,… Khách hàng là các cá nhân chủ yếu trong hoạt động sửa chữa ôtô và mua ôtô. 2.3.2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty. 2.3.2.1. Hệ thống chứng từ sử dụng Các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S bao gồm thanh toán với khách hàng mua ôtô, khách hàng mua dầu Shell, khách hàng mua Dịch vụ vận chuyển, Dịch vụ sửa chữa ôtô,… Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng trong hạch toán thanh toán với người bán gồm có: Hợp đồng bán hàng, hóa đơn GTGT đầu ra, Ủy nhiệm thu, Giấy báo Có, Phiếu thu,… 2.3.2.2. Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán và trình tự luân chuyển chứng từ Quy trình bán hàng và thanh toán với người mua tại Công ty cổ phần vận tải và Dịch vụ T&S được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: Quy trình bán hàng và thanh toán với người mua Phòng đại lý (2) (1) Giám đốc Phòng kinh doanh Xưởng sửa chữa (3) (4) Phòng kế toán Khách hàng Phòng kinh doanh sau khi nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng và các hợp đồng cung cấp hàng hóa và Dịch vụ cho khách hàng sẽ trình lên giám đốc các đơn đặt hàng của khách hàng. Sau khi giám đốc duyệt, các đơn đặt hàng được chuyển đến Phòng đại lý và xưởng sửa chữa để lên kế hoạch chuẩn bị hàng hóa Dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Hàng hóa và Dịch vụ được chuyển đến cho khách hàng. Phòng kế toán nhận tiền thanh toán từ khách hàng và vào sổ sách kế toán. Hóa đơn GTGT đầu ra xuất hiện đều đặn ở mỗi nghiệp vụ Công ty bán hàng hóa Dịch vụ, phiếu thu sử dụng khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt cho Công ty, giấy báo Có và ủy nhiệm thu được Công ty sử dụng khi khách hàng thanh toán cho Công ty thông qua ngân hàng. Trình tự luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ thanh toán với người bán được thể hiện qua ví dụ sau: Ví dụ 2: Ngày 10/02/2009, Công ty cổ phần vận tải và Dịch vụ T&S có bán cho khách hàng là cá nhân một ôtô với tổng giá trị thanh toán là 330.000.000 VND, thanh toán bằng chuyển khoản. Các hóa đơn chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này là Hợp đồng mua bán xe ôtô, Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm thu, Giấy báo Có. Biểu 2.9: Hợp đồng mua bán xe ôtô CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------------------- HỢP ĐỒNG MUA BÁN XE ÔTÔ Căn cứ luật Thương Mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 của Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Căn cứ nhu cầu ông Nguyễn Hồng Sơn (bên mua) và khả năng cung cấp xe của Công ty (bên bán). Hôm nay, ngày 10 tháng 02 năm 2009 tại Hà Nội, chúng tôi gồm: BÊN MUA: Ông Nguyễn Hồng Sơn Địa chỉ: Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại: BÊN BÁN: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Địa chỉ: Thanh Trì, Hà Nội Điện thoại: Fax: Tài khoản: 21110000013616 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội Mã số thuế: 0101049393 Cùng thỏa thuận ký hợp đồng mua bán xe ôtô MAZ với các điều khoản: Điều 1: Chủng loại hàng hóa giá cả TT Tên hàng hóa Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xe ôtô tải 7 tấn Màu xanh BKS: 29L - 0687 01 315.000.000 315.000.000 Bằng chữ: Ba trăm mười lăm triệu đồng chẵn. Giá trên đã bao gồm thuế GTGT, không bao gồm chi phí đăng ký, đăng kiểm, lưu hành xe. Điều 2: Thanh toán Điều 3: Địa điểm và thời gian giao xe Điều 4: Trách nhiệm bên A Điều 5: Trách nhiệm bên B Điều 6: Điều khoản chung Đại diện bên A Đại diện bên B Biểu 2.10: Hóa đơn GTGT Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) Liên 2: Giao khách hàng Ngày 20 tháng 2 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S Địa chỉ: Km 12 +300 quốc lộ 1A - Thanh Trì - Hà Nội Số TK:21110000013614- NH ĐT & PTHN Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hồng Sơn Tên đơn vị : Địa chỉ : Hai Bà Trưng, Hà Nội Số TK: 1460205110345 NH NN&PTNT Nam Hà Nội Hình thức thanh toán: chuyển khoản STT Tên hàng hoá , Dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xe ôtô tải 7 tấn chiếc 1 300.000.000  300.000.000 Màu xanh BKS: 29L - 0687 Màu xanh Cộng tiền hàng 300.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 15.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 315.000.000 Số tiền bằng chữ:Ba trăm mười lăm triệu đồng chẵn Ngày 20 tháng 2 năm 2009 Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.11: Ủy nhiệm thu FROM: CT CO PHAN VT DV T&S PHONE NO: 8448617118 FEB 20 2009 11:11AM BIDV RECEIVE ORDER Ngày/Date: 20/2/2009 Số tiền bằng số/Amount in figures: 315.000.000 VND Số tiền bằng chữ/Amount in words: Ba trăm mười lăm triệu đồng chẵn ……………………………………………………………….Nội dung/Remarks: Thu tiền bán ôtô…………………. Phí trong: Charge include Phí ngoài: Charge exclude 0018 ĐƠN VỊ/NGƯỜI YÊU CẦU: CÔNG TY CP VT – DV T&S APPLICANT: SỐ CMND:………………………………………………… Ngày cấp/Date:……….Nơi cấp/Date:…………………….. Số TK:211100013616 Tại NH/At Bank: Đầu tư và phát triển Hà nội ĐƠN VỊ/NGƯỜI TRẢ TIỀN: Nguyến Hồng Sơn APPLICANT: SỐ CMND:………………………………………………… Ngày cấp/Date:……….Nơi cấp/Date:…………………….. Số TK: 1460205110345 Tại NH/At Bank: NN&PTNT – Chi nhánh Nam Hà Nội ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN NGÂN HÀNG TRẢ/PAYING BANK Giao dịch viên Kiểm soát viên NGÂN HÀNG NHẬN/RECEIVING BANK Giao dịch viên Kiểm soát viên Biểu 2.12: Giấy báo Có NHĐT&PTVN Trang: 1 Chi nhánh 211 CN NHĐT&PTVN Ngày: 22/2/2009 Giờ: Sao kê tài khoản khách hàng TK số: 21110000013616 Loại ngoại tệ: VNĐ Ngày Mã GD Số sec PS Nợ PS Có Số dư Diễn giải 20/03/09 Số dư đầu 624913017.00 8213 315.000.000 939913017.00 Thu tiền bán ôtô Tổng 93913017.00 Số dư cuối 939913017.00 Từ ngày 23/02/09 đến 23/02/09 Lập bảng Xác nhận của ngân hàng Chu trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau: - Ngày 10/02/2009 đại diện Công ty và ông Nguyễn Hồng Sơn ký hợp đồng mua bán xe ôtô. - Ngày 20/02/2009 Công ty giao xe cho khách hàng kèm theo hóa đơn GTGT (liên 2) đồng thời lập Ủy nhiệm thu gửi tới ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh 211, kèm theo bộ chứng từ về mua bán ôtô. - Sau khi nhận được tiền từ phía Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam sẽ gửi giấy báo Có cho Công ty. - Kế toán thực hiện ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ. 2.3.2.3. Kế toán thanh toán với người mua tại Công ty - Tài khoản sử dụng Tài khoản kế toán được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty là TK 131. Đối với các khách hàng thường xuyên của Công ty, Công ty chi tiết TK 131 tới từng khách hàng, còn đối với những khách hàng không thường xuyên hoặc khách hàng là các cá nhân nhỏ lẻ, Công ty theo dõi chung trên TK 131. TK 131GTTN: Phải thu Công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên TK 131GMTL: Phải thu Công ty cổ phần gạch men Thăng Long TK 131OLHN: Phải thu Công ty cổ phần gạch ốp lát Hà Nội,… Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác trong quan hệ thanh toán với người mua như: TK 111, TK 112. Phương pháp kế toán: Đối với hợp đồng Dịch vụ vận chuyển, Dịch vụ sửa chữa ôtô hoặc các Dịch vụ khác có giá trị nhỏ thì tùy theo phương thức thanh toán, kế toán hạch toán thẳng vào tài khoản liên quan. Nợ TK 111, 131: Tổng giá trị khách hàng phải thanh toán Có TK 511 – chi tiết loại Dịch vụ hoàn thành: Giá chưa thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra. Còn đối với những hợp đồng cung cấp hàng hóa có giá trị lớn như ôtô và dầu Shell, kế toán đều hạch toán thông qua TK 131 – “Phải thu khách hàng”. Nợ TK 131 – chi tiết khách hàng: Tổng giá trị khách hàng phải thanh toán Có TK 511 – chi tiết loại Dịch vụ hoàn thành: Giá chưa thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra. Sau đó mới hạch toán vào tài khoản tiền gửi ngân hàng khi khách hàng thực hiện thanh toán: Nợ TK 112 Có TK 131 – chi tiết khách hàng 2.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Hình thức ghi sổ kế toán mà Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S là “Chứng từ ghi sổ”, vì vậy các sổ sách kế toán thanh toán với người mua tại Công ty là: “Chứng từ ghi sổ”, “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” và “Sổ cái TK 131”. Với các khách hàng mua ôtô là các khách hàng lẻ và thanh toán ngay sau khi giao hàng thì kế toán không mở sổ chi tiết TK 131 đối với các khách hàng này. Biểu 2.13: Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S02a-DNN Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 20 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Bán ôtô Isuzu cho Cty CP tư vấn đầu tư XD&TM Thuế GTGT đầu ra Bán dầu Shell cho Cty CP Nam Thiên Thuế GTGT đầu ra … Bán ôtô tải cho Nguyễn Hồng Sơn Thuế GTGT đẩu ra … Bán ôtô tải Suzuki cho Nguyễn Trung Dũng Thuế GTGT đầu ra 131 - - - - - - - 511 3331 511 3331 511 3331 511 3331 405.426.011 20.271.301 18.336.824 1.833.682 300.000.000 15.000.000 153.571.920 7.678.596 Cộng 11.229.384.973 Kèm theo: 30 chứng từ gốc Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.14: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S02b-DNN Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) (Trích) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm: 2009 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng A B 1 A B 1 …. 20 …. …. 28/02/2009 …. … 11.229.384.973 … … 21 …. …. 28/02/2009 …. … 9.684.214.587 … Cộng tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Cộng tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Sổ này có: … trang, đánh số từ trang số 01 đến… Ngày mở sổ: 01/01/2009 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.15: Sổ Cái tài khoản 131 Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S02c1-DNN Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) SỔ CÁI Năm: 2009 Tên TK: Phải thu của khách hàng Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Số hiệu TK: 131 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G 28/02 28/02 28/02 28/02 28/02 20 20 20 20 21 28/02 28/02 28/02 28/02 28/02 Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong tháng Bán ôtô Isuzu cho Cty CP tư vấn đầu tư XD&TM Thuế GTGT đầu ra Bán dầu Shell cho Cty CP Nam Thiên Thuế GTGT đầu ra … Bán ôtô tải cho Nguyễn Hồng Sơn Thuế GTGT đẩu ra … Bán ôtô tải Suzuki cho Nguyễn Trung Dũng Thuế GTGT đầu ra Công ty LEO Việt Nam thanh toán tiền dầu Shell … 511 3331 511 3331 511 3331 511 3331 111 11.458.792.501 405.426.011 20.271.301 18.336.824 1.833.682 300.000.000 15.000.000 153.571.920 7.678.596 2.440.780 Cộng số phát sinh tháng 11.229.384.973 9.684.214.587 Số dư cuối tháng 13.003.962877 2.4. Kế toán thanh toán với nhà nước tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S Các khoản Công ty phải thanh toán với nhà nước có nhiều loại như thuế GTGT, thuế TNDN, thuế nhà đất, thuế trước bạ,… nhưng trong đó chủ yếu là thanh toán thuế GTG