Chuyên đề Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST

ĐVT: VNĐ TK-du Tên TK-du C6271 C6272 C6273 C6274 C6277 C6278 TỔNG CỘNG 112 Tiền gửi ngân hàng 3.253.094 7.000.844 6.311.716 3.550.000 20.115.654 1121 Tiền VNĐ gửi ngân hàng 3.253.094 7.000.844 6.311.716 3.550.000 20.115.654 112113 Tiền VNĐ gửi ngân hàng- CN Ba Đình 3.253.094 7.000.844 6.311.716 3.550.000 20.115.654 136 Phải thu nội bộ 759.090 759.090 1368 Phải thu nội bộ khác 759.090 759.090 13682 Chi trả hộ cho bộ phận khác 759.090 759.090 13682FSG Chi trả hộ cho FSG 759.090 759.090 141 Tạm ứng 1.903.175 6.276.370 8.179.545 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 34.099.222 34.099.222 1421 Chi phí trả trước ngắn hạn- CCLĐ 11.565.222 11.565.222 1422 Chi phí trả trước ngắn hạn- tiền thuê nhà 22.534.000 22.534.000 214 Hao mòn TSCĐ 16.538.926 16.538.926 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 16.538.926 16.538.926 331 Phải trả người bán 174.457 17.000.000 17.174.457 3311 Phải trả người bán- đang theo dõi 174.457 17.000.000 17.174.457 33111 Phải trả người bán không phải TSCĐ 174.457 17.000.000 17.174.457 334 Phải trả người lao động 422.158.800 422.158.800 TỔNG CỘNG: 427.489.526 7.000.844 34.099.222 16.538.926 29.588.086 4.309.090 519.025.694 KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên) Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) 2.1.2.5. Qui trình kế toán Chứng từ gốc Sổ cái Sổ chi tiết Sổ tổng hợp chữ T Các báo cáo liên quan Phân hệ kế toán chi phí Phân hệ kế toán liên quan Sơ đồ 2.2 : Qui trình kế toán chi phí sản xuất chung. Số liệu chuyển sang các phân hệ khác Từ các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào các phân hệ kế toán liên quan: Các chi phí về công cụ lao động được cập nhật ở phân hệ kế toán hàng tồn kho. Các chi phí bằng tiền được cập nhật ở phân hệ kế toán thanh toán. Các bảng phân bổ chi phí như TSCĐ, lương, bảo hiểm,… được cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp bằng “ Phiếu kế toán”. Các bút toán phân bổ, kết chuyển chi phí được cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp. Số liệu sẽ được tự động chuyển sang các phân hệ liên quan và chuyển vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lên các báo cáo bằng phần mềm kế toán . Qui trình ghi sổ giá vốn hàng bán: Dựa trên số liệu trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp của tài khoản 627, định kì cuối tháng máy sẽ tự động kết chuyển và lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK 632. 2.2.2. Kế toán chi phí bán hàng 2.2.2.1. Tài khoản sử dụng TK 641- chi phí bán hàng. Các khoản chi phí bán hàng, quảng cáo phát sinh của các bộ phận và của FHO được tập hợp trên tài khoản TK 641- chi phí bán hàng. TK 641 được mở chi tiết theo từng nội dung và khoản mục chi phí thành 7 tài khoản cấp 2 theo qui định của Bộ Tài Chính và mở thêm các tài khoản cấp 3 và cấp 4 để đáp ứng tình hình hạch toán của Công ty. Các khoản mục chi phí của chi phí bán hàng: Chi phí nhân viên - Lương: lương cơ bản ( tính bảo hiểm ), ăn ca, phụ cấp đi lại công tác phí, lương kinh doanh, các khoản phụ cấp tính vào lương, lương tháng 13. - Bảo hiểm: BHXH, BHYT, KPCĐ. Chi phí vật liệu, bao bì Chi phí dụng cụ, đồ dùng CCLĐ: máy tính, máy in, bàn ghế, tủ, thiết bị máy tính… Tài liệu, tạp chí, sách chuyên môn Chi phí khấu hao Chi phí bảo hành Chi phí dịch vụ mua ngoài Thuê nhà Điện nước Thuê bao điện thoai: cố định, di động, internet Ôtô: xăng dầu, vé cầu đường, bảo hiểm, kiểm tra, sửa chữa bảo dưỡng, khác Công tác phí: đi lại, phòng ở, khác Đào tạo, tư vấn: đào tạo cho nhân viên, tư vấn về quản lí Sửa chữa văn phòng, CCLĐ Chi phí quảng cáo, tiếp thị: quảng bá trên báo, danh bạ điện thoại, internet; triển lãm hội chợ, hội nghị khách hàng; gửi thư, bưu chính (tiếp thị); lịch, thiệp chúc mừng… Hoa hồng đại lý Chi phí bằng tiền khác Chi phí văn phòng: giấy viết, mực in, bút, files, đồ dùng văn phòng, báo chí đại chúng… Chi phí bằng tiền khác. TK 13682- chi trả hộ các bộ phận khác. TK này chỉ sử dụng cho FHN, theo dõi các khoản chi trả hộ giữa FHN với bộ phận khác. TK này được hạch toán theo mã bộ phận như sau : TK 13682FSG- Chi trả hộ cho FSG. TK 13862FDN- Chi trả hộ cho FDN. TK 33682- phải trả cho bộ phận khác chi trả hộ. Tài khoản này chỉ sử dụng cho FSG và FDN, mã bộ phận hạch toán luôn là FHN, dùng để theo dõi khoản chi trả hộ giữa bộ phận mình với FHN hoặc làm TK trung gian theo dõi việc chi trả hộ giữa bộ phận mình với bộ phận khác (ngoài FHN). 2.2.2.3. Sơ đồ hạch toán (2) (3) 214 (6) 152,153 911 111,112,138… 641 Sơ đồ 2.3: Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng 13682,336826 (7) (5) 133 (4) 331,111,112… 334,338 (1) Giải thích: (1) Lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng. (2) Chi phí vật liệu, dụng cụ. (3) Chi phí khấu hao TSCĐ. (4) Các chi phí liên quan khác. (5) Chi phí do bộ phận khác chi trả hộ. (6) Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. (7) Kết chuyển sang TK xác định kết quả vào cuối kì. 2.2.2.2. Chứng từ gốc sử dụng Phiếu chi. Uỷ nhiệm chi. Hoá đơn mua hàng trả chậm. Bảng chấm công. Bảng phân bổ lương. Bảng phân bổ CCLĐ. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Bảng phân bổ chi phí chờ phân bổ (TK 1429) 2.2.2.4. Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo Sổ chi tiết Sổ chi tiết của một tài khoản tài khoản: TK 641, được mở chi tiết theo từng khoản mục chi phí. Sổ tổng hợp Sổ cái của một tài khoản (Tài khoản 641) Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản (Tài khoản 641) Các báo cáo Báo cáo chi phí theo yếu tố. Báo cáo chi phí theo khoản mục. Báo cáo chi phi theo phòng ban, hợp đồng, vụ việc… Bảng 2.4: Sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN CHI PHÍ ( trích) TÀI KHOẢN: 6411- CHI PHÍ NHÂN VIÊN TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐỀN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ CHÚNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK D.Ứng SỔ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 12/2/2009 PK1 0902008 Nguyễn Thị Hải Anh- HNNVANTH Phụ cấp điện thoại tháng 01/09 số máy 82514007 33111 100.000 12/2/2009 PK1 0902008 Dương Văn Đạt- HNNVDDV Phụ cấp điện thoại tháng 01/09 số máy 78144097 33111 100.000 12/2/2009 PK1 0902008 Nguyễn Tuấn Anh- HNNVANT Phụ cấp điện thoại tháng 01/09 số máy 84735625 33111 150.000 12/2/2009 PK1 0902008 Chu Tấn Tài- HNNVTCT Phụ cấp điện thoại tháng 01/09 số máy 83715590 33111 150.000 12/2/2009 PK1 0902008 Trịnh Xuân Hùng-HNNVHTX Phụ cấp điện thoại tháng 01/09 số máy 88303203 33111 200.000 14/2/2009 PK1 0902015 Khuất Thành Trung- HNNVTKT Tiền ăn ca T02/09 phải trả 334 6.630.000 ……….... ……….. ………………………. ……………………………….. …… ……… ………. TỔNG PHÁT SINH NỢ: 105.930.000 Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) TỔNG PHÁT SINH CÓ: 105.930.000 GIÁM ĐỐC CÁC BỘ PHẬN KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên) Bảng 2.5: Sổ cái của tài khoản 641 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ CÁI CỦA MỘT TÀI KHOẢN ( Trích) TÀI KHOẢN 641- CHI PHÍ BÁN HÀNG TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 6/2/2009 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX vé cầu đường 112113 10.000 6/2/2009 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX vé cầu đường 112113 10.000 6/2/2009 BN1 0902039 Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT vé cầu đường 112113 10.000 6/2/2009 BN1 0902039 Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT vé cầu đường 112113 10.000 ………… ………… ……………. …………….. ………. …………. 28/2/2009 PK3 0902033 641>911-9111,641 9111  6.630.000 28/2/2009 PK3 0902033 641>911-9111,641 9111  1.785.000 28/2/2009 PK3 0902033 641>911-9111,641 9111 98.850.000 28/2/2009 PK3 0902033 641>911-9111,641 9111 128.104 ……… ………… ……………………… …………… ……… ……… ……….. TỔNG PHÁT SINH NỢ: 125.718.460 KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên) GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN TỔNG PHÁT SINH CÓ: 125.718.460 Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) Qui trình ghi sổ: Tham khảo qui trình ghi sổ của kế toán chi phí sản xuất chung. 2.2.3. Kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp 2.2.3.1. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 642- Chi phí quản lí doanh nghiệp. Chi phí quản lý của các bộ phận và của FHO sẽ tập hợp trên TK 642. Tài khoản này được chi tiết thành 8 TK cấp 2 theo qui định của Bộ Tài Chính, và các TK cấp 3 và cấp 4 để đáp ứng tình hình hạch toán chi phí của Công ty. Các khoản mục chi phí của TK 642 Chi phí nhân viên quản lý (TK 6421) - Lương: lương cơ bản ( tính bảo hiểm ), ăn ca, phụ cấp đi lại công tác phí, lương kinh doanh, các khoản phụ cấp tính vào lương, lương tháng 13. - Bảo hiểm: BHXH, BHYT, KPCĐ. Chi phí vật liệu quản lý (TK 6422) Chi phí dụng đồ dùng văn phòng (TK 6423) CCLĐ: máy tính, máy in, bàn ghế, tủ, thiết bị máy tính… Tài liệu, tạp chí, sách chuyên môn Chi phí khấu haoTSCĐ (TK 6424) Thuế, phí và lệ phí (TK 6425) Chi phí dự phòng (TK 6426) Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK 6427) Thuê nhà Điện nước Thuê bao điện thoai: cố định, di động, internet Ôtô: xăng dầu, vé cầu đường, bảo hiểm, kiểm tra, sửa chữa bảo dưỡng, khác Công tác phí: đi lại, phòng ở, khác Đào tạo, tư vấn: đào tạo cho nhân viên, tư vấn về quản lí Sửa chữa văn phòng, CCLĐ Chi phí bằng tiền khác (TK 6428) Chi phí văn phòng: giấy viết, mực in, bút, files, đồ dùng văn phòng, báo chí đại chúng… Chi phí bằng tiền khác. TK 13682- chi trả hộ các bộ phận khác. TK này chỉ sử dụng cho FHN, theo dõi các khoản chi trả hộ giữa FHN với bộ phận khác. TK này được hạch toán theo mã bộ phận như sau : TK 13682FSG- Chi trả hộ cho FSG. TK 13862FDN- Chi trả hộ cho FDN. TK 33682- phải trả cho bộ phận khác chi trả hộ. Tài khoản này chỉ sử dụng cho FSG và FDN, mã bộ phận hạch toán luôn là FHN, dùng để theo dõi khoản chi trả hộ giữa bộ phận mình với FHN hoặc làm TK trung gian theo dõi việc chi trả hộ giữa bộ phận mình với bộ phận khác (ngoài FHN). 2.2.3.2. Chứng từ gốc sử dụng để hạch toán Phiếu chi tiền mặt. Uỷ nhiệm chi. Hoá đơn mua hàng trả chậm. Bảng phân bổ CCLĐ. Bảng phân bổ lương. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Bảng phân bổ chi phí chờ phân bổ( TK 1429). 2.2.3.3. Sơ đồ hạch toán TK 111, 138… TK 334, 338 Sơ đồ 2.4: Hạch toán tổng hợp chi phí quản lí doanh nghiệp. (7) (6) (5) (4) 13682,33682 TK 133 TK 331, 111, 112 TK 331, 111, 112 TK 142,242 (3) TK 214 (2) TK 642 (1) TK 152, 153 (9) (8) TK 911 Giải thích: (1) Chi phí nhân viên quản lí. (2) Chi phí vật liệu, dụng cụ. (3) Chi phí khấu hao TSCĐ. (4) Chi phí theo dự toán. (5) Thuế, phí, lệ phí. (6) Chi phí khác. (7) Các khoản do bộ phận khác chi trả hộ. (8) Các khoản ghi giảm chi phí quản lí doanh nghiệp. (9) Cuối kì kết chuyển sang TK xác định kết quả. 2.2.3.4. Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo Sổ chi tiết Sổ chi tiết tài khoản 642, được chi tiết cho từng tiểu khoản. Sổ tổng hợp Sổ cái một tài khoản: tài khoản 642. Sổ tổng hợp chữ T một tài khoản: TK 642. Các báo cáo Báo cáo chi phí theo yếu tố. Báo cáo chi phí theo khoản mục. Báo cáo chi phi theo phòng ban, hợp đồng, vụ việc… Bảng 2.6: Sổ chi tiết tài khoản 642 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN CHI PHÍ ( trích) TÀI KHOẢN: 6427- CHI PHÍ DỊCH VỤ MUA NGOÀI TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐỀN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 04/02/09 BN1 0902006 Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT Thanh toán tiền bảo dưỡng xe ôtô 112113 2.840.000  04/02/09 BN1 0902006 Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT Thanh toán tiền bảo dưỡng xe ôtô 112113 284.000  06/02/09 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX Vé cầu đường 112113 10.000  06/02/09 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX Vé cầu đường 112113 10.000 …………. ………… ………………….. ………………………….. …… ………. ……….. TỔNG PHÁT SINH NỢ: 40.171.058 Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) TỔNG PHÁT SINH CÓ: 40.171.058 KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên) GIÁM ĐỐCCÁC BỘ PHẬN Bảng 2.7: Sổ cái của tài khoản 642 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ CÁI CỦA MỘT TÀI KHOẢN ( Trích) TÀI KHOẢN 642- CHI PHÍ QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 Đvt: VNĐ CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 04/02/2009 BN1 0902006 Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT Thanh toán tiền bảo dưỡng xe ôtô 112113  2.840.000  04/02/2009 BN1 0902006 Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT Thanh toán tiền bảo dưỡng xe ôtô 112113 284.000  06/02/2009 BN1 0902023 Đào Thị Thu Hạnh- HNNVHĐTT Tạm ứng mua quà sinh nhật tháng2.09;mực in cho máy fax 112113  800.000  06/02/2009 BN1 0902023 Đào Thị Thu Hạnh- HNNVHĐTT Tạm ứng mua quà sinh nhật tháng2.09;mực in cho máy fax 112113  80.000  06/02/2009 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX vé cầu đường 112113  10.000  06/02/2009 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX vé cầu đường 112113  10.000 TỔNG PHÁT SINH NỢ: 213.666.928 Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) TỔNG PHÁT SINH CÓ: 213.666.928 KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên) GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN Sổ tổng hợp tài khoản chữ T: Mẫu sổ tương tự như các sổ tổng hợp chữ T của các tài khoản khác. Qui trình ghi sổ: Tương tự qui trình ghi sổ của TK 627. 2.2.4. Kế toán chi phí tài chính 2.2.4.1 Tài khoản sử dụng Các khoản chi phí tài chính phát sinh được phản ánh trên TK 635- chi phí tài chính. Các chi phí tài chính thường phát sinh tại Công ty bao gồm : Phí duy trì tài khoản Phí tra soát khách hàng Phí chuyển tiền giữa các ngân hàng Chiết khấu thanh toán cho khách hàng Lỗ về chênh lệch tỉ giá khi đánh giá lại ngoại tệ Phân bổ lãi mua hàng trả chậm 2.2.4.2 Chứng từ gốc sử dụng Giấy báo Nợ Phiếu chi 2.2.4.3. Sơ đồ hạch toán Sơ đồ 2.5: Hạch toán tổng hợp chi phí tài chính. (4) TK 242 (3) (2) TK 413 TK 111,112,141 (1) TK 911 TK 635 Giải thích: (1) Các chi phí hoạt động tài chính. (2) Lỗ về chênh lệch tỉ giá khi đánh giá lại ngoại tệ. (3) Phân bổ dần lãi mua TSCĐ trả chậm, chênh lệch tỉ giá hối đoái. (4) Kết chuyển chi phí tài chính khi xác định kết quả. 2.2.4.4. Sổ chi tiết, sổ tổng hợp Sổ chi tiết Sổ chi tiết của một tài khoản: TK 635 Sổ tổng hợp Sổ Cái của một tài khoản: TK 635 Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản: TK 635 Bảng 2.8: Sổ chi tiết tài khoản 635 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN CHI PHÍ ( trích) TÀI KHOẢN: 635- CHI PHÍ TÀI CHÍNH TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐỀN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 01/02/2009 BN1 902001  Techcombank-CN Ba Đình- PGD Ngọc Khánh-FHNNB001 Phí duy trì tài khoản 515  52.800 02/02/2009 BN1 902002  Techcombank-CN Ba Đình- PGD Ngọc Khánh-FHNNB001 Phí tra soát KH Viglacera HN chuyển nhầm tên cty 112113  27.500 03/02/2009 BN1 902003  Techcombank-CN Ba Đình- PGD Ngọc Khánh-FHNNB001 Phí tra soát tiền tổng công ty bay dịch vụ MB 112113  27.500 05/02/2009 BN1 902007B  Trung tâm dịch vụ khách hàng- Bưu điện Hà Nội- HNNB005 Phí chuyển tiền 112112  11.000 ………….. ……….. ………………………… …………………………… ………. …………. ……… TỔNG PHÁT SINH NỢ: 360.800 KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên,) Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) TỔNG PHÁT SINH CÓ: 360.800 2.3. Kế toán doanh thu 2.3.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản này được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kì và các khoản giảm doanh thu. Công ty sử dụng 2 tài khoản chi tiết của TK 511 như sau: - TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá: phản ánh doanh thu và doanh thu thần của khối lượng hàng hoá đã xác định là tiêu thụ. - TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ: phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng dịch vụ, lao vụ đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác định là tiêu thụ . TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ. TK này dùng để phản ánh doanh thu của việc thực hiện hộ hợp đồng giữa các bộ phận Tài khoản 512 được chi tiết như sau: TK 5123- Doanh thu cung cấp dịch vụ: TK 51239- Doanh thu cung cấp dịch vụ nội bộ: Phản ánh doanh thu của việc thực hiện hộ hợp đồng giữa các bộ phận. TK 51239FCT- Doanh thu thực hiện hợp đồng của công ty. TK 51239FHN- Doanh thu thực hiện hợp đồng của FHN. TK 51239FSG- Doanh thu thực hiện hợp đồng của FSG. TK 51239FDN- Doanh thu thực hiện hợp đồng của FDN. TK 51239FHO- Doanh thu thực hiện hợp đồng của FHO. TK 51239FRD- Doanh thu thực hiện hợp đồng của FRD. TK 1369- phải thu về thực hiện hợp đồng cho các bộ phận. Tài khoản này chỉ sử dụng cho FHN, được hạch toán theo mã bộ phận như sau: TK 1369FSG- phải thu về thực hiện hợp đồng cho FSG TK 1369FDN- phải thu về thực hiện hợp đồng cho FDN TK 3369-phải trả nội bộ do thực hiện hợp đồng. Tài khoản này chỉ sử dụng cho FSG và FDN, mã bộ phận luôn là FHN, theo dõi các khoản thực hiện hộ hợp đồng cho FHN cũng như khoản thực hiện hộ hợp đồng cho bộ phận khác (không phải FHN) nhưng được hạch toán vòng qua FHN. 2.3.2. Chứng từ sử dụng Hợp đồng kinh tế. Hoá đơn bán hàng, hoá đơn dịch vụ. Phiếu thu. Giấy báo Có. Bảng phân chia doanh số nội bộ. Phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Chứng từ phải thu, phải trả nội bộ. Chứng từ phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn … 2.3.3. Sơ đồ hạch toán (2) 131(1,2) 511 531 (1) (3) 911 Sơ đồ 2.6: Hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Giải thích: (1) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. (2) Kết chuyển hàng bán bị trả lại. (3) Cuối kì kết chuyển xác định kết quả. Doanh thu bán hàng được hạch toán qua tài khoản 5111/5113 và luôn đối ứng với tài khoản công nợ phải thu 1311/1312 dù là bán hàng trả chậm hay bán hàng thu tiền ngay. Vẫn viết hóa đơn dù khách hàng không cần lấy hóa đơn hoặc cá nhân lẻ. Nếu hợp đồng đã tất toán và khách hàng trả tiền thêm cho các phát sinh nhỏ thì ghi có 711 nợ 111. Hạch toán thực hiện hộ hợp đồng của bộ phận khác Việc một bộ phận ký kết hợp đồng nhưng một phần hợp đồng lại do bộ phận khác thực hiện thì phần doanh thu của bộ phận thực hiện hộ hợp đồng sẽ được hạch toán qua các tài khoản doanh thu và phải thu, phải trả nội bộ. Trường hợp 1: Thực hiện hộ hợp đồng giữa FHN và các bộ phận khác Giả sử FSG thực hiện hộ hợp đồng cho FHN Tại bộ phận viết hoá đơn (FHN) hạch toán như sau: Nợ TK 131 Có TK 511 : Toàn bộ số tiền xuất hoá đơn Khi có quyết định phân chia doanh số cho bộ phận khác thực hiện hộ sẽ hạch toán như sau: Tại FHN: Nợ TK 6329FSG Có TK 1369FSG : phần doanh số do đơn vị khác thực hiện hộ - hoa hồng môi giới Tại bộ phận thực hiện hộ hợp đồng (FSG): Nợ TK 3369FHN Có TK 51329FHN : phần doanh số do thực hiện hộ hợp đồng cho đơn vị khác - hoa hồng môi giới Việc hạch toán sẽ trên cơ sở chứng từ là “ Bảng phân chia doanh số nội bộ”. Chứng từ này được gửi 1 liên cho bộ phận thực hiện hộ hợp đồng. Trường hợp 2: Thực hiện hộ hợp đồng giữa các bộ phận khác ( không phải FHN) Ví dụ FDN thực hiện hộ hợp đồng cho FSG Tại bộ phận viết hoá đơn FSG: Nợ TK 131 Có TK 511: Toàn bộ số tiền xuất hoá đơn Khi có quyết định phân chia doanh số cho bộ phận thực hiện hộ hợp đồng hạch toán như sau: Tại FSG: Nợ TK 6329FDN Có TK 3369FHN : phần doanh số do đơn vị khác thực hiện hộ hợp đồng - hoa hồng môi giới Tại FDN: Nợ TK 3369FHN Có TK 51239FSG: phần doanh số thực hiện hộ hợp đồng cho đơn vị khác - hoa hồng môi giới Tại FHN (bổ sung theo yêu cầu của FDN) : Nợ TK 1369FSG Có TK 1369FDN 2.3.4. Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo Sổ chi tiết - Sổ chi tiết của một tài khoản: TK 511, TK 512, chi tiết đến từng tiểu khoản. Sổ tổng hợp Sổ nhật kí bán hàng. Sổ Cái của một tài khoản: TK 511, TK 512. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản: TK 511, TK 512. Bảng 2.9: Sổ Nhật kí bán hàng CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ NHẬT KÍ BÁN HÀNG (Trích) TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 Đvt: VNĐ CHỨNG TỪ TÊN KHÁCH DIỄN GIẢI TK NỢ TK CÓ PHÁT SINH NGÀY SỐ 03/02/2009 HD 0002379 Cty Thương mại & Công nghệ Nhật Quang- HNKH0060 Phải thu HD bảo trì PM Fast TA090102E- HNBH090102E 1311 5113 3.000.000 04/02/2009 HD 0002380 Cty Cổ phần PT CN Thiết bị Y tế HN- HNKH2001 phải thu HD bảo trì PM Fast TA081229A- HNBH081229R 1311 5113 3.000.000  04/02/2009 HD 0002381 Trung tâm đào tạo quốc tế Raffles HN- HNKH2002 Phảithu HD bổ sung PM Fast TA090105E-HNBS0901-5E 1311 5113 2.000.000  04/02/2009 HD 0002381 Trung tâm đào tạo quốc tế Raffles HN- HNKH2002 Phải thu HD bảo trì PM Fast TA081218C- HNBH081218Y 1311 5113 5.244.600  04/02/2009 HD 0002382 CN Cty TM Dịch vụ Phương Nga KV phía Bắc- HNKH0843 Phải thu HD bảo trì PM Fast TA061024B- HNBH061024T 1311 5113 2.000.000  04/02/2009 HD 0002383 Cty Cổ phần khu du lịch đảo Cát Bà- HNKH2003 Phải thu HD bảo trì PM Fast TA071210S- HNBH071210S. 1311 5113 2.000.000 ………… ………… …………………….. ………………………………. …….. …….. …………… TỔNG CỘNG: 1.148.051.980 KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên) KẾ TOÁN GHI SỔ (kí, họ tên) Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) Bảng 2.10 : Sổ chi tiết TK 51239FSG CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN TÀI KHOẢN 51239FSG- THỰC HIỆN HỢP ĐÔNG CHO FSG TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ  27/02/2009 PK1 0902025 FSG FSG cắt doanh số bảo hành cty phân phối tiến tiến AD 50% lần 1 1369FSG 5745000  27/02/2009 PK1 0902025 FSG Cắt doanh số FHN thực hiện hộ HD Gemandept (100%) 1369FSG 8452080 28/02/2009 PK3 0902020 51239FSG>911-9119,51239FSG 9119 14197080 TỔNG PHÁT SINH NỢ:14197080 TỔNG PHÁT SINH CÓ:14197080 Các báo cáo Bảng kê hoá đơn bán hàng. Báo cáo bán hàng. Phân tích bán hàng theo các kì khác nhau. So sánh bán hàng cùng kì của các năm. Phân tích bán hàng nhóm theo các chỉ tiêu khác nhau. Bảng kê chứng từ theo hợp đồng, đơn hàng. Báo cáo lãi lỗ theo hợp đồng, đơn hàng… 2.3.5. Qui trình ghi sổ Sơ đồ 2.7: Qui trình ghi sổ nghiệp vụ bán hàng. chứng từ gốc Phân hệ kế toán bán hàng Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Các báo cáo Số liệu chuyển từ các phân hệ khác Số liệu chuyển đến các phân hệ khác Từ các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu. Số liệu từ các phân hệ liên quan như: kế toán tiền mặt tiền gửi, kế toán hàng tồn kho.. sẽ được chuyển đến phân hệ này. Chương trình sẽ tự động xử lý các dữ liệu để lên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo liên quan. Qui trình bán hàng xác định doanh thu dịch vụ Qui trình bán hàng tại Công ty bao gồm các bước sau: Bước 1: Khi khách hàng là các cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty, sẽ kí hợp đồng với công ty( hợp đồng cung cấp phần mềm, hợp đồng bảo trì). Bước 2: Trên cơ sở hợp đồng đã kí kết, kế toán công nợ lập hoá đơn GTGT làm 3 liên. Liên 1: dùng để lưu tại quyển hoá đơn. Liên 2: giao cho khách hàng. Liên 3: dùng để luân chuyển nội bộ. Bước 3: Cuối tháng, cuối quí, các bộ phận lập Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra kèm theo Báo cáo bán hàng chi tiết số lượng hàng bán ra theo từng hoá đơn đã có dấu xác nhận của bộ phận mình để gửi ra văn phòng FHN để lên các báo cáo nhanh hàng tháng, quí. Bước 4: Căn cứ vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, Báo cáo bán hàng do từ các chi nhánh gửi về, Kế toán văn phòng FHN tiến hành nhập dữ liệu qua phần mềm kế toán FAST book và ghi sổ, lên báo cáo nhanh hàng tháng, quí cho toàn Công ty. Qui trình luân chuyển chứng từ Căn cứ vào hợp đồng cung cấp dịch vụ mà nhân viên bán hàng kí với khách hàng, kế toán công nợ tiến hành viết hoá đơn GTGT làm 3 liên và giao cho thủ trưởng đơn vị kí và đóng dấu. Sau đó chuyển 1 liên giao cho khách hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán công nợ phải thu sẽ thu tiền của khách và về nộp lại cho thủ quĩ. Thủ quĩ tiến hành viết phiếu thu làm 2 liên và chuyển 1 liên cho kế toán công nợ để nhập số liệu vào máy. Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, sau khi nhận được giấy báo Có của Ngân hàng, kế toán công nợ phải thu tiến hành nhập số liệu vào máy. Sau khi đã phản ánh xong tất cả các nghiệp vụ liên quan, chứng từ sẽ được lưu trữ và bảo quản. 2.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Do đặc thù kinh doanh trong lĩnh vực thương mại dịch vụ mà sản phẩm chủ yếu là cung cấp phần mềm và các dịch vụ đi kèm, cũng như do chính sách bán hàng của Công ty, tại FAST chỉ phát sinh khoản giảm trừ doanh thu là hàng bán bị trả lại và khoản mục này cũng rất ít khi phát sinh. 2.4.1. Tài khoản sử dụng TK 531- Hàng bán bị trả lại. Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu của khối lượng dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. 2.4.2. Chứng từ sử dụng Hợp đồng kinh tế Phụ lục hợp đồng Hoá đơn GTGT ( Do khách hàng gửi đến) 2.4.3. Hạch toán chi tiết hàng bán bị trả lại Khi Công ty và khách hàng kí kết hợp đồng, Công ty đã xuất hoá đơn cho khách hàng và ghi nhận doanh thu của toàn bộ giá trị hợp đồng. Tuy nhiên trong quá trình triển khai hợp đồng, Công ty vi phạm một điều khoản nào đó đã thoả thuận trong hợp đồng, khách hàng sẽ viết hoá đơn ghi rõ lí do và giá trị của phần hợp đồng trả lại. Căn cứ vào hoá đơn do khách hàng