Chuyên đề Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại tổng công ty phát triển phát thanh truyền hình thông tin EMICO

thị trường. Sau đó, công ty lựa chọn nhà cung cấp để đặt hàng, ký hợp đồng thương mại. Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty tiến hành mở thư tín dụng L/C. Khi nhận được thông báo về việc mở L/C, bên cung cấp tiến hành bàn giao hàng theo thoả thuận trong hợp đồng. Khi hàng về đến nơi giao nhận thì bộ phận kỹ thuật kiểm tra có trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm tra chất lượng hàng hoá và thủ kho làm thủ tục nhập kho, ngoại trừ hàng tiêu thụ thẳng. 2.1.2. Đặc điểm phương thức nhập khẩu Tổng công ty Phát triển Phát thanh Truyền hình Thông tin EMICO chủ yếu tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo 2 phương thức: Phương thức nhập khẩu trực tiếp ( trực tiếp quan hệ, giao dịch, ký kết hợp đồng, thanh toán ). Phương thức nhập khẩu uỷ thác ( uỷ thác cho đơn vị khác ). 2.2. Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Tổng công ty EMICO: 2.2.1. Kế toán hoạt động nhập khẩu theo phương thức trực tiếp: 2.2.1.1. Chứng từ và tàI khoản sử dụng: Các phương thức thanh toán khác nhau thì có bộ chứng từ khác nhau và phương thức luân chuyển chứng tử cũng khác nhau. Tổng công ty EMICO sử dụng hình thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C và thanh toán bằng điện chuyển tiền T/T nhưng hình thức mở L/C là chủ yếu. Vì vậy trong phạm vi chuyên đề này xin tập trung vào hình thức nhập khẩu với hình thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C. Để thấy được thủ tục nhập khẩu trực tiếp, xin dẫn chứng một giao dịch kinh tế giữa bên nhập khẩu là tổng công ty EMICO và bên xuất khẩu là tập đoàn Mitcorp. Ngày 3/10/2006, tổng công ty EMICO ký kết hợp đồng kinh tế số 528/06/EMI-TTAT ( phụ lục 6 ) với trung tâm âm thanh, ĐàI tiếng nói VIệt Nam về việc bán cho trung tâm một bộ hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh. Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, Tổng công ty tiến hành nhập khẩu Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập phương án nhập khẩu chuyển lên phòng tàI chính kế toán xem xét. Kế toán trưởng ký và trình lên tổng giám đốc xem xét ký duyệt. Sau khi phương án được duyệt ngày 6/10/2006, tổng công ty ký hợp đồng nhập khẩu số 529/06/EMI-MC ( phụ lục 4 ) với tập đoàn Mitcorp UK Ltd., ( Anh ) vào ngày 11/10/2006. Ngày 13/10/2006, gửi giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu tới ngân hàng ngoại thương Việt Nam, đồng thời ký quỹ 100% trị giá của hợp đồng là 54150 EUR ( với tỷ giá 20329.43 VND/ EUR ) với kế hoạch thanh toán cụ thể như sau: + 90% giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán khi nhận được bộ chứng từ sau: Vận đơn hàng không Phiếu đóng gói chi tiết Hoá đơn thương mại đã ký Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng do Mitcorp phát hành Đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm mọi rủi ro cho 110% trị giá hóa đơn khiếu nại tại Hà Nội. + Thanh toán lần 2: 10% giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán sau khi xuất trình biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật nhưng không chậm hơn 30 ngày kể từ khi nhận hàng. Ngày 20/10/2006: người bán gửi bộ chứng từ trên cho tổng công ty. Ngân hàng thông báo cho tổng công ty, tổng công ty chấp nhận thanh toán. Ngân hàng thanh toán cho người bán ( 90% giá trị hợp đồng ) và gửi giấy thông báo cho tổng công ty thông qua sổ phụ. Ngày 30/10/2006: hàng về đến sân bay Nội Bài. Tổng công ty cử cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang bộ chửng từ ra nhận hàng, làm thủ tục kiểm định hàng hoá. Đồng thời tổng công ty lập tờ khai hàng nhập khẩu giao cho cán bộ hảI quan kiểm tra, xác định số hàng thực nhập, xác định mã hàng, từ đó xác định thuế suất và số thuế phảI nộp. Cơ quan thuế của hảI quan sẽ gửi cho tổng công ty giấy thông báo nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu. Ngày 31/10/2006: hàng về đến kho của tổng công ty. Thủ kho làm thủ tục nhập kho. 2.2.1.2. Trình tự hạch toán: - Ngày 13/10/2006: ký quỹ L/C. Tổng công ty chuyển tiền cho ngân hàng để mua ngoại tệ ký quỹ L/C theo tỷ giá thực tế của ngày 13/10/2006 là 20577 VND/EUR: Nợ TK 144: 54150 X 20577 = 1114244550 Có TK 1121: 1114244550 Số tiền ký quỹ được tổng công ty theo dõi trên sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ mở cho TK 144 Ngày 20/10: thanh toán 90% giá trị hợp đồng cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 3311: 1002820095 Có TK 144: 90% X 54150 X 20577 = 1002820095 Ngày 30/10, hoàn thành các thủ tục hảI quan, kiểm định hàng hoá. Tổng công ty nhận được thông báo của cơ quan thuế hảI quan, thông báo số thuế NK và thuế GTGT phảI nộp: Thuế NK phảI nộp = 54150 X 10% X 20239 = 109594185 ( Tỷ giá 20239 VND/EUR là tỷ giá liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước VN công bố ngày 30/10/2006) Thuế GTGT hàng NK phảI nộp = 10% X ( 54150 + 10% X 54150 ) X 20329 = 121089688 Ngày 31/10: hàng về nhập kho: Nợ TK 1561: 1223838735 Có TK 331: 54150 X 20577 = 1114244550 Có TK 33331: 109594185 Nợ TK 133: 121089688 Có TK 33312: 121089688 Đồng thời thanh toán nốt 10% còn lại cho nhà cung cấp: Nợ TK 3311: 111424455 Có TK 144: 10% X 54150 X 20577 = 11424455 Dựa trên phí mở L/C phảI trả cho ngân hàng ( 0,075% giá trị hợp đồng ), kế toán ghi: Nợ TK 1561: 0,075% X 54150 X 20577 = 835000 Có TK 1121: 835000 Lệ phí hảI quan, lệ phí lưu kho, bến bãI và lệ phí giám định là 5557000 đồng: Nợ TK 1561: 5557000 Có TK 1121: 5557000 Tổng công ty phản ánh toàn bộ chi phí mở L/C, lệ phí lưu kho bến bãi.. Dựa trên vận đơn vận chuyển hàng hoá từ sân bay về kho tổng công ty là 5753.000 ( bao gồm cả VAT 10% ), kế toán ghi: Nợ TK 1562: 5230.000 Có TK 133: 5753.000 2.2.1.3. Trình tự ghi sổ kế toán: * Khi ký quỹ tổng công ty dùng tiền VND mua ngoại tệ ký quỹ. Khi nhận thông báo của ngân hàng thông qua sổ phụ về quá trình thanh toán, tổng công ty sẽ theo dõi trên sổ chi tiết TK 144 ( sổ theo dõi thanh toán ghi bằng ngoại tệ) Sổ này thực chất dùng để theo dõi quá trình thanh toán ngoại tệ cho nhà cung cấp cũng như đối chiếu với sổ chi tiết thanh toán với người bán. Từ thông báo thanh toán của ngân hàng, kế toán cập nhật vào màn hình nhập liệu “Giấy báo nợ của ngân hàng “ ( ghi sổ, TK ghi nợ ( 3311) và TK ghi Có ( TK 144 ) và số phát sinh theo mẫu dưới đây ) trong đó ghi rõ ngoại tệ, tỷ giá. Chương trình sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết TK 144, sổ chi tiết thanh toán với người bán và các sổ chi tiết khác. * Hàng hoá sau khi được chuyển về tổng công ty sẽ được làm thủ tục nhập kho. Phòng kế toán tàI chính ( kế toán kho ) căn cứ vào số lượng hàng hoá thực nhập mà thủ kho báo cáo, căn cứ vào Invoice hàng nhập khẩu, thông báo thuế hảI quan và các chứng từ khác để tính ra giá trị hàng nhập, từ đó lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên: + Người lập phiếu giữ 1 liên tại quyển phiếu nhập ( liên 1 ) + Một liên giao cho cán bộ phòng kinh doanh nhập hàng và phòng kinh doanh sẽ giữ liên này ( liên 2 ) + Một liên dùng để luân chuyển và ghi sổ ( liên 3 ) Thủ kho giữ liên này để ghi vào thẻ kho số lượng nhập. Sau đó chuyển cho kế toán kho. Kế toán kho nhập vào máy tính phiếu nhập ( kế toán kho nhập vào 2 phiếu: “ Phiếu nhập khẩu” đối với phần giá trị tiền phảI trả cho người bán theo Invoice và thuế nhập khẩu theo thông báo của hảI quan và “Giấy báo nợ của ngân hàng” ( chi tiết TK nợ là 1561 ) đối với phí mở L/C, phí hảI quan, lưu kho, bến bãi..) Từ đó, chương trình sẽ tự động vào sổ chi tiết vật tư, hàng hoá và vào bảng kê số 8, vào sổ chi tiết thanh toán với người bán ( bằng ngoại tệ ) và các sổ chi tiết của các TK có liên quan. Cuối kỳ: Từ dòng cộng của sổ chi tiết vật tư hàng hoá, chương trình cập nhật vào sổ tổng hợp N-X-T, vào sổ cáI TK 156 và các TK có liên quan; từ dòng tổng cộng sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở cho các đối tượng ghi vào NKCT số 5 ( mỗi nhà cung cấp 1 dòng ). Dòng tổng cộng của NKCT số 5 dùng để ghi vào sổ cáI TK 331. Phiếu nhập kho Ngày 31/10 tháng 10 năm 2006 Số 718 2.2.2. Kế toán hoạt động nhập khẩu uỷ thác: 2.2.2.1. Chứng từ và tàI khoản sử dụng: * Chứng từ: Do có giấy phép xuất nhập khẩu nên tổng công ty thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu uỷ thác cho đơn vị có nhu cầu về hàng hoá nhập khẩu nhưng không đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu. Khi một đơn vị có nhu cầu nhập khẩu uỷ thác thì tổng công ty EMICO ký Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu với đơn vị này. Trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu có ghi rõ tên hàng, quy cách đơn giá, tổng giá trị, xuất xứ, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, trách nhiệm mỗi bên, phương thức thanh toán, khiếu nại và trọng tài. Khi đơn vị giao uỷ thác chuyển tiền cho tổng công ty, tổng công ty ký hợp đồng ngoại với nước ngoài. Sau đó tiến hành quy trinh nhập khẩu như đã nêu. Khi hàng về, tổng công ty thông báo cho nhà nhập khẩu uỷ thác biết để nhận hàng. * TK sử dụng: TK 131: PhảI thu Khách hàng TK này được chi tiết theo từng đối tượng khách hàng 1311: Trung tâm âm thanh - ĐàI TNVN 1312: Hãng phim truyện VN 1313: ĐàI phát thanh Quảng Trị 1314: ĐàI phát thanh Sơn La 1315: Khách hàng lẻ 2.2.2.2. Trình tự hạch toán: Trình tự hạch toán được minh hoạ thông qua ví dụ của Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác số 20- 10/2006/HĐUT ngày 11 tháng 10 năm 2006. Đây là hợp đồng ký kết giữa EMICO với ĐàI phát thanh tỉnh Quảng Trị về việc nhập khẩu uỷ thác Phụ tùng cho máy phát thanh AM 10 KW. Tổng giá trị hợp đồng là 28076 USD, tiền phí uỷ thác là 2% trên trị giá hợp đồng ( 561,52 USD ). Tổng công ty nhập khẩu từ hãng Japan Radio Corporation. Sau khi ký hợp đồng ngoại với hãng này vào ngày 18/10/2006, ngày 23/10, tổng công ty tiến hành mở L/C. Ngày 23/10/2006: ĐàI phát thanh tỉnh Quảng Trị theo hợp đồng đã ký kết chuyển tiền bằng chuyển khoản theo tỷ giá thực tế tại thời điểm chuyển tiền là 168080 VND/ USD. kế toán ghi: Nợ TK 1121: 28076 X 16080 = 451.462.080 Có TK 1313: 451.462.080 Ngày 10/11/2006, tổng công ty chấp nhận thanh toán theo bộ chứng từ mà bên xuất khẩu gửi đến. Ngân hàng thanh toán và thông báo cho tổng công ty, kế toán ghi: Nợ TK 3313: 28076 X 16080 = 451.462.080 Có TK 144: 451.462.080 Ngày 12/11/2006 hàng về tới sân bay Nội BàI, cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu làm các thủ tục hảI quan, kiểm định, nhận hàng. Ngày 13/11, theo thông báo của hảI quan về thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phảI nộp: Số thuế NK phảI nộp = 10% X 28076 X 16052 = 45.067.595 Số thuế GTGT hàng NK = 10% ( 28076 + 10% X 28076 ) X 16052 = 49.574.355 Nợ TK 1313: 94.641.950 Có TK 33331:45.067.595 Có TK 33312: 49.574.355 + Nộp thuế: Nợ TK 33312: 45.067.595 Nợ TK 3333: 49.574.355 Có TK 1121: 94.641.950 Đồng thời phản ánh hàng về tạm nhập kho tại tổng công ty: Nợ TK 1561: 451.462.080 Có TK 3313: 451.462.080 Kế toán phản ánh chi phí mở L/C ( 0.075 % giá trị hợp đồng, tương đương 340,000 đồng ) và lệ phí hảI quan và chi phí giám định ( 2.540.000 đồng ) đã thanh toán bằng chuyển khoản: Nợ TK 1313: 2880.000 Có TK 1121: 28880.000 Đồng thời ghi: Nợ TK 003: 451.462.080 Ngày 15/11/2006, khi giao hàng cho khách hàng, kế toán xuất cho khách hàng 2 hoá đơn GTGT cho hàng xuất khẩu uỷ thác và cho hoa hồng uỷ thác. Dựa trên phiếu xuất kho ( PX 612) kế toán ghi: Nợ TK 1313: 451.462.080 Có TK 1516: 451.462.080 Phản ánh doanh thu hoa hồng uỷ thác ( 2% giá trị hợp đồng, tỷ giá theo tỷ giá ngày mở L/C, đã bao gồm thuế GTGT ): Nợ TK 1313: 2% X 28076 X16080 = 9.029.242 Có TK 511: 8.208.401 Có TK 3331: 820.841 Ngày 30/11/2006, theo thoả thuận trong hợp đồng, ĐàI PT-TH tỉnh Quảng Trị đã thanh toán toàn bộ số tiền còn lại ( tiền thuế, hoa hồng uỷ thác, phí L/C, lệ phí hảI quan…) bằng chuyển khoản: Nợ TK 1121: 106.560.191 Có TK 1313: 94.461.950 + 9.029.242 + 2.880.000= 106.551.192 Toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình nhập khẩu uỷ thác tổng công ty phản ánh trên TK 641 ( gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng từ sân bay về kho tổng công ty là 2.310.000 đã gồm VAT 10%) Nợ TK 641: 2.100.000 Nợ TK 133: 210.000 Có TK 111: 2310000 2.2.2.3. Trình tự ghi sổ kế toán: Khi hàng về, tổng công ty cũng làm phiếu nhập kho tương tự như nhập khẩu trực tiếp. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho vào thẻ kho, chương trình sẽ vào sổ chi tiết vật tư hàng hoá, sổ tông hợp N-X-T, bảng kê số 8,9 và sổ cáI TK 156 như nhập khẩu trực tiếp. Khi xuất hàng hoá trả bên uỷ thác, kế toán lập 2 hoá đơn GTGT cho hàng hoá xuất và hoa hồng phí uỷ thác. Từ hoá đơn GTGT của hoa hồng uỷ thác, kế toán hạch toán doanh thu. Phần hạch toán doanh thu này cũng tương tự như phần hạch toán doanh thu hàng nhập khẩu sẽ được trình bày ở phần sau. Đồng thời, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng, số liệu sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết thanh toán với người mua. Căn cứ vào dòng số liệu tổng cộng cuối kỳ của sổ thanh toán chi tiết với người mua mở cho từng đối tượng ghi vào bảng kê số 11. Lấy tổng cộng của bảng kê số 11 để ghi vào NKCT số 8 ( ghi Có TK 131) và sổ cáI TK 131. Mẫu hoá đơn GTGT như sau: Từ phần ghi trên của bảng kê số 11, chương trình sẽ cập nhật vào NKCT số 8 ( ghi có TK 131 ) Từ dòng cộng có này của NKCT số 8, chương trình sẽ cập nhật sổ cáI TK 131, còn các phát sinh nợ TK 131 thì căn cứ vào các NKCT có liên quan để ghi vào. Số dư cuối kỳ của sổ cáI TK 131 được lấy từ dòng tổng cộng của bảng kê số 11. Tương tự như sổ cáI TK 331, sổ cáI TK 131 chỉ cung cấp thông tin kháI quát về tình hình thanh toán với khách hàng, còn các số liệu cụ thể được cung cấp ở các sổ chi tiết và bảng kê số 11. Tuy vậy, sổ cáI TK 131 cũng là cơ sở để đối chiếu giữa các sổ với nhau. 2.3. Thực trạng kế toán dự trữ hàng nhập khẩu tại tổng công ty EMICO: Tổng công ty EMICO chủ yếu nhập khẩu các thiết bị khi công ty có nhu cầu sử dụng ngay hoặc khi có đơn vị khác đặt hàng, chính vì vậy việc dự trữ hàng hoá nhập khẩu là không nhiều tại tổng công ty. Tuy nhiên, một số ít các hàng nhập khẩu dự trữ tại tổng công ty sẽ được phản ánh như sau: 2.3.1. Tại kho: Quá trình hàng hoá được đưa về nhập kho tại công ty: Để có các hợp đồng đặt hàng, công ty phảI gia thầu các dự án. Công ty xem xet các tiêu chuẩn dự thầu, nếu đủ điều kiện thì công ty tiến hành lập hồ sơ dự thầu. Khi trúng thầu, công ty sẽ ký kết các hợp đồng kinh tế. Trước khi nhập khẩu, Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành xác định, dự đoán số lượng, chủng loại các mặt hàng cần nhập khẩu theo chỉ tiêu cấp trên giao phó, theo đơn đặt hàng và theo nhu cầu của thị trường, tính toán và lên phương án khẩu, chọn nhà cung cấp nước ngoài. Sau đó, Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đưa phương án nhập khẩu lên phòng tàI chính kế toán để xem xét giá cả hàng hoá nhập khẩu, các chi phí như lãI tiền vay ngân hàng, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, chi phí quản lý và các loại thuế khác liên quan đến lô hàng định nhập. Phương án này được trình lên tổng giám đốc xem xét và duyệt. Khi đã được phê duyệt, phòng kinh doanh xuất nhập khảu ký hợp đồng ngoại với nhà cung cấp nước ngoàI và chuyển phòng tàI chính kế toán để thực hiện mở thư tín dụng. Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, công ty tiến hành mở thư tín dụng L/C. Trước hết, công ty viết “Giấy xin mở thư tín dụng” gửi đến ngân hàng. Đồng thời viết 2 uỷ nhiệm chi: Một để trả phí mở L/C và một để ký quỹ mở L/C. Khi nhận được thông báo về việc mở L/C, bên cung cấp gửi cho ngân hàng một bộ chứng từ trước khi giao hàng. Bộ chứng từ này bao gồm: Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice ) Vận đơn ( Bill of loading ) Giấy chứng nhận bảo hiểm ( Certificate of Insurance ) Giấy chứng nhận phẩm chất ( Certificate of Quality ) Giấy chứng nhận khối lượng ( Certificate ò Quantity ) Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin ) Phiếu đóng gói ( Packing list ) Ngân hàng mở thư tín dụng kiểm tra và thông báo cho tổng công ty biết về bộ chứng từ mà bên bán gửi là hợp lệ hay không. Khi tổng công ty chấp nhận bộ chứng từ thì báo cho ngân hàng mở thư tín dụng biết và Ngân hàng sẽ thanh toán cho bên bán, đồng thời gửi giấy báo Có cho tổng công ty thông qua sổ phụ. Lúc này doanh nghiệp mới nhận được chứng từ để đI nhận hàng. Do hàng nhập từ nước ngoàI nên thường nhập bằng đường không hoặc đường biển. Tuỳ theo điều kiện thoả thuận trong hợp đồng mà tổng công ty có thể phảI tiến hành thuê tàu chở hàng nhập khẩu hay mua bảo hiểm cho hàng hoá trên biển. Khi có giấy báo hàng đã về cảng hoặc sân bay, nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng xuất trình cho người chuyên chở hàng hoá và làm các thủ tục bốc dỡ, kiểm nhận, làm các thủ tục hảI quan. TIến hành kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu: Các cơ quan giao thông ( ga, cảng ) phảI kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải. Nếu phát hiện có tổn thất thì mời công ty giám định lập biên bản giám định dưới tàu. Trong trường hợp hàng thiếu, thừa hoặc sai quy định, tổng công ty sẽ Fax cho bên bán và hai bên cùng thoả thuận để giảI quyết theo quy định trong hợp đồng. Đối với các khoản phảI nộp liên quan đến hàng nhập khẩu, sau khi nhận được thông báo thuế, biên lai thu lệ phí hảI quan tổng công ty các định thuế nhập khẩu, thuế GTGT của hàng nhập khẩu và thuế TTĐB hàng nhập khẩu ( nếu có ). Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo, tổng công ty sẽ tiến hành thanh toán số thuế phảI nộp. Tổng công ty sẽ nhận được sổ phụ thu của ngân hàng, giấy báo nợ, biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu. Sau khi đã nhận được hàng nhập khẩu thì tuỳ từng trường hợp mà tổng công ty sẽ giao thẳng hàng nhập khẩu cho khách hàng hoặc chuyên chở về kho của tổng công ty. 2.3.2. Tại phòng kế toán: Hàng hoá sau khi được chuyển về tổng công ty sẽ được làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên: + Người lập phiếu giữ 1 liên tại quyển phiếu nhập ( liên 1 ) + Một liên giao cho cán bộ phòng kinh doanh nhập hàng và phòng kinh doanh sẽ giữ liên này ( liên 2 ) + Một liên dùng để luân chuyển và ghi sổ ( liên 3 ) Thủ kho giữ liên này để ghi vào thẻ kho số lượng nhập. Sau đó chuyển cho kế toán kho. Kế toán kho nhập vào máy tính phiếu nhập ( kế toán kho nhập vào 2 phiếu: “ Phiếu nhập khẩu” đối với phần giá trị tiền phảI trả cho người bán theo Invoice và thuế nhập khẩu theo thông báo của hảI quan và “Giấy báo nợ của ngân hàng” ( chi tiết TK nợ là 1561 ) đối với phí mở L/C, phí hảI quan, lưu kho, bến bãi..) Từ đó, chương trình sẽ tự động vào sổ chi tiết vật tư, hàng hoá và vào bảng kê số 8, vào sổ chi tiết thanh toán với người bán ( bằng ngoại tệ ) và các sổ chi tiết của các TK có liên quan. 2.4. Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại tổng công ty EMICO: 2.4.1. Kế toán bán hàng hoá nhập khẩu: Tại tổng công ty EMICO, hàng hoá nhập khẩu được tiêu thụ theo 2 phương thức bán hàng vận chuyển thẳng hoặc bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp, mà không bán lẻ hàng hoá nhập khẩu. Đó là do đặc thù của hàng hoá nhập khẩu của tổng công ty là thiết bị thông tin, là những hàng hoá có giá trị lớn và thời gian khấu hao nhanh. Hàng hoá chủ yếu được nhập khẩu để bán theo hợp đồng hoặc theo đơn đặt hàng. Cũng chính vì vậy mà các khoản giảm trừ doanh thu do hàng bán bị trả lại hầu như không xảy ra. Tổng công ty không có các hình thức chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán cho khách hàng. Vì vậy trong phần này sẽ không đề cập tới các khoản giảm trừ doanh thu. 2.4.1.1. Hạch toán giá vốn hàng bán: 2.4.1.1.1. Chứng từ và tàI khoản sử dụng: Với mỗi hình thức tiêu thụ khác nhau thì tổng công ty sử dụng chứng từ khác nhau. * Với hình thức bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp: Dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký kết, dựa trên hoá đơn GTGT, kế toán kho viết phiếu xuất kho. Thủ kho tiến hành xuất hàng hoá cho khách hàng, ghi số lượng xuất của hàng hoá lên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng, sau đó chuyển cho kế toán kho. Kế toán kho căn cứ vào phương pháp giá xuất để điền vào cột đơn giá trên phiếu xuất, nhập vào chương trình phiếu xuất, từ đó chương trình sẽ cập nhật vào các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp có liên quan. HIện tại tổng công yt EMICO đang áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng bán theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền. Trị giá thực tế của Giá thực tế bình quân Số lượng thành phẩm Hàng hoá xuất kho = của hàng hoá xuất kho X xuất kho trong kỳ Trongkỳ trong kỳ Giá thực tế Giá thực tế của hàng hoá tồn + Giá thực tế của hàng hoá Bình quân của kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Hàng hoá xuất = ----------------------------------------------------------------- Kho Số lượng hàng hoá tồn kho + Số lượng hàng hoá nhập kho đầu kỳ trong kỳ Tuy nhiên, do đặc điểm hàng hoá của tổng công ty như trên đã phân tích là giá trị hàng hoá lớn, thời gian khấu hao nhanh, hàng hoá được nhập khẩu theo nhu cầu của khách hàng, theo các đơn đặt hàng nên doanh nghiệp hầu như không có hàng hoá nhập tồn kho, do vậy gần như là giá thực tế. Khi xuất hàng, chi phí mua hàng chưa được tính ngay vào GVHB mà đến cuối kỳ kế toán mới tiến hành phân bổ cho hàng bán ra trong quý ( thường là kết chuyển hết ). Chi phí mua hàng khi phát sinh sẽ được tập hợp vào sổ chi phí mua hàng, sổ này được mở theo quý, thoe dõi cho mọi hàng hoá. * Với hình thức bán hàng chuyển thẳng: Khi hàng hoá về đến sân bay, bến cảng, sau khi được nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra chất lượng, hàng hoá sẽ được chuyển đến ngay cho khách hàng theo thoả thuận trong hợp đồng. Lúc này hàng hoá vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Chỉ khi khách hàng ký nhận đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán vào ‘hoá đơn GTGT’ do người giao hàng của tổng công ty đưa thì lúc này, căn cứ vào Invoice của hàng nhập khẩu và các hoá đơn ghi nhận cho chi phí trực tiếp khác của hàng nhập khẩu ( phí mở L/C, phí hảI quan, lưu kho….) để ghi nhận giá vốn hàng bán. TK sử dụng: TK 632 – Giá vốn hàng bán 2.4.1.1.2. Trình tự hạch toán: * Với hoạt động bán buôn qua kho: Khi xuất bán hàng hoá, kế toán căn cứ vào số lượng hàng hoá xuất bán ghi trên hoá đơn, giá thực tế bình quân của hàng xuất kho theo phương thức bình quân gia quyền để tính ra giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Có TK 1561 * Với hoạt động bán hàng chuyển thẳng, căn cứ vào Invoice nhập khẩu, thông báo nộp thuế của hảI quan, lệ phí mở L/C, lệ phí hảI quan, kiểm định, kế toán xác định được giá trị mua thực tế của hàng nhập khẩu, Kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 331 Có TK 1121 Cuối kỳ, kế toán tập hợp và phân bổ chi phí mua hàng cho hàng xuất bán trong kỳ. Với những mặt hàng chuyên dụng mà tổng công ty nhập khẩu thì chi phí mua hàng chủ yếu gồm các khoản sau: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá từ nơI hàng tập kết đến kho tổng công ty, chi phí cho cán bộ mua hàng, chi phí cho công tác giao nhận…Trong đó chi phí vận chuyển hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí mua hàng. Chi phí mua hàng này sẽ được tập hợp vào TK 1562 – chi phí mua hàng ( theo dõi cho mọi loại hàng hoá ) và đến cuối kỳ mới tiến hành phân bổ ( thường là kết chuyển hết ) cho hàng hoá bán ra trong quý và ghi sổ kế toán theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 1562 Ví dụ: ở nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp ở trên, ngày 31/10, 1 bộ hệ thống đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh ( A13 ) đã được nhập kho. Đến ngày 6/11/2006, theo hợp đồng nội đã ký kết với Trung tâm âm thanh ĐàI TNVN, tổng công ty xuất kho bán bộ A13 này cho trung tâm. Dựa vào sổ chi tiết của hàng hoá này, cuối kỳ, kế toán xác định giá vốn hàng xuất bán trong kỳ: Do cả kỳ chỉ có một bộ phận nhập tồn đầu kỳ là 0, do đó đơn giá bình quân của A13 xuất bán trong kỳ = ( 1230230735 + 0 ) : ( 1+ 0 ) = 1230230735 Kế toán ghi chỉ tiêu đơn giá xuất vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh: Nợ TK 632: 1.230.230.735 Có TK 1561: 1.230.230.735 2.4.1.1.3. Trình tự ghi sổ kế toán: * Với hình thức bán buôn qua kho: Khi bán hàng, dựa trên hoá đơn GTGT, kế toán kho lập phiếu xuất. Phiếu này được lập làm 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán. Thủ kho ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho, vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng, sau dó chuyển cho kế toán kho để định khoản. Kế toán kho sẽ cập nhật chứng từ phiếu xuất, khai báo phương pháp tính giá xuất. Từ phiếu xuất, số liệu sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết vật tư hàng hoá, bảng kê số 8 chi tiết cho hàng hoá đó. Cuối quý, từ sổ chi tiết của từng hàng hoá, số liệu được tổng hợp vào sổ tổng hợp N-X-T của tất cả các vật tư, hàng hoá trong quý, từ số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 để vào NKCT số 8 ( ghi có TK 1561 ) cũng như vào sổ cáI TK 156. Dựa trên các số liệu này cuối kỳ, chương trình sẽ tự động tính ra được đơn giá của hàng hoá xuất bán trong kỳ, từ đó tính được giá vốn hàng hoá xuất bán trong kỳ. Từ đó chương trình cập nhật giá trị của hàng hoá xuất ra ở phiếu xuất, cập nhật vào sổ chi tiết giá vốn và các sổ có liên quan. * Với hình thức bán hàng chuyển thẳng, từ các hóa đơn thương mại, giấy báo Nợ ngân hàng…chương trình sẽ cập nhật ngay vào sổ chi tiết giá vốn mà không cần đợi tới cuối kỳ mới xác định được giá vốn hàng bán. * Cuối kỳ, từ số tổng hợp của sổ chi tiết giá vốn kết chuyển vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn của thành phẩm hàng hoá, từ đó vào sổ cai TK 632. Màn hình nhập liệu của phiếu nhập kho có mẫu như sau: Tổng công ty EMICO Số 5A Thi Sách, Hà Nội Sổ chi tiết vật tư hàng hoá TàI khoản 1561 Tên hàng hoá: Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh Quý IV/2006 Đơn vị tính: Bộ Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn 2.4.1.2. Hạch toán doanh thu bán hàng nhập khẩu: