Chuyên đề Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất Nhập khẩu Viglacera

Từ Liêm, ngân hàng nông nghiệp Chương Dương, Ngân hàng nông nghiệp Bắc Hà nội – Chi nhánh Hoàng Quốc Việt, Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Quảng Ninh, Ngân hàng đầu tư Hà Nội, Ngân hàng Công Thương Ba Đình, Ngân hàng chính sách xã hội tỉnh Hà Giang, Ngân hàng Ngoại thương Cầu Giấy, Ngân hàng Techcombank – hội sở … Do đó, hàng tháng công ty đều nhận được thông báo lãi tiền gửi thanh toán từ các ngân hàng mà công ty mở tài khoản. Chứng từ kế toán sử dụng: - Thông báo trả lãi hàng tháng của các Ngân hàng - Giấy báo Có của các Ngân hàng Tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng: * Tài khoản sử dụng: TK 515 – Doanh thu về hoạt động tài chính TK 5151 – Doanh thu hoạt động tài chính – lãi tiền gửi – tại Công ty TK 5152 – Doanh thu hoạt động tài chính – lãi các đơn vị TK 5153 – Doanh thu hoạt động tài chính – Lãi chênh lệch tỷ giá Kết cấu TK 515: + Bên Nợ: kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính thuần sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh + Bên Có: phản ánh lãi tiền gửi Ngân hàng, lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái… TK 515 không có số dư cuối kỳ. * Sổ kế toán sử dụng: sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 515. Trình tự kế toán: Định kỳ kế toán căn cứ vào thông báo trả lãi của Ngân hàng kèm theo giấy báo Có, phản ánh lãi tiền gửi vào phiếu kế toán trên phần mềm kế toán (Giấy báo Có). Số liệu được chuyển đến sổ cái TK 515. Bảng 2.8. Giấy báo Có của Ngân hàng GIẤY BÁO CÓ CỦA NGÂN HÀNG Mã ctừ: 1.CNTV – Giấy báo Có (thu) của Ngân hàng, tiền VN Số ctừ: PT 09 Mã Ông (Bà): Tên Ông(Bà): Ngày ctừ: 25/12/2008 Mã ngoại tệ: VNĐ Tỷ giá : 1.00 Địa chỉ: số 2 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội Diễn giải: trả lãi tiền gửi Tháng 12/2008 TK nợ 112 SD nợ TK có 515 Tên TK có Doanh thu HĐTC SD có Mã KH Tiền VNĐ 3.302.165 Diễn giải chi tiết Trả lãi tiền gửi T8/2008 Khai báo chi tiết thuế VAT: Ngày HĐ Số Serial Số HĐ Tiền trước thuế (VNĐ) % Tiền VAT VNĐ TK nợ SD nợ TK Có SD Có Mã KH ….. Kèm số chứng từ gốc Tổng tiền trước thuế: 3.302.165 Giấy giới thiệu Tổng tiền thuế VAT : Ngày giấy giới thiệu Tổng số tiền thanh toán: 3.302.165 Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất Nhập khẩu Viglacera Địa chỉ: Số 2 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đ.ư Số phát sinh SH NT Nợ Có ….. 25/12 ….. 27/12 ….. ….. BC12/131 ….. BC12/132 …… …… 25/12 ….. 27/12 …… Số trang trước xxxxx xxxxx …… Ngân hàng trả lãi Doanh thu HĐTC …… Ngân hàng trả lãi Doanh thu HĐTC ………. ….. 112131 515 ….. 112131 515 …….. …… 3.302.165 …… 2.790.915 ……… ……….. 3.302.165 …….. 2.790.915 ………… Cộng chuyển trang sau xxxxxx xxxxxx Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng 2.9. Nhật ký chung Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất Nhập khẩu Viglacera Địa chỉ: Số 2 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội SỔ CÁI Tháng 12 năm 2008 Tên tài khoản: 515 – Doanh thu hoạt động tài chính NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đ.ứ Nhật ký chung Số tiền SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có 25/12 27/12 31/12 BC12/131 BN12/132 25/12 27/12 31/12 -Số dư đầu năm -Số phát sinh trong tháng: + Ngân hàng trả lãi tiền gửi ngắn hạn + Ngân hàng trả lãi tiền gửi ngắn hạn ……………………. 112131 112132 3.302.165 2.790.915 Cộng số phát sinh tháng 6.093.080 Kết chuyển sang TK 911 6.093.080 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng 2.10. Sổ cái tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính 2.1.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Tại công ty, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các khoản giảm trừ doanh thu chỉ có chiết khấu thương mại. Tài khoản sử dụng: TK 521 – Chiết khấu thương mại Sổ kế toán sử dụng: sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 521 Chứng từ kế toán: là các hợp đồng kinh tế, hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ khác liên quan… Trình tự hạch toán: Tương tự như quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, căn cứ vào các hợp đồng kinh tế, hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ khác liên quan kế toán tiến hành hạch toán các khoản chiết khấu thương mại. Cuối kỳ, chương trình tự động kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ. 2.1.4. Kế toán thu nhập khác Tại công ty, các nghiệp vụ liên quan đến thu nhập khác thường chỉ phát sinh trong trường hợp nhượng bán, thanh lý tài sản cố định; đôi khi có trường hợp thu nhập khác có được khi nhận được tiền do khách hàng thưởng vì một vài lí do nào đó. Trong trường hợp nhượng bán, thanh lý TSCĐ thì khi có sự phê duyệt của Giám Đốc công ty về thanh lý TSCĐ, phòng kinh doanh lập biên bản thanh lý TSCĐ. Chứng từ kế toán: là quyết định thanh lý TSCĐ, hồ sơ thanh lý TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ… Tài khoản sử dụng: TK 711 – Thu nhập khác + TK 7111 – Thu từ nhượng bán, thanh lý TSCĐ + TK 7116 – Thu các khoản tiền được khách hàng thưởng + TK 7119 – Các khoản thu nhập khác Kết cấu TK 711 – thu nhập khác: + Bên Nợ: cuối kỳ kế toán, kết chuyển các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ sang tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh. + Bên Có: Các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ. Số kế toán sử dụng: sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 711 Trình tự hạch toán: Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ, kế toán lập hóa đơn bán hàng và phải thu để ghi nhận doanh thu bán TSCĐ. Sau đó, số liệu tự động chuyển lên sổ cái TK 711 Khi đó, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,331,… Có TK 711 – thu nhập khác (số thu nhập chưa có thuế GTGT) Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư và XNK Viglacera Địa chỉ: số 2 Hoàng Quốc Việt – Hà Nội BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Số: 06 Căn cứ vào thực trạng của máy Fax CANON 450 + Máy in SIMEN 210 đã hỏng cũ không còn sử dụng được, Công ty tiến hành thanh lý bộ máy trên. Ban thanh lý TSCĐ gồm: Ông (Bà): Lê Minh Tuấn – Tổng giám đốc Công ty – Trưởng ban Ông (Bà): Phạm Thị Ngọc Diệp – Kế toán trưởng Công ty - ủy viên Ông (Bà): Nguyễn Vĩnh Cường – Phó Tổng Giám đôc Công ty - Ủy viên Ông (Bà): Nguyễn Thị Hồng Phượng – Kế toán theo dõi TSCĐ Tiến hành thanh lý TSCĐ: Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy Fax CANON450 + máy in SIMEN 210 Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất (xây dựng): Nhật Bản Năm sản xuất : 1994 Năm đưa vào sử dụng : 1998 Số thẻ TSCĐ: 31 Nguyên giá TSCĐ : 19.282.000 (VNĐ) Giá trị hao mòn đã trích tới thời điểm thanh lý: 18.296.600 (VNĐ) Giá trị còn lại TSCĐ : 986.400 (VNĐ) Kết luận của ban thanh lý TSCĐ: Đồng ý cho thanh lý Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trưởng ban thanh lý (ký, họ tên) Kết quả thanh lý TSCĐ Chi phí thanh lý TSCĐ: …………0…………. (viết bằng chữ) Giá trị thu hồi : 100.000 (VNĐ) Đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 31 tháng 12 năm 2008 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc Công ty Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng 2.11. Biên bản thanh lý TSCĐ Bảng 2.12. Nhật ký chung Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất Nhập khẩu Viglacera Địa chỉ: Số 2 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đ.ư Số phát sinh SH NT Nợ Có ….. 31/12 ….. ….. GTTH-TB31 ….. …… 31/12 ….. Số trang trước xxxxx xxxxx …… Thu bằng tiền mặt giá trị thiết bị thanh lý Thu nhập khác VAT 10% …… ….. 111 711 3331 ….. …… 100.000 ……… …… 90.909 9.091…… Cộng chuyển trang sau xxxxxx xxxxxx Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng 2.13. Sổ cái Tài khoản 711 – Thu nhập khác Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư và XNK Viglacera Địa chỉ: Số 2 Hoàng Quốc Việt , Hà Nội SỔ CÁI Tháng 12 năm 2008 Tên tài khoản: 711 – thu nhập khác NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đ.ứ Nhật ký chung Số tiền SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có 31/12 31/12 GTTH - TB 31 31/12 31/12 -Số dư đầu năm -Số phát sinh trong tháng: + Giá trị thu hồi của TSCĐ khi thanh lý ……………………. 111 90.909 Cộng số phát sinh tháng 90.909 Kết chuyển sang TK 911 90.909 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2. Kế toán chi phí tại Công ty Cổ phần đầu tư và Xuất Nhập khẩu Viglacera Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, các chứng từ phản ánh chi phí bán hàng và chi phí quản lý nói riêng và tất cả các khoản chi phí của doanh nghiệp nói chung gồm tất cả các chứng từ có liên quan đến các khoản chi phí như: phiếu chi tiền mặt trả tiền công tác phí, tiền hoa hồng môi giới, vận chuyển, tiền lương, phân bổ khấu hao,… Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, cũng như tất cả các khoản mục chi phí kế toán viên tiến hành kiểm tra, phân loại và tổng hợp các chứng từ có nội dung kinh tế giống nhau, cùng phản ánh một loại chi phí để ghi vào sổ kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, và các khoản mục chi phí khác đều được phân loại theo nhiều yếu tố nên thường liên quan đến nhiều phần hành. Vì vậy, khi thực hiện nhập dữ liệu có thể xem trình tự nhập liệu ở các phần hành khác. 2.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán 2.1.1.1. Phương pháp xác định giá vốn hàng xuất kho Xác định giá vốn hàng xuất kho Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, xác định trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Đơn giá bình quân cả kỳ = Trị giá mua thực tế của hàng tồn ĐK + Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn ĐK + Số lượng hàng nhập trong kỳ Trị giá hàng nhập kho được theo dõi trên TK 156. Trong đó, trị giá mua hàng hóa là giá ghi trên hợp đồng mua hàng (hóa đơn GTGT). Riêng đối với hàng nhập khẩu, giá mua là giá CIF ghi trên hợp đồng nhập khẩu và thuế nhập khẩu phải nộp. Chi phí thu mua phát sinh như chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm từ cảng về nhập kho công ty có tính và phân bổ vào giá vốn hàng bán nhưng công ty không tiến hành theo dõi riêng trên TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa mà chỉ mở sổ chi tiết theo dõi giá mua hàng hóa. Xác định giá vốn hàng bán: được xác định theo công thức sau: Trị giá vốn thực tế = Trị giá trị mua thực tế + Chi phí mua phân của HH xuất kho Của HH xuất kho bổ cho HH xuất kho 2.1.1.2. Kế toán giá vốn hàng bán Chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa bao gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) Vận đơn (Bill of loading) Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of insurance) Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quanlity) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of orginal) Phiếu đóng gói (Packing list),… Các chứng từ liên quan khác như: giấy giám định của Hải quan,… Tài khoản kế toán sử dụng: TK 156 – Hàng hóa TK 156.1 – Giá mua hàng hóa TK 157 – Hàng gửi đi bán TK 632 – Giá vốn hàng bán TK 632.1 – Giá vốn hàng bán kinh doanh nhập khẩu TK 632.2 – Giá vốn hàng bán hàng Xuất Khẩu TK 632.3 – Giá vốn hàng bán HHKD nội địa Sổ kế toán sử dụng: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 632 - Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Quy trình luân chuyển chứng từ và xử lý nghiệp vụ: Thứ nhất, về luân chuyển chứng từ + Phương thức bán hàng trực tiếp Khách hàng có nhu cầu mua hàng, gửi đơn đặt hàng đến Công ty. Khi nhận được đơn đặt hàng, phòng kinh doanh có nhiệm vụ phân tích tính khả thi của đơn đặt hàng và tiến hành kí kết hợp đồng. Sau đó, chuyển các chứng từ: hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho,… cho phòng kế toán. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng kế toán phản ánh doanh thu của số hàng bán ra, và căn cứ vào hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế toán lập phiếu thu. Sơ đồ 2.2: trình tự luân chuyển hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Khách hàng Thủ quỹ Phòng kinh doanh Đơn đặt hàng Phân tích tính khả thi, kí hợp đồng và lập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu Xuất Kho Phản ánh doanh thu và lập phiếu thu Phòng kế toán Thu tiền, ký + Phương thức bán hàng xuất khẩu Căn cứ vào nhiệm vụ được giao, các cán bộ phòng kinh doanh tìm hiểu thị trường, khách hàng để ký kết hợp đồng ngoại thương. Hiện nay, khách hàng của công ty gồm nhiều quốc gia khác nhau như: Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Italia,… Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, công ty tiến hành lập phương án kinh doanh và ký hợp đồng nội thương để mua hàng xuất khẩu. Tùy thuộc vào các điều khoản quy định tại hợp đồng mà công ty tiến hành các thủ tục cần thiết để xuất khẩu hàng hóa khi đến thời hạn phải tiến hành giao hàng. Nếu hợp đồng bán hàng theo giá FOB thì giá bán là giá thực tế ghi trên hóa đơn, ngoài ra công ty không phải chi trả các khoản cước vận chuyển, phí bảo hiểm. Còn nếu hợp đồng bán hàng là giá CIF thì giá bán là giá FOB cộng thêm cước vận chuyển và phí bảo hiểm. Lúc này công ty phải tiến hành thuê tàu và mua bảo hiểm. Sau khi đã kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu, thuê tàu và mua bảo hiểm (nếu cần), công ty tiến hành làm thủ tục hải quan và tiến hành giao hàng khi đến thời hạn. Khi giao hàng cho khách hàng, cán bộ phòng nghiệp vụ giao hóa đơn để khách hàng ký vào hóa đơn và giữ lại 1 liên, đồng thời nhận vận đơn do hãng tàu biển xác nhận đã giao hàng và xuất bán. Thời điểm bán hàng được tính từ khi hàng đã xếp lên phương tiện vận chuyển, hoàn thành thủ tục Hải quan, rời khỏi địa phận, hoặc hải phận, hoặc sân bay quốc tế cuối cùng của nước ta. Hiện nay, công ty tiến hành thanh toán hàng xuất khẩu theo phương thức thư tín dụng (L/C). Khi đã giao hàng lên tàu, kế toán tiến hành hoàn tất bộ chứng từ của L/C xin thanh toán. Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ theo phương thức bán hàng XK Phòng kinh doanh Công ty vận tải Phòng xuất nhập khẩu Khách hàng Phòng kế toán Tìm hiểu thị trường, khách hàng, ký hợp đồng ngoại thương và lập phương án kinh doanh rồi ký hợp đồng nội thương Cho thuê tàu và bán bảo hiểm Làm thủ tục hải quan và giao hàng Ký vào hóa đơn và giữ lại 1 liên Hoàn tất bộ chứng từ của L/C xin thanh toán Thứ hai, về nhập dữ liệu: Đối với cả phương thức bán hàng trực tiếp trong nước và phương thức bán hàng xuất khẩu, sau khi nhập dữ liệu hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho vào phần mềm kế toán Fast, nhân viên kế toán ấn nút lưu thì chương trình tự động lưu bút toán giá vốn hàng bán và bút toán doanh thu. Tuy nhiên, số liệu trên bút toán giá vốn được điền giá trị vào cuối kỳ, do công ty tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền cố định. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt khi có lệnh, chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các sổ chi tiết và sổ cái giá vốn hàng bán. Phương pháp tính giá vốn đối với từng mặt hàng được khai báo ngay khi cập nhật danh mục hàng hoá. Quy trình khai báo được thực hiện như sau: Ví dụ: đối với mặt hàng sôđa nhập khẩu theo HĐ01/YWA – VIG2007. Từ màn hình chọn phân hệ kế toán hàng tồn kho, sau đó chọn danh mục từ điển, chọn tiếp danh mục vật tư, hàng hoá. Ấn phím F4 thêm danh mục mới, tiến hành khai báo như sau: Tại mã vật tư: ghi SODAYW010 Tại ô tên vật tư: ghi sôđa nhập theo HĐ01/YWA – VIG2007 Tại ô đơn vị tính: ghi Tấn Tại ô TK kho: ghi 1561103 Tại ô theo dõi tồn kho: tích vào 1 – theo dõi tồn kho Tại ô cách tính giá vốn: chọn trung bình tháng Tại ô sửa TK kho: tích vào 1 - Được sửa Tại ô TK doanh thu: ghi 51111 Tại ô TK giá vốn: ghi 6322 Sau đó ấn vào nút nhận. Sau khi khai báo có nghiệp vụ nào xuất kho thì chương trình tự động tính giá vốn và thực hiện bút toán kết chuyển vào cuối kỳ. Thứ ba, quy trình tìm kiếm và sửa dữ liệu: Sau khi kế toán tiến hàng nhập dữ liệu trong quá trình xử lí kế toán có thể thực hiện các thao tác tìm kiếm, sửa dữ liệu. Ví dụ: Để tìm lại thông tin hàng hoá sôđa nhập theo HĐ01/ YAW – VIG07, từ màn hình nhập liệu của danh mục hàng hóa ta ấn phím F5 xuất hiện cửa sổ Lọc chứng từ như sau: Sau đó, chọn “Nhận” chương trình sẽ tìm kiếm theo tên hàng hóa. Kết quả tìm được là màn hình nhập liệu của sôđa nhập theo HĐ01/ YAW – VIG07. Còn khi muốn sửa thông tin nào đó sau khi đã tiến hành khai báo ta thực hiện thao tác tìm kiếm rồi ấn phím F3 hiện lên cửa sổ sửa chương trình cho phép sửa trực tiếp tại cửa sổ này. Sau khi sửa xong chọn “Nhận”. Thứ tư, về quy trình khai thác sổ kế toán: Đối với sổ kế toán chi tiết TK 6321 Từ màn hình vào phân hệ kế toán tổng hợp chọn sổ kế toán, chọn tiếp sổ chi tiết tài khoản: Tại ô tài khoản ghi 6321 Tại ô từ ngày ghi 1/12/2008 Tại ô đến ngày ghi 31/12/2008 Kích chuột vào VNĐ và chọn chấp nhận Hiện lên Sổ chi tiết TK 6321. Ấn phím F7 nếu muốn in ra. Quy trình khai thác sổ chi tiết 6322, 6323 tương tự như trên: Quy trình khai thác sổ cái TK 632: tương tự như trên nhưng thay vì chọn sổ chi tiết tài khoản ta chọn sổ cái tài khoản. Bảng 2.14. Nhật ký chung Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất Nhập khẩu Viglacera Địa chỉ: Số 2 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đ.ư Số phát sinh SH NT Nợ Có ….. 3/12 ….. 11/12 …… 13/12 ….. 26/12 ….. HĐ2022 …… HĐ1836 ….. HĐ2698 ….. HĐ3571 …… 3/12 ……. 11/12 ….. 13/12 ….. 26/12 Số trang trước xxxxx xxxxx …… Giá vốn hàng bán Hàng hóa xuất bán ……. Giá vốn hàng bán Hàng hóa xuất bán ….. Giá vốn hàng bán Hàng hóa xuất bán …… Giá vốn hàng bán Hàng hóa xuất bán ….. 632 156 ….. 632 156 ….. 632 156 ….. 632 156 …… 52.873.196 ……. 918.671.359 ……. 14.531.011.851 4.235.176.986 …… ……….. 52.873.196 ……… 918.671.359 ……. 14.531.011.851 4.235.176.986 …….. Cộng chuyển trang sau xxxxxxx xxxxxxx Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng 2.15. Sổ cái Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất Nhập khẩu Viglacera Địa chỉ: Số 2 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội SỔ CÁI Tháng 12 năm 2008 Tên tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Đơn vị: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đ.ứ Nhật ký chung Số tiền SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có 03/12 11/12 13/12 26/12 31/12 HĐ 2022 HĐ 1836 HĐ 2698 HĐ 3571 03/12 11/12 06/12 26/12 31/12 -Số dư đầu năm -Số phát sinh trong tháng: + Xuất bán nội địa kính 10ly trà 2000x1500 + Xuất bán kính theo HĐN 02 - VIG + xuất bán sôđa + xuất bán kính đáp cầu 156 156 156 156 52.873.196 918.671.359 14.531.011.851 4.235.176.986 Cộng số phát sinh tháng 19.737.733.392 Kết chuyển sang TK 911 911 19.737.733.392 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2.2. Kế toán chi phí bán hàng Nội dung: Các chi phí được hạch toán vào chi phí bán hàng của công ty gồm: Chi phí nhân viên bán hàng: lương, BHYT, BHXH, KPCĐ cho bộ phận kinh doanh; chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa; chi phí khấu khao TSCĐ ở bộ phận bán hàng như nhà kho, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển; chi phí bằng tiền khác… Chứng từ kế toán: Để kế toán chi phí bán hàng cần căn cứ vào: + Phiếu chi + Giấy báo nợ + Chứng từ vận chuyển + Hoá đơn thanh toán dịch vụ mua ngoài + Bảng phân bổ tiền lương và BHXH + Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán chi phí bán hàng sử dụng TK 641 để phản ánh các khoản chi phí bán hàng phát sinh và kết chuyển khoản chi phí đó để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản này được kế toán công ty tổ chức chi tiết theo từng khoản chi phí. TK 641 – Chi phí bán hàng + TK 6411 – Chi phí nhân viên + TK 6413 – Chi phí công cụ, đồ dùng + TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác Quy trình xử lý nghiệp vụ: + Đối với các khoản chi bằng tiền như chi dịch vụ mua ngoài, chi bằng tiền khác phát sinh hàng ngày thì căn cứ vào các phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng ghi vào sổ nhật ký chung, nhập dữ liệu vào các phân hệ kế toán thích hợp. Ví dụ: Giấy báo Nợ ngân hàng số 202 ngày 6/12/2008 về thanh toán chi phí vận chuyển hàng theo HĐ 1794 cho Công ty TNHH Hoàng Mai. Bảng 2.16. Giấy báo Nợ ngân hàng số 202 ngày 6/12/2008 BIDV GIẤY BÁO NỢ Số:202 Ngày: 06/12/2008 SỐ TÀI KHOẢN: 926511207776135 TÊN TÀI KHOẢN: Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất Nhập khẩu Viglacera Kính gửi Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất Nhập khẩu Viglacera Ngân hàng chúng tôi xin trân trọng thông báo: Tài khoản của quý khách đã được ghi Nợ với nội dung như sau: Ngày hiệu lực Số tiền Loại tiền Diễn giải 06/12/2008 1,596,000 Thanh toán chi phí vận chuyển hàng theo HĐ 1794 cho Công ty Hoàng Mai Giao dịchviên Kiểm soát viên (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi nhận được giấy báo nợ này, kế toán tiến hành nhập liệu như sau: Từ màn hình vào phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay, chọn cập nhật số liệu, chọn tiếp giấy báo nợ: + Tại ô loại phiếu chi: ghi 2 + Tại ô mã khách hàng: ghi TN16 + Tại ô người nhận tiền: ghi Nguyễn Thúy Hạnh + Tại ô lý do chi: ghi thanh toán chi phí vận chuyển hàng theo HĐ 1794 + Tại ô TK có: ghi 1121 + Tại ô số PC: ghi 202 + Tại ô ngày ht: ghi 6/12/2008 + Tại ô ngày lập PC: chương trình tự động cập nhật + Trong cột tài khoản nợ: ghi 6417 + Tại PS nợ VNĐ: ghi số tiền 1596000 Sau đó, ấn nút Lưu máy tự động lên các sổ kế toán liên quan, cụ thể sổ cái TK 112, TK 641. + Đối với giá trị công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng: Cuối tháng, kế toán tiến hàng nhập dữ liệu vào phiếu kế toán theo định khoản: Nợ TK 6413 - chi phí dụng cụ, đồ dùng Có TK 153 – công cụ, dụng cụ Sau đó, kế toán tiến hành lập bảng phân bổ công cụ, dụng cụ phục vụ trong quá trình bán hàng. Bảng 2.17. Bảng phân bổ vật tư, công cụ dụng cụ Công ty Cổ phần đầu tư và Xuất Nhập khẩu Viglacera BẢNG PHÂN BỔ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 12 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng STT Ghi có các TK Ghi Có các TK TK 153 Tổng cộng 1 TK 6413 – chi phí bán hàng 20.932.410 20.932.410 2 TK 6423 – chí phí QLDN 43.781.326 43.781.326 ……………… Tổng cộng 64.713.736 64.713.326 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) + Đối với chi phí nhân viên bán hàng: Hàng tháng, các phòng ban tiến hành lập bảng chấm công gửi lên cho phòng kế toán, phòng kế toán lập bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Cuối tháng, tiến hành nhập dữ liệu vào phiếu kế toán theo định khoản: Nợ TK 6411 – Chi phí nhân viên Có TK 334 – Phải trả người lao động Có TK 338 - Phải trả phải nộp khác (3382, 3383, 3384) Bảng 2.18. Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất Nhập khẩu Viglacera BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI Tháng 12 năm 2008 Đơn vị tính: đồng Ghi Nợ TK STT Ghi Có TK TK 334 – Phải trả người lao động TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Lương chính Ăn trưa Làm thêm Giờ Cộng Có TK 334 3 TK641 1.237.266.268 1.237.266.268 235.080.591 4 TK642 1.169.925.500 1.169.925.500 222.285.845 Cộng 2.407.191.768 2.407.191.768 457.366.436 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Đối với chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng: Chương trình tự động lập bảng tính khấu hao và bảng phân bổ khấu hao trên cơ sở dữ liệu về tài sản cố định được khai báo trong hệ thống danh mục về TSCĐ. Quy trình khai thác bảng tính khấu hao và bảng phân bổ khấu hao như sau: Từ giao diện của phần mềm Fast chọn phân hệ kế toán TSCĐ, chọn báo cáo khấu hao và bảng phân bổ khấu hao, chọn tiếp bảng tính khấu hao nếu muốn xem bảng tính khấu hao. Nếu muốn xem thông tin về bảng phân bổ khấu hao chọn bảng phân bổ khấu hao bộ phận. Tiến hành điền các thông tin thích hợp vào chương trình sẽ hiện lên bảng Cuối tháng, chương trình sẽ tự động ghi nhận bút toán trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng theo định khoản: Nợ TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ Cuối tháng căn cứ trên số liệu đã tổng hợp, thực hiện bút toán kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng đã tập hợp để xác định kết quả kinh doanh. Quy trình tìm kiếm, sửa dữ liệu: Từ màn hình nhập liệu của phiếu chi, giấy báo nợ chọn “Tìm” hiện lên cửa sổ lọc dữ liệu. Điền các thông tin vào ấn “Nhận” hiện lên chứng từ cần tìm. Còn nếu muốn sửa dữ liệu đã nhập, sau khi thực hiện thao tác tìm kiếm, chọn “Sửa” hiiện lên cửa sổ sửa dữ liệu cho phép sửa trực tiếp trên cửa sổ này.Ấn “Lưu”. Quy trình khai thác sổ: tương tự như đối với TK 632 và 511 Sơ đồ 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ phần hành kế toán bán hàng: Chứng từ gốc liên quan đến chi phí bán hàng Nhật kí chung Sổ Cái TK 641 Báo cáo Bảng tổng hợp Ghi chú Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu: Bảng 2.19. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng 12 năm 2008 Đơn vị: đồng Số TT Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao (%) hoặc thời gian sử dụng Nơi sử dụng Toàn DN TK 641 Chi phí bán hàng TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nguyên giá TSCĐ Số khấu hao 1 I – Số khấu hao trích tháng trướ