Chuyên đề Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam

ại từ đại lý Nhân Vui -Xuất bán đại lý Chú Sáu - Nhập hàng NK -Xuất bán đại lý Bùi Văn Từ 10 200 10 10 10 10 Cộng Tồn cuối kỳ 210 30 190 Sổ này có trang Ngày 31tháng 12 năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.7: Sổ chi tiết hàng hóa Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Tháng 12 năm 2009 TK: 156 chi tiết Ratoin 5 WDG Kho H6 Văn Điển Chứng từ Diền giải TK đối ứng Đơn giá (đ) Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng (1000 gói) Thành tiền (1000đ) Số lượng (1000 gói) Thành tiền (1000đ) Số lượng (1000 gói) Thành tiền (1000đ) A B C D 1 2 3 = 1 x 2 4 5 = (1 x 4) 6 7 = (1 x 6) 8 196 19 210 21 214 10/12 21/12 23/12 30/12 31/12 -Số dư đầu kỳ -Xuất bán đại lý Thung Thả -Nhập hàng trả lại từ đại lý Nhân Vui -Xuất bán đại lý Chú Sáu - Nhập hàng NK -Xuất bán đại lý Bùi Văn Từ 632 632 632 1442,112 632 1.200 1.200 1.200 1.540 1.540 10 200 12.000 308.000 10 10 10 12.000 12.000 15.400 10 12.000 Cộng Tồn cuối kỳ 210 320.000 30 39.400 190 292.600 Sổ này có 1 trang Ngày mở sổ : 01/12/2009 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.8: Sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Tháng 12 năm 2009 Kho H6 Văn Điển Đơn vị tính: đồng STT Tên hàng hóa Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Ratoin 5WDG 12.000.000 320.000.000 39.400.000 292.600.000 2 Ratoin 1.0 EC 8gml 0 0 0 0 3 Ratoin 1.0 EC 50ml …… 0 …… …… 4 Elcarin 0,5 SL 10ml …… 411.913.400 …… …… 5 Elcarin 0,5 SL 100ml …… 0 …… …… 6 Elcarin 0,5 SL 240ml …… 0 …… …… 7 Afeno 30WP 7g …… 0 …… …… 8 Afeno 30WP 100g 66.000.000 0 66.000.000 0 Cộng 120.000.000 731.913.400 411.913.400 440.000.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.9: Chứng từ ghi sổ số 414 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 414 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Nhập hàng trả lại từ đại lý Nhân Vui 156 632 12.000.000 Mua hàng hóa về nhập kho 156 331 406.944.000 Thuế nhập khẩu 156 3332 4.069.400 Lệ phí mở L/C 156 112 250.000 Chi phí khác 156 111 650.000 Mua hàng hóa về nhập kho 156 331 298.800.000 Thuế nhập khẩu 156 3332 8.964.000 Lệ phí mở L/C 156 112 40.000 Chi phí khác 156 111 196.000 Cộng 731.913.400 Kèm theo 10 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.10: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2009 Đơn vị: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng Tháng 11/2009 Tháng 12/2009 385 10/11/2009 72.863.000 402 10/12/2009 52.372.000 ………. ………. ………. ………. ………. ………. 397 30/11/2009 68.326.000 414 31/12/2009 731.913.400 ………. ………. ………. 415 31/12/2009 35.500.000 ………. ………. ………. ………. ………. ………. Cộng 365.924.000 Cộng 1.015.694.900 Cộng lũy kế từ đầu quý 9.152.450.000 Cộng lũy kế từ đầu quý 10.168.144.900 Sổ này có ….. trang, đánh số từ 103 đến trang 219 Ngày mở sổ Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.11: Sổ Cái TK 156 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ CÁI TK 156 Qúy IV/2009 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có -Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ 87.000.000 31/12 372 10/10 …… …… …… 31/12 414 31/12 Hàng trả lại từ đại lý Nhân Vui 12.000.000 31/12 414 31/12 Nhập hàng từ NK 331 298.800.000 31/12 414 31/12 Thuế NK 3332 8.964.000 31/12 414 31/12 Lệ phí mở L/C 1121 40.000 31/12 414 31/12 Chi phí khác bằng tiền 111 196.000 31/12 …… 31/12 …… …… …… …… 31/12 415 31/12 Xuất bán đại lý Bùi Đức Từ 632 15.400.000 31/12 …… 31/12 …… …… …… …… Cộng 1.432.000.000 980.000.000 SD cuối kỳ 539.000.000 Sổ này có trang Ngày mở sổ: 31/12/2009 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.2. KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 2.2.1.Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.1.1. Thủ tục, chứng từ - Phiếu xuất kho H6: Sau khi đơn đề nghị xuất hàng được duyệt xuất, kế toán kho viết phiếu xuất kho H6 Phiếu xuất kho được đặt giấy than, lập thành 2 liên: Liên 1: lưu tại quyển tại phòng kế toán. Liên 2: đưa cho nhân viên kinh doanh giao thủ kho H6. Nhân viên kinh doanh mang liên 2 xuống kho nhận hàng, đưa về kho Công ty. - Phiếu nhập kho Công ty : Tại kho Công ty, hàng mới được chuyển về được ghi phiếu nhập kho, để phòng kiểm tra chất lượng hàng hóa kiểm tra chất lượng và dập nhãn mác hàng hóa.( Công việc này chỉ áp dụng đối với các đơn đặt hàng với số lượng lớn phải kiểm tra chất lượng và dập nhãn mác qua nhiều ngày ) - Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa: Sau khi kiểm tra chất lượng hàng hóa, phòng kiểm tra chất lượng lập biên bản khẳng định chất lượng hàng hóa. Nếu không đúng chất lượng, quy cách hàng sẽ được giữ lại, tìm biện pháp xử lý sau. - Phiếu xuất kho Công ty: Sau khi hàng được kiểm tra chất lượng đạt tiêu chuẩn, quy cách; kế toán kho lập phiếu xuất kho Công ty; đồng thời lập hóa đơn GTGT Nếu hàng được xác định là nhân viên kinh doanh vận chuyển tới đại lý ngay trong ngày, sau khi được nhập mác tại kho Công ty thì không cần lập phiếu nhập – xuất kho Công ty. 2.2.1.2. Kế toán chi tiết Khi phòng kinh doanh nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, nhân viên phụ trách khu vực đó lên phòng kế toán lập đơn xin xuất hàng, có chũ ký của nhân viên này. Sau khi đơn được duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho, lập thành 2 liên: Liên 1: lưu tại phòng kế toán. Liên 2: đưa cho nhân viên kinh doanh giao thủ kho H6 nhận hàng về kho Công ty để dập, dán nhãn mác. Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho H6 về mặt số lượng. Căn cứ đơn đặt hàng, phiếu xuất kho liên 2 do nhân viên kinh doanh mang xuống kho, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho tương ứng cho từng mặt hàng. Kết thúc giờ làm việc trong ngày, thủ kho gửi bảng kê nhập – xuất trong ngày, kế toán kho đối căn cứ vào bảng kê đối chiếu lượng hàng nhập – xuất trong ngày. Cuối quý, thủ kho cộng sổ nhập – xuất tính ra số tồn cuối kỳ mặt số lượng. Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ chi tiết từng loại mặt hàng tương ứng với thẻ kho, nhưng còn theo dõi cả mặt giá trị hàng hóa. Hàng ngày, nhận được chứng từ nhập – xuất do thủ kho chuyển tới, kế toán kho kiểm tra đối chiếu các mặt hàng và số lượng nhập – xuất. Cuối tháng lập bảng kê nhập –xuất – tồn, cộng sổ và đối chiếu thẻ kho, lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn cả mặt số lượng và giá trị để đối chiếu với giá trị hàng tồn với kế toán tổng hợp. Dựa vào đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, kế toán lập sổ chi tiết giá vốn lập hàng ngày và chi tiết cho từng loại hàng hóa. Cuối tháng, cộng sổ chi tiết giá vốn hàng bán ghi vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn. TK sử dụng: TK 632 Khi xuất bán hàng hóa, kế toán căn cứ vào số lượng hàng hóa xuất bán, đơn giá hàng nhập theo phương pháp bình quân gia quyền, tính ra giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Có TK 156 2.2.1.3. Kế toán tổng hợp Sơ đồ 2.4: Tổ chức hạch toán tổng hợp kế toán giá vốn hàng bán Sổ chi tiết giá vốn Sổ tổng hợp – chi tiết giá vốn Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 632 Phiếu xuất Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Ví dụ: Ngày 30/12/2009 hàng về nhập kho H6 Văn Điển, phòng kinh doanh thông báo với các đại lý đã có mặt hàng Ratoin. Ngay trong ngày, đại lý Bùi Đức Từ gọi điện tới phòng kinh doanh yêu cầu muốn mua hàng, chấp nhận thanh toán ngay; nhân viên kinh doanh Phạm Văn Tuấn phụ trách khu vực Hải Phòng đến phòng kế toán làm đơn xin xuất hàng (Biểu số 2.12: Đơn xin xuất hàng ). Ngày 31/12/2009, sau khi đơn được duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho lập thành 2 liên, liên 2 giao nhân viên kinh doanh xuất kho nhận hàng. Dựa vào sổ chi tiết hàng hóa mặt hàng Ratoin 5WDG, kế toán xác định đơn giá xuất bán được tính bằng Tổng giá trị mua lô hàng/ Tổng số lượng hàng nhập. Theo ví dụ này thì đơn giá xuất bán là: đ/gói và ghi đơn giá vào phiếu xuất kho ( Biểu số 2.13: Phiếu xuất kho số 214) . Kế toán phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 1.540 * 10.000 =15.400.000 Có TK 156: 15.400.000 Thủ kho căn cứ phiếu xuất ghi số lượng vào thẻ kho, sau đó kế toán lên sổ chi tiết hàng hóa mặt hàng Ratoin và sổ tổng hợp nhập –xuất –tồn. Căn cứ vào phiếu xuất kho, nhập kho, sổ chi tiết giá vốn (Biểu số 2.15: Sổ chi tiết giá vốn ) được mở cho từng loại hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Mỗi chứng từ gốc được ghi 1 dòng trên sổ chi tiết giá vốn. Cuối kỳ cộng sổ chi tiết giá vốn, kế toán ghi 1dòng đối với từng loại hàng hóa vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn (Biểu số 2.16: Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn). Cuối kỳ cộng sổ tổng hợp chi tiết giá vốn, đối chiếu với sổ cái TK 632(Biểu số 2.17: Sổ cái TK 632) được lập dựa trên việc tập hợp chứng từ ghi sổ có liên quan. Biểu số 2.12: Đơn xin xuất hàng Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN XIN XUẤT HÀNG Họ và tên: Phạm Văn Tuấn Bộ phận: Phòng kinh doanh STT Đại lý Địa chỉ Tên hàng Đvt Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Bùi Đức Từ Đa Phúc - Kiến Thuỵ - HP Ratoin 5WDG Gói 10.000 10.000 Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2009 Người yêu cầu Giám đốc Kế toán kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.13: Phiếu xuất kho số 214 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Số: 214 Mẫu số 01 – VT QĐ Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Nợ: số 15/2006/QĐ – BTC Có: ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Họ tên người nhận hàng: Phạm Văn Tuấn Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lý do xuất kho: Xuất bán đại lý Bùi Văn Từ - Đa Phúc - Kiến Thuỵ - HP Nhập tại kho: H6 Địa điểm: Văn Điển - HN Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập B C D 1 2 3 4 Ratoin 5WDG Gói 10.000 10.000 1.540 15.400.000 đ Cộng 15.400.000 đ Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.15: Sổ chi tiết giá vốn Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN Qúy IV/2009 Mặt hàng: Ratoin 5DWG Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 632, Có TK 156 Ghi nợ TK 632, có các TK Số hiệu Ngày tháng 156 911 11/10 PXK 156 11/10 Xuất bán đại lý Anh Hùng 1.200.000 …… …… …… …… …… 10/12 PXK 196 10/12 Xuất bán đại lý Thung Thả 12.000.000 21/12 PNK 19 21/12 Hàng trả lại đại lý Nhân Vui 12.000.000 23/12 PXK 210 23/12 Xuất bán đại lý Chú Sáu 12.000.000 31/12 PXK 214 31/12 Xuất bán đại lý Bùi Đức Từ 15.400.000 Cộng 159.400.000 12.000.000 Kết chuyển gía vốn 147.400.000 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.16: Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN Qúy IV/2009 Đơn vị: 1000đ Tên chủng loại, quy cách hàng Ghi Nợ TK 632, Có TK 156 Ghi Có TK 632, Nợ các TK TK 156 TK911 Cộng Ratoin 5WDG 159.400.000 12.000.000 147.400.000 159.400.000 Ratoin 1.0 EC 8gml …….. …….. …….. …….. Ratoin 1.0 EC 50ml …….. …….. …….. …….. Elcarin 0,5 SL 10ml …….. …….. …….. …….. Elcarin 0,5 SL 100ml …….. …….. …….. …….. Elcarin 0,5 SL 240ml …….. …….. …….. …….. Afeno 30WP 7g …….. …….. …….. …….. Afeno 30WP 100g …….. …….. …….. …….. Cộng 980.000.000 108.000.000 872.000.000 980.000.000 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.14: Chứng từ ghi sổ số 415 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 415 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Xuất kho bán đại lý Bác Huấn 632 156 1.200.000 Xuất bán đại lý Chú Sáu 632 156 12.000.000 ……… ….. ….. ……… Xuất bán đại lý Bùi Đức Từ 632 156 15.400.000 Cộng 35.500.000 Kèm theo 5 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.17: Sổ cái TK 632 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ CÁI TK 632 Qúy IV/2009 Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có -Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ 31/12 373 10/10 …… …… …… 31/12 373 10/10 …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… 31/12 386 10/11 …… …… …… …… …… …… 31/12 403 10/12 …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… 31/12 414 31/12 Nhập hàng trả lại từ đại lý Nhân Vui 156 12.000.000 31/12 415 31/12 Xuất bán đại lý Bác Huấn 156 1.200.000 31/12 415 31/12 Xuất bán đại lý Chú Sáu 156 12.000.000 31/12 415 31/12 …… …… …… 31/12 415 31/12 Xuất bán đại lý Bùi Đức Từ 156 15.400.000 Cộng 980.000.000 108.000.000 Kết chuyển giá vốn 911 872.000.000 Sổ này có trang Ngày mở sổ: 31/12/2009 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.2.2. Kế toán doanh thu tiêu thụ 2.2.2.1. Thủ tục, chứng từ - Hóa đơn GTGT: được kế toán lập cùng thời điểm với phiếu xuất, đặt giấy than viết hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: màu tím: Lưu tại quyển Hóa đơn GTGT. Liên 2: màu đỏ: Giao cho khách hàng. Liên 3: màu xanh: Lưu chuyển nội bộ, làm căn cứ để kế toán viên ghi sổ. Liên 3 được giao cho nhân viên kinh doanh xuống kho nhận hàng. Khi đưa hàng về kho công ty dập nhãn mác, nhân viên kinh doanh hoàn trả liên 3 cho kế toán kho và kế toán tổng hợp để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Khi đặt yêu cầu mua hàng, đại lý thỏa thuận phương thức và thời gian thanh toán. Đại lý phải chấp nhận thanh toán thì nhân viên kinh doanh mới làm đơn yêu cầu xuất hàng. Nếu đại lý chưa có khả năng thanh toán ngay ( mua chịu ), liên 2 hóa đơn vẫn lưu tại quyển. Nếu đại lý chấp nhận thanh toán ngay thì nhân viên kế toán ghi hóa đơn sẽ xé rời liên 2 khỏi quyển, giao kèm cho nhân viên kinh doanh giao cho khách hàng. Sau khi giao hàng, hóa đơn GTGT, nhận tiền thanh toán, nhân viên kinh doanh đưa về công ty, giao tiền cho kế toán tổng hợp viết phiếu thu chuyển kế toán tổng hợp để làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Sổ đại lý: theo dõi tình hình mua hàng, công nợ của từng đại lý, số tiền còn nợ, số tiền đã thanh toán của khách hàng đại lý. Mỗi khách hàng được theo dõi trên một sổ đại lý. Sổ này lập thành 2 quyển sổ: Quyển 1: màu xanh: lưu tại phòng kế toán Quyển 2: màu hồng: giao đại lý, khi nhân viên kinh doanh đến giao hàng, đại lý kiểm tra số lượng hàng, nhân viên căn cứ liên 3 hóa đơn ghi vào sổ đại lý số lượng hàng hóa và số tiền phải trả của đại lý, phần ký nhận tại sổ đại lý có chữ ký của cả hai bên. Cuối kỳ, kế toán cộng sổ đại lý lập báo cáo công nợ các đại lý miền Bắc. - Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo Có 2.2.2.2. Kế toán chi tiết Dựa vào hóa đơn GTGT, sổ đại lý; kế toán lập sổ chi tiết bán hàng lập hàng ngày và chi tiết cho từng loại hàng hóa. Sổ chi tiết bán hàng dùng để theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu cho từng loại hàng hóa đã bán. Cuối tháng, cộng sổ chi tiết bán hàng ghi một dòng lên sổ tổng hợp chi tiết bán hàng. 2.2.2.3. Kế toán tổng hợp Sơ đồ 2.5: Tổ chức hạch toán tổng hợp kế toán doanh thu tiêu thụ Sổ chi tiết bán hàng Sổ tổng hợp – chi tiết bán hàng Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 111,112, 131, 511 Hóa đơn GTGT, giấy báo Có, phiếu thu, sổ đại lý Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Dựa vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có, sổ đại lý, kế toán tổng hợp vào chứng từ ghi sổ; làm căn cứ lên Sổ Cái TK 111,112, 131, 511. Cuối tháng, kế toán đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết bán hàng với Sổ Cái các TK liên quan TK sử dụng là TK 511 Khi khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán ghi sổ: Nợ TK 131 – chi tiết khách hàng Có TK 5111 Có TK 3331 Theo khoản 2 điều 8 luật thuế GTGT của Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 3, số 13/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008 thì mặt hàng phân bón, thuốc bảo vệ thực vật chịu thuế suất 5%. Khi kế toán tổng hợp nhận được phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng; kế toán ghi sổ: Nợ TK 131 Có TK 111,112 Cuối tháng cộng sổ chi tiết bán hàng cùng với sổ chi tiết giá vốn của từng loại hàng hóa tính ra một số chỉ tiêu doanh thu và lãi gộp. Như VD trên: Ngày 31/12/2009 dựa theo liên 3 hóa đơn GTGT, giá hàng bán là 18.000.000đ, thuế GTGT hàng bán là 5%, kế toán ghi: Nợ TK 131 – Bùi Đức Từ: 18.900.000 Có TK 5111: 18.000.000 Có TK 3331: 900.000 Biểu 2.18: Hóa đơn GTGT kí hiệu CS/2009B, số hiệu 0094334 HÓA ĐƠN Mẫu số 01/GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CS/2009B Liên 3: Nội bộ 0094334 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Địa chỉ: Số 63- lô C Khu 7,2 ha, phường Vĩnh Phú – Ba Đình – Hà Nội Số tài khoản: 0 1 0 1 8 9 3 5 4 3 Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Đại lý Bùi Đức Từ Địa chỉ: Đa Phúc – Kiến Thụy – Hải Phòng Số tài khoản: 0 2 0 0 1 9 8 1 2 1 Hình thức thanh toán: TM/CK MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thuốc Ratoin 5WDG gói 5g gói 10.000 1.800 18.000.000 Cộng tiền hàng: 18.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 900.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 18.900.000 Số tiền viết bằng chữ: ( Mười tám triệu chín trăm nghìn đồng chẵn ) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu số 2.19: Sổ chi tiết bán hàng Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Qúy IV/2009 Mặt hàng: Ratoin 5DWG Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 511 Các khoản giảm trừ doanh thu Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền 11/10 156 11/10 BH cho đại lý Anh Hùng 1.000 1.800 1.800.000 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. 10/12 196 10/12 BH cho đại lý Thung Thả 10.000 1.800 18.000.000 21/12 19 21/12 Hàng trả lại đại lý Nhân Vui 18.000.000 23/12 210 23/12 BH cho đại lý Chú Sáu 10.000 1.800 18.000.000 31/12 214 31/12 BH cho đại lý Bùi Đức Từ 10.000 1.800 18.000.000 Cộng phát sinh Doanh thu thuần: 216.000.000 Gía vốn bán hàng:147.400.000 Lãi gộp: 68.600.000 234.000.000 18.000.000 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.20: Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG Qúy IV/2009 Đơn vị: đồng Tên chủng loại, quy cách hàng hóa Doanh thu bán hàng Khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần Gía vốn hàng bán Lãi gộp Ratoin 5WDG 234.000.000 18.000.000 216.000.000 147.400.000 68.600.000 Ratoin 1.0 EC 8gml …….. …….. …….. …….. …….. Ratoin 1.0 EC 50ml …….. …….. …….. …….. …….. Elcarin 0,5 SL 10ml …….. …….. …….. …….. …….. Elcarin 0,5 SL 100ml …….. …….. …….. …….. …….. Elcarin 0,5 SL 240ml …….. …….. …….. …….. …….. Afeno 30WP 7g …….. …….. …….. …….. …….. Afeno 30WP 100g …….. …….. …….. …….. Cộng 1291.000.000 18.000.000 1.273.000.000 872.000.000 401.000.000 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.21: Sổ đại lý Bùi Văn Từ Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ ĐẠI LÝ Năm 2009 Tài khoản: 131 Khách hàng: Đại lý Bùi Đức Từ Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có -Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ 0 …… …… …… Doanh thu bán hàng 5111 …… …… …… …… VAT 3331 …… …… …… …… KH trả tiền hàng 111 …… …… …… …… …… …… …… …… 31/12 0094334 31/12 Doanh thu bán hàng 5111 18.0000.000 31/12 0094334 31/12 VAT 3331 900.000 -Cộng số phát sinh -SD cuối kỳ 345.000.000 326.100.000 18.900.000 Sổ này có 2 trang Ngày mở sổ:1/1/2009 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu 2.22: Báo cáo tổng hợp công nợ đại lý miền Bắc năm 2009 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội BÁO CÁO TỔNG HỢP CÔNG NỢ ĐẠI LÝ MIỀN BẮC Năm 2009 Tài khoản: 131 Đơn vị: đồng STT Tên đại lý Dư nợ đầu kỳ Nhập hàng Trả lại Thanh toán Dư nợ cuối kỳ Hà Nội 1 Phạm Kim Giao 0 6.480.000 3.000.000 3.480.000 0 2 Anh Hùng …… …… …… …… …… … …… …… …… …… …… …… Hải Phòng 18 Bùi Đức Từ 0 345.000.000 0 326.100.000 18.900.000 … …… …… …… …… …… …… Thái Nguyên ……. Nam Định 35 Nhân Vui 0 382.600.000 18.900.000 363.700.000 0 ……. …… …… …… …… …… 54 …… …… …… …… …… …… Cộng 0 3.185.300.000 28.800.000 3.117.000.000 39.500.000 Biểu 2.23: Chứng từ ghi sổ số 416 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 416 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Bán chịu cho đại lý Bác Huấn 131 511 1.800.000 VAT 5% của hàng bán 131 33311 90.000 ……… 131 511 …….. ……… 131 33311 …….. Bán chịu cho đại lý Bùi Đức Từ 131 511 18.000.000 VAT 5% của hàng bán 131 33311 900.000 Cộng 54.600.000 Kèm theo 6 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Trong phạm vi đề tài lưu chuyển hàng nhập khẩu, em nghiên cứu vấn đề hàng bán bị trả lại. Nguyên nhân hàng bị trả lại là do chất lượng hàng không đảm bảo hoặc một số trường hợp đặc biệt đại lý không thể bán được hàng trong thời gian dài. 2.2.3.1. Thủ tục, chứng từ Chứng từ trả lại hàng: + Biên bản xác định hàng hóa không đúng quy cách phẩm chất + Hóa đơn do khách hàng lập để trả lại hàng + Phiếu nhập kho hàng trả lại + Chứng từ thanh toán: Phiếu chi; Uỷ nhiệm chi, Giấy báo Nợ; Ghi vào phát sinh bên Có trên sổ đại lý. 2.2.3.2. Quy trình hạch toán Trường hợp hàng bán bị trả lại, sau khi nhập lại số hàng này vào kho, kế toán ghi: Nợ TK 156 Có TK 632 Thanh toán với người mua về số tiền của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 5212 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại : Nợ TK 511 Có TK 5212 Từ hóa đơn GTGT, các chứng từ phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu và sổ chi tiết giá vốn, kế toán vào sổ chi tiết bán hàng, sổ này theo dõi doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu cho từng thứ hàng hóa đã bán trong kỳ. Mỗi chứng từ gốc được ghi 1 dòng trên sổ chi tiết bán hàng, cùng với sổ chi tiết giá vốn của từng loại hàng hóa, kế toán tính ra các chỉ tiêu: Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng – Các khoản giảm trừ doanh thu Lãi gộp = Doanh thu thuần – Gía vốn hàng bán Căn cứ sổ chi tiết bán hàng, mỗi loại hàng hóa được ghi một dòng trên sổ tổng hợp chi tiết bán hàng. Ví dụ: Ngày 21/12/2009 đại lý Nhân Vui xuất hóa đơn trả 10.000 gói Ratoin 5WDG do chất lượng không đảm bảo (Biểu 2.24: Hóa đơn GTGT kí hiệu KL/2009N, số hiệu 0132468 ), trừ vào số tiền phải trả của đại lý. Nợ TK 5212: 18.000.000 Nợ TK 3331: 900.000 Có TK 131: 18.900.000 Kế toán kho lập phiếu nhập kho lập thành 2 liên (Biểu số 2.25: Phiếu nhập kho số 19), liên 2 giao thủ kho vào thẻ kho. Đơn giá nhập tính theo lô hàng nhập kì trước là 1.200đ/gói; kế toán ghi: Nợ TK 156: 1.200*10.000 =12.000.000 Có TK 632: 12.000.000 Đồng thời chuyển kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ (Biểu