Chuyên đề Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm vận tải tại HTXDVVT Trường Sơn

ái, phụ xe thực tế phát sinh 1.4.1.3. Hạch toán chi phí sản xuất chung Khái niệm: Chi phí sản xuất chung bao gồm các chi phí liên quan đến việc tổ chức, quản lý, phục vụ sản xuất ở các xe như tiền lương và các công cụ dụng cụ xuất dùng cho xe, các chi phí khấu hao TSCĐ dùng trong các xe và các chi phí khác nằm ngoài chi phí về NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp của các xe. Các chi phí sản xuất chung thường được hạch toán chi tiết theo từng địa điểm phát sinh chi phí (như: các xe, từng bộ phận sản xuất). Chi phí sản xuất chung phát sinh tại các xe hay bộ phận sản xuất nào sẽ được phân bổ hết cho các đối tượng tập hợp chi phí mà các xe đó có tham gia vận chuyển. Tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung thường dùng là giờ công sản xuất, tiền lương chính của công nhân sản xuất hoặc theo hệ số. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi các khoản chi phí sản xuất chung, kế toán sử dụng TK 627 - Chi phí sản xuất chung, mở chi tiết cho từng xe, bộ phận sản xuất, dịch vụ. TK 627 - Tập hợp chi phí sản xuất chung - Các khoản làm giảm chi phí SX thực tế phát sinh trong kỳ chung . - Phân bổ và kết chuyển chi phí SX chung vào tài khoản để tính giá thành Tài khoản 627 cuối kỳ không có số dư SƠ ĐỒ 4 :SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG TK 334, 338 TK 627 TK 111, 112,152,... Lương và các khoản trích theo lương của cán bộ Các khoản ghi giảm CP SXC quản lý các xe (nhiên liệu xuất dùng không hết,...) TK 152, 153 Chi phí vật liệu - nhiên liệu dùng quản lý các xe TK 141, 335 TK 154 Chi phí theo dự toán Phân bổ (hoặc kết chuyển) TK 331, 111, 112,... chi phí SX chung Các chi phí SX chung khác Phương pháp hạch toán: Trong ngành giao thông vận tải, chi phí sản xuất chung cho mỗi hành trình vận chuyển đối tượng là các đầu xe vận tải bao gồm: Chi phí khấu hao cơ bản phương tiện, chi phí sửa chữa phương tiện, chi phí cầu phà trong quá trình vận chuyển, chi phí khác: chi phí thuê vận chuyển (phát sinh trong trường hợp thuê lại phương tiện vận chuyển), chi phí ăn ca của công nhân lái xe. Hạch toán chi phí sửa chữa phương tiện Sửa chữa phương tiện vận tải bao gồm việc bảo dưỡng kỹ thuật hàng ngày, bảo dưỡng kỹ thuật cấp 1, bảo dưỡng kỹ thuật cấp 2, sửa chữa nhỏ và sửa chữa lớn. Bảo dưỡng kỹ thuật hàng ngày được thực hiện mỗi ngày một lần sau khi kết thúc thời gian hoạt động trong ngày. Chu kì bảo dưỡng kỹ thuật cấp 1 và cấp 2 được xác định phụ thuộc vào điều kiện hoạt động của phương tiện vận tải. Bảo dưỡng kỹ thuật hàng ngày, bảo dưỡng kỹ thuật cấp 1, bảo dưỡng kỹ thuật cấp 2 là nhiệm vụ bắt buộc và phải được tiến hành theo đúng qui phạm kỹ thuật. Do đó trong các DN vận tải phải tổ chức tốt công tác thống kê, kế toán tình trạng kỹ thuật phương tiện vận tải. Hệ thống thống kê kỹ thuật phương tiện vận tải tạo điều kiện để thực hiện bảo dưỡng kỹ thuật và sửa chữa phương tiện vận tải được kịp thời. Để đảm bảo giá thành vận tải được tương đối ổn định, hiện nay người ta áp dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa phương tiện vận tải vào chi phí sản xuất, dịch vụ (áp dụng cho cả sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn). Theo chế độ báo cáo kế toán định kỳ của ngành Giao thông vận tải, chi phí sửa chữa phương tiện là một khoản mục trong giá thành giao thông vận tải. Nhưng điều đáng lưu ý là trong khoản mục “Sửa chữa phương tiện” được chi tiết “Sửa chữa lớn”. Vì vậy, trường hợp sửa chữa lớn phương tiện, chi phí sửa chữa lớn được tập hợp, theo dõi hạch toán riêng để khi lập báo cáo kế toán cho phù hợp. Sửa chữa phương tiện vận tải có thể do công nhân của đơn vị có phương tiện vận tải đó tự làm, do phân xưởng sản xuất phụ của xí nghiệp đảm nhận hoặc thuê ngoài. Nếu sửa chữa phương tiện do công nhân tự làm không qua phân xưởng sản xuất phụ hay thuê bên ngoài thì các khoản chi phí phát sinh ghi trực tiếp bên Nợ TK 335 - Chi phí trích trước. Nếu do phân xưởng sản xuất phụ đảm nhận việc sửa chữa phương tiện thì các khoản chi phí tập hợp vào TK 154 “Chi tiết sản xuất kinh doanh phụ” sau đó mới kết chuyển vào TK 335 - Chi phí trích trước. Nếu thuê bên ngoài sửa chữa thì khoản thanh toán về tiền sửa chữa cho bên ngoài được ghi: Nợ TK 335. Có TK 111, 112, 331 Phương pháp kế toán như sau: Trích trước chi phí sửa chữa phương tiện vận tải, căn cứ vào kế hoạch chi cả năm để tính số phải trích hàng tháng vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh Có TK 335 - Chi phí trích trước Chi phí sửa chữa phát sinh (nếu là tự làm hoặc thuê bên ngoài làm) ghi: Nợ TK 335 - Chi phí trích trước Có TK 152, 153, 111, 331 Ở các HTX vận tải ôtô phương pháp sửa chữa bằng thay thế tổng thành cho xe khi vào sửa chữa, được hạch toán như sau: Xuất tổng thành trong kho để sửa chữa phương tiện Nợ TK 335 - Chi phí trích trước Có TK 152 - Tổng thành trong kho Chi phí sửa chữa tổng thành tháo ở phương tiện ra Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh phụ Có TK 152, 334, 338 Kết chuyển chi phí sửa chữa tổng thành vào TK 335 - Chi phí trích trước Nợ TK 335 - Chi phí trích trước Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh phụ Nhập kho tổng thành cũ sau khi sửa chữa xong Nợ TK 152 - Tổng thành luân chuyển Có TK 335 - Chi phí trích trước Chi phí khấu hao cơ bản phương tiện Trong quá trình sử dụng, phương tiện bị hao mòn về giá trị và hiện vật, phần giá trị bị hao mòn được giá trị của sản phẩm dưới hình thức trích khấu hao cơ bản phương tiện. Khấu hao cơ bản phương tiện là sự biểu hiện bằng tiền của phần giá trị phương tiện đã hao mòn. Trích khấu hao phương tiện cũng là để thu hồi vốn đầu tư sau một thời gian nhất định để tái đầu tư phương tiện khi phương tiện hư hỏng phải loại bỏ. Để hạch toán chi phí khấu hao cơ bản phương tiện, kế toán ghi: Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Có TK 214 - Khấu hao Chi phí cầu phà Như ta đã nói đặc điểm của ngành Giao thông vận tải ở trên, sản phẩm của ngành vận tải là đưa một tấn hàng từ điểm nọ đến điểm kia. Trong quá trình tạo ra sản phẩm còn có một khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển đó là lệ phí đường và lệ phí cầu phà ngoài chi phí lệ phí giao thông nằm trong đơn giá xăng dầu. Khi thanh toán cho lái xe kết thúc hành trình vận chuyển kế toán dựa vào vé cầu phà và lệ phí đường, kế toán hạch toán: Nợ TK 627 Có TK 111, 141 1.4.1.4. Hạch toán khoán trong ngành vận tải ôtô Trong những năm gần đây trong ngành vận tải, đặc biệt là ngành vận tải ôtô, người ta áp dụng nhiều biện pháp khoán khác nhau trong đó khoán doanh thu là hình thức khoán được áp dụng phổ biến hơn cả. Đối với những đơn vị thực hiện cơ chế khoán doanh thu (thu nhập) phải xây dựng qui tắc tập hợp chi phí sản xuất phù hợp với từng phương thức khoán nhưng phải đảm bảo tập hợp được đầy đủ các chi phí đề ra (kể cả đơn vị người nhận khoán chi theo hợp đồng) và toàn bộ thu nhập (kể cả đơn vị thu và người nhận khoán thu) Hạch toán chi phí và tính giá thành vận tải theo phương pháp khoán thu nhập có thể thực hiện một trong hai phương án hoặc cả hai phương án khoán như sau: Phương án 1: Khoán doanh thu và khoán từng phần chi phí (khoán theo khoản mục giá thành). Trường hợp này HTX thu và hạch toán toàn bộ doanh thu theo hợp đồng khoán, hạch toán đầy đủ toàn bộ chi phí sản xuất dịch vụ gồm phần HTX trực tiếp chi và một phần người nhận khoán chi ra theo định mức ghi trong hợp đồng. Tập hợp chi phí sản xuất chia làm hai phần như sau: Chi phí trực tiếp hạch toán vào bên Nợ TK 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh”, cụ thể gồm: - Khấu hao cơ bản TSCĐ. - Nhiên liệu, dầu nhờn. - Lương lái, phụ xe. - Bảo hiểm xã hội. - Chi phí trực tiếp khác: Là chi phí người nhận khoán bỏ ra sửa chữa phương tiện, chi phí săm lốp tính theo hợp đồng hoặc HTX phải trả cho người nhận khoán để thu hồi toàn bộ thu nhập và các chi phí trực tiếp khác HTX chi ra. Chi phí quản lý sản xuất tập hợp vào bên Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Phương án 2: Khoán thu nhập (khoán gọn) HTX chỉ hạch toán phần chi phí ĐV trực tiếp chi ra và thu nhập thực tế thu được trên TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Trên thực tế, dù áp dụng theo phương án khoán nào thì HTX cũng phải quan tâm đến việc tính toán định mức chặt chẽ, sát thực tế và kiểm tra nghiệm thu hoạt động của người nhận khoán. Việc giao và nhận khoán phải có những điều kiện nhất định và có sự thoả thuận giữa HTX và người lao động. 1.4.2. Tổ chức hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất Tất cả những chi phí sản xuất trên liên quan đến giá thành sản phẩm vận tải dù được hạch toán ở tài khoản nào cuối cùng đều phải tập hợp vào bên Nợ TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh”(trừ phần đã phân bổ cho sản xuất phụ). Để tính được giá thành sản phẩm, kế toán cần phải mở các sổ chi tiết để theo dõi riêng cho từng đối tượng tính giá thành. Nếu HTX chỉ làm nhiệm vụ vận tải hàng hoá thì cần mở sổ chi tiết cho từng tháng, mỗi nghiệp vụ này là một đối tượng hạch toán chi phí, cho nên phải mở sổ chi tiết cho từng nghiệp vụ, sau đó tổng hợp chung. Do tính chất và đặc điểm sản xuất của HTX vận tải không có sản phẩm dở dang cho nên cuối tháng toàn bộ chi phí phát sinh đều được kết chuyển sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả sản xuất kinh doanh, và trên cơ sở khối lượng vận tải mà tính giá thành vận tải, bốc xếp vì vậy TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh” áp dụng cho ngành vận tải không có số dư. 1.4.3. Hệ thống sổ kế toán nhật ký chứng từ Nguyên tắc : Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ có mấy nguyên tắc sau : - Mở sổ kế toán theo vế Có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ phát sinh bên Có của mỗi tài khoản theo các tài khoản đối ứng Nợ có liên quan. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ đó theo nội dung kinh tế . - Kết hợp việc ghi chép kế toán hàng ngày với việc tập dần các chỉ tiêu kinh tế cần thiết cho công tác quản lý và lập báo biểu Những sổ sách kế toán được sử dụng : - Nhật ký chứng từ . - Bảng kê. - Sổ cái . - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết . Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ số phát sinh bên Có của tài khoản tổng hợp. Nhật ký chứng từ mở cho tất cả các tài khoản, có thể mở cho mỗi tài khoản một nhật ký chứng từ hoặc có thể mở một nhật ký chứng từ để dùng chung cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ mật thiết với nhau. Khi mở sổ nhật ký chứng từ dùng chung cho nhiều tài khoản thì trên nhật ký chứng từ đó số phát sinh của mỗi tài khoản được phản ánh riêng biệt ở một số dòng hoặc một số cột dành cho tài khoản. Nhật ký chứng từ chỉ tập hợp số phát sinh bên Có của tài khoản phân tích theo các tài khoản đối ứng Nợ. Nhật ký chứng từ phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ nhật ký chứng từ cũ và mở Nhật ký chứng từ mới cho tháng sau. Mỗi lần khoá sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ nhật ký chứng từ cũ sang nhật ký chứng từ mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản . Căn cứ để ghi chép nhật ký chứng từ là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, bảng kê và bảng phân bổ . Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng. Sổ cái chỉ ghi một lần vào cuối tháng sau khi đã khoá sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ . Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán: Nhật ký - chứng từ: SƠ ĐỒ 5: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GỐC VÀ CÁC BẢNG PHÂN BỔ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ BẢNG KÊ THẺ VÀ SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú Ghi Hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM VẬN TẢI TẠI HTX D VVT TRƯỜNG SƠN 2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ HTXDVVT TRƯỜNG SƠN 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển HTXDVVT Trường Sơn là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập theo nghị định số 46/CP ngày 29/4/1997. HTX được thành lập ngày 24/2/1998 - HTX Dịch Vụ Vận Tải Trường Sơn - Trụ sở chính : 417 Minh Khai- Hai Bà Trưng -HN Trong đó: Vốn cố định: 500.000.000 đ Vốn lưu động: 200.000.000đ . Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 120.000.000Đ Vốn vay: 3.500.000.000 Đ Hiện nay HTX đã được Bộ Giao thông vận tải cho phép và đăng kí kinh doanh tại Sở kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà nội những nhiệm vụ, ngành nghề sản xuất kinh doanh sau: - Vận tải và đại lý vận tải hàng hoá đường bộ trong nước. Nhiệm vụ chủ yếu của HTX là vận tải hàng hoá đường bộ , vận tải hàng hoá phục vụ các tỉnh phía Bắc như: Hà giang, Tuyên quang, Lai châu, Cao bằng, Lạng sơn.... phục vụ cho Hà nội và các tỉnh lân cận khác. Từ khi cơ chế bao cấp chuyển sang cơ chế thị trường về nhiệm vụ không có gì thay đổi. Về năng lực sản xuất: HTX chuyển từ xe chạy xăng sang chạy dầu để giảm bớt chi phí, giá thành và thích nghi tốt với cơ chế thị trường hiện nay. Tận dụng các nguồn vốn có thể để đầu tư thêm xe mới, có thêm thu nhập cho HTX, có số lao động hợp lý để tránh tình trạng lãng phí sức lao động. HTX luôn đổi mới để phù hợp với cơ chế thị trường một cách hoàn hảo nhất. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, HTX luôn phải bám sát thị trường để có những thay đổi phù hợp với tình hình hiện nay. 2.1.2 Bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất 2.1.2.1.Về tổ chức bộ máy quản lý Để quản lý nhiệm vụ và điều hành công việc được tốt HTX có một bộ máy tổ chức gồm 2 phòng ban nghiệp vụ: - Phòng thống kê kế toán. - Phòng kế hoạch kinh doanh. Nhiệm vụ của từng phòng ban Phòng kế hoạch kinh doanh vận tải - Xây dựng các kế hoạch sản xuất, kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của HTX. Kế hoạch tháng, kế hoạch quí, kế hoạch năm và kế hoạch dài hạn 5 đến 10 năm. Tổ chức theo dõi thực hiện các mặt kế hoạch sau khi được Chủ Nhiệm HTX quyết định. - Xây dựng và ban hành các mức khoán của các loại hình sản xuất kinh doanh, vận tải, công nhân và vận tải khác. - Tổ chức khai thác hàng hoá và kí các hợp đồng vận tải hàng hoá với khách hàng. SƠ ĐỒ 6: SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ HTX Chủ Nhiệm HTX Phó chủ nhiệm HTX Trưởng ban kiểm soát Phòng kế toán Phòng kế hoạch kinh doanh 2.1.2.2. Về tổ chức sản xuất. Phòng kinh doanh điều hành làm nhiệm vụ vận tải hàng hoá lên các tỉnh biên giới phía Bắc. Sau mỗi chuyến đi, mỗi xe hoàn thành công việc được tính bằng Tkm. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của HTXDVVT Trường Sơn Bộ máy kế toán của HTX hình thành và phát triển cùng với sự ra đời của HTX. HTX tổ chức kế toán theo hình thức tập trung với nội dung: hợp nhất công tác kế toán, tài vụ, thống kê vào một phòng thống kê kế toán. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối trên phòng thống kê kế toán. Phòng thống kê kế toán của HTX có chức năng giúp Chủ Nhiệm HTX chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế trong doanh nghiệp theo cơ chế quản lý mới. Qua đó kiểm tra quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh của HTX, hiệu quả sử dụng vốn, thúc đẩy thực hiện tốt chế độ kế toán tài chính, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Chức năng và nhiệm vụ của phòng thống kê kế toán Pháp lệnh kế toán thống kê 1988 hai nhiệm vụ - chức năng cơ bản đó là: thống kê và kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phòng Thống kê kế toán có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, thống kê và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất của đơn vị. Tính toán và trích nộp đúng đủ, kịp thời các khoản phải nộp ngân sách, nộp cấp trên, để lại HTX các quỹ, tính toán đúng hạn tiền vay, các khoản công nợ phải trả... Tổ chức xác định chính xác, kịp thời điểm kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị kịp thời và đầy đủ thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc xử lý các mất mát, hư hỏng đồng thời đề xuất các biện pháp xử lý. Tổ chức bảo quản lưu giữ các tài liệu kế toán thống kê, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán thuộc bí mật của HTX. Để thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của mình, bộ máy kế toán được tổ chức theo hướng tập trung thực hiện tại Phòng Thống kê kế toán. Hằng ngày mỗi xe đi tuyến nào về thì phải nộp hết vé cầu phà ,phiếu xăng dầu về để kế toán kịp thời vào sổ hạch toán chi phí . Đứng đầu bộ máy kế toán hiện nay là kế toán trưởng chuyên làm nhiệm vụ điều hành công việc tại Phòng Thống kê kế toán. Các nhân viên trong phòng kế toán thực hiện các chức năng riêng của mình, cụ thể như sau: - Thủ quỹ: làm nhiệm vụ cấp phát tiền và cân đối quỹ. - Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Hàng tháng dựa vào bảng chấm công của các phòng ban, kế toán lương có nhiệm vụ thanh toán lương cơ bản cho từng người, từng đơn vị và kế toán luôn các khoản khấu trừ của cán bộ công nhân viên như: trừ bảo hiểm xã hội cán bộ công nhân phải đóng góp, trừ các khoản nghĩa vụ với nhà nước, với công ty. Dựa vào mức nộp khoán của từng lái xe để tính lương định mức cho lái xe. - Kế toán vật tư: Theo dõi lượng vật tư xuất- nhập của các kho theo từng tháng và lên bảng phân bổ vật tư cho các đối tượng tiêu thụ trong công ty phục vụ cho kế toán giá thành. - Kế toán vốn bằng tiền: Kế toán quĩ tiền mặt dựa váo chứng từ ban đầu thu- chi và đưa vào nhật ký quĩ để phân tích các chi phí cho từng đối tượng và quản lý số thứ tự phiếu thu và phiếu chi liên tục đúng với số của mình phát ra để tránh tổn thất tiền và hàng tháng lên nhật ký chứng từ tiền mặt. Hàng tháng mở sổ theo dõi tiền xuất đi, nắm chắc số dư phục vụ chỉ tiêu cho hoạt động sản xuất kinh doanh và lên nhật ký chứng từ tiền gửi ngân hàng. - Kế toán thanh toán: Theo dõi các nhóm nợ cước vận tải với các chủ hàng và các cá nhân đơn độc, hàng tháng để đảm bảo vốn bằng tiền phục vụ chi tiêu của doanh nghiệp. Kế toán tiền mua hàng: Theo dõi các khoản vay của các phòng ban và đội xe tập trung để mua phụ tùng, vật tư phục vụ sản xuất. Kiểm tra các chứng từ mua về có hợp lý, hợp lệ không, đôn đốc thanh toán kịp thời tránh để số tiền cao. - Kế toán tiêu thụ và doanh thu: Kế toán doanh thu hàng tháng dựa vào các phiếu gửi hàng mà lái xe đã thực hiện được đồng thời dựa vào các hợp đồng vận tải đã kí kết và thỏa thuận được giá cước với các chủ hàng, kế toán viết hoá đơn thanh toán cước vận chuyển với chủ hàng. Từ các hoá đơn cước vận tải kế toán lập tờ kê chi tiết công nợ từng khách hàng và tờ kê chi tiết này là cơ sở để lên bảng kê số 10 (Bảng kê thanh toán với khách hàng). - Kế toán tài sản cố định và khấu hao: Kế toán tài sản cố định phải theo dõi chặt chẽ từng loại tài sản một, mở sổ sách theo dõi từng tài sản, từng nguyên giá tài sản và luỹ kế khấu hao của từng tài sản và từ đó tổng hợp toàn doanh nghiệp. - Kế toán giá thành: Kế toán giá thành là một kế toán tổng hợp nhất, nó tập hợp toàn bộ chi phí trong một tháng của doanh nghiệp. Kế toán tổng hợp dựa vào các nhật ký, bảng kê để tập hợp chi phí cho từng đối tượng, một số tài khoản trích trước phải dựa vào chi phí của các tháng trước đó để phân bổ cho chính xác thì mới đảm bảo chi phí giá thành được chuẩn xác. SƠ ĐỒ 7: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI HTXDVVT TRƯỜNG SƠN Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vật tư Kế toán vốn bằng tiền Kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ và doanh thu Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán 2.2.THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT Ở HTXDVVT TRƯỜNG SƠN 2.2.1. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất Chi phí gắn liền với việc sử dụng tài sản, vật tư, lao động trong sản xuất. Quản lý chi phí sản xuất thực chất là quản lý việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, có hiệu quả các loại tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất. Mặt khác, chi phí sản xuất là cơ sở để hạ giá thành sản phẩm. Quản lý chi phí hoạt động sản xuất đòi hỏi HTX phải tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất một cách chính xác. Toàn bộ chi phí hoạt động sản xuất của HTX hiện nay được thực tế phân loại và tập hợp theo các khoản mục trong giá thành sản phẩm như sau: - Chi phí vật liệu- nhiên liệu. - Chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí sửa chữa phương tiện. - Chi phí sản xuất chung. Các tài khoản Công ty sử dụng: - TK 621: Chi phí NVL trực tiếp. - TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. - TK 627: Chi phí sản xuất chung. - TK 335TX: Chi phí sửa chữa thường xuyên. - TK 335SCL: Chi phí sửa chữa lớn. Như vậy là hiện nay HTX đã sử dụng thêm hai tài khoản là: TK 335SCTX và TK 335SCL để tập hợp riêng chi phí sửa chữa phương tiện. 2.2.2. Kế toán chi phí sản xuất tại HTXDVVT Trường Sơn 2.2.2.1. Kế toán chi phí vật liệu- nhiên liệu trực tiếp sản xuất Chi phí nhiên liệu Vật liệu - nhiên liệu nói chung là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định, giá trị của nó chuyển hết một lần vào sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào sản xuất, dưới tác động vật liệu biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Trong ngành vận tải ôtô chi phí nhiên liệu là một chi phí chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành vận tải, nhất là vận tải ô tô nên cần quản lý chặt chẽ mức tiên hao nhiên liệu ở từng đầu xe. Tiêu hao nhiên liệu của các đầu xe tham gia hành trình vận chuyển được tính trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu của các loại xe như: K1, K2, K3. Trong đó: K1: Hệ số tiêu hao nhiên liệu cho 100 km đường hành trình không hàng chạy trên đường tiêu chuẩn. K2: Hệ số tiêu hao nhiên liệu cho 100 Tkm đường hành trình có hàng chạy trên đường tiêu chuẩn. K3: Hệ số tiêu hao quay trở đầu xe cho 100 km đường hành trình chạy trên đường tiêu chuẩn. Để có cơ sở hạch toán chi phí nhiên liệu, phải lập bảng theo dõi nhiên liệu tiêu hao cho vận tải của từng phương tiện. Sau mỗi chuyến về, căn cứ vào giấy đi đường của lái xe (phần tính nhiên liệu) kế toán ghi chép vào bảng để theo dõi nhiên liệu tiêu hao. Cuối tháng cộng từng bảng, sau đó tổng hợp báo cáo tiêu hao nhiên liệu dùng cho vận tải của HTX Để quản lý và cấp phát nhiên liệu cho từng loại xe tiêu hao trong vận tải các hệ số K1, K2, K3 này qui định cụ thể cho từng loại xe vận tải dựa trên cơ sở xem xét các yếu tố phù hợp. Một ví dụ về hệ số K1, K2, K3 của xe vận tải HuynDai theo qui định của Chủ Nhiệm được áp dụng từ ngày 1/5/1998 Mác xe Mức tiêu hao nhiên liệu K1 ( lít/100 km ) K2 ( lít/100Tkm ) K3 ( lít/100 km ) HuynDai 3.5T 16,5 0,9 0,6 HuynDai 2.5T 16,0 0,9 0,6 KIA 3.5T 16,0 0,9 0,6 IFA W50 17 1,3 0,4 Theo quyết định số 461 ngày 15 / 9 / 1999, định ngạch tạm thời định mức tiêu hao nhiên liệu cho hai loại xe Mác xe Mức tiêu hao nhiên liệu K1 ( lít/100 km ) K2 ( lít/100Tkm ) K3 ( lít/100 km ) Huyndai 8T 21 0,8 0,6 Huyndai 11T 28 0,8 0,6 Ssangyong 17,5T 29 1,15 0,6 TOYOTA 15 chỗ 15 1.8 0.4 MISUMITSI 08 Chỗ 13 0.7 0.3 Số nhiên liệu thực tế tiêu hao trong vận tải được hạch toán vào giá thành vận tải, số nhiên liệu còn lại trên xe được chuyển sang giấy đi đường mới và trừ vào phần sẽ cấp phát đợt sau. Kế toán dựa vào hành trình vận chuyển trên giấy đi đường của lái xe và dựa vào định mức tiêu hao để tính toán chi phí thực tế cho một chuyến xe. Thời kỳ bao cấp HTX mua xăng theo kế hoạch về nhập kho và cấp phát cho từng chuyến xe. Nhưng khi thay đổi cơ chế thị trường HTX không sử dụng nhập kho mà cấp tiền tạm ứng cho lái xe theo hành trình vận chuyển. Khi hoàn thành một chuyến xe thì kế toán thanh toán theo thực tế hành trình vận chuyển và khi quyết toán trong tài khoản tạm ứng thì kế toán ghi:  Nợ TK 621 Có TK 141 Hoặc Có TK 111 Hệ số tiêu hao được thiết lập cho các tuyến hành trình chạy trên đường tiêu chuẩn. Và như vậy, một vấn đề nữa cần lưu ý trong giao thông vận tải đó là với các tuyến đường giao thông có chất lượng kém hơn đường tiêu chuẩn, động cơ xe vận tải phải làm việc “nặng nhọc” hơn và như vậy sẽ dẫn tới tiêu hao nhiên liệu sẽ tăng lên. Xét về khả năng này để tính nhiên liệu và chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật cho lái xe chạy điều hành tập trung của HTX, các tuyến đường chạy đều được qui đổi về đường tiêu chuẩn với một “Hệ số qui đổi đường tiêu chuẩn”. Căn cứ vào tình hình đường xá, tiêu hao nhiên liệu trên các tuyến đường xấu sẽ được phép nhiều hơn với việc qui đổi các tuyến hành trình dài hơn. BẢNG 1:BẢNG HỆ SỐ QUI ĐỔI ĐƯỜNG TIÊU CHUẨN TÍNH BÌNH QUÂN CHO MỘT SỐ TUYẾN ĐƯỜNG TT Luồng tuyến Cự ly thực tế Hệ số tính đổi bình quân Ghi chú 1 Hà nội – Lạng sơn 134 1,060 2 Hà nội – Bắc giang 51 1,000 3 Hà nội – Bắc ninh 31 1,000 4 Hà nội - Cao bằng 285 1,115 5 Hà nội – Thái nguyên 80 1,000 6 Hà nội – Hà giang 318 1,160 7 Hà nội – Bắc quang 273 1,130 8 Hà nội - Vĩnh tuy 240 1,070 9 Hà nội - Tuyên quang 165 1,050 10 Hà nội - Việt trì 85 1,020 11 Hà nội - Vĩnh yên 63 1,000 12 Hà nội - Phúc yên 46 1,000 13 Hà nội – Sơn la 308 1,146 14 Hà nội – Hát lót 279 1,136 15 Hà nội - Mộc châu 190 1,115 16 Hà nội – Hoà bình 76 1,000 17 Hà nội – Lào cai 338 1,204 ... .......... .......... .......... Với một hợp đồng vận chuyển hàng hoá ghi nhận trong giấy đi đường. Phòng kế hoạch và điều độ giao nhiệm vụ cho từng lái xe với từng tuyến cung đường có tính toán cụ thể số km hành trình và căn cứ tạm tính số nhiên liệu tiêu hao, ước tính nhiên liệu tiêu hao được chuyển xuống phòng kế toán ghi nhận