Chuyên đề Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng công ty cổ phần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An

ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 3: Nội bộ 2008B Ngày 17 tháng 11 năm 2008 AK 22627 Đơn vị bán hàng: CTCP – Tổng CTY Vật tư Nông nghiệp Nghệ An Địa chỉ: 98 – Nguyễn Trường Tộ - TP Vinh – Nghệ An. Số TK Điện thoại:.............................................Mã số................................................. Họ tên người mua:............................................................................................ Đơn vị mua hàng: Công ty tư nhân Hoành Sơn Điạ chỉ: ............................................................................................................. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST..................................................... STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Urê Phú mỹ Tấn 100 5.200.000 520.000.000 Cộng tiền hàng: 520.000.000 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 26.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 546.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm bốn mươi sáu triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 9: Nội dung hóa đơn GTGT22627 cập nhập vào máy ngày 17/11 Thông tin Hóa đơn GTGT Số hóa đơn 22627 Mã khách hàng DNTN Hoành Sơn Người mua hàng Hoàng Văn Hải Mã số thuế xxxx Nội dung Bán hàng cho DNTN Hoành Sơn TK Nợ 1311 Ngày hạch toán 17/11/2008 Ngày lập chứng từ 17/11/2008 Tên hàng hóa ĐV SL Giá bán Kho Thành tiền TK Nợ TK Có Urê Phú Mỹ Tấn 100 5.200.000 KT1 520.000.000 5111 131 Thuế suất 5% TK thuế 3331 Tiền thuế 26.000.000 Tổng thanh toán 546.000.000 Biểu số 10 (trích): BÁO CÁO BÁN HÀNG KHỐI VP TỔNG CTY Từ 01/10/2008 đến 31/12/2008 Tên hàng: Phân Urê Phú Mỹ CT Diễn giải TK ĐƯ Doanh thu Các khoản tính trừ SH NT SL ĐG Thành tiền thuế 532 Khác ... .... .... ... ... .... ... .... ... HĐ 22627 17/11 B/hàng DN Hoành Sơn 131 100.000 5.200 520.000.000 .... ... ... .... ... .... ... Cộng 51.267.200.000 15.000.000 DT thuần 51.252.200.000 Đối với trường hợp xuất bán nội bộ cho các đại lý, căn cứ ghi sổ doanh cũng là hóa đơn GTGT tuy nhiên doanh thu không được ghi nhận ngay mà phải chờ cuối tháng, khi các trạm huyện gửi báo cáo bán hàng, bảng thanh toán hàng đại lý và bảng kê hóa đơn bán ra Tổng công ty mới xuất hóa đơn một lần cho tất cả khối lượng hàng đã tiêu thụ. Còn trong tháng, khi xuất hàng cho đại lý là các trạm huyện, Tổng công ty ghi sổ theo nội dung phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Khi trạm huyện gọi điện yêu cầu phòng kinh doanh Tổng công ty xuất hàng, phòng kinh doanh lập “Lệnh điều động nội bộ”. Lệnh điều động nội bộ sau khi được kế toán trưởng phê duyệt về việc xuất hàng xuống các trạm huyện là cơ sở để bộ phận kế toán Tổng công ty lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được thực hiện theo sơ đồ 7 như sau: Sơ đồ 7 – Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Trạm vật tư TGĐ & kế toán trưởng Kế toán Phòng kinh doanh Ký duyệt Lệnh điều động nội bộ Gọi điện yêu cầu xuất hàng Phiếu xuất kho kiêm v/c nội bộ Thủ kho Xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập làm 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế toán Liên 2: Giao cho các trạm Liên 3: Giao kho Trong trường hợp xuất bán nội bộ Tổng công ty chưa lập Hóa đơn GTGT ngay mà kế toán chỉ tiến hành vào máy số liệu của Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo chỉ tiêu số lượng (do Tổng Công ty tính giá xuất theo phương pháp bình quân gia quyền). Đến cuối quý, khi máy tính kết xuất được giá vốn xuất bán thì máy tính sẽ tự động cập nhập thông tin về giá trị xuất trên các chứng từ sổ sách liên quan. Tại trạm huyện, khi xuất bán hàng cho khách kế toán trạm xuất hóa đơn bán lẻ. Định kỳ 10 ngày các trạm sẽ làm công tác báo cáo nhanh về Tổng công ty để thông báo số lượng hàng bán được ( mục đích là để kế toán theo dõi nhanh chỉ tiêu số lượng phục vụ công tác quản trị và điều chuyển giữa các kho khi cần thiết). Cuối tháng, khi các trạm báo cáo cụ thể về tình hình tiêu thụ các mặt hàng qua bảng thanh toán hàng đại lý và bảng kê hóa đơn GTGT thì khi đó phòng kinh doanh mới lập hóa đơn GTGT cho khối lượng hàng tiêu thụ trong tháng của đại lý. Doanh thu bán hàng qua đại lý lúc này mới được ghi nhận vào báo cáo bán hàng khối trạm huyện và lên Sổ chi tiết TK 5111 – doanh thu hàng hóa. Ví dụ 3: Ngày 04/11/2008 theo yêu cầu của Xí nghiệp Vật tư Nông nghiệp và Dịch vụ tổng hợp Tương Dương, lệnh điều động nội bộ số 14238NB/2008, kho Cửa Lò xuất cho xí nghiệp một số mặt hàng theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 014251 (biểu số 11). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sẽ được kế toán nhập số liệu vào máy với các thông tin như biểu số 12. Biểu số 11 : PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số:03PXX – 3LL KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ PA/2008K Số 012451 Liên 3: Nội bộ Ngày 04 tháng 11 năm 2008 Căn cứ vào lệnh điều động số 14238/NB ngày 14/12/2008 của BGĐvề việc xuất hàng cho Xí nghiệp Vật tư Nông nghiệp và Dịch vụ tổng hợp Tương Dương. Họ tên người vận chuyển:................................................................................ Phương tiện vận chuyển:.................................................................................. Xuất tại kho: KT1 – 79 Nghi Tân Nhập tại kho: KT12 – Tương Dương TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã hàng ĐV Tính SL ĐG Thành tiền 1 Phân urê phú mỹ bao 50kg Ur –P Tấn 5.000 2 Phân urê TQ bao 50kg Ur – T Tấn 2.000 3 Lân lâm thap bao 50kg P - LT Tấn 3.000 Cộng 10.000 Xuất ngày 04 tháng 12 năm 2008 Nhập ngày 4 tháng 11 năm 2008 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 12: Nội dung cập nhập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Chứng từ Phiếu xuất kho kiêm v/chuyển nội bộ 012451 Kho nhập KT 12 Địa chỉ XN VTNN và DVTH Tương Dương Người nhập hàng Nguyễn Văn An Nội dung Xuất hàng cho trạm Tương Dương TK Nợ 15712 Ngày lập CT 04/11/2008 Ngày hạch toán 04/11/2008 Tên hàng ĐV Kho SL Giá bán Thành tiền TK Nợ 157 TK Có 156 Urê Pmỹ Tấn KT01 10 xxxx 157 1561 Urê TQ Tấn KT01 5 xxxx 157 1561 Lân lâm thao Tấn KT01 5 xxxx 157 1561 Vào cuối tháng 11, căn cứ vào bảng thanh toán hàng đại lý do trạm Tương Dương gửi lên (biểu số 13) và bảng kê hóa đơn bán hàng do XN VTNN&DVTH Tương Dương (biểu số 14) gửi lên. Sau khi xuất hóa đơn số 22639 cho trạm (biểu số 15). Kế toán nhập nội dung hóa đơn vào máy. Tuân thủ quy trình ta có mẫu Báo cáo bán hàng các trạm huyện - Phân Urê Phú mỹ quý IV(biểu số 16) Biểu số 13: BẢNG THANH TOÁN HÀNG ĐẠI LÝ Ngày 30 tháng 11 năm2008 Quyển số 1425 Số 04 Nợ TK 136 CóTK 112 Căn cứ Hợp đồng số........ngày........tháng.........năm về việc bán hàng đại lý. Chúng tôi gồm: Ông Trương Văn Thành Chức vụ: Trưởng Phòng kinh doanh. Đại diện Tổng công ty CP VTNN Nghệ An Bà: Nguyễn Thị Tâm Chức vụ: Giám đốc XN VTNN và DVTH Tương Dương Thanh quyết toán số hàng đại lý từ ngày 30/11/2008 đến ngày 31/12/2008 như sau: Tên SP ĐV Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tổng số Số hàng đã bán trong kỳ Số lượng tồn cuối kỳ SL ĐG Thành tiền Urê P mỹ Tấn 1,25 10 11,25 10725 5.000 53.625.000 525 Urê T.quốc Tấn 0,12 5 5,12 4800 4500 21.600.000 320 ...... ... Cộng 483.256.200 Số tiền còn Nợ kỳ trước:12.000.000 III. Số tiền phải thanh toán đến kỳ này: 495.256.200 - Số tiền đã được thanh toán: 185.162.810 - Hoa hồng: 11.000.000 - Thuế GTGT nộp hộ: 24.162.810 - Tiền hàng đã ứng: 150.000.000 IV. Số tiền thanh toán kỳ này V. Số tiền nợ còn lại: 310.093.390 Giám đốc đơn vị gửi hàng đại lý Đại diên nhận bán hàng đại lý Kế toán trưởng đơn vị gửi hàng đại lý (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Người lập bảng (Ký, họ tên) Biểu số 14: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Trạm Tương Dương Tháng 11 năm 2008 Hóa đơn Khách hàng Mã kho Giá số chưa VAT VAT Thanh toán Mã Ngày tháng 014157 01/11 Nguyễn Thị Huyền – kiốt số 4 KT12 12.500.000 625.000 13.125.000 ... ... ... ... ... ... ... 014165 28/12 Hồ Văn Liên – kiót số 2 KT12 6.000.250 300.012 6.300.262. Cộng 459.093.390 24.162.810 483.256.200 Biểu số 15: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01GTKT – 3LL Liên 3: nội bộ AK/2008B Ngày 30 tháng 11 năm 2008 22639 Đơn vị bán hàng: CTCP – Tổng CTY Vật tư Nông nghiệp Nghệ An Địa chỉ:............................................................................................................. Họ tên người mua:........................................................................................... Đơn vị mua hàng: XN VTNN và DVTH Tương Dương Điạ chỉ:.............................................................................................................. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST : ............................ STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Urê Phú mỹ kg 10.725 5.000. 53.625.000 2 Urê Tquốc kg 4.800 4.500 21.600.000 … Cộng tiền hàng: 483.256.200 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 24.162.810 Tổng cộng tiền thanh toán:507.419.010 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm linh bảy triệu bốn trăm mười chín nghìn không trăm mười đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 16: BÁO CÁO BÁN HÀNG TRẠM HUYỆN Từ 01/10/2008 đến 31/12/2008 Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng: Phân Urê Phú Mỹ CT Diễn giải TK ĐƯ Doanh thu khoản tính trừ SH NT SL ĐG Thành tiền Thuế Khác 22632 30/11 XN VTNN Nam Đàn 136 25,350 126.750.000 .... ... ..... ... ... ... .... ... 22639 30/11 XN VTNN và DVTH T-Dương 136 10,725 53.625.000 Cộng DT thuần 656.000 3.130.000.000 Số liệu doanh thu được máy tính phản ánh vào sổ chi tiết TK 5111(biểu số 17) như sau: Biểu số 17: SỔ CHI TIẾT TK 5111 Doanh thu hàng hóa Từ 01/10/2008 đến 31/12/2008 NT SH Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có 17/11 HĐ 22627 B/hàng cho DN TN Hoành Sơn 131 520.000.000 .... ..... ..... ..... ..... ..... 30/11 HĐ 22639 Tiêu thụ T11 XD Tương Dương 136 483.256.200 ... .... .... ... ... .... Cộng 534.100.220.000 534.100.220.000 2.3.1.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Khi cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại do mua hàng với khối lượng lớn, giá bán phản ánh trên hoá đơn của Tổng công ty là giá đã giảm giá (đã trừ chiết khấu thương mại) nên khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào TK 521 – Chiết khấu thương mại. Trường hợp giảm giá hàng bán là khoản mà Tổng ty chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thỏa thuận vì các lí do như hàng vận chuyển đến bị kém phẩm chất hoặc hàng bị sai quy cách (nhằm hạn chế tối đa trường hợp hàng bán bị trả lại). Chính vì thế, kế toán công ty không sử dụng TK 531 – Hàng bán bị trả lại mà chỉ sử dụng TK 532 – Giảm giá hàng bán. Ø Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, biên bản giảm giá hàng mua, công văn yêu cầu giảm giá hàng mua. Ø Sổ sách sử dụng: Sổ cái TK 532, sổ chi tiết TK 5111 Do số lượng nghiệp vụ phát sinh ít, căn cứ vào các chứng từ có liên quan ở trên: biên bản giảm giá hàng mua, hóa đơn GTGT, kế toán Tổng công ty cập nhập thẳng các nội dung vào Sổ Cái TK 532. Ví dụ 4: Ngày 29/10 năm 2008, sau khi công văn yêu cầu giảm giá hàng mua số 1610/CTTNHH HAcủa công ty TNHH Hải Anh được Tổng giám đốc công ty chấp nhận, phòng kinh doanh lập biên bản giảm giá (biểu số 18) kế toán nhập vào máy Sổ Cái TK 532 (biểu số 19) có nội dung lần lượt như sau: Biểu số 18: BIÊN BẢN GIẢM GIÁ HÀNG BÁN Ngày 29/10/2008 Đơn vị yêu cầu: Công ty TNHH Hải Anh Người yêu cầu: Bà Nguyễn Hải Anh – Giám đốc đại diện công ty TNHH Hải Anh Hóa đơn được yêu cầu: Hóa đơn Số 22605 ngày 16/10/2008 dựa trên nội dung công văn số 2010/DNTNHS Mặt hàng Lý do giảm ĐG theo hóa đơn SL (tấn) Tỉ lệ giảm Thành tiền Urê P. mỹ Vỏ bao thiếu lớp 5.000.000 100 3% 150.000 Cộng 15.000.000 Vat giảm 750.000 Tổng giá trị thanh toán giảm: 15.750.000 Giám đốc đại diện Giám đốc đại diện CT CP Tổng CTVTNN Nghệ An CTTNHH Hải Anh Biểu số 19: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 532 Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 NỢ CÓ PS 15.000.000 15.000.000 CT Diễn giải PS Nợ PS Có TKĐƯ SH NT GG 29/10 30/11 Giảm giá HĐ 22605 – Hà Anh 15.000.000 131 31/12 15.000.000 5111 Tổng PS 15.000.000 15.000.000 Cuối kỳ 2.3.2. Kế toán giá vốn hàng bán Ø Phương pháp tính giá vốn hàng bán Hiện nay, Tổng công ty đang áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền để tính giá vốn hàng xuất bán. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế hàng hóa mua đầu kỳ và nhập trong tháng, trong kỳ của Tổng công ty và các trạm huyện, các kho ngoại tỉnh, căn cứ vào lượng hàng được xác định là đã tiêu thụ của Toàn công ty, cuối quý máy tính sẽ tự động kết xuất giá vốn hàng bán của từng mặt hàng. Máy tính có thể kết xuất giá vốn theo từng tháng khi đã có tổng hợp số liệu tiêu thụ để phục vụ cho nhu cầu quản trị. Giá đơn vị bình quân gia quyền được xác định theo công thức sau: Giá trị tồn đầu kỳ Số lượng tồn đầu kỳ Giá trị nhập trong kỳ Số lượng nhập trong kỳ + = + Giá đơn vị bình quân gia quyền Giá trị tiêu thụ trong kỳ được xác định theo công thức: Trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ = Đơn giá bình quân x Số lượng tiêu thụ + Chi phí thu mua Chi phí thu mua hàng hóa, chi phí vận chuyển, lưu kho, lưu bãi được tập hợp theo từng lô hàng. Nếu chi phí thu mua phát sinh cho nhiều mặt hàng cùng một lúc thì chi phí thu mua được phân bổ cho từng mặt hàng theo tiêu thức khối lượng. Tuy nhiên, hiện nay kế toán Tổng công ty phân bổ toàn bộ chi phí thu mua phát sinh trong kỳ của một mặt hàng cho tất cả khối lượng đã tiêu thụ của mặt hàng đó. Nếu hàng tồn kho nhiều thì cách phân bổ như thế này sẽ làm phản ánh sai lệch giá vốn trong kỳ của Tổng công ty. Ví dụ 5: Căn cứ vào số liệu tiêu thụ quý IV tập hợp từ tất cả các kho, phòng kế toán chạy phần “giá vốn hàng bán” trong phần hành hàng hóa, giá vốn mặt hàng urê Phú Mỹ của Tổng công ty được xác định như sau: Chỉ tiêu Số lượng (tấn) Giá trị Tồn đầu quý 5.000 29.040.000.000 Nhập trong quý 25.000 128.035.000.0000 Tiêu thụ trong quý 14.550 CP thu mua trong quý 124. 295.500 29.040.000.000 5.000 128.035.000.000 25.000.0000 + = Đơn giá bình quân gia quyền + 5.150.000/tấn = Giá vốn hàng xuất bán trong kỳ: Trị Giá vốn Urê tiêu thụ = 14.550 x x 5.150.000 + 124.295.500 = 75.056.795.000 Ø Sổ sách sử dụng: Do số lượng hàng hóa mà đơn vị quản lý lớn, đa dạng về chủng loại và trong điều kiện kế toán máy nên đơn vị không sử dụng sổ chi tiết giá vốn cho từng mặt hàng mà chỉ sử dụng sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán cho toàn Tổng công ty. Các sổ được sử dụng là : sổ chi tiết, sổ cái TK 1561, TK 1562, TK 157 Các sổ này được chi tiết cho từng mặt hàng, từng kho hàng, sổ cái TK 632. Ø Quy trình hạch toán: Giá vốn sẽ do máy tính tự tính và cập nhập lên Sổ chi tiết hàng hóa và các sổ sách, chứng từ có liên quan khi có toàn bộ thông tin về hệ thống hàng hóa nhập và tiêu thụ trong tháng. Kế toán máy sẽ tự tổng tổng hợp sổ tổng hợp chi tiết giá vốn và sổ cái TK 632. Ở nội dung này kế toán chủ yếu đối chiếu chi tiết kho hàng vào cuối mỗi tháng, cuối quý Tổng công ty thực hiện áp dụng kế toán chi tiết hàng hóa được theo phương pháp thẻ song song. Quy trình ghi sổ được khái quát theo sơ đồ 8 sau: Sơ đồ 8 - Kế toán chi tiết kho hàng Phiếu nhập Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Sổ chi tiết hàng hóa Sổ tổng hợp N-X - T Kế toán Tổng hợp Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Quá trình kế toán chi tiết kho hàng cụ thể như sau: Ở kho, để theo dõi tình hình biến động của hàng hóa trong kho, thủ kho sử dụng thẻ kho. Cuối tháng, cuối quý dựa trên thẻ kho của từng mặt hàng, thủ kho sẽ kết xuất ra Báo cáo kho để theo dõi tổng quát sự biến động của các hàng hóa trong kho. Mỗi một loại hàng được ghi trên một dòng trong báo cáo với các thông tin: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn đầu tháng, nhập trong tháng và tồn cuối tháng. Báo cáo kho sẽ được thủ kho dùng để đối chiếu với biểu N – X - T của kế toán về mặt số lượng. Ở phòng kế toán, hàng hóa được theo dõi chi tiết về cả mặt số lượng và giá trị trên Sổ Chi tiết hàng hóa và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa. Sổ chi tiết do kế toán lập cho từng mặt hàng tương ứng với thẻ kho. Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán sẽ ghi sổ chi tiết hàng hóa theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị, mỗi chứng từ gốc được ghi trên một dòng sổ. Riêng trường hợp xuất bán, kế toán chỉ theo dõi theo chỉ tiêu số lượng. Cuối quý khi máy tính kết xuất GVHB kế toán mới tính ra số lượng tồn và giá trị tồn cho từng mã hàng. Cuối mỗi cuối quý kế toán máy lập bảng cân đối N – X - T hàng hóa theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị cho các mã hàng hóa theo từng kho. Căn cứ vào sổ chi tiết hàng hóa, kế toán lấy dòng cộng trên Sổ chi tiết của mỗi hàng hóa để ghi vào một dòng bảng cân đối N – X – T ở chỉ tiêu tiền để tính ra giá trị tồn cho cả kho hàng hóa. Ví dụ 6: Vào tháng 12, khi kế toán máy xác định được giá vốn của mặt hàng Urê quý IV là 5.150.000 đồng/tấn máy tính sẽ tự động kết chuyển giá vốn cho các nghiệp vụ ở ví dụ 1 và ví dụ 2 vào Sổ chi tiết TK 1561 – Quý IV (biểu số 20) và lên bảng cân đối Nhập - Xuất - Tồn (biểu số 21) cho kho tại Cửa Lò. Bảng cân đối Nhập - xuất - tồn sẽ được dùng để đối chiếu báo cáo kho của thủ kho cuối tháng 12 (biểu số 22 ). Cuối quý IV, máy tính cũng tập hợp giá vốn của tất cả mặt hàng của toàn Tổng Công ty lên Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán (biểu số 23) - và cái TK 6321(biểu số 24) Biểu số 20 (trích ): Sổ chi tiết hàng hóa TK 1561 Urê Phú Mỹ - Kho Cửa Lò Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng ĐG Nhập Xuất Tồn SH NT SL (Tấn) Thành tiền VNĐ SL (Tấn) Thành tiền VNĐ SL (Tấn) Thành tiền VNĐ Dư đầu quý 5280 1.200 6.336.000.000 PN 01/11 Nhập hàng theo HĐ 55668 3311 – MTV MB 4.530 3.000 13.590.000.000 7.200 30.216.000.000 …. PX 014251 04/11 Xuất kho theo lệnh điều động số14238/NB 15712 4.950 10 4.950.000 6.600 15.968.732.400 HĐ 22627 17/11 Xuất hàng theo HĐ22627 6321 5150 100 515.000.000 8.020 18.237.300.00 Cộng phát sinh 16.300 82.790.000.000 15.800 80.371.000.000 1.700 8.755.000.000 Biểu số 21 (trích): Bảng cân đối Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa Kho Cửa Lò – KT1 Từ 01/10/2008 đến 30/12/2008 Tên hàng Mã hàng ĐV Tồn đầu quý Nhập trong quý Xuất trong quý Tồn cuối quý Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Urê Phú Mỹ Ur -P Tấn 1.200 6.336.000.000 16.300 82.790.000.000 15.800 80.371.000 1.700 8.755.000.000 Urê TQuốc Ur -T Tấn 2.500 10.000.000 15.000 20.410.620.000 12.000 54.000.000.000 5.500 16.000.0000 … … … … ... … … … … … … Tổng 52.000.440.000 496.900.140.000 434.672.498.720 194.863.020.000 Biểu số 22 (trích): Báo cáo kho Kho Cửa Lò – KT1 Ngày 30/12/2008 STT Mã hàng Tên hàng ĐV Số lượng tồn cuối tháng 1 Ur -P Urê Phú Mỹ Tấn 1.700 2 Ur -T Urê Trung Quốc Tấn 5.500 … … … … Cộng Biểu số 23 (trích): Sổ tổng hợp chi tiết TK 6321 Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 STT Tên hàng hóa Giá vốn hàng bán 1. Phân bón Urê Phú mỹ 75.056.795.000 Urê Trung Quốc 22.000.610.000 ... 2. Lúa giồng ... Tổng 392.400.677.000 Biểu số 24 (trích): SỔ CÁI TK 6321 Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 Phát sinh Diễn giải PS Nợ PS Có TKĐƯ 1.559.000 131 19.102.000 1541 292.400.677.000 1561 ... .... .... 67.101.119.609 159 428.320.400.000 911 Tổng PS 488.320.000.000 488.320.400.000 Cuối kỳ Trong quý IV năm 2008, một số mặt hàng Tổng công ty do nhập khẩu nhiều trong các tháng trước đó bị rớt giá mạnh nên có thời điểm Tổng công ty phải xả bớt hàng bằng cách bán ngang giá hoặc thấp hơn giá mua vào vì nếu để tiếp tục tồn kho phân bón sẽ bị giảm chất lượng. Một số mặt hàng thậm chí còn bị thua lỗ như phân DAP, SA... dẫn đến quý IV năm 2008 tình hình lợi nhuận không được cao như mong đợi, khác với các năm trước đó thị trường phân bón quý IV thường rất sôi động. Để kiểm soát tình hình bán hàng, cuối quý Tổng công ty mở bảng Tổng hợp chi tiết bán hàng cho từng mặt hàng theo biểu 25 sau đây: Biểu 25 (trích): BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG STT Loại SP SL (tấn) DT bán hàng Giảm trừ DT bán hàng GVHB Lãi (lỗ) gộp ... Urê Phú Mỹ 14.550 79.782.260.000 15.000.000 75.056.795.000 4.710.465.000 DAP 7.500 64.620.000.000 66.675.000.000 -2.005.000.000 .... 2.3.3. Kế toán các khoản thanh toán 2.3.3.1. Kế toán thanh toán với khách hàng Với khối lượng khách hàng giao dịch lớn, để tăng vòng quay vốn Tổng công ty luôn khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh để được hưởng chiết khấu thanh toán. Khoản chiết khấu cho khách hàng được hạch toán vào chi phí tài chính của Tổng công ty. Trường hợp khách hàng quen được thanh toán chậm thì Tổng cty thực hiện tính lãi suất trả chậm. Ø TK sử dụng Để phản ánh các khoản thanh toán với khách hàng kế toán Tổng công ty chủ yếu sử dụng hai tài khoản: TK 131 – phải thu khách hàng đối với trường hợp bán buôn trực tiếp và TK 136 - Phải thu nội bộ phản ánh quan hệ nội bộ với các đại lý vật tư nông nghiệp cấp huyện. Ngoài ra còn có các TK 1111, 1121 chi tiết theo từng ngân hàng. Ø Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, giấy báo Có của ngân hàng Ø Sổ sách sử dụng Với một khối lượng khách hàng giao dịch lớn, trải rộng trên nhiều khu vực để theo dõi kịp thời các khoản thanh toán và tránh bị chiếm dụng vốn, kế toán mở sổ chi tiết TK 131 cho từng khách hàng và sổ chi tiết TK 136 theo từng đại lý vật tư nông nghiệp huyện, sổ cái TK 131, TK 136... trong phần này em xin trình bày nội dung thanh toán liên quan đến TK 131. Ø Quy trình hạch toán Sau khi kế toán nhập hóa đơn GTGT hàng xuất bán, phầm mềm kế toán tự động kết chuyển số liệu vào các sổ chi tiết TK 131 và cũng sẽ tự động lập một chứng từ ghi sổ để quản lý và đưa lên sổ cái TK 131. Khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng về số tiền khách hàng trả, kế toán nhập số liệu vào máy, phần hành tiền gửi ngân hàng/giấy báo Có. Máy tính sẽ kết chuyển vào Sổ chi tiết và sổ cái các TK 131, 112... Trong trường hợp khách hàng trả chậm kế toán thanh toán thực hiện theo dõi và lập bảng kê tính lãi trả chậm để kết chuyển sang sổ chi tiết thanh toán với người mua và Sổ chi tiết TK 515 – doanh thu tài chính. Ví dụ 7 : Về việc bán hàng cho DNTN Hoành Sơn, sau khi lên Sổ chi tiết TK 131 (biểu số 26), máy tính lập chứng từ ghi sổ số 490 (biểu số 27) để lên Sổ Cái TK 131 (biểu số 28). Các mẫu biểu lần lượt như sau: Biểu sổ 26(trích): SỔ CHI TIỂT TK 131 DNTN Hoành Sơn – Hà Tĩnh Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 CT Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT NỢ CÓ B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ 0 0 ........... 22627 17/11 Bán 100 tấn Urê Phú Mỹ 5111 Ur -P 520.000.000 VAT lô hàng 3331 26.000.000 42/BC 20/11 Chi tiền hàng bằng CK 1121 Tech 300.000.000 ..... Cộng PS 2.461.200.000 1.300.000.000 Dư cuối kỳ 1.161.200.000 Biểu số 27: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 490 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền NỢ CÓ 1. Bán100 tấn Phân Urê Phú Mỹ 131 Hoành Sơn 1561 Ur Phú mỹ 520.000.000 2. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 131 Hoành Sơn 1331 26.000.000 Biểu số 28 (trích): SỔ CÁI TK 131 Phải thu khách hàng Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 NỢ CÓ Đầu kỳ 46.580.248.900 1351.000.250 PS 549.383.700.620 506.612.903.270 Cuối kỳ 14.739.954.000 2.740.000.000 CTGS Diễn giải Số tiền TKNợ TK Có Mã QL Có SH NT .... .... .... ... .... ... 490 20/11 Bán 100 tấn Urê Phú Mỹ 520.000.000 5111 Ur -P VAT lô hàng 26.000.000 3331 ... ... 499 20/11 DN Hoành Sơn Chi tiền hàng bằng CK 300.000.000 1121 Tech ..... ...... ..... Ngày 20/11 khi nhận được giấy báo Có của Ngân hàng Vietinbank Nghệ An (biểu số 29) về số tiền hàng do DNTN Hoành Sơn trả máy tính vào số liệu trên sổ chi tiết TK 131 - Hoành Sơn, sổ chi tiết TK 1121 – Viettinbank (biểu số 30) và lập chứng từ ghi sổ số 499 để lên sổ cái TK 131. Các biểu số tiếp theo như sau: Biểu số 29: LỆNH CHUYỂN CÓ TRỤ SỞ CHÍNH NHCT VN ****************** NHCT TỈNH NGHỆ AN *********** Mã KS : Thời gian : 20/11/2008 15:46:52 Chứng từ gốc : *********** Loại tiền, Số tiền : VNĐ 300.000.000 Bằng chữ : Ba trăm triệu đồng chẵn Người phát lệnh : Phạm Hoành Sơn Ngân hàng ra lệnh : Chi nhánh NHNN – PTNT Hà Tĩnh NH giữ tài khoản : NHCT Tỉnh Nghệ An Người thụ hưởng :****************** CÔNG TY CP TỔNG CTY VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP NGHỆ AN Nội dung thanh toán : Phạm Hoành Sơn – Hà Tĩnh trả tiền mua phân bón Tổng Công ty VTNN Nghệ An. Phí chuyển tiền: Nh gửi lệnh ghi số ngày giờ Giao dịch viên Kiểm soát viên NH Nhận lệnh ghi số ngày giờ Giao dịch viên Kiểm soát viên Biểu số 30 (trích): SỔ CHI TIỂT TK 1121 NHCT Nghệ An Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 CT Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT NỢ CÓ B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ 193.016.000 ........... 42/BC 03/11