Chuyên đề Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá

ng chẵn Giám đốc Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thực tế khi nhận được hoá đơn thanh toán vận chuyển của các công ty gửi đến, kế toán tiến hành định khoản thanh toán căn cứ vào hoá đơn vận chuyển của các công ty (xem mẫu: Biểu 2.5- Hoá đơn vận chuyển). Biểu 2.5: Mẫu Hoá đơn vận chuyển HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01-GTKL-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG QU/2008B Liên 2: Giao khách hàng 0048681 Ngày 06 tháng 02 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn Địa chỉ: 152 Trần Phú - Quận 5 – TP.Hồ Chí Minh Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0500232584 Họ tên người mua hàng: Trịnh Thanh Thuỷ Tên đơn vị: Cty Thương mại Thuốc lá Địa chỉ: 89B Nguyễn Khuyến – Văn Miếu - Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản: 102.010.000.051.062 tại NH Nông nghiệp Bắc Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0101216069-003 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Cước V/C T02/09 Lần 1 50.522.380 Trừ chiết khấu bán hàng: Cộng tiền hàng: 50.522.380 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5.052.238 Tổng cộng tiền thanh toán: 55.574.618 Số tiền bằng chữ: Năm lăm triệu năm trăm bảy tư nghìn sáu trăm mười tám đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán Công ty thanh toán với đơn vị vận chuyển thông qua uỷ nhiệm chi được in theo Biểu 2.6 Biểu 2.6: Uỷ nhiệm chi thanh toán cước V/C UỶ NHIỆM CHI Số: 004625 Lập ngày: 06/02/2009 Tên đơn vị trả tiền: Cty Thương mại Thuốc lá Số tài khoản: 102010000051062 Tại Ngân hàng: Nông nghiệp Bắc Hà Nội Số tiền bằng số: 55.574.618 VNĐ Số tiền bằng chữ: Năm lăm triệu năm trăm bảy tư nghìn sáu trăm mười tám đồng. Tên đơn vị nhận tiền: Cty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn Số tài khoản: 102010000087832 Tại Ngân hàng: Sở GD NHNoVN - HCM Nội dung thanh toán: Trả tiền vận chuyển thuốc lá T11+12/08 Cty Thuốc lá Sài Gòn. Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B 2.2.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển chứng từ cho phần hành kế toán Mua hàng được thực hiện như sơ đồ 2.1. Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ phần hành mua hàng Ban kiểm tra chất lượng Giám đốc, Kế toán trưởng Lập phiếu nhập kho Thủ kho Phòng Kinh doanh, Kinh doanh Đa ngành Giám đốc, Kế toán trưởng Nhập vật tư. Kế toán vật tư Nhập số liệu vào máy Ký duyệt phiếu nhập Ký duyệt yêu cầu nhập kho - Kiểm tra chất lượng hàng hoá nhập; - Lập biên bản kiểm nghiệm hàng hoá; - Ký xác nhận vào yêu cầu nhập. Yêu cầu nhập (Hoá đơn GTGT) Phần mềm kế toán tự động Tổng hợp thông tin, lên sổ kế toán chi tiết từng danh điểm vật tư, sổ tổng hợp tài khoản 153, 156,… và kết xuất theo yêu cầu quản lý Người bán nhập kho Theo như sơ đồ biểu diễn như trên, quy trình luân chuyển chứng từ phần hành kế toán mua hàng được xuất phát từ yêu cầu nhập (Hoá đơn GTGT) do người bán lập. Thông thường, đối với sản phẩm là thuốc lá điếu, hoá đơn GTGT được lập bởi các Công ty thành viên thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam. Căn cứ vào Hợp đồng đã được ký kết, Ban kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã sản phẩm, nếu đạt yêu cầu sẽ lập và ký vào biên bản kiểm nghiệm hàng hoá, sau đó yêu cầu nhập kho được chuyển tới Giám đốc hoặc Kế toán trưởng để ký duyệt. Tiếp theo, sẽ chuyển phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành để tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau đó sẽ được chuyển tới cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng để ký, sau đó sẽ được chuyển tới thủ kho để xuất hàng hoá và ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Cuối cùng, các chứng từ có liên quan được chuyển tới kế toán mua hàng để tiến hành nhập số liệu vào máy, đồng thời phải tiến hành lưu trữ chứng từ tại kho chứng từ của công ty. 2.2.2 Tài khoản sử dụng: Để theo dõi hàng hoá nhập kho, kế toán sử dụng các Tài khoản sau: Tài khoản 151- “Hàng mua đang đi đường”: Dùng để theo dõi giá trị hàng hoá đã mua nhưng chưa nhập kho Công ty. Tài khoản 156- “Hàng hoá”: Tại Công ty Thương mại Thuốc lá, Tài khoản này được chi tiết thành: - TK 1561: Giá mua hàng hoá - TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá. Để theo dõi chi phí trích trước vận chuyển, kế toán sử dụng Tài khoản 335- “Chi phí trích trước dài hạn”. Do chi phí trích trước chủ yếu là chi phí vận chuyển, nên tại Công ty, Tài khoản này được chi tiết thành Tài khoản cấp 2 : 3354: “Chi phí vận chuyển phải trả nội bộ” 2.2.3 Trình tự hạch toán: Theo đúng quy trình luân chuyển chứng từ đã được trình bày như ở phần trên, Hoá đơn GTGT cuối cùng sẽ được chuyển tới phòng Tài chính - Kế toán của Công ty để tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Kế toán sẽ tiến hành nhập các thông tin cần thiết vào máy theo yêu cầu của phần mềm máy tính. Kế toán Mua hàng sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán lập để tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo trình tự. Ví dụ như đối với nghiệp vụ nhập mua hàng vào ngày 02 tháng 02 năm 2009 kể trên, kế toán vào “Kế toán Hàng tồn kho”, chọn “Nhập mua ngoài hàng hoá”, nhấn “Mới” và tiến hành nhập theo yêu cầu của phần mềm (xem Biểu 2.7- Màn hình nhập liệu Nhập mua ngoài hàng hoá- Hoá đơn 0041492) Biểu 2.7: Màn hình nhập liệu nghiệp vụ nhập mua ngoài hàng hoá Sau khi nhập kho hàng hoá và tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính như trình bày ở trên, phần mềm kế toán tự động sẽ tổng hợp thông tin vào các sổ sách, báo cáo liên quan. Những thông tin liên quan tới mã hàng hoá, số lượng hàng hoá, mẫu mã,... sẽ được tự động tổng hợp vào sổ Chi tiết Tài khoản, đối với nghiệp vụ vừa kể trên, phần mềm sẽ tự động tổng hợp vào sổ Chi tiết nhập hàng hoá- mặt hàng thuốc lá Vinataba (xem mẫu Biểu 2.8); sổ Chi tiết Tài khoản 1561, 1562- Chi tiết cho mặt hàng Vinataba Sài Gòn (xem mẫu Biểu 2.9, 2.10); đối với phần định khoản kế toán, sau khi đã định khoản, phần mềm máy tính tự động tổng hợp lên sổ Cái TK 156 (xem mẫu Biểu 2.11); Bảng cân đối Tài khoản, và với những hàng hoá chịu thuế GTGT, sau khi định khoản, phần mềm sẽ tự động vào tờ khai Thuế Giá trị gia tăng phần Bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào với số thuế tương ứng. Biểu 2.8: Sổ chi tiết nhập hàng hoá Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CHI TIẾT NHẬP HÀNG HOÁ Đối tượng pháp nhân: NMSG- Cty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn Loại hàng hoá: Vinataba Sài Gòn Tháng 02 năm 2009 Số ctừ Số HĐ Ngày ctừ Ngày HĐ Tên VTHH Số lượng Thành tiền 001/02 0015846 01/02/2009 15/01/2009 Vinataba Sài Gòn 16,000 145,780,800 002/02 0235565 02/02/2009 16/01/2009 Vinataba Sài Gòn 530,000 4,828,989,000 003/02 0041492 02/02/2009 16/01/2009 Vinataba Sài Gòn 109,000 902,847,000 004/02 0486246 03/02/2009 23/01/2009 Vinataba Sài Gòn 530,000 4,828,989,000 005/02 0008645 03/02/2009 25/01/2009 Vinataba Sài Gòn 100,000 911,130,000 006/02 0256015 04/02/2009 24/02/2009 Vinataba Sài Gòn 3,500 31,889,550 ......... 125/02 0562563 26/02/2009 15/02/2009 Vinataba Sài Gòn 550,000 4,011,215,000 126/02 2458621 27/02/2009 17/02/2009 Vinataba Sài Gòn 65,000 592,234,500 127/02 0241563 28/02/2009 28/02/2009 Vinataba Sài Gòn 65,000 592,234,500 Tổng cộng 32,175,000 266,505,525,000 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.9: Trích sổ Chi tiết Tài khoản 1561 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 1561- Giá mua hàng hoá Loại hàng hoá: Vinataba Sài Gòn Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: 2.254.253.000 Có: TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NgàyGS Số hiệu NgàyCT Nợ Có 1 02/02/09 01/02VĐ 02/02/09 Vinataba Sài Gòn 151 4.348.575.000 0 2 02/02/09 02A/02VĐ 02/02/09 Vinataba Sài Gòn 151 902.847.000 0 ... 12 03/02/09 05/02 03/02/09 Vinataba Sài Gòn 3311 3.313.200.000 0 13 03/02/09 0025223 03/02/09 Xuất bán DNTN Thanh Tùng- Vinataba SG 6322 0 414.150.000 ..... 1010 28/02/09 0244 27/02/09 Vinataba Sài Gòn 3311 124.245.000 0 1011 27/02/09 0026281 27/02/09 Xuất bán Cty TNHH TM DV Lan Phương- Vinataba SG 6322 0 248.490.000 Tổng cộng 266,505,525,000 106.168.125.000 Phát sinh luỹ kế: Nợ: 367.253.123.000 Có: 204.661.470.000 Số dư cuối kỳ: Nợ: 162.591.653.000 Có Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Thị Lan Hương Nguyễn Tiến Hưng Biểu 2.10: Sổ Chi tiết Tài khoản 1562 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 1562- Chi phí thu mua hàng hoá Loại hàng hoá: Vinataba Sài Gòn Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: 325.248.000 Có: TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NgàyGS Số hiệu NgàyCT Nợ Có 1 28/02/09 012 28/02/09 Trích V/C NMBS T02/09 3354 16.293.200 0 2 28/02/09 013 28/02/09 Trích V/C NMTH T02/09 3354 27.336.400 0 3 28/02/09 014 28/02/09 Cấn trừ tiền V/C NMSG T02/09 3336 688.916.000 0 4 28/02/09 002 28/02/09 Trích tiền V/C thuốc lá xuất T02/09 vào GVHB 6322 0 973.151.168 Tổng cộng 732.545.600 973.151.168 Phát sinh luỹ kế: Nợ: 1.235.236.000 Có: 1.150.593.568 Số dư cuối kỳ: Nợ: 84.642.432 Có Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Thị Lan Hương Nguyễn Tiến Hưng Biểu 2.11: Trích sổ Cái Tài khoản 156 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CÁI Tài khoản: 156- Hàng hóa Loại hàng hóa: Tất cả Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: 30.024.254.000 Có: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT GS Số hiệu Ngày CT Nợ Có 1561 Giá mua hàng hoá 360,505,525,000 200.168.125.000 151 Hàng mua đi đường 02/02/09 11B/01VĐ 02/02/09 Nhập Vinataba SG 151 588.093.000 0 03/02/09 0025224 03/02/09 Nhập nước Vinawa 151 138.450.000 0 ... 28/02/09 0024865 28/02/09 Nhập Vinataba SG 151 125.358.000 0 3311 Phải trả người bán 6,921,817 0 02/02/09 0165584 02/02/09 Nhập mua Vinataba BS 3311 6,921,817 0 .... 28/02/09 0004125 28/02/09 Nhập mua Vinataba TH 3311 40.512.800 0 6321 Giá vốn của thành phẩm 3.888.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN- Rượu vang đỏ- 0,75l 6321 972.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN- Rượu vang trắng- 0,75 6321 972.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN- Rượu vang Romantic 6321 1.944.000 0 6322 Giá vốn của hàng hoá 03/02/09 0025223 03/02/09 Xuất bán DNTN Thanh Tùng- Vinataba SG 6322 0 414.150.000 03/02/09 0025224 03/02/09 Xuất bán DNTN Hoà Thu- Nước tinh khiết Vinawa 6322 0 6.562.000 ....... 1562 Chi phí thu mua hàng hoá 1.254.235.000 1.125.186.000 3354 Trích trước chi phí vận chuyển trả nhà máy 28/02/09 012 28/02/09 Trích V/C NMBS T02/09 3354 16.293.200 0 28/02/09 013 28/02/09 Trích V/C NMTH T02/09 3354 27.336.400 0 ........ 33614 Phải trả nội bộ các khoản khác 28/02/09 014 28/02/09 Cấn trừ tiền V/C NMSG T02/09 3361 688.916.000 0 6322 Giá vốn của hàng hoá 28/02/09 002 28/02/09 Trích tiền vận chuyển thuốc lá xuất T02/09 vào GVHB 6322 0 973.151.168 ...... Tổng cộng 361.759.760.000 201.293.311.000 Phát sinh lũy kế: Nợ: 496.142.345.000 Có: 305.651.642.000 Số dư cuối kỳ: Nợ: 190.490.703.000 Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Tiến Hưng 2.3 Kế toán bán hàng tại Công ty Thương mại Thuốc lá 2.3.1 Kế toán Giá vốn hàng bán 2.3.1.1 Phương pháp xác định giá thực tế hàng xuất kho bán: Tại Công ty Thương mại Thuốc lá, giá vốn hàng bán xuất kho bao gồm giá mua hàng hoá và chi phí thu mua hàng hoá và được tính bằng công thức: Giá vốn hàng xuất bán trong kỳ = Giá mua hàng xuất bán trong kỳ + Chi phí thu mua hàng phân bổ cho số hàng xuất bán trong kỳ 2.3.1.2 Thủ tục, chứng từ sử dụng: Một bộ hồ sơ bán hàng tại Công ty Thương mại Thuốc lá bao gồm: - Hợp đồng kinh tế được ký kết giữa hai bên. (xem mẫu Biểu 2.12) - Giấy giới thiệu người mua hàng ghi rõ số lượng, chủng loại hàng hoá. (xem mẫu Biểu 2.13) - Giấy đề nghị thế chấp. - Biên bản giao nhận hàng hoá (xem mẫu Biểu 2.14) - Hoá đơn giá trị gia tăng - Các chứng từ thanh toán. - Các bảng kê thương mại. Biểu 2.12: Hợp đồng kinh tế CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc SỐ: 31/TMTL-HĐ-KD QT.14.02.HĐTL.F02A HỢP ĐỒNG MUA BÁN THUỐC LÁ BAO VINATABA QUÝ I/2009 - Căn cứ Bộ Luật dân sự nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006; - Căn cứ Luật Thương mại được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14/06/2005; - Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên. Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2009 tại Văn phòng Công ty Thương mại Thuốc lá Chúng tôi gồm có: BÊN BÁN: CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ (BÊN A) Trụ sở: 89B- Nguyễn Khuyến- Đống Đa- Hà Nội Điện thoại: (043).7474923 Tài khoản: 102.010.000.051.062 tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân Mã số thuế: 0101216069-003 Do ông: Bùi Minh Đức – Giám đốc đại diện BÊN MUA: DOANH NGHIỆP THANH TÙNG (BÊN B) Trụ sở: 463 Lương Ngọc Quyến- Hoàng Văn Thụ- Thái Nguyên Điện thoại: (0280).3852278 Mã số thuế: 4600209226 Giấy phép KD thuốc lá số: theo Thông tư 14/2008/TT-BTC của Bộ Công Thương ngày 25/11/2008 Giấy phép KD thuốc lá mới số: Do ông: Đỗ Văn Sản - Chủ doanh nghiệp đại diện Hai bên cùng nhau thoả thuận ký kết hợp đồng mua bán thuốc lá bao Vinataba QI/2009 gồm các điều khoản sau: ĐIỀU 1: TÊN HÀNG, SỐ LƯỢNG: Trong Q1/2009, BÊN A bán cho BÊN B thuốc lá bao Vinataba cụ thể như sau: - Tên hàng: Thuốc lá bao Vinataba - Đơn vị tính: Bao 20 điếu - Sản lượng bình quân mỗi tháng: 300.000bao BÊN A có quyền điều chỉnh sản lượng trung bình mỗi tháng cho phù hợp với nhu cầu thị trường và khả năng cung cấp của BÊN A ĐIỀU II: GIÁ CẢ: Giá bán sản phẩm Vinataba của BÊN A cho BÊN B như sau: Giá bán Vinataba- Sản phẩm của Nhà máy Thuốc lá Sài Gòn: 10.153đ/bao Giá bán Vinataba- Sản phẩm của TCty TLVN: 9.724đ/bao Giá trên đã bao gồm thuế GTGT, là giá do BÊN A quy định. BÊN A có quyền điều chỉnh giá bán cho phù hợp với giá cả thị trường trong từng thời kỳ. ĐIỀU III: CHẤT LƯỢNG, QUY CÁCH ĐÓNG GÓI: - Chất lượng: Theo tiêu chuẩn cơ sở thuốc lá điếu đầu lọc Vinataba TC04-2006 áp dụng từ ngày 07/06/2006 - Đóng gói: 20 điếu đóng trong 01 bao, 10 bao đóng thành 01 tút và 50 tút đóng thành 01 thùng carton. ĐIỀU IV: PHƯƠNG THỨC GIAO NHẬN: Hàng được giao tại kho BÊN B bằng phương tiện vận chuyển của BÊN A. Chi phí vận chuyển BÊN A chịu. Chi phí bốc dỡ hàng từ phương tiện vận chuyển của BÊN A vào kho BÊN B do BÊN B chịu. ĐIỀU V: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN: BÊN B thanh toán cho BÊN A bằng tiền mặt hoặc hình thức thanh toán khác qua Ngân hàng vào Tài khoản tại Ngân hàng của BÊN A trước khi nhận hàng. ĐIỀU VI: TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC BÊN: A.BÊN A: 1.Trách nhiệm: 1.1 Giao hàng theo đúng tiêu chuẩn chất lượng (ghi tại điều III) và đúng địa điểm cho BÊN B khi BÊN B đã thực hiện đầy đủ trách nhiệm đối với BÊN A 1.2 Thông báo bằng văn bản cho BÊN B về việc thay đổi giá bán trong từng thời kỳ cụ thể 2.Quyền hạn: 2.1 BÊN A có quyền đơn phương ngừng thực hiện và thanh lý hợp đồng nếu trong trường hợp: - BÊN B bán sản phẩm Vinataba thấp hơn giá bán quy định của BÊN A theo từng thời kỳ cụ thể - BÊN B vi phạm trách nhiệm của mình đối với BÊN A - Nếu trong một tháng liên tục BÊN B không nhận hàng 2.2 BÊN A có quyền giám sát hoạt động kinh doanh sản phẩm Vinataba của BÊN B về địa bàn bán hàng, số lượng, giá bán, cách thức bảo quản hàng hoá,... nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng. B.BÊN B: 1. Trách nhiệm: 1.1 Hàng tháng, BÊN B có kế hoạch thực hiện mua hết số lượng theo kế hoạch của BÊN A. 1.2 Thanh toán đúng hạn cho BÊN A theo điều V của hợp đồng 1.3 BÊN B có giấy giới thiệu hoặc fax cho BÊN A yêu cầu mua hàng trong đó ghi rõ số lượng, chủng loại. 1.4 Khi nhận hàng, BÊN B có trách nhiệm kiểm tra phẩm chất, quy cách hàng hoá tại chỗ 1.5 Không bán sản phẩm Vinataba với giá thấp hơn giá bán của BÊN A cho BÊN B đã được ghi trong hợp đồng này và giá quy định của BÊN A cho từng thời điểm cụ thể 1.6 Chỉ được phép bán sản phẩm Vinataba trong địa bàn được ghi trong Giấy phép KD 1.7 Không bán hoặc ngưng bán sản phẩm cho các nhà phân phối có bán thuốc lá thuộc dòng gout Virginia ngoài sản phẩn Vinataba có giá từ 6.000đ/bao đến 12.000đ/bao 1.8 Không bán hàng giả, hàng nhái sản phẩm thuốc lá bao Vinataba 1.9 BÊN B phải uỷ quyền cho BÊN A rút tiền tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu mà BÊN B đã thế chấp cho BÊN A để mua hàng chậm trả khi BÊN B không thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán tiền mua hàng theo hợp đồng. Giấy uỷ quyền này phải hoàn thành trước khi BÊN B nhận chuyến hàng đầu tiên. 1.10 BÊN B phải tổ chức tiếp nhận, bảo quản hàng tại kho của mình và đảm bảo các quy định về phòng cháy chữa cháy. 2. Quyền lợi: 2.1 Được hưởng các chính sách đầu tư phát triển thị trường,... theo chương trình của BÊN A 2.2 Có quyền từ chối nhận hàng nếu hàng không đủ số lượng, không đảm bảo chất lượng hoặc sai chủng loại. Sau khi BÊN B đã ký xác nhận nhận hàng thì BÊN A không chịu trách nhiệm về lô hàng đã giao cho BÊN B 2.3 BÊN B được mua hàng chậm trả tương ứng với số tiền BÊN B đã thế chấp bằng sổ tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu gửi tại các ngân hàng nhà nước theo mức và điều kiện thế chấp do BÊN A quy định ĐIỀU VII: ĐIỀU KHOẢN CHUNG Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản đã ghi trong hợp đồng, trong quá trình thực hiện, các bên gặp khó khăn hay vướng mắc gì sẽ gặp nhau bàn bạc giải quyết trên tinh thần hợp tác cùng có lợi. Trường hợp hai bên không tự giải quyết được sẽ đưa ra Toà Kinh tế Toà án Nhân dân Hà Nội giải quyết Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký đến hết ngày 31/03/2009 Hợp đồng này được lập thành 05 bản có giá trị như nhau, BÊN A giữ 03 bản, BÊN B giữ 02 bản. ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A CHỦ DOANH NGHIỆP GIÁM ĐỐC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY GIỚI THIỆU Kính gửi: Công ty Thương mại Thuốc lá Chúng tôi xin trân trọng giới thiệu: Ông Trần Thanh Chức vụ: Nhân viên kinh doanh Được cử đến: Mua hàng cho đơn vị Loại hàng hoá: Vinataba Số lượng: 50.000bao Đề nghị Quý Công ty hết sức giúp đỡ để ông Trần Thanh hoàn thành nhiệm vụ. Ngày 02 tháng 02 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Công ty Thương mại Thuốc lá (Ký tên, đóng dấu) Đồng ý bán 50.000bao! Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) Biểu 2.13: Giấy giới thiệu mua hàng CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ TỔNG KHO VINATABA CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HOÁ QT 14.02.HĐTL.F05 00025223 A/PHẦN NHẬN HÀNG B/PHẦN GIAO HÀNG Đơn vị vận chuyển: Cty TNHH TM Vận chuyển Thiên Trà Đại diện nhận hàng (Tài xế): Nguyễn Hải Số xe: X90 – 0903 Số GGT: Đại diện giao hàng (Tài xế): Nguyễn Hải Số xe: X90 – 0903 ĐD nhận hàng (Khách hàng): Doanh nghiệp tư nhân Thanh Tùng STT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG HOÁ ĐƠN STT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG SỐ HOÁ ĐƠN SỐ NGÀY 1 Vinataba Sài Gòn 50.000 0025223 02/02 1 Vinataba Sài Gòn 50.000 0025223 Tổng cộng: 50.000 bao (Năm mươi nghìn bao) Tổng cộng: 50.000 bao (Năm mươi nghìn bao) Hàng được giao đền: Doanh nghiệp tư nhân Thanh Tùng Tình trạng bao bì bên ngoài: Chấp nhận Biên bản được lập tại Kho Vinataba lúc 14h ngày 02/02/2009 Hàng đã được giao lên xe đúng với số lượng, chủng loại đã ghi. Tình trạng bao bì bên ngoài: Chấp nhận Ý kiến đơn vị nhận hàng: Đồng ý nhập số hàng kể trên Biên bản được làm vào lúc 15h30’ ngày 02/02/2009 Hàng đã được giao đúng số lượng, chủng loại đã ghi Thủ kho Cty TMTL (Ký, ghi rõ họ tên) Đ/D Cty TMTL (Ký, ghi rõ họ tên) Đ/D bên V/C (Tài xế) (Ký, ghi rõ họ tên) Đ/D bên V/C (Tài xế) Đại diện nhận hàng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2.14: Biên bản giao nhận hàng hóa Để xác định giá vốn hàng bán liên quan chi phí mua hàng, tại Công ty Thương mại Thuốc lá sử dụng chứng từ “Chứng từ kế toán trích chi phí vận chuyển vào GVHB” (xem mẫu Biểu 2.16) Căn cứ vào sản lượng xuất bán thực tế trong tháng tại các kho, kế toán xác định chi phí vận chuyển cho số lượng hàng xuất bán trong tháng. (xem mẫu Biểu 2.15) Biểu 2.15: Bảng chi phí vận chuyển tương ứng của sản phẩm thuốc lá bao xuất kho tiêu thụ Công ty Thương mại Thuốc lá 89B Nguyễn Khuyến - Đống Đa - Hà Nội CHI PHÍ VẬN CHUYỂN TƯƠNG ỨNG CỦA SẢN PHẨM THUỐC LÁ BAO XUẤT KHO TIÊU THỤ Tháng 02 năm 2009 STT Tên đơn vị Xuất trong kỳ Đơn giá Thành tiền 1 Cty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn 20 185 000 43,88 909 917 620 2 Cty TNHH 1TV Thuốc lá Bắc Sơn 5 129 500 5,819 29 848 561 3 Cty TNHH 1TV Thuốc lá Thăng Long 7 401 675 0 0 4 Cty TNHH 1TV Thuốc lá Thanh Hoá 1 495 500 10,509 15 716 210 1 680 500 10,514 17 668 777 Tổng cộng 36 443 675 973 151 168 Số tiền: Chín trăm bảy ba triệu, một trăm năm mốt nghìn một trăm sáu bảy đồng chẵn Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu NGUYỄN HÀ THU Như vậy, chi phí vận chuyển tính vào Giá vốn hàng bán của mặt hàng Vinataba Sài Gòn T02/2009 là: 973.151.168đ. Căn cứ vào bảng tính chi phí vận chuyển như trên, kế toán lập chứng từ trích CP vận chuyển vào GVHB theo mẫu Biểu 2.16: Mẫu chứng từ kế toán nghiệp vụ trích CP vận chuyển vào GVHB Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Số: 025 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Họ tên: Nguyễn Hà Thu Mã đơn vị: TMTL Tên đơn vị: Cty Thương mại Thuốc lá Nội dung: Trích CP vận chuyển tiêu thụ thuốc lá T02/09 vào GVHB STT Về khoản TK Nợ TK Có Số tiền 1 Trích CPVC tiêu thụ thuốc lá T02/09 6322 1562 973.151.168 Cộng 973.151.168 Bằng chữ: Chín trăm bảy ba triệu một trăm năm mốt nghìn một trăm sáu tám đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) 2.3.1.3 Tài khoản sử dụng: Để hạch toán Giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632: “Giá vốn hàng bán”, Tài khoản này được chi tiết thành 2 Tài khoản loại 2: - Tài khoản 6321- “Giá vốn thành phẩm” - Tài khoản 6322- “Giá vốn hàng hoá” 2.3.1.4 Quy trình hạch toán kế toán Giá vốn hàng bán Với mỗi một nghiệp vụ xuất bán hàng hoá phát sinh trong kỳ, kế toán vào “Hàng hóa”, chọn “Xuất bán hàng hoá”, nhấn “Mới” và tiến hành nhập dữ liệu vào cửa sổ nhập liệu. Riêng với nghiệp vụ trích chi phí vận chuyển vào Giá vốn hàng bán, vào ngày cuối cùng của tháng, căn cứ vào Bảng chi phí vận chuyển của sản phẩm thuốc lá bao tiêu thụ (xem lại Biểu 2.15- trang 46), kế toán vào “Kế toán”/ “Chứng từ kế toán khác” và nhập dữ liệu theo chứng từ kế toán nghiệp vụ trích Chi phí vận chuyển vào Giá vốn hàng bán. Phần mềm máy tính sẽ tự động tổng hợp vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết và các bảng biểu có liên quan: Sổ Chi tiết Tài khoản 1561, 1562- chi tiết mặt hàng Vinataba Sài Gòn (xem mẫu Biểu 2.9, 2.10); sổ Chi tiết Tài khoản 6321 (xem mẫu Biểu 2.17); sổ Chi tiết Tài khoản 6322 (xem mẫu Biểu 2.18); sổ Cái Tài khoản 632 (xem mẫu Biểu 2.19) Biểu 2.17: Trích sổ Chi tiết Tài khoản 6321 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 6321- Giá vốn thành phẩm Loại hàng hoá: Rượu vang Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ Có: TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NgàyGS Số hiệu NgàyCT Nợ Có 1 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại Rượu từ phòng KDĐN- Rượu vang đỏ 1561 0 972.000 2 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại Rượu từ phòng KDĐN- Rượu vang trắng 1561 0 972.000 3 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại Rượu từ phòng KDĐN- Rượu vang Romantic 1561 0 1.944.000 4 28/02/09 0001 28/02/09 Kết chuyển giá vốn hàng bán bị trả lại 911 3.888.000 0 Tổng cộng 3.888.000 3.888.000 Phát sinh luỹ kế: Nợ: 5.468.000 Có: 5.468.000 Số dư cuối kỳ: Nợ: Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Thị Lan Hương Nguyễn Tiến Hưng Biểu 2.18: Trích sổ Chi tiết Tài khoản 6322 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 6322- Giá vốn của hàng hoá Loại hàng hoá: Vinataba Sài Gòn Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: Có: TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NgàyGS Số hiệu NgàyCT Nợ Có 1 03/02/09 0025223 03/02/09 Xuất bán DNTN Thanh Tùng- Vinataba SG 1561 461.500.000 0 ... 1012 28/02/09 0002 28/02/09 Kết chuyển Giá vốn hàng bán vào Kết quả kinh doanh (6322->911) 911 0 106.168.125.000 Tổng cộng 106.168.125.000 106.168.125.000 Phát sinh luỹ kế: Nợ: 204.661.470.000 Có: 204.661.470.000 Số dư cuối kỳ: Nợ: Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Thị Lan Hương Nguyễn Tiến Hưng Biểu 2.19: Trích sổ Cái Tài khoản 632 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CÁI Tài khoản: 632- Giá vốn hàng bán Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: Có: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT GS Số hiệu Ngày CT Nợ Có 6321 Giá vốn thành phẩm 3.888.000 3.888.000 1561 Giá mua hàng hóa 3.888.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại Rượu từ phòng KDĐN- Rượu vang đỏ 1561 972.000 0 19/02/0