Chuyên đề Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty TNHH Bán lẻ FPT

ũ sử dụng kém hiệu quả. Tỷ lệ nợ phải trả/ Tổng TS chiếm tỷ lệ lớn chứng tỏ công ty đang đi chiếm dụng vốn của công ty, tổ chức khác. Tuy nhiên phần lớn là các khoản nợ ngắn hạn, vì vậy công ty cần xem xét các chính sách nhằm thanh toán các khoản nợ này đúng hạn. Bảng 1.5. Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình tài chính của công ty Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1.Hệ số khả năng thanh toán tổng quát 2,24 4,17 3,27 2.Hệ số khả năng thanh toán tức thời 0,99 1,27 0,41 3.Tỷ suất sinh lời của VCSH 0,34 0,08 0,07 Như vậy khả năng thanh toán tổng quát của công ty tăng, đảm bảo không những theo lý thuyết mà còn theo thực tế. Tuy nhiên khả năng thanh toán tức thời của công ty năm 2008 lại ở mức thấp, do đó rất có khả năng công ty không đảm bảo được khả năng thanh toán tức thời đối với các khoản nợ, đặc biệt là các khoản nợ ngắn hạn, đến hạn. Ngoài ra tỷ suất sinh lời của VCSH lại có xu hướng giảm và ở mức rất thấp, đây là một dấu hiệu xấu, chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty không được tốt. Vậy tình hình kinh doanh của công ty đang có chiều hướng giảm. PHẦN 2 : ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Bán lẻ FPT FRT là công ty bán lẻ có nhiều chi nhánh cửa hàng trên toàn quốc nên để thuận tiện cho việc quản lý hạch toán kế toán kịp thời công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Đây cũng là mô hình đang được rất nhiều công ty áp dụng hiện nay. - Tập trung: tất cả số liệu được tập trung về phòng kế toán của công ty - Phân tán: ngoài những kế toán tại phòng kế toán còn có các kế toán tại các Shop thực hiện nghiệp vụ kế toán tại shop: bán hàng, quản lý công nợ, tiền, hàng Hình thức này phù hợp đặc điểm kinh doanh của Công ty vì chi nhánh của công ty có địa điểm xa công ty. Áp dụng hình thức kế toán này đảm bảo công tác kế toán đầy đủ kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Sơ đồ 1.6.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán bán hàng Báo cáo tài chính Kế toán bán hàng Kế toán bán hàng Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán phụ trách về mặt nhân sự, làm công tác kê toán và tham mưu cho giám đốc trong công tác tài chính của toàn công ty. Kế toán tổng hợp: Phụ trách phòng khi kế toán trưởng đi vắng. Chỉ đạo và hướng dẫn chung công tác nghiệp vụ Theo dõi việc quản lý và sử dụng công cụ lao động, tài sản cố định, tình hình tăng giảm tài sản cố định, phân bổ công cụ lao động xuất dùng trong kỳ. Theo dõi kế toán bán hàng ở các cửa hàng bán lẻ. Theo dõi tình hình trích nộp thuế. Kế toán thanh toán. Theo dõi đối chiếu các phiếu thu tiền mặt. Thu hồi tạm ứng cán bộ công nhân viên và thường xuyên đối chiếu công nợ. Mở sổ theo dõi quỹ và báo cáo đối chiếu sự biến động của quỹ tiền mặt hàng ngày, đưa các chứng từ gốc vào máy tính… phản ánh kịp thời theo từng đối tượng tài khoản thanh toán. Theo dõi tình hình công nợ, nợ vay ngân hàng, lập kế hoạch trả gốc và trả lãi đúng quy định. Kế toán tiền mặt. Là người chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thu chi trên các phiếu thu phiếu chi của công ty. Thủ quỹ: là người có nhiệm vụ quản lý lượng tiền thực tế trong quỹ và trực tiếp thu chi tiền mặt tại công ty. Kế toán cửa hàng, trung tâm (10 người) 2.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty 2.2.1.Tổ chức vận dụng các chính sách kế toán nói chung Công ty vận dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản pháp luật khác. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ áp dụng: Việt Nam đồng Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp tính giá hàng tồn kho: theo phương pháp nhập trước xuất trước. Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung Phương pháp trích khấu hao: Đường thẳng. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ORACLE E-BUSINESS SUITE của công ty Oracle. Đây là phần mềm bao gồm các ứng dụng kinh doanh được cấu hình, cài đặt sẵn và được thiết kế đặc biệt cho những công ty có qui mô từ 50 đến 300 nhân viên. Phần mềm này hỗ trợ qui trình hoạt động cơ bản hàng ngày của công ty như: dịch vụ quản lý quan hệ khách hàng (Oracle CRM Services), quản lý sản xuất từng phần (Oracle Discrete Manufacturing), quản lý kho (Oracle Inventory), quản lý đơn đặt hàng (Oracle Order Management)…Chương trình này sẽ giúp công ty triển khai công việc nhanh chóng, kiểm soát kinh doanh được nâng lên cấp độ cao hơn. Giải pháp EBS là một trong những giải pháp ERP đầu tiên xuất hiện tại Việt Nam. Với hơn 50 khách hàng, giải pháp EBS đã chứng tỏ tính ưu việt và độ mềm dẻo thích nghi với môi trường doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt với mô hình các tập đoàn đa ngành, với nhiều đơn vị thành viên hạch toán độc lập. Oracle E-Business Suite bao gồm các phân hệ chính như sau: Sổ cái tổng hợp (General Ledger - GL): Cấu trúc tài khoản, Chứng từ, Báo cáo tài chính, Kế toán tổng hợp, Quản lí ngân sách... Kế toán phải thu (Accounts Receivable - AR): Quản lí khách hàng, Lập hoá đơn, Thu tiền, Hạch toán khoản thu, Lập báo cáo,... Kế toán phải trả (Accounts Payable - AP): Quản lí nhà cung cấp, Hoá đơn, Đối chiếu với đơn đặt hàng, Thanh toán, Kiểm soát thanh toán, Kiểm soát hạch toán, Hỗ trợ nhiều loại tiền... Quản lí dòng tiền (Cash Management - CM): Dự báo dòng tiền, Quản lí thông tin Ngân hàng, Đối chiếu với ngân hàng, Tra cứu và báo cáo... Quản lí mua sắm (Purchasing - PO): Quản lí nhà cung cấp, Yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Nhận hàng, Phê duyệt chứng từ, Đối chiếu hoá đơn, Thanh toán... Quản lí bán hàng (Order Management - OM): Nhập, xử lí đơn đặt hàng, Thuế doanh thu/ thuế GTGT, Kế hoạch giao hàng, Vận chuyển, Mua giao thẳng (không qua kho), Treo đơn đặt hàng, Kiểm tra tín dụng, Chính sách giá và chiết khấu, Hàng trả lại... Quản lí tài sản (Assets - FA): Tăng, giảm, điều chuyển tài sản, Khấu hao... Quản lí kho hàng (Inventory - INV): Cấu trúc kho hàng, Khai báo hàng hoá, Dự báo và bổ sung hàng, Dự trữ nguyên vật liệu, Các giao dịch xuất nhập kho, Phân tích ABC và kiểm kê định kì, Tra cứu và lập báo cáo, Giá trị hàng tồn kho, Tích hợp tài chính... Việc trang bị vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt được những phần việc đơn giản. Tuy nhiên việc này cũng có một số hạn chế nhất định vì nó phụ thuộc vào kỹ thuật của người lập trình phần mềm. 2.2.2. Tổ chức sử dụng tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, công ty đã mở các tài khoản chi tiết như: các tài khoản về hàng hóa, doanh thu, giá vốn, xác định kết quả theo từng lĩnh vực. Tài khoản về hàng hóa TK 156 được chi tiết thành các TK cấp 2 sau : TK 1561 : Hàng hóa TK 1569 : Hàng hóa- TKTG- nhận hàng hóa- PO- INV Các tài khoản về chi phí : TK 641 : được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 6411: Nhân viên- Lương TK 6412: Nhân viên- Thưởng TK 6413: Nhân viên – BHXH TK 6414 : Chi phí bảo hiểm thất nghiệp TK 6415 : Tiếp thị- khuyến mại TK 6419 : Kết chuyển chi phí bán hàng….. 2.2.3. Tổ chức vận dụng chứng từ và sổ sách kế toán - Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nhiệm vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan và chứng từ kế toán. Công ty sử dụng chứng từ theo đúng quy định của Luật Kế toán, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản pháp luật khác. Các chứng từ sử dụng bao gồm : Chứng từ liên quan đến hoạt động mua hàng gồm : + Hóa đơn mua hàng + Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm kê + Giấy đề nghị tạm ứng Chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng : + Hóa đơn bán hàng + Phiếu xuất kho + Hóa đơn thuế hóa trị gia tăng + Hoá đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… + Bảng kê hàng hoá bán ra Ngoài ra công ty sử dụng một số chứng từ khác như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có…. Kế toán viên lập các chứng từ thuộc phần hành của mình để làm căn cứ ghi sổ sau đó các chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và quản lý. Việc xử lý chứng từ trên máy được thực hiện theo các bước sau : Bước 1: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ Trong quá trình tổ chức cần phân biệt 2 loại: chứng từ được nhập trước khi nhập dữ liệu vào máy và chứng từ lập sau khi dữ liệu đó được nhập vào máy để tổ chức hợp lý quy trình lập và luân chuyển chứng từ. Bước 2: Tổ chức xử lý chứng từ Tổ chức phân loại chứng từ sắp xếp các chứng từ có liên quan thành một bộ để thuận tiện cho việc xử lý. Đối với các chứng từ được lập trước khi nhập dữ liệu vào máy thì việc xử lý gồm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ ghi trên chứng từ, tính đầy đủ của các yếu tố, tính chính xác của các con số… Đối với các chứng từ được lập sau khi dữ liệu đó được nhập vào máy thì cũng phải thực hiện những việc xử lý tương tự như trên và nếu có sự cố thì cần phải theo dõi để điều chỉnh thông tin vào số liệu đã nhập. Bước 3: Căn cứ chứng từ đó để xử lý dữ liệu để nhập vào máy. Việc nhập dữ liệu này có thể do một số kế toán viên cùng tiến hành nhập liệu. Bước 4: Máy tính toán, phân loại, hệ thống hoá thông tin theo chương trình đã định để có được các tài khoản, thông tin chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính. - Hệ thống sổ sách Kế toán tại công ty áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, ghi sổ bằng máy. Hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung bao gồm: Sổ Nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt: sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký bán hàng. Sổ, thẻ kế toán chi tiết Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ chứng từ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng hoặc vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ ( cộng sổ ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa các sổ tổng hợp, sổ chi tiết được thực hiện tự động và luôn bảo đảm chính xác trung thực theo thông tin đã được nhập vào trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục phap lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Sơ đồ 1.7. Trình tự ghi sổ kế toán các chứng từ gốc xử lý chứng từ Nhập dữ liệu: + Ctừ đó được xử lý. + Bút toán k/c, điều chỉnh + các bút toán điều chỉnh Máy thực hiện + Lên sổ sách + Lập :bảng biểu, BCTC In các thông tin theo yêu cầu Hằng ngày, từ các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tập hợp và ghi sổ chi tiết vật tư, hàng hoá và sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối số phát sinh, cuối tháng lên báo cáo tài chính. 2.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán   Báo cáo tài chính của xí nghiệp gồm 4 báo cáo sau: - Bảng cân đối kế toán                            Mẫu số B 01-DN     - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh       Mẫu số B 02 - DN     - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ                         Mẫu số B 03-DN     - Thuyết minh báo cáo tài chính            Mẫu số B 09-DN Kế toán tổng hợp lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc theo yêu cầu đột xuất phục vụ cho việc ra quyết định. Việc lập báo cáo tài chính yêu cầu phải trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong một năm tài chính, là căn cứ quan trọng cho việc ra các quyết định kinh doanh của công ty, quyết định của nhà đầu tư đồng thời cũng cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. Ban giám đốc sử dụng báo cáo tài chính cho công tác quản trị nội bộ, lấy đó là căn cứ để đánh giá tình hình phát triển của năm trước và đề ra chiến lược phát triển, các kế hoạch cho năm sau. Nhà đâu tư cần xem xét phân tích báo cáo tài chính trước khi đưa ra quyết định đầu tư vào công ty. Thời hạn để công ty nộp báo cáo tài chính cho cơ quan thuế là 97 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Ngoài ra công ty còn gửi báo cáo tài chính tơi một số đơn vị khác như sở tài chính Hà Nội, cục thống kế hay ngân hàng. Đối với các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán, báo cáo tài chính phải được công khai trên thị trường chứng khoán. PHẦN 3 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT 3.1. Kế toán quá trình mua hàng 3.1.1. Phương thức mua hàng Hàng hoá được mua vào dưới hình thức mua lẻ, được thực hiện theo nhiều hình thức: đặt hàng qua mail cho PM (có thể gọi điện thoại trước), đặt hàng trực tiếp với nhà phân phối, mua trực tiếp từ nhà phân phối. Quy trình mua hàng được thực hiện qua các bước như sau: Xác định nhu cầu mua hàng và lập kế hoạch mua hàng Xem xét và phê duyệt kế hoach mua hàng Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà phân phối Ký kết hợp đồng Đặt hàng Nhận và kiểm tra hàng hoá Thanh toán đơn hàng Số tiền hàng mua được thanh toán trên cơ sở hoá đơn và hợp đồng ký kết bằng cách : trả chậm, trả trước ( tạm ứng, đặt cọc… ), trả ngay hoặc bù trừ. Mỗi một phương thức mua hàng đều liên quan tới những thoả thuận về địa điểm, cách thức, trách nhiệm giao nhận hàng và thanh toán chi trả tiền hàng cũng như các chi phí khác liên quan. Do hàng hoá đều là mua ngoài, vì vậy giá nhập kho là giá thực tế của hàng hoá mua vào: Giá trị hàng mua vào = Giá mua ghi trên hóa đơn (chưa bao gồm VAT) + CP thu mua - Chiết khấu TM, giảm giá hàng bán Các chi phí mua hàng phát sinh được tính vào giá của hàng hoá nhưng hạch toán riêng. Cuối kỳ, chi phí thu mua được phân bổ cho hàng tiêu dùng Chi phí thu mua phân Chi phí thu mua Đk + phát sinh trong kỳ Trị giá = x hàng bổ cho hàng tiêu dùng Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng xuất tthụ xuất tiêu thụ tồn cuối kỳ 3.1.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 1561: Hàng hoá : dùng để phản ánh sự biến động tăng, giảm và số hiện có hàng hoá theo giá thực tế. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau : TK 1561: Hàng hoá TK 1562 : Hàng hoá- TKTG- chuyển kho nội bộ TK 1563 : Hàng hoá- TKTG- chênh lệch giá kho TK 1569 : Hàng hoá- TKTG- nhận hàng hoá- PO- INV TK 1562 : phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong giai đoạn mua hàng như chi phí vận chuyển từ nơi mua đến công ty, chi phí bảo quản, hao hụt định mức khi mua, chi phí thu mua khác….. 3.1.3. Kế toán chi tiết mua hàng Các chứng từ sử dụng trong kế toán mua hàng gồm : Giấy đề nghị nhập mua hàng Hoá đơn mua hàng Phiếu nhập kho Biên bản kiểm kê hàng hoá Dựa trên báo cáo doanh số, tình hình kinh doanh hiện tại và xu hướng thị trường, PM lập kế hoạch mua hàng (cả đối với những hãng cũ và mới). Giám đốc kinh doanh sẽ xem xét kế hoạch mua hàng. Sau khi được tổng giám đốc phê duyệt sẽ tiến hành mua hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Khi mua hàng kế toán nhận hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho để làm cơ sở nhập số liệu vào máy về số hàng nhập kho. Ví dụ : Ngày 4/5/2009, công ty nhận một nghiệp vụ mua hàng. Việc nhập đơn hàng vào máy được thực hiện như sau : Đường dẫn: Purchasing -> Purchase Orders ->Purchase Orders Nhập thông tin chung : PO,Rev = 006659- 040509 Supplier[Select] = Công ty TNHH Phân phối FPT Site[Select]= PT NOI BO Ship-To[Select] = FRT HN Bill-To[Select] = FRT HN Currency :VNĐ (mặc định) Nhập thông tin chi tiết Item[Select] Type= Goods Quantity ( số lượng ) Price ( giá ) Save Để theo dõi hàng hoá : Đường dẫn : Chọn GL Report à GL 0201 à sổ chi tiết TK à TK 156 Biểu số 1.8 Tập đoàn FPT Công ty TNHH Bán lẻ FPT SỔ CHI TIẾT Tài khoản : 1561 Mã tài khoản Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ giá Diễn giải Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1.S ố dư đ ầu k ỳ 2. S ố ph át sinh 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 3/3/2008 3/3/2008 18704343 18704343 VND 1 0 0 7.241.055 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 3/3/2008 3/3/2008 18701578 18701578 VND 1 0 0 6.272.730 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18628386 18628386 VND 1 Chuyển kho 45TH >> 5 Đào Duy Anh 0 0 0 0 …. ….. ….. 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18668705 18668705 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12851 - 45TH 0 0 0 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18667892 18667892 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12858 - 45TH 0 0 0 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18668706 18668706 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12851 - 45TH 0 0 0 16.599.440 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18667923 18667923 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12848 - 45TH 0 0 0 14.427.510 3. C ộng ph át sinh 8.411.189.990 9.044.564.768 Tháng 3 n ăm 2008 3.2. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 3.2.1. Phương thức tiêu thụ và thanh toán áp dụng tại công ty Công ty bán hàng dưới 2 hình thức : bán hàng tại Store và bán hàng liên Store. Bán hàng tại Store là hình thức bán hàng trực tiếp ngay tại cửa hàng ( Shop ). Nhân viên bán hàng Giới thiệu khách hàng về thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mại (nếu có). Khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm. Nhân viên bán hàng xác nhận thông tin giao dịch với khách hàng. Nhân viên bán hàng thu tiền và chuyển cho kế toán. Bán hàng liên Store : Trường hợp khách hàng mua hàng ở TP/Tỉnh này nhưng muốn giao hàng (tặng) cho một người khác ở TP/Tỉnh khác. Nhân viên bán hàng (bên bán) sẽ xác định nhu cầu khách hàng về sản phẩm, thông tin người nhận hàng (Tên, địa chỉ, Tel…) và kiểm tra khả năng đáp ứng tại nơi giao hàng (Sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng). Sau đó, nhân viên bán hàng thu tiền và chuyển cho kế toán, phát hành hóa đơn cho người mua hàng hoặc phát hành hóa đơn cho người nhận hàng nếu người mua có yêu cầu (trường hợp này nơi giao hàng phát hành hóa đơn). Quy trình bán một loại hàng hóa của công ty trải qua các bước cơ bản sau đây: - Thoả thuận với khách hàng về giá cả, phương thức bán hàng và thực hiện lập, ký kết các văn bản cần thiết. - Tìm kiếm các thông tin khách hàng trên hệ thống để kiểm tra xem đã có mã khách hàng này chưa. - Nhân viên bán hàng thực hiện kiểm tra lượng hàng tồn kho. - Kế toán bán hàng thực hiện xác nhận đơn hàng - Kế toán phải thu kiểm tra và xử lý hạn mức tín dụng cho khách hàng đó. - Đơn hàng được xác nhận và không bị treo bởi hạn mức tín dụng. Việc thanh toán với người mua về hàng hoá bán ra được thực hiện dưới nhiều phương thức : Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua có quyền từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng mua, do khối lượng hàng gửi đến cho người mua không phù hợp với hợp đồng về số lượng hoặc chất lượng và quy cách. 3.2.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán quá trình bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá TK 531 : Hàng bán bị trả lại TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra TK 632 : Giá vốn hàng bán Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 337, TK 156, TK 157… 3.2.3. Kế toán chi tiết bán hàng Các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng gồm : Hoá đơn bán hàng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Bảng kê hàng hoá bán ra Phiếu xuất kho Giấy đề nghị xuất hàng Đầu ra của quá trình bán hàng là hóa đơn GTGT, được thực hiện bởi kế toán bán hàng. Ví dụ : Ngày 29 tháng 12 năm 2008 công ty có nghiệp vụ bán hàng tại showroom của công ty, quy trình bán hàng được thực hiên như sau : Nhân viên bán hàng đón tiếp khách hàng và giới thiệu 1 số các chủng loại của mặt hàng khách hàng đó muốn mua, giới thiệu giá cả sau đó thống nhất về giá cả sản phẩm cho khách Ký kết các văn bản cần thiết, đầu ra của quá trình này là hợp đồng bán hàng và các chứng từ khác (nếu có) Tìm kiếm các thông tin khách hàng trên hệ thống để kiểm tra xem đã có mã khách hàng này chưa, sau đó thông tin về khách hang sẽ được tự động lưu trên hệ thống. Nhập các thông tin cần thiết như: ngày đặt hàng, tên khách hàng, phương thức thanh toán, bảng giá mặt hàng... Nhân viên bán hàng thực hiện kiểm tra lượng hàng tồn kho Nhân viên bán hàng thực hiện ghi nhận đơn hàng sau đó chuyển sang kế toán bán hàng Kế toán bán hàng thực hiện các công việc sau: Ghi nhận đơn hàng do nhân viên bán hàng đem tới, các thủ tục như sau: Đường dẫn: Orders, Returns> Sales order [Tab] Main Customer(khách hàng), khách lẻ Laptop 45 Thái Hà, sau đó hệ thống sẽ tự cập nhật : Order type ( kiểu bán hàng ) - Price List( bảng giá) - Salesperson ( người bán ) - Currency (đơn vị tiền tệ, mặc định VND) [Tab] Additional information Nhập các thông tin về khách hàng và hóa đơn bán hàng : [Tab] Others Payment Terms( phương thức thanh toán), 0 (trả tiền ngay) Ware House ( kho hàng đơn vị) 941 Save đơn hàng Sau đó đơn hàng sẽ được tự động ghi nhận trên hệ thống Sau đó chọn tab Line Items để nhập thông tin cho các dòng đơn hàng Sau đó chọn tab Line Items để nhập thông tin cho các dòng đơn hàng [Tab] Main Ordered Item : Notebook HP Compaq CQ40- 108TU Core Duo T3200 HP IDA 07 carrying case- GH694PA Tax Code : “VAT-5%” ( Bắt buộc phải có ) Sau khi nhập thông tin về hàng hoá, người nhập sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn kho trên Subinventory [Button] Sub Availability Trong đó: On Hand Qty: Số lượng hàng hoá thực tế còn trong kho. Qty Reservable : Số lượng hàng hoá có thể bán được. Nếu lượng hàng trong kho vẫn đủ để bán, tiếp tục nhập thông tin còn lại của đơn hàng [Tab] Pricing Price List :(Bắt buộc phải có) Bảng giá FRT HN-VND Payment Terms : “Trả ngay” ( Bắt buộc phải có ) [Tab] Shipping Ware House 941( thông tin về kho hàng - Bắt buộc phải có) Subinventory:) (Có thể nhập tại màn hình Sales Order hoặc nhập khi giữ hàng) 0114300000– kho hàng bán 45 Thái Hà. Sau đó, thực hiện thao tác chọn vị trí kho hàng và in hóa đơn [Tab] Order Information [Button] Acction Chọn Reservation Sub Inventory: 0114300000 Locator : 941 Reservation Qty: [Button] Print : Để in hóa đơn * Bán Hàng trực tuyến trên qua trang Web của công ty - Khách hàng truy cập vào trang web có địa chỉ : tham khảo về mặt hàng và giá cả của sản phẩm cần mua. - Khách hàng xem tên sản phẩm cần mua sau đó click vào sản phẩm trên màn hình để xem đầy đủ tính năng và giá cả cũng như khuyến mại cho sản phẩm đó hoặc có thể dùng tính năng tìm kiếm để tìm nhanh sản phẩm mình cần mua chính xác. - Nếu khách hàng quyết định mua sản phẩm đó thì sẽ click vào phần “ mua ngay ” sản phẩm đó trên trang web, bên cạnh cửa sổ màn hình đang có hình ảnh về sản phẩm. - Mặc cả trực tuyến với các tư vấn viên ( nhân viên bán hàng online ) của công ty qua cửa sổ chat tại trang web. - Sau khi quyết định mua hàng khách hàng chọn mục mua hàng thì sẽ có phần đăng ký nhanh để đăng nhập thành viên của trang web tạo điều kiện để cho các tư vấn viên kiểm tra thông tin về khách hàng làm căn cứ xuất hóa đơn. Sau khi hóa đơn được xác nhận thì tư vấn viên xuất hóa đơn và sử dụng dịch vụ chuyển phát giao hàng đến tận nơi cho khách hàng. Bên vận chuyển sẽ giao hàng, nhận tiền và giữ 2 liên còn lại của hóa đơn sẽ chuyển về cho kế toán của công ty. - Công việc nhập hóa đơn vào hệ thống sẽ do kế toán trực tiếp tại công ty thực hiện lập phiếu thu. Kết thúc quy trình bán hàng Hoá đơn GTGT ở công ty được lập thành 3 liên theo đúng chế độ kế toán Liên1 : Lưu tại quyển gốc Liên 2: Khách hàng giữ (Hoá đơn đỏ) Liên 3: Thủ kho giữ, cuối tháng chuyển cho phòng kế toán. Để xem sổ chi tiết bán hàng cho từng loại sản phẩm.Ví dụ : Notebook HP Compaq CQ40. Kế toán vào đường dẫn Chọn Sale Report à Sale 0801-Sale by invoice à Notebook HP Compaq CQ40 Biểu số 1.9. (Trích) SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tháng 12/2008 Hàng hoá: Notebook HP Compaq CQ40 Chứng từ Nội dung Số lượng Số tiền Trong đó Số Ngày Doanh số Thuế GTGT Tiền vốn phí Dư tháng 11 sang: Tháng 12/2008 0012526 05/12 CT cổ phần thương mại tin học Phương Nam 1 bộ 10,190,476 509,524 9,018,075 0012953 29/12 CT cổ phần thương mại tin học Phương Nam 1 bộ 10,190,476 509,524 9,018,075 ………. …… …………………. …… …… …… …… Cộng phát sinh: 61,142,856 3,057,143 54,108,405 Dư cuối kỳ: Khi nhận được đầy đủ những chứng từ đảm bảo số hàng đã được bán, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng, Phiếu nhập kho, sau khi kế toán phản ánh doanh thu bán hàng vào Sổ bán hàng, kế toán p