Chuyên đề Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành công trính xây lắp tại công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Sông Đà

hi phí và tính giá thành a. Kế toán tập hợp chi phí w Kế toán tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp Sông Đà được tiến hành khi các công trình, hạng mục công trình hoàn thành toàn bộ, trên cơ sở các bảng tính toán tập hợp chi phí, phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung. Việc tập hợp chi phí sản xuất phải thực hiện theo từng công trình, hạng mục công trình. w Đánh giá sản phẩm dở dang cuối kì Để tính được giá thành thực tế của khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao trong kì, cần phải xác định được chi phí sản xuất tính cho khối lượng xây lắp dở dang cuối kì. Do đặc điểm của ngành xây lắp, thời gian thi công kéo dài, giá trị, quy mô sản phẩm xây lắp lớn. Vì vậy việc xác định giá trị khối lượng xây lắp dở dang cuối kì phụ thuộc vào phương thức bàn giao, thanh toán khối lượng xây lắp dở dang giữa xí nghiệp với chủ đầu tư hoặc người giao thầu Nếu Công ty và bên chủ đầu tư (hoặc người giao thầu) thỏa thuận bàn giao thanh toán một lần khi toàn bộ khối lượng xây lắp hoàn thành thì ở kỳ tính giá thành không có sản phẩm dở dang cuối kì và do đó chi phí sản phẩm dở dang bằng không. Giá thành các công trình, hạng mục công trình đã hoàn thànhđược xác định trên cơ sở tổng cộng các chi phí sản xuất phát sinh từ khi khởi công đến khi hoàn thành ở các thẻ tính giá thành. Nếu Công ty và bên chủ đầu tư (hoặc người giao thầu) thỏa thuận thanh toán theo từng giai đoạn xây lắp thì sản phẩm dở dang cuối kì chính là những hạng mục công trình, khối lượng xây lắp chưa hoàn thành, chưa đạt đến điểm dừng kĩ thuật hợp lý, hoặc đã hoàn thành, đã đạt đến điểm dừng kĩ thuật hợp lý nhưng chưa được nghiệm thu, bàn giao và chấp nhận thanh toán. Khi trong kì có khối lượng xây lắp hoàn thành, bàn giao và thanh toán, đại diện phòng kinh tế kế hoạch cùng cán bộ sẽ tiến hành kiểm kê, xác định khối lượng xây lắp dở dang cuối kì, đồng thời đánh giá mức độ hoàn thành theo thiết kế dự toán để lập Biên bản kiểm kê giá trị dở dang cuối kì. Trong trường hợp này, chi phí thực tế của khối lượng hay giai đoạn xây lắp dở dang cuối kì được xác định như sau: Chi phí sản xuất thực tế của khối lượng xây lắp dở dang cuối kì Chi phí thực tế khối lượng xây lắp phát sinh trong kì Chi phí khối lượng xây lắp hoàn thành trong kì theo dự toán Chi phí khối lượng xây lắp dở dang cuối kì theo dự toán tính theo mức độ hoàn thành = Chi phí thực tế khối lượng xây lắp dở dang đầu kì x + Chi phí khối lượng xây lắp dở dang cuối kì theo dự toán tính theo mức độ hoàn thành + b. Kế toán tính giá thành w Đối tượng tính giá thành Đối tượng tính giá thành ở Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp Sông Đà được xác định là từng công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây lắp hoàn thành quy ước được nghiệm thu, bàn giao và chấp nhận thanh toán. Đối với công trình Hố Hô - Quảng Bình, đối tượng tính giá thành được xác định là toàn bộ công trình hoàn thành. w Kì tính giá thành: Việc tính giá thành chỉ được thực hiện ở một kì nhất định gọi là kì tính giá thành. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp Sông Đà kì tính giá thành là thời gian có sản phẩm xây lắp hoàn thành được chủ đầu tư tiến hành nghiệm thu và chấp nhận thanh toán. w Phương pháp tính giá thành Căn cứ vào kết quả của biên bản kiểm kê giá trị dở dang cuối kì và chi phí sản xuất tập hợp, kế toán tổ chức tính giá thành theo công thức cơ bản sau: = Giá thành thực tế khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao Chi phí thực tế khối lượng xây lắp dở dang đầu kì - + Chi phí thực tế khối lượng xây lắp phát sinh trong kì Chi phí thực tế khối lượng xây lắp dở dang cuối kì II. Kế toán chiphí sản xuẩt và tính giá thành sản phẩm xây lắp: 1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp a. Chứng từ, sổ sách sử dụng: w Chứng từ sử dụng: - Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng - Phiếu chi - Hóa đơn GTGT, bảng tổng hợp hóa đơn GTGT - Phiếu xuất kho w Sổ sách sử dụng: - Sổ chi tiết, Sổ cái TK 621 - Nhật kí chung b. Tài khoản sử dụng : w TK 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ” w Kết cấu TK 621 + Bên nợ: Trị giá nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho hoạt động xây lắp. + Bên có: - Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu thực tế sử dụng cho hoạt động xây lắp trong kỳ vào TK 154 “ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” - Trị giá nguyên vật liệu thực tế xuất dùng không hết nhập lại kho. c. Phương pháp hạch toán - Nguyên vật liệu mua về xuất thẳng sử dụng hoạt động xây lắp Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 133 - Thuế GTGT đượckhấu trừ Có TK 141, 111, 112, 331 - Nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Có TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Cuối mỗi công trình, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu tập hợp trong kì sang TK 154 để tính giá thành Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp a. Chứng từ, sổ sách sử dụng: w Chứng từ sử dụng: - Bảng thanh toán lương - Bảng tổng hợp thanh toán lương - Bảng phân bổ tiền lương các công trình w Sổ sách sử dụng: - Sổ chi tiết, Sổ cái TK 622 - Nhật kí chung b. Tài khoản sử dụng : w TK 622 “ Chi phí nhân công trực tiếp ” w Kết cấu TK 622 + Bên nợ: Chi phí nhân công trực tiếp tham gia quá trình thi công công trình bao gồm: tiền lương, tiền công lao động và các khoản trích trên tiền lương. + Bên có: - Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu thực tế sử dụng cho hoạt động xây lắp trong kỳ vào TK 154 “ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” c. Phương pháp hạch toán - Ghi nhận số tiền lương, tiền công phải trả cho công nhân viên Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 334 - Phải trả ngươig lao động - Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trên số tiền lương, tiền công của công nhân trực tiếp sản xuất (Phần tính vào chi phí doanh nghiệp phải chịu) Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp (19%) Có TK 3382 - Trích kinh phí công đoàn (2%) Có TK 3383 - Trích bảo hiểm xã hội (2%) Có TK 3384 - Trích bảo hiểm y tế (15%) - Cuối mỗi công trình, kết chuyển chi phí nhân công tập hợp trong kì sang TK 154 để tính giá thành Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp 3. Kế toán chi phí sử dụng máy thi công a. Chứng từ, sổ sách sử dụng: w Chứng từ sử dụng: - Phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng - Bảng phân bổ khấu hao w Sổ sách sử dụng: - Sổ chi tiết, Sổ cái TK 623 - Nhật kí chung b. Tài khoản sử dụng : w TK 623 “ Chi phí sử dụng máy thi công ” w TK 623 có 6 tài khoản cấp 2 + TK 6231 “ Chi phí nhân công ” : dùng để phản ánh lương chính, phụ, các khoản phụ cấp lương phải trả cho công nhân trực tiếp điều khiển xe, máy phục vụ thi công. + TK 6232 “ Chi phí vật liệu ” : dùng để phản ánh chi phí nhiên liệu , vật liệu khác phục vụ xe, máy thi công. + TK 6233 “ Chi phí dụng cụ sản xuất ” : dùng để phản ánh công cụ dụng cụ lao động liên quan tới hoạt động của xe, máy thi công. + TK 6234 “ Chi phí khấu hao máy thi công ” : dùng để phản ánh chi phí khấu hao xe, máy thi công sử dụng vào hoạt động xây lắp công trình. + TK 6237 “ Chi phí dich vụ mua ngoài ” : dùng đẻ phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài như sửa chữa, bảo hành, chi phí điện nước + TK 6238 “ Chi phí bằng tiền khác ” : dùng để phản ánh các chi phí bằng tiền phục vụ cho hoạt động xe, máy thi công. w Kết cấu TK 623 : + Bên nợ: Chi phí liên quan đến hoạt động của máy thi công như: chi phí vật liệu máy hoạt động, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa.Chi phí vật liệu, chi phí dich vụ khác phục vụ cho xe, máy thi công. + Bên có: - Kết chuyển chi phí sử dụng xe, máy thi công trong kỳ vào TK 154 “ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” c. Phương pháp hạch toán Hạch toỏn chi phớ sử mỏy thi cụng phụ thuộc vào hỡnh thức sử dụng mỏy thi cụng: tổ chức đội máy thi công riêng biệt chuyên thực hiện các khối lượng thi công bằng máy hoặc giao máy thi công cho các đội, xí nghiệp xây lắp. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp Sông Đà không tổ chức đội máy thi công riêng biệt, hoặc có tổ chức đội máy thi công riêng biệt nhưng không phân cấp thành một bộ phận độc lập để theo dừi riờng chi phớ thỡ chi phớ phỏt sinh được tập hợp vào TK623- Chi phí sử dụng máy thi công + Căn cứ vào tiền lương (lương chính, lương phụ), tiền công, tiền ăn giữa ca phải trả cho công nhân điều khiển máy, phục vụ máy, ghi: Nợ TK 623 (6231) - Chi phớ sử dụng máy thi công                Có TK 334 - Phải trả người lao động Trường hợp doanh nghiệp xây lắp thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân điều khiển máy thi công, kế toán ghi giống như đối với công nhân xấy lắp. + Xuất kho hoặc mua nguyên liệu, nhiênn liệu, vật liệu phụ sử dụng cho xe, máy thi công: Nợ TK 623 (6232) - Chi phớ sử dụng máy thi công Nợ TK 133 (1331) - nếu được khấu trừ thuế                Có TK 152, 111, 112, 331 + Chi phí cụng cụ dụng cụ dựng cho xe, máy thi công: Nợ TK 623 (6233) – Chi phớ sử dụng máy thi công                Có TK 153, 111, 112 (loại phân bổ 1 lần)                Có TK 142 (1421), 242 (loại phân bổ nhiều lần) + Khấu hao xe, máy thi công sử dụng ở đội máy thi công: Nợ TK 623 (6234) - Chi phớ sử dụng máy thi công                Có TK 214 - Khấu hao TSCĐ + Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh (chi phí sửa chữa máy thi công thuê ngoài, điện, nước, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ) Nợ TK 623 (6237) – Giá hoá đơn chưa có thuế (nếu tính thuế GTGT khấu trừ) Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT (nếu được khấu trừ thuế)          Có TK 111, 112, 331 + Các chi phí khác bằng tiền phát sinh: Nợ TK 623 (6238) - Chi phí sử dụng mỏy thi cụng Nợ TK 133 (1331) - nếu được khấu trừ thuế                Có TK 111, 112 - Cuối mỗi công trình, kết chuyển chi phí nhân công tập hợp trong kì sang TK 154 để tính giá thành Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công 4. Kế toán chi phí sản xuất chung a. Chứng từ, sổ sách sử dụng: w Chứng từ sử dụng: - Phiếu chi, Giấy thanh toán tạm ứng w Sổ sách sử dụng: - Sổ chi tiết, Sổ cái TK 627 - Nhật kí chung b. Tài khoản sử dụng w TK 627 “ Chi phí sản xuất chung ” w TK 627 có 6 tài khoản cấp 2 + TK 6271 “ Chi phí nhân viên phân xưởng ” : dùng để phản ánh lương chính, các khoản phụ cấp lương phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng, bộ phận sản xuất. + TK 6272 “ Chi phí vật liệu ” : dùng để phản ánh chi phí nhiên liệu , vật liệu khác dùng cho phân xưởng như vật liệu dùng để tu sửa, bảo dưỡng + TK 6273 “ Chi phí dụng cụ sản xuất ” : dùng để phản ánh công cụ dụng cụ lao động dùng cho nhu cầu sản xuất ở tổ, đội + TK 6274 “ Chi phí khấu hao TCSĐ ” : dùng để phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho quản lý công ty, tổ, đội. + TK 6277 “ Chi phí dich vụ mua ngoài ” : dùng đẻ phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền thuê xe, điện thoại, điện nước + TK 6278 “ Chi phí bằng tiền khác ” : dùng để phản ánh các chi phí bằng tiền như hội nghị, tiếp khách, phí công tác w Kết cấu TK 627 : + Bên nợ: Chi phí liên quan đến hoạt động của máy thi công như: chi phí vật liệu máy hoạt động, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa.Chi phí vật liệu, chi phí dich vụ khác phục vụ cho xe, máy thi công. + Bên có: - Kết chuyển chi phí sử dụng xe, máy thi công trong kỳ vào TK 154 “ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” c. Phương pháp hạch toán: - Khi tính tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên của đội xây dựng; tiền ăn giữa ca của nhân viên quản lý đội xây dựng, của công nhân xây lắp, ghi: Nợ TK 627 (6271) - Chi phí sản xuất chung                Có TK 334 - Phải trả người lao động - Tạm ứng chi phí để thực hiện giá trị xây lắp khoán nội bộ (trường hợp đơn vị nhận khoán không tổ chức hạch tóan kế toán riêng), khi bản quyết toán tạm ứng về giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành đó bàn giao được duyệt, ghi: Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung                Có TK 141 (1413) - Tạm ứng chi phớ xõy lắp giao khoỏn nội bộ - Chi phí nguyên liệu, nhiên liệu xuất dùng cho đội xây dựng: Nợ TK 627 (6272) - Chi phí sản xuất chung                Có TK 152 - Nguyên vật liệu - Khi xuất công cụ, dụng cụ sản xuất có giá trị nhỏ cho đội xây dựng, căn cứ vào Phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 627 (6273) - Chi phí sản xuất chung                Có TK 153 - Công cụ dụng cụ - Khi xuất cụng cụ, dụng cụ sản xuất một lần cú giá trị lớn cho đội xây dựng phải phân bổ dần, ghi: Nợ TK 142 (1421), 242                Có TK 153 - Công cụ dụng cụ Khi phõn bổ giỏ trị cụng cụ, dụng cụ vào chi phớ sản xuất chung trong kỳ, ghi: Nợ TK 627 (6273) - Chi phí sản xuất chung                Có TK 142 (1421), 242 - Trích khấu hao máy móc, thiết bị sản xuất thuộc đội xây dựng, ghi: Nợ TK 627 (6274) - Chi phí sản xuất chung                Có TK 214 - Khấu hao TSCĐ - Chi phí điện, nước, điên thoại thuộc đội xây dựng, ghi: Nợ TK 627 (6277) - Chi phí sản xuất chung Nợ TK 133 (1331) - nếu được khấu trừ thuế                Có TK 111, 112, 335 - Các chi phí bằng tiền khác phát sinh tại đội xây dựng, ghi: Nợ TK 627 (6278) - Chi phí sản xuất chung Nợ TK 133 (1331) - nếu được khấu trừ thuế                Có TK 111, 112 - Cuối mỗi công trình, kết chuyển chi phí nhân công tập hợp trong kì sang TK 154 để tính giá thành Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 627 - Chi phí sản xuất chung 5. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành a. Chứng từ, sổ sách sử dụng: w Chứng từ sử dụng: - Biên bản kiểm kê giá trị dở dang - Thẻ tính giá thành w Sổ sách sử dụng: - Sổ cái TK 154 - Sổ chi tiết TK 154 - Nhật kí chung b. Tài khoản sử dụng w TK 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang ” w Kết cấu TK 154 + Bên nợ: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kì liên quan đến giá thành sản phẩm xây lắp công trình. + Bên có: Giá thành sản xuất sản phẩm xây lắp hoàn thànhbàn giao toàn bộ tiêu thụ trong kì + Số dư bên nợ: Chi phí sản xuất kinh doanh còn dở dang cuối kì c. Phương pháp hạch toán - Cuối mỗi công trình, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu tập hợp trong kì sang TK 154 để tính giá thành Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Cuối mỗi công trình, kết chuyển chi phí nhân công tập hợp trong kì sang TK 154 để tính giá thành Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 621 - Chi phí nhân công trực tiếp - Căn cứ vào bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công tính cho từng công trình, hạng mục công trình Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công - Cuối mỗi công trình, kết chuyển chi phí sản xuất chung tập hợp trong kì sang TK 154 để tính giá thành Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 627 - Chi phí sản xuất chung - Sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao cho bên chủ đầu tư (hoặc người giao thầu), giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 6. Quy trình luân chuyển chứng từ Khi có nhu cầu về vật tư, đội trưởng đội thi công công trình lập giấy đề nghị tạm ứng để mua vật tư. Sau khi được Giám đốc kí duyệt kế toán lập phiếu chi, sau khi nhận được tiền đội trưởng trực tiếp đi mua nguyên vật liệu. Định kì nhân viên kinh tế đội tập chứng từ như hóa đơn GTGT, vé cầu đườnglập bảng kê chứng từ đề nghị thanh toán, để làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Kế toán sử dụng giấy thanh toán tạm ứng hay chứng từ hoàn ứng để làm cơ sở hạch toán vào Sổ chi tiết TK 621. Trường hợp mua nguyên vật liệu xuất thẳng tới công trình phải có hóa đơn GTGT hợp lí kế toán vào Sổ chi tiết TK 621. Nếu nguyên vật liệu được xuất từ kho của Công ty, kế toán dựa vào phiếu xuất kho để lên Sổ chi tiết TK 621. Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương cho các công trình và chứng từ gốc khác kế toán hạch toán vào Sổ chi tiết TK 622. Căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, hợp đồng thuê máy, bảng phân bổ chi phí khấu hao máy thi công cho từng công trình, kế toán hạch toán vào Sổ chi tiết TK 623. Căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, phiếu chi, phiếu xuất khokế toán hạch toán vào sổ chi tiết TK 627. Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để vào Sổ Nhật kí chung. Cuối tháng hoặc cuối quý, kế toán căn cứ vào Nhật kí chung để vào Sổ cái các TK 621, 622, 623, 627, 154. Cuối kì hạch toán, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết các TK, biên bản kiểm kê giá trị dở dang, kế toán lên thẻ tính giá thành. Cụ thể quá trình vào chứng từ sổ sách tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp Sông Đà. Để đảm bảo nguyên vật liệu trong quá trình thi công trong tháng 12/2007. Ông Phạm Huy Hiệp lập giấy đề nghị tạm ứng để mua nguyên vật liệu phục vụ cho Công trình Thủy điện Hố Hô Giấy đề nghị tạm ứng - Mục đích: Giấy đề nghị tạm ứnglà căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng - Căn cứ lập: Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất thi công để tính toán khối lượng cần thiết và khi có nhu cầu về muc vật tư - Kết cấu: + Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, đơn vị, bộ phận và số tiền xin tạm ứng ( Viết bằng số và bằng chữ). + Lý do tạm ứng ghi rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng + Thời hạn thanh toán: ghi rõ ngày, tháng hoàn lại số tiền đã tạm ứng. VD: Người xin tạm ứng là Phạm Huy Hiệp. Đề nghị tạm ứng 100.00.000đ để phục vụ thi công Công trình Thủy điện Hố Hô - Quảng Bình Sau khi Giấy đề nghị tạm ứng được Giám đốc phê duyệt, kế toán tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi - Mục đích: Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ xuất quỹ, ghi sổ quỹ. - Căn cứ lập: Giấy đề nghị tạm ứng - Kết cấu: Góc bên trái của chứng từ ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị Phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu + Ghi rõ họ và tên, địa chỉ người nhận tiền + Dòng “ Lý do chi ” ghi rõ nội dung chi tiền + Dòng “ Số tiền ”: ghi bằng số và bằng chữ số tiền xuất quỹ VD: Người nhận tiền : Phạm Huy Hiệp. Lý do chi: chi tạm ứng mua nguyên vật liệu phục vụ thi công Công trình Thủy điện Hố Hô - Quảng Bình. Số tiền : 100.000.000đ + Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ kèm theo Phiếu chi VD: kèm theo 01 chứng từ gốc là giấy đề nghị tạm ứng Phiếu chi phải có đầy đủ chứ kí của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, kí tên và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi. Cuối tháng, nhân viên kinh tế đội tổng hợp hóa đơn GTGT lập Bảng kê chứng từ đề nghị thanh toán để thanh toán tiền tạm ứng. Bảng kê chứng từ đề nghị thanh toán - Mục đích: Bảng kê chứng từ đề nghị thanh toán là bảng liệt kê các hóa đơn GTGT làm căn cứ thanh toán số tiền đã tạm ứng và ghi sổ kế toán. - Căn cứ lập : + Hóa đơn GTGT - Kết cấu: + Ghi rõ họ tên người đề nghị thanh toán, địa chỉ và thanh toán số tiền đã chi về khoản nào. VD: Họ tên : Phạm Huy Hiệp. Đề nghị thanh toán tiền đã chi mua nguyên vật liệu phục vụ thi công Công trình Thủy điện Hố Hô - Quảng Bình. + Cột A: ghi số thứ tự + Cột B, C: ghi số hiệu, ngày chứng từ + Cột D: ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh VD: Khi mua tiếp địa RS4 và Bulông neo tại Công ty CPXD & XNKTM Trường Tiến theo hóa đơn số 0036704 ngày 11/12/2007. Ghi vào cột B: 0036704 cột C: 11/12/07 cột D: Công ty CPXD & XNKTM Trường Tiến + Cột 1 : ghi giá mua chua có VAT + Cột 2 : ghi số tiền VAT + Cột 3 : ghi số tiền thanh toán Cột 3 = Cột 1 + Cột 2 VD: Ghi vào cột 1: 14.175.500 cột 2: 708.775 cột 3: 14.884.275=14.175.500 + 708.775 Sau khi Bảng kê chứng từ đề nghị thanh toán được Giám đốc duyệt, chuyển lên phòng kế toán lập Giấy thanh toán tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Mục đích: Giấy thanh toán tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền đã tạm ứng và ghi sổ kế toán. - Căn cứ lập : + Hóa đơn GTGT + Bảng kê chứng từ đề nghị thanh toán - Kết cấu: Góc bên trái của giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, bộ phận. Phần đầu ghi rõ ngày, tháng, năm, số hiệu của giấy thanh toán tạm ứng. Họ tên đơn vị người thanh toán. + Mục I - số tiền tạm ứng: gồm số tiền của kì trước chi chưa hết và số tiền tạm ứng kì này, gồm: . Mục 1: số tiền tạm ứng kì trước chi chưa hết . Mục 2: số tiền tạm ứng kì này + Mục II - số tiền đã chi: Căn cứ vào bảng tổng hợp hóa đơn GTGT + Mục III - Chênh lệch: là số tièn chênh lệch giữa mục I và II . Nếu số tiền tạm ứng chi không hết ghi vào dòng 1 mục III . Nếu chi quá số tiền tạm ứng ghi vào dòng 2 mục III Sau khi lập xong giấy thanh toán tạm ứng, kế toán thanh toán chuyển cho kế toán trưởng xem xét và giám đốc duyệt. Căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng số 41/12, kế toán hạch toán vào sổ chi tiết TK 62119 - CT Thủy điện Hố Hô - Quảng Bình Sổ chi tiết TK621 - Mục đích: Được mở cho tất cả các TK theo từng đối tượng để theo dõi số phát sinh trong kì. Đối với công trình thủy điện Hố Hô - Quảng Bình công ty mở sổ chi tiết 62119 để tập hợp Nguyên vật liệu trực tiếp. - Căn cứ lập : + Sổ chi tiết TK 621 kỳ trước phần “số dư cuối kì” để ghi vào dòng “số dư đầu kì” + Giấy thanh toán tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi. - Kết cấu : + Cột thứ 1: Ghi số chứng từ ghi sổ + Cột thứ 2: Ghi ngày tháng chứng từ ghi sổ + Cột thứ 3: Ghi ngày tháng ghi sổ VD: căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng số 41/12 để lên sổ chi tiết Ghi vào cột 1: HƯ 41/12 Ghi vào cột 2, 3 : 31/12 + Cột thứ 4: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh VD: Căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng để ghi nội dung nhiệp vụ: Phạm Huy Hiệp - HƯ tiền mua vật tư, phụ tùng. + Cột thứ 5: Ghi mã số tài khoản + Cột thứ 6: Ghi mã số tài khoản đối ứng + Cột thứ 7: Ghi số tiền phát sinh bên nợ của TK VD: Với nghiệp vụ hoàn ứng, kế toán hạch toán Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 141 - Tạm ứng Ghi vào cột 4 : 62119 Ghi vào cột 5 : 141 Số tiền được hoàn ứng là 30.113.718 phát sinh bên Nợ TK 62119 Ghi vào cột 7: 30.113.718 + Cột thứ 8: Ghi số tiền phát sinh bên có của TK + Cột thứ 9: Ghi số tiền dư Số dư = Số dư đầu + Số phát sinh nợ - Số phát sinh có VD: Số dư nghiệp vụ phát sinh ngày 31/12 (HƯ 41/12) Số dư = 124.623.718= 94.510.000 + 30.113.718 Sau tổng hợp các bảng thanh toán lương kế toán lập bảng phân bổ tiền lương để làm căn cứ lên sổ chi tiết TK 622 Bảng phân bổ tiền lương của các công trình - Mục đích: Dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp. - Căn cứ lập: Bảng tổng hợp thanh toán lương, các chứng từ khác có liên quan. - Kết cấu + Các cột dọc ghi có TK 334, 338 + Các hàng ngang phản ánh tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ + Cột 1: Ghi số thứ tự + Cột 2: Chi tên các công trình thi công được phân bổ + Cột 3: Ghi lương cơ bản VD: Công trình Sìn Hồ - Lai Châu tổng lương cơ bản 4.845.125 Ghi vào Cột 3 :4.845.125 + Cột 4 - cột lương: Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán của các công trình VD: Công trình Sìn Hồ - Lai Châu tổng lương 6.942.454 Ghi vào Cột 4 : 6.942.454 + Cột 5, 6: Ghi các khoản phụ cấp, các khoản khác cũng căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán của các công trình. + Cột 7: Ghi tổng cộng tiền lương phải trả cho các công trình Cột 7 = Cột 4 + Cột 5 + Cột 6 VD: Tổng lương phải trả cho Công trình Sìn Hồ - Lai Châu là 6.942.454 (không có các khoản phụ cấp và khoản khác) Ghi vào cột 7: 6.942.454 Tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp Sông Đà phân bổ tiền lương cho các công trình hàng tháng nhưng lại trích BHXH, BHYT theo quý và trích KPCĐ theo năm nên trên bảng không có cột ghi có TK 338. Trích bảng phân bổ tiền lương cho các công trình STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK Lương cơ bản TK 334 - Phải trả công nhân viên Lương Các khoản phụ cấp Các khoản khác Cộng 1 2 3 4 5 6 7=4+5+6 I TK 622 - CPNCTT 120.875.460 341.797.560 341.797.560 1 CT Sìn Hồ - Lai Châu 4.845.125 6.942.454 6.942.454 2 CT Thiện Kế - VP 12.650.750 57.351.300 57.351.300 3 CT Hố Hô - QBình 25.892.523 70.000.000 70.000.000 BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG CHO CÁC CÔNG TRÌNH Tháng 12 năm 2007 Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương cho các công trình vào sổ chi tiết 62219 - CT Thủy điện Hố Hô - Quảng Bình Sổ chi tiết TK622 - Căn cứ lập : + Sổ chi tiết TK 622 kỳ trước phần “số dư cuối kì” để ghi vào dòng “số dư đầu kì” + Bảng tổng hợp thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương của các công trình - Kết cấu giống như Sổ chi tiết TK 621 Giấy thanh toán tạm ứng số 13/12 làm căn cứ vào sổ chi tiết TK 62320219 - CT Thủy điện Hố Hô - Quảng Bình Sổ chi tiết TK623 - Căn cứ lập : + Sổ chi tiết TK 623 kỳ trước phần “số dư cuối kì” để ghi vào dòng “số dư đầu kì” + Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ + Giấy thanh toán tạm ứng, phiếu chi - Kết cấu giống như Sổ chi tiết TK 621 Giấy thanh toán tạm ứng số 17/12 làm căn cứ lên sổ chi tiết TK 62780519 - CT Thủy điện Hố Hô - Quảng Bình Giấy thanh toán tạm ứng số 13/12 làm căn cứ lên sổ chi tiết TK 62780219 - CT Thủy điện Hố Hô - Quảng Bình Giấy thanh toán tạm ứng số 05/12 làm căn cứ lên sổ chi tiết TK 62780119 - CT Thủy điện Hố Hô - Quảng Bình Sổ chi tiết TK627 - C